1

EL MODELO DE LA TRANSFORMACION
Toda operacin produce servicios y/o productos. Esto se hace por medio del proceso de transformacin. Transformacin: es el uso de recursos para modificar un estado o condicin de algo para obtener un servicio o producto
Materiales Informacin Recursos Clientes Transformados

INPUT

OUTPUT

Producto sy servicios

Empleados Equipos / Facilidades Recursos que ayudan a la transformacin

Proceso Productivo Transformacin fsica

Cambio de Dueo Cambio de Lugar Acomodacin/Almacenamiento

QUE SON LOS PROCESOS?

Los procesos son cualquier actividad o grupo de actividades que emplee un insumo, le agregue valor a ste y suministre un producto a un cliente externo o interno. Un proceso de la empresa consiste en un grupo de tareas lgicamente relacionadas que emplean los recursos de la organizacin para dar resultados definidos en apoyo a los objetivos de la organizacin. Un proceso es simplemente un grupo de actividades estructuradas y medidas, designadas para producir una salida especfica, para un cliente o mercado en particular. Un conjunto de tareas lgicamente relacionadas que existen para conseguir un resultado bien definido dentro del negocio; por lo tanto, toman una entrada y le agregan valor para producir una

ENTENDER LOS PROCESOS

PRODUCTOS

INPUT

Proceso 1

Proceso 2

Proceso 3

Proceso 4

OUTPUT

RECURSOS

MACROPROCESO
Mapear y entender el macroproceso Dividir el macroproceso en procesos Definir el inicio y fin de cada proceso Identificar los recursos y los productos que requiere cada proceso

ENTENDER LOS PROCESOS

Macroproce so Procesos

Actividades

Tareas

Movimiento s

EJEMPLOS DE MACROPROCESOS
MACROPROCESO PRODUCTIVO DE AVES Despresado

Pollo Vivo

Recepcin

Faenamiento

Empaque

Despacho

Productos

MACROPROCESO COMERCIALIZACIN ELCTRICA

Pedido del Servicio

Proceso de Conexion

Facturacion

Recaudaciones

DIAGRAMACIN DE PROCESOS

Tcnicas de Diagramacin de Procesos

Diagrama de Bloques Diagrama de Flujo de Procesos Diagrama de Flujo Funcional Diagrama de Recorrido o de Flujo Geogrfico

CADENA DE VALOR
La metodologa del anlisis de la cadena de valor para crear y sostener la ventaja competitiva de una firma fue desarrollado por Michael Porter. Se basa en la premisa que la ventaja competitiva se la obtiene al optimizar los principales procesos de la empresa, es decir, aquellos procesos que forman parte de la cadena de valor de la empresa. El concepto de la cadena de valor es un modelo que clasifica y organiza los procesos del negocio con el propsito de organizar y enfocar los programas de mejoramiento. Los procesos que forman parte de la cadena de valor impactan directamente en los productos y/o servicios que el cliente consume. Los procesos que forman parte de los procesos de apoyo tienen un efecto indirecto en los clientes.

CADENA DE VALOR DE UNA INDUSTRIA

Cadena de Valor:

Mercadeo

Desarrollo de Administracin de Produccin de Productos y Servicios la distribucin y la Productos y Servicios logstica

Ventas y Servicio al cliente

Procesos de Soporte:
Mejoramiento de Procesos Administracin Ambiental Administracin de Relaciones Externas Administracin de Servicios Corporativos Planificacin Administracin Financiera Administracin de los Recursos Humanos Administracin de los servicios legales Compras Desarrollo y Mantenimiento de Sistemas

CADENA DE VALOR DE UN BANCO

Cadena de Valor:
1. Prstamos / Administracin de Riesgo Crediticio 2. Administracin de Inversiones y Activos Generacin y Monitoreo de Crditos (GC) Administracin de Inversiones (AI) Recuperaciones (RP)

3. Mercados de Capitales 4. Servicios Transaccionales y Pagos

Mercadeo y Venta (MV)

Mantenimiento y Procesesamiento de Cuentas (MP)

Servicios al Cliente (SC)

Procesos de Soporte:
(AR) Administracin de Riesgo / Anlisis de Portafolio (MN) Mejoramiento Continuo del Negocio (RE) Administracin de Relaciones Externas (AF) Administracin Financiera (RH)Administracin de Recursos Humanos (AL) Administracin de los Servicios Legales (PD) Planificacin Estratgica (ST) Desarrollo y Mantenimiento de Sistemas y Tecnologa

(AI) Administracin de las Instalaciones y Servicios Corporativos (CP) Compras / Proveedura

