Compras Electrnicas no Grupo Sonae

Porto Maro 2005

ndice

Introduo Oferta B2B O Grupo Sonae Entendimento do Problema Estruturas de Negociao Ferramentas de Suporte Resultados alcanados

Introduo
A Bizdirect uma iniciativa da Sonaecom, Aitec e BPI que nasceu com o objectivo de desenvolver o negcio electrnico entre empresas, disponibilizando ao mercado solues de B2B flexveis que permitem a optimizao das relaes entre organizaes compradoras e fornecedoras.

Automatizao Ganhos de processo

.:: .:: .::

Oferta B2B Experincia Bizdirect Novas funcionalidades

ndice

Introduo Oferta B2B O Grupo Sonae Entendimento do Problema Estruturas de Negociao Ferramentas de Suporte Resultados alcanados

Oferta B2B

Servios Bizdirect
BizBuy
Plataforma de compras

BizFact
Factura Electrnica

EDI via Internet

BizWF
Workflow de Facturas

BizIDE

Integrao de sistemas

BizAuction
Negociao dinmica

BizConnector Gesto de Catlogos

Actualizao diria

Formao
On site e telefnica Gesto de projecto, Gesto da mudana

Apoio a Cliente
9h s 19h

Consultoria

Bizdirect Performance

Agenda
O Grupo Sonae Entendimento do Problema Estruturas de Negociao Ferramentas de Suporte Resultados alcanados

O Grupo Sonae
Grupo Sonae
Sonae Indstria
Euroresinas Poliface Resoflex Gescarto Movelpartes Casca

Modelo Continente
Continente Modelo Modelo Bonjour Modalfa Worten Max Mat SportZone Vobis Modis (entrepostos) Modis SPV Estruturas Centrais Administrao, DF, MKT, Est. mercado... Direces Comerciais

Sonae Imobiliria
CascaiShopping CoimbraShopping GaiaShopping GuimareShopping ViaCatarina MadeiraShopping AlgarveShopping Centro Colombo MaiaShopping NorteShopping Centro Vasco Gama ...

Sonaecom
Sonaecom (Admin.) Optimus Novis Mainroad Sonae Matrix Pblico Clix Wedo Consulting Enabler Bizdirect

Sonae Capital
Solinca Torralta Star/Roteiro Selfrio Contacto Praedium Cinclus Efanor Finlog CarPlus Guerin AutoCenter Star Trsnportes Box Lines

Agenda
O Grupo Sonae Entendimento do Problema Estruturas de Negociao Ferramentas de Suporte Resultados alcanados

Entendimento do Problema

A diminuio de custos reflecte-se directamente na reduo dos gastos associados a cada uma das rubricas de despesas referidas. Desta forma, uma diminuio de custos via maximizao da eficincia associada aos processos de Negociao, Encomenda e Logstica repercute-se numa poupana em termos de despesas com pessoal. Da mesma forma, uma reduo de custos via preo permite obter ganhos de poupana na rubrica de Compras.
n Estrutura de Custos de uma Empresa Tipo
Servio de Servio de Aprovisionamento Aprovisionamento

n+1

Outros Compras

Outros

Negociao

Compras
Aquisio

Despesas com pessoal

Logstica

Despesas com pessoal

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Entendimento do Problema

A cada um dos macro-processos, designadamente negociao, aquisio e logstica, esto associadas poupanas obtidas via optimizao de processos ou via preo. O esquema seguinte ilustra de que forma uma actuao em cada um desses macroprocessos potencia poupanas.
Negociao Poupanas Aquisio
Preo Preo Processo Processo Processo Preo

Logstica

O estabelecimento de uma negociao bem montada permite obter maiores vantagens no preo de aquisio (atravs da centralizao de informao dos artigos num catlogo e de um maior conhecimento dos fornecedores). Deste modo, a vertente preo determinante para a reduo dos custos, embora se observem ganhos de eficincia a nvel processual.

Tendencialmente, as empresas emitem uma ordem de compra no sistema e comunicam com o fornecedor via fax e telefone. Atravs do estabelecimento de uma plataforma de compra electrnica, possvel tornar este processo mais eficiente diminuindo os custos associados (folhas de papel, contas telefnicas e tempo dispendido). A poupana ao nvel do preo est associada fundamentalmente diminuio das situaes de maverick buying.

