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Creer Un Formulaire Dans Word
Creer Un Formulaire Dans Word
__________________________________________ 2
1.1
Gnralits. _________________________________________________________ 2
1.2
1.3
1.4
1.4.1
1.4.2
1.5
Cration du formulaire._______________________________________________ 3
1.6
1.6.1
1.6.2
4
4
5
5
6
6
6
6
6
6
6
6
6
6
6
6
6
6
6
6
6
6
6
6
1.7
1.8
1.9
1.10
Conclusions. ________________________________________________________ 6
1.11
Et aprs ? __________________________________________________________ 6
Gnralits.
1.2
Les formulaires crs sous Word peuvent tre utiliss de manires diffrentes :
Vous imprimez votre formulaire et le distribuez aux personnes intresses pour quelles le compltent et
vous le retournent.
Vous faites parvenir le fichier Word qui contient le formulaire que les destinataires rempliront. Vous
faites lconomie du papier et de limpression. Ce fichier peut tre envoy de diffrentes manires : email, sur
disquette, etc.
Il peut galement tre intgr un site web, par exemple.
Crer un tel document apporte plusieurs avantages lors de son utilisation sur un PC :
Il permet de sassurer que les donnes introduites sont conformes ce que vous souhaitiez recevoir (du
texte l o il faut une adresse, par exemple ; une date un endroit prcis ; un nombre dans un autre champ,
etc.).
Vous pouvez introduire des cases cocher pour faciliter et limiter des choix.
Toujours pour limiter les choix, vous pouvez insrer des listes droulantes.
Vous pouvez associer deux champs : le champ dun Code postal et celui de la ville qui lui est associe.
Vous introduisez le code et la ville saffiche automatiquement et vice et versa.
Il est possible, une fois le formulaire complt de transfrer les donnes y contenues vers une base de
donnes relationnelles (Access) ou votre tableur (Excel).
Comme vous le constatez, lutilisation de tels formulaires est ouverte une multitude dapplications
diffrentes. Vos besoins et votre imagination vous guideront dans vos choix.
1.3
La cration dun formulaire complter par lutilisateur impose une srie doprations indispensables
raliser pour atteindre lobjectif fix.
Nous allons les passer en revue lune aprs lautre, dans lordre chronologique.
1.4
Conception du formulaire.
La conception dun formulaire ne se fait pas au hasard ni la vole . Il doit tre mrement rflchi et
sa construction doit faciliter le travail des utilisateurs du document, que ce soit le concepteur ou le
destinataire.
Vous pouvez, bien entendu, vous inspirer dun formulaire existant pour crer le vtre ou mme
reproduire intgralement un formulaire papier. Il existe galement, dans Word comme dans diverses sources
de donnes, des formulaires prtablis quil vous suffirait de modifier quelque peu pour ladapter vos
besoins. Ce qui importe surtout, cest quil remplisse la tche laquelle vous le destinez.
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Les diffrents champs du formulaire peuvent tre introduits de diffrentes manires selon vos envies, le
contenu du formulaire, etc.
Ils peuvent tre introduits :
au milieu dune phrase, dans un texte,
tre regroups dans un tableau pour parfaire un alignement
tre positionns selon un quadrillage
Des dcorations peuvent tre ajoutes pour embellir votre document et tout ce quil contient, en ce y
compris vos champs de formulaire. Vous pouvez rgler le fond, les bordures, la police de caractres, les mises
en forme de ces polices (italique, gras, leur couleur, leur taille, etc.), ajouter toutes sortes dobjets qui vont
rendre votre formulaire attrayant et dun usage ais.
Ce sera un formulaire dinscription un atelier de cration textile. Cette association propose plusieurs
ateliers ses lves : des ateliers de couture, de broderie, de tissage, de tricot et de dentelles.
Pour la gestion des lves, il faudra leur demander :
Les champs
Nom et prnom,
Rue,
Numro,
Code,
Ville,
Numro de tlphone,
Date de naissance,
Sils possdent le matriel de base requis,
Liste succincte du matriel en leur possession,
Liste des diffrents ateliers disponibles,
Remarques.
Type du champ
Texte
Texte
Numrique
Numrique
Texte
Texte
Date
Oui/Non
Tableau vide
Tableau complet
Texte
1.4.2 Sa forme.
Lorsque vous avez dtermin la liste des donnes rcolter pour la bonne gestion de votre association, il
va falloir dfinir la forme du document. Il faudra le rendre attractif et facile demploi aussi bien en tant que
document imprim que document informatique propos en ligne .
La ralisation du formulaire doit rpondre plusieurs critres :
Rpondre aux objectifs du concepteur,
Etre le plus complet et le plus concis possible,
Etre lisible, facile demploi, employer des termes prcis sans fioriture ni figure de style,
Etre clair et prcis dans les questions, aller lessentiel,
Eviter les questions redondantes,
Ne pas tre trop long,
Etre agrable lire, de prfrence.
