ORGANISATION ADMINISTRATIVE ET

COMPTABLE :
PROCEDURES A LUSAGE DU CREATEUR
DENTREPRISE

Guide ralis et mis disposition par le Comit Cration

du Conseil Suprieur de lOrdre des Experts-Comptables

CSOEC / 2012

SOMMAIRE
I LES OBJECTIFS DUNE BONNE ORGANISATION ADMINISTRATIVE
II - RAPPEL DES PRINCIPES DE CONTROLE INTERNE
2.1 Sparation des fonctions .............................................................................................
2.2 Dfinition des fonctions ...............................................................................................
2.3 Enregistrement correct et sans dlai des oprations ..................................................
2.4 Protections matrielles et juridiques ...........................................................................
III - PROCEDURES GENERALES ....................................................................................
3.1 Limportance du classement.........................................................................................
3.2 Traitement du courrier ..................................................................................................
3.2.1-Traitement du courrier reu ......................................................................................
3.2.2-Traitement du courrier dpart ...................................................................................
3.3 La trsorerie .................................................................................................................
3.3.1-Rgles de base .........................................................................................................
3.3.2-Tenue de la caisse ....................................................................................................
3.3.3-Protection des disponibilits .....................................................................................
3.3.4-Emission de chques ................................................................................................
3.3.5-Suivi de la trsorerie et rapprochement bancaire .....................................................
3.4 Les achats de marchandises et de frais gnraux ......................................................
3.4.1-Commandes .............................................................................................................
3.4.2-Rception des marchandises ...................................................................................
3.4.3-Rception des factures .............................................................................................
3.4.4-Comptabilisation .......................................................................................................
3.4.5-Rglement ................................................................................................................
3.4.6-Traitement des retours de marchandises .................................................................
3.5 Les ventes, prestations de services et les clients ........................................................
3.5.1-Commandes .............................................................................................................
3.5.2-Livraisons .................................................................................................................
3.5.3-Facturation ................................................................................................................
3.5.4-Rglements et gestion des comptes clients .............................................................
3.5.5-Avoirs clients .............................................................................................................
3.5.6-Comptabilisation .......................................................................................................
3.6 Inventaire physique .....................................................................................................
3.7 La gestion du personnel et des charges sociales ........................................................
3.7.1-Rgles de base .........................................................................................................
3.7.2-Embauche .................................................................................................................
3.7.3.-Etablissements des fiches de paie et charges sociales ..........................................
3.7.4 -Gestion des congs et absences ............................................................................
3.7.5-Sanctions disciplinaires ............................................................................................
3.7.6-Gestion des maladies ...............................................................................................
3.7.7-Registres obligatoires ...............................................................................................
3.7.8-Affichages obligatoires ..............................................................................................
3.7.9-Utilisation des vhicules ...........................................................................................
3.8 La fiscalit ....................................................................................................................
3.8.1. la TVA ......................................................................................................................
3.8.2 Exonrations .............................................................................................................
3.9 Le juridique ..................................................................................................................
IV - COMPTABILIT INFORMATISE ..............................................................................
V - ARCHIVAGE................................................................................................................
VI LES BONS CONSEILS DE LEXPERT COMPTABLE ...............................................
VII - DELAIS DE CONSERVATION DES DOCUMENTS ..................................................

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Avant-propos

Ce recueil des procdures est destin aux crateurs (entreprises de

moins de vingt salaris) afin de les aider dans la mise en place de
lorganisation de leur entreprise. Il ne peut tre exhaustif et chaque
entreprise est tenue dtablir son propre manuel des procdures en
fonction de son activit.
Il devra faire lobjet dune mise jour rgulire afin de tenir compte des
changements de lgislation et de lvolution de lentreprise.

