Norma NTC 4114

Realizacin de Inspecciones Planeadas

Este es uno de los objetivos primordiales del Programa de Salud Ocupacional, dado que, se identifican los riesgos que puedan afectar la salud de los trabajadores. En esta norma se establecen los pasos a seguir y los requisitos indispensables en la realizacin de las Inspecciones Planeadas, independiente de la actividad econmica que desarrolle la empresa.

Areas y partes criticas: reas de la empresa y componentes de las maquinas, equipos, materiales o estructuras que tienen la probabilidad de ocasionar perdidas, si se deterioran fallan o se usan en forma inadecuada. Condiciones Substandar: Toda circunstancia fsica que presente una desviacin de lo estndar o establecido y que facilite la ocurrencia de un accidente.

Historial de Perdida : Gravedad, magnitud y frecuencia de las perdidas ocasionadas por accidentes que hayan ocurrido anteriormente. Inspecciones Planeadas Informales: Inspecciones planeadas realizadas en forma no sistemtica. En ellas se incluyen los reportes de condiciones subestandar, emitidos por los trabajadores hacia sus jefes inmediatos o por los supervisores durante su trabajo diario.

 Inspecciones Planeadas: recorrido sistemtico por un rea esto es con una periodicidad, instrumentos y responsables determinados previamente a su realizacin, durante el cual se pretende identificar condiciones subestandar. Perdidas : toda lesin personal o dao ocasionado a la propiedad, al ambiente o al proceso. Potencial de Perdida: gravedad, magnitud y frecuencia de las perdidas que pueden ocasionar un accidente.

CLASES DE INSPECCIONES
Inspecciones Planeadas Generales: son aquellas que se realizan a travs de un rea completa de la empresa, con un enfoque amplio, tratando de identificar el mayor numero de condiciones Substandar.

Inspecciones Planeadas de Orden y Aseo: estas pretende verificar que todas las cosas se encuentren en el lugar en el que realmente deben estar y en correcto estado de limpieza, tanto de los sitios de trabajo como de los objetos.

CLASES DE INSPECCIONES
Inspecciones de Areas y Partes Criticas: son inspecciones planeadas realizadas en determinadas reas o partes consideradas como criticas, de acuerdo con una clasificacin previa realizada, teniendo en cuenta su potencial e historial de perdidas.

Listado de reas, instalaciones y equipos por inspeccionar

Todas las reas de la empresa se deben inspeccionar peridicamente. En empresas pequeas pueden ser inspeccionadas todas las reas en un solo recorrido. En las empresas grandes se deben establecer la clasificacin, los responsables y la periodicidad de la inspeccin. El inventario de reas debe ser respaldado por planos, mapas o diagramas de la planta y el listado de todos los equipos, estableciendo a la vez las rutas para la realizacin de la inspeccin, con el fin de obtener la dedicacin y la cobertura apropiadas para cada rea.

Los responsables de la inspeccin se deben designar teniendo en cuenta los siguientes criterios: Quien realice la inspeccin debe tener unos conocimientos bsicos en Salud Ocupacional, as como capacitacin y entrenamiento especficos que le permitan enfocar la inspeccin hacia los objetivos previam ente establecidos. Deben elegirse personas de diferentes reas para realizar inspecciones planeadas cruzadas, es decir, quien realiza la inspeccin debe ser alguien ajeno al rea inspeccionada. De esta manera, se garantiza que la inspeccin tenga un carcter imparcial. El Jefe de Salud Ocupacional no debe ser el encargado de realizar todas las inspecciones, pero si de asesorar su realizacin y de ejecutar el seguimiento correspondiente. El COPASO debe participar en las inspecciones planeadas, cum pliendo as con su funcin de organism de prom o ocin y vigilancia de las normas y reglam entos de Salud Ocupacional en la empresa.
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Responsables de las inspecciones planeadas

Sistema de cuantificacin de las condiciones substandar

A cada condicin substandar se le asigna una letra (A, B o C), de acuerdo con el potencial de perdidas de la mism Esta misma letra a. corresponde al tiempo que requiere la accin correctiva que debe tomarse (inmediata, pronta o posterior).

