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Cours Informatique Documentaire


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Plan


Notions de documents Structure et formats normaliss de documents structurs (SGML, HTML, XML) Indexation et recherche dinformation Gestion lectronique de Documents Le document au centre des systmes Workflow La nouvelle re : Le Knowledge Management
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Gestion Electronique de Documents


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Plan : Gestion Electronique de Documents


 

Introduction Projet dimplmentation dune GED


Dfinition et Mise en place Lanalyse dune offre Justification conomique dune GED

Les principales fonctionnalits


Acquisition Reconnaissance des Documents Indexation des documents Stockage et restitution Diffusion et consultation

 

Les diffrentes catgories et solutions de la GED Conclusion


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Introduction


Les donnes publies lectroniquement croissent de manire exponentielle.


Il est difficile demmagasiner intelligemment ces donnes. La GED annonait le tant attendu zro-papier. Avec les nouvelles technologies, la GED atteint une nouvelle dimension (capacit de stockage, la diffusion, rseaux).

GED dsigne un procd informatis visant organiser et grer des infos et des DE au sein d'une organisation.
met en uvre des systmes d'acquisition, de classement, de stockage, d'archivage des documents (exemple dutilisation : la numrisation de masse de documents papiers). participe aux processus de travail collaboratif, permet un gain de temps et d'argent norme pour les organisations.

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Introduction


Place du document

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Projet dimplmentation dune GED




De la GED la GEIDE
En 1994, lacronyme GED volue vers GEIDE (Gestion Electronique dInformations et de Documents Existants)
afin dtendre le concept en introduisant la notion plus large de gestion dinformations Certains dtournent mme la terminologie pour lui faire pouser le concept trs en vogue de Gouvernance ce qui donne : Gouvernance Electronique des Ides et des Dcisions en Entreprise. Mais au-del des ides et des dcisions , ce sont bien les schmas organisationnels qui sont amliors ou fiabiliss par lintroduction GEIDE : Workflow

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Projet dimplmentation dune GED


La mise en place dune GED Lobjectif :


Dacqurir de nouvelles connaissances depuis des sources extrieures, Dorganiser linformation interne lentreprise et den faciliter la consultation, De mettre en place une base documentaire destine assister les utilisateurs


Laudit de dfinition
Objet gnral du projet de GED Analyse de lexistant Objectifs recherchs Echancier Budget Acteurs

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Projet dimplmentation dune GED




Analyse de loffre
Dresser une liste des fonctionnalits Configuration densemble Dfinition de larchitecture organisationnelle et du moteur dindexation Critres dvaluation

Justification conomique dune GED


Augmentation de la productivit Rduction des charges Amlioration des ressources Dvelopper soi-mme ou sous traiter ? Quelle valeur attribuer linformation, au sein de lorganisation ?
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Justification conomique dune GED

Le march de la GED atteint 1,1 milliard d'euros en 2008


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Chane dune GED

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Les principales fonctionnalits dune GED




Acquisition (capture, numrisation)


Lacquisition dsigne linterception et ventuellement la conversion des documents en provenance de diffrentes sources extrieures la GED/GEIDE :
Acquisition des tlcopies et des mails envoys et reus ; Numrisation de documents papier (avec un scanner) ; Capture des ditions des logiciels de gestion (spools, fichiers plats, documents PDF).

Tous les logiciels de GED/GEIDE ne couvrent pas lacquisition de sources dinformations aussi diversifies.

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Les principales fonctionnalits dune GED




Reconnaissance automatique de Documents


Le type de lecture/reconnaissance est fonction de la nature des documents concerns :
Reconnaissance de codes barres Reconnaissance dimages comme un logo; Reconnaissance et lecture de formulaires (questionnaires avec cases cocher).

Lecture Automatique de Documents (LAD)


un ensemble de technologies qui permet de segmenter et d'extraire, par reconnaissance optique de caractres (OCR), des informations textuelles sur des documents numriss de type formulaires structurs ou semi-structurs

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Les principales fonctionnalits dune GED




Indexation (indexation multicritre, classification) consiste classer le document en renseignant diffrentes catgories de classement gnralement qualifies de critres . Constitue la description du document et de son contenu en vue de faciliter son exploitation. On distingue ce titre : L'indexation par type L'indexation par concepts ou mots-cls

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Les principales fonctionnalits dune GED




L'indexation par type : elle offre une description formelle du document en utilisant ses mtadonnes (type, auteur, titre, source, date, etc.) dont le vocabulaire est standardis afin de permettre l'utilisation de ces mtadonnes par le plus grand nombre d'outils de recherche.

L'indexation par concepts ou mots-cls : elle vise plutt le contenu du document pour faciliter les oprations de recherche.

