Gerencia De Proyectos

Jose Trompiz jtrompiz@gmail.com @josetrompiz

Definicin


Qu es un proyecto?


Logro de objetivo, optimizando el tiempo, la calidad y el costo. Es un esfuerzo temporal emprendido para crear un producto o servicio nico. Ejecucin de tareas para cumplir metas (objetivos a corto plazo) en tiempos definidos, requiriendo diferentes recursos, habilidades y destrezas. Solucin de problemas

Implica


Conceptos y caractersticas
Ejecucin de un proceso complejo
Proyectos distintos Recursos limitados Ritmo acelerado Incertidumbre cambios Actividades no repetitivas secuenciales e interdependientes RRHH especializados Grupos de trabajo Satisfaccin del cliente Compromiso calidad tiempo y costo

Realizado en fases

El resultado es un proyecto

Ciclo de vida


Conceptualizacin:
  

Necesidad del proyecto. Definicin de metas y requerimientos. Establecimiento de fechas claves. Objetivos. Recursos requeridos. Plan maestro del proyecto. Organizacin.

Definicin:
   

Ciclo de vida


Desarrollo:
 

Asignacin de recursos. Ejecucin (Factibilidad, ingeniera, procura, construccin). Establecimiento de fechas claves. Aceptacin provisional.


Culminacin:


Pruebas, arranque y puesta en marcha.

 

Aceptacin definitiva. Transferencia de recursos a otras organizaciones.

Proyectos vs. Leyes de Murphy

  

Ningn proyecto es tan simple como parece. Todo proyecto lleva mas tiempo que el estimado. Si algo puede salir mal, seguramente saldr mal. Si hay varias cosas que pueden salir mal, saldr mal la que mas afecte el proyecto. La aparicin de problemas en alguna parte implica problemas en otras partes. La situacin empeora bajo presin. No tomar correctivos implica problemas mayores. Si todo est bien implica que algo se olvid.

  

Causas de fracaso en proyectos

      

Inadecuada definicin de los requerimientos. Fallas en la estimacin de recursos. Metas muy ambiciosas. Tcnicas inadecuadas al tipo de proyecto. Fallas en las comunicaciones. Inadecuada definicin de roles y responsabilidades. Cambios frecuentes de los integrantes de los equipos. Inadecuada o ausencia de planificacin y control.

Factores que ayudan al xito en proyectos



Seleccionar los procesos apropiados dentro de los Grupos de Procesos de la Direccin de Proyectos que sean necesarios para cumplir con los objetivos del proyecto Usar un enfoque definido para adaptar las especificaciones del producto y los planes de tal forma que se puedan cumplir los requisitos del proyecto y del producto Cumplir con los requisitos para satisfacer las necesidades, deseos y expectativas de los interesados Equilibrar las demandas concurrentes de alcance, tiempo, costes, calidad, recursos y riesgos para producir un producto de calidad.

El contexto de la gerencia de proyectos

El Contexto De La Gerencia De Proyectos

 Fases

y ciclo de vida de un proyecto.  Actores de un proyecto.  Influencias organizacionales.  Habilidades claves de la gerencia.  Influencias socioeconmicas.

reas de experiencia requeridas en Proyectos

Fundamentos de la Gerencia de Proyectos

Guia del PMBOK

Habilidades Interpersonales Conocimientos, normas y regulaciones del rea de aplicacin

Fuente: Gua de los Fundamentos de la Direccin de Proyectos (Gua del PMBOK) Tercera Edicin

Fases de un proyecto
Cada fase de un proyecto est marcada por el cumplimiento de una o ms entregas. Las entregas, y de all sus fases, son parte de una secuencia lgica, generalmente diseada para asegurar la apropiada definicin del producto del proyecto.  La conclusin de una fase est normalmente marcada por una revisin, tanto de las entregas claves como del desempeo del proyecto.


Ciclo de vida de un proyecto

 El

ciclo de vida de un proyecto define su inicio y su fin, incluyendo su transicin de una fase a otra.
Nivel de Personal y Costo Fase Inicial Fases Intermedias Fase Final

Inicio

Tiempo

Fin

Secuencia del ciclo de vida de un proyecto

Idea Entradas Fase Salidas de Gerencia de Proyectos Producto entregable del proyecto Equipo de Gerencia del proyecto

Inicial
Acta Enunciado del Alcance

Intermedias
Plan Lnea base Aceptacin

Final
Aprobacin Entrega Producto

Avance

Proyecto De Adquisicin De Armamento

Determinacin de la necesidad de la misin Fase 0 Exploracin de concepto y definicin Fase 1 Demostracin y validacin Fase 2 Desarrollo de ingeniera y manufactura Fase 3 Produccin y entrega Fase 4 Operaciones y soporte

Hito 0 Aprobacin del estudio conceptual

Hito 1 Aprobacin del concepto

Hito 2 Aprobacin del desarrollo

Hito 3 Aprobacin de la produccin

Hito 4 Aprobacin de modificaciones mayores (Si se requieren)

