ECOLOGIA DA INFORMAO:

Como gerenciar a informao e a tecnologia colocando as pessoas em primeiro lugar

Baseado na obra: Ecologia da Informao: por que s a tecnologia no basta para o sucesso na Era da Informao, de Thomas H. Davenport, Editora Futura, 1998. REGINA CELIA PASSOS, M.Sc. Campo Grande MS - 2004

DESFAZENDO A CONFUSO
DADOS observao sobre o estado do mundo, podendo ser realizado por pessoas, ou mquinas; INFORMAO dados dotados de relevncia e propsito. Quem faz essa transformao so as pessoas; exige anlise; CONHECIMENTO informao colocada num contexto, incluindo ainda, reflexo e sntese. Realizado por pessoas, podendo em alguns casos ser incorporado em mquinas.

O QUE TEMOS HOJE

DE UM LADO Nova Era da Informao; Mais tecnologia incorporada ao dia-a-dia; Os homens cada vez mais dependem do correto funcionamento das mquinas para garantir seu conforto. DE OUTRO LADO Tecnofobia; Frustrao; Dificuldade de adaptao. EFEITOS: Tecnologia pela tecnologia; Desperdcio de dinheiro com equipamentos; Esquecimento de que a informao tem como principal objetivo, informar.

ABORDAGEM DA ENGENHARIA DA MQUINA E DA ARQUITETURA DA INFORMAO

A informao facilmente armazenada na forma de dados;

Criar banco de dados em computadores o nico modo de administrar a complexidade da informao;

A informao deve ser comum a toda a organizao;

As mudanas tecnolgicas iro aperfeioar o ambiente informacional;

As ferramentas mais acertadas para planejar ambientes informacionais derivam do campo da engenharia e da arquitetura;

A nfase deve ser nos atributos racionais, seqenciais, analticos. E na gerao e distribuio de grandes quantidades de dados.
Em excesso essa abordagem deixa de agregar valor.

ABORDAGEM ECOLGICA
A informao no facilmente arquivada em computadores e no constituda apenas de dados; Quanto mais complexo o modelo de informao, menor ser sua utilidade; A informao pode ter muitos significados em uma organizao; A tecnologia apenas um dos componentes do ambiente de informao e freqentemente no se apresenta como meio adequado para operar mudanas; Enfatiza, primordialmente, o uso eficiente de uma quantidade relativamente pequena de informao; Baseia-se na maneira como as pessoas criam, distribuem, compreendem e usam a informao; Demanda novas estruturas administrativas, incentivos, e atitudes em direo hierarquia, a complexidade e a diviso de recursos da organizao.

ECOLOGIA DA INFORMAO: MUDANA DE PERCEPO E DE COMPORTAMENTO

Gerenciar informaes partir de uma viso holstica a qual proporciona oportunidade de identificar mudanas repentinas no mercado, na sociedade, na poltica......, em tempo hbil para se responder adequadamente. enfatiza o ambiente da informao em sua totalidade, considerando valores e crenas empresariais (cultura), como as pessoas usam a informao e o que fazem com ela (comportamento e processos), as armadilhas que podem interferir no intercmbio de informaes (poltica) e quais sistemas de informao esto instalados apropriadamente (tecnologia). Abordagem intuitiva e no-linear.

ECOLOGIA DA INFORMAO
Administrao holstica das informaes ou administrao informacional centrada no ser humano. Indica que: precisamos aprender a pensar alm das mquinas, pois na atualidade ningum sabe o que sabe, ou o que precisa saber.
LEMBRETES: Todos os computadores do mundo de nada serviro se seus usurios no estiverem interessados na informao que esses computadores podem gerar; informao e conhecimento so, essencialmente, criaes humanas, e nunca seremos capazes de administr-los se no levarmos em considerao que as pessoas desempenham, nesse cenrio, um papel fundamental;

gerenciar informaes muito mais do que investir em novas tecnologias;

Computadores e redes de comunicao melhores no conduzem necessariamente a um aperfeioamento dos ambientes de informao; Ecologia: cincia de compreender e administrar todos os ambientes.

4 ATRIBUTOS-CHAVE DA ECOLOGIA DA INFORMAO

1 Integrao dos diversos tipos de informao a ecologia da informao floresce na diversidade informacional, integrando a administrao de diversos tipos de informao. Ocorre sem ao consciente; 2 Reconhecimento de mudanas evolutivas os sistemas de informaes precisam ser flexveis; 3 nfase na observao e na descrio devemos nos tornar mais descritivos ao tratar do gerenciamento da informao; desenvolver mapas das informaes atuais, conhecer profundamente os processos existentes, como a informao reunida, compartilhada e utilizada hoje; 4 nfase no comportamento pessoal e informacional facilitar o uso efetivo da informao.

