SISTEMA DE MEJOR GESTIN SIMEGE

Universidad Nacional de Colombia

SIMEGE
La operacin del modelo busca contribuir al mejoramiento de la gestin acadmico administrativa de la Universidad mediante la adaptacin e implementacin articulada del sistema de gestin de calidad, el modelo estndar de control interno y el sistema de desarrollo administrativo, en el marco del proyecto Multisedes y del proceso de acreditacin

institucional.

META DEL SISTEMA

El SIMEGE tiene como meta la
Implementacin del modelo para Confianza articular esfuerzos en materia de Equidad mejoramiento organizacional de las diversas reas que hacen parte de la gestin Universitaria logrando un Oportunidad Liderazgo Transparencia

proceso de Mejoramiento Contino.

Eficiencia

PRINCIPIOS DE LA MEJOR GESTIN

1) Enfoque a la comunidad interna y externa 2) Liderazgo 3) Participacin activa de los docentes y personal administrativo 4) Enfoque basado en procesos 5) Enfoque de sistema para la gestin 6) Mejora contina 7) Enfoque basado en hechos para la toma de decisin 8) Relacin mutuamente beneficiosa con el proveedor 9) Coordinacin, cooperacin y articulacin 10)Transparencia

POR QU SIMEGE?

La Universidad Nacional de Colombia, en su compromiso de

excelencia consider necesario CREAR un Sistema de Mejor Gestin, en el cual se armonizan los propsitos de la institucin

y sus compromisos de mejoramiento permanente fundamentado

en la calidad, el servicio y el autocontrol.

PARA QU SIMEGE?
Para contribuir al mejoramiento de la gestin acadmico administrativa de la Universidad. Para convocar a la Comunidad Universitaria a que contribuya a mejorar la gestin de la Institucin Para detectar los trmites percibidos como engorrosos inconvenientes en la Universidad y realizar cambios que permitan agilizarlos y simplificarlos. Para respaldar y articular alternativas aisladas que buscan el mejoramiento de la gestin.

SIMEGE
Reforma Organizacional Reforma Acadmica

Propuesta Multisedes

Acreditacin institucional

Sistema de Gestin de la Calidad (SGC) Modelo Estndar de Control Interno (MECI) Sistema de Desarrollo Administrativo (SISTEDA)

BENEFICIOS DEL SIMEGE

Apoyar la sistematizacin de los procesos y de la informacin.

Orientar prcticas a la comunidad acadmica. Modernizar la Universidad. Permite mantener la identidad y la imagen institucional. Orienta la interaccin entre la comunidad universitaria y entre sta y la sociedad. La Universidad Nacional de Colombia gana gobernabilidad.

Oportunidad y calidad en lo cotidiano.

Gana el control social y la participacin ciudadana.

BENEFICIARIOS del SIMEGE

Estudiantes Docentes

Administrativos
La Universidad Nacional de Colombia como Institucin Otras instituciones de Educacin Superior

El Sistema educativo del pas.

IMPACTO del SIMEGE EN LA UNIVERSIDAD

Ser la beneficiaria de un proceso de cambio constante Ser reconocida por altos estndares de Gestin Dar respuesta a requerimientos personales con procesos organizados Brindar oportunidad y calidad en lo cotidiano Gana el control social y en participacin ciudadana Los facilitadores tienen el compromiso de liderar, impulsar y promover una apropiacin y concientizacin tcnica y cultural frente al cambio organizacional deseado.

GANA EN GOBERNABILIDAD

UTILIDAD DEL SIMEGE?

Las necesidades de la comunidad interna y externa son escuchadas y atendidas atendidas y estn en lnea con las de la Universidad. Se establece un sistema de indicadores que permitir el seguimiento y la medicin de objetivos, metas, compromisos. Faculta al personal de la Institucin a que tome decisiones, sea propositivo y participativo. Permite la orientacin de procesos, no de reas Personal ms capacitado en temas relacionados con la Gestin Comunidades fieles a una Universidad que ofrezca calidad Se implementa la calidad como una forma de vida

ENFOQUE A LA COMUNIDAD INTERNA Y EXTERNA

PAIS

COMUNIDAD INT Y EXT

La razn de ser de la Universidad es prestar un servicio dirigido a satisfacer a la comunidad interna y externa. Por lo tanto, es fundamental que se comprendan cules son las necesidades actuales y futuras de estas comunidades, que cumpla con sus requerimientos y que se esfuercen por cumplir sus expectativas.