I LES OBJECTIFS DUNE BONNE ORGANISATION

ADMINISTRATIVE
Il est important pour une entreprise de mettre en place une bonne
organisation administrative et comptable afin de :
- ne perdre aucun document
- gagner du temps
- sauvegarder le patrimoine de lentreprise
- suivre sereinement la gestion de son entreprise
- viter les rappels en matire fiscale et sociale

II -RAPPEL DES PRINCIPES DE CONTROLE INTERNE

2.1 Sparation des fonctions
La comptabilit a une dimension matrielle : elle rsulte de toute une
srie denregistrements qui reprsentent des oprations multiples.
La fiabilit dune comptabilit dpend du systme et des procdures de
contrle interne.
Les objectifs du contrle interne sont les suivants :
Prvenir les erreurs et les fraudes
Protger lintgrit des biens et des ressources de lentreprise
Grer rationnellement les biens de lentreprise

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Assurer un enregistrement correct en comptabilit de toutes les

oprations
La ralisation de ces objectifs se fera notamment par la sparation des
tches.
Quatre fonctions peuvent tre distingues au sein dune entreprise :
Fonction de dcision
Fonction de conservation de patrimoine (personnes ayant leur
charge la conservation ou lentretien des immobilisations, des stocks,
des liquidits)
Fonction se rapportant la comptabilit (enregistrement des flux qui
affectent les biens de lentreprise, des correctifs dinventaire, et
tablissement des tats financiers)
Fonction de contrle
La distinction de ces fonctions est fondamentale sur le plan du contrle
interne parce quune sparation des tches (impossibilit de cumuler
deux de ces fonctions) permet de raliser un auto-contrle efficace.
2.2 Dfinition des fonctions
Laffectation des tches chaque personne doit tre claire et prcise.
Cette dfinition comprend :
la description de la place quoccupe lintress dans lentreprise
ses attributions et responsabilits
lorigine des documents quon lui transmet
les documents crer et leur destination
La formalisation de ce descriptif est souvent dlicate obtenir dans une
PME.

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2.3 Enregistrement correct et sans dlai des oprations

La comptabilit doit tre jour en permanence.
Les procdures utilises doivent garantir que la comptabilit rpond aux
critres :
dexhaustivit : toutes les oprations font lobjet dun enregistrement
comptable
de ralit : tout enregistrement est justifi par une opration
dexactitude : il ny a pas derreur dans la comptabilisation des
montants
de bonne priode : chaque opration est enregistre dans la priode
laquelle elle se rattache.
2.4 Protections matrielles et juridiques
Les biens matriels et immatriels doivent tre protgs dune manire
efficace contre le vol, la destruction, les pertes, les intempries.
Les protections sont matrielles (magasin fermant clef, caisses
enregistreuses, machine affranchir, coffres, ) ou juridiques
(assurances, clauses de non concurrence, contrats, )

III-PROCEDURES GENERALES
3.1 Limportance du classement
Malgr un dveloppement de linformatisation, les documents papiers
sont encore nombreux et il est important de bien les classer afin de :
- gagner du temps
- suivre les chances
- anticiper les paiements
- amliorer les relations avec ses clients, ses fournisseurs, sa banque,
son expert-comptable et ses autres partenaires

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Le classement doit tre effectu par nature de document (courrier,

banque, achats, ventes, social, fiscal, juridique) et par ordre
chronologique.
Nous prconisons lutilisation de classeurs deux trous afin dviter la
perte de documents et de bien sparer laide dintercalaires en fonction
du volume de chaque entreprise.
Chaque cycle est dtaill dans les paragraphes suivants.
3.2 Traitement du courrier
3.2.1-Traitement du courrier reu
Louverture des plis est assure par la secrtaire ou le dirigeant.
En ce qui concerne les factures et avoirs reus, un timbre Original
est port sur le premier exemplaire et un timbre double sur tous les
autres. Les factures devront tre reues (ou dfaut seront dupliques)
en deux exemplaires.
La secrtaire classe le courrier par nature :
-rglements des clients
-commandes des clients
-demandes de prix, de documentation
-factures et relevs des fournisseurs
-offres de services
-relevs et documents manant des banques
-publicit
-autres
Elle le transmet sans tarder au dirigeant puis chaque destinataire.
3.2.2-Traitement du courrier dpart
Une photocopie de loriginal de chaque courrier sera classe dans le
dossier du tiers intress (client, fournisseur, salari, organismes, etc).
Tous les documents informatiques seront conservs et classs sur le
mme ordinateur afin dviter les recherches inutiles.

