Gestión Efectiva del Tiempo

PS. Mónica Arroyo

Encargada RRHH.
 Objetivo
Tomar conciencia de los factores
más importantes que restan
productividad a las personas
Incorporación de hábitos de
excelencia.

“Lo más importante es mantener lo

que es más importante como lo
más importante.”
Mitos en Administración del tiempo
La buena administración Lo importante no es hacer
del tiempo implica hacer más cosas, sino hacer las
más en menos tiempo cosas adecuadas. Es
La clave para lograr mucho más efectivo
terminar el día habiendo
resultados es planificar completado tres tareas
el tiempo verdaderamente
Las mayores pérdidas de importantes, que cincuenta
tiempo incluyen que no aporten nada.
interrupciones La verdadera clave no es
telefónicas, visitas, planificar, sino
reuniones y proyectos “Comprometer” espacios
de tiempo a las tareas que
urgentes ha decidido realizar.
Trabajar a pesar de las
interrupciones
 Las Interrupciones del Teléfono

A pesar de que este factor puede influir en mayor

o menor medida en su efectividad a la hora de
administrar el tiempo, no es realmente una pérdida
de tiempo; es parte de su trabajo. Las mayores
pérdidas de tiempo suelen ser auto impuestos por
nosotros mismos: Postergación, falta de enfoque,
exceso de perfeccionismo, perder el tiempo en
tareas triviales, etc… Administrar eficazmente el
tiempo tiene que ver con saber administrarse
mejor uno mismo, no tratar de buscar excusas en
las llamadas de teléfono que tenemos que atender.
El ABC de la gestión del tiempo

Defina sus metas y objetivos

La mayor parte del tiempo y de la energía se
malgastan porque faltan objetivos, planificación,
prioridades, y visiones de conjunto. Únicamente
"manejando" a sabiendas, continuada y
consecuentemente el tiempo, logrará usted un
mejor o incluso óptimo aprovechamiento de su
valioso y escaso tiempo
Comiense el día en forma Positiva
El éxito depende, de forma importante, del
planteamiento personal, pensamiento, sensaciones
y estado de ánimo y puede ser influido por una
forma positiva de pensar y actuar.
Para mantener una actitud positiva frente al nuevo
día, debería seguir tres reglas: Cada día realizar
una tarea que le satisfaga Cada día realizar una
tarea que le acerque a sus metas personales. Cada
día realizar una actividad diferente a su trabajo
habitual (deporte, familia, hobby, etc.).
 Planifique por escrito
Los planes del tiempo que
Al final de un duro día sólo se tienen "en la
de trabajo se llega a cabeza" pierden en
menudo a la panorámica ("desaparecen
conclusión de que si de la vista y de la cabeza")
y se desechan más
bien se ha trabajado fácilmente. Los planes de
mucho, en muchas trabajo escritos significan
ocasiones no se han una descarga de trabajo
para la memoria. Un plan
terminado cosas fijado por escrito tiene el
importantes. efecto psicológico de una
auto-motivación para el
trabajo
 Establecer prioridades
Un análisis de la Naturalmente, un
utilización del tiempo ANÁLISIS ABC no
muestra el tiempo significa preocuparse
dedicado a la solamente de las tareas
realización de las A y renunciar total y
tareas. absolutamente a las C,
sino más bien ordenar
Muy Importantes (A),
todas ellas en una
Importantes (B), y
relación equilibrada.
Menos Importantes(C)
 Considere la curva de movimiento
El nivel más alto de
rendimiento se alcanza por la
mañana. Este nivel no se
volverá a alcanzar más durante 10
el día. 9
Por la tarde (después de comer) 8 Mañana
aparece el conocido «bajón» de 7
media tarde, que será
combatido por algunas personas 6 Después
a base del consumo de café 5 de
cargado con lo cual sólo se 4 Almuerzo
logrará alargarlo. Tras una 3 Media
nueva subida media a últimas Tarde
2
horas de la tarde. la curva de 1
rendimiento cae de forma
continua, para alcanzar el punto 0
más bajo unas horas después de
medianoche.
Si mediante una La realización de una
organización del día. tarea complicada y
en base a la curva de difícil, que precisa de
rendimiento, utiliza las mucha concentración.
leyes naturales de su resulta mucho más
organismo, aumentará fácil por la mañana
de forma importante que durante el período
su productividad, sin de rendimiento
tomar grandes mínimo, cuando uno
medidas o hacer debe esforzarse dos y
grandes variaciones. hasta tres veces más.
Claves para planificar cada día
Establezca siempre que le sea posible momentos de tiempo
específicos para realizar cada una de las tareas que
planifique
Cuando reserve un tiempo para completar una tarea,
respete al máximo esa cita con usted mismo. Si ha
establecido un espacio de tiempo desde las 10 hasta las 12,
y alguien le pide reunirse con usted a las 11:40, solicite
amablemente encontrarse a las 12
Intente por todos sus medios enlazar las tareas que tenga
que realizar a lo largo del día. Así, por ejemplo, si tiene
una reunión con alguien de 10:30 a 12:45, y alguien pide
verle a las 13:00, solicítele adelantar la cita a las 12:45. De
este modo, consigue dos importantes beneficios
Procure planificar las tareas que hayan de estar
completadas para una fecha determinada con anterioridad a
la llegada de esa fecha
Cuando tenga muchas tareas que completar en una misma
semana, procure planificar las más importantes al
comienzo de la semana
No cometa el error de planificar absolutamente todo su
tiempo disponible. Utilice siempre la regla setenta-treinta.
Planifique solo el 70% de su tiempo diario, y deje el 30%
sin planificar porque siempre tendrá que dar cabida a
imprevistos y tareas que surgen como fruto del propio
desempeño diario
Su Planificación ha de incluir tanto los aspectos
profesionales de su vida, como los aspectos personales.
Dedique un tiempo diario a cuidar la herramienta más
importante que posee: usted mismo.