GESTION AXEE SUR LES RESULTATS § PLANIFICATION STRATEGIQUE

Par JAONASY Anivosoa

octobre 2010

DESS DLGP

CONTRÔLE, SUIVI ECONOMIQUE

Objectif du suivi et du contrôle:
- Le suivi et le contrôle permettent de s’assurer que les objectifs fixés sur le plan de l’échéancier et du budget seront respectés lors de la réalisation du projet. - Implique une définition claire des travaux à réaliser pour chaque période de contrôle.

Raison d’être du suivi-contrôle
Les caractéristiques principales des projets: - les projets sont uniques, donc expérimentaux en soi; - ils se réalisent dans un environnement dynamique, en perpétuelle transformation; - ils comportent des risques et renferment des incertitudes

En conséquence,

- Les projets se réalisent rarement de façon exacte à ce qui a été prévu au programme; - Dans plusieurs cas, les projets prennent une direction et un rythme qui n’ont absolument pas été prévu durant la programmation - Les gestionnaires doivent s’attendre à des déviations des plans initiaux
Qu’est-ce que le suivi? - C’est un processus continu de collecte et d’analyse de données sur la réalisation des résultats attendus permettant de s’assurer que l’utilisation des ressources est conforme à une programmation établie. - Ainsi, le suivi comprend la collecte et l’emploi d’information pour permettre aux gestionnaires de connaître le degré d’avancement du projet et de prendre en temps voulu les décisions qui s’imposent pour assurer la progression des activités conformément aux plans de mise en œuvre du projet

c’est-à-dire le budget initial . . .Un dépassement substantiel de coût risque de ne pouvoir se résoudre autrement qu’en réduisant le contenu du projet.Qu’est-ce que le contrôle du projet? .Le retard d’une tâche entraîne le glissement de la période de réalisation de ces descendants et pose alors des difficultés de coordination des affectations.Cherche à détecter les dépassements de coût et les retards sur l’échéancier le plus rapidement possible et ce. avant qu’il ne soit plus possible de corriger la situation tout en respectant les contraintes du projet (notamment en termes de qualité).Compare l’état d’avancement des travaux et des coûts aux prévisions de réalisations.Analyse des écarts qui résultent du déroulement réel des travaux . .

Suivi des travaux et des coûts .Les dates d’état correspondent normalement à la périodicité des rapports d’avancement et de la mise à jour du projet. . . .Le choix de la périodicité doit tenir compte du processus de collecte et de traitement des données ainsi que des besoins de prise de décisions. . ce qui aurait dû être fait et ce qui reste à faire.Le choix des périodes de contrôle est essentiel pour effectuer le contrôle puisque c’est date d’état qui détermine le moment où l’on mesure ce qui a été réalisé.Informations de référence constituant l’unité de mesure des objectifs opérationnels fixés (en termes de coûts et d’échéancier) à partir desquels nous pourrons évaluer les performances du gestionnaire.

L’état d’avancement des travaux et des coûts nous permettent de connaître:  les travaux à réaliser (ce qui doit être fait)  les travaux déjà réalisés et les coûts encourus (ce qui est réalisé)  les travaux à réaliser et les coûts restants (ce qui reste à faire) .Le suivi des travaux et des coûts consiste à faire la mise à jour périodique des réalisations ..

restantes et prévues Planifiées Réelles Restantes Prévues = = = = Base de référence (Baseline) Réalisée Prévues – Réelles Réelles + Restantes Réelles Prévues Planifiées Restantes .Valeurs planifiées. réelles.

 Actions pour faire face à des difficultés rencontrées non prévues lors de la planification.Une modification de l’envergure du projet peut-être demandés par les bénéficiaires ou autre partie prenante. corriger un dépassement budgétaire ou relever la qualité du produit ( bref. .Les changements au plan d’exécution sont inévitables . « triangle d’or » coûts-temps-qualité). dans le but d’améliorer les résultats du projet. .Plusieurs sources de changement possibles:  mesures correctives prises pour combler un retard.Gestion des changements .

Les critères d’évaluation du contrôle Coûts Budgétés Exécuté Travail Réels CRTE / CR CBTE / VA CBTP / VP Planifié .

y compris l’estimation de la valeur de ce travail. . y compris l’estimation de la valeur de ce travail. c’est-à-dire le coût du budget de référence qui devrait être atteint à ce jour. c’est la partie du budget planifié qui aurait dû être dépensé au regard de l’avancement indiqué à la date d’état. CR : Coût réel (Coût réel du travail effectué) Totalité des coûts encourus pour travailler sur l’activité pendant une période de temps donné. VA : Valeur acquise (Coût budgété du travail effectué) travail effectif réellement accompli. la valeur acquise n’est pas une dépense réelle.Méthode: Calcul de trois valeurs clés VP : Valeur planifiée (CBTP: Coût budgété du travail planifié) Travail effectif dont la réalisation a été programmé. Par rapport au travail effectué.