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Le courrier est obligatoirement prsent la signature du dirigeant.

Le dossier de prsentation comprend :
-le ou les originaux signer et expdier
-les pices joindre
-les pices consulter qui doivent permettre au signataire de se mettre
au courant de laffaire.
Dans le cas exceptionnel o un courrier doit partir sans la signature du
dirigeant (absence ou voyage de celui-ci par exemple) la personne qui
signe loriginal, paraphera les doubles qui seront prsents sans tarder
la signature du dirigeant ds son retour, pour approbation.
3.3 La trsorerie
3.3.1-Rgles de base
Aucune opration nest faite sans prsentation dune pice justificative
de la dpense, quel que soit le mode de rglement.
Tout rglement doit tre soumis lapprobation du chef dentreprise et lui
seul signe les chques, ordres de virement et acceptation deffets.
Les remises doivent tre faites chaque jour la banque avant lheure de
caisse. Une copie des bordereaux de remise de chques (dtaills par
client dans le cas de ventes avec factures) et despces sera conserve
pour vrification avec les bordereaux de banque
3.3.2-Tenue de la caisse
Le contrle de la caisse doit tre effectu journellement. Pour les
commerces de dtail, nous vous conseillons dutiliser un agenda sur
lequel vous notez la recette de la journe ou agrafez le ticket Z ou le
journal de caisse de la caisse enregistreuse. Toutes les dpenses en
espces doivent galement tre notes chaque jour.
Le solde de la caisse (fonds de caisse + recettes dpenses remises
en banque) est calcul tous les jours et rapproch des espces
dtenues dans la caisse.

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Cette procdure permet de suivre en permanence lvolution du solde de

la caisse et de rvler sans tarder un ventuel solde crditeur.
Lexistence dun tel solde constituerait une grave prsomption
dirrgularit de la comptabilit.
Limprim de contrle doit tre sign, aprs vrification et validation, par
un responsable autoris. Les mouvements et le solde pourront tre
enregistrs dans un livre de caisse (livre papier ou fichier Excel).
3.3.3-Protection des disponibilits
Tout tablissement doit veiller ce que les formules de chques vierges
soient enfermes dans une armoire ou un coffre.
De mme, les espces doivent tre ranges chaque jour de la mme
manire. Il est fortement dconseill de conserver des sommes
importantes en caisse. En particulier, le montant des espces dtenues
ne doit jamais dpasser le montant assur en cas de vol.
3.3.4-Emission de chques
Il arrive parfois que lmetteur dun chque, avec une lgret blmable,
ne mentionne pas le nom du bnficiaire.
Il faut proscrire ces pratiques et exiger linscription manuscrite de lordre
par le signataire du chque.
Si par hasard, un tel chque est reu (en gnral par correspondance), il
doit imprativement, ds louverture du courrier, tre complt par
lapposition immdiate dun tampon lordre de lentreprise, et/ou dune
signature.
De mme, lendos doit tre inscrit au moyen dun tampon comportant le
numro du compte bancaire de ltablissement concern.
Quoique cette prcision apparaisse superflue, il est rappel quil est
formellement interdit de laisser quelque partie que ce soit dun chque
en blanc, ds lors quil est sign.

