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Directores Departamentales de Educacin

EVALUACIN Y CONTROL ESTRATGICO


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Objetivo General Revisar elementos de Gestin orientados a mejorar la Ejecucin de la estrategia.


Durante esta actividad se revisarn los elementos de Gestin y posteriormente se enfatizar en las herramientas para la Evaluacin y Control como base para una mejor ejecucin de la estrategia

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Gestin Estratgica
Plan Estratgico Pensamiento Estratgico Anlisis Estratgico Sueo Estratgico

Ejecucin y Direccin Estratgica

De la Filosofa a la Prctica.
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Toda organizacin busca la mejora del desempeo


Visin Misin Valores
Definicin De Objetivos Estratgicos Definicin de Proyectos por rea Defibin de plan operativo anual

DESEMPEO Eficacia Eficiencia Relevancia Financiero

Tengo los recursos para la ejecucin? Dnde estamos frente al plan trazado?

Qu tan eficientemente y eficazmente estoy utilizando mis recursos?


Qu tan bien o mal voy? Cmo regreso o mantengo el rumbo correcto?

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Para lograrlo se vale del proceso administrativo


Controlar

Dirigir

Ejecutar

Planear.

Organizar

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Planeacin. Funcin administrativa de tomar decisiones en forma sistemtica acerca de las metas y actividades que una persona, un grupo, una unidad de trabajo o toda la organizacin perseguirn en el futuro.

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QUE TIPO DE ESTRUCTURA ORGANIZACIONAL SE DEBE TENER?

PLANEACION
QUE TIPO DE PERSONAS SE NECESITA Y CUANDO?

OBJETIVOS
CMO LOGRARLOS?

SON NECESARIOS PARA DECIDIR

COMO DIRIGIR CON MS EFICACIA A LAS PERSONAS?

QUE ESTNDARES SON NECESARIOS PARA CONTROLAR?

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Organizacin. Funcin administrativa de ensamblar y coordinar los recursos humanos, financieros, fsicos, de informacin y otros que sean necesarios para lograr las metas.

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Direccin.
Funcin administrativa que comprende los esfuerzos del gerente para estimular un desempeo elevado por parte de los empleados.

Control.
Funcin administrativa de monitorear el progreso y realizar los cambios necesarios.

El Control.
REACTIVO:
Verificacin. Examen. Ceirse a las reglas. Detectar y corregir.

PROACTIVO.
Maestra. Habilidad. Aduearse de s mismo.

Caractersticas de la informacin para un buen control.


Veraz. Objetiva. Oportuna. Integra. Exacta.

Desarrollo del proceso de control en General.


Recopilacin de la informacin acerca del valor de las variables vitales. Anlisis de la informacin recolectada. Toma de decisiones de la accin correspondiente Ejecucin de la Accin Verificacin del efecto de la accin Mantenimiento de las condiciones Resultantes de la accin
El factor tiempo es vital en todas las fases del control
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Indicadores de gestin = Signos Vitales

SIGNOS

VITALES

Clasificacin de la informacin
Puntual
Muestra informacin acerca de una variable en un instante del tiempo.

Acumulada
Se refiere al comportamiento acumulado de una variable.

De control
Sirve para tomar la decisin de mantener las actuales condiciones o de hacer ajustes.

De alarma
Nos obliga a tomar acciones inmediatas porque la desviacin nos saca de control

No obstante, algunos de estos indicadores pueden ser de carcter: Permanentes (estn vigentes siempre) o Temporales (estn vigentes durante un perodo de tiempo).

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EJEMPLOS DE CLASIFICACIN DE INFORMACIN.


I N F O R M A C I N

Puntual

Acumulada

De Control

De Alarma

INFORMACIN
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EJEMPLOS DE CLASIFICACIN EN EDUCACIN


I N F O R M A C I N

Puntual

Acumulada

De Control

De Alarma

INFORMACIN
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EJEMPLOS DE CLASIFICACIN EN SU REA DE TRABAJO.


I N F O R M A C I N

Puntual

Acumulada

Cada uno de estos instrumentos es un Indicador

De Control

De Alarma

INFORMACIN
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Control de Gestin
Las mediciones adecuadas sirven a un mejor control de gestin.

En la Direccin
Influencia corporativa y de largo plazo.
Relacin organizacin entorno

A partir de la Tctica
Corto plazo
Ejecucin y control

Tctico

Con base en la estrategia.


Mediano plazo
Organizacin y coordinacin
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INDICADORES DE DESEMPEO
Gestin Organizacional.

