EL PROTOCOLO DE FAMILIA

Por Gerardo Jimnez Vallejo Director del Instituto de la Empresa Familiar de Colombia
gjimenez@ceipa.edu.co

 Las familias que enfrentan el futuro unidas, y que tienen claramente definidas sus metas y polticas con respecto a la empresa, tienen ms posibilidades de xito que las que slo reaccionan ante los hechos .
Peter Leach

LA EMPRESA FAMILIAR

MODELO DE LOS TRES CRCULOS

El modelo de los tres crculos ( PropiedadEmpresa-Familia) nos permite comprender la naturaleza especfica de la empresa familiar respecto de las que no lo son (Propiedad-Empresa). Este modelo puede darnos una instantnea de cualquier empresa familiar en un momento dado.

LA EMPRESA FAMILIAR COMO UN SISTEMA: MODELO DE TRES CIRCULOS

2 PROPIEDAD 4 1 FAMILIA 5 7 6 3 EMPRESA

EMPRESA FAMILIAR
MODELO EVOLUTIVO

Este modelo basado en la evolucin de los tres ejes de la empresa familiar: Eje de la Propiedad: Propietario controladorSociedad de hermanos-Consorcio de primos. Eje de la Empresa: Arranque-Expansin y formalizacin-Madurez. Eje de la Familia: Familia joven-Familia que ingresa al negocio-Cesin de la batuta.

 Trate a la empresa como empresa, la familia como familia y la propiedad con respeto .
Kelin Gersick

FAMILIA / EMPRESA

La familia plantea a la empresa las siguientes presiones: Presin por la liquidez. Presin por puestos en la empresa. Presin por la sucesin en el mando de la empresa.

LA SUCESIN EN LOS NEGOCIOS DE FAMILIA

Familias Proctivas. Son las que planifican la sucesin. Otras familias. Prueban diferentes posibilidades sin afrontar con seriedad el tema de la sucesin y los diferentes aspectos que involucra.

ASPECTOS QUE INVOLUCRA LA SUCESIN

Decidir la estructura futura de gobierno de la empresa y la divisin de la propiedad. Desarrollar y capacitar a los posibles sucesores de la direccin y establecer el proceso de seleccin. Superar la resistencia de los lderes mayores y ayudar a los nuevos a imponer su autoridad. Planificar el futuro, fijar estrategias, negociar y encarar contingencias que amenacen el proceso.

EL PROTOCOLO DE FAMILIA

Es la carta de navegacin de las familias en entornos empresariales. Es un documento gua sujeto a ajustes. Comprende los compromisos que se hacen para prevenir y evitar los conflictos ms frecuentes en los negocios familiares. Su objetivo es alcanzar beneficios en la gestin empresarial, abordando de manera creativa la prevencin y solucin de los conflictos inherentes a la relacin Familia-Empresa.

PROBLEMAS MS FRECUENTES EN LOS NEGOCIOS FAMILIARES

Disgustos entre padres e hijos. Enfrentamientos entre hermanos. Situaciones econmicas difciles en la empresa o en la familia. Desmotivacin en el personal de la empresa y poco compromiso de los miembros de la familia. Tensiones entre el personal miembro de la familia y el externo. Estancamiento de la empresa. Conflictos con socios no familiares. Comunicacin inadecuada.

PROBLEMTICA DE LA EMPRESA FAMILIAR

La problemtica de la empresa familiar es bastante compleja, sin embargo se han identificado herramientas de alta vala para su manejo: El Protocolo Familiar. La Planeacin Estratgica de la Empresa. La Planeacin Estratgica de la Familia. La Planeacin de la Sucesin. Implantacin de los rganos de Gobierno. Asesora y Consultora externas.

PROBLEMTICA DE LA EMPRESA FAMILIAR

El Protocolo Familiar debe tener en cuenta una serie de puntos que van desde definir la misin de la familia, pasando por la poltica de compensaciones y remuneraciones para los miembros de la familia y los parientes polticos, hasta la sucesin, el tema accionario y el pago de dividendos.

EL PROTOCOLO DE FAMILIA

Surge como consecuencia de que la familia no debe separar la planeacin estratgica de la empresa de la planeacin estratgica de la familia. Aunque los planes son diferentes, el uno est influenciado por el otro y por tanto han de ser complementarios. En pocas palabras el protocolo familiar es un documento escrito que enuncia en forma clara los valores y la relacin entre familiares, y sus polticas con respecto a la empresa

EL PROTOCOLO DE FAMILIA

Es un documento de la familia, preparado intencionalmente, para servir de gua de conducta en la direccin de los negocios de la familia. En el la familia establece su misin, visin, principios, valores y cultura que han de guiar las relaciones familiares y los negocios. Su elaboracin es paciente, resultado de debates y fruto de acuerdos entre los miembros de la familia.

