UNIVERSIDAD HISPANOAMERICANA

ADMINISTRACION 1
PRIMERA FUNCIN DE LA TEORA DE LA ADMINISTRACIN BSICA

Lic. Miguel A. Herrera Murillo

PLANEACIN

PLANEACION
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Definicin: La planeacin consiste en seleccionar proyectos y objetivos, as como las acciones para lograrlos, lo cual requiere toma de decisiones, es decir elegir una accin entre varias alternativas. La administracin sin planeacin no tiene razn de ser, toda vez que sin objetivos especficos que lograr y estrategias para alcanzarlos, la organizacin, la direccin y el control se vuelven innecesarios o carentes de un sentido prctico. Tambin es importante sealar que la planeacin y el control son inseparables, se les conoce como los gemelos siameses de la administracin. En conclusin, la planeacin es el proceso de establecer lo que la organizacin quiere lograr en el futuro, por medio de la misin y los objetivos organizacionales, definiendo resultados claves y las estrategias, polticas, programas y procedimientos para alcanzarlos.

PLANEACION
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SE OCUPA DE LOS FINES

QUE DEBE HACERSE?

SE OCUPA DE LOS MEDIOS

COMO DEBE HACERSE?

ES UN PROCESO CONTINUO QUE REFLEJA LOS

CAMBIOS DEL AMBIENTE ALREDEDOR DE LA EMPRESA

IMPORTANCIA
D A SEN TI D O D E D I RECCI ON
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FA CI LI TA EL CON TROL

RED UCE LA I N CERTI D UMB RE

PLANEACION

VI SUA L I ZA L OS CA MB I OS

Principales objetivos de la planeacin

6 1. Facilitar el control. Al planear se desarrollan objetivos y por su parte, en la funcin de control se comparar el desempeo real contra los objetivos. Sin la planeacin no puede haber control.

2. Reducir la incertidumbre. Obliga a los administradores a ver hacia el futuro, anticipar los cambios, considerar su impacto y desarrollar las respuestas adecuadas. 3. Reducir la duplicidad de funciones y la ineficiencia. Evita que dos personas realicen la misma actividad y que el proceso para su realizacin sea muy largo, confuso o tardado. 4. Establecer el fuerzo coordinado. Cuando todos lo que estn involucrados sepan hacia dnde se dirige la organizacin y qu es lo que deben aportar para lograr los objetivos organizacionales, pueden empezar a coordinar sus actividades, cooperar unos con otros y trabajar en equipos.

TIPOS DE PLANES / HERRAMIENTAS DE LA PLANEACIN

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Proyectos o

Programas Presupuestos

propsitos Misin Visin Objetivos o Metas Estrategias Polticas Procedimientos Reglas

MISIONES O 8 PROPSITOS
La misin o propsito (con frecuencias los trminos son

utilizados indistintamente) identifica el propsito bsico, funcin o tarea de una empresa. Es una declaracin concisa de en cul negocio est la empresa o se quiere estar durante un perodo establecido. El propsito estratgico se enfoca en el ambiente interno de la organizacin e implica identificar sus recursos, valores, capacidades y aptitudes, reflejando lo que sta puede hacer para aprovecharlos. La misin se deriva del propsito estratgico, se enfoca en el exterior e implica la razn de ser de la organizacin en trminos de productos a ofrecer y los mercados a cubrir.

La visin es la orientacin que la alta direccin le da a la empresa; es decir, expresa cmo se quiere idealmente que sea la empresa en el futuro. Debe cubrir ciertas caractersticas, entre estas estn: ser formuladas por la alta direccin, conocida y compartida por todos los colaboradores, sustentarse en los valores de la organizacin, ser positiva y alentadores y los ms importante, orientar a todos los miembros de la organizacin durante la transicin de lo que se es, a lo que debe ser la empresa en un tiempo determinado.

Las premisas de planeacin son las condiciones previstas en que operan los planes, incluyendo supuestos o pronsticos sobre las condiciones futuras que afectarn la operacin de los planes. La tcnica ms conocida para elaborar las premisas es el (F.O.D.A.), identificar fortalezas, oportunidades, debilidades y amenazas, mediante el anlisis del ambiente interno y externo de la organizacin.

