Vous êtes sur la page 1sur 60

Formation Budget SIFAC

Direction des Finances Caroline WOLFF

Sommaire

Systme dInformation Financier Analytique et Comptable

Adresse budgtaire Elments de comptabilit analytique Elaboration budgtaire Editions et Consultations Contrles budgtaires Gestion des oprations et des conventions

Sifac

Budget

Adresse budgtaire
Axes budgtaires obligatoires

Systme dInformation Financier Analytique et Comptable

Les donnes de base (appeles aussi axes budgtaires) utilises dans le module de comptabilit budgtaire (FM) sont les suivantes :
1/ Les centres financiers reprsentent lorganisation dtaille dun tablissement; ils permettent de matrialiser leur structure en units budgtaires et centres de responsabilit. Ils sont organiss en hirarchies. Le centre financier est lunit au sein de laquelle est mis en place le budget et quil est potentiellement excut. 2/ Les comptes budgtaires reprsentent, en comptabilit budgtaire, les natures de dpenses et de recettes. Ils sont organiss en hirarchies et sont un regroupement des comptes comptables (FI) de charges et produits. Cest le niveau de suivi le plus fin des natures de dpenses/recettes dans le module FM. 3/ Les domaines fonctionnels fournissent un axe supplmentaire de budgtisation et danalyse pour reprsenter la nomenclature de gestion (Destinations, sous-destinations, )

Sifac

Ces 3 axes sont obligatoires.


Budget
3

Adresse budgtaire
Axes budgtaires facultatifs

Systme dInformation Financier Analytique et Comptable

4/ Les fonds peuvent reprsenter lorigine des fonds et/ou leur utilisation. En tant que donne de base, ils peuvent tre maintenus (cration/modification) simplement par les utilisateurs. Les origines de financement telles que les ressources propres, les subventions flches ou non (DGF, CPER, Contrat quadriennal) sont modlises par le Fonds dans SAP.

5/ Les programmes de financement permettent de modliser en comptabilit budgtaire des projets pour budgter et suivre les dpenses et recettes correspondantes. Les programmes de financement peuvent sorganiser en hirarchies. Ils seront utiliss dans SIFAC pour matrialiser la rservation budgtaire effectue par les Oprations Pluriannuelles.

Sifac

Ces 2 axes sont facultatifs.


Budget
4

Adresse budgtaire
Adresse de budgtisation, adresse dimputation
Systme dInformation Financier Analytique et Comptable

L Adresse budgtaire est une combinaison des 5 axes (centre financier, compte budgtaire, domaine fonctionnel, fonds, programme de financement) sur lesquels la prvision et l'excution budgtaire s'effectuent : comptabilisation, contrle, analyse. Ladresse budgtaire est utilise dans ces processus sous la forme suivante :
Adresse de budgtisation est une combinaison des diffrents lments qui caractrisent un budget, savoir :
Le niveau hirarchique de la structure organisationnelle o est dot et o peut sexcuter le budget : le centre financier La nature de la recette ou de la dpense : le compte budgtaire La destination de cette recette ou de cette dpense : le domaine fonctionnel Et ventuellement : La source de son financement : le fonds Lopration ou la convention laquelle elle se rapporte : le programme de financement.

Sifac

Adresse des critures (ou imputations) correspond dans le systme SAP ladresse budgtaire saisie dans les pices dexcution.

Budget

Adresse budgtaire
1/ Centre financier
A lUDS, les lments budgtaires et analytiques (c--d les centres financiers, les centres de profits et les centre de cots) ont t codifis de manire homogne
Systme dInformation Financier Analytique et Comptable

Le budget et son excution sont ports par des centres financiers , cest galement sur ces lments de structure que sont dfinis les contrles de disponibilit des crdits.

Les CF de niveaux 1 sont les CF du rang le plus haut de chaque SACD (socit dans Sifac) ETAB pour ltablissement principal hors SACD VALO pour le service de valorisation UNOH pour luniversit ouverte des humanits Les CF de niveau 2 correspondent aux composantes ou aux services communs et sont cods par les 3 caractres alphabtiques correspondant
Exemple : ART pour lUFR des arts, GEO pour la facult de gographie, ILL pour lIUT dIllkirch, MED pour la facult de mdecine, SCD pour le service commun de documentation VIE pour lUFR des sciences de la vie Budget
6

Sifac

Adresse budgtaire
1/ Centre financier

Systme dInformation Financier Analytique et Comptable

Les CF de niveau 3 reposent sur une distinction par mission code sur 1 caractre numrique : 1 pour la logistique immobilire 2 pour la logistique administrative 3 pour la formation aux diplmes nationaux 4 pour la formation aux diplmes universitaires 5 pour la formation non diplmante 6 pour les collections 7 pour les activits spcifiques (services de reprographie, magasins,) 8 pour les bibliothques
Exemple : GEO2 -> logistique administrative de la facult de gographie IEP3 -> diplmes nationaux de lIEP