10

CADENA DE VALOR DE UNA ONG

Cadena de Valor:
Recepcin de donaciones Distribucin de materiales, donaciones, regalos, etc. Compras
EDUCACIN

REGALOS

ASISTENCIA FAMILIAR

Elaboracin y Aprobacin del Workplan

Identificacin de Beneficiarios

Comunicacin a C.I. y a Padrinos Realizacin de Actividades

JVENES

Planificacin de Actividades
Planificacin Atencin Mdica de Consultas / Odontolgica Atencin Mdica Especializada

SALUD

Entrega de medicinas y vitaminas

Procesos de Soporte:
Captacin de Nuevos Recursos Bodegas Sistemas Contabilidad Recursos Humanos Actualizacin de Apadrinados

11

HERRAMIENTAS PARA EL ANLISIS DE PROCESOS

Para el anlisis y mejoramiento de los procesos actuales se deben de utilizar las siguientes herramientas: Eliminacin de la burocracia. Eliminar tareas administrativas, aprobaciones y papeleos innecesarios. Eliminacin de la duplicacin. Evaluacin del valor agregado. Eliminar las actividades que no agreguen valor y optimizar las que agreguen valor Simplificacin. Eliminacin de copias, datos, manipulaciones, reuniones, cuellos de botella Reduccin del tiempo de ciclo del proceso Prueba de errores Eficiencia en la utilizacin de equipos y sistemas Lenguaje simple. Compresin sencilla en los documentos Estandarizacin Alianzas con los proveedores Mejoramiento de situaciones importantes

12

ANLISIS DE VALOR AGREGADO

Actividad Si Necesaria para generar el output? No
Actividades discrecional es

No

Contribuye a los requerimientos del cliente? Si Valor Agregado real

Si

Contribuye a las funciones de la empresa? No Sin valor agregado

Revisin y aprobacin Transporte y movimiento Archivo y almacenamiento Repeticin de trabajo Demoras

Valor agregado para la empresa

Registrar la fecha de recibo Formato de pedidos Preparar informes financieros

Registrar la orden Completar la pliza Investigar los datos

Actividades que se deben Actividades que se deben realizar para satisfacer los realizar para satisfacer los requerimientos del cliente requerimientos del cliente

Actividades que no contribuyen a satisfacer los Actividades que no contribuyen a satisfacer los requerimientos del cliente. Estas actividades se requerimientos del cliente. Estas actividades se podran eliminar sin afectar la funcionalidad del podran eliminar sin afectar la funcionalidad del producto/servicio producto/servicio

13

HERRAMIENTAS PARA REDUCIR EL TIEMPO

Algunas formas tpicas para reducir el tiempo de ciclo son: Actividades en serie vs. actividades en paralelo Cambiar la secuencia de las actividades Reducir el nmero de interrupciones Mejorar polticas de tiempo de procesamiento Reducir el movimiento del output Analizar la localizacin Establecer prioridades

14

ANLISIS DE PROCESOS
PROCESO DE COMPRAS

Requerimiento de Materiales

Verificacion de Material en Bodega

Aprobacion para compra del Material

Compra de Material

Recepcion de Materiales

Despacho del Material

Pago a Proveedores

Caratersticas Generales del Proceso

Operaciones Inspecciones Transporte Demora Almacenamiento Total de Actividades Cantidad Porcentaje 4 4 4, % 44 4 4 1, % 11 4 4 4, % 44 4 4 1, % 11 4 44 , % 4 4 4 44 4 4, % Cantidad Porcentaje 4 4 4, % 44 44 4 4, % 44 44 4 44 4%

Cantidad Documentos originales que se generan 4 4 Copias que se generan 4 4 Total de Documentos 4 4 Personas que participan en el proceso 4 4 Sistemas Informticos que utilizan 4

Agregan Valor No Agregan Valor Total de Actividades

15

ANLISIS DE PROCESOS
Macroproceso de Crdito

Solicitud de Crdito

Anlisis de Riesgo

Aprobacin de Crdito

Administracin y Desembolso

CARACTERSTICAS GENERALES DEL PROCESO: Cantidad P orcentaje Operaciones 82 446% . Inspecciones 16 87% . Transporte 45 245% . Demora 34 185% . Almacenamiento 7 38% . Total de Actividades 184 1000% .

Agregan Valor No Agregan Valor Total de Actividades

59 125 184

321% . 679% . 1000% .

Cantidad Documentos originales que se generan 42 Copias que se generan 11 Total de Documentos 53 Personas que participan en el proceso 13 Sistemas Informticos que utilizan 3 Entes externos que participan en el proceso 10