Um modelo logstico correctamente definido permite no apenas diminuir os custos de transporte que se reflectem no preo unitrio dos artigos, mas possibilita sobretudo uma afectao mais eficiente dos recursos do armazm e servios.

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O desafio

Integrao dos processos de compras Reduo dos custos transaccionais Implementar de uma forma efectiva, a poltica de compras da empresa Informao em tempo real Reduo drstica do ciclo de abastecimento

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Modelo conceptual
Registo Central de Fornecedores Trusted Services

Aprovisionamento electrnico Grupo Sonae

Negociao Centralizada Data Warehouse
Catlogos Electrnicos Registo Central de Compradores

Enquadramento
Metodologia de implementao Standardizao de catlogos

Gesto de contedos Pedido de Cotao

[RFx]

Leiles
UN/SPSC, RosettaNet, XML

Econmico

Encomendas Facturas
[corporate home banking, Pcard, ]

Standardizao de mensagens de negcio Infra-estrutura tecnolgica Adequao da legislao

Legal

Pagamentos

Camada integrao / Hub transaccional

Gesto da Mudana

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Modelo conceptual
Caso Grupo Sonae
Centralizao da Negociao Definio Objectivos Resultados
Reduo do preo de aquisio Minimizao das compras fora de contracto

Estrutura central com Agregao da procura responsabilidade negocial Negociao centralizada Um representante de cada sub Celebrao de contractos com holding fornecedores

DataWarehouse Definio
Repositrio central de informao

Objectivos
Disponibilizar informao essencial para negociao eficaz Auxiliar a uniformizao de gama de produtos Controlar a qualidade de servio prestado

Resultados
Conhecimento detalhado de consumos Optimizao de nveis de inventrio

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Modelo conceptual
Caso Grupo Sonae
Gesto da Mudana Definio
Organismo facilitador da transio para o novo processo

Objectivos
Promover a comunicao fluda entre os parceiros Antecipar barreiras e eliminalas

Resultados
Formao online e no posto de trabalho Acompanhamento total da compra Newsletter mensal

Registo Central de Fornecedores

Definio
Base de dados central de registo de entidades

Objectivos
Simplificar a gesto da informao Facilitar relao com fornecedor Disponibilizar informao relevante para comprador

Resultados
Informao actualizada de todos os fornecedores para todos os compradores Uniformizao da informao recolhida junto do fornecedor

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Modelo conceptual
Caso Grupo Sonae
Entidade Certificadora

Definio
Entidade fornecedora de certificados digitais Validao temporal de documentos electrnicos

Objectivos
Prestar servios de suporte realizao de transaces seguras na Internet

Resultados
Confidencialidade e integridade da informao trocada entre parceiros No repudiao

Catlogos electrnicos

Definio
Gesto centralizada de catlogos electrnicos de fornecedores Criao de catlogos electrnicos, com servios de uniformizao enriquecimento de informao Categorizao usando standard previamente definido

Objectivos
Acelerar processo de adopo de fornecedores Gesto centralizada de catlogos Uniformizao da informao de diferentes fornecedores Permitir acesso de aplicaes de aprovisionamento (punchin)

Resultados
Rapidez na activao de novos fornecedores Facilidade na comparao de produtos

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Modelo conceptual
Caso Grupo Sonae
Registo Central de Compradores

Definio
Base de dados central de registo de entidades

Objectivos
Simplificar a gesto da informao

Resultados
Informao actualizada

Pedido de Cotao/Negociao dinmica Definio

Ferramenta de consulta a fornecedores

Objectivos
Definir mtodos nicos de consultas ao mercado Conhecimento detalhado de consultas prvias Reduo do tempo associado ao processo de consulta e anlise de respostas

Resultados
Reduo do tempo mdio de anlise de resposta Reduo do custo de aquisio Reduo do preo de aquisio

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Modelo conceptual
Caso Grupo Sonae
Encomendas Definio Objectivos Resultados
Reduo do custo de transaco Reduo do ciclo de aprovisionamento Informao detalhada de consumos

