Programme de Formation des Prestataires de Soins des ESSP pour

l’Accompagnement de la Dispensation du PMS

Supervision
 Définition des concepts
La supervision est :

 Un ensemble de mesures visant à s’assurer que le personnel

accomplit ses activités avec efficacité , et devient plus
compétent dans son travail. (OMS)

 Un processus d’aide au praticien dans l'acquisition de

compétences.

 Un outil de développement professionnel et non un moyen

de contrôle hiérarchique.

 Ilest nécessaire de rappeler qu’on supervise une tâche ou

une activité et non pas un individu (Baudon, 2004).
 La supervision est une action permanente de formation et

d’information
Qu’est-ce que la Supervision ?
 C’est l'action qui vérifie que le programme est réalisé
conformément à la planification et selon des standards
de qualité préalablement établis.

 Son rôle est d'identifier les causes de réalisation non

conforme et de proposer des solutions.

 Elle permet de relever les problèmes qui peuvent affecter

la bonne marche d'un programme et de proposer des
solutions. C'est une action qui doit s'effectuer à tous les
niveaux, du niveau central jusqu'au niveau le plus
périphérique.

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Supervision des Tâches

 Une tâche est constituée par un acte (verbe d’action

enregistrer, injecter….), son contenu et une condition de
réalisation (instructions du guide, normes…).
 Une activité est un ensemble de tâches.
 Une fonction est un ensemble d’activités

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Pourquoi la supervision?

Aider le supervisé à améliorer

son comportement professionnel et son rendement

(savoir ce qui ne va pas, et pourquoi?)

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Compétences et responsabilités d’un superviseur

 Compétences en relations humaines .

 Compétences techniques : (gradient de compétences).
 Compétences administratives : être capable de gérer le W de
l’équipe, c.-à-d les objectifs à atteindre par son service en
conformité avec les objectifs stratégiques, de planifier,
d'organiser, de coordonner les activités menant à la réalisation
de ces objectifs.
 Compétences conceptuelles : être capable d'interpréter et
d'analyser les informations.
 Compétences reliées à la gestion de l'information : être en
mesure de collecter, traiter, analyser, partager et diffuser
l'information. Et s’en servir pour encadrer et donner une rétro
action.
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 Le comportement du superviseur:
Humain

- Mettre le supervisé en confiance

- Stimuler sa motivation.
- Eviter de frustrer ou de vexer
- Eviter d’angoisser
- Eviter d’agresser
Les avantages de la supervision 1/3
Avantages pour le supervisé :

 Se sentir responsabilisé, valorisé

 Se rendre compte de son rendement,
 Etre conscient de ses déficiences,
 Avoir des possibilités de discuter de ses problèmes,
 Mieux connaître les directives (processus, RBP ou GPC,,,)
 Améliorer ses compétences.
Les avantages de la supervision 2/3
Avantages pour le service

 Accroître l’efficience, l’efficacité, la qualité,

 Identifier les problèmes et les dysfonctionnements,

et les corriger à temps,

 Adapter l’exécution des activités
 Identifier les besoins et utilisation optimale des ressources
 Permettre une meilleure organisation du service,
Les avantages de la supervision 3/3
Avantages pour le superviseur

 Avoir une meilleure connaissance des conditions de travail,

 Identifier les problèmes/obstacles d’exécution des activités,
 Revoir les descriptions des postes,
 Mieux apprécier le personnel,
 Se faire une idée des besoins.
 DEMARCHE DE LA SUPERVISION

Il n’y a pas de supervision sans une démarche de planification:

Diagnostic des besoins;

Établissement des priorités;

Fixation des objectifs

Détermination des activités.

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 Méthodologie de supervision

L’analyse des rapports et supports d’information;

L’entretien

L’observation
CADRE CONCEPTUEL
D’UNE ACTIVITE DE SUPERVISION

Décision

Evaluation-
suivi Préparation

Rétro
Diagnostic Déroulement
information / Résolution
des problèmes

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 Les étapes de la supervision

1) Première étape : Préparer la visite

1. Etude de la documentation disponible

Les objectifs, cibles et normes de travail

Les rapports d’activités

Les rapports d’évaluations récentes

Les précédents rapports de supervision

 Les étapes de la supervision

1) Première étape : Préparer la visite

2. Identification des priorités en matière de supervision

 Les statistiques des activités

 Les indicateurs d’utilisation de couverture

 Ecart entre les cibles/normes et réalisations

 Hypothèses concernant les causes possibles des écarts

 Liste des points prioritaires à superviser

 Les étapes de la supervision

1) Première étape : Préparer la visite

Pour le bon déroulement de l’activité, le superviseur doit préparer
un calendrier de supervision, une grille de supervision et un plan
de visite.

