Administracin de Proyectos

Microsoft Project

Conceptos
Proyecto
Plan para la ejecucin de un objetivo

Administracin
Manejo o gestin eficiente de los recursos

Administracin de Proyecto
Gestin eficiente de los recursos involucrados en plan de ejecucin

Recursos:
Tiempo, dinero, personas, materiales, energas, espacios

Fases de un Proyecto
Anteproyecto:
Idea preliminar del proyecto

Diseo:
Representacin objetivas de ideas

Elaboracin de Documentos:
Informacin detallada del proyecto

Ejecucin
Inicio de la elaboracin de los componentes del aparato o sistema

Supervisin
Control de la ejecucin del sistema, para tomar decisiones

MS Project 2007
Parte de la Suite de MS Office 2003 (Cliente) o MS Office Server 2003 Es Programa para administrar proyectos a travs de tablas, grficos y formularios Tablas similares a Excel Grficos: Grantt, PERT, Calendario (similar a Outlook) Formularios: Proveen o solicitan informacin
http://office.microsoft.com/es-hn/project/ http://office.microsoft.com/es-hn/projectserver/ Alternativa Gratuita http://www.project-open.com

GUI

GUI
Barra o Men Vista
Calendario Grfico Gantt Grfico de PERT (Programa de Evaluacin y Tcnica de Revisin) Panel de Tareas Barra Gua

Creacin Nuevo Proyecto

Proyecto /Informacin del Proyecto Se tiene establecido la fecha de inicio o de finalizacin (restriccin)

Definir el Horario General de Traba

Herramientas / Cambiar Calendario de Trabajo
Tipo de calendario: Estndar, 24 horas, Nocturno Das de trabajo y feriados (ej.:Da del maestro) Horas de entrada y salida

Definir el Horario General de Traba

Herramientas / Cambiar Calendario de Trabajo
Opciones:
Da (dom, lun) y mes inicio fiscal, hr/das o semana, dias/mes trabajados (Concordar informacin)

Enlistar las Tareas Necesarias (Planificacin)

Ej.: Producto Multimedia (Lluvia de ideas)
Definir Audiencia Diseo Seleccin Herramientas Finalidad del Producto Delimitacin Justificacin Perfil de la audiencia Medio predominante Tipo de Interaccin Plataforma de trabajo Tiempo de actualizacin Hardware Software Disp Entrada o Salida Disp. almacenamiento Ensamblar texto Audio Imgenes Animaciones Video Interaccin Mapa secuencial (Storyboard) Distribucin pantalla (lay-out) Tipografa Paleta de colores Barra de Navegacin Herramienta de ayuda Escritos del audio Bosquejos imgenes Editor de texto Sketch (animaciones o video) Editor de Audio Diseo Grafico Animador Editor de Video Programador Script Prueba con un usuario Ortografa y gramtica Antivirus Dispositivo de almacenamiento Resolucin Computadoras

Elaborar Contenido
Autora Multimedia Realizar Pruebas

Enlistar las Tareas Necesarias

Todo proyecto solo tiene un inicio y un final Insertar
una tarea o fila tecla Insertar

Eliminar
una tarea: tecla Suprimir (Delete)/ Limpiar o eliminar

Mover
Tareas, Arrastrndola desde Identificacin de la fila

Personalizar Columnas:
Doble Click nombre de la columna

Insertar
Click derecho / Insertar Columna

Enlistar las Tareas Necesarias

Al Digitar la tarea por defecto asigna la duracin de un da y la fecha de inicio del proyecto o la actual

Hito (Milistones):
Representa el fin o inicio de una tarea sin consumir recursos (duracin 0)

Determinar Duracin (Programacin)

Establecer duracin (unidad de tiempo)
Automticamente se calculan las fechas de inicio y finalizacin de cada una de las tareas de acuerdo con la cantidad de horas de trabajo establecidas anteriormente
Unidad de Tiempo Hito Minutos Horas Dias Semanas Ingles 0 #m #h # o #d #w Espanol 0 #m #h # o #d #s

Secuencia de las tareas

De acuerdo a los recursos con que se cuenta, algunas tareas se podrn realizar paralelamente y otras tendrn que esperar a sus predecesoras para iniciar
Tarea Predecesora 1
Tarea Predecesora 2