La valeur réelle doit être disponible par le système d’information du projet (objet de suivi).Mesure de l’avancement . C’est donc la valeur restante qui nécessite une nouvelle estimation du travail.Pourcentage achevé = Valeur réelle ÷ Valeur prévue (Valeur prévue = valeur réelle + valeur restante) . . .L’estimation de la valeur restante permet d’estimer les possibilités de dépassement sur les coûts et de retard sur l’échéancier avant que ceux-ci se produisent.

Réel = 400$ Date d’état Planifié à la date d’état = 500$ Planifié = 1000$ . qui devrait durer de dix jours (10 j). nous devrions avoir réalisé 50% des travaux et la tâche devrait avoir coûté 500$  S’il s’avère qu’à ce moment la tâche a coûté 400$ (coût réel)  Que pouvons-nous en conclure? Avons-nous réalisé jusqu’à présent une économie de 100$ sur cette tâche? ……………. Mise en situation  Une tâche. est estimée à 1000$ selon la planification initiale. c’est-à-dire 100 $ par jour.  Après la cinquième journée de travail..

une dérive de coûts à proprement parler.une dérive de planning liée au retard ou à l’avance dans l’exécution de certaines tâches .  La comparaison directe entre le coût supporté à la date de contrôle t (CRTE) et le coût prévisionnel à cette date (CBTP) est rendu impossible par deux types de cause de dérive: . liée à la variation du coût de l’exécution de certaines tâches.  Pour tirer une conclusion. celle-ci peut faire croire à des économies de 100$. . Il n’est pas possible de le dire sur la seule base de ces informations  Il faut faire attention dans une comparaison simple CBTP et CRTE (CR). une nouvelle démarche a été adoptée avec le calcul d’une grandeur fictive appelée Valeur acquise (CBTE) qui valorise l’avancement constaté avec le coût initialement prévu pour les tâches réalisées.

le coût final prévisionnel .la courbe du CBTE  L’extrapolation de ces courbes permet de prévoir: .la courbe du CRTE .  L’analyse périodique de l’évolution des coûts permet de tracer: .la date finale prévisionnelle . Nous pouvons connaître la valeur acquise des travaux en déterminant l’avancement de la tâche.

 Mise en situation  Après le cinquième jour. nous constatons que la tâche nécessitera cinq (5) jours supplémentaires pour terminer les travaux  Quel est l’avancement des travaux ? Réel = 400$ = 5 jours Date d’état Prévu = 15 jours Planifié à la=500$ date d’état = 5 jours % d’avancement = % Restant = 10 jours .

$ VA = % avancement X BAC (Budget à l’achèvement) VA = ………. Par rapport à l’avancement des travaux constaté au cinquième jour. $ suivant le budget planifié.  … jours de travail réalisé (Réel) / par … jours (Prévu)  La valeur acquise (VA) des travaux est donc de: …. nous aurions dû dépensé …..  Compte tenu de la valeur acquise des travaux. quel est la situation concernant la performance sur les coûts de cette tâche à la date de contrôle? .Mise en situation  L’avancement des travaux sera alors de: ….

Analyse de la valeur acquise  Technique permettant d’identifier les dépassements à la fois au niveau des coûts et des échéanciers par rapport à la planification de base. savoir si vous risquez de manquer d’argent ou de temps… .  Le contrôle des coûts peut répondre aux questions: .Reste-t-il suffisamment de temps dans les prévisions pour terminer le projet dans les délais?  Donc.Reste-il suffisamment d’argent dans le budget pour terminer le projet? .

Utilité de l’analyse de la valeur acquise L’analyse de la valeur réalisée permet de répondre à trois questions: .Qu’avons-nous réellement fait à cette date? .Qu’aurions-nous dû avoir fait à la date de contrôle .Combien nous a coûté le travail réalisé? .

.le CRTE et le CBTE étant calculés sur la base du même avancement physique. leur différence ne s’explique que par celle des coûts des tâches exécutées . VC = CBTE – CRTE VC > 0 : Economie budgétaire (budgéter + que réalité) VC < 0 : Dépassement des coûts (budgéter . on parle d’un écart de productivité car ce sont les variations de quantités de ressources mobilisées qui jouent un rôle prépondérant (par rapport aux variations de coûts unitaires de ces ressources).mesure l’écart sur les coûts jusqu’à la date de contrôle du projet.Elle s’obtient en faisant la différence entre le coût budgétaire du travail exécuté (CBTE) et le coût réel du travail exécuté.Mesure de la variation des coûts  Ecart des coûts: .que réalité) = VA .CR VC = 0 : Budget . .

. $ VC …. = ……  A la date de contrôle (5ème jour). dépassement de coûts de …. $ CRTE ….Mise en situation VC = CBTE – CRTE = ……. BAC 1000 $ Avancement …… CBTE ….$ par rapport au budget planifié.

