Compañía Magnolia Systems.

Sistema Magnolia PdV

Proyecto desarrollado mediante la conjunción del conocimieto en las tecnologías de

información y el control financiero y administrativo de emprendedores jóvenes
mexicanos.
 El Problema

La idea para realizar este proyecto nace al observar las

dificultades que se presentan para llevar a cabo un eficiente
control de las finanzas en las pequeñas y medianas
empresas dedicadas al comercio, en las que podrían
enmarcarse:

•Almacenes de abarrotes.
•Tlapalerías
•Refaccionarias
•Farmacias
•Etc.
Nos hemos percatado de que gran parte de los pequeños y medianos
comercios registra sus ventas apuntándolas en papel. Para realizar un
chequeo del inventario coteja las ventas de sus productos con los registros
de las entregas que le proporcionan sus proveedores. El flujo de dinero lo
verifica de una forma similar. Dicha actividad es susceptible a fallas. Una
considerable cantidad de problemas se pueden presentar con esta forma de
manejar al comercio, algunos ejemplos son:
– El desconocimiento de los artículos que están por agotarse o por
caducar.
– Una forma inadecuada de realizar las devoluciones de artículos a los
clientes del comercio.
– Susceptibilidad al manejo inadecuado del dinero por parte de los
empleados.
– Una ineficiente forma de atender a los clientes del comercio.
– Entre otros.

Dichos fallos causan fugas de dinero y un indeseable trato con los clientes
y empleados del comercio.
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 El Mercado

•Las MPyMEs constituyen un 90% de las empresas establecidas en el país.

•Contribuyen con el 40% de la inversión y el PIB nacionales.
•Generan el 64% de los empleos.
•El crecimiento de las MPyMEs es constante debido a que gran cantidad de
personas optan por formar su propio negocio.

Nos hemos percatado que gran parte de los comercios que se encuentran
bajo el estrato de las MPyMEs realizan una alta cantidad de ventas, con un
control ineficiente de sus actividades, por lo que los propietarios de dichas
empresas buscan soluciones a sus problemas.
 La Solución
Magnolia PdV es un sistema que lleva a cabo el control de las distintas
actividades realizadas en un comercio.
El acceso al sistema es mediante la autentificación de usuarios, por lo que los
accesos a las distintas funcionalidades del sistema los define el
administrador. Se contemplan dos tipos de usuarios:

– El administrador, el cual tiene acceso a todas las funcionalidades del sistema.

– El usuario que maneja las funcionalidades que estipule el administrador
necesarias.

El sistema informa al administrador si existen artículos por agotarse o

agotados, así como también si está por caducarse algún artículo, los
parámetros referentes a la cantidad de artículos que deben estar en
existencia y cuantos meses antes de la fecha de caducidad del artículo
debe hacer la advertencia son definidos por el administrador.
En el sistema se registran los distintos artículos que maneja el negocio donde
se proporciona información referente al artículo.
El sistema realiza las ventas mediante el escaneo del código de barras de los
productos.
 El administrador puede verificar las ventas realizadas del por
distintas modalidades, por un día en específico, por un intervalo
de fechas, lo que va del día, lo que va de la semana, lo que va el
mes y por un corte en específico.

Las ventas se pueden almacenar en archivos de hojas de cálculos.

El sistema permite hacer devoluciones de productos validando que sea

un artículo con un número de lote que haya existido en el inventario.
El sistema informa sobre las devoluciones realizadas al
administrador, el cual puede eliminarlas o almacenarlas dicha
información en archivos de hojas de cálculo.

Se permite el registro de clientes a para contar con datos referentes a su

persona y si así lo elige el administrador aplicarle un descuento en
sus compras.

El sistema maneja las ofertas de los artículos las cuales las define el
administrador.
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El sistema maneja las entradas y salidas de artículos de una ágil y
sencilla forma. El administrador del sistema tiene acceso a todos
los datos de los artículos mediante distintas formas, como puede
ser los siguientes:

• La información de la totalidad de los artículos registrados en el

sistema.
• Los artículos correspondientes a un departamento.
• Los artículos correspondientes a un proveedor.
• Un artículo en específico, realizando el acceso al mismo por su
código de barras o por el nombre del artículo.

El sistema permite al administrador la modificación de la información

de los artículos o su eliminación del sistema.

