Philippe Massol OPTIMISEZ VOS ECRITS professionnels REDIGEZ MIEUX POUR ETRE LU ET COMPRIS = Vuibert pratiQueOptimisez vos écrits professionnels: rédigez mieux pour étre lu et compris Par Philippe Massol © Magnard-Vuibert - février 2012 - 5 allée de la 2° DB - 75015 Paris ISBN 978-2-311-00851-7 Aussi soigneusement établi soit-il, ce guide peut ne pas inclure des modifications de derniére minute et comporter quelques erreurs ‘ou omissions. Faites-nous part de vos remarques et n’hésitez pas 4 nous proposer vos découvertes personnelles: les couriers de nos lecteurs sont lus avec grande attention. Conformément 4 une jurisprudence constante, les erreurs ou omissions involontaires qui auraient pu subsister dans ce guide, malgré nos soins et nos contréles, ne sauraient engager la respon- sabilité de l’Editeur. Maquette de couverture: Mademoiselle Responsable éditorial : Caroline Roucayrol La loi du 11 mars 1957 n’autorisant aux termes des alinéas 2 et 3 de Particle 41, d'une part, que les «copies ou reproductions strictement réservées a I'usage privé du copiste et non destinées A une utilisation collective» et, d'autre part, que les analyses et courtes citations dans un but d’exemple et d’illustration, «toute représentation ou reproduc- tion intégrale, ou partielle, faite sans le consentement de Pauteur ou de ses ayants droit owayants cause, est illicite» (alinéa 1" de Particle 40). Cette représentation ou reproduction, par quelque procédé que ce soit, constituerait donc une contrefagon sanctionnée par les articles 425 et suivants du Code pénal Le «photocopillage», cest P'usage abusif et collectif de la photocopie sans autorisation des auteurs et des éditeurs. Largement répandu dans les établissements denseigne- ment, Ie «photocopillage» menace l'avenir du livre, car il met en danger son équilibre économique. II prive les auteurs d'une juste rémunération, En dehors de Pusage privé du copiste, toute reproduction totale ou partielle de cet ouvrage est interdite. Des pho- tocopies payantes peuvent étre faites avec l'accord de I'éditeur. Sadresser au Centre frangais d'exploitation du droit de copie : 20 rue des Grands Augustins, F-75006 Paris. Tél.: 0144074770Remerciements Gary Burkat, pour m/avoir ouvert les yeux, dans ma jeunesse, sur ce quest un document professionnel. Letitia Velghe, pour ses corrections et avis éclairés. Tania Massol, pour ses illustrations.UagINA ZT0z @ wyBUAdo>SOMMAIRE INTRODUCTION. ..........seseeeceeeereneesereeeeenrenene 9 CHAPITRE 1 - CONVAINCRE: LA BASE POUR ATTEINDRE SES OBJECTIFS ...... 1. Une mauvaise communication écrite comme frein ala progression professionnelle. ...........000eseeee0eees B 2. Quand votre interlocuteur ne vous comprend pas, vous étes le fautif ........ 0.6... o eee eee ee 17 3. Sherlock Holmes est a cété de la plaque.......6..06..06e ee 20 4, Répétez trois fois les idées que vous voulez que votre lecteur retienne ... 5. Ecrivez un texte «lisible» (Cest-a-dire?) ............eeeeeee 25 CHAPITRE 2 - VOTRE LECTEUR DOIT ETRE VOTRE PRIORITE 1. Le transfert d'information: un processus a énergie constante. 30 2. Ne surestimez pas votre lecteur. +32 3. Définissez votre lecteur..... . - 33 4, Pour séduire votre lecteur, mettez-vous a sa place. 34 5. Comment vous adresser a votre lecteur?.........-..2.02005 39Optimisez vos écrits professionnels CHAPITRE 3 - RESOLVEZ LE PROBLEME DELA PAGE BLANCHE wre S . Mettez-vous en condition de travail . Faites un plan. . Méthode de contournement de la page blanche . . Le travail a laveugle: un pas de plus vers le contournement de la page blanche .... : . 59 . Combinez travail a aveugle et plan structuré pour plus d’efficacité ........cccseseeeeseereeeeeesnereees 61 CHAPITRE 4 - FACILITEZ ET FLUIDIFIEZ LA COMPREHENSION. aurwne . Rendez la lecture logique, structurez vos propos...........+ . Faites attention a la ponctuation . Rédigez de maniére a rendre les informations intéressantes . . 