LA FONCTION

ACHATS
Par : Mohammed BOUKAIDI

Mohammed BOUKAIDI

PLAN
1) LES ENJEUX DE LA FONCTION ACHATS
Dfinition Laspect stratgique de la fonction achats La politique achats

2) EVOLUTION DE LA FONCTION ACHATS

Limpact de lconomie sur les achats Lorganisation de la fonction achats Le profil de lacheteur La classification des achats

3) LE PROCESSUS ACHATS
Lachat amont Laspect stratgique du processus achat Laspect oprationnel du processus achat Lexpression des besoins Consultation et dpouillement des offres Evaluation des fournisseurs La ngociation dachat La contractualisation la gestion de la relation avec les fournisseurs

4) Etude de cas

Mohammed BOUKAIDI

LES ENJEUX DE LA FONCTION ACHAT

Mohammed BOUKAIDI

Dfinition
Lachat dsigne lacte qui consiste acqurir un service ou un produit, moyennant une contre partie souvent financire. Dans lentreprise, la fonction achat consiste prospecter les marchs, ngocier slectionner les produits ou services rpondant aux besoins internes ou externes de lentreprise. Les achats sont en charge de: Rpondre un besoin exprim Consulter et slectionner les fournisseurs Ngocier et contractualiser les conditions dachats

La fonction achat joue un rle dinterface dans lentreprise. Cest--dire quelle doit rpondre au mieux et au plus vite aux besoins de ses clients internes , mais elle est galement le client de ses fournisseurs externes. La fonction achats est le symtrique de la fonction commerciale.

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Dfinition
Lapprovisionnements dsigne la fonction qui consiste alimenter les sites de production industriels. La fonction approvisionnement recouvre donc les oprations suivantes : Le calcul de la quantit commander et de la date laquelle cette quantit doit tre livre, Le passage des commandes objet des contrats Le suivi des livraisons La gestion des stocks

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Dfinition
Missions de la fonction Approvisionnements
Calcul des besoins traitement des demandes dachats Passation des commandes de rapprovisionnement Passation des commandes de dpannage Suivi des contrats

Relance des livraisons

Suivi des litiges Contrle des performances des fournisseurs Gestion des stocks

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Dfinition
Missions de la fonction Achats
Elaboration dune politique achats Elaboration du budget achats Planification et dtermination des objectifs

Veuille march fournisseurs

Evaluation des fournisseurs Consultation Ngociation des marchs Rdaction des accords

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Dfinition
Pour simplifier ,

LAcheteur doit rpondre aux questions :

Quels produits ? Quels fournisseurs ? A quel prix ? Selon quelles modalits ?

LApprovisionneur doit dcider de Combien et quand ?

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Laspect stratgique de la fonction achat

La fonction achat est stratgique car son impact sur la performance de lentreprise est significatif bien des gards.

On peut situer ces principaux enjeux de la manire suivante :

le montant des achats reprsente gnralement plus de 50% du CA Limpact des gains sur achats au niveau des rsultats de lentreprise est nettement suprieur celui dune augmentation du CA

Les achats constituent gnralement le poste le plus important du

prix de revient

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Laspect stratgique de la fonction achat

Les enjeux pour lentreprise ne sont pas uniquement financiers . Les achats ont galement un impact non chiffrable sur la performance . Cest le cas notamment des achats de production. Une bonne gestion de lenvironnement fournisseur peut apporter des
avantages comptitifs aux produits fabriqus

Limpact de la qualit des matires utilises sur la qualit du produit

final est dterminant La faon de grer les achats est donc un gage de performance pour les clients il ne faut en aucun cas ngliger le rle de la fonction achats comme vhicule de limage de lentreprise

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Laspect stratgique de la fonction achat

Dune manire gnrale les achats reprsentent 50 70% dans le chiffre daffaire des entreprises industrielles et mme plus dans le secteur de la grande distribution et le ngoce. Afin didentifier prcisment la part des achats dans le chiffre daffaires, il suffit de reprendre le compte de rsultat (CPC), dadditionner les montants des trois comptes suivants et de rapporter la somme au chiffre daffaires. Compte (60) ACHATS Compte (61) SERVICES EXTERIEURS Compte (62) AUTRES SERVICES EXTERIEURS

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Laspect stratgique de la fonction achat

Dune manire gnrale, tout gain ralis sur les achats a un impact direct sur le rsultat de lentreprise .