MEDIR

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La clave para el xito: elegir las variables ms convenientes


2. 3.

40 20

60 80

40
20 0

60
80 100

100

Cules considera que sean las TRES variables ms importantes a medir en su trabajo?

40 20 0

60 80 100
1.

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Paradigmas sobre la Medicin. Precede al castigo. No hay tiempo para medir. Medir es difcil. Hay cosas imposibles de medir. Es ms costoso medir que hacer

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Porqu se requiere medir y la informacin?


1. 2. 3. 4. 5. Manera ms efectiva de reducir incertidumbre. Explosin de la informacin. Complejidad administrativa. Ritmo rpido de cambio. Interdependencia de las unidades de una organizacin. 6. Reconocimiento de la informacin como recurso. 7. Necesidad de desarrollo de las organizaciones y de las personas SON UN MEDIO NO UN FIN!!!
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Se define INDICADOR como


Ms que slo datos Ante todo es INFORMACIN

40 30

50

Agregan valor.

60 70

20
10 0

80
90 100

la relacin entre las variables cuantitativas o cualitativas, que permite observar la situacin y las tendencias de cambio generadas en el objeto o fenmeno observado, respecto de 26 objetivos y metas previstos e influencias esperadas.
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Atributos para la informacin


Presentar la situacin o el Exactitud estado como realmente es

Cuantitativa, Cualitativa, numrica, grfica, Forma impresa, visual, resumida, detallada

Es la medida en la que se requiere, Frecuencia recaba, produce o analiza.

Alcance y cobertura del rea de inters, Extensin brevedad requerida.

Dentro o fuera de la organizacin. Vital, Origen que la fuente que genera sea correcta.

Pasado Presente Temporalidad

Futuro.

Es necesaria para una situacin en particular.

Relevancia

Completa, proporciona el panorama integral.

Integridad

Debe estar disponible y Oportunidad actualizada cuando se necesita

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Patrones para la especificacin de indicadores.


COMPOSICIN / caractersticas.
Nombre concreto, que define su objetivo y utilidad. Forma de clculo, frmula matemtica. Unidades, que depender de los factores que se relacionan. Glosario, documentar en un Diccionario la comprensin y uso que debe drsele al indicador.

Es necesario comparar el valor resultante del indicador con diversos patrones de referencia para que este cobre sentido.
Las metas establecidas. El comportamiento histrico. La relacin entre capacidad real y la manera como aprovecha los resultados. El mejor valor logrado para dicho indicador, localmente o en otros lugares.

Patrones para la especificacin de indicadores.


NATURALEZA. Deben reflejar el comportamiento de sus factores crticos de xito.
EFECTIVIDAD

EFICIENCIA

PRODUCTIVIDAD

EFICACIA

TIEMPOS DE PROCESO COSTOS OPERATIVOS DESPERDICIOS

CALIDAD

SATISFACCION DEL CLIENTE


RESULTADOS

Patrones para la especificacin de indicadores.


ENFOQUE A PROCESOS. Si queremos definir ms que indicadores simples, Indicadores Claves de Desempeo (KPIs) debemos enfocarnos a Procesos. Indicadores de Procesos:
1. 2. 3. 4. 5. De Entrada. De Salida. De Eficiencia. De Calidad. De Productividad.
Si entendemos los diferentes indicadores del proceso, podremos fcilmente identificar cualquier tipo de indicador en el negocio y entender lo que se busca con el.

6.
7.

De Impacto.
De Cultura.

Indicadores de Entrada
Representan los recursos o la demanda que el proceso utiliza. Dentro de esos recursos podemos contemplar:
Materiales y recursos utilizados. Personas. Tecnologa, etc.

Por ejemplo, si el rea de auditora tiene 12 personas para hacer su trabajo, este se considera un recurso para la ejecucin del trabajo. Cualquier tipo de recurso puede ser un indicador de entrada Qu indicadores de entrada percibimos en nuestras reas de trabajo? Qu indicadores de entrada observamos en Educacin?

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Indicadores de Salida
Representan la produccin que el proceso genera. Dentro de esta produccin podemos contemplar:
Nmero de expedientes. Cantidad procesada. Repeticiones de actividades.

Por ejemplo si el rea de capacitacin desarrolla 10 eventos de capacitacin en el mes, este es considerado como la produccin del proceso. Cualquier tipo de resultado final se considera un indicador de salida. Qu indicadores de salida percibimos en nuestras reas de trabajo? Qu indicadores de salida observamos en Educacin?
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Indicadores de Eficiencia
Representa la relacin entre las salidas de un proceso y las entradas o insumos. Los indicadores de eficiencia, representan la optimizacin del uso de los recursos.
Estos indicadores son uno de las principales fuentes de explicacin de porque no se mejora la productividad en una organizacin, ya que mucha gente cree que eficiencia es productividad.

