Ing.

Fabio Alfonso Rincn Crdenas

NDICE

UNIDAD I INTRODUCCIN A LOS SISTEMAS DE INFORMACIN 1.1 INTRODUCCIN 1.2 DEFINICION DE LOS SISTEMAS DE INFORMACIN 1.3 EL ANALISTA DE SISTEMAS DE INFORMACIN 1.4 ELEMENTOS DE UN SISTEMA DE INFORMACIN

1.5 CLASIFICACIN Y CARACTERSTICAS DE LOS SISTEMAS DE INFORMACIN

INTRODUCCIN

1.1 INTRODUCCIN A LOS SISTEMAS DE INFORMACIN

Como sistema se define a un conjunto de elementos interrelacionados con un fin comn. La parte ms importante de un sistema es la informacin y las relaciones entre cada uno de sus elementos. La informacin es un conjunto de datos organizados coherente y congruentemente; la informacin que no cumple con estos elementos se convierte en ruido. Todo sistema requiere informacin y sta va a servir para ser procesada y evaluada para tomar una o ms decisiones sobre el sistema. El trmino Sistema de Informacin tiene dos definiciones importantes: a) Es una disposicin de componentes integrados entre s cuyo objetivo es satisfacer las necesidades de informacin en una organizacin. b) Es una disposicin de personas, actividades, datos, redes y tecnologa integrados entre s con el propsito de apoyar y mejorar las operaciones y la toma de decisiones.

1.2 DEFINICIN DE LOS SISTEMAS DE INFORMACIN

Anlisis se le llama al proceso de identificacin e interpretacin de hechos. Es un diagnstico de problemas empleando informacin con el fin de recomendar mejoras. Dentro de las actividades que se realizan en un anlisis se encuentran: examinar, detallar, describir, descomponer, observar, descubrir, comparar, estudiar, explorar, cuestionar, diagnosticar y pronosticar. Para realizar un anlisis se necesita tomar en cuenta los siguientes puntos: 1. Se debe tener una situacin. 2. Se debe conocer la naturaleza del sistema. 3. Comprender al sistema en su totalidad considerando su actual funcionamiento. 4. Considerar si es factible el uso de la computadora para hacer ms eficiente al sistema. 5. Marcar un objetivo a lograr.

Un anlisis no es: -El estudio de una empresa para buscar procesos ya existentes. -Determinar los cambios que deberan efectuarse. -Determinar que la mejor forma de resolver un problema es modificar a un subsistema.

1.3 EL ANALISTA DE SISTEMAS

Los analistas de sistemas nacieron con la Revolucin Industrial. No trabajaban en un principio con computadoras; en vez de esto eran ingenieros industriales cuyas responsabilidades se centraban en el diseo de sistemas de produccin eficaces. Los analistas de sistemas de informacin surgieron como respuesta a las necesidades de mejorar el uso de los recursos informticos para satisfacer los nuevos requisitos del proceso de informacin de las aplicaciones en las empresas. A pesar de las posibilidades tecnolgicas, la computadora debe su poder y utilidad a las personas, siendo stas las que definen las necesidades que deben cubrirse. Pero desafortunadamente siempre en cualquier organizacin se encuentra un vaco entre los usuarios y los programadores o tcnicos al momento de aplicar la tecnologa en la solucin de problemas. Es aqu donde se ubica el lugar del analista, comportndose como un puente en este vaco. Los analistas de sistemas generalmente valoran la manera en que funcionan los negocios examinando la entrada, el procesamiento de los datos y la salida de resultados. Un analista de sistemas, es una persona que comprende tanto las necesidades de la empresa como la tecnologa informtica. Los analistas de sistemas transforman las necesidades de informacin y de los usuarios en soluciones tecnolgicas basadas en computadoras.

Por lo tanto, un analista de sistemas estudia los problemas y las necesidades de una empresa para determinar cmo podran los recursos humanos, los procesos, los datos, las comunicaciones y la tecnologa para obtener mejoras en la organizacin. Las responsabilidades de un analista cambian de una organizacin a otra; a continuacin se mencionan solo algunas de las actividades ms comunes asignadas a los analistas de sistemas: 1. Anlisis de sistemas: en este caso su responsabilidad es conducir estudios sobre los sistemas relevantes dentro de la organizacin, para detectar hechos relevantes. Considerar que la parte ms importante es reunir la informacin y determinar los requerimientos. En este punto, slo el analista es responsable del anlisis de la informacin.

2. Anlisis y diseo de sistemas: el analista tiene la responsabilidad adicional de disear el nuevo sistema, desarrollando las especificaciones de diseo, tomando como base el anlisi de los hechos previamente recolectados.
3. Anlisis, diseo y programacin: el analista cuando realiza esta actividad conduce la investigacin, desarrolla el diseo del nuevo sistema y describe el software necesario para implantar el diseo

1.4. ELEMENTOS DE UN SISTEMA DE INFORMACIN

LOS ELEMENTOS DE UN SISTEMA DE INFORMACIN SON: a) Procedimientos y prcticas habituales de trabajo. b) Informacin: el analista de sistemas debe adapatar la informacin para ser entregada, por lo que debe saber a quin se le va a entregar y de qu forma la requiere. La informacin en las organizaciones tiene dos tipos de flujo: 1. Horizontal: es la informacin que se da al mismo nivel y es directa. 2. Vertical: esta informacin se puede dar de dos formas: A) Ascendente: esta informacin se da de abajo hacia arriba en cuanto al organigrama se refiere y puede presentarse en forma de reporte o solicitud. B) Descendente: son rdenes o peticiones de acciones a realizar. C) Personas: son las encargadas de introducir la informacin al sistema, por lo que de ellas depende que la informacin sea adecuada. Dentro de las personas se incluye a los analistas del sistema y programadores y a los usuarios del sistema. Los usuarios.- Los trabajadores de la informacin son aquellos que se ganan la vida al crear, utilizar, procesar, administrar o intercambiar informacin, reciben el nombre de trabajadores de cuello blanco para distinguirlos de los llamados trabajadores de cuello azul que prestan sus servicios en la industria y el campo. El nombre ms comn para este tipo de trabajadores de la informacin es usuario.

Los usuarios son aquellos empleados que interactan con el sistema como pueden ser los gerentes y empleados de una oganizacin. El tipo de usuarios depende del grado de participacin que tengan en el sistema. Los usuarios se clasifican en cuatro categoras: 1. Usuarios primarios: son los que interactan con el sistema. Ellos alimentan al sitema con los datos de entrada o reciben salidas por algn medio de salida. 2. Usuarios indirectos: son aquellos que se benefician de los resultados o reportes generados por los sistemas pero que no interactan de manera directa con el hardwre o software. 3. Usuarios gerente: son los usuarios que tienen responsabilidades administrativas dentro de los sitemas de aplicacin. Esto usuarios son los que utilizan el sistema con mayor frecuencia. Si este usuario no utiliza de forma directa o indirecta el sistema, no tendrn la autoridad para aprobar la creacin de un sistema de informacin, adems de no contar con la responsabilidad ante la organizacin de la efectividad de los sitemas, debido a que estoso usuarios deben de participar en el desarrollo de sistema. 4. Usuarios directivos: estos usuarios toman ciertas responsabilidades en el desarrollo de los sistemas de informacin. El que este tipo de usuario tome decisiones sobre la existencia o no de un sistema de informacin en la organizacin es una funcin de riesgos, ya que en ocasiones los sitemas de informacin desarrollados en una forma inadecuada pueden entorpecer e incluso daar a las actividades de la organizacin. Cabe hacer la consideracin de ue no todos los usuarios finales tienen la misma experiencia, algunos nunca han usado una computadora, mientras otros interactan cotidianamente con un sistem a de informacin. Cada grupo debe ser capaz de utilizar el sistema con facilidad y de manera oportuna cuando sea necesario, auqneu su empleo no forme parte de la rutina cotidiana. Por lo que las caractersticas que deber tener un sistema de informacin debern contemplar la satisfaccin de las necesidades de los usuarios ocasionales. Los cuatro tipos de usuarios son importantes; cada uno de ellos pose informacin esencial sobre las funciones de la organizacin y hacia dnde se dirige sta. Los analistas proporcionan las ideas con respecto a las mejores formas de usar eficientemente las computadoras. D) Equipo de soporte: son todas las herramientas que se utilizan para desarrollar y darle mantenimiento al sistema.

1.5. CLASIFICACIN DE LOS SISTEMAS DE INFORMACIN.

Un sistema de informacin es una disposicin de componentes integrados entre s cuyo objetivo es satisfacer las necesidades da informacin de la organizacin. La finalidad de los sitemas de informacin es procesar entradas, mantener archivos de datos relacionados con la organizacin y producir informacin en reportes u otro tipo de salidas. Los sistemas de informacin estn formados por subsistemas que incluyen hardware, software y medios de almacenamiento de informacin. El conjunto particular de subsistemas utilizados, es decir, al conjunto de programas, archivos, equipo especfico y procedimientos, se le denomina aplicacin de sistemas; es por ello que se dice que los sistemas de informacin tienen funciones especficas. Hay que considerar que un sistema de informacin da soporte a todos los sistemas de la organizacin, es por ello que los analistas deben estudiar a toda la organizacin para entonces detallar sus sistemas de informacin. Algunos de los elementos que deben ser tomados en cuenta por el analista son: 1. Canales informales: son las interacciones que existen entre las personas y los departamentos y no estn explcitas en un organigrama o en procedimientos de operacin. 2. Interdependencias: se considera aquellos departamentos y componentes de la organizacin de las cuales depende directa o indirectamente un elemento en Particular. 3. Personas y funciones clave: identificarlos como elementos de importancia en el sistema para su adecuado funcionamiento. 4. Enlaces critico de comunicacin: determinar cmo se realiza el flujo de informacin e instrucciones entre los distintos componentes de la organizacin.

