GESTION DEL TIEMPO Patricia Fogarty

GLOSARIO
O Administracin del tiempo:
O Urgente: O Importante: O Contingencia: O Matriz de administracin del tiempo:

ADMINISTRACION DEL TIEMPO

IMPORTANTE
O Una actividad es importante si usted

personalmente la encuentra valiosa, si contribuye con su misin, valores y metas de alta prioridad.

URGENCIA
O Una actividad es urgente si tu u otras

personas sienten que requiere atencin inmediata.

CONTINGENCIA

causas

CUADRANTE I
Crisis Problemas Presionantes Proyectos, juntas contra reloj Proyectos cn fechas que vencen Estrs Agotamiento Crisis Siempre apagando fuegos

O Elimina las actividades que no aportan

cumplimiento de los objetivos. O Revisa actividades de cuadrante I que podran situarse en cuadrante III O Realmente tengo que hacer esto? O Qu sucedera si no lo hago?

Principio de Pareto...
El 80% de las tareas puede realizarse en el 20% del tiempo, y el 20% de tareas incompletas nos ocupa el 80% del tiempo restante. Por su parte el 80% de nuestra productividad proviene del 20% de las tareas (previamente priorizadas por el valor que generan al proyecto).

Criterios para priorizar actividades

Analice las tareas
Haga una lista de todas las tareas y los objetivos a los que apuntan.

Despus seprelas en tres categoras: Tipo A, B o C.

Tipo A: Tareas importantes y urgentes

Tipo B: Tareas importantes o urgentes, pero no ambas cosas

Tipo C: Tareas que no son importantes ni urgentes sino

rutinarias

CURVA DE DESMPEO LABORAL

LISTA DE COSAS POR HACER

ACTIVIDAD PRIORIDAD

O O O
O O O O O O

O O

1. Establece una lista de tareas (to-do-list). 2. Mantn una lista de tareas semanal para tener siempre una perspectiva ms amplia. 3. Alinea tus tareas con tus objetivos. No trabajes a lo loco. Antes de crear tu lista de tareas, repasa tus objetivos. 4. Evalate a ti mismo al final del da simplemente repasando tu lista de tareas: fjate en cules has conseguido finalizar y cules no. 5. Utiliza un bookmark o gestor de favoritos como Delicious o Diigo. Te facilitar el trabajo. Te gustar ver un video en donde te mostrar Cmo DUPLICAR Tu Productividad Administrar y Dominar Tu Tiempo en tan solo 7 das Solo Haz Clic Aqu 6. Construye hbitos. Por ejemplo, intenta entrar en la rutina de consultar tu correo en un determinado momento del da. 7. Contrata o pide a alguien que te eche una mano si tienes ms trabajo del que puedes manejar. 8. Saca trabajo fuera cuando te convenga. Piensa que habr otra persona que puede hacerlo ms rpidamente y de forma ms barata. As puedes centrarte en lo que te da ms beneficios. 9. Usa una pizarra. Muchas veces te resultar ms apetecible anotar algo en la pizarra que utilizar un programa online. 10. Asigna prioridades. Es esencial que puedas asignar diferentes prioridades a cada tarea para aprovechar mejor tu tiempo.

El correo electrnico
El correo implica siempre el desencadenamiento de alguna accin. Evite leer los correos conforme llegan. Se deben planear en el da momentos para su lectura. El E-mail debe gestionarse con agilidad: Eliminarse, responderse, archivarse re-enviarse de forma inmediata.

Al hacer llamadas:
Reserve una hora del da para llamar

Haga una lista de las llamadas que debe hacer al da

Tenga claro el objetivo de cada llamada y preprela como si se tratara de una reunin Asegrese de tratar todos los temas durante la conversacin Haga las llamadas por orden de importancia. No aplace las urgentes y difciles Tome nota de los aspectos discutidos durante la llamada

Al recibir llamadas: Las llamadas pueden tomarlo por sorpresa e interrumpirlo cuando no est preparado. Ser amable y hacerle saber a quien llama que es un mal momento para hablar. Indique a las personas el horario ms apropiado para que lo llamen. Si usted le pide a alguien que lo vuelva a llamar, indquele el da y la hora mas apropiado y apntelo en su agenda. Siempre responda las llamadas que no contesta.

Tcnicas para un mejor TM

O Trabaje duro para eliminar

sentimientos intiles..! Son una de las principales fuentes de prdida de energa...

O Pre-ocupacin, O rencor, O bronca,

O envidia,
O miedo O celos... O ansiedad O Etc.....!