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Les principales fonctionnalits dune GED


Ex: une facture reue pourra tre classe la fois avec plusieurs donnes : date, le code ou le nom du fournisseur etc. Un seul et mme document peut donc tre class dans plusieurs catgories avec plusieurs mots cls, dates ou valeurs numriques. facilite les recherches et les rapprochements de diffrents documents. Ex : (montant, nom client) chques de paiement, la facture et le bon de commande.

les

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Les principales fonctionnalits dune GED




Stockage et restitution
Les solutions de GED/GEIDE propose un stockage des documents sur des supports +/- nombreux : CD/DVD, DD, serveur central, etc. Dans ce domaine le PDF sest impos comme standard technique en autorisant la lecture et limpression des documents. Le PDF/A, quant lui, est un PDF darchivage dfini par la norme ISO 19005-1 qui prcise comment assurer la conservation du document lectronique, indpendamment des systmes utiliss pour le crer, le stocker et lafficher.

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Les principales fonctionnalits dune GED




Diffusion et consultation
Les documents deviennent accessibles sur le rseau informatique ou lIntranet de lentreprise. Ils peuvent tre retrouvs et rassembls rapidement avec un moteur de recherche. Ce moteur effectue des requtes avec les mots cls, les dates, les montants et autres valeurs avec lesquelles les documents ont t indexs. Les documents collects sont consultables immdiatement sur l'cran de chaque utilisateur autoris. La consultation est gnralement ouverte un ensemble dutilisateurs du rseau ou de lIntranet de lentreprise. Laccs peut tre entirement scuris par un systme daccrditations qui dtermine qui a le droit de consulter tel ou tel document.
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Les diffrentes catgories et solutions de GED (1/5)




La Gestion Electronique Documentaire COLD


Computer Output on Laser Diskest utilis en rfrence aux applications de COM (Computer Output on Microfilm) car cest une technique qui se substitue celle de la micrographie. Ce type dapplication, appele Archivage Electronique dans les annes 80, est certainement la toute premire application de la GED. Elle permet de stocker et dindexer automatiquement lensemble des documents gnrs par des applications de gestion et destins limpression. Les documents concerns taient et sont encore: les tats comptables, les factures, les bulletins de salaire, les relevs de compte...

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Les diffrentes catgories et solutions de GED (2/5)




La Gestion Electronique Documentaire administrative


concerne gnralement ce quil est convenu dappeler la Gestion de Dossiers Electroniques et correspond au classement de documents administratifs divers et varis, souvent sous une forme dimage numrise. On trouve parmi ces documents des bons de commandes, des factures fournisseurs, des correspondances, des fax... Gnralement la GED Administrative fait partie dune application globale de gestion et permet lutilisateur daccder rapidement aux images des documents dont il a besoin, sans avoir se dplacer ou encombrer son bureau de dossiers physiques. Lapplication Damaris Laser Document System est un exemple de GED de ce type.

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Les diffrentes catgories et solutions de GED (3/5)




La Gestion Electronique Documentaire bureautique


La GED bureautique est illustre par les produits de Lotus et Microsoft. Ces produits sont en concordance avec les platesformes bureautiques classiques, qui se veulent de plus en plus communicantes dans un concept de travail en groupe (groupware). Les outils de GED bureautique permettent de manipuler des documents dans leur format bureautique dorigine (Word, Excel...), de centraliser leur classement sur un ou plusieurs serveurs, dchanger ces documents par messagerie lectronique... Bien souvent, ils intgrent aussi des fonctions de distribution et de tlcopie, dagenda lectronique...

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Les diffrentes catgories et solutions de GED (4/5)




La Gestion Electronique Documentaire documentaire


La GED Documentaire est directement issue de la recherche documentaire particulirement utilise dans le cadre dapplications du type bibliothque, documentation scientifique, ventuellement revue de presse. La GED a apport cette catgorie dapplications laccs limage du document physique ou encore laccs des photos (application de type photothque). Elle se caractrise principalement par ses mthodes dindexation et de recherche qui font le plus souvent appel des thesaurus, au plein texte (indexation et recherche en texte intgral) avec oprateurs de proximit, une recherche par concept et parfois un mode dinterrogation en langage naturel. Les moteurs de recherche sur Internet sont lune de ses applications.

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Les diffrentes catgories et solutions de GED (5/5)




La Gestion Electronique Documentaire technique


La GED Technique, aussi appele GED Mtier, concerne toutes les applications dans lesquelles le concept de Gestion Electronique de Documents est directement li une profession. Trs souvent, les documents manipuls sont dun format propre un mtier. Les plus nombreuses applications sont celles pour bureaux dtudes, pour la gestion de plans ou la gestion de la documentation technique sur un projet industriel particulier.

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Conclusion

Evolution du march de la GED aux USA et en Europe


1997 11.087 1998 13.217 1999 17.534 2000 22.725 2001 28.659 2002 35.061 2003 41.552

50 40 30 20 10 0

19 98

20 03

20 00

20 01

20 02

19 97

19 99

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Conclusion

Rpartition de la consommation de GED dans le monde


80 70 60 50 [%] 40 30 20 10 0 USA EUROPE ASIE

petites entreprises moyennes entreprises grandes entreprises

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Conclusion

Rpartition du chiffre d'affaire


70 60 50 40

[%]
30 20 10 0 USA EUROPE ASIE AUTRE

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Conclusion

March des ventes


35 30 25 20 [%] 15 10 5 0 COLD Workflow Document Document Reposity Component Management Management GED imageMicrographie/RAO

USA EUROPE ASIE

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