Una visin de la Gestin Documental y el Archivo Digital como soporte a la actividad de los OCEX

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:: ndice

1. Problemas y necesidades actuales de los OCEX en la gestin y archivo de los documentos 2. Gestin documental y archivo digital 3. Marco normativo legal 4. Tecnologas y Herramientas de apoyo 5. Una solucin para los OCEX 6. Orientaciones para la puesta en marcha de un sistema de gestin documental

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Problemas y necesidades actuales de los OCEX en la gestin y archivo de los documentos

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:: Problemas y necesidades de los OCEX en la gestin documental

Pronunciarse sobre la legalidad, regularidad y eficacia en el uso y gestin del dinero pblico

Fiscalizar la gestin econmica y financiera del sector pblico

OCEX
Control de la correcta utilizacin y destino de los recursos pblicos Asesoramiento a las A APP en materias de su competencia
Emisin de informes de auditoria Generacin de otra documentacin: Gestin de Personal, Contabilidad y P royectos Recabar datos, informes y documentos para el cumplimiento de sus funciones

Papel

eDoc: doc. ofimtica, e-mails, imagen,

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Flujo documental actual
Archivo Oficina Archivo General

Documentacin Soporte Papel

Sistemas de Gestin y Produccin

Documentacin Soporte electrnico

Copias Otros gestores

Repositorios Digitales dispersos

Gestores 1 Solicitud prstamo de documentacin 2 Envo de documentacin 3 Devolucin de documentacin

Archivero

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:: Problemas y necesidades de los OCEX en la gestin documental

Cual es el problema documental con el que nos encontramos?  Dificultad para localizar y recuperar los documentos cuando son requeridos  Lentitud en el servicio de documentos  Falta de espacio para custodia de los documentos  Precariedad de las instalaciones y/o locales y equipamiento inadecuado  Descontrol en la documentacin electrnica  Desorganizacin. Se archivan segn van llegando, pensando en el plazo inmediato, sin establecer criterios para su organizacin  Acumulacin masiva de documentos en oficina. Se envan al archivo cuando se agota el espacio  Sistemas informticos no integrados  Ausencia de normas para la transferencia de documentos al archivo  Necesidad de recursos humanos

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:: Problemas y necesidades de los OCEX en la gestin documental

Qu necesidades tenemos actualmente en la gestin documental? (I)  Acceder y localizar de forma rpida la documentacin solicitada(tanto en soporte papel como en soporte digital/electrnico)  Facilitar la distribucin eficaz de informacin y documentos entre integrantes de la organizacin  Automatizar y controlar los procesos de gestin documental y de gestin de la documentacin de archivo  Reducir el volumen de documentacin en soporte papel (copias innecesarias, duplicidades de documentacin,.)  Gestionar de forma eficaz los correos electrnicos  Garantizar el acceso seguro, a la informacin y documentacin, a aquellos usuarios que tengan permiso para ello

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:: Problemas y necesidades de los OCEX en la gestin documental

Qu necesidades tenemos actualmente en la gestin documental? (II)  Gestin de documentacin en diferentes soportes (papel, digital,) de forma homognea y coherente  Integracin de las diferentes herramientas y sistemas de gestin de informacin y de documentacin existentes en las organizaciones (generalmente funcionan como sistemas aislados e independientes)  Centralizar la gestin de documentos electrnicos, ya que suelen encontrarse en repositorios dispersos y aislados entre s (sistema de ficheros, aplicaciones informticas, correos electrnicos,)  Definir y establecer criterios generales y normalizados para la gestin de la documentacin y de los procesos de archivo

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Gestin documental y archivo digital: funciones, ciclo de vida de los documentos, requisitos, beneficios

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:: Gestin documental y archivo digital

Funciones de la gestin documental

Uso Utilizacin
Papel

eDoc: imagen, Ofimticos,

Ingreso
TIF TIF

Almacenamiento
Papel Gestin de Archivo eDoc

Conservacin Archivo

Captura
Papel

TIF TIF TIF

Creacin
TIF

Metadatos

Difusin
Notificacin Difusin selectiva

Consulta

Expurgo Eliminacin

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:: Gestin documental y archivo digital

Qu conlleva la gestin documental?  El establecimiento de polticas y normas  La asignacin de responsabilidades y competencias  El establecimiento y promulgacin de procedimientos y directrices  La prestacin de una serie de servicios relacionados con su gestin y uso  El diseo, la implementacin y la administracin de sistemas especializados de gestin de documentos  La integracin de la gestin de documentos en los sistemas y los procesos de la organizacin

