ORGANISATION ADMINISTRATIVE ET COMPTABLE : PROCEDURES A LUSAGE DU CREATEUR DENTREPRISE

Guide ralis et mis disposition par le Comit Cration du Conseil Suprieur de lOrdre des Experts-Comptables

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SOMMAIRE
I LES OBJECTIFS DUNE BONNE ORGANISATION ADMINISTRATIVE II - RAPPEL DES PRINCIPES DE CONTROLE INTERNE 2.1 Sparation des fonctions ............................................................................................. 2.2 Dfinition des fonctions ............................................................................................... 2.3 Enregistrement correct et sans dlai des oprations .................................................. 2.4 Protections matrielles et juridiques ........................................................................... III - PROCEDURES GENERALES .................................................................................... 3.1 Limportance du classement......................................................................................... 3.2 Traitement du courrier .................................................................................................. 3.2.1-Traitement du courrier reu ...................................................................................... 3.2.2-Traitement du courrier dpart ................................................................................... 3.3 La trsorerie ................................................................................................................. 3.3.1-Rgles de base ......................................................................................................... 3.3.2-Tenue de la caisse .................................................................................................... 3.3.3-Protection des disponibilits ..................................................................................... 3.3.4-Emission de chques ................................................................................................ 3.3.5-Suivi de la trsorerie et rapprochement bancaire ..................................................... 3.4 Les achats de marchandises et de frais gnraux ...................................................... 3.4.1-Commandes ............................................................................................................. 3.4.2-Rception des marchandises ................................................................................... 3.4.3-Rception des factures ............................................................................................. 3.4.4-Comptabilisation ....................................................................................................... 3.4.5-Rglement ................................................................................................................ 3.4.6-Traitement des retours de marchandises ................................................................. 3.5 Les ventes, prestations de services et les clients ........................................................ 3.5.1-Commandes ............................................................................................................. 3.5.2-Livraisons ................................................................................................................. 3.5.3-Facturation ................................................................................................................ 3.5.4-Rglements et gestion des comptes clients ............................................................. 3.5.5-Avoirs clients ............................................................................................................. 3.5.6-Comptabilisation ....................................................................................................... 3.6 Inventaire physique ..................................................................................................... 3.7 La gestion du personnel et des charges sociales ........................................................ 3.7.1-Rgles de base ......................................................................................................... 3.7.2-Embauche ................................................................................................................. 3.7.3.-Etablissements des fiches de paie et charges sociales .......................................... 3.7.4 -Gestion des congs et absences ............................................................................ 3.7.5-Sanctions disciplinaires ............................................................................................ 3.7.6-Gestion des maladies ............................................................................................... 3.7.7-Registres obligatoires ............................................................................................... 3.7.8-Affichages obligatoires .............................................................................................. 3.7.9-Utilisation des vhicules ........................................................................................... 3.8 La fiscalit .................................................................................................................... 3.8.1. la TVA ...................................................................................................................... 3.8.2 Exonrations ............................................................................................................. 3.9 Le juridique .................................................................................................................. IV - COMPTABILIT INFORMATISE .............................................................................. V - ARCHIVAGE................................................................................................................ VI LES BONS CONSEILS DE LEXPERT COMPTABLE ............................................... VII - DELAIS DE CONSERVATION DES DOCUMENTS .................................................. 3 3 3 4 5 5 5 5 6 6 6 7 7 7 8 8 9 9 9 9 10 10 10 11 11 11 11 11 12 13 13 13 14 14 15 15 16 16 16 17 17 17 18 18 18 18 19 20 20 21

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Avant-propos

Ce recueil des procdures est destin aux crateurs (entreprises de moins de vingt salaris) afin de les aider dans la mise en place de lorganisation de leur entreprise. Il ne peut tre exhaustif et chaque entreprise est tenue dtablir son propre manuel des procdures en fonction de son activit. Il devra faire lobjet dune mise jour rgulire afin de tenir compte des changements de lgislation et de lvolution de lentreprise.

