RAPPORT-BILAN

Thtre du Nord - Lille

Agence de lEuromtropole Lille-Kortrijk-Tournai 25 septembre 2013

SOMMAIRE
1. Rappel des objectifs et du cadre de lvnement 2. Rappel des principales tapes de prparation 3. Organisation 4. Programme, intervenants et lieu 5. Communication 6. Participation 7. Postes dintervention, cots rels et contributeurs

NB : ce rapport fera lobjet dun dbriefing au sein du GTT Culture ou lors dune runion ad hoc.

1. Objectifs et cadre de lvnement

En septembre 2012, sur proposition du Groupe de Travail Thmatique (GTT) Culture, le Bureau excutif de lEuromtropole a mandat ce dernier pour tudier la faisabilit dun forum transfrontalier en collaboration avec le journal franais Libration, sur le thme de la valeur ajoute de la culture et en demandant ce dernier dassocier les 2 quotidiens belges De Morgen et Le Soir. Ce projet rpondait des attentes de plusieurs partenaires de lEuromtropole et le calendrier semblait opportun : Depuis la cration de lEuromtropole, lorganisation d Assises euromtropolitaines de la culture revenait rgulirement lagenda ; un moment danalyse et de prise de distance tait souhait ; La prsidence franaise de lEuromtropole avait fait de la culture une de ses priorits (elle sachevait le 1er juillet 2013) ; Les dbats sur la place de la culture dans la nouvelle programmation europenne 20142020 taient intenses ; Enfin, 2013 tait une anne particulire pour le territoire euromtropolitain, compte tenu du 300me anniversaire du trait dUtrecht. Avant de proposer le projet au Bureau excutif, plusieurs conditions de russite avaient t formules par le GTT : 1. Lvnement devait permettre de rassembler le maximum de partenaires de lEuromtropole autour du projet ; 2. Lvnement devait pouvoir toucher un public large en se droulant sur au moins 2 journes et en proposant une liste de thmes varis ; 3. Le lieu choisi devait tre accessible facilement et identifi du maximum de personnes ; 4. La date retenue devait faciliter au mieux la participation des tudiants et des habitants de toute lEuromtropole, en ntant pas trop avance dans lt (la 1re quinzaine de juin tait considre comme idale) et en permettant une combinaison avec dautres manifestations ; 5. La communication devait sappuyer sur le maximum de vecteurs des 2 cts de la frontire ; lengagement des quotidiens belges devait tre recherch. Ainsi, la formule des forums organiss par le journal franais Libration a t retenue comme pouvant permettre dorganiser un vnement idoine en sappuyant sur lexprience dun quotidien national : les Forums Libration existent en effet depuis plusieurs annes Rennes, Lyon et Grenoble et attirent des milliers de personnes autour dinterventions de qualit. Par ailleurs, le format des dbats de ces vnements, anims par des journalistes, vise la confrontation dides entre personnalits de sensibilits diffrentes, suscitant les ractions de la salle ; il ne sagit donc pas de confrences de type colloque, moins dynamiques pour le grand public. Enfin, Libration propose gnralement : une couverture en direct sur son site internet des dbats et des changes, une collaboration avec les coles de communication/journalisme de la rgion et un insert rdactionnel de plusieurs pages, complmentaire des dbats. A lpoque plusieurs manifestations taient susceptibles de se combiner efficacement avec le Forum : le festival de danse Latitudes Contemporaines (4-15 juin), le Lille Piano Festival (14-16 juin) et la commission Culture de Cits et Gouvernements Locaux Unis (CGLU), dont la prsidence est assure par Lille Mtropole. Finalement nanmoins, les dates du vendredi 28 et du samedi 29 juin furent retenues dbut avril pour organiser lvnement.