EXEMPLE : une entreprise prsente le bilan simplifi suivant :

RUBRIQUE CA ACHATS AUTRES CHARGES RESULTAT

MONTANT 100 Mdh 50 Mdh 45 Mdh 5 Mdh

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Laspect stratgique de la fonction achat

Admettant que cette entreprise ralise un gain de 3% sur ces achats . Sa structure financire devient alors :

RUBRIQUE
CA ACHATS AUTRES CHARGES RESULTAT

MONTANT
100 Mdh 48,5 Mdh 45 Mdh 6,5 Mdh -3% ( -1,5 Mdh )

soit

+30% ( + 1,5 Mdh )

On constate que tout gain ralis sur les achats a un impact direct sur le rsultat . Pour notre exemple , un gain de 3% sur les achats augmente le rsultat de 30 %.

Lamlioration des ventes assure la prennit de lentreprise alors que les gains sur achats gnrent une augmentation du profit

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La politique achats

Politique dentreprise
La politique dentreprise est lensemble des dcision adoptes lavance pour une certaine priode de temps en vue dattendre certains objectifs gnraux de lentreprise.
Dans la ralit la politique gnrale est la manire dagir et de conduire une affaire Elle prcise les objectifs devant contribuer la prennit de l'entreprise La stratgie dentreprise est lensemble des moyens daction utiliss conjointement en vue datteindre certains objectifs de lentreprise La tactique est la mise en uvre des moyens

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La politique achats

Politique dachat
La politique achats est lapplication au niveau des achats de la politique gnrale de lentreprise.

EXEMPLE
Une entreprise saperoit quelle a beaucoup de nouveaux clients mais quils ne sont pas fidles. Sa politique gnrale va consister fidliser la clientle. Le dirigent va alors chercher imposer une politique achats qui aille dans ce sens :

Les critres prioritaires dans le choix des produits et des fournisseurs seront non pas la baisse des prix dachat ,mais lamlioration de la qualit des produit achets.
La qualit du service des fournisseurs sera privilgie : rduction et respect des dlais prvus

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EVOLUTION DE LA FONCTION ACHAT

Mohammed BOUKAIDI

Limpact de lconomie sur achats

Au cours des deux dernire dcennies, nous sommes progressivement passs dune conomie de production une conomie de march Ce changement de systme conomique a modifi en profondeur lactivit et lorganisation des entreprises . Elaboration des prix en conomie de production
Cout de revient

MP + MO + FG

Marge

Prix de vente

Elaboration des prix en conomie de March

Prix de vente

Marge

Cout de revient

MP + MO + FG

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Limpact de lconomie sur achats

Les annes 70 : Offre > Demande Rduction des couts par lorganisation du systme de production (MRP) , do la prise en conscience de limportance des approvisionnements en tant qulment essentielle de la chaine de ralisation du produit.

Les annes 80 : Ces annes ont connu la suprmatie des produits japonais, on a dcouvert les modles nippons de production (JAT, KANBAN, ) , les achats sont organiss sur la base du planning ordonnancement. Les annes 90 : Avec les annes 1990, la tendance la spcialisation sest accrue renforant ainsi le secteur de la sous-traitance, des concepts comme le marketing envahissent la fonction achats dont le rle revt dsormais une importance stratgique majeure

Mohammed BOUKAIDI

Limpact de lconomie sur achats

Lentreprise industrielle achte des matires premires, les transformes en produits finis pour finalement les vendre. La fonction achat est donc une de ses composantes de base dans ce processus industriel .

Cependant, la fonction depuis quelques annes, elle fait lobjet dune nouvelle prise de conscience et constitue une fonction mergente .
Une fonction incontournable mais un mtier tout juste reconnu

Mohammed BOUKAIDI

Lorganisation de la fonction achats

Lorganisation et la place de la fonction achats dans lentreprise ont un impact sur lefficacit mme de la fonction . N.B : Les structures organisationnelles doivent tre dveloppes pour faire face aux exigences spcifiques dune entreprise
Chaque entreprise doit donc mettre en place une organisation achats qui lui est propre .

Mais il est dabord essentiel de dfinir les missions que devra remplir cette organisation et les relations quelle aura avec le reste de lentreprise.

Mohammed BOUKAIDI

Lorganisation de la fonction achats

1. Mission de la fonction achats La fonction achat se doit dassurer 4 missions essentielles pour lentreprise :

Satisfaire ses besoins internes grce des solutions externes Contribuer son profit en amliorant sa marge par des gains sur achats Apporter lentreprise une valeur ajoute grce aux avantages concurrentiels que peuvent gnrer les matires et produits achets Assurer la qualit de tout ce qui est consomm par lentreprise

Mohammed BOUKAIDI

Lorganisation de la fonction achats

2. La fonction achats dans lentreprise

Du fait des missions qui lui incombent, la fonction achats est amene travailler avec beaucoup dautres fonctions

de lentreprise .
Ces relations devront tre prises en compte au moment de dcider de lorganisation de la fonction achats .