I LES OBJECTIFS DUNE BONNE ORGANISATION ADMINISTRATIVE

Il est important pour une entreprise de mettre en place une bonne organisation administrative et comptable afin de : - ne perdre aucun document - gagner du temps - sauvegarder le patrimoine de lentreprise - suivre sereinement la gestion de son entreprise - viter les rappels en matire fiscale et sociale

II -RAPPEL DES PRINCIPES DE CONTROLE INTERNE

2.1 Sparation des fonctions La comptabilit a une dimension matrielle : elle rsulte de toute une srie denregistrements qui reprsentent des oprations multiples. La fiabilit dune comptabilit dpend du systme et des procdures de contrle interne. Les objectifs du contrle interne sont les suivants : Prvenir les erreurs et les fraudes Protger lintgrit des biens et des ressources de lentreprise Grer rationnellement les biens de lentreprise

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Assurer un enregistrement correct en comptabilit de toutes les oprations La ralisation de ces objectifs se fera notamment par la sparation des tches. Quatre fonctions peuvent tre distingues au sein dune entreprise : Fonction de dcision Fonction de conservation de patrimoine (personnes ayant leur charge la conservation ou lentretien des immobilisations, des stocks, des liquidits) Fonction se rapportant la comptabilit (enregistrement des flux qui affectent les biens de lentreprise, des correctifs dinventaire, et tablissement des tats financiers) Fonction de contrle La distinction de ces fonctions est fondamentale sur le plan du contrle interne parce quune sparation des tches (impossibilit de cumuler deux de ces fonctions) permet de raliser un auto-contrle efficace. 2.2 Dfinition des fonctions Laffectation des tches chaque personne doit tre claire et prcise. Cette dfinition comprend : la description de la place quoccupe lintress dans lentreprise ses attributions et responsabilits lorigine des documents quon lui transmet les documents crer et leur destination La formalisation de ce descriptif est souvent dlicate obtenir dans une PME.

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2.3 Enregistrement correct et sans dlai des oprations La comptabilit doit tre jour en permanence. Les procdures utilises doivent garantir que la comptabilit rpond aux critres : dexhaustivit : toutes les oprations font lobjet dun enregistrement comptable de ralit : tout enregistrement est justifi par une opration dexactitude : il ny a pas derreur dans la comptabilisation des montants de bonne priode : chaque opration est enregistre dans la priode laquelle elle se rattache. 2.4 Protections matrielles et juridiques Les biens matriels et immatriels doivent tre protgs dune manire efficace contre le vol, la destruction, les pertes, les intempries. Les protections sont matrielles (magasin fermant clef, caisses enregistreuses, machine affranchir, coffres, ) ou juridiques (assurances, clauses de non concurrence, contrats, )

III-PROCEDURES GENERALES
3.1 Limportance du classement Malgr un dveloppement de linformatisation, les documents papiers sont encore nombreux et il est important de bien les classer afin de : - gagner du temps - suivre les chances - anticiper les paiements - amliorer les relations avec ses clients, ses fournisseurs, sa banque, son expert-comptable et ses autres partenaires

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Le classement doit tre effectu par nature de document (courrier, banque, achats, ventes, social, fiscal, juridique) et par ordre chronologique. Nous prconisons lutilisation de classeurs deux trous afin dviter la perte de documents et de bien sparer laide dintercalaires en fonction du volume de chaque entreprise. Chaque cycle est dtaill dans les paragraphes suivants. 3.2 Traitement du courrier 3.2.1-Traitement du courrier reu Louverture des plis est assure par la secrtaire ou le dirigeant. En ce qui concerne les factures et avoirs reus, un timbre Original est port sur le premier exemplaire et un timbre double sur tous les autres. Les factures devront tre reues (ou dfaut seront dupliques) en deux exemplaires. La secrtaire classe le courrier par nature : -rglements des clients -commandes des clients -demandes de prix, de documentation -factures et relevs des fournisseurs -offres de services -relevs et documents manant des banques -publicit -autres Elle le transmet sans tarder au dirigeant puis chaque destinataire. 3.2.2-Traitement du courrier dpart Une photocopie de loriginal de chaque courrier sera classe dans le dossier du tiers intress (client, fournisseur, salari, organismes, etc). Tous les documents informatiques seront conservs et classs sur le mme ordinateur afin dviter les recherches inutiles.