OBJETIVOS O METAS
Objetivos o metas (los trminos son usados indistintamente) son los fines hacia los cuales se dirige la actividad. Representan no slo el punto final de la planeacin, sino el fin al que la organizacin, la integracin de personal, la direccin y el control estn dirigidos.
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ESTRATEGIAS
Las Estrategias es la manera de determinar los objetivos bsicos a largo plazo dentro de una empresa y la implementacin de cursos de accin y asignacin de los recursos necesarios para alcanzar esas metas. Es una gua de accin para la organizacin y todos sus miembros.

POLTICAS
Las polticas tambin podran ser planes, ya que son declaraciones o entendimientos generales que guan o canalizan el pensamiento en la toma de decisiones. La esencia de las polticas es la existencia de cierto grado de discrecionalidad (libertad) para guiar las decisiones. Ejemplo: poltica salarial.

PROCEDIMIENTOS 11
Los procedimientos son planes que establecen un mtodo de manejo necesario para actividades futuras. Establecen mtodos para el manejo de actividades cotidianas; a diferencia de las polticas que son guas de accin y no de pensamiento. Son los planes que establecen un mtodo o forma para llevar a cabo una actividad o serie de actividades. Pueden definirse como series cronolgicas, pautas a seguir, que indican la forma exacta en que se debe de realizar una actividad.

REGLAS
Las reglas establecen acciones especficas necesarias, o falta de accin, las cuales no permitirn que existan desviaciones. Emiten acciones u omisiones especificas no sujetas a discrecionalidad (libertad); esto es, son normas que dictan la accin o la abstraccin y no permiten la excepcin o la eleccin personal. Ejemplo: No fumar

PROGRAMAS
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Los programas: son un complejo de metas, polticas, procedimientos, reglas, asignacin de tareas, pasos a seguir, recursos a emplear y otros elementos necesarios para realizar un curso de accin determinado. conjunto de actividades interrelacionadas y cronolgicamente ordenadas, que describen las actividades que se tienen que realizar, quines las van a realizar y cundo van a terminarse. Normalmente respaldado por capital y prepuestos de operaciones.

PRESUPUESTOS
Un presupuesto: es un informe de los resultados esperados, lo cual se expresa en trminos numricos. Listado que detalla los recursos o dinero asignado para la realizacin de una actividad o un proyecto. Constituyen medios de control.

PRESUPUESTOS
Existen varios tipos de presupuestos: Presupuesto de operacin: Es el ms importante se utiliza para planear y controlar los ingresos y gastos de una organizacin, as como las utilidades resultantes de la operacin de la empresa. Presupuesto de gastos: Contempla los recursos necesarios para la operacin de cada una de las reas funcionales de la empresa. Presupuesto de ingresos: Planea y controla todas las entradas de dinero provenientes de las ventas, midiendo de este modo la eficiencia del rea de mercadotecnia y ventas. Presupuesto de efectivo: Conocido como flujo de efectivo, contempla todas las entradas y salidas de dinero en efectivo, producto de la operacin normal de la empresa. Presupuesto de capital. Es utilizado para el control de grandes proyectos o inversiones actualizndose cada ao.
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JERARQUIA DE LAS HERRAMIENTAS O ELEMENTOS DE LA PLANEACIN

.
Proyectos o Propsitos Objetivos o Metas Estrategias Polticas Procedimientos Reglas Programas Presupuestos
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FUNDAMENTOS DE PLANEACIN EL PROCESO B SICO Y SUS PASOS

PRINCIPIOS DE LA PLANEACIN
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Principio de contribucin al objetivo. Todos los planes tiene que ser elaborados en funcin de los objetivos organizacionales Principio de primaca de la planeacin Indica que la planeacin precede a todas la dems funciones administrativas Principio de eficacia de los planes Indica que todos los planes debern generar ms beneficios en su relacin con los costos.

Principio de adhesin al objetivo Los objetivos deben tener significado y ser atractivos por los miembros de la organizacin. Principio de flexibilidad Con este principio se establecen los mrgenes de tolerancia aceptables (atribuibles a hechos inesperados en un plan de trabajo. Principio de cambio de ruta Bajo este principio se establece la revisin de los planes y su reelaboracin en caso de que as se requiera, para el cumplimiento de objetivos.