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Frecuencia de realizacin (Periodicidad)

Cada empresa segn su tamao, numero de personas, procesos productivos, turnos de trabajo, recursos tcnicos, humanos y econmicos debe establecer la periodicidad para las inspecciones planeadas. Los criterios que se deben tener en cuenta para esto son: El potencial e historial de perdidas: cuando mayor sea el potencial de perdidas de lo que se va a inspeccionar, mayor debe ser su periodicidad. Por ej. : un taller de mantenimiento requiere mayor periodicidad que un saln de conferencias

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Frecuencia de realizacin Periodicidad

Normas vigentes en Salud Ocupacional Las caractersticas del rea y los objetivos que se fijaron para las inspecciones planeadas Para situaciones tales como el montaje de equipos nuevos, cambios en las instalaciones, proyectos que se estn desarrollando y otros, es necesario ajustar la frecuencia establecida inicialmente, ya que esta depende de la situacin que se este manejando, considerando las nuevas condiciones que se originan, las cuales pueden tener mayor probabilidad de ocasionar una perdida. Por Ej. : la ampliacin de una bodega requiere un traslado de material, cambio en las rutas de transporte de materiales y circulacin de personas, entre otros. Todo ello requiere una mayor periodicidad en las inspecciones planeadas, hasta que se estandaricen las condiciones locativas.
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Listas De Verificacin
Son formatos que contienen los aspectos que se deben inspeccionar en las diferentes reas con el fin de facilitar la recopilacin, codificacin y anlisis de la informacin. Estos formatos se deben elaborar cumpliendo los siguientes requisitos: Datos mnimos: Area Fecha de realizacin Responsable de efectuarla Condiciones para inspeccionar, para los cuales se deben tener en cuenta los equipos utilizados, principales factores de riesgo, materias primas, etc.

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Observaciones
La extensin de las listas de verificacin se debe ajustar de forma tal, que no se invierta mas de tiempo necesario y se obtenga la mayor eficiencia en su utilizacin. Deben ser sencillas, dinmicas, aplicables a la actividad de la empresa y especificas para lo que se desea revisar. Las listas deben actualizarse al menos una vez al ao, agregando o retirando partes de la misma a medida que cambien las situaciones por inspeccionar y los resultados de su aplicacin.

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Gua Para La Inspeccin

Cada empresa debe disear su propio manual de inspecciones, con el fin de estandarizar la metodologa, la presentacin de informes y el seguimiento. El manual debe tener: Objetivos Respaldo Gerencial Personal Responsables Sistema de clasificacin de las condiciones subestandar Frecuencia de realizacin Lista de verificacin Informes Seguimiento Medicin de la efectividad de las inspecciones planeadas Desarrollo de acciones correctivas
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Desarrollo De Acciones Correctivas

Se detecta una condicin subestandar y se genera accin correctiva, para la cual pueden existir varias opciones en cuanto a costo, aplicabilidad y efectividad. Los factores a tener en cuenta para seleccionar una accin correctiva entre varias alternativas, son los siguientes:

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Desarrollo De Acciones Correctivas

El potencial de perdidas: grave, seria o leve La probabilidad de ocurrencia de las perdidas: alta, moderada o baja El costo del control: alto, medio o bajo El grado probable de control: Importante : 67%-100% de control Moderado : 34%-66% de control Bajo : 1% -33% de control Justificacin de la medida de control De acuerdo a lo anterior, para cada criterio se debe establecer un puntaje, y al final se selecciona la opcin con mayor puntaje.
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Informes
Despus de realizar la inspeccin se realiza un informe por escrito, en papelera de la empresa, letra legible y firma quien lo elabora. Este informe se debe dar a niveles superiores y medios y lo devuelven con sus observaciones respectivas. Se debe tener copias de estos informes y archivados para cualquier revisin respectiva por parte de la Administradora de Riesgos Profesionales o cualquier otra entidad de control que lo requiera Es conveniente realizar en cada inspeccin una revisin del informe de la inspeccin anterior con el fin de verificar las conclusiones obtenidas en la misma.
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SEGUIMIENTO DE ACCIONES RECOMENDADAS