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Le courrier est obligatoirement prsent la signature du dirigeant. Le dossier de prsentation comprend : -le ou les originaux signer et expdier -les pices joindre -les pices consulter qui doivent permettre au signataire de se mettre au courant de laffaire. Dans le cas exceptionnel o un courrier doit partir sans la signature du dirigeant (absence ou voyage de celui-ci par exemple) la personne qui signe loriginal, paraphera les doubles qui seront prsents sans tarder la signature du dirigeant ds son retour, pour approbation. 3.3 La trsorerie 3.3.1-Rgles de base Aucune opration nest faite sans prsentation dune pice justificative de la dpense, quel que soit le mode de rglement. Tout rglement doit tre soumis lapprobation du chef dentreprise et lui seul signe les chques, ordres de virement et acceptation deffets. Les remises doivent tre faites chaque jour la banque avant lheure de caisse. Une copie des bordereaux de remise de chques (dtaills par client dans le cas de ventes avec factures) et despces sera conserve pour vrification avec les bordereaux de banque 3.3.2-Tenue de la caisse Le contrle de la caisse doit tre effectu journellement. Pour les commerces de dtail, nous vous conseillons dutiliser un agenda sur lequel vous notez la recette de la journe ou agrafez le ticket Z ou le journal de caisse de la caisse enregistreuse. Toutes les dpenses en espces doivent galement tre notes chaque jour. Le solde de la caisse (fonds de caisse + recettes dpenses remises en banque) est calcul tous les jours et rapproch des espces dtenues dans la caisse.

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Cette procdure permet de suivre en permanence lvolution du solde de la caisse et de rvler sans tarder un ventuel solde crditeur. Lexistence dun tel solde constituerait une grave prsomption dirrgularit de la comptabilit. Limprim de contrle doit tre sign, aprs vrification et validation, par un responsable autoris. Les mouvements et le solde pourront tre enregistrs dans un livre de caisse (livre papier ou fichier Excel). 3.3.3-Protection des disponibilits Tout tablissement doit veiller ce que les formules de chques vierges soient enfermes dans une armoire ou un coffre. De mme, les espces doivent tre ranges chaque jour de la mme manire. Il est fortement dconseill de conserver des sommes importantes en caisse. En particulier, le montant des espces dtenues ne doit jamais dpasser le montant assur en cas de vol. 3.3.4-Emission de chques Il arrive parfois que lmetteur dun chque, avec une lgret blmable, ne mentionne pas le nom du bnficiaire. Il faut proscrire ces pratiques et exiger linscription manuscrite de lordre par le signataire du chque. Si par hasard, un tel chque est reu (en gnral par correspondance), il doit imprativement, ds louverture du courrier, tre complt par lapposition immdiate dun tampon lordre de lentreprise, et/ou dune signature. De mme, lendos doit tre inscrit au moyen dun tampon comportant le numro du compte bancaire de ltablissement concern. Quoique cette prcision apparaisse superflue, il est rappel quil est formellement interdit de laisser quelque partie que ce soit dun chque en blanc, ds lors quil est sign.

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3.3.5-Suivi de la trsorerie et rapprochement bancaire Il est fortement conseill de suivre sur un chancier le solde de la trsorerie afin danticiper les paiements et damliorer les relations avec le banquier. Dautre part, llaboration dun budget de trsorerie permettra davoir une vision sur lavenir et calculer ainsi les besoins de financement. Un recoupement, au minimum mensuel, entre le journal de banque et les relevs bancaires, doit tre effectu soit manuellement soit laide du logiciel de comptabilit. 3.4 Les achats de marchandises et de frais gnraux Le cycle achats/fournisseurs suit le cheminement suivant : - commandes - rception des commandes - rception des factures - comptabilisation - rglement - traitement des retours 3.4.1-Commandes Toute commande de marchandises doit tre autorise par le dirigeant et fait lobjet dun bon de commande valoris tabli en deux exemplaires dont un exemplaire sera conserv pour contrle avec la facture. 3.4.2-Rception des marchandises Les achats rceptionns sont contrls avec le bon de commande et le bon de livraison du fournisseur. Les manquements ou dfauts sont immdiatement signals.