DEMORA = DESMOTIVACIN
Hazlo ya...
1. Accin deliberada de dejar las cosas para maana. 2. Efectos: prdida de oportunidades, prdida de tiempo, baja productividad o estrs creciente. 3. Causas de este mal hbito:
1. Bsqueda del perfeccionismo, sentimiento de que el resultado es constantemente insuficiente, o miedo a la disconformidad. 2. Ciclo vicioso: comodidad, insuficiencia y demora.

DEMORA
Cmo superarla...
1. Algunos consejos:
1. Reconocimiento del problema: escribe todas las excusas y justificaciones para darte cuenta. 2. Piensa en positivo para darle la vuelta: cuanto antes empiece, antes acabo 3. Establece objetivos claros 4. Prioriza las tareas 5. Organiza tu agenda 6. Compromiso con tus tareas y plazos 7. Premia tu rendimiento

Gestin eficaz del tiempo.

6. Delegacin

DELEGACIN
Algunas pautas...
1. Delegar es repartir parte de tus responsabilidades y funciones, donde quien delega debe actuar como un coach (entrenador) con la persona en quien delega. 2. Las responsabilidades tambin se delegan.

Gestin eficaz del tiempo.

3. Herramientas

Herramientas a desarrollar
1. No crear situaciones imposibles: 1. Compatibilizar trabajo con tiempo libre. 2. Revisa tus obligaciones externas. Existen tareas donde tu gestionas el tiempo y otras donde el tiempo es gestionado por factores externos. 3. Examina de forma realista estas obligaciones.

Herramientas a desarrollar
3. Evita distracciones (ladrones del tiempo):
1. Identifica reas de prdida de tiempo. 2. Evita la ETERNIZACIN: acto deliberado posponer de forma excesiva tus objetivos o tareas. 3. comportamientos perfeccionistas, tambin esconde inseguridad para desarrollar tareas.
Eternizacin Perdida de tiempo Oportunidades perdidas Baja productividad

Estrs

Charlas de caf... Agresiones....... Peleas........ Quejas........ Interrupciones...... Aburrimiento...... Falta de objetivos...... Enfermedades........ Preocupacin....... Enojos........ Continua postergacin.... Inconsciencia Demasiadas horas de sueo.... Insuficientes horas de sueo.... Viajes..... Telfono celular.... Telfono.... Procrastinacion guardar todo..., Retrasos MSN Vergenza, timidez

impuntualidad nuestra y de otros descoordinacin agotamiento interrupciones. estmulos externos aparentemente importantes. Email, celular,... stress Desconcentracin Objetivos incoherentes No evaluacin del accionar La respuesta Tramposa: Lo hago porque me gusta... Vicios, pecados, errores, olvidos Preocupacin Discusiones irrelevantes Descontrol Temor a decir NO Temor a elegir Preocupacin Ira Envidia Comodidad Encuentros casuales Ociosidad

En qu se pierde el tiempo..?
En qu nivel estoy...?

Hacerme cargo!! Definir

Nivel 0. Me siento una vctima del entorno... No puedo cambiar nada... Solo sobrevivo...

II Adonde y por

donde ir! PLAN MACRO

Nivel 1. Me siento con capacidad de hacer cosas... Pero an no tengo objetivos...! Sobrevivo... Nivel 2. Tengo objetivos pero me los olvido continuamente... Y cuando los recuerdo me quejo...

inconsciencia

III IV

Arrancar!!!!

Nivel 3. Tengo objetivos pero los postergo continuamente... Quiero vivir...!

Avanzar!!! Verificando y ajustando continuamente el destino y el camino!!

Nivel 4. Tengo objetivos e intento realizarlos... Pero siento que no me alcanza el tiempo... Intento vivir..!!
conciencia

Nivel 5. Tengo objetivos y los realizo... Pero siento que podra ser ms eficiente... Quiero vivir mejor..!!!

Herramientas a desarrollar
5. Las barreras emocionales (dispersin, estrs, ansiedad, frustracin) afectan a tu productividad:
1. Busca tu bienestar fsico, desconecta de estas barreras 2. El ejercicio o cualquier otra distraccin que te relaje son perfectos antdotos para desconectar

6. Asume responsabilidad sobre la gestin (o su defecto) de tu tiempo:

1. Busca ambientes de trabajo propicios 2. Limita tus distracciones o ladrones del tiempo (revisar mails, llamar compulsivamente) 3. Prevencin frente a, quienes pasan por encima de tus prioridades

Herramientas a desarrollar

Herramientas a desarrollar
2. Define prioridades: 1. Planificar, planificar, planificar 2. Utiliza un calendario SEMANAL y una lista de tareas DIARIA. 3. Escribe esta lista de tareas diariamente. 4. Esta lista es un recordatorio: escoge entre lo que puede y no puede esperar. 5. Visualiza los incumplimientos para planificar el nuevo da.