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3.3.5-Suivi de la trsorerie et rapprochement bancaire

Il est fortement conseill de suivre sur un chancier le solde de la
trsorerie afin danticiper les paiements et damliorer les relations avec
le banquier. Dautre part, llaboration dun budget de trsorerie
permettra davoir une vision sur lavenir et calculer ainsi les besoins de
financement.
Un recoupement, au minimum mensuel, entre le journal de banque et les
relevs bancaires, doit tre effectu soit manuellement soit laide du
logiciel de comptabilit.
3.4 Les achats de marchandises et de frais gnraux
Le cycle achats/fournisseurs suit le cheminement suivant :
- commandes
- rception des commandes
- rception des factures
- comptabilisation
- rglement
- traitement des retours
3.4.1-Commandes
Toute commande de marchandises doit tre autorise par le dirigeant et
fait lobjet dun bon de commande valoris tabli en deux exemplaires
dont un exemplaire sera conserv pour contrle avec la facture.
3.4.2-Rception des marchandises
Les achats rceptionns sont contrls avec le bon de commande et le
bon de livraison du fournisseur. Les manquements ou dfauts sont
immdiatement signals.

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3.4.3-Rception des factures

Dans un premier temps, les factures originales sont rapproches du bon
de commande et du bon de livraison : contrle des quantits factures et
des prix. Si les factures sont conformes, un visa est appos.
Les factures originales accompagnes des bons de commande et des
bons de livraison sont destines la comptabilit.
Les doubles des factures peuvent tre classs par chance dabord
afin dtablir un chancier puis par fournisseur, pour disposer dun
dossier facile consulter en cas dappel.
Un troisime exemplaire pourrait tre rang par chantier, dans les
entreprises de travaux publics et de btiment par exemple.
Les factures de frais gnraux seront galement vrifies avant leur
mise en paiement. Ce contrle permet notamment de vrifier si lidentit
du fournisseur, son numro Siret et la TVA apparaissent correctement et
si la charge est justifie.
3.4.4-Comptabilisation
Les factures doivent tre comptabilises dans un journal dachats ds
leur rception ou transmises tous les mois lExpert-Comptable. Aprs
comptabilisation, loriginal de la facture reoit le timbre comptabilis
et un numro denregistrement.
Mme sil manque une pice, par exemple le bon de commande, la
facture est comptabilise, mais elle ne sera rgle quaprs rception du
document manquant.
3.4.5-Rglement
Le rglement de la facture, est effectu partir de lchancier et aprs
vrification du solde bancaire. La date du chque ou lchance de leffet
et le mode de paiement sont alors ports sur la facture.

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3.4.6-Traitement des retours de marchandises

Un bon de retour prnumrot est tabli et un exemplaire est class
dans un dossier attente davoirs , annot des rfrences de la facture.
Les avoirs reus sont ensuite rapprochs des bons de retour et des
factures qui pourront ainsi tre mises en paiement.
3.5 Les ventes, prestations de services et les clients
3.5.1-Commandes
Les commandes se font de prfrence par crit afin de conserver un
justificatif en cas de contestation. Elles peuvent tre saisies sur le logiciel
de gestion commerciale.
Lexemplaire destin au client doit porter de faon claire et prcise les
mentions valant clause de rserve de proprit.
3.5.2-Livraisons
Chaque livraison donne lieu ltablissement dun bon de livraison dont
un exemplaire est conserv.
Avant chaque expdition, le bon de livraison est rapproch du contenu
de lenvoi ainsi que de laccus de rception de commande.
Les bons de livraison serviront ltablissement de la facturation.
3.5.3-Facturation
Les factures sont tablies par le service comptable partir de bons de
livraisons portant la mention A facturer ou de la liste informatique.
Elles sont mises en deux exemplaires au minimum.