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3.4.3-Rception des factures Dans un premier temps, les factures originales sont rapproches du bon de commande et du bon de livraison : contrle des quantits factures et des prix. Si les factures sont conformes, un visa est appos. Les factures originales accompagnes des bons de commande et des bons de livraison sont destines la comptabilit. Les doubles des factures peuvent tre classs par chance dabord afin dtablir un chancier puis par fournisseur, pour disposer dun dossier facile consulter en cas dappel. Un troisime exemplaire pourrait tre rang par chantier, dans les entreprises de travaux publics et de btiment par exemple. Les factures de frais gnraux seront galement vrifies avant leur mise en paiement. Ce contrle permet notamment de vrifier si lidentit du fournisseur, son numro Siret et la TVA apparaissent correctement et si la charge est justifie. 3.4.4-Comptabilisation Les factures doivent tre comptabilises dans un journal dachats ds leur rception ou transmises tous les mois lExpert-Comptable. Aprs comptabilisation, loriginal de la facture reoit le timbre comptabilis et un numro denregistrement. Mme sil manque une pice, par exemple le bon de commande, la facture est comptabilise, mais elle ne sera rgle quaprs rception du document manquant. 3.4.5-Rglement Le rglement de la facture, est effectu partir de lchancier et aprs vrification du solde bancaire. La date du chque ou lchance de leffet et le mode de paiement sont alors ports sur la facture.

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3.4.6-Traitement des retours de marchandises Un bon de retour prnumrot est tabli et un exemplaire est class dans un dossier attente davoirs , annot des rfrences de la facture. Les avoirs reus sont ensuite rapprochs des bons de retour et des factures qui pourront ainsi tre mises en paiement. 3.5 Les ventes, prestations de services et les clients 3.5.1-Commandes Les commandes se font de prfrence par crit afin de conserver un justificatif en cas de contestation. Elles peuvent tre saisies sur le logiciel de gestion commerciale. Lexemplaire destin au client doit porter de faon claire et prcise les mentions valant clause de rserve de proprit. 3.5.2-Livraisons Chaque livraison donne lieu ltablissement dun bon de livraison dont un exemplaire est conserv. Avant chaque expdition, le bon de livraison est rapproch du contenu de lenvoi ainsi que de laccus de rception de commande. Les bons de livraison serviront ltablissement de la facturation. 3.5.3-Facturation Les factures sont tablies par le service comptable partir de bons de livraisons portant la mention A facturer ou de la liste informatique. Elles sont mises en deux exemplaires au minimum.