Dans un souci dassocier en amont le maximum de partenaires intresss, un groupe de travail ad hoc a t mis en place ds juillet 2012 : limit au dpart lAgence de lEuromtropole, Lille Mtropole, la Ville de Kortrijk et Culture.wapi, il sest progressivement largi au Conseil Gnral du Nord, la Province de Flandre occidentale, au Conseil rgional Nord Pas de Calais, la Prfecture Nord Pas de Calais, la Communaut flamande et la Fdration WallonieBruxelles/la Rgion wallonne1. Enfin, il est important de rappeler que le journal Libration na pas russi convaincre le quotidien De Morgen de sassocier officiellement lvnement, malgr les contacts pris avec certains journalistes.

Tous ont t tenus au courant de lavance du projet mais tous nont pas particip directement aux runions.

2. Principales tapes de prparation2

Premire runion du groupe de travail sur lvnement 09 07 Premire prsentation du projet en GTT Culture 07 09 Premire prsentation du projet au Bureau de lEuromtropole 21 09 Premier contact avec lquipe Libration 04 10 Premire rencontre officielle groupe de travail/Libration 15 11

2 0 1 2

Deuxime rencontre officielle groupe de travail/Libration 15 01 Rencontre avec des reprsentants de lOpra, du Thtre du Nord et de lONL 23 01 Troisime rencontre groupe de travail/Libration 07 03 Point sur lavance de la prparation du Forum en GTT Culture 08 03 Premire rencontre avec les services de la Ville de Lille (et visite du Tri postal) 13 03 Deuxime visite du Tri postal avec Libration 14 03 Premire rencontre avec lille3000 (et la Ville de Lille) la Gare Saint-Sauveur 20 03 Bureau de lEuromtropole 22 03

2 0 1 3

Premire runion Communication ct franais 11 04 Point sur lavance de la prparation du Forum en GTT Culture 26 04 Deuxime rencontre avec lille3000 la Gare Saint-Sauveur 29 04 Deuxime runion Communication ct franais 30 04 Premire runion Communication ct belge 02 05 Quatrime rencontre officielle groupe de travail/Libration 16 05 Premire runion Thtre du Nord 27 05 Information au Tour des Fabriques Culturelles 30 05 Courrier de demande de confirmation dengagement de LMCU 31 05 Deuxime runion Thtre du Nord 05 06 Signature convention Thtre du Nord 06 06 Dbut de la campagne de communication 07 06 1er envoi invitations papier 12 06 Lancement emailing 14 06 Slection du prestataire gestion des intervenants 13 06 Complment envoi invitations papier 19 06 Troisime runion Thtre du Nord 19 06 Signature convention Libration 21 06 Fin emailing 25 06

FORUM 28-29 06 2013

Hors entretiens tlphoniques, runions internes lAgence et rencontres spcifiques avec certains partenaires

3. Organisation

Thtre du Nord

Groupe de travail coordination LE SOIR LMCU

AGENCE

LIBERATION
DE MORGEN

Autres partenaires
(communication)

Top Action

INTERVENANTS

Autres partenaires (Communication) : Lille 3000 Culture.Wapi UitinregioKortrijk Le Thtre du Nord Le Furet LCP (La Chane Parlementaire) La Voix du Nord France 3 Nord Pas de Calais

LEGENDE
convention spcifique discussions programme organisation des dbats suivi des intervenants