El responsable debe disear un formato en donde se haga un seguimiento de la ejecucin de las acciones correctivas recomendadas, verificando y facilitando los medios para que se cumplan. Para ello debe llevar a cabo las siguientes actividades: Dar a conocer a travs de los informes a las personas directamente responsable de ejecutar las acciones correctivas Verificar que la accin se inicie de acuerdo con lo programado, dirigiendo los inconvenientes a la autoridad respectiva. Comprobar la efectividad de las acciones ejecutadas y establecer las modificaciones que sean necesarias.
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Medicin de la efectividad de las inspecciones planeadas

Se debe incluir un mtodo para medir la calidad y cumplimiento de las inspecciones, el cual debe constar de una asignacin de un puntaje para poder comparar esta efectividad con la meta de la empresa para el programa de inspecciones planeadas. Este puntaje se considera en la evaluacin del Programa de Salud Ocupacional.
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Programa de capacitacin y entrenamiento

Dentro del Program de Salud Ocupacional estn las actividades a de Inspecciones Planeadas com parte de la capacitacin. Tam o bin se consideran los planes m otivaciones para el reporte de condiciones substandar por parte de los trabajadores, y sobre todo la conscientizacion del personal sobre la necesidad de la realizacin de las inspecciones con su propia interaccin.

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Recomendaciones
Los siguientes pasos deben tenerse en cuenta antes, durante y despus de una inspeccin planeada: Antes de la inspeccin: Tener un enfoque positivo. La persona debe prepararse mentalmente para buscar no solo lo que este mal, sino tambin lo que este bien. El elogio al trabajo bien realizado, puede conducir a que se siga haciendo de esta forma de manera permanente. Planificar la inspeccin. Revisar la gua del programa de inspecciones planeadas y destinar el tiempo que sea necesario

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Recomendaciones
Saber que se va a buscar: aspectos tales como el tamao especifico, el tipo de material, color, ubicacin, etc. Revisar los informes de las inspecciones planeadas anteriores Proveerse de los elementos necesarios como ropa y elementos de proteccin personal apropiados al rea y para acciones tales como gatear, inclinarse, etc. Papelera para tomar apuntes Instrumentos de medicin (metro, sonometro, etc.) apropiados Linterna, cmara fotogrfica y otros elementos que sean necesarios

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Recomendaciones
Durante la inspeccin : Utilizar la lista de verificacin adecuada para el rea, equipo o instalacin a inspeccionar. Utilizar un mapa, plano o diagrama, si es necesario. Anotar toda condicin subestandar identificada en forma breve, utilizando expresiones tales como doblado, descompuesto, desgastado, corrodo, suelto, con filtraciones, sobresaliente filoso, resbaloso, etc. cuando se puedan hacer mediciones, deben consignarse los resultados de acuerdo con las normas vigentes en Salud Ocupacional y Proteccin Ambiental. Buscar las cosas que no sea posible identificar a primera vista. Examinar comportamientos cerrados, pedir a los operadores que pongan en funcionamiento la maquina que no este en uso, (pero en condiciones operables), etc. Describir y ubicar cada aspecto claramente utilizado o diagramas, fotografas o videograbadora, si es posible. 24

Recomendaciones
Tomar medidas correctivas inmediatas e informar de ellas al jefe del rea Tener en cuenta las situaciones que se han presentado durante inspecciones planeadas anteriores Clasificar el riesgo asociado con la condicin identificada Elaborar los informes a la mayor brevedad posible

Despus de la inspeccin: Estimar la gravedad potencial de la perdida Evaluar la probabilidad de ocurrencia de perdida Ponderar las alternativas de control Priorizar las acciones correctivas Asignar los responsables de ejecutar los controles Hacer los informes de la inspeccin: Escribir con claridad
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Recomendaciones
Enumerar los elementos en orden consecutivo Cuantificar los riesgos Usar cdigos para los elementos considerados en los informes anteriores, para las acciones intermedias y las acciones que se han completado Emitir ordenes de trabajo Garantizar acciones oportunas Evaluar el progreso de la accin correctiva, a travs de inspecciones de seguimiento Verificar la efectividad de los controles aplicados.

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