NOES DE ADMINISTRAO

(AULA 1)

NOES DE ADMINISTRAO

Prof. Ms. Igor Santos 2011

ADMINISTRAO

Origem
Ad, administrar para,tendncia, minister, subordinao ou obedincia.

Definio
Administrao o ato de trabalhar com e atravs de pessoas para realizar os objetivos tanto da organizao quanto de seus membros

O QUE ADMINISTRAR?
Gerir negcios pblicos ou particulares; Reger com autoridade suprema, governar, dirigir; O processo de Administrar (ou processo administrativo) um processo de planejar, organizar, dirigir e controlar a aplicao de recursos visando a realizao de objetivos.

Pessoas Dinheiro Materiais Informao

Planejamento Organizao Direo Controle Objetivos

Quanto maior a quantidade de recursos, maior a complexidade em organizar e distribuir os recursos

O QUE ADMINISTRAR?
A administrao, como assinalou Fayol, importante em qualquer escala de utilizao de recursos para realizar objetivos - individual, familiar, grupal, organizacional ou social;

Administrao CONCEITOS

Figura 1. Os Recursos Organizacionais Fonte: CHIAVENATO, 2000.

Os Elementos do Conceito de Administrao

Recursos materiais Recursos financeiros

Atividades Administrativas

Utilizao eficiente e eficaz dos recursos

Alcance de Metas

Recursos informacionais
Figura 2. Os Elementos do Conceito da Administrao Fonte: SILVA, 2001

Recursos humanos

NVEIS ORGANIZACIONAIS
Existem TRS nveis organizacionais: Nvel Institucional Nvel Intermedirio Nvel Operacional

NVEL INSTITUCIONAL
o nvel administrativo mais elevado da organizao; constitudo pelo presidente e diretores que compem a alta administrao e tomam as principais decises da organizao; Recebe tambm o nome de nvel estratgico, pois o responsvel estratgico pela definio do futuro do negcio como um todo; Nesse nvel, o administrador/gestor deve possuir uma viso estratgica, para definir a misso e os objetivos fundamentais do estratgica negcio.

NVEL INTERMEDIRIO
o nvel administrativo que articula internamente o nvel institucional com o nvel operacional da organizao; composto pelos gerentes, recebe o nome de nvel gerencial ou gerentes ttico; Interpreta a misso e os objetivos fundamentais do negcio, negcio

traduzindo-os em meios de ao cotidiana para que o nvel operacional possa transform-los em execuo; execuo Nesse nvel o administrador/gestor deve possuir uma viso ttica. ttica

NVEL OPERACIONAL
o nvel administrativo mais baixo de todos, o nvel mais ntimo da organizao e constitui a base inferior do organograma; o nvel que administra a execuo e realizao das tarefas e atividades cotidianas; Neste nvel o administrador/gestor deve possuir uma viso operacional; operacional

OS 3 NVEIS DA ADMINISTRAO

AS FUNES DO GESTOR
Corresponde aos elementos da administrao definidas por Fayol (prever, organizar, comandar, coordenar e controlar), controlar mas com uma atualizao de enfoque utilitarista e ecltico.

AS FUNES DO GESTOR
COMPETNCIAS LIGADAS AO PAPEL DE GESTO Entender a realidade e saber tirar proveito do momento atual em favor da empresa; Saber se comunicar os liderados precisam entender quais so os valores, a misso e a viso que devem seguir; valores Resolver conflitos com tica, senso de justia e responsabilidade; tica responsabilidade Entender as necessidades e deficincias de cada profissional; profissional estimular os pontos fortes e desenvolver os pontos fracos; fracos Ser muito voltado para o seu autodesenvolvimento e ter uma boa auto-estima. E, claro, desenvolver essas competncias nos liderados; auto-estima

AS FUNES DO GESTOR
ar e receber feedback; feedback onduzir reunies de trabalho com eficcia, transparncia e objetividade; eficcia objetividade er muito planejamento e organizao na hora de definir as suas metas pessoais e as da equipe; equipe omar as decises nos momentos certos; certos er total controle sobre a comunicao oral e escrita; escrita sar da resilincia para suportar as adversidades; adversidades

PROCESSO ADMINISTRATIVO
Planejamento Planejar o processo de definir objetivos, atividades e recursos. Organizao Organizar o processo de definir o trabalho a ser realizado e as responsabilidades pela realizao; tambm o processo de distribuir os recursos disponveis segundo algum critrio. Direo Dirigir o processo de mobilizar e acionar os recursos, especialmente as pessoas, para realizar as atividades que conduziro aos objetivos. Controle Controlar o processo de assegurar a realizao dos objetivos e de identificar a necessidade de modific-los.

O processo administrativo
Planejamento
Definir objetivos Definir recursos Definir tarefas

O processo administrativo
Organizao
Estabelecer os meios Estabelecer e alocar os recursos Atribuio das tarefas

O processo administrativo
Direo
Influncia Liderana Motivao Comunicao

O processo administrativo
Controle
Monitorao Indicadores Feedback Melhorias

PLANEJAMENTO
Planejamento a atividade pela qual administradores analisam condies presentes para determinar formas de atingir um futuro desejado; um processo composto de aes interrelacionadas e interdependentes que visam alcanar objetivos previamente definidos (Peter Drucker).