LA PLANEACIN ESTRATGICA Y EL PROTOCOLO DE FAMILIA COMO SOPORTE EN LA PREVENCIN Y SOLUCIN DE CONFLICTOS

Un buen Plan Estratgico de una empresa familiar debe acoger dentro de sus polticas la elaboracin del Protocolo Familiar y del Plan de Sucesin. La implantacin de la Asamblea y el Consejo de Familia da origen al escenario apropiado para debatir los asuntos de la familia relacionados con la propiedad como son: Protocolo y Sucesin.

FACTORES RELEVANTES PARA ELABORAR EL PROTOCOLO

Hacer realidad el protocolo implica fomentar un ambiente agradable, de respeto mutuo y concertacin. Son elementos claves para ello: La libertad, el pacto de honor, los valores de la familia, y la relacin intrafamiliar.

LIBERTAD

Todos los miembros de la familia implicados en los negocios familiares, debern tener la libertad suficiente para expresar en la asamblea familiar su pensamiento. No debern existir ningn tipo de preferencias para nadie. Bajo ninguna circunstancia deben existir presiones, pues lo que se busca es el bien de todos.

PACTO DE HONOR

El protocolo familiar es un pacto de honor, un pacto de caballeros, entre quienes lo firman. Es un compromiso basado en el amor y la confraternidad familiar, por lo que todos deben asumirlo con responsabilidad y seriedad. Cada compromisario debe apoyar los trminos acordados, y si en el futuro no comparte alguno de ellos, presentar ante la asamblea familiar su propuesta de cambio.

VALORES DE LA FAMILIA

Si bien es cierto que los valores que se promueven cambian de una familia a otra, todos ellos apuntan a la cohesin y solidaridad familiar. Los valores que se escojan, sern claves para imprimirle fuerza a la familia frente a las variables y dificultades, que presentan los negocios. Debe existir una disposicin permanente de las personas adultas por ensear y transmitir buenas costumbres, creencias valiosas, conocimientos, habilidades y destrezas, a las generaciones de relevo y al entorno de la empresa.

RELACIN INTRAFAMILIAR

Es indispensable que al inicio del proceso de elaboracin del protocolo, exista en la familia un clima de armona y comprensin, que lo facilite. De no existir un clima propicio, es necesario acudir a personas externas que ayuden a identificar y manejar las diferencias, y a sensibilizar a las personas acerca de la necesidad e importancia del protocolo. De ninguna manera debe promoverse el protocolo dentro de un ambiente de discordia y conflicto.

 El mejor momento para reparar un tejado es en verano cuando brilla el sol .

Lair Ribeiro.

EL PROTOCOLO DE FAMILIA

Desde el punto de vista familiar, un protocolo debe ayudar a promover la unin y armona entre los miembros y fomentar el compromiso con la continuidad y xito de la empresa familiar. Trae importantes beneficios para la convivencia y armona de la familia, y para fomentar el compromiso con la continuidad y la gestin exitosa de los negocios.

EL PROTOCOLO DE FAMILIA

Se constituye como un instrumento especfico de las empresas familiares para regular todos aquellos aspectos que facilitan su continuidad, anticipandose a las eventuales discrepancias que puedan surgir en su seno y garantizando el mantenimiento de las coordenadas bsicas particulares de la empresa.

EL PROTOCOLO DE FAMILIA

Aunque se reconoce que el protocolo es un pacto de caballeros, es a la vez una fuente de derechos y obligaciones para los miembros de la familia, por tanto deber ser construido con la participacin de todos los miembros legalmente capaces y ratificada posteriormente por quienes alcancen la mayora de edad.

EL PROTOCOLO DE FAMILIA

No tiene regulacin legal expresa. Hay que diferenciar entre protocolo y estatutos sociales. Los estatutos sociales apuntan al desarrollo empresarial y son documentos pblicos cuyo contenido est regido por el Cdigo de Comercio y por la forma jurdica que adopta la empresa. A la vez establece los espacios donde los voceros de la familia harn presencia.

LOS CAMBIOS FUTUROS EN EL PROTOCOLO

El mismo protocolo debe establecer quin, cundo y cmo modificarlo. Las modificaciones deben corresponder a la dinmica de cambios que ocurren en la familia y en la empresa. Deben someterse a la asamblea de la familia para su aprobacin.