Considerando estos elementos, el analista especifica la forma en que debe operar el sistema y sus subsistemas, las entradas requeridas, las salidas que deben ser proporcionadas y los trabajos que se efectuarn tanto por las computadoras como en forma manual. Los sistemas de informacin se dividen en: 1. 2. 3. 4. 5. Sistemas Sistemas Sistemas Sistemas Sistemas transaccionales para la gestin de informacin de informacin ejecutiva de apoyo a las decisiones expertos

1. SISTEMA TRANSACCIONAL. El sistema basado en computadoras ms importante dentro de una organizacin es el que est relacionado con el procesamiento de las transacciones. Estos sistemas se ubican dentro del tipo de usuarios primarios. Los sistemas de procesamiento de transacciones (TPS) tienen como finalidad mejorar las actividades rutinarias de la organizacin. Una transaccin es cualquier suceso o actividad que afecta a toda la organizacin. El procesamiento de transacciones es el conjunto de procedimientos para el manejo de stas, incluyendo tambin las siguientes actividades: -Clculos. -Clasificacin. -Ordenamiento. -Almacenamiento y recuperacin. -Generacin de reportes. Todas estas actividades pertenecen al nivel operacional de cualquier organizacin; como las transacciones son actividades rutinarias, el nivel operacional determina los pasos y procedimientos a seguir en caso de presentarse una situacin inesperada. Los procedimientos para el proceso de transacciones se denomina procesamiento de operaciones estndar.

2. SISTEMA PARA LA GESTIN DE INFORMACIN. Estos sistemas se basan en la toma de decisiones en situaciones de certeza y riesgo por lo que se ubican dentro del tipo de usuarios indirectos y gerentes. 3. SISTEMAS DE INFORMACIN EJECUTIVA. Este tipo de sistemas se ubican dentro del tipo de usuario de gerentes y directivos; se basan en la informacin de base de datos y en la toma de decisiones en condiciones de incertidumbre, son decisiones de muy alto nivel. 4.SISTEMA DE APOYO A LAS DECISIONES.

Estos sistemas solo se ubican en el tipo de usuarios directivos ya que las decisiones de este nivel son de vital importancia para el funcionamiento de la organizacin.
5. SISTEMAS EXPERTOS. Estos sistemas se caracterizan porque tienen la capacidad de dar como resultado una decisin pertinente a un problema dado.

UNIDAD II CICLO DE VIDA DE UN SISTEMA 2.1 DEFINICIN DEL PROBLEMA 2.2 RECOPILACIN DE INFORMACIN 2.3 ANLISIS DE LA INFORMACIN 2.4 DISEO DEL SISTEMA 2.5 PROGRAMACIN 2.6 PRUEBA DEL PROGRAMA 2.7 DOCUMENTACIN DEL SISTEMA 2.8 IMPLANTACIN DEL SISTEMA

2.1. DEFINICIN DEL PROBLEMA

DESCRIPCIN
El desarrollo de sistemas es un proceso formado por las etapas de anlisis y diseo, ste inicia cuando en la organizacin se detecta que el sistema necesita reformas. El ciclo de vida de un sistema es el conjunto de actividades que los analistas diseadores y usuarios realizan para desarrollar e implantar un sistema de informacin. Cuando se realiza un anlisis se debe considerar que todas las actividades que en una organizacin se realicen estn ntimamente relacionadas, lo que en ocasiones impide determinar con exactitud en qu orden estas actividades se realizan, as como el conocer los pasos que hay que seguir para efectuarlos. El ciclo de vida de un sistema es el proceso en el cual los analistas, los ingenieros d software, los programadores y los usuarios finales elaboran sistemas de informacin. Las etapas del ciclo de vida de un sistema son: 1. 2. 3. 4. 5. 6. 7. 8. Definicin del problema. Recopilacin de informacin. Anlisis de informacin. Diseo del sistema. Programacin. Pruebas del programa. Documentacin. Implantacin.

DEFINICIN DEL PROBLEMA.

Esta etapa suele ser la primera y la ms difcil de todo el proceso del ciclo de vida debido a que se encarga del reconocimiento de las fallas o problemas que una organizacin puede enfrentar.

Tradicionalmente han sido los usuarios y los directivos de las empresas quienes impulsan la mayora de los proyectos. Por su parte, los analistas estn encargados de descubrir mejoras dentro de la organizacin; por lo tanto el analista debe identificar los problemas, las oportunidades y las normas y objetivos que rigen a la empresa.
Problema es una situacin no deseable que impide que la organizacin pueda alcanzar plenamente sus propsitos metas y objetivos. Una oportunidad es toda posibilidad de mejorar el sistema o lograr la ausencia de problemas especficos. Una norma es todo requisito impuesto por la direccin, las instituciones gubernamentales o cualquier influencia externa. Si una oportunidad no es usada en su momento, sta a la larga puede convertirse en un problema ya que esto pudiera implica el no usar situaciones favorables tanto para el analista como para la organizacin. Con relacin a las normas que se aplican en una organizacin, stas representan problemas, pues implican el cambio de actividades o porcesos internos dentro del tratamiento de informacin. Los problemas se dan a notar de diversas formas; es decir, stos pueden estar presentes en la organizacin y tomarse como prcticas normales de trabajo y depende en gran parte del usuario (directivos) poder descubrir estos problemas y del analista para determinarlos. La mayora de los problemas dentro de las organizaciones se refieren al desempeo (ausentismo, falta de compromiso por parte de los empleados, alta rotacin de personal). Sin olvidar a los clientes o proveedores del sistema ya que ellos ejercen el tipo de retroalimentacin que el sistema est recibiendo. Considere como retroalimentacin las quejas o sugerencias que se reciben, as como ventas no consolidadas o canceladas, etc, adems del reflejo al momento de medir los resultados contra los objetivos planeados. Estos son sntomas que deben ser tomados en cuenta para iniciar de inmediato el anlisis del sistema.

2.2. RECOPILACIN DE INFORMACIN

Esta fase del ciclo de vida del sistema involucra al analista con el sistema, ya que la tarea principal del analista al finalizar esta etapa es tener una imagen general del sistema. El analista debe conocer a detalle las funciones actuales del sistema considerando las siguientes preguntas: -Quin?: para conocer a la gente involucrada. -Qu?: actividad de la organizacin. -Dnde?: ambiente de trabajo, incluye el lugar. -Cundo?: momento o instante de tiempo en que se realiza la actividad. -Cmo?: procedimientos o formas para realizar la actividad. Muchas de estas preguntas sern contestadas si el analista pregunta sobre el sistema acual que la organizacin est utilizando. Teniendo al final de esta investigacin una comprensin general del sistema, las funciones y la informacin sobre personas, datos y procesos que se realizan.

2.3.ANLISIS DE INFORMACIN
El uso de informacin puede iniciarse por un sin nmero de razones como: -Peticin de una persona. -Solicitud de empleados y usuarios del sistema. -Necesidades de informacin de los niveles directivos. Al considerar estas peticiones es necesario investigar si el sistema que actualmente funciona en la organizacin cubre las necesidades y en qu porcentaje, para saber con exactitud lo que el solicitante desea, por lo que la solicitud del proyecto debe incluir todas y cada una de las necesidades a cubrir. Esta actividad permitir al analista determinar si es conveniente redisear el sistema actual, disear uno nuevo,comprar el sistema de informacin considerando el costo, los resultados esperados y el perfeccionamiento de las actividades (an considerando que algunas de stas sean de forma manual). Para que esta investigacin se realice se debe elaborar un plan o programa de trabajo para dar a conocer al cliente todas y cada una de las actividades que la investigacin involucra y el tiempo que requerirn, as como los usuarios que debern ser investigados. Antes de implantar el plan de investigacin es necesario conocer:

- FUENTES INTERNAS: son todas las personas contactos en la investigacin, aquellas de nivel jerrquico de la unidad afectada, as como los usuarios operativos y administradores.
- FUENTES EXTERNAS: considerar a todas las dependencias que tienen relacin al sistema a investigar, sus clientes y personal que se encuentra involucrado, sin olvidar a la informacin que ellos generan.

- TCNICAS DE RECOLECIN DE DATOS: hay que considerar que el trabajo del anlisis no es una funcin para un solo analista; este debe crear grupos de trabajo que deben encargarse de recopilar y analizar datos para saber si existe coincidencia de anomalas en el sistema. El anlisis de la informacin es la etapa ms importante del anlisis debido a que se va a evaluar el sistema que se investig; para ello se integrar la informacin recopilada durante todo el proceso anterior de investigacin, obteniendo como resultados la mejora del sistema y la factibilidad de su mejoramiento si as lo requiere. Las actividades a realizar dentro de esta etapa son: 1. Cruce de la informacin: el analista se rene con sus colaboradores y de los datos recopilados se determinan aquellos lugares crticos o vulnerables dentro de la organizacin que determinan los problemas que la empresa est enfrentando. 2. Anlisis de alternativas: una vez expuestos los problemas de la organizacin y localizados los procesos a ser mejorados se debern analizar todas y cada una de las alternativas de solucin utilizando la informacin recabada. Tales alternativas podran ser: o o o o o o o o Aceleracin de procesos Eliminar procesos innecesarios Combinacin de procesos (manual y automatizado) Reduccin de errores Reduccin de salidas redundantes Integracin de sistemas Satisfaccin del trabajador Mejora en la interaccin cliente- servidor

La alternativa a escoger estar en funcin directa del estudio de factihdidad correspondiente para respaldar su implementacin. La factibilidad es valorada en tres formas principales para su posterior evaluacin: 1. Factibilidad tcnica. 2. Factibilidad econmica. 3. Factibilidad operacional. 1. Factibilidad tcnica: sta se refiere a la valoracin de los recursos tcnicos con los que cuenta la organizacin, si permiten realizar el proyecto o se necesitan nuevos recursos (personal, software, material, ect); se debe considerar tambin si los recursos tcnicos actuales de la organizacin pueden ser mejorados a aadidos. 2. Factibilidad econmica: se refiere a valorar si los beneficios obtenidos sern suficientes para aceptar los costos del nuevo proyecto, o bien el no llevar a cabo el proyecto. La factibilidad econmica es el segundo paso para determinar los recursos tiempo y costo. 3. Factibilidad operacional: esta etapa depende de los recursos humanos, ya que ellos determinarn en gran medida si se desarrolla e implanta el nuevo sistema, dependiendo de la forma en que actualmente estn trabajando con el sistema para saber si el nuevo ser aceptado o rechazado de acuerdo a la satisfaccin que tengan con su trabajo. Una forma de conocer si la factibilidad de los proyectos est bien definida es cerciorarse de cubrir los tres aspectos de factibilidad tcnica, econmica y operacional sobre todo porque el hecho de llevar a cabo un proyecto de gran magnitud tiene implicaciones directas sobre el sistema y por tanto no es una decisin fcil de tomar. Para valorar la factibilidad se hace uso de herramientas como lo es el anlisis costo / efectividad, ste implica el conocer los costos y beneficios que debern ser considerados juntos, debido a la gran interrelacin y frecuencia dentro del sistema. Una forma de analizar estos costos y beneficios es aplicando tcnicas como son: o o o o Anlisis del punto de equilibrio. Recuperacin. Anlisis de flujo de efectivo. Valor presente.