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Les factures doivent porter les mentions obligatoires suivantes :

1) identification de lentreprise :
nom ou raison sociale, adresse, numro individuel didentification la
TVA, si vous tes en socit, vous devez galement indiquer le numro
dimmatriculation au RCS (n SIRET) suivi de la ville o se trouve le
greffe o elle est immatricule, forme juridique, nonciation du capital
social,
Pour les auto-entrepreneurs dispenss d'immatriculation au RCS ou au
RM, prciser le cas de dispense selon que le professionnel est
commerant ( dispens d'immatriculation en application de l'article
L123-1-1 du code de commerce ) ou artisan ( dispens
dimmatriculation en application du V de l'article 19 de la loi n96-603 du
5 juillet 1996 relative au dveloppement du commerce et de l'artisanat".
Pour l'Eirl, outre le nom ou nom d'usage du dirigeant, le nom de fantaisie
donn le cas chant l'entreprise, la mention "entrepreneur individuel
responsabilit limite" ou bien le sigle EIRL doit tre indique sur la
facture ainsi que lobjet de l'activit laquelle le patrimoine est affect.
2) Nom et adresse du client et en cas dchange intracommunautaire, le
numro didentification la TVA de votre client
3) Mention facture
4) Date de la facture
5) Numro de la facture qui doit tre chronologique
6) Dnomination et quantit des produits et services
7) Prix et TVA applicables : prix unitaire et montant total HT, mention des
rabais remises ristournes accords, le taux de TVA, le montant de la
TVA, mention de loption exerce en matire de TVA (dbits/franchise de
TVA avec mention de larticle du code gnral des impts
correspondant), le prix TTC.
8) Date du rglement et pnalits de retard
9) Conditions descompte en cas de paiement anticip.
Nous vous conseillons dindiquer galement les clauses de rserve de
proprit sur tous les documents commerciaux et le cas chant les
conditions gnrales de vente au verso des bons de commande et des
factures. Mais attention, leur validit suppose quelles aient t lues par
le client, il faudra donc prvoir une signature en bas du document.
3.5.4-Rglements et gestion des comptes clients
La gestion des comptes clients doit tre suivie de manire trs
rigoureuse. Ds rception de lencaissement ou de lavis dencaissement
par la banque, il en est fait mention sur la facture ou saisi sur le logiciel
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de gestion commerciale. Par simplification, les bordereaux de remises

de chques pourront tre effectus sur informatique permettant une mise
jour rgulire des comptes clients.
Les rglements sont ensuite dposs en banque et comptabiliss.
Chaque compte client doit tre tudi et justifi chaque mois. Il est
conseill de les suivre trs rgulirement et deffectuer des relances afin
de ne pas pnaliser la trsorerie.
Il est important de suivre les clients douteux et de ne pas leur
accorder den cours trop important.
3.5.5-Avoirs clients
Des avoirs aux clients sont tablis chaque retour de marchandises
partir des bons de retour. Ils doivent tre au pralable valids par le
dirigeant.
3.5.6-Comptabilisation
Les factures sont enregistres en comptabilit sans dlai partir du
document papier ou directement par cration dun fichier informatique si
vous possdez un logiciel de gestion commerciale.
Aprs enregistrement, la facture reoit la mention comptabilise le
puis est classe dans le dossier factures de ventes (ordre
chronologique).
Certaines entreprises peuvent avoir intrt conserver un exemplaire
supplmentaire des factures et les classer par dossier client.
3.6 Inventaire physique
Toute personne physique ou morale ayant la qualit de commerant doit
contrler au moins tous les douze mois lexistence et la valeur des
lments actifs et passifs du patrimoine.
Il en rsulte quun inventaire doit tre effectu au moins tous les ans la
date de clture de lexercice.
Lorsquil existe un inventaire permanent, les fiches de stock doivent tre
ajustes et les carts expliqus.
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Le comptage matriel des existants en stock est dune importance