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Les factures doivent porter les mentions obligatoires suivantes : 1) identification de lentreprise : nom ou raison sociale, adresse, numro individuel didentification la TVA, si vous tes en socit, vous devez galement indiquer le numro dimmatriculation au RCS (n SIRET) suivi de la ville o se trouve le greffe o elle est immatricule, forme juridique, nonciation du capital social, Pour les auto-entrepreneurs dispenss d'immatriculation au RCS ou au RM, prciser le cas de dispense selon que le professionnel est commerant ( dispens d'immatriculation en application de l'article L123-1-1 du code de commerce ) ou artisan ( dispens dimmatriculation en application du V de l'article 19 de la loi n96-603 du 5 juillet 1996 relative au dveloppement du commerce et de l'artisanat". Pour l'Eirl, outre le nom ou nom d'usage du dirigeant, le nom de fantaisie donn le cas chant l'entreprise, la mention "entrepreneur individuel responsabilit limite" ou bien le sigle EIRL doit tre indique sur la facture ainsi que lobjet de l'activit laquelle le patrimoine est affect. 2) Nom et adresse du client et en cas dchange intracommunautaire, le numro didentification la TVA de votre client 3) Mention facture 4) Date de la facture 5) Numro de la facture qui doit tre chronologique 6) Dnomination et quantit des produits et services 7) Prix et TVA applicables : prix unitaire et montant total HT, mention des rabais remises ristournes accords, le taux de TVA, le montant de la TVA, mention de loption exerce en matire de TVA (dbits/franchise de TVA avec mention de larticle du code gnral des impts correspondant), le prix TTC. 8) Date du rglement et pnalits de retard 9) Conditions descompte en cas de paiement anticip. Nous vous conseillons dindiquer galement les clauses de rserve de proprit sur tous les documents commerciaux et le cas chant les conditions gnrales de vente au verso des bons de commande et des factures. Mais attention, leur validit suppose quelles aient t lues par le client, il faudra donc prvoir une signature en bas du document. 3.5.4-Rglements et gestion des comptes clients La gestion des comptes clients doit tre suivie de manire trs rigoureuse. Ds rception de lencaissement ou de lavis dencaissement par la banque, il en est fait mention sur la facture ou saisi sur le logiciel
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de gestion commerciale. Par simplification, les bordereaux de remises de chques pourront tre effectus sur informatique permettant une mise jour rgulire des comptes clients. Les rglements sont ensuite dposs en banque et comptabiliss. Chaque compte client doit tre tudi et justifi chaque mois. Il est conseill de les suivre trs rgulirement et deffectuer des relances afin de ne pas pnaliser la trsorerie. Il est important de suivre les clients douteux et de ne pas leur accorder den cours trop important. 3.5.5-Avoirs clients Des avoirs aux clients sont tablis chaque retour de marchandises partir des bons de retour. Ils doivent tre au pralable valids par le dirigeant. 3.5.6-Comptabilisation Les factures sont enregistres en comptabilit sans dlai partir du document papier ou directement par cration dun fichier informatique si vous possdez un logiciel de gestion commerciale. Aprs enregistrement, la facture reoit la mention comptabilise le puis est classe dans le dossier factures de ventes (ordre chronologique). Certaines entreprises peuvent avoir intrt conserver un exemplaire supplmentaire des factures et les classer par dossier client. 3.6 Inventaire physique Toute personne physique ou morale ayant la qualit de commerant doit contrler au moins tous les douze mois lexistence et la valeur des lments actifs et passifs du patrimoine. Il en rsulte quun inventaire doit tre effectu au moins tous les ans la date de clture de lexercice. Lorsquil existe un inventaire permanent, les fiches de stock doivent tre ajustes et les carts expliqus.
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Le comptage matriel des existants en stock est dune importance essentielle : le stock a une incidence directe sur le rsultat, et reprsente gnralement une grande partie des actifs. Afin que le recensement soit effectu avec un maximum de fiabilit et dexactitude, il convient que lentreprise prvoie les modalits de droulement des oprations dinventaire au moyen dinstructions crites et rigoureuses qui prciseront : -le but de linventaire -la date et les heures de comptage -la prparation des lieux de stockage -le personnel charg de linventaire -larrt des mouvements pendant linventaire -le dnombrement et la saisie de linventaire -les procdures de sparation des exercices Les stocks sont enregistrs leur cot dacquisition pour les biens acquis et leur cot de production pour les biens produits. Si la valeur des stocks est infrieure la clture de lexercice leur cot, une provision doit tre constitue. Un inventaire physique des immobilisations doit tre ralis une fois par an afin de contrler lexistence relle. Il sopre par pointage de la liste des immobilisations dite par votre expert-comptable. 3.7 La gestion du personnel et des charges sociales 3.7.1-Rgles de base Il appartient chaque entreprise de possder la convention collective la concernant, rgulirement mise jour et de la mettre disposition du personnel. Toute entreprise dau moins 20 salaris doit mettre en place un rglement intrieur.

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3.7.2-Embauche Lentreprise devra effectuer la dclaration pralable lembauche au plus tt dans les 8 jours prcdant lembauche, et au plus tard larrive du salari dans lentreprise. Il est conseill dtablir un contrat de travail crit, rendu obligatoire dans le cas des contrats dure dtermine ou temps partiel. Celui-ci devra respecter le droit du travail et la convention collective concerne. Vous devez inscrire votre salari auprs de la mdecine du travail pour lui faire passer une visite dembauche et laffilier la prvoyance sil est cadre ou si lentreprise est couverte par un accord obligatoire. Il convient de sassurer que : -les trangers possdent une autorisation de travail (carte de sjour, carte de rsidence, autorisation de travail ) en cours de validit ; -les diplmes affrents au poste pourvoir sont fournis (pour la dtermination du coefficient) ; -les coordonnes bancaires sont justifies par un relev didentit bancaire ou postal pour virement du salaire. Au plus tard, avant la fin de la priode dessai, le nouveau salari devra fournir : -une copie de sa carte didentit ; -une copie de sa carte de scurit sociale. 3.7.3.-Etablissement des fiches de paie et charges sociales Une fiche de paie mensuelle doit tre tablie dans le respect de la rglementation en matire de droit du travail et du droit la scurit sociale (dure du travail, mentions obligatoires, calcul des charges sociales etc...) Les dclarations sociales doivent tre tablies selon la priodicit fixe par chaque caisse et en fonction du nombre de salaris. Tout retard de paiement entrane une majoration de 5 % des cotisations non rgles, laquelle sajoutent des intrts de retard, de 0,4 % par mois compter de la date dexigibilit.

