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Adquisiciones

Visin general del proceso de adquisiciones

Las adquisiciones son un proceso formal por el cual muchas organizaciones obtienen bienes y servicios. Las salidas del proceso de adquisiciones incluyen:

Contrato Plan de gestin de adquisiciones Enunciado del trabajo de las adquisiciones (SOW) Documentacin Solicitudes de cambio Lecciones aprendidas

Gestin de adquisiciones
Compaas privadas

Compaas publicas

Tienen flexibilidad sus practicas adquisiciones

en de

Ya que son fondos pblicos tienen que cumplir con leyes normas y regulaciones que rigen especficamente cada paso.

En la mayora de las compaas existe un departamento que maneja y controla las adquisiciones. Al cual se le denomina departamento de adquisiciones, compras, 3contratacin o legal.

Gestin de las adquisiciones

Cierre del contrato

Planificar las compras y adquisiciones

Administracin del contrato

Planificar la contratacin

Seleccin de vendedores

Solicitar respuesta de vendedores

Adquisiciones

Para gestionar las compras o adquisiciones se requiere de conocimiento y entendimiento sobre el proceso de adquisiciones, negociacin y conocimiento legal. Cuando se planifica un proyecto se analiza el trabajo para determinar si todo se lograr con recursos internos o si se necesitan adquisiciones. Una vez tomada la decisin de adquirir un bien o servicio se procede a hacer el plan de gestin y crear una descripcin del trabajo a ser realizado por el proveedor (enunciado de trabajo)
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Adquisiciones
Solicitud de propuesta

Documentos

Invitacin a la licitacin
Solicitud de presupuesto

Gerente de adquisiciones
Tipo de contrato Proceso de adquisiciones Depto. de adquisiciones Revisar el alcance del trabajo

Envo a posibles proveedores

Adquisiciones

Reglas de las adquisiciones


Los contratos requieren de formalidad Todos los requisitos de los productos y de la direccin de proyecto deben estar especficamente estipulados en el contrato.

Si no esta en el contrato, solo puede hacerse si se emite una orden de cambio formal al contrato. Si esta en el contrato, debe realizarse una orden de cambio formal que ser aprobada por ambas partes.

Los cambios deben presentarse y aprobarse por escrito. Los contratos son legalmente vinculantes, el proveedor no tiene ms opcin que cumplir con lo acordado en el contrato. Los contratos deben ayudar a disminuir los riesgos del proyecto. La mayora de los gobiernos respaldan todos los contratos incluidos dentro de su jurisdiccin proporcionando un sistema de tribunales para la solucin de controversias.

Adquisiciones
Contratacin centralizada

Contratacin descentralizada

El gerente de adquisiciones participa en muchos proyectos al mismo tiempo. Los procesos de las adquisiciones y el lenguaje de los contratos se estandarizan entre proyectos. El proyecto es solo uno de tantos lo cual puede llevar problemas de compromiso, accesibilidad y autoridad.
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Se contrata al gerente de adquisiciones para trabajar en el proyecto y le reporta al lder de proyecto. No hay departamento de adquisiciones. Hay poca estandarizacin en los procesos de adquisiciones.

Adquisiciones

Ejercicio:

Identifica las ventajas y desventajas de cada tipo de ambiente contractual.

Proceso de adquisiciones
Qu necesitas hacer antes de comenzar el proceso de adquisiciones? Son la cultura de la compaa y los sistemas existentes que puedes utilizar (servicios Incluyen procedimientos disponibles que puedes de adquisiciones, contratar) contratos, lecciones aprendidas, lista de Provee una comprensin proveedores del alcance del proyecto Proporciona comprensin de los riesgos descubiertos a la fecha Ayuda a determinar cuales y cuando se Debe crearse antes de necesitan las iniciar el proceso de adquisiciones adquisiciones a fin de usarse como comparativo Ayuda a garantizar que las adquisiciones cumplan con los costos de la lnea base

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Proceso de Adquisiciones

1.

Cuatro procesos esenciales de las adquisiciones:


Planificar las adquisiciones

2.

Conducir las adquisiciones

Realizar un anlisis de hacer o comprar. Crear un plan de gestin de las adquisiciones. Crear un enunciado de trabajo para cada una de las adquisiciones. Seleccionar un tipo de contrato. Crear los documentos de las adquisiciones. Determinar los criterios de seleccin de la fuente.

