UNIVERSIDAD NACIONAL DEL CALLAO Facultad de Ciencias Administrativas

Auditoria al proceso de Refinanciacin en el

Curso:
Auditoria de la Gestin Administrativa.

Integrantes:

Diaz Zelada, Maria Jose Ricalde Ludea, Johana

Profesor:
Lic. EMERSON YATO.

Valdivia Huerta, Kathia

Vega mesas, Inez Victoriano Centeno, Liz

Ao:

2012

ANTECEDENTES
Constituido dentro del marco del proceso de reorganizacin societaria del antiguo Banco de Comercio, mediante escritura pblica de reorganizacin simple, el Banco de Comercio cambi de denominacin y objeto social. Su organizacin y funcionamiento fueron autorizados por la Superintendencia de Banca, Seguros y AFP el 27 de agosto del 2004. Registrndose con domicilio legal en la avenida Canaval y Moreyra 452 - 454, San Isidro, Lima. El nmero de su central telefnica es 513-6000, cuenta con una oficina principal, catorce agencias ubicadas en Lima, as como tres en las provincias de Arequipa, Piura y Pisco. Adicionalmente, tiene diez oficinas especiales

MISIN

Promover el progreso de nuestros

clientes, empresas, colaboradores mercado, con sus a familias travs y/o de

comprometidos, generacin de

que ofrecen el mejor servicio del valor para el accionista.

Ser un Banco que brinda un Servicio Superior para ser la primera opcin financiera de nuestros clientes, sus familias y empresas, orientado a ser el Banco de la Familia.

VISION

Valores Institucionales
Lealtad

Trabajo en Equipo
Excelencia Puntualidad

ORGANIGRAMA ESTRUCTURAL BANCO EL COMERCIO

ORGANIGRAMA DEL DEPARTAMENTO DE CREDITOS ESPECIALES

PLANEACIN
rea a evaluar

Departamento de Crditos Especiales rea de Recuperacin

Objetivo General

Evaluar y determinar el por qu la demora en el proceso de refinanciacin de clientes en trmite judicial.

Objetivo Especfico
Determinar en qu etapa del proceso de refinanciacin de clientes en trmite judicial no demandados con ms de 60 das de vencido y cuya deuda es mayor a 3 UIT.se produce demora para concretar la refinanciacin. Evaluar el proceso de refinanciacin de clientes en trmite judicial no demandados con ms de 60 das de vencido y cuya deuda es mayor a 3 UIT, identificar los principales riesgos asociados al proceso, el diseo adecuado de los controles (segn el tratamiento del riesgo) y su eficacia operativa. Evaluar el estado actual del proceso de refinanciamiento de clientes en trmite judicial no demandados con ms de 60 das de vencido y cuya deuda es mayor a 3 UIT. Verificar el adecuado y oportuno cumplimiento de las polticas y procedimientos implementados por el Banco, para atender las disposiciones establecidas por la Superintendencia de Banca y Seguros. Fortalecer el sistema de control interno a travs de recomendaciones y oportunidades de mejora identificadas.

FUENTES DE ESTUDIO
FUENTES DE ESTUDIO: INTERNAS: Cuestionarios aplicados a los funcionarios encargados del proceso de refinanciacin del Departamento de Crditos Especiales.

EXTERNAS: Ley General del Sistema Financiero y del Sistema de Seguros y Orgnica de la Superintendencia de Banca, Seguros y AFP. Resolucin SBS N 11356-2008- Reglamento para la Evaluacin y Clasificacin del Deudor y la Exigencia de Provisiones.

PREPARACIN DEL PROYECTO DE AUDITORIA

PROPUESTA TECNICA
NATURALEZA: Auditoria Administrativa Interna. ALCANCE: Departamento de Crditos Especiales rea de Recuperacin. ANTECEDENTES: En el Banco de Comercio no ha realizado ningn tipo de auditora a ese proceso en especfico. OBJETIVOS: Sentar las bases para la ejecucin de la auditoria de manera puntual. Establecer una dinmica de trabajo que permita realizar la auditoria de forma fluida. Lograr que la auditoria convierta las debilidades en fortalezas y las amenazas en oportunidades. ESTRATEGIA: El equipo auditor realizar visitas peridicas al rea de recuperacin del Departamento de Crditos Especiales para conocer el estado en que se desenvuelve el personal adems del estado del proceso.