4. Programme, intervenants et lieu

Programme et intervenants
Le programme du Forum Culture de lEuromtropole a t conu sur la base de plusieurs critres : - balayer le maximum de sujets pertinents et dactualit pour favoriser une participation maximale ; - prvoir un dbat spcifique sur la coopration culturelle transfrontalire ; - trouver des intervenants de renomme sur les sujets des dbats ; - mettre en avant des acteurs/dcideurs du territoire de lEuromtropole et plus particulirement de Belgique. Ainsi, en incluant le dbat avec les rdactions de Libration et du Soir, 14 dbats ont t labors sur 2 journes, touchant aux questions de financement, de dmocratisation, despace public, de nouvelles technologies, dengagement politique, etc. Une sance douverture en prsence de Martine Aubry (Prsidente de lEuromtropole Lille-Kortrijk-Tournai), Nicolas Demorand (Directeur de Libration) et Stuart Seide (Directeur du Thtre du Nord) tait par ailleurs convenue afin de lancer lvnement. Pour rappel 3 journalistes, 3 pigistes et 1 diteur web de Libration taient prsents tout au long du Forum tandis que 4 journalistes du Soir (dont le rdacteur en chef) ont t mobiliss pour lvnement. La recherche des intervenants a permis : - dobtenir la confirmation de 48 personnes ; - davoir la prsence effective de 42 personnes dont 15 intervenants de Belgique (8 intervenants francophones et 7 intervenants flamands). Cette recherche et la composition des dbats ont t effectues progressivement sur proposition du journal Libration et en essayant de tenir au maximum compte des suggestions des partenaires de lEuromtropole (runis au sein du groupe de travail). Une fois arrte, la liste des intervenants avec leurs coordonnes a t transmise lAgence de communication TOP ACTION charge par lEuromtropole et dans le cadre dune convention spcifique de prparer larrive et daccueillir les intervenants.

Lieu du Forum
Le Thtre du Nord, situ sur la GrandPlace de Lille (Place du Gnral de Gaulle) a accueilli la manifestation. Cette localisation tait optimale de 2 points de vue : - elle tait visible, facile daccs et proche des gares - elle avait une capacit daccueil de 488 places rparties de la faon suivante : o une grande salle de 400 siges o une petite salle de 88 siges LAgence de lEuromtropole a sign une convention avec le Thtre du Nord qui prvoyait loccupation des salles et de lespace bar ainsi que la mise disposition de personnel technique permettant dassurer les rgies son-vido, plateau et lumire, lentretien, la scurit et laccueil. LMCU a mis disposition un photographe pour le lancement du Forum le vendredi ainsi que quelques heures le samedi ; le reste des photographies a t pris par lAgence de lEuromtropole. Lensemble des photos est accessible sur demande lAgence.

5. Communication
La coordination gnrale des actions de promotion de lvnement incombait lAgence de lEuromtropole, tandis que leur mise en uvre reposait la fois sur lAgence, LMCU la Ville de Lille, Lille 3000, le Thtre du Nord, UitinregioKortrijk, Culture.wapi ainsi que les journaux Libration (et ses partenaires associs : Furet du Nord, Voix du Nord, LCP, France 3) et Le Soir. Actions mises en uvre par lAgence de lEuromtropole ( partir du visuel conu par Libration) Conception et diffusion de lannonce du Forum sous forme de flyer A4 au Tour des Fabriques culturelles Constitution du fichier des invits 1 920 invitations cartonnes ont t conues et imprimes puis envoyes aux lus du territoire euromtropolitain ainsi qu lensemble des structures culturelles et des personnalits impliques dans la culture (mcnes, ) dont 300 envois par Lille 3000 ses contacts privilgis. Conception dun kit communication pour le web destination des partenaires pouvant relayer linformation (texte de prsentation, programme, une signature pour leurs emails, une vignette interactive, 5 bannires dannonce pour leur home page). Ce kit comprenait galement le spot vido dannonce du Forum par Nicolas Demorand Conception de pages web spcifique sur eurometopolis.eu Conception et diffusion dinvitations HTML (invitations initiales + rappels) conception, impression et pose de 100 affiches 120x176 impression & diffusion daffiches A3 dans les deux langues conception et ralisation de 16 oriflammes pour le boulevard Faidherbe Lille (avec pose par les services de la Ville de Lille) Conception et diffusion de 11 000 flyers A5 en franais et 8.000 en nerlandais Conception dune bannire extrieure dannonce du Forum devant le Thtre du Nord Conception dune bannire Accueil billetterie au Thtre du Nord conception, impression et distribution de 3 500 triptyques bilingues sur lEuromtropole et les partenaires financeurs du Forum. Conception et production de 500 stylos logotyps Euromtropole. Demande de partenariat avec Mons 2015 (qui a relay lvnement via les media sociaux), avec Dunkerque 2012, capitale culturelle rgionale Nord Pas de Calais (pas de possibilit dinsertion de lvnement dans leur propre promotion), avec la SNCB (refus de relayer dinformation car ne correspondant pas leurs critres de manifestations mobilisatrices en Belgique) Conception et ralisation de badges pour lorganisation Installation au Thtre du Nord des kakemonos des partenaires lors du Forum Prise en charge de toutes les traductions ncessaires pour tous les documents et sites web (FR/EN/NL), notamment traduction du spot annonant le Forum par Nicolas Demorand, programme en Nerlandais, etc.