Situao atual Planejamento

Situao futura desejada

PLANEJAMENTO
Pontos Fortes Pontos Fracos

Organizao
Oportunidades Ameaas

Meio Ambiente
Mudanas no Meio Ambiente Planejamento

Reorganizao

PLANEJAMENTO
PLANEJAMENTO ESTRATGICO: Processo que consiste na anlise sistemtica das oportunidades e ameaas (atuais e potenciais) do meio ambiente, e dos pontos fortes e fracos (atuais e potenciais) da empresa visando a formulao de objetivos, estratgias e aes PLANEJAMENTO OPERACIONAL: Geralmente deriva do Planejamento Estratgico. Consiste em elaborar plano de ao para atingir um determinado objetivo.
Nvel Organizacional Alta Administrao Administrao de segundo nvel Nvel no administrativo Tipo de Planejamento Objetivos, polticas, plano a longo prazo para toda a organizao Cotas, programas, projetos, objetivos a curto prazo, planilhas, plano operacional Rotina de trabalho e procedimentos

Planejamento Operacional 5W 1H
Atividade: Treinamento na utilizao do Microsoft Excel no departamento financeiro What O que
Preparar treinamento

Who Quem

Why Por que

When Quando

Where Onde

How Como

onvocar usurios Realizar treinamento

Preparao de Jlio Para preparar o Curso e o 10 a 15/03 Informtica apostila para (Inform) material o curso Enviando Mrio APara garantir comunicao 15/03 Financeiro e-mail para (Financ.) Aos interessados todos func. Para capacitar 20 a 25/03 Auditrio da Aula expositiva Jlio as pessoas do e exerccios (Inform) 14 as 18h empresa financeiros prticos

EXECUO
Consiste em realizar atividades planejadas Utilizando energia fsica, intelectual e inter-pessoal para fornecer produtos, servios ou idias. a prtica da administrao Alm da energia humana o processo de execuo consome todos os outros tipos de recursos: informaes, energia, tempo, instalaes, tecnologia, financeiros, entre outros. Exemplos de Atividades de Execuo: Elaborar planos Organizar uma equipes Realizar uma tarefa

CONTROLE
Controle significa comprar os resultados obtidos ( executado) com o planejamento (objetivos) Processo de Controle: o processo de produzir e usar informaes e decises sobre execues de atividades e sobre os objetivos As informaes e decises permitem manter uma organizao ou sistema orientado para seu objetivo O processo de controle envolve: resultados comparados com objetivos, riscos e oportunidades das atividades, necessidade de mudar o objetivo, como garantir o objetivo

CONTROLE
Controle por nveis hierrquicos Nvel Estratgico Nvel Funcional Nvel Operacional Componentes de um sistema de controle Objetivos Processo de execuo Atividades Resultados Padres Feedback e ao corretiva

CONTROLE
Caractersticas de um sistema eficaz de controle Foco nos pontos estratgicos Preciso Rapidez Objetividade Economia Aceitao nfase na Exceo

CONTROLE
Fator Humano no Processo de Controle controle Controle Formal Controle Social Controle Tcnico Reduzir a Resistncia ao Controle Definir padres reconhecidos como legtimos Participao das pessoas Flexibilidade para possibilitar erros

CONTROLE
Avaliao do Desempenho Rapidez Descrio em lugar de julgamento Atribuir Recompensas Ao Corretiva Autocontrole

Estrutura Organizacional
ORGANIZAO Ordenao e agrupamento de atividades e recursos, visando ao alcance de objetivos e resultados estabelecidos.

ESTRUTURA ORGANIZACIONAL Conjunto ordenado de responsabilidades, autoridades, comunicaes e decises das unidades de uma organizao. ESTRUTURA FORMAL Deliberadamente planejada e Formalmente representada, em alguns de seus aspectos, pelo organograma. ESTRUTURA INFORMAL Rede de relaes sociais e pessoais que no estabelecida ou requerida pela estrutura formal. Surge da interao social das pessoas, o que significa que se desenvolve espontaneamente quando as pessoas se renem. Portanto, apresenta relaes que, usualmente no aparecem no organograma.

Estrutura Organizacional

Estrutura Organizacional

Estrutura Organizacional
Define como as tarefas so formalmente divididas, agrupadas e coordenadas. SEIS PERGUNTAS FUNDAMENTAIS QUE OS GERENTES PRECISAM RESPONDER AO PROJETAREM PERGUNTAS AS RESPOSTAS SO DADAS POR: A ESTRUTURA
1. Em que medida as tarefas so subdivididas em cargos distintos? 2. Em que base os trabalhos so agrupados? 3. A quem se reportam os indivduos e os grupos? 4. Quantos indivduos um gerente pode comandar com eficincia e eficcia? 5. Onde se reside a autoridade para a tomada de decises? 6. Em que medida haver regras e regulamentos, por escrito, para comandar funcionrios e gerentes? Especializao do trabalho Departamentalizao Cadeia de comando Amplitude administrativa Centralizao x Descentralizao Formalizao

TIPOS DE ESTRUTURAS ORGANIZACIONAIS FORMAIS

ESTRUTURA FUNCIONAL

GERNCIA GERAL

Departamento comercial

Departamento de produo

Departamento de finanas

Departamento de administrao

CRITRIO FUNCIONAL
Vantagens
Tira mximo proveito da especializao. Tende a reduzir os custos. Facilita a coordenao dentro da funo. Facilita a centralizao. Facilita a projeo da liderana por toda a organizao.