PASOS DE LA PLANEACION - PROCESO BASICO 18

Paso uno: Atencin a las oportunidades

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Se debe hacer un estudio para conocer la posicin en la que se encontrarn a la luz de los puntos fuertes y las debilidades, comprender por qu se desea reducir la incertidumbre y saber cules son las expectativas de ganancias.

Paso dos: Fijacin de objetivos o metas 20

Consiste en establecer objetivos para la empresa en general y luego para cada rea de sta, realizando lo anterior para el corto y largo plazo.
Donde quisiramos estar y qu deseamos hacer y cundo.

Paso tres: Consideraciones de premisas de planeacin 21

Considerar las premisas o suposiciones sobre el ambiente en el que el plan ha de ejecutarse En qu condiciones (internas o externas) operarn nuestros planes?

Paso cuatro: Identificacin de 22 alternativas

Consiste en buscar y examinar cursos alternativos de accin, especialmente los que no son muy evidentes, ya que en muchas ocasiones la alternativa razonable que no es muy obvia puede ser la mejor. Cules son las alternativas ms promisorias para el cumplimiento de nuestros objetivos.

Paso cinco: Comparacin de alternativas con base en la metas propuestas. 23

Qu alternativa nos ofrece mayores posibilidades de cumplir nuestras metas al menor costo y mayores ganancias?

Paso seis: Seleccin de un curso de accin

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Seleccin del curso de accin que seguiremos. En este proceso se adopta el plan de punto real de la toma de decisiones, ya que el administrador debe decidir si seguir varios cursos en lugar del mejor

Paso siete: Formulacin de planes de apoyo

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Como planes para: Compra de equipo, compra de materiales, contratacin y capacitacin de empleados y desarrollo de un nuevo producto.

Paso ocho: Conversin de planes en cifras mediante la realizacin de presupuestos

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Desarrollo de presupuestos como: Volumen y precio de ventas, gastos de operacin necesarios para los planes, inversin de bienes de capital.

ADMINISTRACION POR OBJETIVOS (APO)

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OBJETIVOS
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Son los fines importantes hacia los que se dirigen las actividades organizacionales e individuales.
Existen a largo y corto plazo, generales o especficos.

Los

objetivos deben ser verificables, se debe determinar si se alcanzan o no en un perodo determinado.

JERARQUIA DE LOS OBJETIVOS

Propsito socio econmico

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Misin

Mtodo descendente

Objetivos generales de la organizacin (Largo plazo - estratgicos)

Mtodo ascendente

Objetivos generales ms especficos reas claves (Costos-inversin - calidad)

Objetivos Divisionales

Objetivos Departamentales y de unidades

Objetivos Individuales * Desempeo * Objetivos de desarrollo personal

ADMINISTRACION POR OBJETIVOS

La Administracin por Objetivos (APO) 30

Es una tcnica de planeacin y control que implica establecer y comunicar objetivos organizacionales, identificando los objetivos individuales relacionados con ellos y estudiando la actuacin del personal en torno a los mismos
En la administracin por objetivos los gerentes y sus subordinados

definen en conjunto sus metas comunes, especifican las reas principales de responsabilidad de cada puesto en relacin con los resultados esperados de cada uno, y utilizan esas medidas como guas para mejorar la operacin del rea, verificando a la vez la contribucin de todos y cada uno de sus miembros.
La mayor aportacin de la APO a la TGA es la conceptualizacin del

trabajo. El nfasis se coloca entonces ya no slo en el qu, sino tambin en el cmo del desempeo organizacional

ADMINISTRACION POR OBJETIVOS

Su gestor Peter Drucker (1954), aunque no profundiz en su desarrollo.
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La APO represent un gran avance para el desarrollo de la ciencia

administrativa que sus modelos y tcnicas eran muy precisos y basados en investigaciones de muchos aos en diversas empresas. Adems, su implantacin adecuada incide directamente en la motivacin y actitud del personal, ya que los involucra en su trabajo y con sus objetivos personales y laborales al hacerlos claros y alcanzables.
La

administracin por objetivos es un conjunto formal de procedimientos que establecen y revisan el progreso hacia las metas comunes por parte de los administradores y sus colaboradores.