essentielle : le stock a une incidence directe sur le rsultat, et reprsente
gnralement une grande partie des actifs. Afin que le recensement soit
effectu avec un maximum de fiabilit et dexactitude, il convient que
lentreprise prvoie les modalits de droulement des oprations
dinventaire au moyen dinstructions crites et rigoureuses qui
prciseront :
-le but de linventaire
-la date et les heures de comptage
-la prparation des lieux de stockage
-le personnel charg de linventaire
-larrt des mouvements pendant linventaire
-le dnombrement et la saisie de linventaire
-les procdures de sparation des exercices
Les stocks sont enregistrs leur cot dacquisition pour les biens
acquis et leur cot de production pour les biens produits.
Si la valeur des stocks est infrieure la clture de lexercice leur cot,
une provision doit tre constitue.
Un inventaire physique des immobilisations doit tre ralis une fois par
an afin de contrler lexistence relle. Il sopre par pointage de la liste
des immobilisations dite par votre expert-comptable.
3.7 La gestion du personnel et des charges sociales
3.7.1-Rgles de base
Il appartient chaque entreprise de possder la convention collective la
concernant, rgulirement mise jour et de la mettre disposition du
personnel.
Toute entreprise dau moins 20 salaris doit mettre en place un
rglement intrieur.

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3.7.2-Embauche
Lentreprise devra effectuer la dclaration pralable lembauche au
plus tt dans les 8 jours prcdant lembauche, et au plus tard larrive
du salari dans lentreprise.
Il est conseill dtablir un contrat de travail crit, rendu obligatoire dans
le cas des contrats dure dtermine ou temps partiel. Celui-ci devra
respecter le droit du travail et la convention collective concerne.
Vous devez inscrire votre salari auprs de la mdecine du travail pour
lui faire passer une visite dembauche et laffilier la prvoyance sil est
cadre ou si lentreprise est couverte par un accord obligatoire.
Il convient de sassurer que :
-les trangers possdent une autorisation de travail (carte de sjour,
carte de rsidence, autorisation de travail ) en cours de validit ;
-les diplmes affrents au poste pourvoir sont fournis (pour la
dtermination du coefficient) ;
-les coordonnes bancaires sont justifies par un relev didentit
bancaire ou postal pour virement du salaire.
Au plus tard, avant la fin de la priode dessai, le nouveau salari devra
fournir :
-une copie de sa carte didentit ;
-une copie de sa carte de scurit sociale.
3.7.3.-Etablissement des fiches de paie et charges sociales
Une fiche de paie mensuelle doit tre tablie dans le respect de la
rglementation en matire de droit du travail et du droit la scurit
sociale (dure du travail, mentions obligatoires, calcul des charges
sociales etc...)
Les dclarations sociales doivent tre tablies selon la priodicit fixe
par chaque caisse et en fonction du nombre de salaris. Tout retard de
paiement entrane une majoration de 5 % des cotisations non rgles,
laquelle sajoutent des intrts de retard, de 0,4 % par mois compter
de la date dexigibilit.

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3.7.4 -Gestion des congs et absences