Les CF de niveau 4 peuvent tre crs pour adapter la structure budgtaire lorganisation et/ou aux besoins de suivi de chaque composante
Exemple : GEO2VE -> vhicules de la facult de gographie IEP3MR1 -> IEP master droit de lunion europenne

Sifac

Le budget devra tre prvu sur les seuls CF de niveau 3 et de niveau 4


Budget
7

Adresse budgtaire
1/ Centre financier

La transaction FMSE Afficher variante de hirarchie des centres financiers permet de visualiser la structure organisationnelle dun primtre financier (Etablissement)
La hirarchie des centres financiers est dfinie par anne (variante de hirarchie) de manire prendre en compte les changements de structure financire de ltablissement dune anne sur lautre, tout en conservant lhistorique des budgets vots et excuts les annes prcdentes Il est possible en cours danne de crer des nouveaux centres financiers Il est possible de crer jusqu quatre niveaux de centres financiers Il est possible de visualiser la fiche dun centre financier en double cliquant sur le code du centre

Sifac

Systme dInformation Financier Analytique et Comptable

Licne spcifie que le centre financier est imputable et excutable pour lexercice auquel est rattache la variante de hirarchie. Ceci se dfinit lors de louverture de lexercice (par activation des centres pour la variante) et ceci pour la dure de lexercice.
Budget
8

Adresse budgtaire
1/ Centre financier

Systme dInformation Financier Analytique et Comptable

Les transactions FMSA, FMSB, FMSC permettent de crer, modifier, afficher un centre financier
Libell, Nom dutilisateur, Niveau de contrle des disponibilits, Adresse de facturation

Nom, rue, ville pour ladresse de livraison

Code de la hirarchie, Centre financier suprieur

Tlphone, fax

Sifac

Budget

Adresse budgtaire
1/ Centre financier

Systme dInformation Financier Analytique et Comptable

Longlet donne de base de la fiche du centre financier


La dsignation (courte) et la description (longue) du centre financier (respectivement 20 et 40 caractres)

Lidentifiant du responsable du centre financier ainsi que son nom


La nature de contrle de dispo : R si le centre correspond au niveau rglementaire (niveau 1), E pour faire un contrle par enveloppe sur ce centre, M pour un contrle par masse, S pour lvaluativit du SAIC. Le type de centre financier permet de reprer la position du centre financier dans la hirarchie et son type (Etablissement principal, N2, N3, N4, SAIC) Ladresse de facturation, qui peut tre diffrente de ladresse de livraison Les adresses restent renseigner Budget
10

Sifac

Adresse budgtaire
2/ Compte budgtaire

Systme dInformation Financier Analytique et Comptable

La transaction FMCIE Afficher hirarchie des comptes budgtaires permet de visualiser le plan de comptes budgtaires
Il existe un plan de comptes budgtaires par primtre financier Lexcution se paramtre dans SIFAC en dbut dexercice. Pour les comptes marqus du symbole , il est possible de les doter mais ils ne sont pas excutables Les comptes marqus du symbole peuvent tre dots et sont excutables. Il est possible de visualiser la fiche dun compte budgtaire en double cliquant sur le code du compte Les comptes 631, 632 et 633 sont rattachs la masse dpenses de personnel via le compte 63P

Sifac

Budget

11

Adresse budgtaire
2/ Compte budgtaire
Tous les comptes budgtaire sont ainsi dotables.
Systme dInformation Financier Analytique et Comptable

A lUDS, pour des questions de prsentation du budget et de lisibilit des tats budgtaires, le choix a t fait de budgtiser et dexcuter les recettes et les dpenses sur les mmes comptes budgtaires. (pas de contrle automatis du caractre non dotable dun compte)

Le compte budgtaire est un lment obligatoire de ladresse budgtaire

Sifac

Budget

12

Adresse budgtaire
3/ Domaine fonctionnel

Systme dInformation Financier Analytique et Comptable

A lUDS, les domaines fonctionnels sont des axes de comptabilit budgtaire et analytique dcrivant une activit relative une mission assure par la composante, et permettant dassocier cette activit une destination LOLF. En effet, les domaines fonctionnels retenus dans lapplication SIFAC constituent des dclinaisons fines des destinations rglementaires. Les destinations LOLF sont :
101 Formation de niveau L 102 Formation de niveau M 103 Formation de niveau D 105 Bibliothque et documentation 106 Recherche en sc de la vie 107 Recherche en math 108 Recherche en physique 109 Recherche en phy nuclaire 110 Recherche en sc de la terre 111 Recherche en sc de lhomme 112 Recherche transversale 113 Diffusion des savoirs 114 Immobilier 115 Pilotage 201 Aides directes vie tud 202 Aides indirectes vie tud 203 Sant des tudiants DZ Dpenses non dcaissables R Recettes

Sifac

A lUDS, le budget devra tre prvu sur les seules domaines fonctionnels correspondant aux actions LOLF
(pas de contrle automatis)
Budget
13