Actions mises en uvre par LMCU et la Ville de Lille Mise disposition de son rseau de contacts + rservation despaces dans son rseau daffichages Impression des 19 000 flyers A5 (+ diffusion de 2.000) Impression des 2 bannires pour le Thtre du Nord

Rdaction dun article pour le magazine Lille Mtropole Info (toutes botes dans Lille mtropole) et relais sur le site web Ralisation de 50 valisettes logotypes pour laccueil des intervenants dans laquelle taient insrs : la brochure de prsentation de la mtropole lilloise lilles creative world, la brochure de promotion de lEuromtropole, la brochure de prsentation de la nouvelle saison culturelle du Thtre du Nord, le calendrier des activits du 300me anniversaire du trait dUtrecht (projet Interreg 300 ans de frontire), le triptyque de prsentation du Forum Culture, le supplment ditorial du journal Libration, le dpliant de prsentation du festival NEXT et le stylo de lEuromtropole. Conception et ralisation de badges pour les intervenants et les modrateurs Reportage pour la Web TV de Lille mtropole

Actions mises en uvre par le journal Libration Conception du visuel initial destin la communication du Forum sur tous supports Print : o ditorial : conception et ralisation dun supplment de 4 pages diffus en national (tirage 120 000 exemplaires) dans Libration le 28 juin 2013, reprise de ce 4 pages sur liberation.fr. o Promotion : - prsence du logo de lEuromtropole, des partenaires financeurs et de lensemble des structures soutiens de lvnement sur tous les supports de communication et de promotion publis loccasion du Forum - campagne dinsertions publicitaires dans Libration : trois semaines avant le Forum publication de deux trois encarts par semaine pour annoncer le Forum - publication nationale dune page complte avec le programme, reprise sur liberation.fr 2 semaines et 1 semaine avant le Forum - mise disposition dexemplaires de Libration des dats 28 et 29 juin pour les 2 salles du Forum et le ou les htels o les intervenants seront hbergs Web o ditorial : - couverture de lvnement sur liberation.fr (8 millions de visiteurs uniques par mois en moyenne) - en amont : cration dun dossier Forum Culture de lEuromtropole en home du site, 3 semaines avant le Forum. Publication sur liberation.fr dans un onglet ddi de contributions dintervenants ou dautres personnalits. Publication danciens articles de rfrence du journal. - pendant le Forum : couverture du Forum (dbats, ambiance, public) par un groupe de pigistes qui rdigent des articles en direct. Publication du supplment du 28 juin, en version gratuite le soir prcdant lvnement. Couverture de lvnement sur Twitter. - aprs le Forum, tout ce dossier est conserv sur le site titre darchives et peut tre partag ou rutilis dans une dition ultrieure Page lib sur Forum Lille3 o Promotion : envoi dune newsletter en national vers tous les contacts Libration, louverture de la billetterie : 3.000.000 de contacts

Voir http://www.liberation.fr/forum-lille-2013,100260 et http://www.liberation.fr/evenementslibe/2013/06/29/le-forum-de-l-eurometropole-en-lignes-et-en-couleurs_914689#s19)

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parution dune tiquette en home page de liberation.fr renvoyant vers une page ddie au Forum ds louverture des inscriptions la billetterie annonce du Forum sur les rseaux sociaux (compte de Libration : 465 000 followers + Libration vnement) 2 semaines avant le Forum activation dun lien hypertexte du site internet libration.fr vers le site internet de lEuromtropole et page billetterie du Thtre du Nord. production dun spot vido de promotion (+ ajout du sous-titrage en nerlandais) prise de contact avec des partenaires (Voix du Nord, Furet du Nord, France 3, LCP) ; gestion de ces partenariats.