Chaque salari a droit des congs pays qui sont en gnral de 5
semaines pour 12 mois travaills mais qui peuvent varier en fonction de
la convention collective.
Cest lemployeur qui fixe la date des congs pays. 12 jours ouvrables
doivent tre obligatoirement pris du 1er juin au 31 octobre.
Un imprim est sign par lintress chaque fois que ce dernier prend
des congs.
3.7.5-Sanctions disciplinaires
Les sanctions disciplinaires sont prises en fonction de la gravit de la
faute commise et condition que les faits fautifs ne soient pas prescrits.
Il existe tout dabord la possibilit de donner un avertissement ou blme,
puis une mise pied et enfin le licenciement.
Il convient dans tous les cas de respecter la procdure lgale,
conventionnelle ou prvue par le rglement intrieur et constituer un
dossier avec des crits ds le premier problme avec un salari.
3.7.6-Gestion des maladies
Le salari doit prvenir lemployeur dans le dlai fix par la convention
collective (souvent 48 heures) par crit de tout arrt maladie et adresser
le justificatif lemployeur.
Concernant la prise en charge par la socit, il convient de se rfrer
la convention collective et aux choix faits en sus par lentreprise en
matire de prvoyance.
3.7.7-Registres obligatoires
- Registre unique du personnel
- Registre des dlgus du personnel
- Registre des repos hebdomadaires sils sont pris par roulement
- Registre des accidents du travail
- Registre des conventions de stage
- Registre mdical du salari (fiche mdicale, fiche daptitude, fiche
pnibilit)
- Document unique de prvention des risques
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Ces registres peuvent tre complts par des registres spcifiques lis
lactivit.
3.7.8-Affichages obligatoires
- Convention collective et accords collectifs appliqus (lieu
dembauchage, lieu de travail)
- Rglement Intrieur (lieu dembauchage, lieu de travail)
- Horaire collectif et dure du travail (lieu de travail)
- Egalit professionnelle (lieu dembauchage, lieu de travail)
- Textes gnraux articles L 3221-1 et suivants du code du travail et 2251 et 225-4 du code pnal (lieu dembauchage, lieu de travail)
- Coordonnes Inspection du Travail (local accessible au personnel)
- Coordonnes Mdecine du Travail (local accessible au personnel)
- Consignes en cas dincendie et daccident lectrique
- Secours
- Ordre de dpart en congs
- Interdiction de fumer
- Avis sur les modalits daccs au document unique dvaluation des
risques
- Affichages lectoraux
3.7.9-Utilisation des vhicules
En cas de dplacement professionnel des salaris avec leur vhicule
personnel, vous devez vrifier si le salari possde bien son permis de
conduire ainsi que lassurance couvrant les trajets dans le cadre du
travail. La photocopie de ces deux documents doit tre tablie et insre
dans le dossier de lintress et vrifie priodiquement. Une copie de la
carte grise est galement ncessaire pour valider la puissance fiscale du
vhicule.
3.8 La fiscalit
Lentreprise doit tablir un chancier et respecter les dates
dtablissement et de rglement des dclarations fiscales.
Tout retard peut entraner le paiement de pnalits et dintrts de
retard.
3.8.1. La TVA
Lentreprise devra justifier du montant de la TVA collecte et du taux
appliqu sur les ventes et prestations de services.
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La TVA dductible doit figurer sur les factures dachats et de frais

gnraux. Certaines dpenses ne donnent pas droit rcupration de
TVA.

3.8.2 Exonrations
Il existe plusieurs rgimes dexonration en matire de TVA, dImpt sur
le revenu, dimpt sur les socits ou de contribution conomique
territoriale. Toutes sont conditionnes au respect de certaines rgles
quil faut examiner.
En cas de doute, le contribuable peut demander lavis de ladministration
fiscale au moyen de la procdure de rescrit fiscal.
3.9 Le juridique
Concernant les socits, elles devront respecter un certain nombre
dobligations juridiques et notamment la tenue dune assemble gnrale
ordinaire tous les ans reporte sur un registre cot et paraph. Le dpt
des comptes annuels au greffe du tribunal de commerce est trs souvent
obligatoire.

IV-COMPTABILIT INFORMATISE
Ladministration a publi une instruction consacre au contrle des
comptabilits informatises.
Le primtre du contrle stend tous les systmes informatiques
concourant llaboration du rsultat. Les procdures de conservation et
darchivage doivent permettre lentreprise de prsenter
ladministration, sa demande, tous documents et donnes.
La rglementation relative aux comptabilits informatises concerne tous
les contribuables astreints tenir et prsenter des documents
comptables, ds lors que leur comptabilit est tenue en tout ou partie, au
moyen de systmes informatiss et galement lorsque ces systmes
participent directement ou indirectement la justification dune criture
comptable.
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Si le logiciel utilis ne garantit pas lirrversibilit et lintangibilit des

critures valides, la comptabilit informatise ne peut tre considre
comme sincre, rgulire et probante.
Une documentation dcrivant les procdures et lorganisation comptable
doit tre tablie en vue de permettre la comprhension et le contrle du
systme de traitement. Cette documentation est conserve aussi
longtemps quest exige la prsentation des documents comptables
auxquels elle se rapporte.
La DGI demande explicitement larchivage de chaque version de
traitement durant le dlai de reprise (3 ans) des fins de tests ou
danalyse.
Le risque la suite dun contrle de comptabilit informatise est le rejet
de la comptabilit (quand instructions non respectes), qui pourra faire
lobjet dune procdure contradictoire.