2.4.DISEO DEL SISTEMA

Conocidas ya las necesidades de los usuarios, se procede a realizar el diseo del sistema de informacin. Ahora el trabajo del analista consiste en disear procedimientos precisos y eficaces para el procesamiento de datos, a fin de que al ser usados por el sistema sean los correctos; es decir. crear entradas efectivas para que los resultados esperados sean los correctos, mediante el uso de formas y pantallas. El diseo incluye el diseo de archivos y bases de datos en las que se almacenarn los datos necesarios para la toma de decisiones. Dentro del diseo el analista no debe olvidar el control y respaldos de la informacin y del sistema. Todo esto adems de crear paquetes de programas especficos dentro del sistema que permitirn el proceso de entradas y salidas as como los detalles de archivos y procesamiento de informacin, estructuras de datos utilizadas, etc. ALTERNATIVAS DE DISEO. El trabajo del analista consiste en elaborar una o ms alternativas de automatizacin de los sistemas de procesamiento de informacin que cubra los requerimientos de los usuarios. Al elaborar un diseo de sistema, se deben considerar aspectos referentes al procesamiento de operaciones y la reduccin de costos, sin olvidar la oportunidad y calidad de los resultados. Por lo tanto es necesario recurrir a preguntas como: Qu parte del sistema debera automatizarse? Se comprar el software o se elaborar? Qu formato de proceso tendrn los archivos? Cul ser el tipo de tecnologa a implantar para su uso? PUNTOS DE CONTROL. Al referirse a este aspecto debern considerarse las interfaces de operacin del sistema, indicando los puntos de control y cules son las variaciones en ellos. Los puntos de control a considerar por el analista son: 1. Describir los elementos de control, tales como estndares y mtodos para evaluar el desempeo del sistema en relacin con los dems estndares sobre sistemas de informacin. 2. Especificar la manera de proporcionar informacin a cada uno de los diferentes usuarios de la organizacin para que cubra sus necesidades de toma de decisiones correctamente.

2.6.PRUEBAS DEL PROGRAMA

El realizar pruebas a cada uno de los elementos que conforman el nuevo sistema de informacin es una tarea fundamental para garantizar su adecuado funcionamiento y evitar resultados no favorables al momento de implantarlo. Por ello, es necesario considerar que los datos contengan la mayor variedad de condiciones posibles a fin de probar toda la capacidad de cada programa y que las anomalas detectadas sean corregidas de forma inmediata, adems de hacer lo mismo con la documentacin. Es muy importante recordar que el probar un sistema no es prdida de tiempo. Las fuentes para la obtencin de datos de prueba son los datos reales y los artificiales, cada uno con sus ventajas e inconvenientes. USO DE DATOS DE PRUEBA REALES. Este tipo de datos son extrados de los archivos de la organizacin; se usan estos datos para probar parcialmente al sistema. Uso de datos de prueba artificiales. Los datos de prueba artificiales se crean slo con fines de prueba, y son usados para generar todas las combinaciones de formato y de valores. Prueba de escritorio. La prueba del programa es responsabilidad de quien programa y del analista, aunque slo es un indicador para conocer el funcionamiento del sistema y slo se limitan a pruebas en papel.

2.7.DOCUMENTACIN

Un sistema debe contemplar una documentacin adecuada y completa para mantenerlo y actualizarlo de manera satisfactoria; sin embargo muchos analistas hacen caso omiso de este aspecto.

Al documentar un sistema se debe buscar cubrir los siguientes objetivos:

o Estandarizar la documentacin. o Facilitar el desarrollo de la misma. o Ahorrar tiempo. Una vez contemplados los puntos anteriores, es necesario aplicar estas ventajas para realizar la documentacin del sistema, debido a que si se logra una documentacin eficiente del sistema se tendrn las siguientes ventajas: o Ser una herramienta didctica para nuevos miembros de la organizacin y por lo tanto nuevos usuarios. o Es requisito bsico para quien tenga la responsabilidad del manteamiento del sistema o modificacin del mismo. o Ayuda a los analistas a trabajar en reas relativas, evitando redundancias y facilitando la integracin de todos los sistemas. o Asegura que el sistema opere correctamente con el mnimo de errores. o Los recursos se usan de forma ms eficiente. Los manuales para considerar a un sistema documentado de forma completa son: 1. Manual de programacin: enlista la eleccin del lenguaje de programacin y el porqu, la lgica para resolver el problema, pruebas de mdulos y el programa en s. ste est dirigido a los programadores y diseadores del sistema. 2. Manual de usuario: su objetivo es informar al usuario qu es lo que debe hacer y cmo hacerlo, conozca el sistema o no. 3. Manual del sistema: define el nombre del sistema, caractersticas de implantacin, hardware, software y dems formas que requiere el sistema

2.8.IMPLANTACIN
La implantacin involucra a todas las actividades que se dan al pasar de un sistema viejo a uno nuevo. Se pueden encontrar las siguientes situaciones al hablar de implantacin: o El sistema es totalmente nuevo y reemplaza al que ya existe, sea de forma manual o automatizada. o Puede ser una modificacin hacia algunos de los componentes del sistema que actualmente se usan.

Cualquiera que sea la forma en la que se haya modificado a la organizacin, la implantacin es un elemento determinante para el buen funcionamiento del sistema y que permita lograr sus objetivos. Para ello es necesario tomar encuenta los siguientes aspectos:
CAPACITACIN AL PERSONAL. El elemento del cual necesitamos para el buen funcionamiemo y cumplimiento de los objetivos del nuevo sistema se encuentra en la capacitacin que tiene el personal para la adecuada operacin y confiabilidad del sistema. La capacitacin deber incluir a todos aquellos que de alguna u otra manera se encuentren involucrados con el sistema, es decir, desde los tcnicos, operarios y dems usuarios. Esta capacitacin involucra aspectos tcnicos, referentes al equipo que se utilizar en las operaciones rutinarias como extraordinarias, es decir, desde saber cmo encender el equipo, usarlo, operarlo y el apagarlo. Deber mencionarse los desperfectos que posiblemente se presentarn, desde los ms comunes hasta las situaciones ms complicadas, sureconocimiento y su solucin. Al capacitar a los usuarios del sistema deber tomarse en cuenta los problemas no solo de hardware, sino tambin de software. Por lo tanto es necesario tener la documentacin correspondiente a este tipo de fallas. Recordemos que la capacitacin se refiere directamente a la forma de operacin del sistema, preparacin, captura, almacenamiento y recuperacin de los datos para los sistemas transaccionales, o bien en la elaboracin de reportes,consultas y mantenimiento de la informacin para la toma de decisiones.

Al realizar la capacitacin se debe centrar bsicamente en dos puntos: 1. El sistema de procesamiento, que invoIucra que el usuario se familiarice con l para su adecuado manejo. 2. La aplicacin del sistema que se refiere a la forma de impacto del sistema a la organizacin (toma de decisiones). El no incluir la capacitacin es una determinante para que el sistema no genere los resultados deseados, no solo hacia la organizacin, sino tambin desde el aspecto personal de cada usuario. Adems si a ello unimos el hecho de no contar con una adecuada documentacin del sistema, provocarn resultados no deseados, debido a que en muchas ocasiones esta documentacin sirve de consulta. PRUEBAS DEL SISTEMA. Antes del proceso de la implantacin del sistema es necesario un periodo de prueba para poder determinar si an existen problemas no resueltos y no hacer un doble trabajo de acondicionamiento al sistema. Las pruebas por las cuales deber pasar el sistema antes de ser implantado son:

a) Pruebas de recuperacin: se consideran en este tipo de prueba los posibles fallos en el procesamiento de los datos involucrando tiempo especfico; aqu se determina que el sistema sea confable en cuestiones referentes a seguir su funcionamiento cuando alguno de los componenles falle.

b) Pruebas de seguridad: de esta prueba depender la vulnerabilidad que tiene el sistema eonlra la intromisin de personal no auorizado para su uso y manejo, debido a que se intentar violar su mtodos de proteccin de datos. Esta prueba esnecesaria para conocer los puntos de control ms susceptibles del sistema.
c) Pruebas de resistencia: la prueba de resistencia permite observar la demanda que tiene el sistema en cuanto a cantidad derecursos, frecuencia o volmenes anormales. Los tipos de resistencia a las cuales se somete el sistema son: o o o o o Diseo de pruebas sobre interrupciones por segundo. Aumento de la frecuencia de datos de entrada. Pruebas que requieran uso excesivo de memoria u otro recurso. Pruebas sobre el sistema operativo u otro software. Crear excesivas bsquedas de datos.

Todo esto con el objetivo de crear conflicto y romper el programa. d) Pruebas de rendimiento: esta prueba est diseada para probar el rendimiento del software en tiempo de ejecucin dentrodel contexto del sistema integrado. Las pruebas de rendimiento se unen a las pruebas de resistencia y requieren de verificar el hardware y software, es decir, la utilizacin de recursos de forma exacta. .