Adresse budgtaire
3/ Domaine fonctionnel

Systme dInformation Financier Analytique et Comptable

Les activits correspondent aux missions assures par ltablissement et constituent des dclinaisons plus fines des destinations LOLF

Exemples : 101ENS = raliser les enseignements en prsentiel en licence 102MOBETU = favoriser la mobilit des tudiants en master 105ARCH = archiver les ressources documentaires des bibliothques 106ADM = administrer les units de recherche en sc de la vie 107SRCH = raliser une prestation de recherche en math 111PVALO = raliser un programme de recherche valorise en sc de lhomme 114TSEC = effectuer des travaux de mise en scurit 115ADM = administrer les services

Sifac

A lUDS, lexcution budget devra tre ralise sur les seules activits
(pas de contrle automatis)

Budget

14

Adresse budgtaire
3/ Domaine fonctionnel

Systme dInformation Financier Analytique et Comptable

Les domaines fonctionnels correspondant une mme action LOLF rglementaire sont regroups dans un groupe.

Il a t procd la cration dun groupe de domaines fonctionnels 100 , permettant dimputer les dpenses de niveaux licence et master, ces dpenses devront tre ventiles a posteriori sur les actions LOLF rglementaires. (Les activits dclines dans ce domaine 100 ne peuvent tre utilises quen excution, mais ne peuvent ltre lors de la construction du budget.)
Llaboration budgtaire et lexcution ne doivent pas tre ralises sur les groupes de domaines fonctionnels -> Llaboration budgtaire seffectue sur les actions LOLF rglementaires (ex : 101) -> Lexcution budgtaire se ralise sur les activits proposes (ex: 101ENS).

Sifac

Budget

15

Adresse budgtaire
3/ Domaine fonctionnel

Systme dInformation Financier Analytique et Comptable

La transaction FM_SETS_FUNCTION3 permet de visualiser le plan de destinations LOLF.

Deux sous groupes prog.150 et prog.231 permettent de regrouper les destinations par leur appartenance un programme Il est possible de crer de nouveaux groupes de domaines fonctionnels pour regrouper des sous destinations Le budget peut tre dot et excut seulement sur les domaines fonctionnels et non sur les groupes de domaines fonctionnels. Les groupes de domaines fonctionnels facilitent le reporting.

Sifac

Le domaine fonctionnel est un champs obligatoire de ladresse budgtaire


Budget
16

Adresse budgtaire
4/ Fonds

Systme dInformation Financier Analytique et Comptable

Le fonds constitue galement un axe de comptabilit budgtaire et analytique, il traduit lorigine des financements.
A lUDS, il a t convenu de renseigner les fonds de la manire suivante : imprativement pour les recettes de la recherche et de la valorisation de la recherche afin de rpondre aux enqutes ministrielles (SIREDO) imprativement, en recettes et en dpenses, dans le cas des financements internes lUDS (dotations du CEVU, CS) afin de pouvoir suivre un certain nombre de dpenses (investissement pdagogique, plan russite en licence, appels doffre du CS...)

Sifac

Budget

17

Adresse budgtaire
4/ Fonds

Systme dInformation Financier Analytique et Comptable

La transaction FM_SETS_FUND3 permet dafficher la liste des origines de financements. Le groupe de fonds suprieur sappelle FONDS
Les groupes de fonds apparaissent en bleu, les fonds en vert Seuls les fonds peuvent tre renseigns dans les transactions de budgtisation et dexcution. Les groupes de fonds servent modliser une hirarchie et peuvent tre utiliss dans certains tats budgtaires Il est possible de voir le dtail dun fonds en cliquant sur le code

Sifac

Le fonds est un lment facultatif de ladresse budgtaire

Budget

18

Adresse budgtaire
5/ Programme de financement Les oprations et les conventions sont modlises dans Sifac par :
Systme dInformation Financier Analytique et Comptable

un programme de financement qui porte le budget un ou plusieurs lments dOTP (organigramme technique de projet) qui permettent de dcrire le projet Le budget est dot au niveau du programme de financement et excut au niveau de llment dOTP qui lui est associ.

Le PFI est un lment facultatif de ladresse budgtaire ( renseigner dans le cadre


dune convention)

Sifac

Budget

19

Adresse budgtaire
Conclusion : adresse de budgtisation, adresse dimputation
Adresse de budgtisation
Systme dInformation Financier Analytique et Comptable

Centre Financier

Compte budgtaire

Domaine Fonctionnel Actions LOLF

Fonds

Programme de financement

Adresse dimputation Groupe de Centre de cot marchandises / / Centre de profit Article Domaine Fonctionnel Activits

Fonds

OTP

Sifac

Budget

20

Sommaire

Systme dInformation Financier Analytique et Comptable

Adresse budgtaire Elments de comptabilit analytique Elaboration budgtaire Editions et Consultations Contrles budgtaires Gestion des oprations et des conventions

Sifac

Budget

21

Elments de comptabilit analytique


Principes de modlisation

Systme dInformation Financier Analytique et Comptable

Pour chaque centre financier, sont associs des centres de cots et des centres de profit. Ces lments constituent la structure analytique de larborescence et sont le point dentre de toutes les dpenses et les recettes de la composante. La dpense est impute sur un centre de cots duquel est driv le centre financier. La recette est impute sur un centre de profit duquel est driv le centre financier. Ces lments analytiques doivent permettre limputation directe sur des objets de cots finaux (diplme ou labos de recherche) ou intermdiaires, cest--dire ncessitant une reventilation ultrieure (ex Logistique immobilire de lUFR).