SIMEGE EN LO OPERATIVO

SIMEGE EN LO OPERATIVO ES UNA HERRAMIENTA QUE PERMITE:

Determinar necesidades y expectativas de la Universidad y de la comunidad interna y externa.
Establecer poltica y objetivos de Calidad Determinar procesos y responsabilidades necesarias para el logro de los objetivos Establecer medidas de eficiencia, eficacia y efectividad de cada proceso y servidor perteneciente a la Universidad Nacional.

SISTEMA DE GESTION DE CALIDAD

Establecer y aplicar procesos de mejora contina

HERRAMIENTAS A APLICAR
SGC
Sistema de gestin de la Calidad

MECI
Modelo Estndar de Control Interno

SIMEGE
SISTEDA
Sistema de Desarrollo Administrativo

Acreditacin
Institucional y de programas curriculares

HERRAMIENTAS A APLICAR
SGC
Sistema de gestin de la Calidad

SIMEGE

SGC: Sistema de Gestin de Calidad

El Sistema de Gestin de la Calidad es un conjunto de elementos interrelacionados de una organizacin por los cuales se administra de forma planificada la calidad de la misma, en busca de la satisfaccin de sus clientes internos y externos. Promueve la adopcin de un enfoque basado en procesos ya que bajo este enfoque tiene como ventaja el control contino sobre los procesos individuales y sobre su interaccin

Sistema de Gestin de la Calidad NTCGP 1000:2004

CICLO PHVA
Actuar
Tomar accin adecuada Determinar metas y objetivos

Planear
Determinar mtodos para alcanzar las metas

Revisar o controlar efectos de la realizacin

Capacitar

Verificar

Realizar el trabajo

Hacer

EL CICLO PHVA PERMITE MEJORA CONTINA

Inicio nuevo ciclo

Siempre es posible implementar maneras ms prcticas y mejores para prestar servicios en la Universidad. Es fundamental que la mejora contina del desempeo global de la Universidad sea un objetivo permanente para aumentar su eficacia, eficiencia y efectividad.

ACTUAR

PLANEAR

A V
VERIFICAR

P H
HACER

HERRAMIENTAS A APLICAR
MECI
Modelo Estndar de Control Interno

SIMEGE

MECI: Modelo Estndar de Control Interno

El propsito esencial del MECI es orientar a las entidades hacia el cumplimiento de sus objetivos y la contribucin de stos a los fines del Estado. Este enfoque concibe el Control Interno como un conjunto de elementos interrelacionados donde intervienen todos los servidores de la entidad estando atentos a las condiciones de satisfaccin de los compromisos contrados.

MODELO ESTANDAR DE CONTROL INTERNO PARA EL ESTADO COLOMBIANO

CONTROL ESTRATGICO

CONTROL DE GESTIN

Esquema de organizacin Planes Principios Normas

Mtodos Procedimientos Actuaciones Acciones Adm. Informacin Adm. Recursos

CONTROL DE EVALUACIN

Mecanismos de evaluacin y verificacin

HERRAMIENTAS A APLICAR

SIMEGE

SISTEDA
Sistema de Desarrollo Administrativo

SISTEMA DE GESTION DE CALIDAD

SISTEDA: Sistema de Desarrollo Administrativo

El Sistema de Desarrollo Administrativo es un conjunto de polticas, estrategias, metodologas, tcnicas y mecanismos de carcter administrativo y organizacional para la gestin y manejo de los recursos humanos, tcnicos, materiales, fsicos y financieros de las entidades de la Administracin Pblica, orientado a fortalecer la capacidad administrativa y el desempeo institucional. El Desarrollo Administrativo es un proceso de mejoramiento permanente y planeado para la buena gestin y uso de los recursos y del talento humano en los organismos y entidades de la Administracin Pblica.

