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Formulas y Funciones

La verdadera utilidad de la hoja de calculo esta, en poder realizar clculos con los valores que hay en filas y columnas. Y para ello la hoja de calculo utiliza formulas: Una celda puede contener dos cosas: Un valor que pude ser un texto o un numero (presentado en cualquier formato) Una formula, que sirve para realizar clculos con los valores Para hacer un calculo el programa necesita saber donde estn los datos necesarios, es decir la o las referencias de las celdas involucradas en el calculo. En las formulas se utilizan principalmente referencias a celdas y rangos.

Rangos
Un rango es un conjunto de dos o mas celdas. Para referirnos a un rango se escriben entre parntesis la referencia de la primera celda del rango, dos puntos y la referencia de la ultima celda del rango, por ejemplo (A1:A7) Otra forma de referirse a un rango, especialmente si las celdas no son contiguas, es separando con comas todas las referencias de las celdas que forman el rango por ejemplo (A1, A2, A3, A4, A5, A6,A7)

Crear Formulas
Las formulas permiten realizar clculos con los datos que contengan las celdas desde simples sumas o promedios, hasta complejos anlisis. Las formulas se pueden crear en cualquier celda y la hoja de calculo mostrara el resultado de la formula. Por regla, todas las formulas comienzan con el signo de igual =. Despus del signo = se escriben las direcciones o referencias de las celdas involucradas los operadores y funciones necesarios. Las formulas mas simples utilizan los operadores aritmticos de suma +, resta -, multiplicacin *, y divisin /. Por ejemplo para sumar los valores contenidos en las celdas A6, A7 y A8, la formula se escribe =A6+A7+A8.

 Al escribir formulas es muy importante que no utilices los valores numricos, sino siempre las referencias de las celdas que los contienen. En la siguiente tabla, por ejemplo: para sumar el 2, el 5 y el 1, la formula debe escribirse en la celda D2 es:

As aunque cambien los valores de las celdas A2, B2 o C2, el resultado de la formula seguir siendo el correcto.

Prioridad de Operaciones
Se debe recordar que hay prioridades que deben seguirse al realizar operaciones aritmticas y al utilizar funciones. Observa la siguiente formula: =A4+A5*A6 Se debe identificar que operacin va primero. En este caso se identifica la multiplicacin como prioridad sobre la suma as que ambas celdas primero se multiplican y luego se suma A4. Completamente seria distinto escribir la formula as: =(A4+A5)*A6 Al incluir los parntesis, se le da prioridad a la suma, ya que las operaciones entre parntesis siempre se realizan primero.

Cuando hay parntesis dentro de otros parntesis primero se calculan los parntesis interiores, por ejemplo: =A4*(C8-(B4*B5+B3)) La primera operacin es multiplicar B4 por B5. al resultado se le suma B3. Este resultado del parntesis interior se resta a C8 y todo se multiplica por A4. Recuerda que se comienza de adentro hacia afuera

Prioridad Prioridad 1 Prioridad 2 Prioridad 3 Prioridad 4

Operador Parntesis Exponentes (potencias) Multiplicaciones y divisiones Sumas y Restas

Formulas con funciones definidas

Los paquetes de hoja de clculo incluyen muchas funciones preestablecidas. Cada funcin tiene una utilidad especifica, es decir, cada funcin sirve para hacer algo. Por ejemplo, para obtener la suma de las celdas A6, A7 y A8 se puede escribir la formula =A6+A7+A8, pero tambin se puede utilizar la funcin SUMA. =SUMA(A6,A7,A8) Como las celdas A6,A7 y A8 son consecutivas se pueden escribir en la funcin como rango =SUMA(A6:A8)

La funcin SUMA necesita un argumento, que es el conjunto de celdas que se deben sumar. El argumento se3 escribe entre parntesis despus del nombre de la funcin. En casi todas las funciones hay que especificar un argumento, que por lo generales un rango sobre el que se va a realizar el calculo. Hay funciones que necesitan dos o mas argumentos. Para calcular el promedio de las celdas A3, B3 y C3 puedes utilizar la funcin PROMEDIO: =PROMEDIO(A3:C3)

Utilizar Autosuma
En la Ficha Inicio/Modificar aparece el botn Autosuma, que sirve para obtener la sumatoria de un rango de celdas. Para sumar datos en una columna o una fila, selecciona una celda situada debajo de la columna de nmeros o a la derecha de la fila de nmeros y presiona el botn Autosuma. Revisa la formula que aparecer en la celda y si es correcta presiona <Enter>

Al usar la Autosuma, Excel sugiere el rango de celdas que se van a sumar (aparecen enmarcadas con una lnea punteada animada). Si el rango sugerido no es el correcto , arrastra para seleccionar el rango correcto antes de presionar la tecla <Enter>. Otra forma mas rpida de realizar una Autosuma es posicionarse en la celda debajo o a la derecha del rango de celdas a sumar y presionar las teclas <Alt+Shift+=>

Devuelve el promedio de las celdas seleccionadas Cuenta cuantos nmeros hay en la lista de celdas. Devuelve el valor mximo de la lista Devuelve el valor mnimo de la lista

Errores de formulas
La hoja de calculo no sabr si cometes un error lgico. Por ejemplo en la prioridad de las operaciones, obtendrs un resultado pero este ser errneo.

Errores de sintaxis y clculos errneos

Los errores de sintaxis y/o de calculo errneos, si son detectados por la hoja de calculo. Cuando se comete un error de sintaxis o intentas realizar un calculo errneo, aparece un cdigo de error en vez del resultado

##### #VALOR! #NOMBRE?

El valor no cabe en la columna. Basta incrementar el ancho de la columna para ver el dato correctamente La formula contiene el tipo de argumento equivocado (por ejemplo tiene un texto donde se requiere un valor numrico) La formula contiene texto que no es reconocido por Excel La formula contiene la referencia de una celda que no existe. En la formula se esta realizando una divisin entre cero

#REF!
#DIV/0!

#N/A
#NULO!

El resultado de la formula es un error

Se especifica una interseccin de dos reas que no se interceptan

//NOTA: Para evitar tener que memorizar el nombre y argumentos de cada funcin, utiliza el asistente de funciones.
Botn de Asistente para funciones Botn Autosuma/Mas funciones Ficha/Formulas/Biblioteca de funciones