Ferramenta de gesto de Uniformizar processos de ordens de encomenda, aquisio no Grupo recorrendo a catlogos e fluxos Reduzir custos de transaco de aprovao electrnicos Controlar compras fora de contracto Implementar fluxos de aprovao electrnica de encomendas

Facturas Definio
Mdulo de emisso e recepo de facturas electrnicas

Objectivos
Troca de documentos de facturao entre parceiros Optimizar processo de recepo e conferncia de facturas

Resultados
Reduo de custos de processamento Reduo de custos de emisso Reduo de custos de armazenamento

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Modelo conceptual
Caso Grupo Sonae
[Novis Payment Gateway - SIBS]

Pagamentos

Definio
Mdulo que permita o pagamento electrnico de facturas

Objectivos
Integrao com sistemas financeiros Reconciliao automtica de contas correntes de fornecedores com movimentos bancrios

Resultados
Reduo do custo de transaco Conciliao automtica dos movimentos bancrios

Hub Transaccional Definio

Mdulo de interligao de aplicaes de parceiros, atravs da utilizao de standards (UN/SPSC, RosettaNet, XML) Gesto de Comunidades

Objectivos
Gesto centralizada de encomendas e pedidos de cotao por parte do fornecedor Facilitar a integrao com sistemas de backoffice de parceiros

Resultados
Standardizao das mensagens de negcio Simplificao da gesto de encomendas do lado do fornecedor Maior rapidez e flexibilidade na integrao com sistemas de parceiros

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Agenda
O Grupo Sonae Entendimento do Problema Estruturas de Negociao Ferramentas de Suporte Resultados alcanados

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Tipo de bem ou servio

Sonae Indstria Indirectos Bens e servios transversais Modelo Continente Sonae Imobiliria Sonaecom Sonae Capital

Bens e servios transversais a algumas subholdings

Tipo de bem ou servio

Bens e servios especficos Bens e servios especficos Bens e servios especficos

Bens e servios transversais a algumas subholdings

Bens e servios especficos

Bens e servios especficos

NEGCIO

NEGCIO

NEGCIO

NEGCIO

NEGCIO

Directos
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Princpios subjacentes negociao

Negociao
Descentralizada Unidade de Negcio
N EG CI O

Centralizada Subholding
a

Be ns

Be ns
e

se

Centralizada Grupo

se al rv gu i es os m pe as tr c an su fic sv bh os er B ol sa tr se en di an rv s is ng sv io e e s s
rs ai s

rv i os

Indirectos

Tipo de bem ou servio

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Directos

Estruturas de Negociao
Fruns do Grupo Sonae Frum de Negociao Finco GC
(Frum para assuntos de Informtica e de Comunicaes)

Grupos de trabalho intra-subholding reas de Negociao das empresas

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Frum de Negociao
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Frum de Negociao
O Frum de Negociao uma estrutura formal, constitudo por um representante de cada sub-holding do Grupo Sonae, em que a Bizdirect participa assessorando em todas as etapas da negociao O Frum de Negociao dispe de uma equipa de trabalho executiva, composta por um elemento de cada sub-holding e da Bizdirect, responsvel pela negociao e acompanhamento de grupos de gamas de produtos

Sonae Indstria

Modelo Continente

Sonae Imobiliria

Sonaecom

Sonae Capital

Frum de Negociao
Equipa de trabalho executiva
reas de negociao e compras reas de negociao e compras reas de negociao e compras reas de negociao e compras reas de negociao e compras

O Frum de Negociao tem acesso a relatrios de gesto, que permitem suportar as decises nas reas de controlo de custos e processos de negociao, produzidos pela Bizdirect
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Situao inicial

Negociao descentralizada nas vrias sub-holdings Elevada percentagem de compras fora de contrato Elevado nmero de fornecedores por categoria Workflow de aprovao manual Pedidos de cotao e Ordens de encomendas enviadas por fax/eMail Follow up de entregas via telefone Inexistncia de informao detalhada de compras