Por ejemplo: Recurso: 10 auditores de medio ambiente, resultado: 30 informes al ao. Eficiencia: 3 informes/auditor por ao Al mejorar entradas o salidas mejoramos eficiencia. Qu indicadores de eficiencia percibimos en nuestras reas de trabajo? Qu indicadores de eficiencia observamos en Educacin?

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Indicadores de Calidad
Son fundamentales para garantizar que lo que se est produciendo cumpla con los requisitos esperados de calidad. Por ejemplo:
Defectos por milln. Nmero de errores en producto o servicio brindado. Niveles de rechazo. Costos incurridos por errores.

Por ejemplo, en auditora interna el nmero de observaciones hechas a un informe preliminar o final presentado al usuario. Qu indicadores de calidad percibimos en nuestras reas de trabajo y en Educacin?

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Indicadores de Productividad
Son la mejor medida del desempeo interno de un proceso, ya que mezcla indicadores de entrada, salida, eficiencia y calidad. Sin embargo mucha gente llama indicadores de productividad a los de eficiencia. Al considerar la productividad es necesario considerar la calidad.
Produccin no es productividad. Eficiencia no es productividad. Reducir insumos no es productividad. Calidad no es productividad.

Qu indicadores de productividad percibimos en nuestras reas de trabajo? Qu indicadores de productividad observamos en Educacin?

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Indicadores de Impacto
Nos garantizan que el desempeo del proceso contribuye a los resultados de la organizacin, principalmente a aquellos considerados como estratgicos. Aunque son indicadores de efecto, nos indican si la contribucin del proceso es la adecuada. Por ejemplo:
Costos del proceso. Satisfaccin del usuario. Quejas de usuarios, etc.

Qu indicadores de impacto percibimos en nuestras reas de trabajo? Qu indicadores de impacto observamos en Educacin?

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Indicadores de Cultura.
Son fundamentales ya que miden la perspectiva humana, que apoya y ejecuta el proceso. Por ejemplo:
Satisfaccin de empleados. Niveles de comportamiento. Dominio de capacidades tcnicas.

Nos definen el contexto, conocimiento y motivacin del recurso humano, crticos para el desarrollo de los procesos. Complicados de medir pero claves para el desempeo. Qu indicadores de cultura percibimos en nuestras reas de trabajo y en Educacin?

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Ventajas de los Indicadores.


Motiva a alcanzar metas retadoras. Estimula y promueve el trabajo de equipo. Genera proceso de innovacin. Impulsa eficiencia, eficacia y productividad Identifica oportunidades de mejoramiento. Identifica fortalezas y debilidades. Permite priorizar actividades. Establece una gerencia basada en datos y hechos. Permite reorientar polticas y estrategias.

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CONSTRUCCIN DE INDICADORES
Metodologa para el establecimiento de Indicadores

8 Estandarizar Y formalizar

1 Contar con Objetivos y Estrategias.

2 Identificar los Factores claves De xito.

Metodologa para establecer Indicadores

7 Medir y ajustar

9 Mantener en uso y Mejorar continuamente

3 Establecer los Indicadores para los factores clavesde xito

6 Determinar y Asignar recursos

5 Disear La medicin

4 Determinar Status, benchmark y Rango de gestin.

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Los objetivos deben ser SMART.


eSpecficos. Medibles y Motivadores. Alcanzables. Relevantes. Temporales.

1 Contar con Objetivos y Estrategias.

Patrones que se deben asociar al objetivo para medirlo:


Unidad de medida. Estatus o medida actual. Meta y Horizonte de tiempo. Fecha de Iniciacin y terminacin. Responsable. Esta informacin servir para el Diccionario de Indicadores.
REVISEMOS SI LOS OBJETIVOS ACTUALES CUMPLEN CON ESTOS PATRONES
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2 Identificar los Factores claves De xito.

Aspectos a mantener bajo control para:


Lograr el xito de la gestin. Lograr el proceso o labor a adelantar o mejorar.

Algunos aspectos pueden ser:


Eficacia, Eficiencia, Productividad, etc.

Y estar relacionados con:


Entradas, salidas, procesos, calidad, etc.