3.

Administrar las adquisiciones

4.

Cerrar las adquisiciones

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Proceso de Adquisiciones
1.
1.

Planificar las adquisiciones


Anlisis hacer o comprar
Tomar la decisin sobre realizar el trabajo la compaa o subcontratar una parte o todo el trabajo.

Una de las principales razones para comprar es disminuir riesgos hacia las restricciones del proyecto. Es mejor hacerlo si:

Tiene una planta o trabajadores ociosos. Quiere mantener el control El trabajo implica informacin o procedimientos de carcter propietario.

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Proceso de Adquisiciones
1.
1.

Planificar las adquisiciones


Anlisis hacer o comprar

Ejemplo:

Estas intentando decidir si arriendas o compras un artculo para tu proyecto. El costo de arrendamiento diario es $120. Para comprar el artculo, el costo de inversin es de $1000 y el costo diario es de $20. Cunto tiempo llevar para que el costo del arrendamiento sea el mismo que el costo de compra? $120 D = $1000 + $20 D $120 D 20 D = $1000 $100 D = $1000 D = 10

Respuesta:

Los costos son los mismos despus de 10 das

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Proceso de Adquisiciones
1.
2.

Planificar las adquisiciones


Plan de gestin de las adquisiciones
Describir como se planificar, ejecutar y controlar el proceso de las adquisiciones.

3.

Enunciado del trabajo de las adquisiciones

Es el trabajo por realizar en cada adquisicin. Debe ser claro, completo y conciso. Debe describir TODO el trabajo y actividades que el proveedor tiene que completar. Tipos de enunciado de trabajo de las adquisiciones:

Rendimiento Funcional Diseo

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Proceso de Adquisiciones
1.
4.

Planificar las adquisiciones

Tipo de contratos Se seleccionan basndose en:


Que se esta adquiriendo (bien o servicio). La exhaustividad del alcance de trabajo. El nivel de esfuerzo o capacidad que el comprador puede dedicar para gestionar al proveedor. Si el comprador quiere ofrecer incentivos al proveedor. El mercado o la economa. Las normas de la industria sobre el tipo de contrato que se utiliza.

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Proceso de Adquisiciones
1.
4.

Planificar las adquisiciones


Tipo de contratos
contratos

Precio fijo

Tiempo y materiales

Costos reembolsable s

Precio fijo mas honorarios por cumplimiento de objetivos

Precio fijo con ajuste econmico de precio

Contrato de costos

Costo mas honorarios o costo mas porcentaje de costos

Costo mas honorarios fijos

Precio fijo mas honorarios con incentivos

Orden de compra

Costo mas honorarios por cumplimiento de objetivos

Costo mas honorarios con incentivos

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Proceso de Adquisiciones
I.
4.

Planificar las adquisiciones


Tipo de contrato
1.

Precio fijo
Contrato de precio fijo (FP).

Se utiliza para adquirir bienes o servicios con especificaciones o requisitos bien definidos, y cuando hay suficiente competencia para definir un precio fijo justo y razonable antes de que el trabajo comience. Es el tipo de contrato mas comn. Si los costos son mayores, el proveedor debe asumir los costos adicionales.

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Proceso de Adquisiciones
I.
4.
1.

Planificar las adquisiciones


Tipo de contrato
Precio fijo

Precio fijo ms honorarios con incentivos (FPIF).

Las ganancias (o incentivos financieros) se pueden ajustar en base al cumplimiento de los criterios de rendimiento especficos del proveedor tales como completar el trabajo mas rpido, en forma ms barata o mejor.

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Proceso de Adquisiciones
I.
4.
1.

Planificar las adquisiciones


Tipo de contrato
Precio fijo

Precio fijo ms honorarios por cumplimiento de objetivos (FPAF)

El comprador paga un precio fijo (que incluye un honorario) ms una cantidad por cumplimiento de objetivos (un bono) que se basa en el rendimiento.

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Proceso de Adquisiciones
I.
4.
1.

Planificar las adquisiciones


Tipo de contrato
Precio fijo

Precio fijo con ajuste econmico de precio (FPEPA)

Si hay preguntas sobre las condiciones econmicas futuras para contratos existentes para un periodo de varios aos, un comprador puede elegir un contrato de precio fijo con ajuste econmico de precio.

