MATRIZ R A C I

Herramienta para organizar tareas en la empresa. Relaciona actividades con recursos (individuos o equipos de trabajo). De esta manera se logra asegurar que cada uno de los componentes del alcance est asignado a un individuo o a un equipo.

Roles y responsabilidades no siempre bien definidos.

Consecuencia s:
CLIENTES INSATISFECHO S

Motivo Porque no se les da respuesta en los plazos solicitados.

Roles y responsabilidades no siempre bien definidos.

Consecuencia s:
Oportunidades de compra con descuento desaprovechadas

Motivo Nadie supo gestionar las autorizaciones necesarias.

Roles y responsabilidades no siempre bien definidos.

Consecuencia s:
Mal clima interno

Motivo Porque las reprimendas por un negocio perdido se repartieron indiscriminadamente.

Roles y responsabilidades no siempre bien definidos.

Consecuencia s:
Prdida de tiempos

Motivo Recepcin de decenas de emails en vano.

Roles y responsabilidades no siempre bien definidos.

Consecuencia s:
Empleados desmotivados

Motivo Porque quieren desarrollar sus actividades y les falta autoridad para resolver determinadas cuestiones a su cargo.

Por fortuna existe la matriz RACI como herramienta (simple, concreta y til) para minimizar el impacto de este tipo de situaciones.
Rol Descripcin Este rol realiza el trabajo y es responsable por su realizacin. Lo ms habitual es que exista slo un R, si existe ms de uno, entonces el trabajo debera ser subdividido a un nivel ms bajo, usando para ello las matrices RASCI. Es quien debe ejecutar las tareas.

Responsible

Responsable

Accountable

Aprobador

Este rol se encarga de aprobar el trabajo finalizado y a partir de ese momento, se vuelve responsable por l. Slo puede existir un A por cada tarea. Es quien debe asegurar que se ejecutan las tareas.

Consulted

Consultado

Este rol posee alguna informacin o capacidad necesaria para terminar el trabajo. Se le informa y se le consulta informacin (comunicacin bidireccional).

Informed

Informado

Este rol debe ser informado sobre el progreso y los resultados del trabajo. A diferencia del Consultado, la comunicacin es unidireccional.

En esta matriz, se asigna el rol que el recurso debe jugar para cada actividad dada. No es necesario que en cada actividad se asignen los cuatro roles, pero s por lo menos el de encargado y el de responsable.
Actividad / Recurso Investigacin Planificacin Desarrollo Verificacin de Errores I R Ricardo R C Esteban I A Luca I R A Marianna A I R A

CMO LA CONSTRUYO?
1. Identificar las actividades de algn proceso (y colocarlas como filas de la matriz). 2. Identificar / definir los principales roles funcionales (y colocarlos como columnas de la matriz). 3. Asignar los cdigos RACI a cada tarea

4. Comunicarla de modo efectivo a todos los involucrados en el proceso.

5. Asegurar que se haga una actualizacin peridica de la matriz.

ANLISIS DE LA MATRIZ RACI

Desde un anlisis vertical (es decir, a nivel roles) es posible obtener determinadas interpretaciones:

Excesivas R a cargo de un mismo rol (podra estar existiendo un cuello de botella all?).

Inexistencia de espacios vacos (es necesario que ese rol est implicado en tantas tareas?). Excesivas A para un mismo rol (podra pensarse en una mayor delegacin de responsabilidades?). Inexistencia de R o A en un rol de lnea (es un rol realmente necesario en este proceso?).

ANLISIS DE LA MATRIZ RACI

Desde un anlisis horizontal (es decir, a nivel de tareas) tambin se pueden obtener luces:

Excesivas R en una misma tarea (podemos asegurar que dicha tarea no se duplique?, habr que subdividirla en subtareas ms especficas?). Inexistencia de R (podra suceder que nadie vea dicha tarea como propia y as nadie la ejecute? O ser necesario tal vez definir un nuevo rol actualmente inexistente?). Demasiadas C (es realmente costo-beneficioso incurrir en tantas consultas?). Excesivas I (no estaremos siendo burocrticos al informar rutinariamente a tantas personas? puede pensarse en informarlos slo ante excepciones?). Inexistencia de A, implica que nadie garantiza el cumplimiento (nadie pondr la cara si la tarea no se efecta?).

Inexistencias de C o I (podra deberse a deficiencias en las comunicaciones?).