Sistema de Desarrollo Administrativo

Estructura para:
Polticas Estrategias

Metodologas y tcnicas

Ejecutado Por personas

Fortalecer la capacidad administrativa y del desempeo institucional

BUENA GESTIN

Propsitos

Cumplimiento de los fines del estado y de las responsabilidades y

compromisos del servidor pblico. Mantener la unidad y armona con otras entidades del estado Mejoramiento de los niveles de gobernabilidad de la Administracin pblica Mejoramiento de la Calidad de los bienes y servicios

SISTEMA DE GESTION DE CALIDAD

RELACIN DE LOS TRES SISTEMAS SGC MECI - SISTEDA

NORMATIVIDAD

SGC

MECI

SISTEDA

* Ley 872/2003 * Decreto 4110/04 * Circular 06 de 2005 del DAFP

*Ley 87/1993 * Decreto 1599/2005 * Decreto 2621 de 2006

* Ley 489/1998 * Decreto 3622/05

Los tres sistemas promueven una mejor gestin y estn encaminados a lograr altos estndares de calidad, de gestin y de logro de los objetivos.

SGC

MECI

SISTEDA

PARA QU SIRVEN?
Para lograr administrar ordenadamente los recursos y el talento humano de la Universidad y lograr el cumplimiento de los objetivos misionales definidos por la institucin, la Ley y las expectativas de la comunidad. Para hacer seguimiento y evaluacin al cumplimiento de los objetivos misionales, garantizando la coordinacin de las acciones y la fluidez de la informacin y la comunicacin. Para anticipar y corregir oportunamente (prevencin), las debilidades que se presentan en el quehacer Universitario. Para la formulacin de planes estratgicos que definan directrices, lineamientos y prioridades que orienten la gestin universitaria.

SGC

MECI

SISTEDA

COMPONENTES COMUNES ENTRE LOS SISTEMAS

Compromiso de la Direccin Gestin del Talento Humano Procesos y Procedimientos Indicadores de eficiencia y eficacia Comunicacin Organizacional Plan de Mejoramiento Institucional Mejora contina

SGC

MECI

SISTEDA

ESTRUCTURA DEL PROCESO DE IMPLEMENTACIN

1.

2.

3. 4. 5.

Estado actual del SGC. Herramienta: diagnstico. Planeacin del diseo e implementacin del Modelo. Diseo. Implementacin. Evaluacin a la implementacin del Modelo.

1.

2.

3.

4.

Planeacin del diseo e implementacin del Modelo. Herramienta: Autodiagnstico. Diseo e implementacin del Modelo. Herramienta Diagnstico especfico. Evaluacin a la implementacin al Modelo: Oficina de Control Interno. Elaboracin del normograma.

1.

2.

3.

4.

Diagnstico situacional. Diseo y formulacin del plan. Implementacin del plan. Evaluacin.

SISTEMA DE GESTION DE CALIDAD

AVANCES DEL SISTEMA DE MEJOR GESTIN EN LA UNIVERSIDAD NACIONAL DE COLOMBIA

PLAN DE TRABAJO
Fases de Trabajo
Autonoma + Plan de desarrollo UN+ SISTEDA + MECI + SGC

Alistamiento
para el mejoramiento de la gestin

Ejecucin
Interna de acciones
Diagnstico Interno
(autoevaluacin)

Sostenibilidad
para el mejoramiento continuo

May o 2007

Oct. 2007

Procesos de Mejoramiento Enero 2008 Sep. 2008

Mejoramiento continuo
(Evaluacin)

Abril 2009

Mayo 2009

Oct. 2007

Dic. 2007

Oct. 2008

Abril 2009

Procesos y procedimientos

EN QU ESTAMOS EN SIMEGE:

Estamos abordando mejoramientos patrocinados y ordenados para la Universidad, los cuales representan una acumulacin de aprendizaje propio de nuestra gente.
Definimos una estructura que tiene ideas de mejoramiento, que est comprometida con la Universidad y que quiere trabajar por ella. Estamos capitalizando esfuerzos de mejoramiento emprendidos en el pasado, tanto en reas de la UN como a partir de procesos de capacitacin de funcionarios. Se trabaja bajo un principio de actuacin y construccin colectiva. Se han definido proyectos de mejoramiento donde la experiencia de los miembros del equipo, para su definicin y ejecucin, es vital. Estamos en la construccin de una red de trabajo, donde cada uno de sus nodos tiene un rol fundamental para el proyecto: responsabilidad y credibilidad en el objetivo que debe cumplir.

AVANCES IMPORTANTES

Se tiene una base tcnica de trabajo articulado que permite navegar con certeza en el proceso operativo del UN-SIMEGE.