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Lorganisation de la fonction achats

2. La fonction achats dans lentreprise
a- Fonction achats et Direction gnrale
La fonction achats et la Direction Gnrale travaillent ensemble sur le plan stratgique (politique achats, tableau de bord ).

b- Fonction achats et Bureau dtude

La fonction achats doit intervenir ds la conception des nouveaux produits , elle est donc trs souvent en relation avec le bureau dtude. Cette intervention ds la conception des produits est essentielle car cest ce moment-la que la fonction achats peut apporter le plus de valeur ajoute lentreprise.

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Lorganisation de la fonction achats

2. La fonction achats dans lentreprise
c- Fonction achats et Production La production est le principal utilisateur des articles slectionns et ngocis par lachat , les deux fonctions sont donc amenes se rencontrer mme si la production est

plus souvent en contact avec la fonction

approvisionnements, qui lalimente .

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Lorganisation de la fonction achats

2. La fonction achats dans lentreprise
e- Fonction achats et Comptabilit Les relations entre la fonction achats et la comptabilit sont administratives. Elles concernent dune part ltablissement des budgets achat et dautre part le contrle et le rglement des factures fournisseurs .

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Lorganisation de la fonction achats

2. La fonction achats dans lentreprise
f - Fonction achats et Comptabilit Les relations entre la fonction achats et la comptabilit sont administratives. Elle concernent dune part ltablissement des budgets achat et dautre part le contrle et le rglement des factures fournisseurs .

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Lorganisation de la fonction achats

2. La fonction achats dans lentreprise
Interface et service achats Finances

Production

Approvisionnements

Achats

Fournisseurs

Ventes
Flux informationnel Flux physique

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Lorganisation de la fonction achats

3. Le rattachement hirarchique des achats
Le rattachement hirarchique est signe de limportance que la direction accorde au service achats , il influence donc la perception de ce service par lensemble de lentreprise. Etant donn laspect stratgique de la fonction achats et ses relations avec les diffrents services, il est prfrable de rattacher directement la fonction achats la Direction Gnrale .

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Lorganisation de la fonction achats

3. Le rattachement hirarchique des achats
Lorganisation de la fonction achats ( rattachement hirarchique, centralisation ou dcentralisation ou hybride .) Est souvent lie :

A la stratgie voulue par la Direction Gnrale Au Changement de lenvironnement de lentreprise Aux orientations des parties intresses ( Actionnaires et autres ..) Aux jeux de pouvoir lintrieur de lentreprise

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Lorganisation de la fonction achats

3. Le rattachement hirarchique des achats
Exemples dorganisation de la fonction achats

Centralisation

ou / et
Dcentralisation ?

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Lorganisation de la fonction achats

3. Le rattachement hirarchique des achats
Exemples dorganisation de la fonction achats
Achats centralis
Acheteur spcialis Relation fournisseurs matrise Consolidation des besoins Massification des achats favorise la standardisation Bonne gestion panel fournisseurs Risque de la non prise en compte de laspect logistique

Achats dcentraliss

Proximit avec utilisateurs Connaissance relle des besoins Bonne ractivit Risque de dviation/ politique gnrale Beaucoup dinterlocuteurs/ fournisseurs Pas de Massification Risque de drives Pas de spcialisation de lacheteur Bureaucratie et autoritarisme sont Dsordre et gaspillage craindre
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La classification des achats

2 techniques: Le dcoupage et le regroupement

Plusieurs niveaux de dcoupage: classification des biens industriels classification fonctionnelle classification technologique mtier classification comptable Des critres dhomognit similitudes de technologies similitudes de march homognit des processus achats

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LE PROCESSUS ACHATS

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Lachat amont

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Lachat amont
Le concept marketing achats :

Marketing = Action sur un march

Le marketing achats est une recherche sur le march fournisseur, en vue dacqurir des produits, en fonction des besoins actuels et futurs , aux conditions optimales pour lentreprise .

Mohammed BOUKAIDI

Lachat amont
Le concept marketing achats :

Dune manire gnrale la fonction achat est une fonction de prestation de service dont le premier rle est orient clients, savoir satisfaire les attentes immdiates des clients .