67 71 . Prouvez votre efficacité: faites gagner du temps a votre lecteur 84 |. Prouyez votre valeur ajoutée: insistez sur ce qui est différent 101 Ne négligez ni Porthographe nila grammaire ............. 102 107 CHAPITRE 5 ~ SIMPLIFIEZ LA COMPREHENSION POUR PLUS D’ IMPACT 109 . Soyez logique: articulez vos phrases et vos idées ........... 109 . Prouvez que vous étes une personne d’action............++ 19 . Choisissez vos mots: les lecteurs n’aiment pas étre pris pour des imbéciles 130 4. Enjolivez la réalité sans mentir CHAPITRE 6 ~ FACILITEZ LA COMPREHENSION PAR LA PRESENTATION 1. Faites ressortir la structure... . 149 2. Utilisez les notes de bas de page . 155, 3. Evitez les interlignages trop importants. . . . 158 4. Choisissez un format de texte ........... 0000 c eee neces 159Sommaire 5. Ajoutez des graphiques et commentez-les.............+645 163 6. Une formule mathématique est plus simple 4 comprendre qu'un paragraphe long et compliqué.........60..c22000008 169 7. Utilisez les tableaux a double entrée...... 0.26.2... eee ee 169 8. Listez les énumérations verticalement ..............-..+++ 171 9. Fignolez la qualité: aprés la rédaction 10. Et aloral . . LES ETAPES A SUIVRE, EN BREF........-..02000eeeee rere 177 LEXIQUE ..... 2.2 sees sees eee ere renee eee ceeeneneeereeeeee 181 ANNEXESUagINA ZT0z @ wyBUAdo>INTRODUCTION Le livre que vous tenez entre les mains se focalise sur un aspect peu abordé de la communication, mais d’une importance capi- tale: se faire comprendre et laisser au lecteur une impression professionnelle et positive. Ila pour but d’apporter des outils concrets et une philosophie de la communication professionnelle. Ils vous permettront de créer de la valeur par la seule force de vos mots et de passer devant vos concurrents. Cela est vrai aussi bien au niveau d’une entreprise qu’au niveau individuel de chacun, dans son travail. Cet ouvrage transversal s‘adresse 4 tous: cadres, commerciaux, chefs d’entre- prise, ingénieurs, étudiants, etc. Chacun y trouvera des outils et les bases de réflexion nécessaires pour créer de la valeur, adaptée et adaptable a chaque problématique. Comment vaincre, réussir ou convaincre en utilisant des mots et pourquoi? Vaincre, cest atteindre ses objectifs. Mais il est utile, pour cela, de convaincre vos interlocuteurs. II ne s‘agit pas de gagner une «bataille» ponctuelle, en écrasant un interlocuteur durant une réunion, mais d’amener l'autre a adopter votre opi- nion ou votre point de vue, ou du moins a le comprendre. Des propositions, des projets, des demandes, sont souvent rejetés non parce que fondamentalement de mauvaise qualité ou ininté- ressants, mais parce que le lecteur n’a pas compris ou n’a pas pris suffisamment de temps pour comprendre de quoi il s’agissait.Optimisez vos écrits professionnels Retenez qu'une bonne communication écrite (et orale) est la clé pour une progression professionnelle réussie. Si vous ne faites pas partie des génies de la communication, cet ouvrage vous donnera les outils qui vous permettront de faire mieux que vos concurrents (vos collégues, des sociétés concurrentes, les étu- diants de votre promotion, etc.). Comment fait-it pour veussiv cela ? youn tueChapitre 1 CONVAINCRE: LA BASE POUR ATTEINDRE SES OBJECTIFS Vous pensez que votre fagon de communiquer a l’écrit n’est franchement pas mauvaise et quelle suffit largement 4 faire passer les messages que vous souhaitez? Faites le test suivant et expérimentez votre difficulté 4 bien communiquer. Cherchez une future victime dans votre entourage proche et faites-lui réa- liser la réplique exacte des deux figures géométriques simples qui suivent, en utilisant votre seule parole. En d'autres termes: racontez ce que vous voyez et faites dessiner votre victime. EH) [elt SnrOptimisez vos écrits professionnels Attention, ne trichez pas, vous n’avez pas le droit de montrer le schéma, ni de pointer du doigt sur la feuille du dessinateur... Alors? Cela