Se tiene un Plan Estratgico que es insumo fundamental en la etapa de Direccionamiento Estratgico y construccin del Plan Maestro de Gestin de la Universidad.
Se termin la fase de Alistamiento que incluy a todas las sedes y al nivel nacional, bsica para articular y organizar acciones propias de un proyecto de esta magnitud. Se tienen definidos ocho proyectos estratgicos que, actuando de forma sinrgica, derivan en mejor gestin para la UN y hay un mapa de macroprocesos de la UN concertado, para la implementacin de la herramienta de gestin

PROYECTOS ESTRATGICOS
Entorno tico Direccionamiento Estratgico
Planeacin y definicin de programas Modelo de Operacin Comunicaciones Estratgicas (Connotacin pblica) Evaluacin de Control Conjunto de elementos rectores del comportamiento universitario Acuerdos y protocolos Prcticas de Gobierno Universitario

Ajuste Organizacional
Estilo de direccin y Estructura organizacional

Condiciones Ambientales Para el trabajo

Seguridad, Salud Ocupacional y Manejo Ambiental

Gestin para el mejoramiento (Acadmico y Administrativo)

Modelo de operacin, polticas de operacin, procesos y procedimientos, controles, indicadores, riesgos, modelos de evaluacin de control

Gestin y desarrollo del Talento Humano

Desarrollo de competencias Plan de mejora individual

Ordenamiento Jurdico
Estructura Normativa para el Modelo de Operacin

Bien-estar
Desarrollo integral de la comunidad universitaria y mejoramiento de su calidad de vida.

MAPA DE MACROPROCESOS UN
Cumplimiento a necesidades y expectativas de la Comunidad Universitaria Necesidades y expectativas de la Comunidad Universitaria
PROCESOS ESTRATGICOS

Planeacin
ENTRADAS Conocimiento Talento humano Recursos financieros Recursos fsicos Recursos de informacin Normas Otros recursos

Direccionamiento

Relaciones Interinstitucionales

Comunicacin

PROCESOS MISIONALES

Formacin Extensin

SALIDAS Nuevo conocimiento Nuevos profesionales, investigadores y docentes Propuestas de solucin a problemas de pas Programas curriculares Programas de educacin no formal Difusin de la produccin acadmica Otros bienes y servicios

Investigacin

PROCESOS DE APOYO

Gestin de Laboratorios

Gestin de Bibliotecas

Gestin de Apoyo a la Docencia/Formacin

Bienestar Universitario

Gestin del Talento Humano

Gestin de Desarrollo Tecnolgico e innovacin

Gestin de Recursos Fsicos

Gestin de Sistemas de Informacin

Gestin Administrativa

Gestin Jurdica y Legal

Gestin Financiera

Anlisis y Mejora

Evaluacin y Auditora

Evaluacin Independiente y Auditora de Calidad

TEMAS DE TRABAJO EN CADA NODO

Manizales Palmira tica Gestin del Talento Humano Bienestar Condiciones Ambientales para el trabajo Bienes y servicios Gestin del mejoramiento en la parte administrativa Investigacin Gestin de Laboratorios Anlisis y Mejora Evaluacin y Auditoria Direccionamiento Estratgico y Ajuste Organizacional Extensin Condiciones ambientales para el trabajo Gestin del Mejoramiento (administrativo y financiero) Ordenamiento Jurdico Gestin del Talento Humano Ajuste Organizacional y Direccionamiento Estratgico Acreditacin y evaluacin institucional

Medelln

Bogot

Gerencia Secretara General Direccin Nacional de Personal Amazona, Orinoqua, Caribe Vicerrectora Acadmica

Vicerrectora de Investigacin
Planeacin Vicerrectora General

Investigacin
Direccionamiento Estratgico y Evaluacin Coordinacin General, Macroproceso de apoyo acadmico y Gestin del Mejoramiento.

MODELO UN - SIMEGE
Conjunto articulado de polticas, estrategias, metodologas y tcnicas que con un enfoque sistemtico de planeacin, ejecucin y evaluacin busca fortalecer de manera permanente la gestin, la capacidad acadmico - administrativa y el desempeo de la UN Se estn armonizando los propsitos de la UN y su compromiso de buscar mejorar en forma permanente: Contribucin directa con el mejoramiento de la gestin acadmico administrativa. Poder de convocatoria en la Comunidad Universitaria a que contribuya a mejorar la gestin. Agiliza y simplifica procesos y trmites detectados como engorrosos o inconvenientes en la Universidad. Articula gestin. y respalda alternativas que buscan mejorar la
Buena comunicacin y articulacin como red que permite mejorar continuamente y compartir experiencias Alta recordacin del UN-SIMEGE: todo mejoramiento se reconoce en esta instancia.

