Curso de gestin de proyectos con financiamiento internacional

Provincia de San Juan, 15 de mayo de 2008

Administracin de Proyectos (Project Management)

Project Management Institute (www.pmi.org) PMBOK, 2004. Tercera Edicin

Parte 1

PROYECTOS

1. Finalidad 2. Que es un proyecto? 3. Qu es la direccin de proyectos? 4. Estructura del PMBOK 5. reas de experiencia 6. Contexto de la direccin de proyectos

FINALIDAD

 Identificar el subconjunto de fundamentos de la Direccin de Proyectos (DP) generalmente reconocido como buenas prcticas  Proporcionar y promover un vocabulario comn para analizar, escribir y aplicar la DP  Proporcionar una referencia fundamental a la DP, la gerencia y a los stakeholders (involucrados) del proyecto

QUE ES UN PROYECTO

Un proyecto es un esfuerzo temporal que se lleva a cabo para crear un producto, servicio o resultado nico.
 Temporal: Posee un comienzo y final definido  Productos, servicios o resultados nicos: Crea entregables nicos. Entregables son productos, servicios o resultados.

QUE ES UN PROYECTO

Un proyecto es alcanzar un objetivo y luego concluir. Vs. Una operacin es dar respaldo al negocio

QUE ES UN PROYECTO

Se usan para lograr el plan estratgico de la organizacin Surgen como resultado de:
 Una demanda de mercado  Una necesidad de la organizacin  Una solicitud del cliente  Un avance tecnolgico  Un requisito legal

QUE ES LA DIRECCIN DE PROYECTOS

 La aplicacin de conocimientos, habilidades, herramientas y tcnicas a las actividades de un proyecto para satisfacer sus necesidades  Se logra mediante la aplicacin e integracin de los procesos de: inicio, planificacin, ejecucin, seguimiento y control, y cierre.  El responsable de alcanzar los objetivos del proyecto es el Director del Proyecto

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Incluye:

QUE ES LA DIRECCIN DE PROYECTOS

 Identificar los requisitos  Establecer objetivos claros y realizables  Equilibrar las demandas concurrentes de calidad, alcance, tiempo y costos  Adaptar las especificaciones, los planes y el enfoque las diversas inquietudes y expectativas de los interesados (stakeholders)

?
1. Temporario 2. Comienzo y fin definidos

Pregunta

Todas las siguientes son caractersticas de un proyecto, con excepcin de:

3. Actividades interrelacionadas 4. Se repite a si mismo cada mes

Rta: 4

ESTRUCTURA DEL PMBOK

SECCIN I: Marco conceptual de la DP: proporciona una estructura bsica para entender la DP
 Captulo 1: Introduccin: define los trminos clave y proporciona una descripcin general del resto de la Gua del PMBOK  Captulo 2: Ciclo de vida del proyecto y Organizacin: Describe el entorno del proyecto

SECCIN II: Norma para la DP de un proyecto: especifica todos los procesos de DP que usa el equipo del proyecto para gestionar un proyecto
 Captulo 3: Procesos de DP para un proyecto: describe los 5 grupos de procesos de DP aplicables a cualquier proyecto y los procesos de DP que componen tales grupos

SECCIN III: reas de conocimiento de la DP: organiza los 44 procesos en 9 reas de conocimiento: Gestin de la integracin, alcance, tiempo, costos, calidad, recursos humanos, comunicaciones, riesgos y adquisiciones del proyecto.
(Captulos 4 al 13)

AREAS DE EXPERIENCIA

De la DP: estructura el desglose de trabajo, anlisis de camino crtico y la gestin del valor ganado Del equipo de la DP: comprender, usar los conocimientos y habilidades de al menos, 5 reas de experiencia:
     Fundamentos de la Direccin de proyectos Conocimientos, normas y regulaciones del rea de aplicacin Compresin del entorno del proyecto Conocimientos y habilidades de direccin general Habilidades intrapersonales

Fundamentos de la DP: Conocimiento de la metodologa PMI, superpuesta con otras disciplinas de direccin. Se componen de:
   Definicin del ciclo de vida del proyecto 5 grupos de procesos de DP 9 reas de conocimiento