Son los signos vitales del proceso de gestin y que por tanto requieren ser monitoreados.
Recursos, proceso, producto o servicio, cliente.

No slo es importante los resultados sino la forma como se logra. Determine los factores claves de xito en su rea de trabajo. Determine los factores claves de xito en Educacin.

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3 Establecer los Indicadores para los factores claves de xito

Es importante hacerlo en este momento para monitorear:


Antes, durante y despus de la ejecucin del proceso.

Se debe haber establecido:


La capacidad de gestin y los recursos disponibles.

Utilizar los diferentes tipos de indicadores mencionados antes.

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4 Determinar Status, benchmark y Rango de gestin.

Determinar el estado o lnea base del indicador.


Si no existe lnea base hay que medir para definirla y para mientras usar NA.

Determinar umbral o meta.


Cuanto es lo que queremos lograr del mismo; es necesario negociar este dato.

Rango de Gestin.
A veces es suficiente con los dos primeros (lnea base y meta), pero hay quienes gustan de determinar un rango de control (LSC LIC) mnimo y mximo; adems es recomendable determinar la direccionalidad del indicador (positivo o negativo).

Determinar Benchmark
El mejor nivel logrado para ese indicador en la industria.
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5 Disear La medicin

Es necesario determinar:
Fuentes de informacin (ser especfico).
Internas externas.

Frecuencia de medicin. Frecuencia de presentacin de la informacin. Asignar responsables de la recoleccin, tabulacin, anlisis y presentacin de la informacin.

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6 Determinar y Asignar recursos

Depender de las caractersticas del punto anterior.


La medicin debe ser parte del trabajo del da a da de quien lo ejecuta, para que el mismo sea usuario y beneficiario de la informacin. Cuando no hay cultura de medicin lo hacen terceros, pero esto debe ser temporal, slo con el fin de apoyar el proceso de generacin de la cultura. Los recursos utilizados deben ser parte de los recursos utilizados en el desarrollo normal del trabajo.

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7 Medir y ajustar

La precisin no se logra a la primera vez.


Pertinencia del indicador. Valores y rangos establecidos. Fuentes de informacin seleccionados. Proceso de toma y presentacin de la informacin. Frecuencia de la toma de informacin. Destinatario de la informacin.

La precisin se logra entre la cuarta y quinta medicin.


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8 Estandarizar Y formalizar

Especificar. Documentar.
Diccionario de indicadores.

Divulgar. Implementar.

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9 Mantener en uso y mejorar continuamente

CRCULO DE DEMING

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OBJETIVOS
INDICADORES
UNIDADES DE MEDIDA & METODOS DE MEDICION

INDICADORES
UNIDADES DE MEDIDA & METODOS DE MEDICION

META

META
FUENTE DE INFORMACION DIGITADOR O RECOPILADOR AUDITOR

LINEA BASE &LIMITES DE CONTROL

DIRECCIONALIDAD DESEADA PERIODICIDAD RESPONSABLE DE MEDICION

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OBJETIVOS
INDICADOR
UNIDADES DE MEDIDA

MEJORAR LA SATISFACCION DEL USUARIO PERCEPCIONES Y OPINIONES DE LOS USUARIOS PUNTOS/SCORES OBTENIDOS DE SONDEOS DE OPINION

METODOS DE MEDICION

CUESTIONARIO TELEFONICO

META

LOGRAR 8.7 DE NOTA EN UNA ESCALA DEL 1-10

LINEA BASE PERIODICIDAD DIRECCIONALIDAD RESPONSABLE &LIMITES DE DE MEDICION DESEADA CONTROL

AUDITOR

DIGITADOR O RECOPILADOR

L.B.= 6.5 L.I.= 7.5

MENSUAL

POSITIVA

JOSE E.

PEDRO M.

ILEANA L.

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OBJETIVOS
INDICADOR
UNIDADES DE MEDIDA

REDUCIR LOS CICLOS DE TIEMPO EN LA RESOLUCION DE CASOS TIEMPO NUMERO DE DIAS POR CASO

METODOS DE MEDICION

REPORTE SEMANAL CASOS RESUELTOS

META

ALCANZAR UN PROMEDIO DE 5 DIAS EN LA RESOLUCION DE CASOS

LINEA BASE PERIODICIDAD DIRECCIONALIDAD RESPONSABLE &LIMITES DE DE MEDICION DESEADA CONTROL

AUDITOR

DIGITADOR O RECOPILADOR

L.B.= 25 L.S.= 10

SEMANAL

NEGATIVA

JUAN S.

BERTA M.

JAIME L.

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