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3.7.4 -Gestion des congs et absences Chaque salari a droit des congs pays qui sont en gnral de 5 semaines pour 12 mois travaills mais qui peuvent varier en fonction de la convention collective. Cest lemployeur qui fixe la date des congs pays. 12 jours ouvrables doivent tre obligatoirement pris du 1er juin au 31 octobre. Un imprim est sign par lintress chaque fois que ce dernier prend des congs. 3.7.5-Sanctions disciplinaires Les sanctions disciplinaires sont prises en fonction de la gravit de la faute commise et condition que les faits fautifs ne soient pas prescrits. Il existe tout dabord la possibilit de donner un avertissement ou blme, puis une mise pied et enfin le licenciement. Il convient dans tous les cas de respecter la procdure lgale, conventionnelle ou prvue par le rglement intrieur et constituer un dossier avec des crits ds le premier problme avec un salari. 3.7.6-Gestion des maladies Le salari doit prvenir lemployeur dans le dlai fix par la convention collective (souvent 48 heures) par crit de tout arrt maladie et adresser le justificatif lemployeur. Concernant la prise en charge par la socit, il convient de se rfrer la convention collective et aux choix faits en sus par lentreprise en matire de prvoyance. 3.7.7-Registres obligatoires - Registre unique du personnel - Registre des dlgus du personnel - Registre des repos hebdomadaires sils sont pris par roulement - Registre des accidents du travail - Registre des conventions de stage - Registre mdical du salari (fiche mdicale, fiche daptitude, fiche pnibilit) - Document unique de prvention des risques
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Ces registres peuvent tre complts par des registres spcifiques lis lactivit. 3.7.8-Affichages obligatoires - Convention collective et accords collectifs appliqus (lieu dembauchage, lieu de travail) - Rglement Intrieur (lieu dembauchage, lieu de travail) - Horaire collectif et dure du travail (lieu de travail) - Egalit professionnelle (lieu dembauchage, lieu de travail) - Textes gnraux articles L 3221-1 et suivants du code du travail et 2251 et 225-4 du code pnal (lieu dembauchage, lieu de travail) - Coordonnes Inspection du Travail (local accessible au personnel) - Coordonnes Mdecine du Travail (local accessible au personnel) - Consignes en cas dincendie et daccident lectrique - Secours - Ordre de dpart en congs - Interdiction de fumer - Avis sur les modalits daccs au document unique dvaluation des risques - Affichages lectoraux 3.7.9-Utilisation des vhicules En cas de dplacement professionnel des salaris avec leur vhicule personnel, vous devez vrifier si le salari possde bien son permis de conduire ainsi que lassurance couvrant les trajets dans le cadre du travail. La photocopie de ces deux documents doit tre tablie et insre dans le dossier de lintress et vrifie priodiquement. Une copie de la carte grise est galement ncessaire pour valider la puissance fiscale du vhicule. 3.8 La fiscalit Lentreprise doit tablir un chancier et respecter les dates dtablissement et de rglement des dclarations fiscales. Tout retard peut entraner le paiement de pnalits et dintrts de retard. 3.8.1. La TVA Lentreprise devra justifier du montant de la TVA collecte et du taux appliqu sur les ventes et prestations de services.
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La TVA dductible doit figurer sur les factures dachats et de frais gnraux. Certaines dpenses ne donnent pas droit rcupration de TVA.

3.8.2 Exonrations Il existe plusieurs rgimes dexonration en matire de TVA, dImpt sur le revenu, dimpt sur les socits ou de contribution conomique territoriale. Toutes sont conditionnes au respect de certaines rgles quil faut examiner. En cas de doute, le contribuable peut demander lavis de ladministration fiscale au moyen de la procdure de rescrit fiscal. 3.9 Le juridique Concernant les socits, elles devront respecter un certain nombre dobligations juridiques et notamment la tenue dune assemble gnrale ordinaire tous les ans reporte sur un registre cot et paraph. Le dpt des comptes annuels au greffe du tribunal de commerce est trs souvent obligatoire.

