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Designing and Implementing Recordkeeping Systems - DIRKS

Metodologia para Gesto de Registros e Informaes Arquivo Nacional da Austrlia

Gerenciando informaes de negcio


A metodologia DIRKS um processo em oito passos que pode ser utilizado pelas agncias governamentais para aperfeioar suas prticas de gesto de registros e gesto da informao, incluindo o desenho e a implementao de um novo sistema de gesto de registros. A metodologia compatvel e amplia o esquema metodolgico do Australian Standard for Records Management, AS ISO 15489 2002.

A metodologia DIRKS ajuda a:

Compreender o negcio e o contexto regulatrio e social em que a organizao opera (passo A); Identificar as necessidades da organizao para criar, controlar, recuperar e descartar registros (isso , seus requisitos de gesto de registros) por meio da anlise das suas atividades de negcio e de fatores ambientais (passos B e C); Analisar atividades de negcio e fatores ambientais (passos B e C); Avaliar a extenso em que as estratgias organizacionais existentes (como polticas, procedimentos e prticas) satisfazem aos requisitos da gesto de registros (passo D); Remodelar estratgias existentes ou projetar novas estratgias que atendam as exigncias no cumpridas ou no satisfeitas completamente (passos E e F); Implementar, manter e revisar essas estratgias (passos G e H).

DIRKS prov instrumental para:


Estabelecer um business case para a gesto de registros; desenvolver um esquema de classificao de negcio que identifica, rotula e define as funes e atividades da organizao.

Construir ferramentas de classificao especficas para a organizao tais como um tesauro (plano de classificao ou taxonomia) de funes.
Elaborar uma tabela de temporalidade e eliminao de registros (baseada no plano de classificao funcional) para os registros originais de uma agncia;

Elaborar uma tabela de temporalidade e eliminao geral para registros relativos s funes administrativas comuns;
Adotar padres apropriados de metadados para o controle e a recuperao de registros; Desenvolver ou especificar solues de tecnolgicas de gesto de registros e outros tipos de sistemas de informaes para negcios que atendam aos requisitos das organizaes para criar, controlar, recuperar e eliminar registros.

Consiste nas seguintes 8 etapas:


Investigao preliminar (etapa A); Anlise das atividades de negcio (etapa B);

Identificao dos requisitos da gesto de registros (etapa C);


Avaliao de sistemas existentes (etapa D); Identificao das estratgias para a gesto de registros (etapa E); Projeto de um sistema de gesto de registros (etapa F); Implementao de um sistema de gesto de registros (etapa G); e Reviso ps-implementao (etapa H).

Processos da gesto de registros:


Captao - determina formalmente que deve ser feito um registro e mantido; Registo - formalize a captao de um registro no designado sistema atribuindo um identificador original e um breve descritivo informao sobre ela (tal como a data, o tempo e o ttulo); Classificao e ndice - identifique as actividades empresariais a que um registro se relaciona e lig ento as a outros registros para facilitar a descrio, o controle, a recuperao, a eliminao e o acesso; Acesso e segurana - atribua direitas ou limitaes usar ou controlar registros particulares; Avaliao - identifique e lig o perodo de reteno de um registro autoridade funobaseada da eliminao no ponto da captao e registo; Armazenamento mantenha, segure e armazene registros de acordo com seu formulrio, use-os e avalie-os para contanto que forem exigidos legalmente; Uso e seguimento - assegure-se de que somente aqueles empregados com permisses apropriadas possam usar ou controlar registros e que tal acesso pode seja seguido como uma medida de segurana; e Eliminao - identifique registros com datas similares da eliminao e provocando aes, reveja toda a histria do uso confirmar ou emendar a eliminao o status, e mantem um registro da ao da eliminao que possa ser examinado.