CONVERSIN DEL SISTEMA. Este proceso se da cuando se realiza el cambio del sistema anterior al nuevo, ya que existen varias formas de realizar la conversin al nuevo sistema; cada uno de estos mtodos tienen sus beneficios as como sus inconvenientes; depender del tipo de mtodo utilizado la adopcin y adaptacin al nuevo sistema, sin olvidar por parte del analista que sta debe realizarse lo ms pronto posible, de no ser as podra causar efectos de rechazo o frustracin para las personas involucradas. Los mtodos de conversin son: a) Sistemas paralelos: ste es uno de los mtodos ms seguros para la conversin de un sistema, ya que trabaja con ambos sistemas (nuevo y viejo) al mismo tiempo. Con esta perspectiva, los usuarios operan el sistema anterior de forma acostumbrada, pero comienzan a usar el nuevo sirviendo el viejo sistema de respaldo de las operaciones para el nuevo sistema. Las desventajas de este mtodo son: -Los costos se duplican por existir dos sistemas. -Se necesita mayor uso de personal -Se puede generar una resistencia potencial al uso del nuevo sistema, por preferir el anterior.

b) Conversin directa: este enfoque transforma el sistema anterior al nuevo de manera abrupta, puede ser tan precipitada como cambiar de un fin de semana a otro o en casos extremos de un da a otro. El efecto psicolgico de este enfoque es radical en los usuarios, pues ellos no tienen otro sistema al cual recurrir en caso de falla, quedando la posibilidad de parar operaciones en caso de una falla. Este tipo de conversin requiere de una planificacin muy cuidadosa en cuanto a la capacitacin, el equipo, correccin de errores, el lugar. etc. Esta de conversin se da cuando se instala equipo nuevo o bien los sistemas son comprados y puestos en operacin inmediatamente. c) Enfoque piloto: a veces los sistemas implican mtodos nuevos de trabajo de la organizacin, debido a ello el enfoque piloto es utilizado. Este enfoque permite implantar una versin de trabajo en una parte de la organizacin, como sera un rea o departamento. Los usuarios saben que estn probando un sistema y que se pueden hacer cambios para mejorar el sistema. Cuando el sistema se ha probado en su totalidad, ste se instala en toda la organizacin y puede darse por conversin directa o usando el mtodo por etapas. Una de las grandes ventajas de este mtodo es proporcionar una gran seguridad en las pruebas a las cuales es sometido el sistema y eliminar los posibles errores. d) Mtodo por etapas: este mtodo se usa cuando no es posible instalar de golpe un nuevo sistema, debido a los archivos, la capacitacin o el equipo son factores que impiden la instalacin del sistema. El problema de este mtodo es la expectativa que pueda causar en los usuarios, ya que de no usar al mismo tiempo el sistema, estos pueden ser vulnerables al desempeo del sistema por no usarlo al mismo tiempo que sus compaeros de trabajo

UNIDAD III ANLISIS DEL SISTEMA

3.1 DETERMINACIN DE REQUERIMIENTOS 3.2 ACTIVIDADES DE LA DETERMINACIN DE REQUERIMIENTOS 3.3 REQUERIMIENTOS BSICOS 3.4 REQUERIMIENTOS DE LAS TRANSACCIONES DE LOS USUARIOS 3.5 REQUERIMIENTOS DE DECISIN DE LOS USUARIOS 3.6 REQUERIMIENTOS DE LA ORGANIZACIN

3.1.DETERMINACIN DE REQUERIMIENTOS

El objetivo del anlisis de sistemas es comprender situaciones, no resolver problemas, por lo que es necesario conocer cmo opera el sistema e identificar los requerimientos que tienen los usuarios para proponer la modificacin a un sistema. Una vez comprendido el sistema, los analistas estn en posicin de analizarlo y generar recomendaciones para el diseo del sistema.
La forma en que se realiza la investigacin es la que determina si se reune la informacin apropiada, y sta influye en la calidad de la aplicacin. Es el estudio de un sistema para conocer cmo trabaja y dnde es necesario efectuar mejoras. Los estudios de sistemas dan como resultado una evaluacin de la forma de cmo trabajan los mtodos empleados y si es necesario realizar ajustes. Un requerimiento es una caracterstica que debe incluirse en un nuevo sistema. Esta forma puede ser la forma de capturar, procesar datos, producir informacin., controlar una actividad de una empresa o brindar soporte a la gerencia. Es as, como la determinacin de requerimientos vincula el estudio de un sistema existente con la recopilacin de detalles relacionados con l. Cabe considerar que los analistas de sistemas, no trabajan con los empleados del sistema, carecen de los mismos conocimientos, hechos y detalles que los usuarios de stas reas. Por lo que es necesario como primer paso, comprender la situacin; sto puede realizarse conociendo los requerimientos fundamentales que casi son comunes en todas las situaciones. Es importante reconocer los requerimientos bsicos de aquellos que tienen que ver con sistemas de transacciones, toma de desiciones, etc.

3.2.ACTIVIDADES EN LA DETERMINACIN DE REQUERIMIENTOS

Existen tres grandes actividades para la determinacin de requerimientos en un sistema: -Anticipacin. - Investigacin. - Especificacin de requerimientos. ANTICIPACIN DE REQUERIMIENTOS. Para esta actividad la experiencia del analista de sistemas, en un rea en particular y el contacto con el ambiente que envuelve al sistema, es factor que le permite anticipar ciertos problemas o caractersticasy requerimientos para un nuevo sistema. La anticipacin de requerimientos tienen dos vertientes: 1. Si el analista de sistemas no cuenta con experiencia puede omitir situaciones y operaciones realmente importantes para el sistema limitando la prevencin de problemas. 2. En caso contrario, cuando el analista cuenta con una gran familiaridad en el sistema, permite realizar investigaciones en reas no consideradas por un analista novato, tener las bases para saber preguntar o que aspectos investigar puede beneficiar a la organizacin.Pero al introducir sesgos o tajos por el analista experimentado en la conduccin de la investigacin es muy probable que esta investigacin se convierta en un problema. Por lo tanto es necesario para cualquier tipo de analista considerar o dar lineamientos para estructurar una investigacin alrededor de cuestiones bsicas con la finalidad de evitar consecuencias indeseables de la anticipacin de requerimientos.

3.3.REQUERIMIENTOS BSICOS

Los analistas deben estructurar su investigacin sobre la organizacin de acuerdo con las siguientes cuatro preguntas: - Cul es el proceso bsico de la empresa? -Qu datos utiliza o produce este proceso? -Cules son los lmites impuestos por el tiempo y la carga de trabajo? -Qu controles de desempeo utiliza? Estas preguntas tendrn respuesta considerando los siguientes puntos: 1. Comprensin del proceso: siempres se debe comenzar con lo bsico. Por lo regular los analistas hacen preguntas que cuando reciben respuestas proporcionan antecedentes de los detalles fundamentalesrelacionados con el sistema y sirvenpara describirlo. Las siguientes preguntas son de utilidad para adquirir la comprensin necesaria: -Cul es la finalidad de esta actividad dentro de la empresa? -Qu pasos se siguen para llevarla a cabo? -Dnde se realizan estos pasos? -Quin los realiza? -Cunto tiempo tardan en efectuarlos? -Con cunta frecuencia lo hacen? -Quines emplean la informacin resultante?

Esta es la clase de respuestas que el analista debe hacer para cualquier sistema que estudie. Las respuestas a estas preguntas proporcionan un conocimiento amplio de todo lo relacionado con la actividad y muestra el objetivo del proceso. Estos resultados son los antecedentes que le permitirn al analista formular preguntas detalladas. 2. Identificacin de datos empleados e informacin generada: una vez terminada la comprensin del proceso es necesario detectar qu datos utiliza para llevar a cabo la actividad. Por otra parte, muchas transacciones del sistema producen informacin til para los gerentes y analistas dependiendo del contexto en que la ubique. 3. Frecuencia y volumen del proceso: la frecuencia es un elemento importante para conocer el tiempo entre una transaccin y otra dentro de la empresa. Por lo tanto los analistas deben investigar con cunta frecuencia se repite una actividad, eso le permite al analista considerar ms preguntas para determinar la razn de la frecuencia y su efecto sobre las operaciones o actividades de la empresa. sto es posible cuando se ha identificado el objetivo de la actividad, es decir, cul es la causa de la actividad?. Es indispensable que el analista determine la causa directa como la funcin de iniciacin de la actividad. Estas actividades pueden ser iniciadas por los clientes, por sucesos y por el tiempo. Un riesgo que corren los analistas es no comprender adecuadamente la razn de una actividad y darle mayor o menor importancia de la que tienen en el sistema, a menos de que conozca qu es lo que inicia la actividad. Existen actividades que tienen una duracin pequea o muy corta, otras ocurren con muy poca frecuencia, pero cuando se presentan pueden tomar bastante tiempo para finalizarla. Hay que considerar que el tiempo, como nico factor para llevar a cabo una actividad, no determina la importancia de sta, pero tiene un efecto en cmo el analista evala los diferentes pasos para realizarla. La cantidad de pasos totales de que consta una actividad, puede generar problemas especiales para el estudio queefecta el analista an cuando la actividad ocurra con muy poca frecuencia. 4. Identificacin de controles: los controles son un elemento importante dentro del sistema, ya que de ellos depender conocer si la actividad se ha realizado en forma adecuada. Los analistas deben examinar los mtodos de control durante la etapa del anlisis, considerando las siguientes preguntas: -Existen estndares especficos de desempeo? -Quin se encarga de comparar el desempeo contra los estndares? -Cmo se detectan los errores? -Cmo se corrigen los errores? -Se cometen varios errores? La falta o debilidad de los controles son elementos importantes de considerar en una investigacin de sistemas.

3.4.REQUERIMIENTOS DE LAS TRANSACCIONES DE LOS USUARIOS

Los sistemas a nivel de transacciones, capturan procesan y almacenan datos por alguna razn.Los analistas seleccionados para trabajar en un sistema de procesamiento transaccional, deben conocer todo lo relacionado con la forma en que se procesan estas transacciones. Para conocer y entender los requerimientos de las transacciones, los analistas sin lugar a dudas formulan preguntas como: -Qu es lo que forma parte de la transaccin que est siendo procesada? -Qu es lo que inicia la transaccin? -Quin inicia la transaccin? -Con qu propsito? -Con que frecuencia ocurre? -Qu volumen esta asociado a la transaccin? -Existen diferentes condiciones que pueden afectar la forma en que se procesan las transacciones? -Qu detalles son necesarios para procesar la transaccin? -Qu informacin se genera? -Qu datos se guardan?

