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Redactar una frase clara que manifieste la Meta del Proyecto, describiendo especficamente lo que se quiere conseguir, e incorporar en la misma un suceso significativo que marque el punto final con el cual se terminar el Proyecto.
Meta del Proyecto = Lo que el Equipo de Trabajo debe conseguir con su actuacin para cumplir con la Meta del Negocio.
Ser breve e indicar el punto final con un suceso significativo. No incluir especificaciones y evitar las fechas en la definicin.
Tcnica para definir la Meta del Proyecto: Preguntarles a los Stakeholders : Cual es el punto final con el cual se terminar el Proyecto?. Repetir la pregunta si es necesario. En caso de que fuera preciso, limitar el Proyecto para que quede claro el punto final.
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Ejemplos:
A. Meta del Negocio: Desarrollar un nuevo Producto del tipo X antes que la competencia con un costo no mayor del 20 % del costo del Producto actual. Meta del Proyecto (Borrador): Desarrollar ideas para que un nuevo Producto del tipo X. Meta del Proyecto con punto final: Generar e investigar ideas para para un nuevo Producto del tipo X y recomendar la Tecnologa a usar.
B. Meta del Negocio: Conseguir una reduccin de costos al armonizar la gama actual de envases, cierres y suministros para los mismos. Meta del Proyecto (Borrador): Definir los grupos de envases de botellas con menos de 5 litros por los responsables de las plantas de Produccin. Meta del Proyecto con punto final: Identificar los grupos de envases pequeos y sus cierres, recomendando una propuesta al Director
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Es la cuantificacin del objetivo que se pretende alcanzar en un tiempo sealado, con los recursos necesarios. OBJETIVO Expresin cualitativa de un propsito en un periodo determinado; el objetivo debe responder a la pregunta "qu" y "para qu". Es el conjunto de resultados que el proyecto se propone alcanzar a travs de determinadas acciones.
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Un objetivo se deriva de una meta, tiene la misma intencin que una meta, pero es ms especifico, cuantificable y verificable que la meta
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Se deben realizar dos listas explcitas de lo Incluido y Excluido en el Proyecto. Es bsico para negociar futuras ampliaciones o cambios
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Proyecto Realizar una relacin de Entregables para cada una de las Fases del Proyecto, por Producto y/o Servicio, indicando
como crearlos, el costo de crearlos e implantarlos y los Beneficios tangibles e intangibles a obtener por la implementacin de cada Entregable
Relacionar toda la informacin que no encaja en las categoras anteriores. Indicar los factores a tener
presentes para terminar el Proyecto cumpliendo los Objetivos de: Plazo, Costo y Calidad .
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Gestin de Proyectos Informticos Ciclos de Vida Definicin del proyecto Los pasos para la definicin del proyecto : 9. Estimar el cronograma y un presupuesto Con base en el cronograma y presupuesto preliminar se deben estimar un cronograma y un presupuesto base para las autorizaciones correspondientes. Precisin esperada: Base para presupuesto -25% a + 25%
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Director General
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Director de Projects Managers Proyecto A Project Manager Proyecto B Project Manager Proyecto C Project Manager
Director Funcional rea A Miembro Proyecto A Miembro Proyecto B Miembro Proyecto C Jefe Departamento A1
Director Funcional rea B Miembro Proyecto A Miembro Proyecto B Miembro Proyecto C Jefe Departamento B1
Director Funcional rea C Miembro Proyecto A Miembro Proyecto B Miembro Proyecto B Jefe Departamento C1
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recursos
INICIACIN 4.1 Acta del Proyecto 4.2 Enunciado del Alcance del proyecto
PLANIFICACIN
CIERRE
4.4 Dirigir y gestionar la 4.5 Supervisar y 4.7 Cerrar Ejecucin del Proyecto Controlar el Trabajo del Proyecto Proyecto 4.6 Control Integrado de Cambios
6.1 Definicin de las Actividades 6.2 Secuenciamiento de Actividades 6.3 Estimacin de los Recursos de las Actividades 6.4 Estimacin de la Duracin de las Actividades 6.5 Desarrollo del Cronograma 7.1 Estimacion de los Costos 7.2 Preparacin del Presupuesto de Costos 8.1 Planificacin de la Calidad 8.2 Realizar Aseguramiento de Calidad
7. Gestin de los Costos del Proyecto 8. Gestin de la Calidad del Proyecto 9. Gestin de los Recursos Humanos del Proyecto
9.2 Adquirir el equipo del 9.4 Gestionar el Equipo proyecto del Proyecto 9.3 Desarrollar el Equipo del proyecto 10.2 Distribucin de la Informacin 10.3 Informar el rendimiento 10.4 Gestionar a los Interesados 11.6 Seguimiento y Control de Riesgos
11.1 Planificacin de la Gestin de Riesgos 11.2 Identificacin de Riesgos 11.3 Anlisis Cualitativo de Riesgos 11.4 Anlisis Cuantitativo de Riesgos 11.5 Planificacin de la Respuesta a los Riesgos 12.1 Planificar las compras y adquisiciones 12.2 Planificar la contratacin 12.3 Solicitar respuesta de Vendedores 12.4 Seleccin de Vendedores
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Gestin de Proyectos Informticos Ciclos de Vida Gestin del alcance del proyecto
Procesos necesarios para asegurar que el Proyecto incluye todos los trabajos a realizar, y solo aquellos que se deben realizar para terminar el Proyecto de acuerdo con sus Objetivos. Consta de:
Iniciacin: compromiso para iniciar la siguiente fase del Proyecto Planificacin del Alcance: realizacin de una definicin escrita de los lmites del Proyecto como base para las futuras decisiones Definicin del Alcance: subdividiendo los Entregables grandes en pequeos y ms manejables Verificacin del Alcance: formalizando la aceptacin del Alcance Control de Cambios del Alcance
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Gestin de Proyectos Informticos Ciclos de Vida Gestin del costo del proyecto Incluye los Procesos necesarios para asegurar que los Proyectos se terminan dentro del Presupuesto aprobado. Consta de:
Plan de Recursos, determinando que Recursos (Personas, Equipos, Materiales) y que cantidades de cada uno se deben utilizar para realizar todas las Actividades del Proyecto Estimacin de Costos, realizando una aproximacin del costo de los Recursos necesarios para terminar todas las Actividades Presupuesto, asignando el costo total estimado a cada uno de los trabajos individuales Control de los Costos, revisando todos los cambios que se produzcan en el Presupuesto del Proyecto
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Incluye los Procesos necesarios para lograr la participacin ms efectiva de todas las Personas implicadas en el Proyecto. Consta de:
Plan de Organizacin, identificando, documentando y asignando las funciones, responsabilidades y estructura jerrquica Seleccin del Personal, incorporando los recursos humanos necesarios asignados para trabajar en el Proyecto Desarrollo del Equipo del Proyecto, potenciando los conocimientos individuales y en grupo necesarios para elevar el rendimiento del equipo
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Gestin de Proyectos Informticos Ciclos de Vida Manejo de las comunicaciones del proyecto
Incluye los Procesos necesarios para asegurar en tiempo y de forma adecuada, la generacin, recogida, distribucin, archivo y disposicin final de la Informacin del Proyecto. Consta de:
Plan de Comunicaciones: determinando la Informacin y comunicaciones necesarias con los Stakeholders: quien necesita Informacin, cuando la necesitan y como se les debe facilitar Distribucin de la Informacin, haciendo que la Informacin necesaria est disponible para los Stakeholders de forma peridica Informes de Situacin, recogiendo y distribuyendo los datos sobre la Situacin, Progreso y Evolucin del Proyecto Cierre Administrativo: generando, recogiendo, y distribuyendo la Informacin para formalizar la terminacin de una Fase o Proyecto
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Gestin de Proyectos Informticos Ciclos de Vida Manejo del riesgo del proyecto
Incluye los Procesos relacionados con la identificacin, anlisis y respuesta a los Riesgos del Proyecto.
Identificacin de Riesgos: determinando que Riesgos pueden afectar al Proyecto y las caractersticas de cada uno Cuantificacin de Riesgos, evaluando los Riesgos y sus interacciones para fijar el rango de los posibles trabajos adicionales Realizacin de la Respuesta los Riesgos, definiendo en cada paso las Oportunidades y Amenazas para dar respuesta a los Riesgos Control de Respuesta a los Riesgos, reaccionando ante los cambios en el Riesgo a lo largo del Proyecto
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Gestin de Proyectos Informticos Ciclos de Vida Gestin del abastecimiento del proyecto
Incluye los Procesos necesarios para adquirir Bienes y Servicios externos a la Empresa. Consta de:
Plan de Compras: determinando que hay que comprar y cuando Plan de Ofertas, documentando los Requerimientos de los Productos e identificando los posibles Proveedores para cada uno Anlisis de Ofertas, recibiendo y analizando las Ofertas Seleccin de los Proveedores ,para cada uno de los Productos Administracin de los Contratos, estableciendo las relaciones con los Proveedores Cierre de los Contratos, terminacin y revisin final de los Contratos, incluyendo la solucin de todos los temas abiertos
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Porqu es importante que el GP lo seleccione? - Influye directamente en el xito del proyecto - Las personas implicadas en el proyecto saben el que hacer y como comunicarse con los dems miembros - Permite al gerente del proyecto controlar los avances y definir tiempos para las entregas - Es el primer paso para definir modelos de calidad en la empresa, ya que se organiza el trabajo.
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Modelo de ciclo de vida cascada Cuando usarlo? - Proyectos con los requerimientos claros. - Paso de un sistema anterior a un sistema nuevo, donde el cambio no es funcional, sino tecnolgico. - Clientes pacientes. - Proyectos pequeos de menos de 3 semanas.
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Modelo de ciclo de vida prototipo Cuando usarlo? Proyectos donde los requerimientos son poco claros muy cambiantes. Para demostraciones de sistemas. Funciona bien combinado con modelo en cascada.
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Modelo de ciclo de vida espiral Cuando usarlo? Proyectos con altos riesgos, tales como proyectos de investigacin, aeronutica, militares. Proyectos con implementacin de nuevas y desconocidas tecnologas. Para proyectos muy grandes, donde deben hacerse entregas parciales y hay muchos riesgos que mitigar.
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