Enfin, les activits relevant de chaque mission assure par la composante sont dcrites par le Domaine fonctionnel ( rapprocher des destinations au sens de la LOLF). Ainsi, toute imputation de dpenses ou de recettes devra ncessairement rfrencer le groupe de marchandises (groupes articles pour les recettes), le centre de cot ou (de profit), le domaine fonctionnel, et ventuellement le fonds (cad lorigine du financement) et lOTP.

Sifac

Budget

22

Elments de comptabilit analytique


Structure analytique de ltablissement

Sifac

Systme dInformation Financier Analytique et Comptable

Les activits sont dtailles au sein des domaines fonctionnels

Les objets de cots sont reprsents par les centres de cots

Cot de lactivit faire connatre loffre de formation lUdS Cot de la Licence Arts visuels lUdS

Budget

23

Elments de comptabilit analytique


Les missions de logistique immobilire, administrative et les activits spcifiques

Sifac

Systme dInformation Financier Analytique et Comptable

Budget

24

Elments de comptabilit analytique


Les missions de formation

Sifac

Systme dInformation Financier Analytique et Comptable

Budget

25

Elments de comptabilit analytique


Les dpenses de personnel

Systme dInformation Financier Analytique et Comptable

Les dpenses de personnel dans SIFAC Pour rpondre aux contraintes du logiciel HARPEGE et aux modalits de ralisation de la paie faon dans SIFAC, une UB technique PAIE est constitue, lensemble des dpenses de personnel y seront retraces. Pour les personnels pays sur ressources propres des composantes hors contrats de recherche, un centre financier ddi, par composante, est cre dans lUB PAIE. Les dpenses des personnels pays sur contrats de recherche seront, quant eux, imputs directement sur les eOTP correspondants. Les composantes conserveront par consquent la matrise de la gestion de ce type de crdits. Lors de llaboration budgtaire, il faudra veiller construire des budgets de fonctionnement et dinvestissement sur les centres financiers des composantes, et construire un budget de dpenses de personnels sur le centre financier ddi dans lUB PAIE. La re-ventilation des dpenses de personnels sur les centres de cots de la composante sera fait a posteriori suivant des cls de ventilation dfinies en accord avec les composantes.

Sifac

Budget

26

Sommaire

Systme dInformation Financier Analytique et Comptable

Adresse budgtaire Elments de comptabilit analytique Elaboration budgtaire Editions et Consultations Contrles budgtaires Gestion des oprations et des conventions

Sifac

Budget

27

Elaboration budgtaire
Gnralits

Systme dInformation Financier Analytique et Comptable

L'laboration budgtaire consiste saisir des prvisions budgtaires afin de faire voter le budget par le Conseil d'Administration. La gestion du budget concerne les deux budgets que doivent grer les EPSCP : par nature et de gestion. Dans Sifac, deux versions prparatoires du budget sont prvues afin de prendre en compte les dcisions du conseil d'administration. Seul le budget vot permet l'excution budgtaire. Le conseil d'administration vote le budget primitif et les diffrentes Dcisions Budgtaires Modificatives

Sifac

Budget

28

Elaboration budgtaire
Flux SIFAC

Systme dInformation Financier Analytique et Comptable

La transaction Gnration de Budget permet le passage dune Version de budget prparatoire vers un Budget Vot.
Vote du budget

PR1

Saisie et modification des dotations (descendantes) et prvisions (ascendantes)

PR2
Saisie des rectifications et des amendements

V0
Mise disposition du Budget vot (BP, DM)

Versions prparatoires

Version excutoire

Vote des grandes masses

Sifac

Le premier vote du CA peut avoir lieu avant PR1 ou bien entre PR1 et PR2. Tous les centres financiers (units budgtaires, centres de responsabilits de niveaux 1 et 2) peuvent saisir le budget sur PR1, tandis que seul le Service Central peut saisir sur PR2.

Budget

29

Elaboration budgtaire
Transactions utilises

Systme dInformation Financier Analytique et Comptable

FMBB: La transaction principale pour la saisie de budget est compos :


De donnes den-tte : opration de budgtisation, exercice comptable, type de pice, type de budget, version De donnes de postes: adresse budgtaire doter et montant de la saisie

FMBB: Workbench de budgtisation, est appel aussi atelier de budgtisation

La variante de mise en forme choisir est ZSAP04. Cette variante permet davoir en donnes de poste les 5 axes budgtaires et les montants A lUDS, pour le budget 2011, cette transaction ne devrait pas tre utilise. Le budget devrait tre saisi via un tableur excel ou un logiciel spcifique.