3 AMBIENTES DA ECOLOGIA DA INFORMAO

Os trs ambientes da ecologia da informao nos ajudam a compreender o cenrio, o contexto em que a informao utilizada.

1 Ambiente Informacional formado por:

Equipe pessoas so os melhores meios para identificar, categorizar, filtrar, interpretar e integrar a informao; Estratgia o que queremos fazer com a informao nesta organizao? Comportamento/cultura os mais difceis de mudar, pois demanda compartilhamento e obteno de conhecimento duradouro; Poltica o poder proporcionado pela informao e as responsabilidades da direo em seu gerenciamento e uso; Arquitetura guia para estruturar e localizar informao; Processo numa viso tradicional, temos a viso do aperfeioamento de processo

2 Ambiente Organizacional formado por:

Situao dos negcios estratgia, processo, estrutura/cultura e a orientao dos recursos humanos; Investimentos em tecnologia se for demais, expulsa a informao, limita o pensamento criativo; Distribuio fsica considerar a proximidade fsica, pois ela aumenta a freqncia da comunicao em grupo e tambm, os aspectos fsicos no que tange a documentos.
3 Ambiente Externo formado por:

So variveis incontrolveis que precisam ser conhecidas para que a organizao possa chegar a antecipar suas aes, se reconhecer uma tendncia de mudana externa. Os mercados mais importantes aqui so o de negcios, o tecnolgico e o da informao, considerando-se inclusive, como est a compra e venda de informaes.
A REDE DA ECOLOGIA INFORMACIONAL preciso reconhecer explicitamente que os numerosos e diferentes elementos formam uma rede interconectada e que a estratgia, a poltica e o comportamento afetam esse relacionamento.

A ESTRATGIA DA INFORMAO
preciso reconhecer a importncia do desenvolvimento de uma estratgia global para o uso da informao.
O estabelecimento de estratgias requer comunicao, debate, consenso e escolhas, mas estabelecer as estratgias mais adequadas ao contexto vivido, demanda tambm que se tenha clareza sobre: Os tipos de informao que devem ser focadas; As atividades a enfatizar; A maneira como a informao poder ajudar a organizao a alcanar seus objetivos. FOCOS DA ESTRATGIA DA INFORMAO 1 CONTEDO ESPECFICO escolher um contedo que seja especialmente relevante aos interesses amplos da organizao na consecuo de seus objetivos. Ex: cliente, produto, logstica. Isso permite que a organizao coordene a maneira como rene e analisa as informaes mais importantes e desenvolva aes a partir delas;

2 INFORMAES COMUNS compartilhar informes comuns: combinao de arquitetura da informao, com iniciativas voltadas ao comportamento; 3 PROCESSO DE INFORMAO - destaca determinadas etapas do processo de gerenciamento da informao, intensificando a troca de informaes; 4 NOVOS MERCADOS DE INFORMAO venda para o mercado de informaes obtidas internamente e consideradas importantes.

Em resumo, ao estabelecer estratgias informacionais temos de: 1 tomar deciso sobre o enfoque; 2 estabelecer dilogo verdadeiro entre os tomadores de decises envolvidos; 3 executar os objetivos traados. Existem pelo menos 5 maneiras de minimizar as dificuldades enfrentadas no decorrer desse processo. So elas:

MODOS DE MINIMIZAR AS DIFICULDADES:

1 Estabelecer inicialmente, princpios informacionais. Ex. de uma empresa qumica europia: Princpio informacional: as informaes esto disponveis a todos os funcionrios autorizados, exceo feita s especificamente limitadas pelos proprietrios dos dados. 2 Estabelecer um princpio seguido de suas implicaes. Ex. de um banco: Princpio informacional: Trabalhando dentro das linhas mestras da empresa, cada grupo ter acesso ilimitado ao gerenciamento informacional requerido para administrar seu prprio negcio. Cada grupo ter acesso liberado ao gerenciamento das informaes de outros grupos, quando uma necessidade legtima assim exigir. Regras gerais que permitam esse acesso sero estabelecidos pelos principais tipos de dados (por exemplo, sobre clientes, atividades, lucratividade). Implicaes: 1) ser preciso estabelecer um processo para solicitao e garantia de acesso administrao informacional da empresa; 2) ser priorizado, programado e formado um grupo interfuncional para o gerenciamento das informaes, de acordo com as negociaes entre os interessados.