Estas preguntas deben ser consideradas, no sin antes haber determinado cul es la transaccin o transacciones principales de la organizacin. Hay que considerar que un sistema de procesamiento de transacciones debe cubrir los siguientes puntos:
- Bien estructuradas. - Siguen rutinas definidas. - Ocurren con frecuencia. -Son muy predecihies. - Cambian con poca frecuencia. - Presentan necesidades de datos muy estructurados. -Tratan con eventos reales - Capturan y procesan datos - Hacen hincapi en los detalles

3.5.REQUERIMIENTOS DE DECISIN DE LOS USUARIOS

A diferencia de las actividades de transaccin, las relacionadas con las decisiones no siguen un procedimiento especifico. Las rutinas no son muy claras y es posible que los controles sean vagos. Las decisiones se toman al integrar la informacin en forma tal que los gerentes saben qu acciones emprender. Muchos de los sistemas sobre decisiones deben comprender situaciones o decisiones pasadas, presentes y futuras o bien relacionarse con sucesos ocurridos en esos tiempos, algunos de estos sistemas brindan servicios a decisiones recurrentes, mientras que otros son menos recurrentes y nicos. Los sistemas sobre decisiones utilizan datos que se originan dentro de la empresa, como lo son aquellos que generan los sistemas transaccionales o bien datos que estn fuera de la organizacion. En algunos casos se procesan estos datos para la toma de decisiones. L.os analistas que investigan los sistemas para el soporte de las decisiones deben formular las mismas preguntas sobre frecuencia y volumen, pero debern considerar otras para determinar los requerimientos de las decisiones:

-Que informacin se utiliza para tomar una decisin? -Cul es la fuente de ms informacin? -Qu sistema transaccional produce datos utilizados en el proceso de la decisin? -Qu otros datos son necesarios y no es posible obtener del proceso transaccional? -Que datos originan las fuentes externas a la organizacin? -Cmo se deben procesar los datos para producir informacin necesaria? -Cmo debe presentarse la infomacin? Estas preguntas reflejan la relacin entre los sistemas transaccionales y de las decisiones, esto significa que:
- Los analistas que investigan sistemas para el soporte de decisiones deben considerar los sistemas de procesamiento de transacciones. - Que los sistemas eficaces para el soporte de las decisiones requieren primero de procedimientos adecuados para el procesamiento de transacciones.

3.6.REQUERIMIENTOS DE LA ORGANIZACIN

Cuando los analistas estudian sistemas para u departamento tambin deben evaluar las implicaciones con los dems departamentos que intracta el sistema en investigacin. Algunas veces estos sistemas abarcan el trabajo de varios departamentos, por lo tanto es respinsabilidad del analista identificar las dependencias entre departamentos y determinar cmo los afectos de un proyecto. Esta actividad puede ser posible cuando el analista se auxilia de una herramienta como lo es el diagrama de flujo de datos. ENFOQUE DEL FLUJO DE DATOS. El enfoque del flujo de datos tiene cuatro ventajas principales de la forma en que se mueven los datos a travs del sistema, estas son: 1. Libertad para realizar en forma muy temprana la implementacin tcnica del sistema. 2. Comprensin de las interrelaciones de los sistemas y subsistemas. 3. Comunicacin del conocimiento del sistema actual a los usuarios por medio del diagrama de flujo de datos. 4. Anlisis de un sistema propuesto para determinar si han sido definidos los datos y procesos necesarios. Los smbolos utilizados en el diagrama son: -Rectngulo: representa una entidad. -Flecha: representa el flujo de datos. -Rectngulo dividido horizontalmente: representa un proceso -Rectngulo dividido verticalmente sin el extremo derecho: representa almacenamiento de datos.

UNIDAD IV

TCNICAS DE RECOLECCIN DE INFORMACIN

4.1 INTRODUCCIN 4.2 FUENTES DE DATOS PARA EL ANLISIS DE SISTEMAS

4.3 TCNICAS PARA LA RECOLECCIN DE DATOS

INTRODUCCIN Las razones para iniciar un anlisis de sistema son: La necesidad de resolver un problema. Este sucede cuando el sistema no funciona como se esperaba, entonces se recurre al analista de sistemas. Las nuevas necesidades. Esto es cuando surgen nuevas disposiciones en la organizacin, puede tratarse de una nueva ley, practica contable, practica administrativa, etc. Para identificar las modificaciones o adiciones al sistema. La implantacin de una nueva tecnologa (tiende a reemplazar el equipo existente). Mejoramiento general de los sistemas.

4.2 FUENTES DE DATOS PARA EL ANLISIS DE SISTEMAS

Fuentes de hechos que van a estar dentro y fuera de la organizacin. SISTEMA ACTUAL Conocer que el sistema automatizado ya exista. Conocer que el sistema automatizado no exista. Para saber cuanto se ha invertido al sistema, como se documenta el sistema,si aporta pocos o muchos resultados y si hay cuello de botella utilizar el diagrama de flujo de datos. Aspectos a considerar en el sistema actual. Eficacia en el sistema actual. Es una oportunidad para conocer si el sistema es satisfactorio, si requiere modificaciones menores, mantenimiento o bien si hay que reemplazar al sistema.

Ideas de diseo. Permite o apoya al analista en ideas de diseo as como apreciar notablemente en como se hacen y en que forma las actividadespor el sistema. Reconocimiento de recursos. Le va a permitir al analista con que recursos se cuenta como lo que seria el personal, las instalaciones de infraestructura, el equipo de computo y la formade operacin. Conocimiento de conversin. Se coordinaran aquellas funciones que se dejaran hacer al sistema anterior, pero tengo que tener la observacin de cmo se hacen, como sehacia antes y ahora. Para hacer algunas modificaciones, de cmo van a reaccionar los usuarios.

OTRAS FUENTES INTERNAS La gente va a incluir a la gerencial, al personal de oficina o usuarios directos, que son los que se encargan de procesar la informacin. Ventaja. La gente nos dice que es lo que necesita. Desventaja. Cuando necesitamos informacin la gente es mas cerrada por conservar su trabajo, etc. Papeleo dentro de la organizacin o documentacin. Aqu se utilizan tres tipos de documentos: Documentos que describen como esta organizada la empresa. Ejemplo : Descripcin de puestos. Documentos que describen lo que planea hacer la empresa. Ejemplo : Presupuestos, etc. Documentos que describen lo que hace la empresa. Ejemplo : Nominas, estados financieros, etc. FUENTES EXTERNAS

Aquellas organizaciones que estn fuera de la organizacin. Ejemplo : Clientes, proveedores, competencia, etc. Revistas que nos dan informacin terica o practica que pueden ayudar al analista. Los cursos, seminarios, talleres, etc.

4.3 TCNICAS PARA LA RECOLECCIN DE DATOS

Los mtodos de obtencin de informacin pueden ser: 1. Entrevista. 2. Cuestionario. 3. Observacin. LA ENTREVISTA La entrevista es una conversacin dirigida, con un propsito especifico y que usa un formato de preguntas y respuestas. Con la entrevista se busca obtenerla opinin y sentimientosdel entrevistado acerca del sistema actual, los objetivos de la organizacin y los personales. En ocasiones las opiniones de la persona pueden ser mas importantes y mas reveladoras que los hechos, debido a que el entrevistado conoce mejor la organizacin que el analista. Los objetivos son informacin importante que puede ser recogida en la entrevista.Los hechos pueden representar los hechos pasados, los objetivos futuros. En la entrevista, se esta dando una relacin con alguien que probablemente es extrao. Por tanto se necesita dar confianza, comprensin rpidamente pero al mismo tiempo, se debe mantener el control de la entrevista. Dentro de la entrevista se deber vender el sistema proporcionando al entrevistado informacin necesaria. lasentrevistas permiten la interaccin con las preguntas y sus significado. En una entrevista el analista tiene la oportunidad de refinar una pregunta, definir un termino dudoso; cambiar el curso de las preguntas, responder una apariencia confusa y en general controlar el contexto.

Cinco pasos para la preparacin de la entrevista. Lectura del material a fondo. Leer y comprender tanta informacin acerca del entrevistado y su organizacin como le sea posible. Este material es obtenido, a veces, mediante una llamada rpida a la persona de contacto para pedirle un reporte de la funcin que desempea la organizacin; pudiera ser esta una publicacin. Este servir para conocer el lenguaje que usanlos miembros de laorganizacin, as como es la organizacin. Establecimiento de los objetivos de la entrevista. Debe usarse la informacin de fondo y la propia experiencia para establecer los objetivos de la entrevista. En esta punto deber incluir cada una de las reas de tratamiento de informacin y su comportamiento en la toma de decisiones de las cuales deber hacer preguntas acerca de: fuentes de informacin, formatos de la informacin, frecuencia de la toma de decisiones, cualidades de la informacin y estilo en la toma de decisiones. Decidir a quien entrevistar. Deben incluir personas clave de todos los niveles que sern afectados por el sistema de informacin de alguna forma.

Prepare al entrevistado. Prepare a la persona que va a ser entrevistada, dndole a conocer con anticipacin y que tenga tiempo para prepararse para la entrevista. Las entrevistas deben de durar de 45 a una hora, mas tiempo hara de esta una actividad difciltanto para el entrevistado como para el analista.
Decida el tipo de pregunta y su estructura.

Es necesario antes de realizar la entrevista, escribir preguntas para tratar de abarcar las reas principalesde la toma de decisiones descubiertas cuando se averiguaron los detalles de la entrevista [Sen92].

TIPO DE PREGUNTAS Preguntas abiertas. Son aquellas preguntas que describen hechos o situaciones por parte del entrevistado con una gran cantidad de detalles que a juicio del entrevistado son importantes. Los beneficios de usar este tipo de preguntas son: Pone confortable al entrevistado. Permite que el analista recoja el vocabulario del entrevistado, el cual refleja su educacin, valores, actitudes y creencias. Proporciona riqueza de detalles. Revela caminos para preguntas posterioresque podran haber quedado sin atacar Hace que sea mas interesante para el entrevistado. Permite la espontaneidad. Se les puede usar en un aprieto si es que el entrevistador es tomado por sorpresa. Las desventajas del uso de estas preguntas son: El usar estas preguntas pueden dar como resultado muchos detalles revelantes. Se puede perder el control en la entrevista. Permitir respuestas que pueden llevarse demasiado tiempo para la cantidad de informacin til obtenida. Puede demostrar que el entrevistado no esta preparado. Puede dar la impresin de falta de objetivo en la entrevista.