Sifac

Budget

30

Elaboration budgtaire
Saisie de budget

FMBB

Systme dInformation Financier Analytique et Comptable

Pour saisir du budget (hors conventions), il faut dans un premier temps saisir les donnes den-tte :

Renseigner :
Lopration : saisie pour une saisie initiale Le type de pice : PREV pour prvision Exercice : anne du budget voter Version : PR1 pour la premire version de travail Priode : TS pour toutes les priodes

Sifac

Budget

31

Elaboration budgtaire
Saisie de budget

FMBB

Systme dInformation Financier Analytique et Comptable

Puis dans un deuxime temps les saisies des lignes

Renseigner :
Le centre financier Le compte budgtaire : nature de dpenses ou de recettes Le domaine fonctionnel : destination LOLF Le fonds : origine de financement (optionnel) Le programme de financement (optionnel) Le montant de la prvision

Il est possible :
De saisir autant de lignes souhaites Sur des comptes de dpenses et/ou de recettes

Sifac

Budget

32

Elaboration budgtaire
Modification de saisie de budget

FMBB

Systme dInformation Financier Analytique et Comptable

Il est possible dans SIFAC de modifier une saisie de budget en crant une nouvelle pice de modification. Il est ncessaire de choisir lopration Restituer pour diminuer le montant dune prvision ou Fonds supplmentaires pour laugmenter.

Sifac

Lopration (restitution ou fonds supplmentaires) dtermine sil sagit dune augmentation ou dune diminution
Que ce soit une augmentation ou une diminution, le montant saisir est toujours positif, cest le systme qui interprte le montant en fonction de lopration. Budget
33

Elaboration budgtaire
Consultation des saisies

Systme dInformation Financier Analytique et Comptable

FMRP_RW_BUDGET

La transaction FMRP_RW_BUDGET Etat de budget permet davoir un rcapitulatif des saisies budgtaires. La premire page rcapitule les critres de slection de ltat :
Slection de valeurs:
Saisir le primtre financier, la catgorie budgtaire (9F), la version, et lexercice comptable

Slection de valeurs :
Pour chaque lment, il est possible de renseigner: Un groupe de valeur Ex : CHM cumul de lUB CHM Une valeur unique, un intervalle ou une liste de valeurs Ex: Valeur PAG5 Centre financier PAG5 Le groupe permet de voir les saisies pour tous les centres dune UB ou tous les comptes dun chapitre.

Sifac

Budget

34

Elaboration budgtaire
Consultation des saisies

FMRP_RW_BUDGET

Une fois les critres de slection saisis ldition apparat

Systme dInformation Financier Analytique et Comptable

Budget actuel Le budget dorigine (2) correspond aux saisies budgtaires Les restitutions et les fonds supplmentaires apparaissent dans les colonnes (3) et (4) Le budget actuel (1) correspond au budget dorigine + ou - les fonds supplmentaires et les restitutions Les sous totaux par centre financier apparaissent en jaune La ligne du haut (jaune fonc) reprsente la diffrence entre les recettes et les dpenses. Si aucun montant nest inscrit dans celle-ci: le budget est quilibr au niveau tablissement. Budget = Budget origine Restitutions + Fonds supp.

Sifac

35

Elaboration budgtaire
Consultation des saisies

FMRP_RW_BUDGET

Systme dInformation Financier Analytique et Comptable

Il est possible de voir le dtail des pices de saisies en double cliquant sur un montant, et ainsi de revenir la pice dorigine.

Sifac

Budget

36

Elaboration budgtaire
Virements et rajustements

FMBB

Systme dInformation Financier Analytique et Comptable

Les virements et les rajustements sont effectues grce la transaction FMBB Workbench de budgtisation.
Les donnes den-tte saisir sont :
Lopration transfert pour modliser un mouvement budgtaire Les types de pice : VIEX : Virements inter UB VIIN : Virements intra UB SAIC: Mouvements SAIC REAJ : Rajustements Le type de budget EXEC La version de budget 0 correspondant au budget ractualis (budget initial + DBM; intgre les modifications budgtaires).