1.5
Cration du formulaire.
Je vais aborder la cration dun modle de formulaire dans lequel je placerai le plus de variantes de
champs de formulaires possibles. Il est vident quil nest pas vraiment un exemple de facilit demploi. Il est
avant tout un exemple de lemploi des diffrents champs de formulaires et du fignolage de leurs proprits en
fonction de lusage envisag.
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La mise en page gnrale du document, les dcorations, les embellissements sont des artifices que vous
placerez plus tard, quand votre formulaire sera construit et quil remplira sa fonction premire : rpondre aux
questions pour lesquelles vous avez besoin dune rponse prcise. Vous le dcorerez selon vos gots et le
public vis.
Nous nous rendons dans le menu Fichier Nouveau pour crer un nouveau document.
Nous jetons sur le document les quelques informations ncessaires et minima. Voyez lhorreur cicontre !
Pas de quoi tre fier, nest-ce
pas ?
Le massacre ne va pas se
terminer l, il faut encore placer les
champs de formulaire ncessaires.
) un FlipFlip-Flop,
Flop un champ
Ce type de champ limite fortement les choix proposs, mais il peut vous viter des rponses
incomprhensibles lorsquil est utilis bon escient.
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1.5.1.10
Protection du formulaire.
Ce dernier outil va vous permettre de protger votre document en vous proposant quelques
options de protection comme par exemple, vous ne permettez aux utilisateurs de votre document
quun accs aux champs de formulaire et rien dautre dans votre document.
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Si vous cliquez sur loption Autres couleurs , vous avez accs la roue des couleurs qui va vous
permettre de choisir dans une multitude de couleurs prdfinies appeles couleurs standard.
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loutil appropri. Les dimensions correspondant au choix seront ajustes la plus grande dimension parmi le
choix effectu.
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la
fentre
des
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Comme nous allons proposer notre formulaire sur un support papier, la question sur le matriel dj
en possession du futur lve, nous allons devoir dlimiter une zone dans laquelle il devra crire. Pour ce faire,
nous insrons un cadre dans lequel nous plaons le champ de formulaire Texte .
Le champ de formulaire
de type Texte qui y est plac
pourra stendre dans les limites
strictes du cadre. Il lui sera
impossible den sortir ! Cest
ainsi que vous maintiendrez la
mise en forme de votre
formulaire.
En effet, si un de vos
champs de formulaire Texte
stendait
beaucoup,
sur
plusieurs lignes, il repousserait
tout ce qui se trouve sous lui !
Un formulaire cr sur une
seule page serait modifi pour
contenir tout le texte et son
nombre de pages se modifierait
sans cesse, et avec lui, sa mise en
page en souffrirait galement.
Notre premier formulaire est construit.
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Il nous faut maintenant dfinir les proprits de chacun des champs du formulaire pour nous permettre
de vrifier si les donnes qui y seront introduite lectroniquement correspondent bien avec ce que nous
attendons.
Titre de la zone
Forme des donnes .
Texte par dfaut
Nombre
Nombre
par
dfaut
Date
Date du
Date du jour.
jour
Heure
du jour
Calcul
Heure du jour.
Opration.
Formes
des
donnes.
Le texte que vous
voulez voir apparatre
dans
le
champ
louverture du document.
Le nombre que
vous
voulez
voir
apparatre dans le champ
louverture
du
document.
La date que vous
voulez voir apparatre
dans
le
champ
louverture du document
La date systme du
jour de louverture du
formulaire.
Lheure systme du
jour lors de l ouverture
du formulaire.
Utilise un champ =
(Formule) pour calculer
des valeurs, telles que la
TVA sur un sous total.
Exemple
de
valeurs
permises.
Nom de llve ; Inscrivez
votre nom ; etc.
0,0 ; 0 ; etc.
10/01/2005
Non paramtrable.
Non paramtrable.
Non paramtrable.
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La seconde zone intressante dans cette fentre est celle intitule Longueur Maximale .
Vous avez la possibilit de limiter, ici, LE NOMBRE DE
CARACTERES (ce nest pas une distance qui est limite !) contenu
dans ce champ texte. Au moyen des deux petites flches situes sur la
droite de la liste Longueur maximale : , vous augmentez ou
diminuez le nombre de caractres que vous autorisez dans le champ.
Dans la zone de slection qui se trouve droite de celui de la
liste Longueur maximale , se trouve une liste de possibilits de mise en forme du contenu du champ texte.
Dans la zone suivante, il vous est possible dappeler une macro
qui a t cre dans Word soit au dmarrage ( louverture) du
formulaire en cours, soit la sortie ( la fermeture) du formulaire en
cours. Ces macros peuvent tre des macros proposes dorigine avec
le logiciel ou des macros que vous avez cres vous-mme dans le
cadre dune application spcifique dans Word. Ces macros sont de petits programmes qui sont crs et
excuts au sein de lapplication (Word, ici).