Desvantagens
Dificulta a coordenao geral. No favorece o controle. Facilita a estreiteza de viso. Dificulta o preparo de pessoal para o topo. Dificulta a expanso da empresa. Dificulta a descentralizao. Traz algumas inflexibilidades.

ESTRUTURA GEOGRFICA (TERRITORIAL)

PRESIDNCIA

Diretoria da regio So Paulo

Diretoria da regio Rio

Diretoria da regio Sul

Diretoria da regio Nordeste

Diretoria da regio Centro

CRITRIO GEOGRFICO
Vantagens
Facilita a coordenao. Facilita o controle. Permite atender melhor s peculiaridades de cada local. Facilita o crescimento da organizao. Facilita a descentralizao. Facilita o preparo de pessoal para o topo.

Desvantagens
No permite mxima reduo de custos em empresas pequenas. No tira todo o proveito da especializao. Dificulta a coordenao dentro de cada funo.

ESTRUTURA POR PRODUTO OU POR SERVIO

DIRETORIA DE PRODUO

Departamento de Lmpadas

Departamento de Transformadores

Departamento de aparelhos domsticos

CRITRIO DE PRODUTO
Vantagens
Facilita a apurao de resultados e de controle. Facilita a coordenao. Facilita a expanso. Facilita o preparo de pessoal para o topo. Facilita a descentralizao

Desvantagens
No permite mxima reduo de custos em empresas pequenas. No tira todo o proveito da especializao. Dificulta a coordenao dentro de cada funo.

ESTRUTURA POR CLIENTES

DEPARTAMENTO DE VENDAS

Seo

de vendas a farmcia

Seo de vendas a hospitais particulares

Seo de vendas a hospitais pblicos

CRITRIO POR CLIENTE

Vantagens
Facilita a viso voltada para a clientela e o mercado. Permite atender melhor s peculiaridades de cada cliente. Aumenta a flexibilidade.

Desvantagens
No permite mxima reduo de custos em empresas pequenas. No tira todo o proveito da especializao. Dificulta a coordenao dentro de cada funo.

ESTRUTURA POR PROCESSO

DIVISO DA OFICINA

Seo de fresas

Seo de tornos

Seo de plainas

Seo de furadeiras

CRITRIO POR PROCESSO

Vantagens
Muito utilizada no nvel operacional de reas de produo ou de operaes. Garante plena utilizao e vantagens econmicos do equipamento ou tecnologia. A tecnologia passa a ser o foco e o ponto de referncia para o agrupamento. Enfatiza o processo. Permite aes de reengenharia dos processos e de enxugamento.

Desvantagens
Inadequada quando a tecnologia e ambiente so mutveis. Pouca flexibilidade a mudanas internas ou externas. Centraliza demasiadamente a ateno no processo produtivo.

ESTRUTURA POR PROJETOS

ESTRUTURA MATRICIAL
a estrutura de organizao, na qual existem dois tipos de rgos; Os rgos principais (funcionais) de trabalho; Os rgos de apoio funcional, permanentes, apiam os projetos e os orientam em assuntos muito especializados, atuando principalmente na qualidade de prestadores de servio; Os empregados da empresa so deslocados de um projeto para outro com relativa flexibilidade.

ESTRUTURA MATRICIAL
E ST R U T U R A M A T R IC IA L
A D M IN IS T R A O C E N TR A L

D IV IS O D E P R O D . Q U M IC O S

D IV IS O D E P R O D . E L T R IC O S

D IV IS O A E R O E S P A C IA L

D IV IS O D E A U TO M V E IS

M ATE R IA IS

E N G E N H A R IA

P E S S O A L

C O N TA B I L ID A D E

A P O IO

F U N C IO N A L A O S

P R O JE TO S

P R O JE TO A
P R O JE TO B

G R U P O

G R U P O

G R U P O

G R U P O

G R U P O

G R U P O

G R U P O

G R U P O

P R O JE TO C

G R U P O

G R U P O

G R U P O

G R U P O

Estrutura Matricial
Vantagens
Facilita a coordenao quando a organizao possui mltiplas atividades complexas e interdependentes. Facilita a distribuio eficiente dos especialistas.

Desvantagens
Gera confuso. Luta pelo poder. Tenso sobre indivduos. Abre mo da unidade de comando.

ALGUMAS ORGANIZAES QUE COSTUMAM OPERAR COM ESTRUTURAS MATRICIAIS

Empresas de construo civil Empresas de construo naval Empresas de consultoria Institutos de pesquisa Emissoras de televiso Empresas cinematogrficas