Dans la dmarche marketing achat , dite dmarche proactive , on va chercher anticiper les besoins , ceci suppose une approche complte du march amont de lentreprise. La dmarche marketing achat est inverse la dmarche traditionnelle dans laquelle le fournisseur propose traditionnellement lacheteur.

MARKETING ACHAT EST UNE DEMARCHE DANTICIPATION

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Lachat amont
Le concept marketing achats :
March Fournisseurs Acte dachat Besoin client interne CLIENT INTERNE

Le concept marketing :
March Acte de production CLIENT FINAL

Besoin client final

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Lachat amont
Le concept marketing et marketing achats :

Le marketing achat a pour but , tout comme le marketing vente, la recherche dune adquation entre les clients , leur attentes, et les solutions pouvant tre proposes . Cependant , en marketing achat , les clients sont internes lentreprise et les solutions sont externes ( Etude de march externe ) . Comme en marketing vente , lacheteur tabli une segmentation et opre un ciblage des fournisseurs en fonction de produits acheter et non , des clients en fonction des produits vendre .

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Lachat amont
Le concept marketing et marketing achats :

Cette stratgie dbouche, comme en marketing vente, sur un MIX ACHATS

LES 4 P du MIX ACHATS :
PRIX : Dtermination de la stratgie de ngociation PRODUIT : Dtermination des caractristiques du produit PLACE : Dfinir les modes de rception , dlais, quotit, mode de transport etc PUBLICITE : Consiste faire connatre nos besoins sur le march fournisseurs

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MIX MARKETING : LE PRIX

Elments constituant le prix

tarif remise conditions de paiement

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MIX MARKETING : LE PRIX

FORMATION DES PRIX

Le prix dun produit est tabli partir de deux lments:

Le cot qui est la somme des dpenses ncessaires sa fabrication et la vie de lentreprise; ces dpenses correspondent :

Aux matires premires Aux transports lnergie la main duvre directe Aux frais de structure et aux frais gnraux: force de vente, main duvre indirecte etc la marge bnficiaire.

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MIX MARKETING : LE PRIX

FORMATION DES PRIX

La loi du march, dtermine par:

Le cycle de vie du produit Le type de march concern La position du fournisseur sur ce march La politique produit de lentreprise fournisseur Les gains de productivit Lexprience acquise par le fournisseur

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Lachat amont

La segmentation des achats

La segmentation consiste dcouper les besoins de lentreprise ou grouper la liste des articles achets en classes homognes dachats que nous appelons des familles dachats ou segment technologiques

Lefficacit de laction stratgique dpend en grande partie de cette segmentation

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Lachat amont
Lachat amont est un ensemble de dmarches danticipation de lacte achat
Le marketing achats

Lachat amont
Llaboration des stratgies dachats

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Lachat amont
Les diffrentes tapes de lachat amont :

La segmentation des achats

lanalyse du march
la visualisation du portefeuille des achats

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Lachat amont

La segmentation des achats

La segmentation consiste dcouper les besoins de lentreprise ou grouper la liste des articles achets en classes homognes dachats que nous appelons des familles dachats ou segment technologiques

Lefficacit de laction stratgique dpend en grande partie de cette segmentation

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Lachat amont

La segmentation des achats

Le segment achat ou la famille dachat est dfinie comme un ensemble homogne de produits , dactivits ou services reprsent par un march fournisseur spcifique et pour lequel il est possible de formuler une stratgie dachats

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Laspect oprationnel du processus achats

Expression besoins

Analyse du march

Dfinition de la stratgie dachat

Consultation

Ngociation

Contractualisation

Lachat amant

Lacte achat

Le suivi

Livraison

Le paiement des fournisseurs

Le management des fournisseurs et des priphriques

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Lexpression des besoins

Les parties prenantes dans lexpression des besoins

Utilisateurs

Acheteur Prescripteur

Fournisseurs

March

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Lexpression des besoins

Lexpression du besoin permet de dterminer la nature du besoin de manire qualitative et quantitative .