La APO explica el proceso mediante el cual los objetivos caen en

cascada por medio de los diversos niveles de la organizacin.

BENEFICIOS DE LA APO
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Mejora

la administracin (planeacin arientada a resultados).

Obliga a los gerentes a clarificar la estructura de la

organizacin.
Estmulo del compromiso personal, tanto con los

objetivos propios como los organizacionales.

DESVENTAJAS DE LA APO
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En ocasiones los administradores dejan de explicar la

filosofa basada en el autocontrol y autodireccin, y no dan pautas para la fijacin de objetivos.

Los adminsitradores deben conocer los objetivos de la

empresa.
Hincapi en metas a corto plazo, por encima de la

solidez que ofrece una organizacin en el largo plazo.

LA PLANEACIN TRADICIONAL ES DIFERENTE A LA PLANEACIN ESTRATGICA

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LA PLANEACIN TRADICIONAL ES DIFERENTE A LA PLANEACIN ESTRATGICA

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En la actualidad la planeacin tradicional mencionada

es an practicada por muchas empresas, sin embargo al dinamismo del medio ambiente y la proyeccin internacional de las empresas debido a la globalizacin, se ha desarrollado la planeacin estratgica, misma que se ha deriva en planeacin tctica y operativa para atender a sus necesidades de crecimiento e innovacin frente a una competencia cada vez mayor y ms eficiente.

PRINCIPALES DIFERENCIA ENTRE LA PLANEACIN TRADICIONAL Y LA PLANEACIN ESTRATGICA.

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Planeacin tradicional
Tiempo Corto plazo

Planeacin estratgica
Largo Plazo

Costo

Costo moderado

Costo alto

Alcance

Una rea

Toda la organizacin

NIVELES DE PLANEACIN ESTRATGICA, TCTICA Y OPERATIVA

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Toda organizacin planea en diferentes niveles para cumplir los objetivos de la organizacin misma que se clasifica de acuerdo a su contenido, tiempo y amplitud de los planes, as como del alcance y grado de incertidumbre en que se realiza.

Planeacin estratgica
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Una estrategia es un patrn de acciones y de distribucin

de recursos que se ha diseado para alcanzar las metas de la organizacin. La estrategia que implementa una organizacin es un intento de equiparar sus habilidades y recursos con las oportunidades que se encuentran en el ambiente externo; fuerzas y debilidades. Es la declaracin formal de la alta direccin - estrategias Qu gua a una organizacin Para cumplir sus proyectos o propsitos

La naturaleza y el propsito de estrategias y polticas en funcin de la planeacin estratgica 39

Estrategia: Determinacin de la misin o propsito y los objetivos bsicos a largo plazo de una empresa, seguida de la adopcin de cursos de accin y la asignacin de los recursos necesarios para alcanzar esas metas. Por lo tanto, los objetivos son parte de la formulacin de la estrategia. Polticas: Declaraciones o comprensiones generales que guan el pensamiento de los gerentes en la toma de decisiones. Su esencia es la discrecin.

Administracin Estratgica
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La planeacin estratgica est inserta en el proceso de administracin estratgica. La administracin estratgica es el proceso que implica a gerentes de todas las partes de la organizacin en la formulacin e implementacin de metas estratgicas y estrategias. La planeacin estratgica requiere del anlisis de las debilidades y fortalezas internas, as como de las oportunidades y amenazas del Ambiente Externo, conocido como FODA. Factor crtico de xito, es aquella oportunidad que si no se aprovecha En el momento pertinente puede ocasionar trastornos al sistema. Actitud distintiva, es aquella fortaleza que caracteriza al bien y/o servicio.