PREGUNTAS CERRADAS En las preguntas cerradas las respuestas posibles estn cerradas al entrevistado, debido a que solamente puede responder con un numero finito, tal como ninguno, uno, o quince. Una pregunta cerrada limita las respuestas disponibles al entrevistado. Tal vez esta familiarizado con las preguntas cerradas que hay en los exmenes de seleccin mltiple de la escuela. Se le hace una pregunta y se lo dan cinco respuestas, pero no se le permite que escriba su propia respuesta y que cuente como respuesta correctamente contestada. Ejemplo. Qu tantos reportes genera en un mes? Desde hace cuanto trabaja para Barkerloo Brothers? Cul de las siguientes fuentes de informacin es mas valiosa para usted formas de queja de clientes archivadas interaccin cara a cara con el cliente la devolucin de mercanca por si misma liste sus dos prioridades mxima para el departamento de ventas Quin recibe esta salida? Un tipo especial de pregunta cerrada es la pregunta bipolar. Esto limita todava mas al entrevistado, permitindole solamente una seleccin de algn extremo, tal como si o no, cierto o falso, de acuerdo o desacuerdo.

Usa usted una microcomputadora? Esta usted de acuerdo o no en que las funciones de contestadora automtica valdran la pena? Quiere usted recibir una impresin de computadora de su estado de cuenta cada mes? su departamento de contabilidad proporciona transferencia de fondos electrnicay automtica de los cheques de nomina para los empleados porhoras? Estaforma estacompletamente llenada? Los beneficios de usar estas preguntas cerradas de cualquier tipo incluyen: Se ahorra tiempo. Se facilita la comparacin de las entrevistas. Se llega al punto. Se mantiene control sobre la entrevista. Se tratan muchos temas rpidamente. Se obtienen datos revelantes. Sin embargo, las desventajas del uso depreguntas cerradas son sustanciales. Incluyen: Ser aburridas para el entrevistado. No llegan a obtener grandes detalles (debido a que el entrevistador proporciona el marco de referencia para el entrevistado. Se pierden ideas principales por la razn anterior. No se llega a establecer una relacin armoniosa entre el entrevistador y el entrevistador.

ENTREVISTAS ESTRUCTURADAS En una entrevistaestructurada todo esta planeadoy el plan es seguido estrictamente. Laspreguntas cerradasson la parte medular de una entrevista completamenteestructurada. ENTREVISTA NO ESTRUCTURADA En esta entrevista el tiempo no tiene lmite y por lo tanto es posible recolectar informacin de todo tipo y se necesita la habilidad del entrevistador para improvisar y tocar reas no contempladas. Las ventajas de la entrevista no estructurada son:

1) El entrevistador tiene mayor flexibilidad para cambiar los tiempos de la entrevista para que se puedan cubrir todos los temas. 2) El entrevistador puede ahondar en reas que aparecen de manera espontnea durante la entrevista.
Las desventajas de la entrevista no estructurada son: 1) Uso ineficiente del tiempo por parte de los participantes de la entrevista. 2) El entrevistador puede introducir sus propios sesgos en las entrevistas o al notificar sus resultados. 3) Se puede obtener informacin no relevante y/o ajena al problema. 4) El anlisis de los resultados puede llevarse mucho tiempo. 5) Se necesita ms tiempo para reunir hechos esenciales.

CUESTIONARIO Los cuestionarios son tcnicas de recopilacin de informacin que permiten que los analistas estudien actitudes, creencias, comportamientos y caractersticas de varias personasprincipales en la organizacin que pueden ser afectadas por los sistemas actuales y enproceso. Las actitudes son lo que la gente de la organizacin dice que quiere. Las creencias son lo que la gente piensa que es, de hecho cierto. El comportamiento es lo que hacen los miembros de la organizacin. Las caractersticas son propiedades de las personas o cosas. Las respuestas obtenidas mediante cuestionarios usando preguntas cerradas pueden ser cuantificadas. Las respuestas a cuestionarios de preguntas abiertas sonanalizadas e interpretadasde otras formas. Las preguntas sobre actitudes y creencias son notablemente sensibles a la redaccin escogida por el analista. Los cuestionarios pueden ser usados para determinar que tan amplio o limitado es el sentimiento expresado en una entrevista. Pueden ser usados para investigar a una gran muestra de usuarios de un sistema, para tratar de encontrar problemas o recoger cosas importantes antes para realizar la entrevista.

El cuestionario requiere un amplio tiempo de planeacin. Que es lo que debo hacer para usar un cuestionario? Laspersonas a quien debe de preguntarse estn ampliamente dispersas (diferentes lugares dentro de la organizacin): Se debe conocer el grado en que se aprueba o desaprueba una caracterstica particular del sistema propuesto dependiendo de la cantidad de personas: Se hace un estudio exploratorio para medir la opiningeneral; darle al proyecto una direccin especifica: Se debe utilizar el cuestionario para asegurarse de cualquier problema en el sistema actual que este identificado. Definicin de preguntas en el uso del cuestionario: la diferencia entre las preguntas de una entrevista y un cuestionario; se encuentran en que el cuestionario exige al analista ser muy claro; el flujo de preguntas deber ser coherente; las preguntas del interlocutor anticipadas y la administracin del cuestionario planeada a detalle. Los tipos bsicos de preguntas usadas son las abiertas y las cerradas: Preguntas abiertas: Son aquellas quedejan todas las posibles opciones de respuesta al interlocutor; es decir; usa trminos como describe; en su opinin; que siente; etc. Cuando considere este tipo de preguntas anticipe el tipo de respuesta a obtener; para u correcta interpretacin. Por lo tanto si escribe una pregunta de este tipo debe ser lo suficientemente estrecha para guiar al interlocutor a que responda de forma especifica.

Ejemplo:

Cuales son los problemas mas frecuentes que presenta su sistema de informacin? a____________________________________________________________ _______________________________________________________ b____________________________________________________________ _______________________________________________________ c_____________________________________________________________ ______________________________________________________
De los problemas listados anteriormente, cual es el que se presenta con mayor frecuencia? _____________________________________________________________ _____________________________________________________________ ____________________________________________________ Porque? _____________________________________________________________ _____________________________________________________________ _____________________________________________________________ _________________________________________________

Preguntas cerradas. Conocidas tambin como enunciados. Son aquellas que se limitan o cierran las opciones de respuesta disponibles. Ejemplo: De acuerdo a sus necesidades marque con una cruz el nombre del software que usa para sus actividades diarias con mayor frecuencia: [ ] Word[ ]visual fox [ ]Excell[ ] Turbo c [ ]Power point[ ] Arena Note que no se solicita preferencia y se limita solo a uno. Las preguntas cerradas deben ser usadas cuando el analista sea capaz de generar listas donde todas las reapuestas posibles ala pregunta se involucren y cuando todas las respuestas listadas sean mutuamente excluyentes con el objetivo de seleccionar una. Debe cuidarse al generar preguntas cerradas deque la lista de respuesta sea limitada; ya que de no hacerlo as; esta lista se volvera infinita.

Es necesario usar preguntas cerradas cuando se va analizar un gran numero de personas.

Caractersticas de los tipos de preguntas: [Bur96]. Seleccin de palabras. Use el lenguaje del interlocutor siempre que sea posible. Mantenga la simple redaccin. Trate de ser especifico en la redaccin en vez de vago. Evitando preguntas extremadamente especificas. Mantenga cortas las preguntas. Evite la ascendencia en la redaccin. Dirija las preguntas a los interlocutores adecuados. No suponga demasiado conocimiento. Asegrese de que las preguntas sean tcnicamente precisas antes de incluirlas.

USO DE ESCALAS El escalamiento es el proceso de asignar nmeros y otros smbolos a cada atributo o caracterstica con el objeto de medir ese atributo o caracterstica. Las escalas son frecuentemente arbitrarias y pueden no ser nicas. Fundamentos de escalas. Estas sirven al analista para: Medir las actitudes o caractersticas de las personas que respondan al cuestionario. Hacer que sus interlocutores juzguen los temas del cuestionario. MEDICIN Existen cuatro formas de medicin y cada una proporciona diferentes grados de precisin . La manera de medir tambin influye en la forma de analizar los datos recolectados. Las formas de medicin son: NOMINAL Son usadas para clasificar cosas. Es una forma de medicin, lo nico que puede obtener el analista es totales de medicin. El analista de sistemas quiere clasificar cosas pero no puede jerarquizarlas. ORDINALES Permiten clasificar pero en ordenamiento de rango. Ejemplo: El personal de soporte del centro de computo es: Excesivamente til. Muy til. Moderadamente til. No muy til. Intil.

Las escalas ordinales son tiles debido a que cada una de las clases es mayor o menor a otra clase y no permite hacer suposiciones. Cuando es imposible suponer que los intervalos son iguales, pero las clases tienen jerarquas. ESCALA DE INTERVALO Poseen las caractersticas de que todos los intervalos entre nmeros son iguales. Cuando puede suponerse que los intervalos son iguales pero no hay cero absoluto. Ejemplo: Intil.Excesivamente til 12345 De hacerlo as, el anlisis ser mas cuantitativo. ESCALAS DE RELACIN Son similares a las de intervalo, con la diferencia de que aqu el cero es absoluto. Cuando pueda suponer que los intervalos son iguales y hay un cero absoluto. Ejemplo: Aproximadamente, cuntas horas pasa en la computadora diariamente? Estas escalas son usadas pocas veces por el analista de sistemas. El no tener un control en la construccin de escalas puede acarrear los siguientes problemas: Lenidad (blandura). Calificar a la ligera por parte del interlocutor, usa palabras como nunca o siempre. Tendencia central. Sucede cuando se califica siempre como promedio. Ejemplo: Nunca ,ocasionalmente, siempre. 12345 La solucin es poner un rango o varios del aspecto a calificar. Validez. Grado con el cual la pregunta mide lo que el analista trata de medir. Confiabilidad. Es la caracterstica que tiene el cuestionario cuando es aplicado una vez y posteriormente se aplica con las mismas condiciones obteniendo los mismos resultados. El cuestionario tiene consistencia externa cuando los resultados son iguales en diferentes condicionese interna cuando en algunas preguntas siempre arrojan los mismos resultados. FORMATO DEL CUESTIONARIO Deje bastante espacio en blanco alrededor del cuestionario. Use papel blanco o muy claro. Deje suficiente espacio para las respuestas, usar de 3 a 5 lneas. Pida que las respuestas sean encerradas en un circulo. Use adjetivos que le ayudena determinar el formato. Respuestas escritas para calcular el espacio. Sea consistente en el estilo (orden o sombreado de preguntas) Orden en las preguntas. Las preguntas importantes para el interlocutor van primero. Agrupe conceptos de contenido similar. Emplee tendencias asociativas de los interlocutores. Ponga primero los termino menos controvertidos.