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:: Gestin documental y archivo digital

Beneficios que persigue la gestin documental  Realizar las actividades de las organizaciones de una manera ordenada, eficaz y responsable  Respaldar y documentar la creacin de polticas y la toma de decisiones  Proporcionar coherencia, continuidad y productividad a la gestin y a la administracin  Cumplir con los requisitos legislativos y reglamentarios, incluidas las actividades archivsticas, de auditoria y de supervisin  Proporcionar proteccin y apoyo en los litigios, incluyendo la gestin de riesgos en relacin con la existencia o ausencia de evidencia de las actividades realizadas por la organizacin  Mantener la memoria corporativa, personal o colectiva.

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:: Gestin documental y archivo digital

Qu es el archivo digital?  El Archivo Digital es un sistema de gestin de documentos electrnicos y sus metadatos asociados, guardados con criterios de archivo.  Estos documentos y metadatos han de ser gestionables  El archivo digital debe dar servicios a todos los Sistemas de informacin existentes en la organizacin que requieran funcionalidades de gestin documental:
 Herramientas de Auditora (TeamMate,)  Intranet Corporativa  Herramientas para gestin de RRHH  Sistemas de gestin (contabilidad,)  .
Control de acceso a los documentos Repositorio documentos electrnicos

Archivo Digital
Custodia conservacin documentos

Servicios documentales

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:: Gestin documental y archivo digital

Caractersticas del Archivo Digital  Repositorio comn de documentos electrnicos de la organizacin  Servicios documentales: almacenamiento, bsquedas y consultas, puesta a disposicin de documentos,.  Custodia y conservacin de documentos  Independencia de los Sistemas de Informacin  Control de acceso a los documentos (seguridad de acceso a los documentos) y registro de accesos a los documentos  Debe cumplir los requisitos de:
 Autenticidad  Integridad  Disponibilidad  Fiabilidad  Conformidad  Exhaustividad

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:: Gestin documental y archivo digital

Archivo digital
Acceso seguro de los usuarios a los SSII (contrasea, eDNI, certificados,)
SS. II. Interfaz Grfica Archivo Digital SS. II.

Control de accesos

Control y registro de acceso a los documentos Ingresar docs., buscar, consultar,

Servicios Documentales Repositorio Documentos Copia de Seguridad

Repositorio de documentos Custodia y conservacin de documentos

Custodia y Conservacin

Archivo Digital
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:: Gestin documental y archivo digital

Ciclo de vida de los documentos
Archivo de OFICINA
PAPEL

Archivo GENERAL

Papel Papel Signaturas Signaturas

Registro E/S

Gestin de Procesos
Metadatos OIDs

(Gestin de Trabajos, Gestin de Personal, Contabilidad)

Gestin de Archivo
Metadatos OIDs

(Sistema de Gestin de Archivo)

eDocs.

OID

OID

Archivo Digital
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Archivo Digital

Sistemas de Gestin

Archivo Fsico

:: Gestin documental y archivo digital

Ciclo de Vida  Abarca todas las fases del documento, desde que se crea o se recibe hasta que se transfiere al Archivo para ser conservado o eliminado.  Valor Primario
 Valor Administrativo.  Valor fiscal o contable  Valor legal o jurdico

 Valor Secundario
 Valor Informativo  Valor Histrico

 Las distintas fases por las que pasa un documento son:

 Documentacin Activa (Archivo de Oficina)  Documentacin semiactiva (Archivo General)  Documentacin Inactiva (Archivo Histrico)

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Marco normativo tcnico y legal

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:: Marco normativo tcnico y legal

Normativa Tcnica
Modelos de Gestin Documental
 ISO

15489. Information and documentation Records management 14721. Space data and information transfer systems -- Open archival information system -- Reference model (OAIS)

 ISO

 ISO

20652. Space data and information transfer systems Producer-archive interface - Methodology abstract standard (PAIMAS)

Requisitos para los sistemas de gestin de documentos electrnicos de archivo Descripcin de documentos electrnicos: Metadatos descriptivos Normativa sobre formatos de documentos electrnicos Normativa sobre firma electrnica Normativa sobre conservacin a largo plazo

 MoReq

 ISO

15836. The Dublin Core metadata element set (DCMI).

 ISAD  ISO

(principal estandar internacional para la descripcin archivstica)