Una propuesta de organizacin del tiempo de trabajo

proyectos

objetivos

planes de acciones

listas de tareas

Ladrones del tiempo

Cules son tus fuentes de interrupciones? Visitas inoportunas Llamadas telefnicas (entrantes) Reuniones Crisis, urgencias, incendios Dilacin, dejacin Cmo podemos defendernos de ellas?...

Dinmica de grupo
Cules son vuestros ladrones del tiempo? Cmo os afectan?

COMO COMIENZO
O EVASION: evitas empezar una tarea por

miedo al fracaso O Activacin. Postergas una tarea hasta que no hay mas remedio que realizarla O Indecisin. Intentas realizar la tarea pero pierdes tiempo pensando en la mejor manera de realizarla

PROCRASTINACION
O Accion hito de postergar actividades

situaciones que deben atenderse, sustituyndolas por otras situaciones ms irrelevantes y agradables

O Si te tienes que comer una rana.

O No desperdicies el tiempo mirandola

O Si te tienes que comer ms de una

O Cmete la ms grande primero

Ladrones del tiempo

Ladrones del tiempo

Ladrones del tiempo

Ladrones del tiempo

Reuniones: Es necesaria la reunin? Para qu se ha convocado - objetivos? Puede resolverse de otra forma? Fijar una lmites de duracin: 1,5h es demasiado Planificar (orden del da) y ceirse al plan.

Ladrones del tiempo

Ladrones del tiempo

Ladrones del tiempo

Ladrones del tiempo

O Los participantes del curso Administracin

del Tiempo aprendern a: O Elaborar un plan de trabajo que le ayudar a realizar las actividades prioritarias. O Emplear las tcnicas que le ayudarn a utilizar ptimamente el tiempo, para lograr mayor productividad

O O

Los participantes al finalizar el curso de gestin eficaz del tiempo sern capaces de: conocer la evolucin de la gestin del tiempo e identificar en qu fase nos encontramos nosotros
comprender el modelo de los cuatro cuadrantes y diferenciar las tareas urgentes y las importantes desarrollar un mtodo para la gestin eficaz del tiempo, el proceso desde que nos llega la informacin y debemos darle un tratamiento hasta el momento de dar por terminada la ejecucin de la tarea planificar y programar su tiempo alineados con los objetivos a corto, medio y largo plazo utilizar herramientas que facilitan una gestin del tiempo eficaz mejorar su gestin del tiempo identificando sus dificultades al gestionar el tiempo y aplicando tcnicas y hbitos eficaces identificar un plan de accin individual para mejorar su capacidad para gestionar el tiempo y lograr los objetivos establecidos

O O O

O
O O O O O O

Los conceptos a desarrollar y practicar en el curso de gestin eficaz del tiempo son los siguientes: historia y evolucin de la gestin del tiempo dificultades en la gestin del tiempo causas internas: basadas en el comportamiento causas externas mala organizacin los ladrones del tiempo tareas importantes y tareas urgentes
O O

los cuatro cuadrantes gestionar en el cuadrante II fijar objetivos: corto, medio y largo plazo planificacin y programacin proceso de la gestin del tiempo O entrada de informacin O tratamiento O organizacin O revisin O ejecucin

mtodologa y proceso de la gestin del tiempo

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O O O

herramientas control del estrs proyecto individual de mejora de la gestin del tiempo

Detalle
O 1.