Sifac

Budget

37

Elaboration budgtaire
Virements et rajustements

FMBB

Systme dInformation Financier Analytique et Comptable

Lors dun transfert, il faut saisir au minimum deux lignes : Une ligne mettrice : celle qui donne les crdits Une ligne destinataire : celle qui reoit les crdits Le montant total des lignes mettrices et des lignes destinataires est rappel en haut de lcran. Ces deux totaux doivent tre gaux pour pouvoir enregistrer la pice Budget

Pour plus de lisibilit, il est possible de fractionner lcran des postes pour sparer les lignes mettrices et les lignes destinataires. Pour changer le mode daffichage des lignes, il faut cliquer sur : ou

Sifac

38

Sommaire

Systme dInformation Financier Analytique et Comptable

Adresse budgtaire Elments de comptabilit analytique Elaboration budgtaire Editions et Consultations Contrles budgtaires Gestion des oprations et des conventions

Sifac

Budget

39

Editions et Consultations

Systme dInformation Financier Analytique et Comptable

Quatre tats de gestion pour llaboration budgtaire :


FMRP_RW_BUDGET synthse de budget
FMKFR01 et la variante ELAB_BUDG permet davoir une vue croise nature/gestion FMRP_RW_BUDVER permet de comparer deux versions dun mme exercice (Exemple: PR1 & PR2) FMEDDW permet davoir une liste des pices de saisies budgtaires (dotation, prvision, amendement, virements )

Des tats rglementaires, gnrs par la transaction ZSIFACFMTR_BUDGET

Sifac

Budget

40

Editions et Consultations
Analyse selon ratio

FMKFR01

La transaction FMKFR01 Analyse selon ratios permet davoir une vue croise nature gestion

Systme dInformation Financier Analytique et Comptable

1. 2. 3.

Cliquer sur par la DFI)

pour visualiser les variantes (personnelles ou tablies

Sifac

Slectionner la variante ELAB BUDG UDS pour avoir la liste des ratios automatiquement Il est possible de restreindre laffichage par une combinaison daxe budgtaire Budget
41

Editions et Consultations
Analyse selon ratio

FMKFR01

Systme dInformation Financier Analytique et Comptable

Ldition comporte cinq colonnes aux maximum. Ici sont affichs le budget total, les saisies initiales, les fonds supplmentaires, les restitutions et les transferts

Les sous-totaux apparaissent en jaune. Il est possible de choisir les axes sur lesquels on souhaite avoir un sous total en slectionnant la colonne et en cliquant sur Permet de trier par ordre croissant ou dcroissant les colonnes des axes budgtaires Permet de filtrer certaines valeurs

Sifac

Il est possible denregistrer la mise en forme grce aux boutons Il est possible davoir le dtail des pices de saisies en double cliquant sur un montant Budget
42

Editions et Consultations
Analyse selon ratio
Systme dInformation Financier Analytique et Comptable

FMKFR01

Il est disposition dans le mode opratoire de la transaction FMKFR01, la marche suivre pour re crer les 2 variantes daffichages suivantes:
Variante dAffichage: BUDGET - CUMUL / NATURE

Variante dAffichage: BUDGET - CUMUL / GESTION

Sifac

Budget

43

Editions et Consultations
Liste des pices budgtaires

FMEDDW

La transaction FMEDDW permet dafficher les pices saisies lors de llaboration et la modification budgtaires. Cela permet notamment dditer la liste des amendements ou des virements.

Systme dInformation Financier Analytique et Comptable

Les critres de slection peuvent se faire sur :

Lexercice comptable, La version, Le type de pice, Les axes budgtaires, Lutilisateur qui a saisi,

Sifac

Il est possible de faire des totaux, sous totaux, filtres et dexporter dans Excel Budget
44

Editions et Consultations
Etats rglementaires
Systme dInformation Financier Analytique et Comptable

ZSIFACFMTR_BUDGET

La transaction ZSIFACFMTR_BUDGET permet de gnrer les diffrents tats rglementaires :

Sifac

Budget

45

Editions et Consultations
Etats rglementaires

ZSIFACFMTR_BUDGET

Systme dInformation Financier Analytique et Comptable

Exemple : Remonte au ministre (budget selon destinations LOLF)

Slection obligatoire du centre financier pre (tous les fils de ce centre slectionn sont automatiquement pris en compte)

Sifac

Budget

46

Editions et Consultations
Etats rglementaires

ZSIFACFMTR_BUDGET

Systme dInformation Financier Analytique et Comptable

LEtat suivant saffiche, directement ditable :

Sifac

Budget

47

Sommaire

Systme dInformation Financier Analytique et Comptable

Adresse budgtaire Elments de comptabilit analytique Elaboration budgtaire Editions et Consultations Contrles budgtaires Gestion des oprations et des conventions

Sifac

Budget

48

Contrles budgtaires
Gnralits

Systme dInformation Financier Analytique et Comptable

Les contrles budgtaires permettent de vrifier le disponible budgtaire lors des transactions dexcution : engagement financier, commande dachat, facture etc. Lorsque le budget est presque puis (plus de 90% du budget consomm), un message davertissement apparat. (Seuil fixe non paramtrable)

Sifac

Lorsque que le budget est puis (100% du budget consomm), un message derreur bloquant apparat

Budget

49

Contrles budgtaires
Contrles rglementaires
Systme dInformation Financier Analytique et Comptable

tanchit des trois masses


Pour les tablissements aux comptences largies, le contrle rglementaire UB/Chapitre disparait, au profit dun contrle Etablissement/Masse La masse de fonctionnement, celle de personnel et celle dinvestissement sont tanches entre elles : une dpense de fonctionnement ne pourra pas utiliser le budget allou au personnel au sein de ltablissement

Existence de comptes valuatifs (68, variations stocks etc.)