19005. Document management Electronic document file format for long-term preservation - - Part 1: Use of PDF 1.4 (PDF/A-1)

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:: Marco normativo tcnico y legal

Norma Legal
 Ley de Proteccin de Datos Personales (LOPD). Ley Orgnica 15/1999  Ley de Servicios de la Sociedad de la Informacin y Comercio Electrnico (LSSICE)  Firma digital, DNI electrnico y facturacin electrnica,
 Real Decreto 1553/2005, del 23 de diciembre (Regula el DNI y sus certificados de firma electrnica)  Real Decreto 1496/2003, del 28 de noviembre (Reglamento por el que se regulan las obligaciones de facturacin), y Orden EHA/962/2007, del 10 de abril (desarrolla determinadas disposiciones sobre facturacin telemtica y conservacin electrnica de facturas)

 Digitalizacin certificada (Orden EHA/962/2007). Procedimientos tcnicos para eliminar la documentacin en papel, al dotar a la copia electrnica de validez legal  Ley de Acceso Electrnico de los Ciudadano a los Servicios Pblicos (Ley 11/2007)  Ley de Contratos del Sector pblico (Ley 30/2007)  .

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Tecnologas y Herramientas de apoyo

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:: Tecnologas y Herramientas de apoyo

Soluciones que permiten la gestin y almacenamiento de gran cantidad de documentos. Cuenta con herramientas de bsqueda, control de versiones, acceso seguro,

DM (Gestin Documental)

BPM (Gestin de Procesos de Negocio) y Workflow

Tienen por objetivo gestionar y administrar los procesos de negocio y flujos de informacin. Permiten representar, controlar, monitorizar y optimizar los procesos de negocio y la documentacin.

Gestin de Archivo

Soluciones para la gestin de aquellos documentos que la organizacin tiene necesidad de conservar. Deben gestionar tanto documentacin electrnica como documentacin en papel Soluciones para crear y administrar los contenidos de las pginas web. Gestin independiente del contenido y el diseo. Los sistemas de gestin de base de datos manejan de manera clara, sencilla y ordenada registros de datos que contemplan informacin relevante para una organizacin.

WCM (Gestores de Contenidos Web) SGDB (Sistemas de Gestin de Bases de Datos) .

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Una solucin para los OCEX: Arquitectura funcional y tecnolgica

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:: Una solucin para los OCEX: Arquitectura funcional y tecnolgica

SGDE con Archivo Digital - Caractersticas  Repositorio documental corporativo. Debe permitir la incorporacin de documentos:
 Provenientes de otros sistemas  Documentos escaneados / digitalizados  Documentos de inters corporativo (internos, descargados,)

 Organizacin y estructuracin de la documentacin  Recuperacin gil y eficaz de la documentacin buscada  Garanta de autenticidad, integridad y seguridad de los documentos  Funciones de gestin documental: control de versiones, workflow,  Integracin con el resto de sistemas existentes en la organizacin

Control de accesos

Servicios Documentales Repositorio Documentos

Custodia y Conservacin

Archivo Digital
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:: Una solucin para los OCEX: Arquitectura funcional y tecnolgica

Sistema de Gestin de Archivo  Gestin de la documentacin de archivo  Registro y descripcin de la documentacin de Archivo  Gestin de los cuadros de clasificacin  Procesos de archivo: transferencias, expurgos y consultas y prstamos  Control y gestin de espacios de archivo  Gestin de todos los niveles de archivo incluida la documentacin en custodia externa  Gestin de la documentacin en soporte papel y/o electrnico  Garantizar el acceso a la documentacin archivada en el largo plazo

Gestin de Archivo

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:: Una solucin para los OCEX: Arquitectura funcional y tecnolgica

Intranet  Integracin bajo un Front-End comn de todos los sistemas de gestin de informacin  Canal de acceso a los diferentes sistemas y aplicaciones existentes en la organizacin  Integracin con el sistema de gestin de documentos electrnicos.  Incorporacin de contenidos, entendiendo como contenidos la informacin disponible en una pgina web  Seguridad de acceso  Base sobre la que implementar y desarrollar futuras evoluciones y mejoras funcionales y diferentes aplicaciones y procesos.