IV-COMPTABILIT INFORMATISE
Ladministration a publi une instruction consacre au contrle des comptabilits informatises. Le primtre du contrle stend tous les systmes informatiques concourant llaboration du rsultat. Les procdures de conservation et darchivage doivent permettre lentreprise de prsenter ladministration, sa demande, tous documents et donnes. La rglementation relative aux comptabilits informatises concerne tous les contribuables astreints tenir et prsenter des documents comptables, ds lors que leur comptabilit est tenue en tout ou partie, au moyen de systmes informatiss et galement lorsque ces systmes participent directement ou indirectement la justification dune criture comptable.
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Si le logiciel utilis ne garantit pas lirrversibilit et lintangibilit des critures valides, la comptabilit informatise ne peut tre considre comme sincre, rgulire et probante. Une documentation dcrivant les procdures et lorganisation comptable doit tre tablie en vue de permettre la comprhension et le contrle du systme de traitement. Cette documentation est conserve aussi longtemps quest exige la prsentation des documents comptables auxquels elle se rapporte. La DGI demande explicitement larchivage de chaque version de traitement durant le dlai de reprise (3 ans) des fins de tests ou danalyse. Le risque la suite dun contrle de comptabilit informatise est le rejet de la comptabilit (quand instructions non respectes), qui pourra faire lobjet dune procdure contradictoire.

V-ARCHIVAGE
La conservation des pices justificatives comptables et des divers documents administratifs et financiers de lentreprise est une absolue ncessit. Larchivage doit tre organis de telle manire que la recherche et la consultation des documents concerns soient possibles dans des conditions de rapidit et defficacit normales. En cas de besoin, les documents sensibles ou importants (en particulier : dossiers des personnels, registres officiels obligatoires, contrats et actes) doivent tre conservs sous clef ou au coffre. Aucune destruction darchives ne peut tre effectue sans autorisation pralable du dirigeant. Larchivage lectronique est autoris cependant les documents doivent tre identifis, numrots et dats ds leur tablissement par des moyens offrant toute garantie en matire de preuve. La signature lectronique est aujourdhui un bon outil pour cet archivage.

VILES BONS CONSEILS DE LEXPERT COMPTABLE

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Lexpert-comptable est un professionnel spcialiste de lentreprise qui bnficie de connaissances pluridisciplinaires. 90% des chefs dentreprises font appel aux services dun expert-comptable quils considrent comme leur conseil principal et privilgi. Ds la phase de lancement de votre entreprise, vous aurez besoin dun accompagnant personnalis pour vous guider dans la mise en place de la gestion, ladministration et le suivi de tous vos projets.

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VIIDELAIS DE CONSERVATION DES DOCUMENTS

DOCUMENTS DUREE RECOMMANDEE RAISONS DUREE OBLIGATOIRE TEXTE IMPOSANT LA DUREE LA PLUS LONGUE CONSEQUENCES EVENTUELLES DU DEFAUT DE CONSERVATIO N

1-Documents et livres comptables -Documents dcrivant les procdures -Livre dinventaire -Livre journal & grandlivre -Livre auxiliaires ou facultatifs -Registre des achats et des recettes (Micro) 2-Pices justificatives -Correspondance commerciale -Inventaires -Factures mises -Factures fournisseurs -Contrats commerciaux -Documents bancaires 3-Documents divers -Titres de proprit -Contrats de prts -Emprunt -Leasing -Statuts -Dclarations fiscales et sociales -Registre des procs verbaux 4-Documents sociaux - Fiches de paie - Livre de paie - Registre des entres et sorties du personnel - Reus pour solde de tout compte - autres registres Illimite Intrt documentaire 30 ans Art.2262 et suivant du Code civil Absence de preuve (code de Commerce) Illimite Illimite 10 ans 10 ans 10 ans Intrt documentaire 10 ans L 123-22 du Code de Commerce Livre des procdures fiscales Absence de preuve entre commerants Sanction fiscale et notamment la taxation doffice

Obligation

6 ans

10 ans

Obligation

10 ans

Code de commerce

Idem 1-

6 ans

Preuve

3 ans 6 ans

Livre des procdures fiscales

Sanction fiscale

Code du travail Prescription pour paiement 30 ans Calcul pensions Art L 3243-4 Art R 1221-26 Art L 1234-20 Sanction

5 ans

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