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Objectivos a atingir

Alavancar o potencial de compra do Grupo Sonae na negociao com os fornecedores. Centralizar a negociao numa entidade nica - Frum de Negociao Uniformizar as condies comerciais, independentemente da empresa compradora e sua localizao geogrfica Uniformizar os processos de compra nas diversas Sub-holdings Disponibilizar ferramentas que permitam aos gestores de topo o controlo efectivo e em tempo real de consumos Reduzir drasticamente o ciclo de aprovisionamento
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Estrutura do Frum de Negociao

Administrao:

Seleccionar as categorias a negociar Definir e acompanhar as estratgias de negociao Participar nas negociaes mais complexas Nomear um elemento da Sub-holding, para a equipa de negociao

Equipa de negociao:

Garantir a aplicao das decises Analisar e propor as categorias a negociar Efectuar o levantamento de fornecedores e consumos por categoria Identificar novos fornecedores (externos ao Grupo Sonae) Identificar especialistas por categoria a colaborar nas negociaes Negociar com fornecedores e racionalizar gamas de produtos Assumir a liderana e acompanhamento das categorias atribudas Resolver questes operacionais na sua Sub-holding Definio de catlogos e fluxos de aprovao Reportar Administrao a evoluo das negociaes

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Estrutura do Frum de Negociao

Bizdirect: Centralizar as condies negociadas

Operacionalizar tecnicamente o projecto (integrao com fornecedores) Colaborar nas negociaes Gesto de catlogos (distintos mesmo dentro de cada Sub-holding) Alargar o projecto s empresas e respectiva formao de utilizadores Centralizar as relaes com fornecedores Acompanhar a evoluo da adopo e reporting no Frum de Negociao Questionrios de avaliao

Outras colaboraes:

Frum Ambiente (requisitos ambientais ex: reciclados) Finco (Frum de Informtica e comunicaes) Especialistas por categoria
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Negociao
Princpios: No excluso de fornecedores (todos os fornecedores do Grupo so igualmente

considerados) Dois ou mais fornecedores por categoria (possibilita a melhoria das condies aps contrato) Analisar exaustivamente todas as vertentes da negociao incluindo vertente logstica (estrutura interna - ilhas) Agregar informao de consumos, de forma a saber o impacto de cada produto na negociao Sempre que possvel realizar contratos com os fabricantes (ex: Big deal - HP)

Aspectos considerados: Condies comerciais Oferta - gama de produtos/servios

Qualidade de servio Relao histrica com o Grupo Sonae Apostar em relaes de longo prazo Custos de mudana Capacidade de entrega nacional

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Fornecedores
Contrato:

Condies comerciais Preos Rappel

Prazos de pagamento Prazos de entrega

Direitos e Obrigaes Penalizaes Durao

Viso de parceria:

Cumprimento das responsabilidades assumidas (pagamentos) Definio de valores mnimos de encomenda Ajuda e enriquecimento dos catlogos Identificao e alertas de atrasos

Minimizando os custos dos fornecedores, potenciamos a reduo de preos

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Negociaes
J realizadas: Economato Consumveis de informtica

Informaes comerciais Transportes (Logstica, Mudanas, Expresso) Equipamentos de escritrio (fotocopiadores e faxes) Copa (Caf; guas; Vending)

Em curso:
Equipamento de segurana Material elctrico Desinfestao Identificadas: Consultoria Merchandising Higiene e limpeza
Minimizando os custos dos fornecedores, potenciamos a reduo de preos

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Resultados alcanados
Reduo significativa do preo de aquisio de produtos Reduo de fornecedores e de gamas de produtos Adeso generalizada das empresas Projecto de mbito nacional Maior rapidez na aplicabilidade dos contratos Reduo do prazo mdio de aprovao das requisies internas Reduo do prazo mdio de pagamento Reengenharia do processo de aprovisionamento, passando de um processo centralizado, para descentralizado com controlo. Informao de Gesto, relativa a consumos, foi fundamental no sucesso obtido na renegociao feita para 2003

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Agenda
O Grupo Sonae Entendimento do Problema Estruturas de Negociao Ferramentas de Suporte Resultados alcanados

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A Soluo adoptada

A Bizdirect, uma soluo que consolida e automatiza processos de procurement, ligando as empresas aos seus fornecedores, reduzindo custos e tempo no ciclo de aprovisionamento, atravs de um interface Web user friendly Permite criar redes de fornecedores preferenciais, implementar polticas de compras internas, eliminar compras fora de contratos (maverick), monitorizar e controlar as compras realizadas pela empresa e avaliar o desempenho dos fornecedores