Les dpenses auxquelles s'appliquent les crdits valuatifs s'imputent donc au besoin audel de la dotation inscrite aux chapitres budgtaires qui les concernent. Les chiffres inscrits au budget ne sont qu'une indication qui peut tre dpasse sans autorisation pralable du lgislateur. Contrle de lenveloppe dune convention relevant de la catgorie des ressources affectes

Etanchit des crdits allous la convention RA

Sifac

Budget

50

Contrles budgtaires
Contrles mis en place lUniversit de Strasbourg

A lUDS, les contrles de disponible ont t paramtrs de la manire suivante


Systme dInformation Financier Analytique et Comptable

Au niveau 1 c--d au niveau de ltablissement principal hors SACD, du service de valorisation et de lUOH, le disponible est contrl par masse. Ce contrle est prvu par la rglementation et seule une DBM permet de modifier les masses. Au niveau 2 c--d au niveau des composantes, des services communs et centraux, le disponible est contrl par masse. Ce contrle est paramtrable et seffectue sur lensemble des crdits budgtiss au niveau 2 et aux niveaux infrieurs 3 et 4 (contrles agrgs ). Aux niveau 3 et 4 c--d au sein des CF correspondant lorganisation interne des composantes et des services, le disponible est contrl sur lenveloppe totale du CF. Ce contrle est paramtrable et seffectue uniquement sur les crdits du CF (contrle plat ).

Sifac

A lUDS, le budget devra tre prvu et saisi sur les seuls niveaux 3 et 4 (pas de contrle automatis)
Budget
51

Contrles budgtaires
Contrles spcifiques aux conventions
Typologie eOTP Type du PFI RAEN Description Convention RA avec contrle sur l'enveloppe de la convention Convention RA avec contrle sur les masses de la convention Convention RA avec contrle sur les chapitres de la convention Convention RA avec contrle sur les comptes de la convention Convention non RA avec contrle sur l'enveloppe de la convention Contrles sur la convention (ou l'opration) dans la limite du budget du Centre Financier support l'enveloppe de chacune des conventions ouvertes sur un CF ne peut tre dpasse l'enveloppe par masses de chacune des conventions ouvertes sur un CF ne peut tre dpasse l'enveloppe par chapitre de chacune des conventions ouvertes sur un CF ne peut tre dpasse l'enveloppe par compte budgtaire de chacune des conventions ouvertes sur un CF ne peut tre dpasse l'enveloppe de chacune des conventions ouvertes sur un CF ne peut tre dpasse le chapitre au niveau de l'UB ne peut jamais passer en ngatif CONTRLE UB / CHAPITRE Contrles sur l'Unit Budgtaire

Systme dInformation Financier Analytique et Comptable

RAMA Ressource Affecte RACH RACO CVEN CVMA CVCH CVCO

Convention non RA avec contrle sur les masses de la convention


Convention non RA avec contrle sur les chapitres de la convention Convention non RA avec contrle sur les comptes de la convention Convention non RA sans contrle restrictif par rapport ceux du CF support Opration pluriannuelle avec contrle sur l'enveloppe de l'opration Opration pluriannuelle avec contrle sur les masses de l'opration Opration pluriannuelle avec contrle sur les chapitres de l'opration Opration pluriannuelle avec contrle sur les comptes de l'opration Opration pluriannuelle sans contrle restrictif par rapport ceux du CF support

l'enveloppe par masses de chacune des conventions ouvertes sur un CF ne peut tre dpasse
l'enveloppe par chapitre de chacune des conventions ouvertes sur un CF ne peut tre dpasse l'enveloppe par compte budgtaire de chacune des conventions ouvertes sur un CF ne peut tre dpasse Seuls les contrles optionnels choisis sur le centre financier support s'appliquent l'enveloppe de chacune des oprations pluriannuelles ouvertes sur un CF ne peut tre dpasse l'enveloppe par masses de chacune des oprations pluriannuelles ouvertes sur un CF ne peut tre dpasse l'enveloppe par chapitre de chacune des oprations pluriannuelles ouvertes sur un CF ne peut tre dpasse l'enveloppe par compte budgtaire de chacune des oprations pluriannuelles ouvertes sur un CF ne peut tre dpasse Seuls les contrles optionnels choisis sur le centre financier support s'appliquent le chapitre au niveau de l'UB ne peut jamais passer en ngatif CONTRLE UB / CHAPITRE le chapitre au niveau de l'UB ne peut jamais passer en ngatif CONTRLE UB / CHAPITRE