PARA QUE SIRVE EL PROTOCOLO DE FAMILIA

Sirve para crear y delimitar los espacios de participacin de la familia en los negocios. Para conversar de los temas difciles o tabes sobre la relacin familia-empresa. Para establecer de antemano como solucionar problemas que son probables que se den. Para evitar confusin de roles entre ser familiar, propietario y ejecutivo.

BENEFICIOS DEL PROTOCOLO DE FAMILIA

1. Permite armonizar los intereses entre familia, propiedad y empresa. 2. Permite dar un manejo ms adecuado a las situaciones difciles. 3. En la medida que la familia establezca y reconozca sus metas, al igual que las polticas trazadas para sus negocios, tendr mejores argumentos para afrontar la crisis. 4. Permite transformar los conflictos en oportunidades.

CLAVE DEL XITO DEL PROTOCOLO DE FAMILIA

Que las reglas sean claras, que se comuniquen a toda la familia, que se hagan explcitas y que estn establecidas antes de que los menores alcancen la mayora de edad. Lo ms conveniente es formalizarlo notarialmente para darle mayor significado. El Consejo de Familia ser el rgano encargado de velar por el cumplimiento e interpretacin de las normas del protocolo.

CONTENIDO DEL PROTOCOLO

1. El porqu del protocolo. 2. Los valores y principios comunes a la familia. 3. La filosofa sobre los negocios de familia 4. El desafo como empresa y omo familia. 5. La formulacin estratgica: visin, misin, objetivos y estrategias. 6. Polticas respecto del financiamiento del crecimiento y reparticin de utilidades.

CONTENIDO DEL PROTOCOLO

7. Constitucin de los rganos de Gobierno: Asamblea de Familia, Consejo de Familia, Asamblea de Accionistas, Junta Directiva, etc. 8. Sistemas de Gestin: Planeacin y control, gestin de la operacin, gestin de la organizacin y del talento humano, gestin de la calidad.

Aspectos a tener en cuenta para la elaboracin del Protocolo

1. La declaracin de la misin, visin, valores, objetivos y estrategias de la familia debe describir como es la relacin de la familia con la empresa. 2. Aclarar la poltica respecto de si las generaciones ms jovenes deben o pueden laborar en los negocios de la familia. 3. Debe establecerse un mercado interno para las acciones de la empresa familiar, para que los accionistas que decidan retirarse puedan hacerlo cuando lo deseen. Establecer el derecho de preferencia.

Los 27 aspectos a considerar

4. Deben establecerse las reglas de ingreso a los negocios para los miembros de la familia. 5. Debe definirse una poltica de ingreso a los negocios de la familia para los parientes polticos. 6. Deben definirse los requisitos acadmicos y profesionales, exigidos a los miembros de la familia, que deseen acceder a cargos de direccin. 7. Debe definirse una poltica de compensaciones y remuneraciones de los miembros de la familia.

Los 27 aspectos

8. Debe establecerse que la Junta Directiva sea la responsable de la seleccin de los funcionarios corporativos. 9. El Consejo de Familia debe tener la facultad de poder recomendar miembros de la familia como candidatos a la Junta Directiva e incluso al cargo de Gerente General. 10. Debe definirse el proceso de sucesin el cual una vez aprobado por el Consejo de Familia se comunica a la Junta Directiva para que establezca el Plan de Transicin.

Aspectos

11. La evaluacin del desempeo del nuevo lider debe corresponder a la Junta Directiva, sin ingerencia del Consejo de Familia. 12. Establecer una Junta Directiva actuante, con al menos dos miembros externos, con experiencia y conocimientos y que no tengan conflicto de intereses con la empresa o con la familia. Definir criterios de seleccin y de remuneracin.

Aspectos

13. Definir la manera en que la propiedad accionaria de los negocios, pueda conservarse mientras sea posible, en la descendencia de sangre del fundador. 14. Dejar establecido lo que es Patrimonio de Sangre y Patrimonio Trabajado. La compensacin ser la retribucin por el patrimonio trabajado. 15. Determinar una poltica de reparticin de dividendos por parte de la Junta Directiva.

Aspectos

16. Formar un Consejo Familiar para el manejo y resolucin de los conflictos de familia, y todos los aspectos inherentes a la relacin familia / empresa. 17. Establecer un Fondo para atender las necesidades de los miembros de la familia que tengan dificultades econmicas. 18. Establecer un plan de formacin para los miembros de la familia y proveer los recursos necesarios.

