La chaine des

document
numérique
FAIT PAR :
HAYAT EL AABBAS
NADIA BOUSSRI
IMAN BOUKHRAZ
HAJAR BERRIZ
ABDELLAH BELAASRI
YOUSSEF BELHOUCINE
AIT LACHGUER
HAMZA
 INTRODUCTION

• Aucune entreprise ne peut fonctionner sans

documentation les données et les document sont une
force pour les entreprise . Mais sans une bonne politique
de gestion cette force devient un casse-tête
DOCUMENT :

• Le document est un « ensemble d'informations

enregistrées », considéré comme une unité qui pourra
être utilisable à des fins de consultation ou comme
preuve.
 EVOLUTION DES SUPPORTS
• La pierre les peintures • La tablette d’argile
rupestres
LE PAPYRUS LE PARCHEMIN
 D
LE PAPIER ´DÉMATÉRIALISATION
QU’EST-CE • C’est un objet informatique
QU’UN immatériel et manipulable avec
DOCUMENT un ordinateur. Il peut être une
NUMÉRIQUE image, un fichier son, un
ensemble de données organisées
en fichier, un écrit électronique,
etc.
• C’est un document constitué sous
forme numérique, soit de façon
native/initiale, soit par
numérisation de document non
numérique.
LES DIFFÉRENTS TYPES DE
DOCUMENT NUMÉRIQUE

• Le document « né numérique »:C’est un document

créé directement sur ordinateur
• Le document numérisé: le document « numérisé » est à
l'origine un document papier (ou photo ou film, etc.)
• Le document hybride: Le document hybride est une
combinaison des deux premiers
LE CYCLE DE VIE DU DOCUMENT
NUMÉRIQUE
DU POINT DE VUE DU RECORDS
MANAGEMENT

• RECORD MANAGEMENT : Correspond a la gestion

des document d’archiver qui permet a l’entreprise
d’organiser et de trier tous les document ou données qui
permettent de prouver son activité .
 LA CRÉATION

• La création: commence à partir du moment

où l'on crée un document.
• L'enregistrement: consiste à identifier et le
document après l'avoir créé.
• Le classement: consiste à classer de
manière ordonnée les documents.
• L'indexation: permet de trouver des mots
ou expressions qui permettront de retrouver
plus aisément le document
 LA GESTION
• La sécurité: représente les droits d'accès portés sur le
document.
• L'administration: représente le suivi des opérations de
gestion faites sur le document.
• La variation :représente toutes les modifications apportées
au document numérique sans qu'il y ait une incidence sur
son contenu informationnel.
• L'évolution :représente également les modifications
apportées au document numérique à la différence que ces
modifications ont une incidence sur son contenu
informationnel.
 LA DIFFUSION
• o Mode Push: représente le transfert
du document électronique vers le
destinataire final.
• o Mode Pull :représente une mise à
disposition sur le serveur.
• Pour permettre une diffusion du
document numérique à ses
destinataires, il est primordial de
définir les droits d'accès de chacun.
LA CONSERVATION

• La conservation consiste à préserver la lisibilité du

document numérique et de ses attributs dans le but de
mémoriser et de communiquer.
POUR MIEUX PILOTER LE CYCLE DE VIE
DES DOCUMENTS ET RÉDUIRE LE TEMPS
DE RECHERCHE D’INFORMATION, IL EST
IMPÉRATIF DE :
• Organiser et classer les documents
• Les indexer avec des mots-clés
• Définir des droits d’accès
• Assurer leur partage
• Assurer leur intégrité
• Se soucier de leur pérennité
• Ne pas oublier qu’archiver, c’est aussi savoir supprime
 GED
GESTION ELECTRONIQUE DU DOCUMENT
 L’ACQUISITION DE
DOCUMENTS

• L’acquisition de documents résulte d’un processus

automatique ou humain (numérisation ou création de
document) visant à créer, enregistrer, classer et indexer
le document électronique.
LES TYPE D’ACQUISITION
• Avant de classer le document, il faut
tout d’abord l’acquérir au sein du
système informatique de l’entreprise.
L’acquisition peut s’effectuer de
différentes manières, suivant les
besoins des organisations :
1. Intégration des documents papiers
grâce à la numérisation par
scanner
2. Intégration des documents
électroniques tels que des fichiers
bureautiques, PDF…
3. Production de documents
numériques via un logiciel
informatique
4. Echange de documents
électroniques qui peut
s’effectuer grâce à une
interconnexion du système
d’information de deux entités
par un dispositif d’EDI
(Échange de Données
Informatisées)
LA
NUMÉRISATION DE DOCUMENTS
• la numérisation est la
transformation d'un élément réel
en une suite de nombres
permettant de le traiter
informatiquement.
Dans un cadre d'entreprise, la
numérisation est souvent
entendue comme la
transformation d'un document
papier (texte ou image) en
document électronique.
• Lors de la numérisation, il faut procéder à deux grandes
étapes : l'échantillonnage et la quantification
• Échantillonnage: La numérisation de la valeur de
coordonnée est appelée échantillonnage
• Quantification: la numérisation de la valeur d'amplitude
s'appelle la quantification.
• La numérisation des
documents: Cette opération
consiste à scanner un
document papier puis à
appliquer un traitement de
reconnaissance de texte pour
le transformer en document
numérique, via un logiciel
OCR (reconnaissance optique
de caractères
UN LOGICIEL OCR

•
Ces logiciels OCR sont utilisés pour
dématérialiser n’importe quel documen
t non modifiable
en fichier bureautique. Cela permet
ensuite de pouvoir les modifier et les
exploiter.
EXEMPLE
• Microsoft OneNote
 Un système de GED est donc une application logicielle qui vise à gérer et
organiser l’ensemble de la documentation produite par l’entreprise.

Enjeux organisationnels Enjeux techniques et

et stratégiques opérationnels
D’un point de vue organisationnel et D’un point de vue technique et opérationnel,
stratégique, la mise en place d’un système de la mise en place d’une solution de GED
gestion de documents permet de : garantit :

+ Localiser plus rapidement l'information + La pérennité des documents et de leur

+ Eviter la perte de documents et support
d'informations + L’interopérabilité : les documents
peuvent être accessibles sur différentes
+ Eviter le redoublement des plate-formes et pour des usages divers
processus/procédures + La sécurité des données grâce à une
+ Renforcer la communication et fonctionnalité de gestion des accès
l’échange + La traçabilité : « retrouver l’historique,
l’utilisation, la localisation d’une entité au
+ Optimiser les processus d’édition et de moyen d’identifications enregistrées ».
LES RAISONS DE S'ÉQUIPER
D'UN LOGICIEL DE
NUMÉRISATION
• Les entreprises utilisent un logiciel de numérisation pour 5
principales raisons :
• Elles automatisent leurs tâches administratives et gagnent du temps.
• Elles évitent les erreurs dues à la saisie manuelle.
• Elles peuvent continuer à travailler pendant que la solution travaille
en arrière-plan (selon le logiciel).
• Elles exploitent les données dans leurs applications métiers.
• Elles archivent et retrouvent facilement leurs documents.