Convention

CVSU

OPEN OPMA OPCH

Sifac

Opration sans contrat

OPCO

OPSU

Sifac - Sminaire mtier novembre 2007 Budget

52

Contrles budgtaires
Contrles spcifiques aux conventions

Systme dInformation Financier Analytique et Comptable

Lactivation du contrle optionnel sur lenveloppe dune convention simple ou dune opration, se fait au cas par cas :
Cest le type de programme de financement, dtermin au moment de sa cration, qui dterminent les contrles appliquer sur ce PFI Ainsi, il est possible dtanchifier les conventions simples de certaines composantes, qui demandent un suivi plus strict, et de laisser libres celles dautres composantes

Sifac

Le contrle dtanchit nest pas optionnel pour les conventions ressources affectes
Budget
53

Sommaire

Systme dInformation Financier Analytique et Comptable

Adresse budgtaire Elments de comptabilit analytique Elaboration budgtaire Editions et Consultations Contrles budgtaires Gestion des oprations et des conventions

Sifac

Budget

54

Gestion des oprations et des conventions


Gnralits

Systme dInformation Financier Analytique et Comptable

Il ne sera vu dans cette formation que la modlisation budgtaire (saisie de budget) des oprations et des conventions. La partie cration et excution est traite dans la formation conventions . Les oprations et les conventions :
Sont modlises dans SIFAC par un programme de financement ; Llment dOTP est laxe partir duquel est driv le programme de financement. Le budget est dot au niveau du programme de financement et excut au niveau de llment dOTP qui lui est associ.

Sifac

Budget

55

Gestion des oprations et des conventions


Cration du programme de financement

FMMEASURE

Systme dInformation Financier Analytique et Comptable

La transaction FMMEASURE traiter programme de financement permet de crer des programmes de financement
Le code du programme de financement comprend 8 caractres. Le type de programme de financement est renseign dans les donnes de base Les dsignations : Une dsignation courte (disponible dans les vues de recherche) et une dsignation longue Les dates de dbut et de fin de validit

Sifac

Budget

56

Gestion des oprations et des conventions


Principes de budgtisation

FMBB

Systme dInformation Financier Analytique et Comptable

Les conventions et les oprations peuvent tre budgtises de diffrentes faons suivant le type de la convention ou de lopration :
Soit par saisie lors de llaboration budgtaire (Toutes les conventions et les oprations) Soit par saisie directe sans ncessit de vote (Conventions RA uniquement) Soit par virement si le montant allouer a t prvu lors du vote prcdent mais que la convention ou lopration na pas encore t codifie (Toutes les conventions et les oprations) Les conventions et les oprations peuvent tre budgtes soit par virement intra, inter ou rajustement si les crdits ont t prvus lors des votes prcdents

La transaction FMBB Workbench de budgtisation permet de saisir le budget pour les conventions sur llment programme de financement , un des cinq axes de ladresse budgtaire.

Sifac

Budget

57

Gestion des oprations et des conventions


Budgtisation au cours de llaboration budgtaire (ou DBM)

Systme dInformation Financier Analytique et Comptable

FMBB

Les conventions et les oprations peuvent tre budgtes lors de llaboration budgtaire dans une version prparatoire : Donnes den-tte
Opration : Saisie Catgorie budgtaire : Paiement (seule possibilit) Type de pice : CONV Exercice : anne du vote Type de budget : Vote correspondant DM1 Version : Version prparatoire PR1

Sifac

Donnes de postes Faire autant de lignes que dadresses budgtaires renseigner.

Budget

58

Gestion des oprations et des conventions


Budgtisation en cours dexercice (Conventions RA uniquement)

Systme dInformation Financier Analytique et Comptable

FMBB

Les conventions RA peuvent tre budgtes en cours dexercice sans passer par le vote du CA. Elles sont saisies directement en version 0 excutoire.
Donnes den-tte

Opration : Saisie
Catgorie budgtaire : Paiement (seule possibilit) Type de pice : CVRA Exercice : anne en cours Type de budget : EXEC (ne rfrence pas de vote) Version : 0 (excutoire)

Donnes de postes Faire autant de lignes que dadresses budgtaires renseigner.

Sifac

Lors de la budgtisation de la convention RA, un contrle est effectu sur lquilibre recette/dpense.
Budget
59

Gestion des oprations et des conventions


Budgtisation par virements de crdits

Systme dInformation Financier Analytique et Comptable

FMBB

Les conventions et les oprations peuvent tre budgtes soit par virement intra (VIIN), virement inter (VIEX) ou rajustement (REAJ) si les crdits ont t prvus lors des votes prcdents.
Donnes den-tte Opration : Transfert Catgorie budgtaire : Paiement (seule possibilit) Type de pice : VIIN (virement intra UB) Exercice : anne en cours Type de budget : EXEC (ne rfrence pas de vote) Version : 0 (excutoire)

Sifac

Donnes de postes

Ligne mettrice (-) avec le programme de financement NA


Ligne destinataire avec le programme de financement de la convention budgter

Budget

60