Mesure de la variation sur l’échéancier  Mesure l’écart sur l’échéancier jusqu’à la date de contrôle du projet (EP)  L’écart sur l’échéancier donne une indication du degré d’avancement du travail  Elle s’obtient en faisant la différence entre le coût budgétaire du travail exécuté (CBTE) et le coût budgétaire du travail planifié (CBTP).VE > 0 en avance .VE < 0 en retard . .VP .VE = 0 tel que planifié VE = CBTE – CBTP = VA .

Mise en situation VE = CBTE – CBTP = ………………= ……. $ CRTE …. …. .. $ VC …... $ de travaux n’ont pas été réalisé tel que prévu. …….. L’avancement sur l’échéancier se mesure en unité monétaire. VE …. % CBTE ….... BAC 1000 $ Avancement ….

IPC < 1 : Dépassement Interprétation: IPC = 1 : Conforme au budget A la date de contrôle (5ème jour).et d (IPD)es délais. EP) peuvent être converties en indicateurs d’efficacité afin de refléter les performances des coûts (IPC) .  Indices de performance des coûts (IPC) .Indice de performance des coûts: IPC = CBTE / CRTE IPC > 1 : Economie = …. .Indices de performance . .L’indice de performance des coûts est un indicateur de l’efficacité avec laquelle le budget a été dépensé.Les deux valeurs de variation de performance (EC.$ / ….% correspondant au montant de …. nous sommes en dépassement budgétaire de …. $ de travaux.$ = ….

% de travaux de ce qui est planifié.% de travaux ont été enregistré à la date du contrôle. . $ = …. IPE < 1  en retard IPE = 1  selon l’échéancier Interprétation: A la date de contrôle (5ème jour). Indice de performance des échéances .. c’est-à-dire qu’un retard de …. $ de travaux. nous n’avons réalisé que ….Indice de performance des échéances: IPE = CBTE / CBTP IPE > 1  en avance = …. . $ / …. ce qui correspond au montant de ….L’indice de performance des échéances est un indicateur de l’efficacité de réalisation de travaux.

ajoutés aux coûts prévus pour le travail restant . alors nous estimons le coût total du projet à …… $.Calcul: Valeur actuelle à la date de contrôle + valeur restante du budget modifié par un facteur de performance. . BAC.Nouvelle estimation du coût total de réalisation de travaux sur la base des données obtenues (à la date de contrôle). .Ce coût est basé sur les coûts déjà imputés (CRTE). VAC)  Estimé à l’achèvement des coûts (EAC) : .Mesure de la variation de l’achèvement (EAC. $ Interprétation: Si la réalisation de la partie de la tâche restante se déroule selon la même performance financière. EAC = [CRTE + (BAC – CBTE)] * C (coefficient de correction) = CRTE + (BAC – CBTE) / IPC = BAC / IPC EAC = BAC / IPC = 1000 $ / …… = …….

un dépassement budgétaire de …… $ serait enregistré à la date d’achèvement du projet par rapport coût total planifié. .$ = (……$) Interprétation: En gardant la même performance sur les coûts (à la date de contrôle). VAC = BAC .Variation à l’achèvement VAC: La variation sur le coût final est égal à la différence entre l’estimé à l’achèvement (EAC) et le coût planifié (BAC).……. . Variation des coûts à l’achèvement .Budgété à l’achèvement BAC : Coût budgétaire total lors de la planification initiale.EAC = 1000$ .

Estimer la durée totale de l’achèvement du projet à partir des données obtenus à la date de contrôle EDAC = Durée totale planifiée / IPE = 10j / …. = …… jours Interprétation: Si projet réalise la tâche restante au même rythme que nous avons réalisé la première partie de la tâche. la durée totale d’atteinte du projet est de 15 jours. . soit cinq (05) jours de plus de ce qui est planifiée. Estimation de la durée totale à l’achèvement ..

Exercice d’application Vous êtes un gestionnaire de projet qui s’est vu confier un projet de deux ans à la République Démocratique du Congo (RDC). Donc. Laurent Désiré CABILA. une autoroute de 100 Km et vous détenez un budget de 50 millions US pour accomplir votre projet. vous devez reconstruire. est l’ouverture du chantier avec la première pelleter de terre effectué par le nouveau président M. Aujourd’hui. quelle est la valeur de . on vous informe que le budget dépensé est de 30 millions US et que vous avez accompli 70 Km TAF: A la fin de la première année. le 16 mai 2008. vous devriez construire 50 Km par année avec un budget de 25 millions US. en deux ans. Votre projet est de reconstruire une autoroute qui fut détruit lors de l’Ouragan Mitch en 1998. Vous avez déjà votre main-d'œuvre et vos ressources pour accomplir l’autoroute. Une année suivant le début des travaux.

● VP (CBTP) = ● VA (CBTE) = ● CA (CRTE) = ● VE ( SV) = ● VC (CV) = Les indices de performances ● IPE = ● IPC = ● EAC = .

Introduction à l’évaluation de projet/programme axée sur les résultats .