CONTEXTO DE LA DP

La DP existe en un contexto ms amplio que incluye:

 Programas y Direccin de Programas: Un programa es un grupo de proyectos relacionados  Portafolio y gestin de portafolio: es un conjunto de proyectos o programas y otros trabajos, que se agrupan para facilitar la gestin efectiva de aquellos, a fin de cumplir con los objetivos estratgicos del negocio  Subproyectos: Con frecuencia, los proyectos se dividen en componentes o subproyectos ms fciles de gestionar

CONTEXTO DE LA DP

Oficina de Gestin de Proyectos (PMO):

 Centraliza y coordina la direccin de proyectos  Supervisa la DP, programas o una combinacin de ambas  Pone nfasis en la planificacin y ejecucin de proyectos y sub-proyectos vinculados con el objetivo de negocio  Proporciona desde funciones de respaldo hasta la direccin y responsabilidad para lograr los objetivos del proyecto

Pregunta

Usted administra la aprobacin de un nuevo medicamento en el mercado, ud. Cumple el rol de:
1. Gerente funcional, ya que ud. Tiene buen conocimiento del funcionamiento de la industria farmacutica 2. Gerente de proyecto, ya que ud. Est creando un producto nico con planificacin de tiempo especfica 3. Gerente de operaciones, ya que ud. Realiza diferentes tareas repetitivas 4. Gerente de Programa, ya que ud. Tiene que administrar diferentes subproyectos pata hacer su trabajo.

Rta: 2

Administracin de Proyectos (Project Management)

Project Management Institute (www.pmi.org) PMBOK, 2004. Tercera Edicin

Parte 2

METODOLOGA PMI
1. Ciclo de vida del proyecto y del producto 2. Grupos de procesos 3. Procesos de iniciacin 4. Procesos de planificacin 5. Procesos de ejecucin 6. Procesos de supervisin y control 7. Procesos de cierre

CICLO DE VIDA DE PROYECTO Y DEL PRODUCTO

Ciclo de vida del producto

Relacin entre ambos

Operaciones

Disposicin

Plan de negocios

Ciclo de vida del proyecto

Producto

Idea

Inicio

Planificacin

Ejecucin

Cierre

Supervisin y control

GRUPOS DE PROCESOS

Para producir un entregable de calidad, se debe equilibrar las demandas de:  Tiempo  Costos  Alcance  Calidad  Satisfaccin del cliente  Riesgos

GRUPOS DE PROCESOS

 Los procesos de DP, describen qu hacer para administrar un proyecto mientras que el ciclo de vida de un proyecto, describe el trabajo involucrado en un proyecto

 Se documenta la informacin necesaria para: Iniciar, planificar, ejecutar, supervisar y controlar, y cerrar un proyecto

 Los procesos de la DP han sido reconocidos como buenas prcticas para la mayora de los proyectos, la mayor parte del tiempo

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Ciclo de vida del proyecto

GRUPO DE PROCESOS

Procesos de Planificacin Procesos de Inicio Procesos de Ejecucin Procesos de Cierre

Procesos de Supervisin y control

GRUPOS DE PROCESOS

Lmites del proyecto

Iniciador / Patrocinador del proyecto Entradas del proyecto

Productos entregables

Usuarios finales Ejecucin Cierre

Inicio

Planificacin

Supervisin y control

Activos de los procesos

Registros del proyecto

Procesos del PMBOK

PROCESOS DE INICIACIN

Acta de constitucin del proyecto  Documento emitido por el iniciador o patrocinador del proyecto que autoriza formalmente un proyecto, y nombra al director de proyectos para aplicar los recursos a las actividades del proyecto
Contrato Enunciado del trabajo del proyecto Factores ambientales de la empresa Activos de los procesos de la organizacin Desarrollar el Acta de Constitucin del Proyecto Acta de Constitucin del Proyecto (Project Charter)