3 Realizar uma anlise de negcios e de setor podem ser analisados os seguintes fatores: a posio bsica da empresa no mercado; concorrentes tradicionais e alternativos; foras externas que impulsionam a demanda de mercado; Estrutura e funo da organizao; mudanas que a empresa precisa sofrer para obter xito em sua atividade. 4 Verificar a escala de valores quando a empresa enfatiza certas funes da cadeia de valor, ou seja, funes que agregam valor ao produto/servio, a estratgia informacional deve segui-la. Ex: a cadeia de valor destaca a distribuio e as relaes de parceria; a estratgia informacional deve enfatizar os produtos e transporte, sendo coordenada com a estratgia de seus principais varejistas.

5 Benchmarking analisar empresas que obtiveram sucesso na administrao de informaes, para identificar aspectos da prpria estratgia informacional da empresa.

POLTICA DA INFORMAO
Embora seja sabido que em todas as organizaes a informao influenciada pelo poder, pela poltica e pela economia, normalmente o aspecto poltico fica fora de discusso quando se trata de analisar o poder informacional. Pesquisadores vem apontando a poltica como o principal fator de fracasso dos projetos de desenvolvimento de sistemas. Por que???? Quem opera o centro de dados ou quem decide que tipo de informes sero reunidos e utilizados???? Os padres usados nos computadores pessoais so mais importantes que os modelos de informao??? A arquitetura informacional menos significativa que a arquitetura tecnolgica???
Um resposta: o gerenciamento da informao pode ser utilizado tanto para distribuir o poder como para centraliz-lo. O melhor modelo aquele que permite adequar a empresa estrutura poltica que melhor se adapte a ela.

MODELOS DE CONTROLE DA INFORMAO

1 FEDERALISMO envolve uma democracia representativa, um governo central fraco e um alto nvel de autonomia local. Exige uma negociao racional entre os grupos centrais e os dispersos e o que mais reconhece a importncia da poltica, considerando-a atividade legtima e necessria, pela qual as pessoas com diferentes interesses buscam definies coletivas de objetivos e meios para alcan-los. Reconhece o universalismo informacional e o particularismo informacional. Para estabelecer o federalismo preciso que: se realizem negociaes intensas e os participantes precisam entender o valor de participar ativamente dos debates; definir informaes localmente; governa-se por intermdio do consenso dos governados;

exige gerentes de confiana, intermedirios honestos entre a organizao como um todo e os interesse locais; seja considerado o seu tamanho e a sua diversidade (pequenas que atuam em um nico setor, no so adequadas).

2 FEUDALISMO os gerentes das unidades tem o controle de seus ambientes de informao. Resulta de uma concentrao quase exclusiva nos objetivos informacionais das unidades, sem considerar as questes mais amplas dos negcios, sendo que as empresas deixam de ser capazes de operar em processo integrados, obter vendas cruzadas ou compartilhar componentes em diferentes produtos. Pode ser implantada em grandes empresas que atuam em diversos setores e ser benfica.

3 MONARQUIA ocorre quando um indivduo ou uma funo controla a maior parte das informaes de uma empresa, resultando que este especifica que tipos de dados so importantes, estabelece significado para elementos-chave e procura controlar o modo pelo qual a informao interpretada. Pode beneficiar empresas relativamente pequenas que operam em um s setor. 4 ANARQUIA cada indivduo se defende sozinho, normalmente emergindo quando abordagens mais centralizadas falham, ou quando nenhum alto executivo percebe a importncia da informao comum para o efetivo funcionamento da empresa. No geral, as empresas que adotam a anarquia possuem tem muitos trabalhadores do conhecimento autnomos: consultores, programadores, cientistas....... O aspecto positivo que ela indica sede pela informao eficaz, sendo essa definida nos termos do usurio. perigosa, pois se cada um resolver ter seu prprio banco de dados sobre tudo os resultados iro divergir, pis cada um ir utilizar de um mtodo e um critrio.

5 ORGANIZAES VOLTADAS PARA O MERCADO nesses casos, a demanda pela informao controla a maneira como elas so dirigidas, disponibilizando apenas as mais acessadas pelos usurios, implicando ainda em uma administrao descentralizada dos recursos informacionais. Como ponto fraco, temos a deficincia na clareza sobre quem o dono da informao e ainda, qual o preo da informao;

6 UTOPIAS TECNOCRTICAS parte do princpio que a tecnologia resolver todos os problemas do governo informacional.

TTICAS DE POLTICA Tticas polticas so comportamentos como troca (quando duas partes concordam em compartilhar dados), manobra poltica pragmtica (quando a troca ocorre em ambientes informacionais secretos), corretagem ou agenciamento (quando mediadas por terceiros), vazamento (faz a informao parecer mais importante do que ), disseminao seletiva (solta-se parte da informao para alcanar algum objetivo), uso seletivo (solicitao de grande quantidade de dados antes de tomar uma deciso, pode levar as pessoas a pensarem que a deciso ser baseada em anlise racional).