V-ARCHIVAGE
La conservation des pices justificatives comptables et des divers
documents administratifs et financiers de lentreprise est une absolue
ncessit.
Larchivage doit tre organis de telle manire que la recherche et la
consultation des documents concerns soient possibles dans des
conditions de rapidit et defficacit normales.
En cas de besoin, les documents sensibles ou importants (en particulier :
dossiers des personnels, registres officiels obligatoires, contrats et
actes) doivent tre conservs sous clef ou au coffre.
Aucune destruction darchives ne peut tre effectue sans autorisation
pralable du dirigeant.
Larchivage lectronique est autoris cependant les documents doivent
tre identifis, numrots et dats ds leur tablissement par des
moyens offrant toute garantie en matire de preuve. La signature
lectronique est aujourdhui un bon outil pour cet archivage.

VILES BONS CONSEILS DE LEXPERT COMPTABLE

CSOEC / 2012

19

Lexpert-comptable est un professionnel spcialiste de lentreprise qui

bnficie de connaissances pluridisciplinaires. 90% des chefs
dentreprises font appel aux services dun expert-comptable quils
considrent comme leur conseil principal et privilgi.
Ds la phase de lancement de votre entreprise, vous aurez besoin dun
accompagnant personnalis pour vous guider dans la mise en place de
la gestion, ladministration et le suivi de tous vos projets.

19 000 Experts-Comptables sont votre disposition.

Alors ayez le bon rflexe !
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Le site de lOrdre des Experts-Comptables
(Rubrique Cration dentreprise )

CSOEC / 2012

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VIIDELAIS DE CONSERVATION DES DOCUMENTS

DOCUMENTS

DUREE
RECOMMANDEE

RAISONS

DUREE
OBLIGATOIRE

TEXTE IMPOSANT
LA DUREE LA
PLUS LONGUE

CONSEQUENCES
EVENTUELLES
DU DEFAUT DE
CONSERVATIO N

1-Documents et
livres comptables
-Documents dcrivant
les procdures
-Livre dinventaire
-Livre journal & grandlivre
-Livre auxiliaires ou
facultatifs
-Registre des achats et
des recettes (Micro)
2-Pices
justificatives

Illimite

Intrt documentaire

10 ans

L 123-22 du Code de
Commerce

Absence de preuve entre

commerants

Illimite
10 ans

Obligation

6 ans

Livre des procdures

fiscales

Sanction fiscale et
notamment la taxation
doffice

10 ans

Obligation

10 ans

Code de commerce

Idem 1-

Illimite

Intrt documentaire

30 ans

Art.2262 et suivant du
Code civil

Absence de preuve
(code de Commerce)

6 ans

Preuve

3 ans

Livre des procdures

fiscales

Sanction fiscale

10 ans
10 ans

-Correspondance
commerciale
-Inventaires
-Factures mises
-Factures fournisseurs
-Contrats commerciaux
-Documents bancaires
3-Documents divers
-Titres de proprit
-Contrats de prts
-Emprunt
-Leasing
-Statuts
-Dclarations fiscales et
sociales
-Registre des procs
verbaux
4-Documents
sociaux
- Fiches de paie
- Livre de paie
- Registre des entres et
sorties du personnel
- Reus pour solde de
tout compte
- autres registres

6 ans
Code du travail
Prescription pour
paiement
30 ans

CSOEC / 2012

5 ans

Art L 3243-4
Art R 1221-26
Art L 1234-20

Sanction

Calcul pensions

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