JUSTIFICACIN DEL ANLISIS Demoras en el proceso de refinanciacin de clientes en trmite judicial. ACCIONES: Aplicacin de cuestionarios y observacin directa en el rea de Recuperacin del Departamento de Crditos Especiales. RECURSOS: Equipo auditor de la Universidad Nacional del Callao TIEMPO: Se propone elaborar la auditoria durante las dos ltimas semanas de Junio. RESULTADOS: Identificar en que etapas del proceso se produce la demora de la refinanciacin de clientes en trmite judicial no demandados, con ms de 60 das de mora y cuya deuda es mayor a 3 UIT. Identificar los riesgos relacionados al proceso. Conocer el estado actual del proceso. Elaborar recomendaciones y oportunidades de mejora identificadas.

DIAGNOSTICO PRELIMINAR
Elaboracin de un diagnstico sobre el estado actual de funcionamiento del proceso. Se revisaran las actividades que realiza el personal para precisar si se lleva a cabo conforme a las normas e instrucciones del Departamento. Las acciones a seguir se apegaran al programa definido. Plantear alternativas de medicin a travs de indicadores que muestren rasgos sobresalientes que sirvan para el anlisis de las diferentes actividades del proceso. Aqu se pretende descubrir y medir el nivel de dificultad existe en el proceso de refinanciacin del rea de crditos especiales. Para esto se aplic un cuestionario a los seis funcionarios del rea de recuperacin del Departamento de Crditos especiales.

INSTRUMENTACIN
RECOPILACIN DE LA INFORMACIN La informacin correspondiente a la normativa del proceso de refinanciacin, estructura fue proporcionada por el gerente de la organizacin. La otra informacin fue recolectada por el equipo auditor registrando informacin de suma importancia, hallazgos y evidencias. TECNICAS DE RECOLECCION El equipo auditor aplic las siguientes tcnicas ya que fueron las ms rpidas y adecuadas para obtener informacin. Cuestionario

Observacin directa
Investigacin documental

 PAPELES DE TRABAJO El auditor llevara un resumen de todo lo ocurrido en este proceso y as poder obtener la informacin necesaria para la auditoria EVIDENCIA En las visitas realizadas se comprob: Evidencia fsica No se cuenta con un flujograma con tiempos del proceso de Refinanciamiento. En las normas encontradas no establecen tiempos para el proceso de Refinanciacin. El departamento de crditos especiales no cuenta con una misin y visin.

SUPERVISION DEL TRABAJO

Todas las actividades realizadas se cumplieron de acuerdo al cronograma establecido. El equipo auditor fue puntual y responsable con su labor y realizaron trabajo en equipo, las visitas realizadas fueron totalmente formales.

EXAMEN
PROPSITO: Por medio de los enfoque de anlisis organizacionales y cuantitativas, se busca lograr el objetivo planteado para la realizacin de la auditoria de tal forma que se pueda analizar de acuerdo con las circunstancias especficas del rea, con el fin de reunir todos los elementos necesarios para emitir recomendaciones y conclusiones.

Por lo tanto:
Dentro del departamento de crditos especiales el rea de recuperaciones se encargada del proceso de refinanciacin. Por lo tanto es necesario:

Conocer el proceso de refinanciacin.

Describir el procedimiento del proceso de refinanciacin. Revisarlo crticamente.

La demora en el proceso de refinanciacin del clientes no demandados, con ms de 60 de das de mora y cuya deuda sea mayor a 3 IUT, repercuten negativamente en el departamento ya que estos son observados por el rgano de control interno del banco y por la SBS.
Carencia de instrumentos administrativos (visin y misin) del rea.

ENFOQUES DE ANALISIS ADMINISTRATIVO

INFORME EJECUTIVO
NATURALEZA: AUDITORIA ADMINISTRATIVA
RESPONSABLE: EQUIPO AUDITOR INTERNA. PERIODO DE REVISION: 2 Semanas

ANTECEDENTES: Con base en la demora del proceso de refinanciacin de clientes en trmite judicial se abri la posibilidad de auditarla.
OBJETIVO: Evaluar el por qu la demora en el proceso de refinanciacin de clientes en trmite judicial.

ALCANCE: Departamento de Crditos Especiales rea de Recuperaciones

PROBLEMA

RESPONSABLE

SOLUCION

1.

El departamento no cuenta con una visin y misin.

Gerente del Departamento de Crditos Especiales

Elaborar e implementar una misin y visin del departamento.

Realizar a la brevedad la actualizacin de la base de datos de los clientes asignados a su cartera.

2, La base de datos de clientes no contiene informacin actualizada. Funcionarios 3, La normativa actual no cuenta con plazos establecidos para el proceso.

Departamento de Crditos Especiales

Elaborar una normativa que fije los plazos del proceso de refinanciacin. Recabar y analizar los documentos necesarios (informacin del cliente y normativas) para la toma de decisiones.