PROCESOS DE INICIACIN

Enunciado Preliminar del Alcance del Proyecto  Descripcin narrativa del alcance del proyecto y una descripcin del trabajo, que permite tomar decisiones sobre el proyecto y desarrollar un entendimiento comn entre los interesados
Acta de Constitucin del Proyecto Enunciado del trabajo del proyecto Factores ambientales de la empresa Activos de los procesos de la organizacin

Desarrollar el Enunciado preliminar del alcance del proyecto

Enunciado preliminar del alcance del proyecto (PPSS)

Project Iniciation - Stakeholders

PROCESOS DE INICIACIN

Procesos y reas de conocimiento

Procesos 4.1. Desarrollar el Acta de Constitucin del Proyecto (Project Charter) 4.2. Desarrollar el Enunciado del Alcance Preliminar del Proyecto (Preliminary Project Scope Statement) rea de conocimiento INTEGRACIN INTEGRACIN

PROCESOS DE PLANIFICACIN

Desarrollar el Plan de Gestin del Proyecto Es un documento formalmente aprobado Objetivo: Definir como se ejecuta, supervisa y controla, y cierra un proyecto antes que sea realizado
Enunciado del alcance del proyecto preliminar Procesos de direccin de proyectos Factores ambientales de la empresa Activos de los procesos de la organizacin

Desarrollar el Plan de Gestin del Proyecto

Plan de Gestin del Proyecto

PROCESOS DE PLANIFICACIN
Procesos y reas de conocimiento
Procesos rea de conocimiento
ALCANCE ALCANCE ALCANCE TIEMPO TIEMPO TIEMPO TIEMPO TIEMPO COSTO COSTO

5.1. Planificacin del alcance 5.2. Definicin del alcance 5.3. Crear EDT (WBS) 6.1. Definicin de actividades 6.2. Establecimiento de la Secuencia de las actividades 6.3. Estimacin de los recursos de las actividades 6.4. Estimacin de la duracin de las actividades 6.5. Desarrollo del cronograma 7.1. Estimacin de costos 7.2 Presupuesto del proyecto

PROCESOS DE PLANIFICACIN
Procesos y reas de conocimiento
Procesos rea de conocimiento
CALIDAD RRHH COMUNICACIONES RIESGOS RIESGOS RIESGOS RIESGOS RIESGOS ADQUISICIONES ADQUISICIONES

8.1. Planificacin de la calidad 9.1. Planificacin de los recursos humanos 10.1. Planificacin de las comunicaciones 11.1. Planificacin de la gestin de riesgos 11.2. Identificacin de riesgos 11.3. Anlisis cualitativo de riesgos 11.4. Anlisis cuantitativo de riesgos 11.5. Planificacin de la respuesta a riesgos 12.1. Planificar las compras y adquisiciones 12.2. Planificar la contratacin

Pregunta

Cules son las acciones especficas que son necesarias para completar el proceso de iniciacin?
1. Definicin del Alcance 2. Alcance Preliminar y Acta de constitucin del proyecto 3. Adquirir el equipo de proyecto 4. Generar reportes de performance

Rta: 2

PROCESOS DE EJECUCIN

Dirigir y gestionar la ejecucin del Proyecto Es la coordinacin de personas y recursos, la integracin y realizacin de actividades, conforme al Plan de gestin del proyecto (PGP) Objetivo: Completar el trabajo del Plan y alcanzar sus objetivos
Plan de gestin del proyecto (PGP) Acciones correctivas aprobadas Acciones preventivas aprobadas Solicitudes de cambio aprobadas Reparacin de defectos aprobada Reparacin de defectos validada Procedimiento de cierre administrativo
Productos entregables Cambios solicitados Solicitudes de cambio implementadas Acciones correctivas implementadas Acciones preventivas implementadas Reparacin de defectos implementada Informacin sobre el desempeo del trabajo

Dirigir y gestionar la ejecucin del Proyecto

PROCESOS DE EJECUCIN
Procesos y reas de conocimiento
Procesos rea de conocimiento
CALIDAD RRHH RRHH COMUNICACIONES ADQUISICIONES ADQUISICIONES

8.2. Realizar el aseguramiento de calidad 9.2. Adquirir el equipo de proyecto 9.3. Desarrollar el equipo de proyecto 10.2. Distribucin de la informacin 12.3. Solicitar respuestas de vendedores 12.4. Seleccin de vendedores