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El sistema maneja los cortes de las ventas para llevar a cabo un eficiente
control, los cortes contienen la información de todas y cada una de las
ventas que se realizan en determinado corte, dicha información consta de
los siguientes datos:
• La persona que realizó la venta.
• Todas las ventas que se realizan incluyendo que y cuantos productos así
como también el precio de cada artículo.
• La fecha y hora de cada venta.
• El total del cobro de la venta.
• El efectivo con el que se paga la venta.
• El cambio de dinero, si se aplica, que se le entrega al cliente.
• En caso de ser un cliente registrado el que haga la compra es informado
por el sistema.

El sistema permite el registro de los clientes, a los cuales se les puede aplicar
un descuento en sus compras.

Se permite la verificación de la información, por parte de los usuarios, de los

datos de los artículos en el caso de que solamente se le quiera brindar al
cliente información como el precio de los artículos u ofertas del mismo.

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Cabe señalar que todos los datos proporcionados al sistema pasan por
una verificación para prevenir errores humanos. Tambien cuenta
con distintas herramientas que facilitan el manejo del programa y se
está desarrollando un apoyo para el manejo del sistema en forma
de ‘ayuda’ en cada funcionalidad.

El sistema se ejecuta en un navegador de internet debido a que está

desarrollado en el lenguaje PHP, Javascript y html y una base de
datos de MySql. Por lo que el sistema podrá funcionar instalándolo
en un solo equipo de computación o en un equipo de computación
que funcione como servidor al cual accedan los equipos que estén
conectados. Cabe señalar que todas estas herramientas son de
licencia libre o gratuita.

El sistema puede desarrollarse y funcionar en sistemas operativos

como Linux, Sun, MacOs, Windows, entre otros.

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• En lo que al hardware se refiere, los requerimientos mínimos para
que el sistema puede desarrollarse y funcionar es una computadora
con 512 Mb en memoria ram, un procesador de 1.5 gbps y una
unidad de almacenamiento de 20 gigabytes.

• El proceso de desarrollo del sistema no genera residuos.

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 Competencia.

Los sistemas de punto de venta existentes en el mercado son de un

complejo manejo además de que la asesoría para los usuarios no
cubre todas las necesidades de los mismos.

Dichos sistemas están desarrollados en plataformas tecnológicas

distintas, por lo que, actualmente no existe un sistema como Magnolia
PdV que se ejecute en un servidor.

El sistema My Bussiness Pos debe ejecutarse en el sistema operativo

de Windows, lo que implica un gasto mayor para los usuarios de
puntos de ventas.
 Equipo Gerencial
Coordinador del desarrollo del sistema.
Marco Tulio Rosas Romero.
Ingeniero en Computación.

Coordinador de la administración de la empresa.

Julian Javier Tlacomulco Flores.
Flores
Estudiante Universitario de Economía. ITESO.

La junta directiva de Magnolia System se formará por coordinadores de cada una

de las áreas de trabajo.
Con el consenso de cada uno de los integrantes de la mesa directiva se tomarán
las decisiones concernientes a la compañía Magnolia System.
 Propuesta de Inversión
El sistema puede concluirse con dos desarrolladores de software,
que cuenten con el dominio de las herramientas de programación
mencionadas, en un lapso de 6 meses, el sistema lleva un tiempo de
desarrollo de seis meses por un programador.

Si así lo requiere el cliente, el inventario de los artículos de un

comercio con aproximadamente 500 artículos distintos, llevaría 40
horas su realización, con dos capturistas y el apoyo de una persona
perteneciente al comercio en el que se implementará el sistema para
que brinde información con respecto a los artículos en cuestión.

Dos personas se encargarían de la mercadotecnia y difusión del

sistema.

Se requieren 3 equipos de cómputo de escritorio, para el desarrollo

del sistema, 3 equipos de cómputo portátil, un no-break, y una
impresora a color.
Las actividades a realizar serán cubiertas por los integrantes de la
compañía.

El expandir nuestra prescencia en el mercado será una de las

actividades primordiales en las labores de Magnolia System así
como también mantener en un constante proceso de modernisación
al sistema Magnolia PdV

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 Información de base actual de
clientes

Actualmente el sistema está en funcionamiento en dos

farmacias “Farmacias del Doctor Lares” ubicadas en la
colónia Jalisco y Zalatitán del municipio de Tonalá.