4, Falta de toma de decisiones adecuadas de acuerdo a cada caso. Funcionario

5, Demora en contactar con el cliente. Funcionario 6, Dificultad para lograr acuerdos de recuperacin de crdito. 7, Demora en completar la documentacin para la refinanciacin 8, Demora en la entrega del acta de conciliacin

Contar con una base de datos del cliente completa y actualizada.

Funcionario

Establecer plazos para la entrega de documentos por parte del cliente. Hacer seguimiento al proveedor de servicio encargado de proporcionar la documentacin respectiva.

Funcionario.

CUESTIONARIO
Proceso de Refinanciacin Clientes en Trmite Judicial Calificar cul de las siguientes actividades dentro del proceso de refinanciacin de clientes en trmite judicial (no demandados, asignados a un estudio externo o no, que cuentan con ms de 60 das de mora y cuyo monto de deuda es mayor a 3 UIT) ocasionan mayor demora para concretar la refinanciacin ya sea a travs de un Acta de Conciliacin o Transaccin. Mucho

Algo
Poco Casi nada

Nada

ENCUESTA

RESULTADOS
1.

Anlisis: Los resultados evidencian que el 87 % (5 encuestados) demoran en algo en contactarse con el cliente, mientras un 17% (1 encuestados) demoran poco.

2.

Anlisis: Los resultados evidencian que el 50% (3 encuestados) logran en algo un acuerdo para la recuperacin del crdito, mientras un 33% (2 encuestados) demoran poco, seguido de un 17% (1 encuestado) demora casi nada.

3.

Anlisis: Los resultados muestran que el 50% (3 encuestados) logran en algo completar los documentos necesarios para la refinanciacin, mientras un 33% (2 encuestados) demoran mucho, seguido de un 17% (1 encuestado) demora casi nada.

4.

Anlisis: Los resultados muestran que el 33% (4 encuestados) demoran poco o casi nada en elaborar la propuesta de refinanciacin del crdito, mientras un 17% (2 encuestados) demoran nada.

5.

Anlisis: Los resultados evidencian que el 67% (4 encuestados) demoran casi nada en conseguir la aprobacin de la propuesta de refinanciacin, mientras un 17% (1 encuestado) demoran nada, seguido de un 16% (1 encuestado) demora poco.

6.

Anlisis: Los resultados muestran que el 67% (4 encuestados) demoran en algo la conciliacin de elaboracin de la transaccin o Acta de conciliacin, mientras un 17% (1 encuestado) demoran poco, seguido de un 17% (1 encuestado) demora casi nada.

7.

Anlisis: Los resultados muestran que el 50% (3 encuestados) no demoran casi nada en revisar la transaccin extrajudicial, mientras un 33% (2 encuestados) demoran poco, seguido de un 17% (1 encuestado) demora en nada.

8.

Anlisis: Los resultados evidencian que el 67% (4 encuestados) no demoran casi nada en enviar la transaccin extrajudicial o Acta de conciliacin a la notaria o centro de conciliacin, mientras un 33% (2 encuestados) demoran poco.

9.

Anlisis: Los resultados evidencian que el 50% (3 encuestados) demoran poco en coordinar con los clientes la firma de los documentos, mientras un 50% (3 encuestados) demoran en algo.

10.

Anlisis: Los resultados muestran que el 33% (2 encuestados) no demoran casi nada en instruir la implementacin de los nuevos cronogramas , mientras que el 17% (1 encuestado) demora poco , tambin el mismo porcentaje ,mucho, algo y nada.

11.

Anlisis: Los resultados evidencian que el 50% (3 encuestados) demoran poco en el seguimiento a los crditos refinanciados como la implementacin en el SIAF, mientras que el 33% (2 encuestados) no demora casi nada , y un 17% ( 1 encuestado) demora mucho.

FLUJOGRAMA

CONCLUSIONES
Deficiente cultura organizacional en el Departamento de Crditos Especiales rea de Recuperaciones (misin visin - valores). Desactualizada base de datos de clientes con un periodo de actualizacin establecido. No tiene un cronograma de evaluacin de la productividad y desempeo del funcionario. No cuenta con un programa de mantenimiento preventivo de maquinaria y equipo para evitar interrupciones en el proceso No cuenta con un flujograma que establezca tiempo por cada actividad.

RECOMENDACIONES
Desarrollar y difundir una cultura organizacional en el Departamento de Crditos Especiales rea de Recuperaciones (misin visin valores). Elaborar una base de datos de clientes con un periodo de actualizacin establecido. Evaluar peridicamente la productividad y el desempeo del funcionario Establecer un programa de mantenimiento preventivo de maquinaria y equipo para evitar interrupciones en el proceso. Elaborar un flujograma que cuente con tiempos establecidos para cada actividad.