 Calendrier de supervision :

- Comporte les dates, heures et lieux, le nom de la

personne/équipe de supervision.

- Envoyé à la structure à superviser pour se préparer à la visite.

 Les étapes de la supervision

1) Première étape : Préparer la visite

 Plan de supervision :

Comprend : les objectifs, l’activité à superviser, les outils, les

ressources nécessaires, l’équipe de supervision et le
calendrier.
 Les étapes de la supervision

1) Première étape : Préparer la visite

 Une grille de supervision :

Adaptée au thème de la supervision en se référant aux

protocoles de PEC, aux guide, aux recommandations …

 Les étapes de la supervision
2) Deuxième étape : déroulement de la supervision
1.Contacts à établir
 Réunion avec l’équipe
 Entretiens individuels au lieu de travail
 Contact avec les représentants de la communauté

2. Superviseur et supervisé passent en revue

 les objectifs, les cibles
 les normes de travail
 Planning des activités
 Les étapes de la supervision
2) Deuxième étape : déroulement de la supervision

3. Observation de l’accomplissement des tâches

 Savoir faire (technique, gestionnaire…),
 Savoir être (à l’égard des usagers, des collègues…),
 Organisation des ressources (lieu du travail, équipement…),
 Utilisation des ressources (temps, fournitures…)

4. Identification des dysfonctionnements et besoins en

développement de compétences
 Les étapes de la supervision
2) Deuxième étape : déroulement de la supervision

5. Représentants de la communauté
 Comité local de santé,
 Commune/élus….

6. Rapport à l’équipe de santé : réunion de restitution

 Les étapes de la supervision
2) Deuxième étape : déroulement de la supervision

S’effectue selon la grille préétablie, qui est remplie avec objectivité

et lucidité en relevant fidèlement ce que fait le supervisé d’une manière

discrète.

À la fin de la supervision, une réunion est organisée avec tout

le personnel pour discuter les points forts, les points à améliorer et les
solutions proposées sous forme d’un plan d’amélioration.
 Les étapes de la supervision

3) Troisième étape : activités de suivi de la supervision

Clarifierles objectifs et les cibles

Etablir ensemble des recommandations
Elaborer un échéancier pour le suivi du plan d’amélioration
Soutien logistique éventuel
Elaborer un rapport de supervision
 Les étapes de la supervision

3) Troisième étape : élaborer un rapport sur la

supervision et assurer un suivi continu.

-Rédiger un rapport en incluant les recommandations de l'équipe.

-Assurer le suivi du plan d’amélioration
 Règles d’or de la supervision
 Toujours annoncer une supervision et y consacrer le temps nécessaire ;
 Garantir la régularité de la supervision ;
 Accélérer le rythme des supervisions suite à une formation ou en cas de
dysfonctionnement important constaté ;
 Préparer la supervision ;
 Garantir un gradient de compétence entre le superviseur et le supervisé ;
 Faire une priorité des solutions à apporter et les limiter à l’indispensable ;
 Jamais de remarques au supervisé en présence des patients ;
 Se montrer modeste et percevoir que la supervision est une occasion réciproque

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 Plan de la supervision
Activités Objectifs Domaines Respons Les outils Echéanc
d’activités able de la supervision ier

Avant la visite :
- Plan de visite de
- Préparation du calendrier de
- L’activité à supervision ;
supervision ; superviser - Mr
- l’information de la personne à l'équipe et les - Registre de supervision
- personnes à -Mme de centre
superviser au sujet de la visite.
superviser De ...H à
Pendant la visite : - Grille de supervision ; …H
- Réunion avec le supervisé ;
-Superviser l’activité choisie ;
- Soulever les points forts et les
remarques
- - Plan d’amélioration
Organiser une réunion de
( recommandation)
synthèse - suivi du PA
Après la visite :
- Rédiger un rapport de la visite ;
- Assurer un suivi continu.
- Rapport de supervision ;
 Grille de supervision
Identification
Objectif
de la supervision
Programme/activités
 1. Ressources (H, M, Médicaments, supports Information, locaux,
environnement….)
 2. Processus : organisation du travail, circuit, déroulement des
activités…
 3. Performances
Points
forts et les potentiels à améliorer
Recommandations