Controlo completo do ciclo de aprovisionamento, desde a requisio at ao envio das facturas Modelo em ASP permite uma rpida implementao, sem necessidade de investimento em infra-estrutura ou pessoal tcnico especializado

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Modelo conceptual tecnolgico

Fornecedor Fornecedor Fornecedor Fornecedor BackOffice Fornecedor Fornecedor
UDF browser
g rc in

eP
u

browser
ro c u re m

Comprador Comprador Comprador Comprador BackOffice

email XML

email
en t

eS o

XML

R ep

or

IDE

ti n g

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lo

IDE

UDF

Comprador

Comprador

A componente aplicacional inclui ferramentas de eSourcing, eProcurement, Reporting e Controlo, envolvidas por uma camada intermdia a qual permite dialogar com os utilizadores via Browser conectado Internet, ou por mensagens nos formatos desejados pelas partes. A Bizdirect utiliza o Standard de negcio Rosettanet para integrar com as suas aplicaes, disponibilizando aos utilizadores servios de mapeamento para os formatos desejados (XML, UDF,CXML, etc.)

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Infra-estrutura aplicacional da Bizdirect

www.bizdirect.pt

Gesto de Contedos

eProcurement eSourcing

Servio de Directrio e Autenticao

Gesto de Catlogos Motor de Pesquisa

Modulo de Integraes

Ferramenta de Relatrios

Servios de Suporte

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Infra-estrutura aplicacional da Bizdirect

Funcionalidade transaccional
Arquitectura

de Sistema

Processos transaccionais
Pedidos Interactivos
Pedido de cotao (RFQ7 RFP) Resposta dos vendedores Encomenda directa a partir da melhor resposta

Administrao de Sistema
Eventos de E-mail Ajuda Online Seleco de Moeda Localizao (multi-idioma)

Gesto de Requisies
Requisies de servios Requisies tipo Anexar documentos Requisio de produtos por catlogo Fluxo de aprovao definido graficamente Custos de transporte Possibilidade de impresso de documentos

Facilidades de interligao
Importao e exportao de ficheiros Possibilidade de importao usando mapeamento de dados

Encomendas e Expedio
Possibilidade de gesto de encomendas (atravs de status) Gesto de custos de transporte

Facturao e Pagamentos
Facturas dos produtos expedidos

Analise e Relatrios
Disponibilizao de vrios relatrios
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Infra-estrutura aplicacional da Bizdirect

Funcionalidade transaccional
Parametrizao

da aplicao

Gesto da aplicao

Gesto de Utilizadores
Gesto de permisses Pesquisa de utilizadores Interface Grfica Diferentes modos de output Informao de crdito Controlo de acesso ao catlogo Grupos de acesso para utilizadores Possibilidade de delegao de tarefas Nmeros de conta por empresa

Estrutura do eProcurement Criao de listas de preos Ajustes de preo Desconto por grupo de compradores

Gesto de fluxo de aprovao

Fluxo de autorizaes Notificao via email Visualizao do fluxo de aprovao Criao de fluxo de aprovao via interface grfica Assignao de Funes ao utilizador Criao de passos de deciso

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Infra-estrutura aplicacional da Bizdirect

Funcionalidades da gesto de catlogos

Operacionais Administrao
Geral
Configurao de ambiente grfico Definio de regras de validao Parametrizao de ferramenta de mapeamento com o sistema externo Relatrios de controle

Produtos
Criao de templates por vendedor Criao de catlogos a partir de ficheiros externos (Ex. XML, Excel) Criao individual de produtos Possibilidade de associao de imagens a produtos (GIF, JPG, Vdeo,) Possibilidade de exportao da informao do catlogo Relatrios de controle Regras de validao Mapeamento de campos Suporte de bens e servios

Utilizadores
Definio de critrios de pesquisa por categoria ou atributo de artigos Definio de diferentes algoritmos de pesquisa (Ex. Pesquisa com Wildcards) Criao de utilizadores e assignao dos respectivos perfis