113 trmites recibidos, 16 trmites mejorados y 87 en estudio agrupados en cuatro categoras: asuntos de estudiantes, inventarios, ODC ODS ATIS, otras. 14 experiencias de mejoramiento de alto impacto

Avances reportados

Emisin del Acto Administrativo que crea el UN-SIMEGE. Identificacin y conformacin de los grupos Directivo y asesor. Compromiso y respaldo del Grupo de Direccin al proyecto. Desarrollo del Modelo UN- SIMEGE Estrategia general de comunicacin del proyecto para fomentar la cultura de la mejor gestin en la UN. Conformacin del Comit Tcnico del SIMEGE que da soporte a la estrategia y modelo para su implementacin. Construccin y ajuste de los nodos de SIMEGE en cada sede.

Avances reportados

Se cre la pgina Web del SIMEGE, con apoyo de Unimedios, como medio de comunicacin directa con la Comunidad Universitaria. www.simege.unal.edu.co

Avances reportados

Se dise la campaa UN contra el Mal Trmite:

Pgina Web.
Mecanismo

Avances reportados

Participacin en el IV Foro Internacional hacia la excelencia en el servicio pblico. Lazos con el MEN para trabajar en un sistema integrado de mejor gestin en las instituciones de educacin superior.

Se est trabajando la poltica de desarrollo del talento humano como parte fundamental de la mejor gestin en la Universidad.

www.unal.edu.co/dnp/concurso.html

Avances reportados

Se trabaja en el desarrollo de la campaa Nuestra Gente: breves reseas de estudiantes, docentes y funcionarios, con un mensaje de cmo cada uno contribuye para lograr una mejor gestin.

NUEVOS AVANCES

Alto esfuerzo en capacitacin a travs de un diplomado (1) para el grupo asesor que adelanta el diseo e implementacin del UN-SIMEGE. Esta herramienta es fundamental para hacer el desdoblamiento del mapa de macroprocesos en cada sede, como va para la estandarizacin y la trazabilidad.

(1) Este diplomado es dictado por la Facultad de Ciencias Econmicas sede Bogot

NUEVOS AVANCES

Se termin la etapa de Diagnostico que corresponde a la segunda fase del proyecto, en donde esta herramienta define la lnea de base en la implementacin de las normas y reconoce el estado de avance de la Universidad en estas materias:

DIAGNOSTICO

Con el diagnostico se recogieron los problemas, las acciones que est desarrollando la Universidad y las propuestas de solucin hacia el futuro Que hace actualmente la Universidad en trminos de Gestin? A partir de las experiencias encontradas en trminos de mejor gestin, la Comunidad Universitaria busca continuamente fortalecer su gestin con base en esfuerzos y logros socializados de mejoramiento.

Esfuerzos de mejoramiento en las diferentes Sedes en reas como bienestar, administrativo, financiero, de planeacin, de control, entre otros.

Resultados del Diagnostico SIMEGE

SEDE MEDELLN

CALIFICACIN TOTAL 4. SISTEMA DE GESTIN DE LA CALIDAD 5. RESPONSABILIDAD DE LA DIRECCIN 6. GESTIN DE LOS RECURSOS 7. REALIZACIN DEL PRODUCTO 8. MEDICIN, ANLISIS Y MEJORA

12,1%

11,3%

12,4%

13,3%

12,6%

11,6%

0,0% 10,0% 20,0% 30,0% 40,0% 50,0% 60,0% 70,0% 80,0% 90,0% 100,0 % % DE CUMPLIMIENTO

Resultados del Diagnostico SIMEGE

COMPARATIVO UN SEDES BOGOTA, MEDELLN PALMIRA, MANIZALEZ
CALIFICACIN TOTAL 18,0% 16,0% 14,0% 12,0% 10,0% 8,0% 6,0% 4,0% 2,0% 0,0% MANIZALES BOGOTA MEDELLIN PALMIRA

MUCHAS GRACIAS POR SU ATENCIN!!!