Intranet

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:: Una solucin para los OCEX: Arquitectura funcional y tecnolgica

Correo electrnico corporativo  Permite desarrollar y establecer polticas corporativas de utilizacin del correo electrnico  Establecer normas corporativas para la estructuracin y organizacin de los correos electrnicos, y tambin criterios para el archivo y conservacin de los mismos.  Establecer normas y criterios para archivar y clasificar aquellos documentos y correos electrnicos de inters para la organizacin  Establecer polticas de copias de seguridad de los correos electrnicos  Posibles categoras de buzones de correo: personales, compartidos y pblicos

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:: Una solucin para los OCEX: Arquitectura funcional y tecnolgica

Firma electrnica avanzada  La firma electrnica avanzada permite identificar al firmante y detectar cualquier cambio ulterior de los datos firmados.  La implantacin de la firma electrnica se puede implantar en dos mbitos:
 Interno: No excede de los lmites de la organizacin, y su validez ser determinada mediante normativa interna  Operaciones con otras Organizaciones externas: Validez legal: Ley 59/2003, de Firma Electrnica.

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:: Una solucin para los OCEX: Arquitectura funcional y tecnolgica

Escenarios de digitalizacin de documentos y procesos  Cuando la digitalizacin de documentos genere beneficios claros (mltiples consultas, preservacin,)
 Documentos que si se digitalizasen no sera necesario conservar en soporte papel  Documentos que, por criterios legales, deben conservarse en soporte papel

 Sustitucin del soporte papel por soporte electrnico en algunos procesos

 Documentos que podran recibirse en soporte electrnico (facturas,)  Documentos que se generan electrnicamente pero que se imprimen en soporte papel para ser firmados. Implantando la firma electrnica no sera necesario generar el soporte papel.

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:: Una solucin para los OCEX: Arquitectura funcional y tecnolgica

Digitalizacin procesos y Digitalizacin de Documentos
Archivo Oficina Archivo General

Sistemas de Gestin y Produccin

Digitalizacin

TIF

Firma electrnica

TIF

Archivo Digital
Copia de Seguridad

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:: Una solucin para los OCEX: Arquitectura funcional y tecnolgica

Sistema integrado
Usuarios OCEX Firma electrnica Firma electrnica
Interfaz Grfica Archivo Digital

Usuarios OCEX Archivero

Sistemas de Gestin y Produccin

Intranet

Archivo Fsico

Sistema de Gestin de Archivo Digital con Gestin de Archivo

Digitalizacin Descripcin Consulta Acceso

Herramienta de Auditoria

Gestin de R.H.

Repositorio Documentos Electrnicos Copia de Seguridad

Sistema de Contabilidad

Correo Corporativo

Archivo Digital
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Orientaciones para la puesta en marcha de un sistema de gestin documental

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:: Puesta en marcha de un sistema de gestin documental

Preparacin del Proyecto

 Preparacin del proyecto:

 Lanzamiento del proyecto  Planificacin del proyecto  Equipo de trabajo

Diseo y definicin del Sistema de GD

 Comit de Direccin de Proyecto

Construccin del Sistema de GD

Implantacin del Sistema de GD

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:: Puesta en marcha de un sistema de gestin documental

Preparacin del Proyecto

 Diseo y definicin del Sistema de Gestin Documental

 Definicin del flujo documental y ciclo de vida documental  Tipos documentales / Cuadro de clasificacin

Diseo y definicin del Sistema de GD

 Criterios de organizacin, clasificacin y ordenacin de la documentacin  Plazos de permanencia y conservacin de la documentacin  Procesos de archivo: transferencias, expurgos,

Construccin del Sistema de GD

 Seguridad y Acceso a la documentacin  Definicin de criterios para la digitalizacin  Definicin del Sistema de Gestin Documental

Implantacin del Sistema de GD

 Integracin con los sistemas existentes 

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:: Puesta en marcha de un sistema de gestin documental

Preparacin del Proyecto

 Construccin del Sistema de Gestin Documental

 Desarrollo del Sistema de Gestin Documental  Configuracin y parametrizacin de herramientas y sistemas que formen parte del Sistema de Gestin Documental

Diseo y definicin del Sistema de GD

 Integracin de Sistemas  Pruebas de integracin

Construccin del Sistema de GD

Implantacin del Sistema de GD

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:: Puesta en marcha de un sistema de gestin documental

Preparacin del Proyecto

 Implantacin del Sistema de Gestin Documental

 Formacin a usuarios  Difusin del sistema  Puesta en marcha del sistema

Diseo y definicin del Sistema de GD

Construccin del Sistema de GD

Implantacin del Sistema de GD

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