Si vous utilisez des macros,
Assurez-vous que vous les avez fournies
AVEC LE FORMULAIRE
Sans quoi, lutilisateur, ne les ayant pas,
Recevra un message derreur et
Sera incapable dy remdier !
Dans cette dernire partie de la fentre, vous allez dfinir les
paramtres du champ.
champ
En face du titre Signet , vous trouvez une zone texte de saisie
dans laquelle figure la valeur Texte2 . Cette valeur est le NOM DU
CHAMP au sein de votre document. Vous pouvez modifier ce nom par
un nom plus explicite pour vous mais en respectant la syntaxe. De
toute faon, si vous ne la respectez pas, un message derreur vous sera adress : Valeur non conforme . Il ne
faut pas employer despace entre les composants du nom ni de ponctuation. Le trait de soulignement (_) est
autoris.
Loption cocher Remplissage activ provoque le remplissage des champs avec les valeurs dfinies
dans cette fentre ou non. Loption de remplissage est active par dfaut.
Loption Calcul la sortie va retarder lexcution des oprations mathmatiques dans les champs
calculs jusquau moment de fermer le formulaire.
La dernire option de cette fentre est le bouton Tex
Texte
daide .
Il va vous permettre dintroduire un texte explicatif qui
sera montr lutilisateur, dans la barre dtat,
dtat tout en bas de la
fentre Word active.
Par dfaut, loption Aucune est active.
Vous avez la possibilit de choisir Insertion
automatique . A ce moment, la liste droulante situe droite de
loption est active et vous pouvez choisir une insertion
automatique parmi celles proposes.
Vous avez galement la possibilit dintroduire un texte
personnel avec loption Crez votre propre texte : . Vous
introduisez votre propre texte explicatif se rapportant ce
champ. Votre texte personnel est au format texte , c'est--dire quil accepte tous les caractres et chiffres du
clavier, y compris la ponctuation et les caractres spciaux.
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Le second onglet de la fentre Texte daide des champs de formulaires va vous permettre de
paramtrer un message daide lorsque lutilisateur cliquera sur la touche F1 .
Nous allons maintenant passer en revue tous les types de champs disponibles et analyser leur emploi.
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Pour de plus amples dtails techniques, vous pouvez effectuer une recherche dans laide de Word
Codes de champ de formulaire Codes de champ : formule .
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Image numrique ] .
Le signet est le nom donn la source de donne (le nom du champ o elle se situe ou une slection
de texte dans un fichier.
Limage
image numrique est demande en faisant prcder le code daffichage par le symbole double \# .
Il spcifie l'affichage d'une valeur numrique. Ce commutateur est appel commutateur image , car il utilise
des symboles pour reprsenter le format de la valeur du champ.
La formule peut donc contenir des chiffres, des nombres, des signets, divers oprateurs (signes
mathmatiques indiquant lopration mathmatique effectuer) mais galement des fonctions.
- Les oprateurs : +
*
/
%
^
=
<
<=
>
>=
<>
Les
Fonctions
ABS(x)
AND(x,y)
AVERAGE( )
COUNT( )
DEFINED(x)
FALSE
INT(x)
Addition
Soustraction
Multiplication
Division
Pourcentage
Puissances et racines
Egal
Infrieur
Infrieur ou gal
Suprieur
Suprieur ou gal
Diffrent de
Leur action
Renvoie la valeur positive d'un nombre ou d'une formule, indpendamment de
sa valeur positive ou ngative relle
Renvoie la valeur 1 si les expressions logiques x et y sont toutes deux vraies, ou
la valeur 0 (zro) si l'une des expressions est fausse.
Renvoie la moyenne d'une liste de valeurs.
Renvoie le nombre d'lments contenus dans une liste.
Renvoie la valeur 1 (vrai) si l'expression x est correcte ou la valeur 0 (faux) si le
calcul de l'expression est impossible.
Renvoie 0 (zro).
Renvoie les nombres placs gauche de la dcimale dans la valeur ou la formule
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x.
MIN( )
x.
MAX( )
MOD(x,y)
NOT(x)
OR(x,y)
PRODUCT( )
ROUND(x,y)
SIGN(x)
SUM( )
TRUE
Les rfrences un tableau : Vous pouvez utiliser des valeurs contenues dans un tableau. Mais pour
atteindre ces valeurs, le champ calcul doit savoir o elles se trouvent dans le tableau. Pour ce faire, vous allez
indiquer o se trouve la cellule dans le tableau : Ligne xx ; Colonne yy.
Le signet : est un nom qui renvoie une ou plusieurs valeurs.
