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So ferramentas cada vez mais importantes para os objetivos da comunicao empresarial, do ponto de vista institucional e de gerao de negcios.

Por meio deles, as corporaes podem apresentar suas propostas diretamente a um pblico qualificado, com a garantia de retorno das aes de comunicao e marketing.

Brunch Seu horrio entre s 10 e as 15 horas. Em geral, no se serve bebidas alcolicas, no entanto, possvel servir Bloody Marys e/ou screewdriver (coquetel de suco de laranja e vodka). Serve como evento de apoio para visitas empresariais, inauguraes de salas e placas e convenes.

Happy hour Ocorre no final da tarde. So servidos usque e outras bebidas alcolicas, acompanhadas de pats e salgados finos. Apia eventos como visitas empresariais e convenes.
Coquetel O horrio mais comum noite, aps s horas. Normalmente este evento apia inauguraes espaos, vernissages (preview, abertura de mostras exposies), abertura de simpsios e abertura congressos. 20 de ou de

Conferncia Exposio feita por autoridade em determinado assunto para grande nmero de pessoas. mais formal que a palestra e exige a presena de um presidente de mesa para conduo dos trabalhos, afinal so feitas perguntas identificadas.
Palestra Mtodo de discusso mais antigo e tradicional. Pressupe uma preleo acompanhada de intenso perodo de perguntas e debates com a platia, buscando concluses.

Concurso Disputa entre diversos concorrentes de um prmio, um emprego, etc. Provas pblicas de matrias cientficas, literrias, artsticas, etc, prestadas pelos candidatos a determinados empregos ou concesses.
Feira, Salo Eventos geralmente de carter comercial. A diferena entre eles est no local a ser realizado. Uma feira pode ser um evento tanto aberto quanto fechado, enquanto que o salo costuma ser um evento fechado. A forma como so expostos os trabalhos em ambos os eventos tambm um pouco diferente. Nas feiras h barracas, quiosques ou estandes.

Mostra, Exposio Podem ser utilizadas como atrao assessria, mas tambm podem ser o evento principal. A mostra constitui uma forma clara e rpida de apresentar fatos relativos a companhia.
Workshop Tambm promove o aprendizado, mas o termo (loja de trabalho) indica a proposta de idias e como concretiz-las. mais voltado para o experimental.

Entrevistas coletivas e individuais No preparo de qualquer entrevista, deve-se com antecedncia definir/saber com o entrevistador a pauta de perguntas. Em entrevistas individuais, algumas assessorias solicitam antecipadamente ao reprter o roteiro da entrevista.
Debate Discusso exclusiva entre dois oradores devidamente comprometidos a defender um ponto de vista em torno de determinado assunto, participando a audincia somente com aplausos ou protestos no formais.

Frum Reunio baseada na busca da participao intensa da platia, preferencialmente numerosa. A idia sensibilizar a opinio pblica sobre determinados problemas sociais.
Conveno Pode ser de vendas, lanamento de produto/servio, congraamento e comemoraes. Reunio de profissionais da mesma rea.

Seminrio uma seqncia concentrada de atividades com o fim especfico de desenvolver capacidades, conhecimento e aprendizagem por meio do trabalho de treinadores especializados.
Simpsio uma reunio de especialistas de alto renome, sob a direo de um moderador para apresentao de tema de grande interesse e geralmente de carter cientfico, a uma audincia selecionada.

Congresso Restrito a ambientes associativos com discusses de assuntos de interesse especfico de um segmento profissional.
Painel Reunio essencialmente questionadora em que resumido para um grande grupo o teor de apresentaes feitas por pequeno grupo. Show Reunio de pblico diverso para assistir a artistas.

Festival (show) Reunio de vrios artistas para um


pblico diverso.

Festival (hobbie) Reunio de aficionados em determinado hobbie para exibies.

Festival (arte) Reunio de artistas de cinema/msica/artes plsticas/televiso/etc. para mostras e disputas.

