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Introduo ao planejamento e desenvolvimento de acervos

Letcia Strehl

Contedos da Aula
Introduo ao planejamento e desenvolvimento de acervos
Definies Etapas Caractersticas GERAIS dos processos em arquivos, bibliotecas e museus

Aplicao dos conceitos em uma biblioteca hipottica

Planejamento: definio
um processo contnuo, permanente e dinmico que fixa objetivos, detalha as etapas para atingilos e prev os recursos necessrios para sua consecuo.

Almeida, Maria Christina Barbosa de. Planejamento de bibliotecas e servios de informao. 2.ed. rev. e ampl. Braslia, DF: Briquet de Lemos/Livros, 2005.

Etapas do processo de planejamento (1)


Definio do objeto a ser estudado Coleta de informaes sobre esse objeto e seu ambiente Anlise dos dados para a elaborao do plano nos seguintes termos:
Definio dos objetivos, metas e prioridades; Previso dos acontecimentos futuros; Tomada de decises sobre fins, meios e recursos.

Almeida, Maria Christina Barbosa de. Planejamento de bibliotecas e servios de informao. 2.ed. rev. e ampl. Braslia, DF: Briquet de Lemos/Livros, 2005.

Etapas do processo de planejamento (2)


Estabelecimento das providncias para a execuo do plano Acompanhamento e controle da execuo em relao aos objetivos traados Avaliao do sucesso do plano

Almeida, Maria Christina Barbosa de. Planejamento de bibliotecas e servios de informao. 2.ed. rev. e ampl. Braslia, DF: Briquet de Lemos/Livros, 2005.

Etapas do processo de planejamento (3)

Elaborao do plano

Implementao

Avaliao

Acompanhamento

O planejamento dos acervos


Como atividade gerencial, a gesto de acervos no prescinde do processo de planejamento Ser com planejamento que os acervos se desenvolvero de forma alinhada aos objetivos institucionais e atendero aos propsitos que se destinam

Planejamento e gesto de acervos em diferentes tipos de instituies de informao


Num contexto abrangente, a comparao dos processos de planejamento dos acervos de arquivos, bibliotecas e museus, resultar na identificao de semelhanas e diferenas que sero determinadas basicamente por 3 instncias diversas:
funes da instituio de informao

caractersticas especficas dos documentos

etapas envolvidas no desenvolviment o dos acervos

Contedo informacional e forma de constituio dos acervos

Arquivo
Documento representa a pessoa fsica ou jurdica que os gerou ou acumulou

Biblioteca
Documento representa a prpria informao tratada

Museu
Documento representa pouco sobre si, mas muito sobre a sociedade que o gerou

rgo recebedor: recolhe naturalmente o que produz a administrao pblica ou privada qual serve

rgos colecionadores: renem artificialmente o material que lhes de interesse

Smit, J. W. Arquivologia, Biblioteconomia e Museologia : o que agrega estas atividades e o que as separa? Revista Brasileira de Biblioteconomia e Documentao, Nova Srie, So Paulo, v. 1, n. 2, 1999/2000, p. 27-36. Bellotto, H. L. Arquivos permanentes: tratamento documental. 4. ed. So Paulo: Editora FGV, 2006.

Denominao especfica dos acervos e seus objetivos fundamentais


Arquivo Biblioteca Museu

Fundos

Colees

Colees

1 e 2 idades: uso funcional

Satisfao das necessidades de informao dos usurios

Preservao e interpretao dos processos sociais

3 idade: pesquisa histrica

As etapas do desenvolvimento de acervos


Acervo
Organizao fsica ou digital Conservao, preservao e restaurao

Entrada

Sada

As etapas do desenvolvimento de fundos em arquivos


Recolhimentos ou acesses: recolhimento depsito

Acervo 1 idade
Arquivo corrente

Arquivo intermedirio Avaliao: tabela de temporalidade

Destinao
Instrumentos de avaliao

Entrada

Acervo - 2 idade

Descarte

Acervo de 3 idade

As etapas do desenvolvimento de colees em museus

Entrada
Aquisio Compra Doao Permuta Emprstimo Trabalho de campo Documentao permanente de dados de descrio e de atividade dos itens

Sada
Avaliao Anlise de recepo Investigao permanente Descarte

Investigao

Acervo

O planejamento e o desenvolvimento de acervos


Um exemplo especfico no contexto de biblioteca

Poltica de desenvolvimento de colees

Elaborao do plano Implementao = desenvolvimento

O entrelaamento entre o planejamento e o desenvolvimento de colees em bibliotecas