Limage
image numrique : est la forme sous laquelle la valeur du rsultat sera affiche (Voyez chapitre
1.5.4.2 Champ nombre ).
Il existe une multitude de codes qui peuvent tre utiliss dans Word, mais il nentre pas dans le cadre de
ce tutorial de les tudier. Ils sont accessibles par laide (F1) liste des codes de champ .
Champ de
donnes
Valeur
dcompter
Oprateur
moins
2 symboles
appeler le
daffichage
pour
code
Fonction Somme
Appel la formule
Adresse de la cellule :
Colonne C, Ligne 3
Nom du tableau contenant les donnes
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Texte de
La Fonction Numro de la page
Opration 47 - 1
Appel la formule
Ce ne sont ici que quelques exemples de ce quil est possible deffectuer au sein des champs de
formulaires. Dans un futur tutorial, jaborderai en dtail, la mise en forme de telles formules.
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1.6
Enregistrer le document.
Maintenant que votre document est termin, il faut lessayer pour tre certain quil emplit bien son
devoir.
Pour ce faire, nous allons lenregistrer. Il y a deux possibilits denregistrement de votre document :
comme document formulaire ordinaire et comme modle de document.
Lors de lenregistrement, si le format que vous choisissez risque de vous faire perdre des donnes, des
informations, le systme vous en avertit. A vous de choisir si vous continuez lenregistrement ou non.
1.7
Pour crer des formulaires plus efficaces, vous pouvez faire appel aux contrles de la Bote outils
Contrles,
Contrles qui vous offre des outils appels Contrles ActiveX .
Les contrles ActiveX sont des lments (boutons, cases cocher, etc.) qui vont, lorsquils sont activs
par lutilisateur, lancer des macros, des instructions Visual Basic pour Application, des codes Java, etc. Ces
codes vont pouvoir effectuer des actions particulires que vous programmez vous-mme. Les limites daction
de ces codes seront vos propres limites les crer, les programmer.
Le recours ces contrles et leur personnalisation suppose une bonne connaissance de Microsoft Visual
Basic dition Applications.
Ces codes associs des contrles sont parfois trs mal supports par les navigateurs Web. Il faut donc
les utiliser avec discrtion.
Il est donc recommand de les rserver aux formulaires qui seront complts dans Microsoft Word, et
de ne pas les utiliser dans les formulaires Web.
1.8
Imprimer le formulaire.
Limpression dun formulaire se ralise comme toute impression de document : Menu Fichier
Imprimer puis vous slectionnez limprimante et ses paramtres dimpression.
1.9
Si vous avez lintention dutiliser les donnes rcoltes dans votre formulaire dans Excel (tableur super
calculette
) ou dans Access (base de donnes relationnelle), utilisez ces logiciels pour crer votre
formulaire. Vous pourrez ainsi grer automatiquement et facilement les donnes rcoltes.
Le choix du logiciel dpendra du type de donnes grer.
1.10 Conclusions.
Vous pouvez le constater, la cration et lutilisation de formulaires nest vraiment pas trs complique.
Un peu dimagination, beaucoup de rigueur dans la conception, une bonne dose de courage et cela se droule
sans problme majeur.
Nhsitez pas, tout au long de la cration de votre formulaire, si avez un doute sur le contenu dun
champ, sur une mise en forme quelconque, de tester le formulaire, mme non encore abouti.
Les amis, les copains sont l pour tester votre ralisation avant son emploi rel. Nhsitez pas les
contacter, leur demander leurs avis sur lutilisation du formulaire. Il y a toujours plus dans deux ttes que
dans une.
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1.11 Et aprs ?
Cest la question : comment exploiter les rsultats obtenus avec ces formulaires ?
Il y a bien des possibilits que lon peut sparer en deux groupes :
1. Le traitement manuel
2. Le traitement informatique.
Le traitement manuel, tout le monde connat : on retrousse ses manches, on prend papier et crayon et
on gratte, on compte, on rempli des listes (sur une ordinateur, cest permis).
Cest long, trs long.
On peut commettre des erreurs de transcriptions,
On peut commettre des oublis.
Pour des petites quantits de formulaires, a peut encore aller, mais pour des centaines, des milliers de
formulaires, cela devient prohibitif.
Il faut donc envisager le traitement informatis automatique.
Dans un logiciel appropri (par exemple : Excel ou Access), on va programmer le transfert automatique
des contenus des diffrents champs dans des listes qui seront exploites plus tard.
Mais pour ce faire, il va falloir se torturer les mninges, et pas un peu !
Pour raliser ces transferts automatiques, il va falloir mettre les mains dans le cambouis, et cest avec
Visual Basic pour Applications (VBA), qui est intgr aux logiciels Microsoft, quil va falloir jongler.
Bon travail.
Papy Octet Mai 2005.
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