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 Registre de supervision
Date : /_____/_____/_____/ Durée : de _____H à ______H
Domaine d’activités supervisé :
Agents supervisés :
Nom et Prénoms Qualification / Fonction Signature
1

Superviseurs :
Nom et Prénoms Qualification / Fonction Signature
1

Points forts :
1 :…………………………………………………………………
2 :…………………………………………………………………
3 :…………………………………………………………………
4 :………………………………………………………………… Recommandations
Points à améliorer :
1 :…………………………………………………………………
2 :…………………………………………………………………
3 :…………………………………………………………………
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4 :…………………………………………………………………
 Rapport de la supervision
Objectifs de la visite de supervision

Calendrier de supervision

Domaine d’activité supervisé

Equipe de la supervision

Personnes participantes à la supervision

Outils utilisés

Résultats de la supervision
 RAPPORT SYNTHETIQUE DE SUPERVISION

Etablissement sanitaire :
Date de la visite :

- Noms des superviseurs et des supervisés

Superviseur qualification supervisé Qualification

1. 1.

2. 2.

3. 3.

- Objectifs de la supervision
- Appréciation de la structure sanitaire dans les activités supervisées :
• Points forts :
• Points à améliorer :
- Recommandations au niveau de la structure sanitaire :
- Recommandations ou problèmes requérant les compétences de la chefferie
du SRES ou de la délégation :

Signature des superviseurs et des supervisés :

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 Grille d’observation d’une mission de supervision
Identification de l’établissement sanitaire :
Heure de départ : Heure d’arrivée :
Temps effectif réalisé dans la Formation sanitaire :
Identification du superviseur :
Profil :……………………………………………………Fonction :
Personnel supervisé……………………………………....Fonction :
Planification :
Objectifs fixés : Oui Non
C/S informé : Oui Non
Liste des activités à mener : Oui Non

Préparation : Oui Non

Identification des agents concernés par la supervision : Oui Non
Calendrier des visites : Oui Non
Outils de supervision utilisés : Oui Non
Rapport de la mission antérieure : Oui Non
Programme d’activités du C/S à visiter :

Déroulement de la séance :
Réunion préliminaire avec le personnel Oui Non
Explication du contenu de la visite :
Oui Non
Observation des pratiques : Oui Non
Examen du système d’information : Oui Non
Observation des conditions de travail : Oui Non
Entretien avec les clients : Oui Non
Elaboration d’un plan de résolution de problèmes : Oui Non
Etablissement d’un plan de suivi : Oui Non

Rétro information :
Faire la synthèse avec le personnel : Oui Non
Rédaction du rapport de supervision : Oui Non
Oui Non
Compte rendu aux responsables
Oui Non
Rétro action au personnel supervisé :

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Exercice
Grilles de supervision
1ére partie (20 min)
Vous êtes appelés à vous mettre en groupes :
- Un groupe d’infirmiers d’un ESSP
- Un groupe de médecins d’un ESSP
- Un groupe du personnel CDTMR
 Le groupe d’infirmiers va élaborer une grille de supervision des activités de
planification familiale précisément une séance de counseling autour de la pilule.
 Le groupe de médecins va procéder à l’élaboration d’une grille de supervision de la
consultation médicale au niveau d’un centre de santé.
 le groupe du personnel CDTMR va procéder à l’élaboration d’une grille de
supervision
d’un centre CDTMR,
 2éme partie (20min)

En 10 min, chaque groupe va présenter la grille de supervision (Word ou PowerPoint)

et animer la discussion autour.
GRILLE DE SUPERVISION

GRILLE DE SUPERVISION
EXEMPLES DE GRILLES DE SUPERVISION

Grille supervision PF.docx

Grille supervision CCM.docx

Grille supervision CDTMR.doc

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