Estudos de comunidades Seleo: Instrumentos especficos

Entrada
Aquisio Compra Doao Permuta

Sada
Avaliao por mtodos: quantitativos qualitativos Descarte

Acervo

Prioridades

Acompanhamento

Avaliao

Planejamento e desenvolvimento de acervos em uma instituio hipottica

1 Identificao da instituio
1.1 Tipo especfico de instituio: biblioteca universitria 1.2 rea de atuao: especfica Fsica 1.3 Apelido: Bibfis

2 Elementos preparatrios da elaborao do plano (1)


2.1 Definio do objeto a ser estudado: Acervo de livros para o atendimento das atividades de ensino de graduao

2.2 Tipo de plano: Operacional


o que fazer como fazer

2 Elementos preparatrios da elaborao do plano (2)


2.3 Coleta de informaes sobre esse objeto e seu ambiente: Ambiente externo: caractersticas da avaliao dos cursos de graduao feitas pelo MEC Ambiente interno: atividades dos departamentos (planos de ensino das disciplinas de graduao e matrculas) e situao do acervo da biblioteca

Instrumento

2 Elementos preparatrios da elaborao do plano (3)


2.4 Anlise dos dados Dada a complexidade das informaes necessrias, observou-se que a biblioteca no dispe de instrumento para o diagnstico da situao de seu acervo. So precrias as condies de tomada de decises sobre o desenvolvimento da coleo de livros de graduao.

3 Elaborao do plano (1)


3.1 Definio dos objetivos Elaborar instrumento para o diagnstico das condies do acervo de livros de graduao Sensibilizar a administrao superior para a necessidade de investimento no acervo Orientar as atividades de seleo e aquisio de livros de graduao para suprir as deficincias identificadas

3 Elaborao do plano (2)


3.2 Metas Sensibilizar a administrao superior para o investimento progressivo no saneamento das carncias do acervo Incrementar de forma qualitativa (ttulos) e quantitativa (exemplares) o acervo de livros de graduao para atendimento da demanda real e potencial (nmero de matrculas nas disciplinas)

3.3 Prioridade Identificar as deficincias qualitativas do acervo (livros citados nos planos de ensino das disciplinas de graduao que no esto disponveis na biblioteca)

3 Elaborao do plano (3)


3.4 Tomada de decises Meios
congregao do sistema de informaes sobre as atividades acadmicas com o banco de dados da biblioteca elaborao de relatrio especfico para avaliao do acervo com base na estimativa da demanda potencial realizao do diagnstico da situao do acervo definio dos recursos necessrios para o saneamento de carncias Humanos
1 bibliotecrio (perodo de 6 meses) 1 analista de sistemas (perodo de 2 meses) Montante ainda indefinido

Fins

Recursos

Financeiros para compra de livros

4 Implementao do plano
Produo do relatrio de avaliao Anlise do relatrio Diagnstico da situao do acervo Identificao dos recursos financeiros necessrios para saneamento das carncias prioritrias (deficincias qualitativas do acervo) Captao dos recursos Investimentos
Desencadeamento do processo de desenvolvimento da coleo

A implementao do plano da BibFis - fase de desenvolvimento do acervo de livros de graduao


Entrada
Compra Avaliao por mtodos: quantitativos qualitativos

Seleo das deficincias qualitativas

Acervo Prioridades

5 Acompanhamento e controle da execuo do plano em relao aos objetivos


Objetivo 1:
O instrumento elaborado capaz de diagnosticar as condies do acervo de livros de graduao?

Objetivo 2:
O diagnstico e a anlise sensibilizaram a administrao superior para a necessidade de investimento no acervo?

Objetivo 3:
Qual foi o impacto dos investimentos orientados pela avaliao na melhoria do acervo de livros de graduao?

6 Avaliao do sucesso do plano


Da resposta s perguntas avalia-se o resultado da execuo do plano

Poltica de desenvolvimento de colees

Elaborao do plano Implementao = desenvolvimento

E o processo, como processo, prossegue, continuamente

Estudos de comunidades Seleo: Instrumentos especficos

Entrada
Aquisio Compra Doao Permuta

Sada
Avaliao por mtodos: quantitativos qualitativos Descarte

Acervo

Prioridades

Acompanhamento

Avaliao

Vamos ao trabalho!
Como ser o planejamento e o desenvolvimento do acervo em sua instituio hipottica?