COMPONENTES DEL PROCESO DE LA ADMINISTRACIN ESTRATGICA

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1. Identificar la misin, los objetivos y las estrategias actuales de la organizacin. 2. Analizar el ambiente 3. Analizar los recursos de la organizacin 4. Identificar las oportunidades y amenazas externas. 5. Identificar las fortalezas y debilidades internas. 6. Revalorar las misiones y objetivos de la organizacin. 7. Formular estrategias 8. Implementar estrategias. 9. Evaluar resultados Este proceso consta de nueve etapas, de las cuales las primera siete corresponden a la planeacin estratgica, la octava a la implementacin y la novena a la evaluacin

Proceso de administracin estratgica

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2. Analizar el ambiente

4. Identificar las oportunidades y las amenazas

1. Identificar la misin, los objetivos y las estrategias actuales de la

organizacin 3. Analizar los recursos de la organizacin 5. Identificar las fortalezas y debilidades

6. Revalorar las misiones y los objetivos de la organizacin

7. Formular estrategias FODA

8. Implementar estrategias

9. Evaluar resultados

Paso 1: Identificar la misin, los objetivos y las estrategias actuales.

La misin (propsito): Es el enunciado que expresa la razn de
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ser de la organizacin y permite conocer la naturaleza del negocio (sus bienes y servicios). El gerente debe saber cules son los objetivos y estrategias que la empresa est siguiendo actualmente afn de alcanzar su misin.
La visin estratgica: Va ms all de la misin declarada y

proporciona una perspectiva respecto a la direccin de la empresa y en lo que se ha convertido la organizacin.

Objetivos: Son los fines que se persiguen por medio de una

actividad. Constituyen el plan bsico de la empresa

Estrategia: Determinacin del propsito o la misin y los objetivos

bsicos a largo plazo. La adopcin de cursos de accin, as como la asignacin de recursos necesarios para alcanzar los propsitos

Paso dos: Analizar el ambiente externo presente y futuro

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Se debe realizar una evaluacin precisa y profunda

del ambiente externo en funcin del macro ambiente y el ambiente competitivo de la organizacin, teniendo claro sus diferentes componentes de cada uno de ellos.

Paso tres: Analizar los recursos de la organizacin 45

Conlleva en analizar los diferentes recursos con los

que cuenta la organizacin, como lo son: Recursos humanos Recursos financieros Recursos fsicos y/o estructurales Recursos tecnolgicos Materiales y suministros

Paso cuatro: Identificar las oportunidades y amenazas

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Analizado el anterior paso, se procede a identificar las

oportunidades y amenazas especficas que el ambiente proporciona a la empresa.

Las personas con intereses en la empresa son grupos e

individuos que afectan y son afectados por el logro de la misin, las metas y las estrategias de la organizacin. Son los diferentes componentes del macro ambiente y el ambiente competitivo El anlisis ambiental incluye aspectos como la situacin macroeconmica y los factores tecnolgicos.

Paso cinco : Anlisis de fuerzas y debilidades internas 47

Este paso se deriva del anlisis de los recursos y

consiste en identificar aquellas reas internas que representan los puntos fuertes y dbiles de la organizacin.
Se procede a identificar las oportunidades y amenazas

que el ambiente proporciona a la empresa.

Se evalan las fuerzas y debilidades de las reas

funcionales de la organizacin. (Ejemplo: inventario de las capacidades y recursos de la organizacin y sus niveles de desempeo generales y funcionales).

Paso seis : Revalorar las misiones y objetivos de la organizacin 48

En funcin del anlisis diagnstico FODA, se debe

establecer con claridad, si tanto la misin visin, objetivos metas, deben ser revalorar o fortalecidas en funcin de la competitividad en que se enfrenta la organizacin en su medio ambiente.

Paso siete : Formular estrategias

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Elaborados y conocidos los objetivos estratgicos de la

organizacin, se procede a formular las estrategias para llevarlos a cabo. Entre las importantes estn la formacin de equipos de trabajo, el diseo de un mecanismo que permita a los equipos participar en las toma de decisiones acerca de su trabajo operativo, en el desarrollo de nuevos procedimientos para la elaboracin de nuevos proyectos de trabajo; entre otros, aspectos.

Paso ocho: Implementar estrategias.