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Proceso de Adquisiciones
I.
4.
1.

Planificar las adquisiciones


Tipo de contrato
Precio fijo

Orden de compra

Es el tipo ms simple de contrato de precio fijo. Normalmente es unilateral. Se utiliza para la adquisicin de artculos simples.

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Proceso de Adquisiciones
I.
4.
2.

Planificar las adquisiciones


Tipo de contrato
Tiempo y materiales (T&M) o precio unitario
En este tipo de contrato el comprador paga por cada hora o por cada articulo. Frecuentemente se utiliza en los servicios en los cuales el nivel de esfuerzo no puede definirse en el momento en el que el contrato es adjudicado.

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Proceso de Adquisiciones
I.
4.
3.

Planificar las adquisiciones


Tipo de contrato
Costos reembolsables (CR)
Se utiliza cuando el alcance exacto del trabajo es incierto, y por lo tanto, los costos no se pueden estimar con la suficiente precisin para utilizar de manera efectiva un contrato de precio fijo. Se establece que el comprador pague los costos incurridos admisibles del proveedor al nivel sealado en el contrato. El comprador tiene mayor riesgo de costos.

Ejemplo: proyectos de investigacin y desarrollo.

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Proceso de Adquisiciones
I.
4.
3.
1.

Planificar las adquisiciones


Tipo de contrato
Costos reembolsables (CR)
Contrato de costos.
El proveedor no recibe honorarios (ganancias). Este es el apropiado para organizaciones no lucrativas.

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Proceso de Adquisiciones
I.
4.
3.
2.

Planificar las adquisiciones


Tipo de contrato
Costos reembolsables (CR)
Costos ms honorarios (CPF) o costo ms porcentaje de costos (CPPC)

Este contrato requiere que el comprador pague por todos los costos ms un porcentaje del costo como un honorario

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Proceso de Adquisiciones
I.
4.
3.
3.

Planificar las adquisiciones


Tipo de contrato
Costos reembolsables (CR)
Costo ms honorarios fijos (CPFF)
Este contrato proporciona al proveedor los pagos de costos reales ms un honorario negociado que se fija antes de que inicie el trabajo.

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Proceso de Adquisiciones
I.
4.
3.
4.

Planificar las adquisiciones


Tipo de contrato
Costos reembolsables (CR)
Costo ms honorarios con incentivos (CPIF)
Este contrato proporciona al proveedor los pagos de costos reales ms un honorario que se ajustar basndose en si se cumplen los objetivos de rendimiento especficos previstos en el contrato. En este tipo de contrato, se realiza una estimacin original del costo total y se determina un honorario para el trabajo. Entonces el proveedor obtiene un porcentaje de los ahorros si los costos reales son menores a la estimacin o comparte los sobrecostos con el proveedor.

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Proceso de Adquisiciones
I.
4.
3.
5.

Planificar las adquisiciones


Tipo de contrato
Costos reembolsables (CR)
Costo ms honorarios por cumplimiento de objetivos (CPAF)
En un contrato como este, el comprador paga todos los costos y un honorario base ms una retribucin basada en el rendimiento. La retribucin se determina por adelantado y se reparte dependiendo del rendimiento.

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Proceso de Adquisiciones
I.
4.

Planificar las adquisiciones


Tipo de contrato
Incentivos
Estn diseados para motivar los esfuerzos del proveedor hacia cosas que quiz no hayan sido enfatizadas de otra manera y para desalentar la ineficiencia del proveedor y desperdicios.

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Proceso de Adquisiciones
I.
4.

Planificar las adquisiciones


Tipo de contrato
El siguiente diagrama muestra las prioridades ordenadas de menor a mayor importancia, vista desde la perspectiva del comprador.

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Proceso de Adquisiciones
Ventajas y desventajas del contrato de precio fijo
Ventajas Desventajas
Representa menos trabajo de gestin Si el proveedor vala su trabajo por para el comprador. debajo de su valor real, puede intentar recuperar ganancias en ordenes de cambio. El proveedor tiene un fuerte incentivo El proveedor puede intentar dejar sin para controlar costos. concluir algo del enunciado del trabajo de las adquisiciones si comienzan a perder dinero. Las compaas tienen experiencia con Este tipo de contrato requiere de ms este tipo de contratos. trabajo para el comprador al escribir el enunciado del trabajo de las adquisiciones. El comprador conoce el precio total antes El precio fijo (FP) puede ser mas caro de que el trabajo comience que el costo reembolsable (CR) si el enunciado del trabajo de las adquisiciones esta incompleto y el 31 proveedor necesita aumentar el precio por el incremento en los riesgos.