Tarea Sucesora

Secuencia de las tareas

Formas de enlazar tareas
Colocando el ID o los IDs de las tareas predecesoras en la fila de la Sucesora separadas por , (comas) Arrastrando desde la tarea predecesora (puntero cruz de 4 puntas hasta tarea predecesora (puntero eslabones) Seleccionar Varias tareas (secuenciales) y presionando el botn Vincular Tareas

Secuencia de las tareas

Ver el vinculo de las tareas seleccionadas
Presionar el botn Ir a tarea seleccionada en el Grafico de Gantt Romper un vinculo de tareas Seleccionar tarea Sucesora y presionar el botn Desvincular tarea

Secuencia de las tareas

Dividir una tarea
Seleccionar tarea Sucesora y presionar el botn Dividir tarea luego arrastrar parte de la tarea

Perfilar el Proyecto
Crear una estructura jerrquica, mostrando Tareas Resumen que estn formada por un grupo de subtareas Aadir Tarea Resumen
Presionar el botn Sangra (Indent) Vincular la ultima subtarea con la tarea resumen sucesora

Convertir Subtarea en Tarea

Presionar el botn Anular Sangra (Outdent) Vincular la ultima subtarea con la tarea resumen sucesora

Perfilar el Proyecto
Las tareas resumen hacen una sumatorias de las duraciones de las subtareas Utilizar la barra de formato, Seleccionar las subtareas

Cambiar Apariencia de Tareas Resumen

Herramientas /Opciones Vista /Opciones Fuera de lnea

Perfilar el Proyecto
Eliminar una Tarea Resumen
1. Seleccionar la tarea resumen 2. Presionar la tecla suprimir (delete) 3. Aceptar el aviso que Cuando se suprime o se mueve una tarea resumen se suprimen todas las sub-tareas

Convertir una Tarea Resumen a Normal

1. Seleccionar la tarea resumen 2. Presionar el icono para disminuir sangra 3. Ahora se puede eliminar si afectar a las dems tareas

Recursos del Proyecto

Tiempo (ya est toma en cuenta) Equipo Materiales Personas Otros
Aunque en la implementacin no se puedan adquirir los recurso se debe cumplir con los objetivos del proyecto

Con Project se puede:

Vigilar el costo del proyecto Si las tareas tienen pocos o muchos recursos Averiguar si hay recursos sobrecargados Reportar sobre el proyecto

Recursos del Proyecto

Con relacin a los Recursos hay 2 tipos de duracin de las tareas:
Fija: a pesar de aumentar o disminuir recurso Variable: Al aumentar recursos se puede finalizar pronto

Vistas de los Recuros:

Grfica de Recursos Hoja de Recursos Recursos Utilizados

Hoja de Recurso
Nombre del Recurso Tipo: Trabajo o Material Tasa Estndar: pago de salarios por hora Tasa de Horas Extras Costo por uso pago por hora (generalmente equipo o materiales) Acumular: al inicio, al final o Prorrateo (incurren en los costos con el progreso de la tarea ) Calendario base: estndar, 24 hors, Nocturno Cdigo

Informacin de los Recursos

Al hacer doble clic sobre el nombre de un recurso puede abrir la ventana Tambin lo puede hacer a travs del men Proyecto

Ventana Informacin del Recurso

Lengetas
General Tiempo de Trabajo Costo Notas Campos Personalizados

Agrega ms informacin que la hora de Recursos

Asignar Recursos a una Tarea

Botn de la barra de herramientas
Presionar sobre el icono Asignar Recursos en la barra de herramientas estndar Puede Ingresar el nombre de los recursos para crearlo y las unidades en forma de porcentaje para asignarlo

Por ejemplo si una persona le va a dedicar 2hr/da o un cuarto del tiempo se coloca 25%

Grfica del tiempo asignado a la tarea

Cambiar de Porcentaje a Decimales

Asignar Recurso a travs Form. de Tareas

1. En el Men Ventana seleccionar Dividir (split) 2. El la tabla de abajo seleccionar una lnea en blanco 3. Seleccionar el recurso

Tipos de Calendarios
Project Trabaja con 3 tipos de Calendarios
Calendario del proyecto (Estndar) Calendario del Grupo Calendario del Recurso: personalizndolo para cada uno de los recursos

Crear calendario base para un grupo

Men Herramientas seleccionar Cambiar calendario (Change work time)

Calendario del Recurso

Doble clic sobre el recurso Seleccionar la lengeta Calendario (Work time) Puede seleccionar un tipo de calendario que sirva como base Cambia los das o las horas