Sugestes prticas

Elaborao do contedo (assunto/tema/etc.). Recursos. Contratao de palestrantes/artistas/etc. Local e estrutura (locao/adaptao/etc.). Segurana e licenas (Polcia Civil/Polcia Militar/Bombeiros/etc.). Marketing e divulgao:
Peas/anncios Mdias Telemarketing E-mail marketing Site de apoio (hot site) Convites

Assessoria de Imprensa. Gerenciamento de convites e inscries. Captao de cotas de patrocnio e apoio de empresas. Equipe/profissionais (banco de dados). Transmisso (TV, rdio, internet).

Equipe. Estrutura do local (acessos, sadas, banheiros, etc.). Sala/camarim dos palestrantes/artistas/etc. Recursos para problemas de ltima hora. Gerenciamento de materiais. Gerenciamento de chegada. Gerenciamento de coxia. Gerenciamento de segurana. Assessoria de Imprensa. Site de apoio (hot site). Transmisso (TV, rdio, internet).

Assessoria de Imprensa Pesquisa de satisfao Marketing (e-mail marketing) Site de apoio (hot site)

O qu? Para qu? Qual o resultado final desejado? Para quem? Onde? Como? Quando? Quem faz o qu? Que recursos? Concorrncia?

O qu? Para qu?

Definio do que se pretende fazer e de quais so os resultados finais a alcanar (metas). Definir roteiro com descrio das etapas. Responsveis por etapa. Cronograma, com tempos bem definidos. Fluxo dos convidados (entrada, passagem, sada,..alternativas de segurana) e grficos de disposio de elementos.

Para quem?

Definio do universo de convidados (geral ou segmentado).


SMS E-mail Impresso

Mensagem do convite (no esquecer as informaes essenciais: data, hora, local). Prazos de envio. Anncios em mdias de massa. Sites ou hot sites Indicar acessibilidades ao local (carro, nibus, estacionamentos)

Carta personalizada para contatos formais Pblico em geral

Para quem?

Lista segmentada de jornalistas. Convite (antecipado) com press-release (curto, incisivo). Informao para as agendas e recall dos convites com 72 horas de antecedncia. Pasta de imprensa (press-kit na chegada) resumos, informaes ou documentao acessrias, imagens, etc.) Lugares reservados para jornalistas (cuidar para receberem o melhor som). Prever momento para fotgrafos (cuidar do enquadramento para fotografias). Garantir contato com os artistas/palestrantes/etc aps o evento, mas sem constranger artistas/palestrantes/etc, convidados vip ou os prprios jornalistas.

Quem faz o qu?

Quem faz o qu? Quem coordena. Reunir competncias diversas: relaes pblicas, operao som/luz/computador, comunicao... Roteiro bastante detalhado. Mecanismo de inter-comunicao (do gesto/olhar, mensagem, ao sussurro, ao walkie-talkie...) Reunies:
De arranque e planeamento De monitorizao da preparao De vspera (ensaios/testes) De pr-execuo (uma hora antes do incio da operao) De avaliao

Onde? Como? Quando?

Prever uma zona de acolhimento. As boas-vindas so o primeiro passo para transformar um evento num acontecimento super... Colocar indicaes bvias no trajeto at a sala/salo/pista de dana/etc. Entrega de programa, de bloco/caneta (se aplicvel), de materiais informativos gerais, de identificador. Registrar as presenas (pedir contatos para Banco de Dados, por exemplo, e-mail). Sala de acolhimento para convidados especiais enquanto se espera comear.

Onde? Como? Quando?

Disposio da sala (sentados/de p, plateia, semicrculo, crculo). Canais de circulao (pblico e convidados): meio, lados, orientados pelas portas, porta de acesso especial para convidados. Clculo da capacidade para gesto de entradas (lotao). Cadeiras (conforto, rudo, distncia). Clima do evento
Temperatura (calor ou frio mata um evento). Arejamento.