OBSERVACIN La observacin esotra tcnica til para el analistaen su proceso de investigacin, consiste en observar a las personas cuando efectan su trabajo. Como tcnica de investigacin, la observacin tiene amplia aceptacin cientfica. La observacin es una tcnica de observacin de hechos durante la cual el analista participa activamenteo acta como espectador de las actividades llevadas a cabo por una persona para conocer mejor su sistema. El propsito de la observacin es mltiple, permite al analista determinar que se esta haciendo, como se esta haciendo, quien lo hace, cuando se lleva a cabo, cuanto tiempo toma, donde se hace y porque se hace. TIPOS DE OBSERVACIN El analista puede observar de tres maneras bsicas: Puede observar a una persona o actividad sin que elobservado se de cuenta y sin interactuar por parte del propio analista. El analista puede observar una operacin sin intervenir para nada pero estando la persona observada enteramente conciente de la observacin. Se puede observar y estar en contacto con las personas observadas. La interrogacin puede consistirsimplemente en preguntar respecto a una actividad especifica, pedir una explicacin, etc. La observacin puede emplearse para verificar los resultados de una entrevista, o bien como preparacin de la misma . Tambin es otra tcnica valiosa para recopilar datos que implican relaciones. La observacin tiende a adquirir mayor sentido al nivel tcnico del procesamiento de datos, donde las tareas se cuantifican mas fcilmente. Entre estas tareas encontramos la recopilacin, acumulacin y transformacin de los datos. PASOS DE LA OBSERVACIN 1.Determinar y definir aquelloque se va a observar. 2. Estimar el tiempo necesario de observacin. 3. Obtener la autorizacin para llevar a cabo la observacin. 4. Explicar a las personas que van a ser observadaslo que se va hacer y las razones para ello. CONDUCCIN DE LA OBSERVACIN

1. Familiarizarse con los componentes fsicos del rea inmediata a observar. 2. Mientras se observa,medir el tiempo en forma peridica. 3. Anotar lo que se observa lo ms especficamente posible, evitando las generalidades y las descripciones vagas. 4. Si se est en contacto con las personas observadas, es necesario abstenerse de hacer comentarios cualitativos o queimplique un juicio de valor. 5. Observar las reglas de cortesa y seguridad. SEGUIMIENTO DE LA OBSERVACIN 1. Documentar y organizar formalmente las notas e impresiones entre los analistas. 2. Revisar los resultados y conclusiones junto con la persona observada, el supervisor inmediato y posiblemente otro analista. La observacin le permite al analista de sistemas generar experiencia en cuanto a observar y como observar. Se recomienda el uso de la observacin con otras tcnicas para maximizar su efectividad, sobre todo cuando se trata de analistas con poca experiencia. Muestreo y recopilacin de documentos. Dos tcnicas adicionales a disposicin del analista, particularmente en las tareas de indagacin de hechos, son el muestreo y la recopilacin de documentos. Ambas tcnicas estn orientadas a los papeles y documentos almacenados en toda la organizacin. Ambas tcnicas proporcionan una fuente de informacin que no puede obtenerse con ningn otro enfoque de indagacin de hechos.

MUESTREO
El muestreo esta dirigido a la recopilacin y acumulacin de datos sobre problemas que no se pueden medir o implican una gran cantidad de trabajo detallado para obtener unos cuantos datos. Por ejemplo, si el analista desea saber cuanto tiempo se requiere para procesar 10 000 pedidos de clientes en la sala de embarque, podra medir el tiempo requerido para procesar una muestra de 40 pedidos de clientes y, con base en esta muestra, extrapolar el tiempo esperado para procesar 10 000 pedidos. 40 pedidos requieren un tiempo T T= tiempo por pedido 40 10 000x T= tiempo para 10 000 pedidos[Bur96]. 40

UNIDAD V METODOLOGAS DE ANLISIS

5.1 PREPARACIN DE LAS OBSERVACIONES 5.2 PREPARACIN DEL REPORTE FINAL DEL ANALISTA DE SISTEMAS 5.3 TCNICAS, TABLAS DE DECISIONES Y ARBOLES DE DECISIONES 5.4 DIAGRAMA DE FLUJO DE DATOS 5.5 MTODO DE ENTRADA 5.6 MTODO DE SALIDA

5.1.PREPARACIN DE LAS OBSERVACIONES

Antes de empezar la observacin del anlisis de sistema deber: 1.Identificar y definir los que se observara 2. Estimar la cantidad de tiempo que requerir la observacin 3. Obtener la aprobacin apropiada de la gerencia para realizar las observaciones 4. Explicar a las partes que estn siendo observadas lo que se va a hacer y para que REALIZACIN DE LAS OBSERVACIONES El analista de sistemas mediante unas reglas: 1. El analista de sistemas deber familiarizarse con el ambiente fsico y los componentes en el rea inmediata de observacin. 2. Al observar el anlisis de sistema deber anotar peridicamente los datos. 3. El analista de sistemas deber anotar los que observa de manera especfica. 4. El analista de sistemas deber abstenerse de hacer comentarios de juicio cualitativos o de valor con las personas observadas 5. Mostrar una cortesa correcta y hacer caso a las reglas de seguridad. SEGUIMIENTO DE LAS OBSERVACIONES Despus del periodo de observaciones, las notas e impresiones del analista debern documentarse y organizarse. Los hallazgos y conclusiones del analista de sistemas debern revisarse junto con las personas observadas, son el supervisor inmediato y otro analista de sistemas. MUESTREO Y RECOPILACIN DE DATOS. Ambas tcnicas estn orientadas a los papeles y documentos relacionados en toda la organizacin ambas proporcionan una fuente de informacin que no pueden obtenerse de ningn otro enfoque de indagacin de hechos. MUESTREO Esta dirigido a la recopilacin y acumulacin de datos sobre problemas que no se puedan medir o implican una gran cantidad de trabajo para obtener unos cuantos datos.

5.2.PREPARACIN DEL REPORTE DE TERMINACIN DEL ANALISTA DE SISTEMAS

El formato y contenido de este reporte incluye: 1.- Una nueva exposicin de la razn y alcance del anlisis. 2.- Una lista de los principales problemas identificados. 3.- Una presentacin de todos los requerimientos de los usuarios 4.- Una planeacin de todas las suposiciones hechas por el analista de sistemas para el anlisis de datos.

5.3.TCNICAS, TABLAS DE DECISIONES Y ARBOLES DE DECISIONES

Tcnicas y Tablas de decisiones: Una tabla de decisiones en una matriz de filas y columnas que muestra condiciones y acciones. Arboles de desiciones: * Es una secuencia de decisiones o condiciones. Cada desicion que se toma depende del valor actual de la variable que se esta probando y todas las desiciones previas que se hayan tomado. *Raz indica la primera decisin corresponde a la primera variable de decisin. *Ramas son todos los resultados de las decisiones. *Cada nodo del rbol representa un punto de decisin

5.4.DIAGRAMA DE FLUJO DE DATOS

Es un modelo que describe el flujo de datos y los procesos que cambian o transforman los datos en un sistema. Los diagramas Nassi-Shneiderman. Obligan al programador a estructurar programas que sean descendentes , modulares y sin gotos

5.5.MTODO DE ENTRADA

Para la captura de datos :

Perforacin de tarjeta De teclado a almacenamiento Teclado a sistema Reconocimiento de caracteres en tinta magntica Reconocimiento ptico de caracteres, cdigo de barras etc.

5.6.MTODO DE SALIDA

Salida que sea atractiva a los usuarios Salida que es esencial para los usuarios. La prueba final de salida Dispositivos de salida

Impresora, graficadores, microfilm. Salida por audio Tele conferencia Videotex

UNIDAD VI TRANSICIN DEL ANLISIS AL DISEO

6.1 CARACTERSTICAS DE UN BUEN DISEO DE SISTEMAS 6.2 PROYECCIN DEL ANLISIS A LAS SALIDAS 6.3 PROYECCIN DEL ANLISIS A LAS ENTRADAS Y CONTROLES

6.1.CARACTERSTICAS DE UN BUEN DISEO

Las especificaciones del diseo describen las caractersticas del sistema. Para muchos usuarios el xito de un sistema est relacionado con la creencia que tengan sobre si el sistema cuenta con las caractersticas adecuada. DISEO DE SALIDAS Son los resultados generados por el sistema de informacin; stas deben realizar lo siguiente: - Determinar que informacin presentar - Decidir si la informacin ser presentada en forma visual, verbal o impresa y seleccionar el medio de salida. - Disponer de la presentacin de la informacin en un formato aceptable. - Decidir cmo distribuir la salida entre los posibles destinatarios. El diseo de la salida est especificado en los formularios de distribucin que son hojas que describen la ubicacin, caractersticas (longitud y tipo) y formato de los encabezados de las columnas y la paginacin. DISEO DE ARCHIVOS

El diseo de archivos incluye las decisiones con respecto a la naturaleza y contenido del propio archivo como se va a emplear las transacciones, asi como las referencias.
Al disear archivos debe contemplarse: - Ls datos que deben incluirse en el formato de registros en el archivo - La longitud de cada registro, con base a las caractersticas de los datos - La secuencia o disposicin de los registros dentro del archivo DISEO DE INTERACCIONES CON LA BASE DATOS En todo sistema de informacin se interacta con bases de datos, a su vez con el administrador de base de datos,cuyas responsabilidades son: - Evaluar la conveniencia de la solicitud del analista - Describir los mtodos para interactuar con la base de datos - Asegurar que la aplicacin no pueda daar la base de datos o que afecte de manera adversa a las necesidades de otros sistemas

DISEO DE LA ENTRADA Los analistas de sistemas deciden los siguientes detalles del diseo de entradas: 1. Los datos que ingresan al sistema. 2. Los medios utilizados por el sistema. 3. Lla forma en que se deben disponer o codificar los datos. 4. El dilogo que servir de gua a los usuarios para dar entrada a los datos. 5. Validacin necesaria de datos y transacciones para detectar errores 6. Mtodos para llevar a cabo la validacin de las entradas y los pasos a seguir cuando se presentan errores. Las decisiones de diseo para el manejo de entradas, especifican la forma en que sern aceptados los datos para su procesamiento por medio de la computadora. DISEO DE CONTROLES Los analistas deben anticipar los errores que se cometern al ingreso de los datos o al solicitar la ejecucin de algunas funciones. La forma de poder eliminar o minimizar estos errores son: 1. Asegurar que slo los usuarios autorizados tengan acceso al sistema 2. Garantizar que las transacciones sean aceptables 3. Validar los datos comprobando su exactitud 4. Determinar si se han omitido datos que son necesarios DISEO DE PROCEDIMIENTOS Los procedimientos especifican las tareas que deben efectuarse al utiizar el sistema y quines son los responsables de llevarlas a cabo.