Aspectos

19. Establecer acuerdos de propiedad pre y post maritales (capitulaciones) para mantener la propiedad accionaria slo en la descendencia del fundador. 20. El Consejo de Familia sancionar, moral y pecuniariamente, a los miembros de la familia que acten de manera contraria a los principios de la familia y que incumplan lo establecido en el protocolo. 21. Definir claramente los canales de comunicacin familia-empresa.

Aspectos

22. Definir polticas y eventualmente establecer un fondo para nuevos proyectos de emprendimiento. Definir el papel que cumplen al respecto la Junta Directiva y el Consejo de Familia. 23. Definir polticas de compensacin salarial para empleados que no son de la familia. 24. Definir criterios sobre el manejo de la imagen pblica por parte del gerente (relacin directivo / empresa / familia).

Aspectos

25. Definir las condiciones para una posible cesin del control accionario, frente a eventuales fusiones, adquisiciones o alianzas estratgicas. 26. Establecer las condiciones para una posible modificacin del protocolo. 27. Consignar los principios de gestin medioambiental sostenible y de la responsabilidad social, como guas de la accin empresarial.

EL PROTOCOLO COMO UN PROCESO: Los 6 pasos a seguir

1. Inters inicial. Se origina en un miembro-s de la familia quien se documenta al respecto. 2. Primera asamblea de familia. Se discuten los primeros asuntos y se conforma el Consejo de Familia para efectos de la elaboracin del protocolo. 3. Puesta en Comn. Se realizan varias reuniones, en conjunto e individuales, de discusin con el asesor externo para efectos de hacer la puesta en comn de los diferentes asuntos.

EL PROTOCOLO COMO UN PROCESO: Los 6 pasos a seguir

4. Proceso Final. Despus de multiples deliveraciones el Consejo estar en condiciones de realizar una redaccin final del protocolo que ser presentado para su aprobacin a la familia. 5. Darle al protocolo caracter de instrumento pblico. 6. Acompaamiento y asesora a la implantacin de los puntos estratgicos del protocolo.

LA SUCESIN EN LA EMPRESA FAMILIAR

La planificacin de la sucesin es considerada como el elemento estratgico ms importante en el desarrollo de la empresa familiar. De como se aborde este proceso depender el futuro de la empresa familiar.

LA SUCESIN EN LA EMPRESA FAMILIAR

En la empresa familiar de 1a generacin normalmente es ms dficil, ya que el fundador es reacio a abandonar el cargo. En la empresa familiar de varias generaciones es con frecuencia menos dificil, ya que existe la posibilidad de rectificar e inspirarse en sucesiones anteriores. La sucesin no tendr xito sin el consentimiento sincero del fundador y una actitud positiva de la familia.

LA SUCESIN

Por qu y cundo ocurre ? a. Por motivos relativos al acaecer familiar. b. Por motivos relativos al fundador como: Muerte Incapacidad fisica o mental Retiro voluntario.

PLANEACIN DE LA SUCESIN

Porqu planear la sucesin ? Cundo hacerlo ? Cmo hacerlo ?

EL PLAN DE SUCESIN

Debe plasmarse como parte integrante del protocolo familiar o como un anexo que se elabora con posterioridad. Debe plantear quin es el sucesor ideal y como vamos a prepararlo.

ESCENARIOS POSIBLES DE LA SUCESIN

La empresa que se liquida. La empresa que sobrevive: A. La familia sacrifica el control de los negocios. B. La familia conserva el dominio de la empresa.

LA SUCESIN: La prueba de fuego

El Padre. Cmo soltar el mando, la responsabilidad de mantener la empresa exitosa y la familia uniday poder seguir la vida trnquilo ? El Hijo. Cmo continuar con la obra de mi padre y hacer nuestra empresa ms grande y mejor, manteniendo la unin de toda la familia ?

LA SUCESIN: La prueba de fuego

Reconozcamos todos que para: El Padre. El abandonar la empresa no es una tarea facil de realizar. El Hijo. No es facil ser hijo del patriarca y asumir sus roles en la familia y en la empresa.

PLAN DE SUCESIN

Debe contemplar: Desarrollo personal para el sucesor. Desarrollo de liderazgo del sucesor. Procedimiento para elegir el sucesor. Plan de comunicacin. Consejo de Direccin Trayectoria profesional de los ejecutivos. Participacin futura de la familia en la empresa. Contingencias.

EPITAFIO
De la herencia de un seor no previsivo todo desaparece menos su forma de estupidez .