Proyecto de construccin
Operacin plena 100% Porcentaje de cumplimiento Instalacin casi completa

Decisin Si o No

Contratos Principales

Etapa 1

Etapa 2 Planificacin y diseo Diseo bsico Cronograma y costo Trminos y condiciones contractuales Planificacin detallada

Etapa 3

Etapa 4

Factibilidad Formulacin del proyecto Estudios de factibilidad Estrategia de diseo y aprobacin

Produccin Encendido e Manufactura inicio Entrega Pruebas finales Obras civiles Mantenimiento Instalacin Pruebas

Proyecto de desarrollo de software

Evaluar
Entrega Prueba Evaluacin Evaluacin Anlisis de riesgo

Identificar
Soporte de Operacin y produccin Requerimientos unitarios Requerimientos de subsistemas Requerimientos del sistema Requerimientos del negocio Prueba del concepto Primera versin Diseo conceptual

Diseo lgico Diseo fsico Diseo final

Segunda versin Versin final

Construir

Disear

Actores de un Proyecto


Son los individuos u organizaciones involucrados de una manera activa en el desarrollo y ejecucin del proyecto. Se incluyen aquellos cuyos intereses puedan ser afectados positiva o negativamente por el proyecto. Algunos actores pueden ser:
   

Gerente del proyecto. El cliente. Organizacin ejecutora. Promotor.

Influencias organizacionales
 Sistemas


organizacionales.

Organizaciones basadas en proyectos.

Organizaciones que ejecutan proyectos para otras.  Organizaciones que han adoptado la gerencia por proyectos.


Organizaciones no basadas en proyectos

Estructuras organizacionales
Tipo organizacin Matriz Fuerte
Moderada a alta

Funcional Caractersticas de Dbil Balanceada Proyecto Autoridad del Gte. Baja a Poca o ninguna Limitada moderada de Proyecto % desempeo del personal asignado Virtualmente 0 25% 15 60% nulo completamente al proyecto Rol del Gte. de Tiempo Medio tiempo Medio tiempo completo Proyecto Ttulos para el rol Coordinador de Coordinador Gerente de de proyecto/ proyecto/ proyecto/ Lder de Gte. de Lder de Funcionario de de proyecto Proyecto proyecto proyecto Personal Medio tiempo Medio tiempo Medio tiempo administrativo en Gcia. de Proyecto

Proyectizada
De alta a casi total

50 95%

85 100%

Tiempo completo Gerente de proyecto/ Gerente de programa Tiempo completo

Tiempo completo Gerente de proyecto/ Gerente de programa Tiempo completo

Organizacin funcional
Director Ejecutivo Coordinacin de Proyectos

Gerente Funcional

Gerente Funcional

Gerente Funcional

Personal Personal Personal

Personal Personal Personal

Personal Personal Personal

Personal involucrado en actividades de proyectos

Organizacin matriz dbil

Director Ejecutivo

Gerente Funcional

Gerente Funcional

Gerente Funcional

Personal Coordinacin de Proyectos Personal Personal

Personal Personal Personal

Personal Personal Personal

Personal involucrado en actividades de proyectos

Organizacin matriz balanceada

Director Ejecutivo

Gerente Funcional

Gerente Funcional

Gerente Funcional

Personal Coordinacin de Proyectos Gerente de proyecto

Personal Personal

Personal Personal

Personal

Personal

Personal

Personal involucrado en actividades de proyectos

Organizacin matriz Fuerte

Director Ejecutivo

Gerente de Gtes. de Proyectos Gerente de proyecto Coordinacin de Proyectos Gerente de proyecto Gerente de proyecto

Gerente Funcional

Gerente Funcional

Gerente Funcional

Personal

Personal

Personal

Personal

Personal

Personal

Personal

Personal

Personal

Personal involucrado en actividades de proyectos

Organizacin proyectizada
Director Ejecutivo Coordinacin de Proyectos Gerente de proyecto

Gerente de proyecto

Gerente de proyecto

Personal Personal Personal

Personal Personal Personal

Personal Personal Personal

Personal involucrado en actividades de proyectos

Habilidades de la Gerencia


Deben cubrir, entre otros tpicos :



 

Finanzas y contabilidad, ventas y mercadeo, investigacin y desarrollo, manufactura y distribucin. Planificacin estratgica, tctica y operacional. Estructura y comportamiento organizacional, administracin de personal, compensacin, beneficios y patrones de carrera. Relaciones laborales a travs de motivacin, delegacin, supervisin, formacin de equipos, manejo de conflictos.

Habilidades de la Gerencia
 Entre

las habilidades claves para ejecutar proyectos se incluyen:

    

Liderazgo. Comunicacin. Negociacin. Solucin de problemas. Nivel de influencia en la organizacin.

Influencias socioeconmicas
 Incluyen

un amplio rango de tpicos y asuntos que pueden agruparse en los siguientes grupos:
  

Estndares y regulaciones. Internacionalizacin. Influencias culturales.