ADMINISTRACIN Y ORGANIZACIN DE DATOS

INTRODUCCIN

Competencia a desarrollar:

Conocer la forma en que se organizan los archivos.

En computacin el trmino Archivo tiene varios significados y clasificaciones: Archivos de texto: secuencia de caracteres (ASCII). Archivos de datos: Son estructurados, o tambin conocido como FORMATEADOS (con comas, espacios fijos puntos y comas etc.)

1.2 Tipos de Archivos.

Archivo Maestro: Contiene los datos que representan el estado actual de una organizacin o empresa. Archivo Trabajo: Son los archivos auxiliares utilizados por los programas y que son regularmente borrados por estos una vez que son utilizados. Se dice que son transparentes para el usuario. Archivo Respaldo: Es una copia obtenida del archivo maestro con el sentido de proteger los datos en caso de que el maestro se deteriore. Archivo Fuente: Contiene el cdigo de algn lenguaje de programacin que utiliza los datos para procesarlos en alguna solucin para la empresa. Archivo de Transacciones: Tambin es auxiliar en el proceso de Actualizacin del archivo maestro (siempre y cuando sea archivo Secuencial).

Clasificacin de Archivos por su funcin Informtica.

Archivos de Entrada (input): Son los archivos que alimentan un procesamiento de datos, o sea solo son ledos, ejemplo: El archivo de transacciones en el procesamiento de la actualizacin del maestro en la organizacin secuencial. Archivos de Salida (output): son los archivos que solo son escritos, y son donde los datos de salida de un procesamiento son escritos. Ejemplo el archivo de transacciones rechazadas en la actualizacin del maestro en la organizacin secuencial. Archivo de Entrada/Salida (input/output): Estos archivos son ledos y escritos en el procesamiento de datos, o sea proporcionan los datos de entrada al proceso y tambin los datos procesados son escritos en el mismo. Ejemplo los archivos directos implementados en dispositivos de acceso aleatorio, presentan esta caracterstica.

Clasificacin de Archivos por su Acceso (Datos).

Archivos Secuenciales: (datos en forma contigua, se puede guardar tanto cinta, como en discos magnticos, imprctico para el acceso directo de un dato). Archivos Directos: Necesitan se guardados en dispositivos de acceso directo( disco, etc.) , el acceso directo a un solo dato si puede ser efectuado. Archivos Indexados: Tambin se puede conseguir el acceso directo a un dato especifico sobre un archivo secuencial que es el de datos, aunque se requiere para hacerlo de un archivo auxiliar llamado ndice. Archivos Multillave: El acceso directo puede realizarse con caractersticas distintas de los datos, para hacerlo requiere de varios ndices organizados en un archivo.

1.3 Organizacin de Archivos.

Prctica3
Discutir la diferencia existente entre los diferentes tipos de organizacin de archivos, as como las ventajas y desventajas. Cuadro comparativo.

Creacin: Esta operacin hace nacer un archivo con los datos que son escritos por algn procesamiento. Existen dos formas: Cargado de registros y Creacin de estructura(esqueleto) previa al guardado de datos. Actualizacin: Es el procesamiento en el cual los registros pueden tener las siguientes modificaciones: baja o eliminacin de registros de datos, modificacin de registros de datos o Alta o agregacin de registros. Mantenimiento: Es el proceso que permite agregar, modificar o eliminar CAMPOS del archivo. Existen dos tipos de mantenimiento: Reorganizacin: cambiar la organizacin a otra. Reestructuracin: cambios con los tipos y/o tamaos de campos Recuperacin: Es el acceso a un archivo con el propsito de extraccin de informacin, si el volumen a extraer es bajo se dice que es una consulta y normalmente se despliega por pantalla, su modo de procesamiento es interactivo. Si el volumen es alto, es la generacin de reportes, el modo de procesamiento es en Lote.

1.4 Operaciones Generales sobre Archivos.

Volatilidad: se refiere a las supresiones, adiciones y cambios que se efectan en un periodo determinado. Cuando se acceda a un archivo varias veces en una jornada, se dice que tiene elevada volatilidad. Ejemplo: sistemas de reservacin, bancos, etc. Actividad: Es la medida de proporcin de registros que se accedan en un lote de actualizacin. La proporcin de actividad es igual al numero de registros procesados en un Lote, comparado con el numero de registros total del archivo. Tamao: Se refiere al espacio ocupado por el archivo en el medio de almacenamiento. Debe considerarse no solo la ocupacin actual del archivo sino tambin la posibilidad de un crecimiento futuro.

Consideraciones Sobre Archivos.

Abrir: Esta operacin permite tener acceso posteriormente a los registros de datos para acceder. Cerrar: esta operacin busca proteger los datos de los archivos a posibles accesos por error. Leer registro: Esta operacin de lectura lleva informacin (bloque de datos) del registro ledo en el medio de almacenamiento a la memoria. Grabar registro: Esta operacin lleva un (bloque de datos) registro de la memoria hasta el medio de almacenamiento. Saltar al registro N: Esta operacin lleva el puntero hasta un registro especifico (N). Solo para archivos organizados directos. Reinicio de apuntador: esta operacin lleva el apuntador a hasta el inicio del archivo.

Operaciones de Registro (Archivos).

El registro es un tipo de dato estructurado constituido por un conjunto de elementos (campos) que pueden ser de diferentes tipos de datos, ejemplo: Registro: empleado
Elementos del registro empleado: Numero (Entero) Nombre (Cadena[30]) Departamento (Entero) Puesto (Entero) Sueldo (Real)

Definicin de registros: Declaraciones Variables NomRegistro: Registro Dato1: Tipo de dato Dato2: Tipo de dato . DatoN: Tipo de dato FinRegistro

Manejo de Registros y Archivos en Pseudocdigo.

Abrir archivo Escritura X Leer datos A , B DO Escribir registro con datos A y B en el archivo X Leer datos A, B WHILE A <> 0 El siguiente algoritmo permite agregar un registro a un archivo previamente creado: Abrir archivo Agregacin X Leer datos A , B DO Agregar registro con datos A y B en el archivo X Leer datos A, B WHILE A <> 0

Creacin de Archivos Secuenciales en Pseudocdigo.

INICIO Abrir el archivo para lectura X. LEER REGISTRO DEL ARCHIVO. WHILE no sea fin de archivo 1. IF es una bandera de control THEN A. Imprimir resumen y pie de pgina 2. ENDIF 3. Imprimir detalle para este registro 4. Acumular a totales 5. Leer siguiente registro DEL ARCHIVO ENDWHILE Imprimir resumen y pie de pgina Fin

Recuperacin de Archivos Secuenciales en Pseudocdigo.

Al estar utilizando un archivo secuencial como MAESTRO, el realizar las operaciones de actualizacin se llevar con el auxilio de un archivo de transacciones, debido a que se realizar el proceso en lote para que sea mas eficiente. El proceso se muestra en la siguiente figura:

Archivo Transaccin es Modificado

Archivo Maestro Viejo

Actualizacin Archivo Maestro Nuevo

Archivo Transaccin es Rechazadas

Actualizacin en Archivos Secuencial.

Abrir archivo Lectura X Colocar puntero al inicio del archivo Solicitar Numero registro a buscar Leer N Mover puntero hasta registro N IF existe Registro THEN Leer Registro Datos en el archivo en REG |Imprimir REG else Imprimir no se encontr el registro buscado endif fin

Recuperacin de Archivos Directos en Pseudocdigo.