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Proyectos = comprador Proveedor = vendedor Todos los requisitos deben estar en el contrato Lo que no figura en el contrato, solo puede cambiarse a travs del control integrado de contratos. Cualquier Cambio debe ser por escrito y requiere la firma de ambas partes Los vendedores son los que abastecen los suministros al proyecto, o sea los Proveedores o contratistas
Procesos de la adquisiciones
Herramientas
Anlisis de hacer o Comprar En esta etapa se determina si es conveniente producir algn insumo del proyecto dentro de la organizacin o comprarlo fuera del proyecto.
Tipo de Contratos
a) Precio fijo o suma global (FP:fix price) : Precio fijo cerrado Precio fijo + incentivo Precio fijo + ajustes econmicos de precios Costos Rembolsables (CR: cost reimbursable) Costos+ honorarios fijos Costos + honorarios con incentivos Costos + honorarios por cumplimiento de objetivos Costos + % del costo Pro tiempo y materiales (T&M: time and materials ): Tiene un componente variable ejemplo: cantidad de horas + precio de horas
a)
a)
Tipo de Contratos
tems para considerar en los contratos.
Riesgo Comprador
Solicitud de Informacin (RFI: request for information): se piden datos de los vendedores y del producto que ofrecen. Invitacin a Licitacin (IFB: invitation for a bid): se presenta un precio general por toda la propuesta. Solicitud de Propuesta (RFP: request for proposal): no slo se analiza el precio, sino que suele ser ms importante la propuesta tcnica y las habilidades de cada oferente. Solicitud de Presupuesto (RFQ: request for quotation): se presentan precios para cada tem del proyecto. Criterios de seleccin de proveedores: precio, costos de operacin y mantenimiento, capacidad tcnica, capacidad de gestin, respaldo financiero, referencias de proyectos similares, etc.
Efectuar Adquisiciones
Una vez que el proyecto entra en su fase de ejecucin, es necesario contactarse con los proveedores que van a vender bienes y servicios complementarios para el proyecto y se aplican los criterios de evaluacin para elegir quienes sern los proveedores del proyecto.
Herramientas a Utilizar
Conferencias de oferentes: colocar la documentacin a disposicin de todos los vendedores y responder a las dudas que surjan.
Evaluacin de Propuestas
Evaluacin de propuestas: seguir un proceso formal para la seleccin de vendedores.
Herramientas
Estimaciones independientes: el comprador prepara sus propias estimaciones de costo para comparar contra las propuestas enviadas por los vendedores y obtener valores aproximados de lo que debera costar el bien o servicio. Esto es muy til para verificar si los precios son acordes al alcance solicitado.
Herramientas
Publicidad: comunicar las licitaciones en diarios, revistas, boletines oficiales gubernamentales, etc. Bsqueda en Internet: investigar sobre los proveedores, as como los bienes y servicios necesarios a travs de Internet. Negociacin de adquisiciones: debera perseguir el objetivo de conseguir un precio justo y razonable para desarrollar una buena relacin con el vendedor. La negociacin debera terminar en un contrato ganar-ganar. Si se firma un contrato ganar-perder, el vendedor estar ms preocupado en recuperar lo que perdi que en finalizar el trabajo, mientras que el comprador deber fiscalizar riesgos de costos extras, calidad y plazos.
Vendedores seleccionado Adjudicacin del contrato de adquisicin: es un acuerdo legal vinculante entre comprador y vendedor. Algunos componentes del contrato suelen ser: -Enunciado del trabajo y entregables -Cronograma -Informes de desempeo -Roles y responsabilidades de cada una de las partes -Precio y forma de pago -Criterios de aceptacin y mtricas de calidad -Garantas -Soporte de post venta -Premios y castigos -Gestin de las solicitudes de cambio
Administrar Adquisiciones
Mientras el proyecto est en ejecucin es necesario hacer un monitoreo y control de los distintos contratos. Se debe evaluar si los entregables estn acordes a los trminos contractuales y realizar la gestin de los pagos. Adems, se lleva a cabo la evaluacin del desempeo del vendedor para analizar si tiene las competencias suficientes para seguir siendo un proveedor de bienes y servicios para el proyecto.
" Sistema de gestin de registros: llevar un ndice de toda la documentacin relacionada con el contrato para archivar y recuperar todos los documentos de manera eficiente. Este sistema forma parte del sistema de gestin del proyecto y suele utilizar el soporte de tecnologas de la informacin.