PROCESOS DE SEGUIMIENTO Y CONTROL

Supervisar y controlar el trabajo del proyecto Es la recopilacin, medicin y distribucin de informacin del desempeo del proyecto Objetivo: Evaluar las mediciones y tendencias respecto del plan para mejorar el proceso, mediante la introduccin de cambios
Acciones correctivas recomendadas Plan de gestin del proyecto (PGP) Informacin sobre el desempeo del trabajo Solicitudes de cambio rechazadas

Supervisar y controlar el trabajo del Proyecto

Acciones preventivas recomendadas Proyecciones Reparacin de defectos recomendada Cambios solicitados

PROCESOS DE SEGUIMIENTO Y CONTROL

Control integrado de cambios Es la gestin de los cambios aprobados, incluyendo cuando se producen Objetivo: Controlar los factores que producen cambios, asegurarse que esos cambios sean beneficiosos, determinar si se ha producido un cambio
Solicitudes de cambio aprobadas Plan de gestin del proyecto (PGP) Cambios solicitados Informacin sobre el desempeo del trabajo Informacin sobre el desempeo del trabajo Acciones preventivas recomendadas Acciones preventivas recomendadas Reparacin de defectos recomendada Productos entregables Solicitudes de cambio rechazadas PGP (actualizaciones) Enunciado del alcance del proyecto (actualizaciones) Acciones correctivas aprobadas Acciones preventivas aprobadas Reparacin de defectos aprobada Reparacin de defectos validada

Control integrado de cambios

PROCESOS DE SEGUIMIENTO Y CONTROL

Procesos y reas de conocimiento
Procesos rea de conocimiento
ALCANCE ALCANCE TIEMPO COSTO CALIDAD RRHH COMUNICACIONES COMUNICACIONES RIESGOS ADQUISICIONES

5.4. Verificacin del alcance 5.5. Control del alcance 6.6. Control del cronograma 7.3. Control de costos 8.3. Realizar control de calidad 9.4. Gestionar el equipo de proyecto 10.3. Informar el desempeo 10.4. Gestionar a los interesados 11.6. Seguimiento y control de riesgos 12.5. Administracin del contrato

Pregunta

Cules son las salidas claves, entre otras, de la administracin de la ejecucin del proyecto?
1. El Acta de constitucin 2. Entregables, cambios requeridos, acciones correctivas 3. Liberacin de recursos para la reparacin de defectos 4. Cambios requeridos

Rta: 2

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Cierre del proyecto

PROCESOS DE CIERRE

Finaliza todas las actividades de todos los PGP Objetivo: Confirma que todos los objetivos han sido alcanzados

Plan de gestin del proyecto (PGP) Documentacin del contrato Factores ambientales de la empresa Activos de los procesos de la organizacin Informacin sobre el desempeo del trabajo Productos entregables

Procedimiento de cierre administrativo Procedimiento de cierre del contrato

Cerrar Proyecto

Producto, servicio o resultado final Activos de los procesos de la organizacin (actualizaciones)

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Cierre del contrato

PROCESOS DE CIERRE

Conclusin y aprobacin del vnculo contractual Objetivo: Obtencin de la aceptacin formal por parte del cliente

Plan de gestin de las adquisiciones Plan de gestin del contrato Documentacin del contrato Procedimiento de cierre del contrato

Contratos concluidos Cerrar Proyecto Activos de los procesos de la organizacin (actualizaciones)

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4.7. Cerrar el proyecto 12.6. Cierre del Contrato

PROCESOS DE CIERRE
Procesos y reas de conocimiento
Procesos rea de conocimiento
INTEGRACIN ADQUISICIONES

Anlisis del captulo de Los simuladores

Identificar los procesos de la metodologa del PMBOK en la serie. Identificar cuando comienza y termina cada uno de los grupos de procesos del proyecto.

Contacto
Lic. Sebastin San Juan ssanjuan@prosap.gov.ar

http://www.sebastiansanjuan.com/pmbok/