Estrutura
Criao de categorias de artigos Criao de atributos especficos por categoria Criao de atributos comuns a todas as categorias ndice de Categorias Relatrios de controle

Aprovaes
Ferramenta de controle de qualidade da informao Aprovao de catlogos para produo, com possibilidade de alterao de valores Relatrios de controle

Importao e exportao
Ferramenta de importao e exportao de catlogos em diferentes formatos
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Infra-estrutura aplicacional da Bizdirect

Funcionalidades do motor de pesquisa

Diferentes metodologias de pesquisa. Diferentes regras de pesquisa para diferentes perfis de utilizador

Possibilidades de parametrizar as opes de pesquisa e os ecrs:

Pesquisa automtica em todos os atributos (Ex., descrio, nome do fabricante, nome do fornecedor, cdigo interno, etc.). Facilidades de pesquisa, ignorando plurais, pontuao, maisculas e minsculas e ordem das palavras (Ex., caneta = canetas; Caneta=cANETA, azul caneta = caneta, azul). Algoritmos avanados de pesquisa, que apesar da inexistncia da palavra pesquisada, permite a obteno de respostas, ordenadas por ordem de relevncia. Os artigos so apresentados numa lista que permite uma fcil navegao. Possibilidade de comparao entre vrios produtos, no mesmo ecr.

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Infra-estrutura aplicacional da Bizdirect

Funcionalidades da ferramenta de relatrios

Desenho de relatrios medida das necessidade de cada organizaes Customizao do layout do relatrio segundo o formato de cada organizaes Disponibilizao de relatrio com informao em tempo real

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Soluo Funcional
A Compra
Actualmente os compradores da Bizdirect acedem via um Browser com acesso Internet nossa soluo de eProcurement, ou efectuam Punch-out das aplicaes proprietrias para os catlogos residentes na nossa aplicao, ou utilizam aplicaes proprietrias para o processo de requisio interna enviando mensagens com as ordens de encomenda (XML, CXML, UDF, etc.) para a Bizdirect e sendo a relao com o fornecedor estabelecida electronicamente.

Compradores

Bizdirect
Procurement

Fornecedores
Browser

Browser

Transport e

ERP

Middleware

Transport e

ERP

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Infra-estrutura aplicacional da Bizdirect

Funcionalidades do mdulo de integraes

Configurao especifica para cada organizao dos diferentes pontos de integrao (Ordem de encomenda, Recepo de Material, Factura, ...) Ferramenta flexvel de mapeamento entre formatos Suporte de diferentes formatos de ficheiros (XML, EDIFACT, Flat-File, UDF,...) Suporte de diferentes protocolos de comunicao (HTTP, HTTPS, E-Mail, FTP,...)

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Diagrama lgico da arquitectura Bizdirect

Ambiente Produo / DMZ www.bizdirect.pt Firewall Servidor Web DB Internet

Ambiente Pr-Produo
Servidor

Ambiente Produo / Servidores Aplicacionais

eProcurement eSourcing

Motor de Pesquisa

Reporting

Gesto de Catalogos

Integraes

Ambiente Desenvolvimento Ambiente Produo/ Servidor de Dados Firewall DB Directrio DB Servidor

Servidor Servidor Redundante

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Agenda
O Grupo Sonae Entendimento do Problema Estruturas de Negociao Ferramentas de Suporte Resultados alcanados

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Resultados alcanados
Sonae Capital Data de Arranque N utilizadores Segurana N Fornecedores RFQ Tipo Soluo N Encomendas Integrao Back-office N encomendas integradas Volume Encomendas 01-Fev-01 56 SSL 12 121 ASP 658 N Sonaecom 05-Dez-00 201 SSL 150 150 ASP;In-house 10280 Y 10046 Sonae Distribuio 09-Out-01 426 SSL+PKI 27 121 ASP 7529 Y Sonae Imobiliria 02-Out-01 49 SSL 13 121 ASP 1028 Y 453 60.000.000 Sonae Indstria 30-3-2001 9 SSL 7 121 ASP 675 N Sonae Turismo 06-Mar-02 82 SSL 14 121 ASP 403 N

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Compras Electrnicas no Grupo Sonae

Porto Maro 2005