Actions mises en uvre par le journal Le Soir En plus de sa collaboration la conception du supplment papier de 4 pages, le journal Le Soir a assur la promotion de lvnement plusieurs semaines avant lvnement la fois dans le journal et sur le web. Autres actions Lille 3000 a assur : la diffusion de 5 000 flyers, lenvoi de 300 invitations cartonnes son rseau, la promotion du Forum sur son site et via sa newsletter. UitinregioKortrijk, la ville de Kortrijk et Culture.wapi ont relay linformation sur leur site internet respectif et ont contribu la diffusion des flyers. Le Thtre du Nord sest charg : de relayer linformation sur son site web, de diffuser des flyers, de relayer linvitation html ses contacts (dont ses abonns).

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6. Participation
Le Thtre du Nord a cr un systme de billetterie lectronique spcialement ddi lvnement (en plus de la rservation possible sur place et par tlphone) ce qui a permis de faire un dcompte prcis des inscriptions et de la participation effective, pour chaque salle. 2 200 billets ont t dits et presque 1 400 personnes ont particip effectivement lvnement. Le tableau suivant reprend la participation par dbat (GS = grande salle / PS = petite salle) :
Ouverture (GS) DEBAT 1 (GS) DEBAT 2 (PS) DEBAT 3 (GS) DEBAT 4 (PS) DEBAT 5 (PS) DEBAT 6 (GS) DEBAT 7 (GS) DEBAT 8 (GS) DEBAT 9 (PS) DEBAT 10 (GS) DEBAT 11 (PS) DEBAT 12 (GS) DEBAT 13 (PS) Rencontre avec les rdactions (GS) 198 208 46 121 63 62 59 75 117 45 70 67 52 87 97

Paralllement les pages ddies spcifiquement par le journal Libration lvnement ont t vues 24 000 fois.

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7. Postes dintervention, cots rels et contributeurs

A la date du 22 03 2013, le budget ncessaire lorganisation de lvnement tait estim 194 000 EUR TTC. Nanmoins, les cots rellement acquitts ( la date du 12 08 2013) furent les suivants : Cots FACTURES en EUR TTC 95 000 6 100 28 704 4 612 7 750 14 008 505 4 961 161 640

Convention avec Libration Convention avec TOP ACTION Convention avec le Thtre du Nord Traiteur (2 jours) Communication (affiches, oriflammes,
triptyques, invitations)

Interprtariat Frais annexes (ex : remboursement de

frais de dplacements des intervenants)

Transports-hbergement des intervenants (Conseil rgional) TOTAL cot Forum

Les partenaires et lAgence ont contribu hauteur des montants suivants : Partenaires Lille Mtropole Communaut urbaine Conseil Gnral du Nord Communaut flamande Province de Flandre occidentale Ville de Kortrijk Fdration Wallonie-Bruxelles Rgion wallonne Conseil rgional Nord Pas de Calais Agence de lEuromtropole TOTAL Contribution en
EUR

63 000 20 000 10 000 5 000 3 000 20 000 10 000 4 961 25 679 161 640

Remarque : Lensemble des dpenses a t avanc par lEuromtropole, lexception de celles relatives au transport et lhbergement des intervenants, prises en charge directement par le Conseil rgional Nord Pas de Calais. La contribution des partenaires prenait la forme dune subvention exceptionnelle lEuromtropole, sur la base du budget estimatif.

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ANNEXES
Annexe 1 Annexe 2 Annexe 3 Annexe 4 Programme Forum Dcompte gnral des frais Convention avec le journal Libration Convention avec le Thtre du Nord

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