Iluminao (natural/artificial).

Garantir destaque para centro do evento. Projeo (suficientemente legvel da ltima fila) Operador ou apoio tcnico sempre presente. Apresentaes previamente instaladas e testadas.

Onde? Como? Quando?

Verificao de extintores mais prximos. Sadas de emergncia desimpedidas. Contatos de Bombeiros e polcia em local acessvel. Garantir vigilncia do circuito de trnsito com ateno a qualquer elemento estranho. Protocolo de ao para indisposies, desmaios, etc.

Onde? Como? Quando?

Verificar existncia de WC prximos, bem indicados e limpos. Garantir a higiene (antes, durante e depois) No falhar pormenores: papel higinico, sabonete, toalhas de papel, lixo. Ter alternativas identificadas em caso de avarias, lotao.

Onde? Como? Quando?

Tudo deve ser testado duas vezes, uma das quais 30 minutos antes.
O som deve ser testado um minuto antes de comear, ligando os microfones.

Os movimentos mais complexos devem ser ensaiados (trajetos, etc).

Onde? Como? Quando?

Precedncias:
6 4 2 1 Mesa 3 5 7

Plateia

Onde? Como? Quando?

No centro da mesa fica o convidado mais importante. O anfitrio pode ficar direita do n 1 ou no ltimo lugar. Para usar da palavra, comea o anfitrio e vai por ordem ascendente de importncia.

Um apresentador declara aberta a sesso, d as entradas a cada orador e d por encerrada a sesso.

Depois do convidado principal (ltimo a falar), mais ningum intervm.

Onde? Como? Quando?

Cumprimento do roteiro. Ateno ao ritmo e tempo. Comunicao entre a equipe. Importncia essencial dos fatores de conforto e de comunicabilidade: som, luz, ar, leitura dos materiais projetados, etc.

Onde? Como? Quando?

Pouca participao >> chamar figurantes... Excesso de participantes >> retirar cadeiras para dar lugar em p, abrir portas para criar clareiras de audio fora de portas... Falha de conferencistas >> o moderador sempre preparado para se ajustar a novos formatos de sesso. Falha de som e de audiovisuais >> microfones suplentes, verificao de ligao de cabos, pilhas adicionais, porttil, alternativo Falha de eletricidade >> sadas de emergncia, luz de emergncia...

Recursos?

Plateia: cadeiras reservas. Palco: mesa e cadeiras reservas. Audiovisuais: projetor, tela, sistema de som. Computador porttil. Bandeiras. Cenrio de fundo. Plantas e flores. Placas comemorativas. Bastidores e mesa de apoio para a organizao. guas e copos para conferencistas. Identificadores de dupla face para conferencistas.

Recursos?

Microfones com/sem fios (pilha/carga); direccionais ou de espectro largo; on-off bem conhecido,... Ps e suportes capacidade de ajustamento. Amplificador e colunas (PA). Efeito de abafamento sala com pblico abafa o som; necessrio compensar. Feed-back retro-alimentao: o som das colunas est entrando nos microfones??? Rudos parasitas. Microfonia. Operador sempre presente para monitorar o som (junto a mesa de som).

Recursos?

Do espao:

Sbria ou carregada? Com referncias imagem corporativa (cartaz, logotipo..)? Sem nada que distraia? Plantas (base da mesa)? Flores (em cima da mesa... que no tapem, nem incomodem)?

Mesa:

Recursos?

Materiais de apoio: auscultadores, gabinetes de traduo. Indicao dos canais por lngua. Disponibilizao de textos (quando existem) para facilitao do trabalho dos tradutores. Avisar conferencistas para falarem + lento.

Concorrncia?

Verificao prvia de:


Datas incompatveis ou inconvenientes. Outros eventos agendados na mesma rea temtica. Outros eventos de grande impacto miditico Greves