Este paso, corresponde a la implementacin, o puesta en marcha de las estrategias despus de su formulacin, con el fin de no perder la visin diagnstica planteada, as como el diseo futuro deseado. La estrategia debe estar apoyada por decisiones sobre la estructura adecuada de una organizacin, tecnologa, recursos humanos, sistemas de recompensas y de informacin, cultura de la organizacin y estilo de liderazgo. En la misma forma que la estrategia de la organizacin debe adecuarse al ambiente externo, tambin debe adaptar los mltiples factores responsables de su ejecucin.
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Paso nueve : Evaluar resultados 51

Este paso corresponde a la evaluacin de resultados, parciales y finales, de las estrategias ya implementadas. Sobre este aspecto cabe sealar la necesidad de disear controles estratgicos que permitan realizar una evaluacin peridica de los avances en la implementacin de las estrategias. Un sistema de control estratgico est: diseado para apoyar a los gerentes en la evaluacin del avance de la organizacin con respecto a su estrategia y para corregir discrepancias.

LA MATRIZ FODA
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HERRAMIENTA MODERNA PARA EL ANLISIS DE LA SITUACIN PARA TOMA DE DECISIONES

Matriz F.O.D.A.
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Marco conceptual para un anlisis sistemtico Facilita el apareamiento entre Amenazas con

Oportunidades y Fortalezas con Debilidades.

Punto de partida del modelo son las amenazas: Las compaas hacen la planeacin estratgica como

resultado de crisis, problemas o amenazas.

Dinmica del anlisis TOWS - FODA

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Factores internos
Fortalezas Debilidades

Factores externos

Amenazas Oportunidades

Oportunidades

FO Fortalezas Oportunidades FA Fortalezas Amenazas

DO Debilidades Oportunidades DA Debilidades Amenazas

Debilidades
Fortalezas
Amenazas

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Cuatro estrategias.

FACTORES INTERNOS

Fortalezas internas (F):

Debilidades internas (

Cualidades administrativas, operativas, En cada una de las reas mencionadas investigacin, desarrollo, ingeniera, en el recuadro de las fortalezas. finanzas, marketing. 56 Fortalezas Debilidades FACTORES EXTERNOS

Oportunidades externas (O)

Estrategia FO (Consideramos los riesgos) como Fortaleza - Oportunidades condiciones econmicas actuales y Maxi-maxi. futuras; cambios polticos y sociales; Potencialmente la estrategia ms nuevos productos, servicios y exitosa. Sirve de las Fortalezas de la tecnologa. organizacin para aprovechar las Oportunidades oportunidades

Estrategia DO Amenazas-Oportunidades Mini-maxi. Como estrategia de desarrollo, para superar las debilidades a fin de aprovechar oportunidades

Amenazas Externas (A) Como falla de energa, competencia y reas similares a las mostradas en el recuadro de oportunidades

Estrategia FA Fortalezas-Amenazas Maxi-mini Uso de fortalezas para hacer enfrente o evitar amenazas

Amenazas

Estrategia DA Debilidades-Amenazas Mini-mini Atrincheramiento, liquidacin o inversin conjunta para minimizar debilidades y amenazas

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JERARQUA DE LAS ESTRATEGIAS DE LA EMPRESA

.
Estrategia58 nivel a Corporativo
Seleccin de empresas en las cuales invertir Le corresponden a la alta gerencia o ejecutivos corporativos

Estrategias de negocios
Se busca ganar una ventaja competitiva en una lnea de producto especfica Le competen al director general de una unidad de negocios

Estrategias funcionales
Apoya el negocio y a las estrategias corporativas Corresponden a los distintos departamentos de la empresa

 Estrategia general de liderazgo de costos: Busca reducir los costos de

operacin, lo que redundar en la posibilidad de ofrecer un menor precio de 59 venta a los clientes y producir, asimismo mayores ventas y utilidades acumuladadas. El objetivo es que una compaa tenga una estructura de bajo costo comparada con sus competidores.
Estrategias de diferenciacin: La compaa que sigue una estrategia de

diferenciacin intenta ofrecer algo nico en la industria en trminos de productos y servicios.

Estrategia enfocada: La compaa que adopta una estrategia enfocada en

grupos de clientes especiales, una lnea de productos en particular, una regin geogrfica especfica, u otros aspectos que se vuelven punto focal de los esfuerzos de la empresa. En lugar de atender todo el mercado con sus productos y servicios., la empresa puede darle importancia a un segmentos especfico del mercado.