6.2.PROYECCIN DEL ANLISIS A LAS SALIDAS

Una caracterstica importante del sistema de informacin es la salida que ste produce, si la salida no tiene calidad, entonces todo el sistema pudiera parecer poco necesario y como consecuencia se evitar usarlo y posiblemente lleve al sistema hacia el fracaso. El trmino salida se utiliza para denotar cualquier informacin producida por un sistema de informacin , ya seaimpresa o en pantalla, debiendo consideiar: - Identificar la salida especfica que es necesaria para sitisfacer los requerimientos de informacin - Seleccionar los mtodos de salida para presentar la informacin. - Crear los documentos, reportes u otros formatos que contendrn la informacin producida por el sistema OBJETIVOS DE LA SALIDA La salida debe alcanzar uno o ms de los siguientes objetivos: a) Expresar informacin relacionada con las actividades pasadas, actuales o proyecciones futuras. b) Sealar eventos importantes, oportunidades, problemas o advertencias. c) Iniciar una accin. d) Confirmar una accin. El buen diseo de la salida de los sistemas, no puede ser desarrollado en forma independiente de los usos que se le dar a la salida, en otras palabras no se puede justificar una buena salida estticamente atractiva a menos que satisfaga las necesidades de la organizacin y sus usuarios. TIPOS DE SALIDA La salida de un sistema puede ser: -Un reporte -Un documento -Un mensaje De acuerdo a las circunstancias y los contenidos, la salida puede ser impresa o visual. La salida tiene su fuentes en: 1. Recuperacin de un dispositivo de almacenamiento. 2. Transmisin desde un proceso o actividad del sistema. 3. Directamente desde una fluente de entrada.

ASPECTOS IMPORTANTES DE LA SALIDA Existen cinco preguntas, las cuales debern de responderse de forma completa y apropiada par ayudar al analista a comprender lo que la salida de un sistema debe ser: 1. Quines recibirn la salida? 2,. Cul es el uso que se pretender dar? 3. Cuntos detalles son necesarios? 4. Cundo y con qu frecuencia es necesaria la salida? 5. Qu mtodos utilizar? PRESENTACIN DE LA INFORMACIN La forma en que se presenta la informacin determinar si la salida es clara y comprensible, si los detalles son convincentes y si la toma de decisiones se efecta con mayor rapidez y exactitud. a) Forma tabular: los usuarios que revisan datos financieros en forma peridica, dependen casi exclusivamente de informacin tabular (formato con renglones y columnas). Un reporte sugiere un formato tabular. El formato tabular se utiliza en las siguienles condiciones: - Cuando los detalles dominan y son necesarios pocos comentarios o explicaciones. - Cuando los detalles son presentados en categoras discretas. - Cuando cada categoraa debe tener una etiqueta. -Cuando se deben obtener totales o realizar comparaciones entre diversos componentes. Dentro de los formatos tabulares, se debe considerar que sobresalgan: - Excepciones a las expectativas normales. - Categoras ms importantes de actividades o entidades. - Resmenes de las categoras o actividades ms importantes. - Identificacin nica de la informacin. - Entidades que dependen del tiempo. b) Formato grico: las grficas debern ser evaluadas por el analista sobre cundo ser utilizadas ycundo no. Las grficas complementan otra informacin, no la reemplazan. Las grficas deben hacer notar sus objetivos con rapidez o de lo contrario perdern el inters.

CUANDO UTILIZAR LAS GRFICAS Las grficas se emplean por varias razones: - Mejorar la efectividad de reportes de quien enva hacia quien los recibe - Para manejar volumen de informacin - Para ajustarse a preferencias personales CONOS Son representaciones grficas de las entidades descritas por los datos, se emplean comnmente en las interfaces de computadora para representar documentos, cestos, etc. Los conos comunican informacin de forma rpida cuando son seleccionados de forma apropiada, eliminan la necesidad de que los usuarios aprendan abreviaturas, instrucciones o nomenclaturas especial. Los siguientes son lineamientos para cundo y cmo utilizar los conos en el diseo de interfaces: - Seleccionar los conos que sern reproducidos y comprendidos en forma inmediata por los usuarios. - Si no existe ningn cono familiar para determinada situacin, emplear etiquetas que eviten la necesidad de que los usuarios aprendan y recuerden smbolos o imgenes poco familiares. - Utiice el mismo cono para representar los mismos conceptos a travs de varios medios de salida. - Evite el empleo de etiquetas en los conos. - Utilice una distribucin que mantenga el espacio y evite la aglomeracin entre conos. -Mantenga el mismo tamao entre los diferentes tipos de smbolos.

6.3.PROYECCIN DEL ANLISIS A LAS ENTRADAS Y CONTROLES

El diseo de la entrada es el enlace del sistema de informacin con el mundo y sus usuarios. Objetivos del diseo de la entrada: El diseo de la entrada consiste en el desarrollo de especificaciones y procedimientos para la preparacin de datos, la realizacin de pasos necesarios para poner los datos de una transaccin en una forma utilizable para su procesamiento. Los objetivos de entrada de datos se concentran en: 1. Control de la cantidad de entrada. 2. Evitar los retrasos 3. Evitar los errores en los datos 4. Evitar los pasos adicionales 5. Mantener la sencillez del proceso Captura de datos El analista comenzar por capturar los datos que en realidad deben de formar parte de la entrada. Existen dos tipos de datos que deben proporcionarse como entradas cuando se procesan transacciones: a) Datos variables. Son aquellos datos que cambian en cada transaccin o toma de desiciones. b) Datos de identificacin. Es el dato que identifica en forma nica el elemento a ser procesado.

No deben considerarse come entrada: - Datos constantes - Detalles que el sistema pueda recuperar - Detalles que el sistema pueda calcular Documento fuente es la forma en la que inicialmente se capturan los datos. Para decidir cmo deben ser diseados se debe tomar en cuenta: 1. La forma en que se encuentran los datos. 2. Mtodo para ingreso de los datos. 3. La cantidad de entrada. 4. Errores en los datos. 5. Tiempo necesario para ingresarlo. Antes de disear el documento fuente, se debe decidir qu datos debern ser capturados. FORMAS

La forma organiza el documento al colocar la informacin importante donde llame ms la atencin y establece la secuencia aprooiada de datos, considerando los siguientes puntos: a) llenar el documento de izquierda a derecha. b) Seguir una secuencia apropiada para el ingreso de los datos. c) La informacin debe llevar una secuencia lgica. La forma en las siguientes partes encabezados en la parte superior, los totales en la parte inferior y la informacin utilizada con mayor frecuencia en la parte superior y del lado izquierdo.

UNIDAD VII PROPUESTA DEL SISTEMA

7.1.CONCLUSIN DEL ANLISIS DE SISTEMAS. 7.2.PREPARACIN DEL REPORTE ESCRITO DE TERMINACIN 7.3.PRESENTACIN ORAL DEL REPORTE. 7.4. ALTERNATIVAS DE SOLUCIN. 7.5. DOCUMENTACIN DEL ANLISIS PREELIMINAR.

7.1.CONCLUSIN DEL ANLISIS DEL SISTEMA 7.2 .PREPARACIN DEL REPORTE ESCRITO DE TERMINACIN

A lo largo de toda la fase del anlisis de sistemas, el analista deber mantener una extensa comunicacin con el solicitante, y dems personal de proyectos. Esta comunicacin comienza con el reporte de la propuesta para realizar el anlisis de sistemas.En forma continua este esfuerzo de comunicacinincluye una retroalimentacin a las personas entrevistadas, u observadas, con relacin a lo que el analista entiende; la verificacin con el personal usuario con respecto a los hallazgos en otras funciones o actividades relacionadas que el analista identifique; y reuniones peridicas para informar a la gerencia y dems personal del proyecto acerca del progreso, situacin y apego al calendario [Bur96].

7.2 PREPARACIN DEL REPORTE ESCRITO DE TERMINACIN

Sin embargo, quizs la comunicacin mas importante de todas es el reporte de terminacin del anlisis de sistemas, que describe los hallazgos del anlisis de sistemas. El formato y contenido de este reporte incluye lo siguiente: Una nueva exposicin de la razn y alcance del anlisis. Una lista de los principales problemas identificados. Una presentacin de todos los requerimientos de los usuarios. Un planteamientode todas las suposiciones criticas hechas por el analista durante el anlisis Una proyeccin de los recursos requeridos y los costos esperados que estarn involucrados en el diseo de cualquier nuevo sistema o en la modificacin del sistema actual. Esta proyeccin incluye la factibilidad de continuar con el trabajo en sistemas. Cualquier recomendacin referente al sistemas propuesto o a sus requerimientos[Bur96]. En general, el reporte de terminacin del anlisis de sistemas esta dirigido a dos receptores diferentes. Primeramente, el gerente del analista utiliza el reporte para determinar si el analista ha realizado un trabajo competente en la identificacin de los requerimientos de los usuarios y en evaluar la forma en que estos requerimiento entraron en cualquier plan maestro o general para el desarrollo de sistemas en la organizacin. En segundo lugar, el reporte proporciona a la gerencia general y a la gerencia de los usuarios una oportunidad de determinar si el analista ha considerado o no todos los requerimientos de la organizacin[Bur96]. Para proporcionar un reporte significativo a estas dos partes interesadas, el analista deber esforzarse por ser conciso pero completo al preparar el reporte. Los requerimientos debern cuantificarse y explicarse de manera especifica. El analista deber evitar en el reporte el leguaje tcnico y los acrnimos. Debern anexarse exposiciones y los documentos de trabajo que se utilizaron en el anlisis de sistemas [Bur96].