Proceso de Adquisiciones
Ventajas y desventajas del contrato de tiempos y materiales
Ventajas Desventajas
Este tipo de rpidamente. contrato se crea Hay una ganancia para el proveedor en cada hora facturada.

La duracin del contrato es breve.

El proveedor no tiene incentivos para controlar los costos.

Es una buena opcin para cuando estas Este tipo de contrato es apropiado contratando personas para aumentar tu nicamente para proyectos pequeos. personal.

Los contratos de tiempo y materiales requieren de mucha supervisin diaria por parte del comprador.

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Proceso de Adquisiciones
Ventajas y desventajas del contrato de costos reembolsables
Ventajas
Este tipo de contrato permite enunciado del trabajo de adquisiciones ms simple.

Desventajas
un Este tipo de contrato requiere la auditoria las de las facturas del proveedor.

Generalmente requiere menos trabajo El costo reembolsable CR requiere ms para definir el alcance para un contrato de trabajo de gestin para el comprador. costo reembolsable CR que para un contrato de precio fijo FP.
Este es, por lo general, un costo menor El proveedor solo tiene un incentivo que el precio fijo FP porque el proveedor moderado para controlar los costos. no tiene que aumentar tanto por los riesgos. El precio total es desconocido.

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Proceso de Adquisiciones

Riesgos y tipos de contrato

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Proceso de Adquisiciones

Clculos de incentivos

Ejercicios: calculo de costo ms honorarios con incentivos

En este contrato el costo se estima a $210000 y el honorario a $25000. El proyecto esta terminado y el comprador ha acordado que los costos eran, de hecho, $200000. puesto que los costos del proveedor resultaron ms bajos que los costos estimados, el proveedor comparte el ahorro: 80% para el Costo objetivo $210,000 comprador y 20% para el proveedor. Calcula el honorario final y Honorario $ 25,000 el precio final. objetivo
Precio objetivo Proporcin dividida Costo real Honorario final $235,000 80 / 20 $200,000 210,000 - 200,000 = 10,000 10,000 * 20%= 2,000 25,000 + 2,000 = 27,000 200,000 + 27,000 = 227,000

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Precio final

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Proceso de Adquisiciones
1.
5.

Planificar las adquisiciones


Documentos de las adquisiciones (documentos de licitacin)
Solicitud de propuesta (RFP, a veces llamada solicitud de oferta)
Invitacin a la licitacin (IFB o solicitud a licitacin, RFB) Solicitud de presupuesto (RFQ)

Los documentos de adquisiciones bien diseados pueden tener los siguientes efectos en el proyecto:

Comparacin ms fcil de las respuestas de los proveedores. Respuestas ms completas. Cotizaciones ms exactas. Disminucin en el nmero de cambios al proyecto.

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Proceso de Adquisiciones
1.
6.

Planificar las adquisiciones


Criterios para la seleccin de fuente.
Se incluyen en los documentos de las adquisiciones para dar al proveedor una comprensin de las necesidades del comprador y para ayudar al proveedor a decidir si licita o hace una propuesta sobre el trabajo.
Acuerdo de confidencialidad.

Acuerdo de equipo
Contrato estndar Disposiciones especiales Trminos y condiciones

Vinculo legal

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Proceso de Adquisiciones
I.

Planificar las adquisiciones


Formas de adquisiciones no competitivas
Cmo adjudicaras trabajo a una compaa sin competencia?
El proyecto esta bajo presin del cronograma extrema Solo existe un proveedor Un proveedor es el titular de una patente para el articulo necesitado

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Proceso de Adquisiciones

Cuatro procesos esenciales de


1.

Planificar las adquisiciones

2.

Conducir las adquisiciones

Conseguir a los proveedores los las documentos creados. adquisiciones: Responder las preguntas de los proveedores. Tenerles respuestas preparadas. Revisar las respuestas para seleccionar un proveedor

3.

Administrar las adquisiciones

4.

Cerrar las adquisiciones

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