Fundamentos de la administracin 2. El tiempo "Recurso no renovable" 3. El STRESS 4. Seales peligrosas de STRESS 5. Planeacin 6. Metas, Objetivos, Planes y Programas. 7. Autodisciplina. 8. Reglas para ahorrar tiempo. 9. El secreto de Delegar. 10. Dilacin 11. Como administrar el tiempo. 12. El ciclo de la administracin del tiempo. 13. Identificando los "Quitadores de Tiempo" y las Tcnicas para combatirlos. 14. Productividad personal 15. Plan de mejora (Prctica con formatos)

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Agenda - Agenda tus citas - Agenda tus Proyectos - Agenda tus Actividades por realizar - Marca actividades en (A) Urgentes e Importantes, (B) Importantes No Urgentes o (C) Urgentes No Importantes. Uso del telfono - Antes de llamar, planifica la conversacin - Filtra y agrupa las llamadas por hacer, trata de apartar un tiempo especfico para las llamadas - Trata de acortar la parte social de la conversacin, ve directo al grano y permanece en l - Si la conversacin se extiende innecesariamente, busca excusas para cortarla - Establece periodos de tiempo donde no recibirs llamadas sino slo en casos de emergencia Correspondencia - Escribe menos, usa ms el telfono - Escribe respuestas a cartas y memos, anotando las respuestas al margen y envindolas de vuelta - Usa el reverso de una carta o memo como copia de respuestas usando el papel carbn, elimina documentos y queda todo registrado en la misma hoja - Elimina palabras, frases y prrafos innecesarios - Piensa antes de escribir, planea lo que quieres expresar - Usa el estilo claro, conciso y orientado a hechos - Al escribir usa palabras sencillas - No revises una y otra vez en nombre de la perfeccin, cuando los beneficios son pocos o inexistentes Interrupciones y visitantes inesperados - Prev un tiempo diario para visitantes inesperados e interrupciones - No permitas que ciertos visitantes inesperados tomen asiento - Recibe a los visitantes fuera de tu oficina - No contribuyas a conversaciones innecesarias - Promueve citas en vez de permitir visitas inesperadas - Aprende a decir no, especialmente cuando te preguntan Tienes un minuto? Reuniones - Desalienta y discontina las reuniones innecesarias - Pregntate si la reunin es realmente necesaria. Una conversacin telefnica tendra el mismo efecto? Es necesaria mi presencia? - Fjate un lmite de tiempo y ajstate a l - Preprate para la reunin, resiste las interrupciones, mantente en el tema - Minimiza las conversaciones intranscendentes. No contribuyas a conversaciones innecesarias Objetivos, Planes y Prioridades - Reflexiona acerca de tus Objetivos, Planes y Prioridades, establcelos y enfcate en ellos Actividades - Decide qu actividad hacer, donde, como, cuando y con quin hacerla, no las postergues, haz siempre una sola cosa a la vez y delega si es necesario Autodisciplina - Debes planear cada da y para ello debes ser disciplinado, no debes rendirte hasta haber desarrollado nuevos hbitos Habilidades y conocimientos - Descubre y desarrolla tu habilidad a travs de el aprendizaje diario, haz lo que te gusta hacer y haz que te guste lo que haces

O Los conocimientos van a ser adquiridos

O O O O O

mediante: participacin activa de los asistentes en las sesiones prctica de los conceptos con casos de estudio y "role play" trabajo de los contenidos a nivel individual y en grupo intercambio de experiencias entre los participantes apoyo y seguimiento posterior (3 meses de coaching includos en cada curso)

O Qu es la administracin del tiempo?

a) Realidades y mitos b) Tiempo fsico y tiempo psicolgico Obstculos del tiempo a) Visibles y ocultos, externos e internos b) Los ms frecuentes Programacin y rendimiento del tiempo a) El tiempo y el proceso administrativo b) Principios de administracin del tiempo El tiempo del ejecutivo a) Ladrones del tiempo del ejecutivo b) Mitos c) Principios sobre el tiempo del ejecutivo d) El equipo jefe-secretaria e) El tiempo y el ejecutivo exitoso

O En qu se te v el tiempo?
O Analiza la forma en la que aprovechas

diferentes ambientes (hogar, trabajo, diversin, etc.)

O Lleva un registro del tiempo (al menos 2

O O O O

semanas), proporcionar un punto de partida para evaluar qu debe mejorar. Divide el da en secciones de 30 min Registra qu dedicaste a cada seccin Evala el tiempo utilizado en tareas productivas e improductivas Cunto tiempo dedicas a hacer la tarea equivocada? En el momento incorrecto, dejando de cumplir objetivos fijados para ese da.

O Realizaste tareas que debera hacer otro?

o que no agregan valor.O Hay patrones repetitivos en tu registro O Suelo tardar ms de lo debido en una tarea?

O Fjese metas personales y profesionales a

corto y largo plazo (mi tiempo es mi vida) O Cada meta llevar a cabo una serie de tareas O Construya un horario en el que balancee las actividades (incluya 24 hrs de 7 das)

O El xito de la Administracin del Tiempo es el Balance

entre todos Tus Roles Clave