La finalit de lexpression du besoin est dtablir un cahier de charge des charges qui sera remis aux fournisseurs consults

IL existe deux types de cahier de charge :

Cahier des charges techniques , document regroupant toutes les

caractristiques quon impose aux fournisseurs Cahier des charges fonctionnel ,

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Consultation et dpouillement des offres

La phase de consultation consiste :
Un prciblage des fournisseurs consulter
Choisir les moyens mettre en uvre ( consultations traditionnelle ou lectronique ) Etablir un dossier de consultation

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Consultation et dpouillement des offres

Le dpouillement des offres
Critres
PRIX DELAIS QUALITE GARANTIE FORMATION PENALITE DE RETARD NOTE DE SYNTHESE

pondration

F1

F2

F3

F4

25 15 30 10 10 10 100

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Consultation et dpouillement des offres

Le dpouillement des offres Exemple
Critres
PRIX DELAIS QUALITE

pondration

F1

F2

F3

F4

25 15 30

1000 DH 3 mois
Respect Cahier de charge

800 DH 1 mois
Des amlioration pour respect cahier de charge

2000 DH 15 jours
Des amlioration pour respect cahier de charge

1200 DH disponible
Plus deffort pour respecter le cahier de charge

GARANTIE FORMATION

10 10

1 an
Formation gratuite pour 4 personnes

2 an

6 mois
Formation gratuite de 2 personnes

8 mois

PENALITE DE RETARD NOTE DE SYNTHESE

10 100

200 DH/ jour

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Consultation et dpouillement des offres

Le dpouillement des offres Exemple
Critres
PRIX DELAIS QUALITE GARANTIE FORMATION PENALITE DE RETARD NOTE DE SYNTHESE

pondration

F1

F2

F3

F4

25 15 30 10 10 10 100

23 12
30

25 14
24

13 14,5 24 2,5 5 0 59

21 15
18

5 10 0 80

10 0
10

3,3 0 0 57,3

83

2me choix

1er choix

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Consultation et dpouillement des offres

Le dpouillement des offres Exemple
Le classement des fournisseurs ainsi obtenu permet de :
Dterminer la liste des fournisseurs avec lesquels lacheteur va ngocier Dterminer les objectifs de la ngociation Prparer la ngociation selon une mthodologie dtaille

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Evaluation des fournisseurs

IL Convient tout dabord de distinguer 2 types dvaluations de fournisseurs:

1) EVALUTION A PRIORI

1) EVALUATION A POSTERIORI

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Evaluation des fournisseurs

1)EVALUTION A PRIORI
Cette une valuation en vue dune cration au panel fournisseur . Plusieurs mthodes pourront tre utilises pour lvaluation dun mme fournisseur .

a . Evaluation financire du fournisseur

b . Evaluation des comptences du fournisseur c . Audit fournisseur

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Evaluation des fournisseurs

b ) Evaluation des comptences
Lvaluation financires des fournisseurs permet de sassure de la prennit , lvaluation des comptences permet de se faire une ide plus prcise de la qualit du produit et de la qualit de service . Cette valuation peut tre ralise de diffrentes faons : En adressant un questionnaire assez dtaill au fournisseur

En recueillant des informations sur le fournisseur auprs de ces clients

En lui rendant visite La visite chez le fournisseur doit tre prpare au pralable, et il est souhaitable quun technicien accompagne lacheteur lors de cette visite

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Evaluation des fournisseurs

c ) Audit fournisseur
La conduite dun audit fournisseur demande un investissement de temps plus important quune simple visite. Laudit fournisseurs nest justifi que dans les cas suivants:

Les clients exige de lentreprise quelle audit ses principaux fournisseurs

Lentreprise est certifie ISO

le choix des fournisseurs concernant un achat stratgique cas de la sous-traitance

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Evaluation des fournisseurs

1)EVALUTION A POSTORIORI
Cette une valuation rentre dans la cadre de la mesure de la performance Fournisseurs qui permet de vrifier que le fournisseur respecte bien ses engagement . La mesure de la performance va de pair avec la rduction du panel

fournisseur .

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Evaluation des fournisseurs

1)EVALUTION A POSTORIORI
La mesure de la performance fournisseur est base sur les critres suivants:

a . Evaluation de la qualit b . Evaluation du prix

c . Evaluation du dlai
d . Evaluation du service rendu

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Evaluation des fournisseurs

1)EVALUTION A POSTORIORI
La mesure de la performance fournisseur pourra avoir lieu chaque semestre, lensemble des personnes concernes devra participer lvaluation des fournisseurs . On runira gnralement : lacheteur lapprovisionneur

le rceptionneur
lutilisateur le responsable qualit ventuellement Chacun des critres dtermins devra tre not de 1 5 de la faon suivante:
Acceptable = 1 , insuffisant = 2 , Correct = 3 , satisfaisant = 4 , irrprochable=5

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Les Incoterms dans lacte achat

International Commercial Terms Ils ont pour but de rgler : la rpartition des frais ; le transfert des risques ; durant le transport, entre le vendeur et lacheteur.

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