a été laborieux et le résultat n’est finalement pas trés convaincant? Les proportions ne sont pas respectées? Les formes géométriques ne se touchent ou ne se croisent pas au bon endroit? Vous avez été obligé de tricher? Que votre par- tenaire dessine mal! Qu’il est peu doué pour le dessin! Mais votre victime se défend, ce n’est pas sa faute, vous ne lui avez pas tout dit! Vous vous étes mal exprimé! Et il a raison. Vous venez dexpérimenter la difficulté de transmettre une information. Ce n'est pas parce qu’on croit avoir dit quelque chose que c'est réellement le cas. Ainsi, comme vous le constatez a travers ce petit exercice, il est déja difficile d’expliquer un schéma simple: imaginez pour des informations plus complexes! Si jamais vous considérez que le résultat de votre dessin est parfait, scannez-le et envoyez-le-moi par mail, je serai curieux de voir cela! Dans la communication professionnelle, deux facteurs sont impor- tants pour faire passer un message : la qualité de votre commu- nication et la qualité de l’écoute (la concentration du lecteur). Or, votre lecteur peut ne pas étre forcément concentré ni motivé (ce nest pas parce que vous avez mis de énergie & écrire qu'il en mettra a vous lire: en fait, il n'a vraisemblablement pas vrai- ment envie de vous lire, mais y est obligé pour obtenir des infor- mations ou décider d'une action). I] existe en fait mille et une raisons pour que le lecteur m’ait pas envie de vous lire: il a faim et veut partir déjeuner, il est fatigué, il pense & autre chose, son chef I’a forcé a faire un travail inintéressant, sa belle-mére s’invite pour le week-end, son collégue s‘est acheté une voiture plus chére que la sienne, etc. Comme vous ne pouvez pas maitriser ni agir sur la qualité de lecture de votre lecteur, qui peut étre trés variable, vous devez agir sur la qualité de vos documents professionnels. C’est cette qualité qui doit vous permettre de vous faire apprécier et d’at- teindre vos objectifs. 12Convaincre: la base pour atteindre ses objectifs Une mauvaise communication écrite comme frein a la progression professionnelle Dans le monde professionnel, vous devez absolument convaincre votre lecteur ou votre interlocuteur afin d’atteindre les objectifs que vous vous étes fixés: le convaincre d’investir, le convaincre que vous étes compétent, qu’il peut vous faire confiance, que vous étes indispensable a son projet, le convaincre d’acheter vos produits... Dans tous les cas, convaincre requiert deux éléments: un contenu (le fond, l'information brute) et un emballage (la facon dont vous allez exprimer et présenter les choses). Pour étre efficace, il faut 4 la fois proposer un contenu et un emballage de qualité. Bien sar, le contenu est ce qu'il y a de plus important, mais il rest pas suffisant, et i] ne faut pas négliger l’emballage qui a un impact fort. Si utilise le mot « emballage», c’est volontairement pour évoquer l'emballage de produits alimentaires. Vous expéri- mentez tous les jours dans votre supermarché l’impact que peut avoir l'emballage d’un produit alimentaire sur vos choix dans les achats, il en va de méme pour un écrit. Votre fagon d’écrire laisse transparaitre votre personnalité, votre capacité de travail, vos compétences. La migraine me guettait. Il fallait en finirOptimisez vos écrits professionnels Le probléme est qu’il peut exister un écart entre vos compé- tences réelles et les compétences percues au travers de la lecture de vos documents. En effet, ce ne sont malheureusement pas vos compétences réelles qui sont évaluées, mais les compétences per- cues: il est inutile d’étre un génie si personne n’est au courant! Par contre, chacun peut accélérer sa progression professionnelle s'il sait se mettre en valeur (ce qui ne veut pas dire qu'il faut se vanter et crier sur tous les toits qu’on est le meilleur!). Alors, quand bien écrire? Je serais tenté de dire tout le temps, mais comme cela demande des efforts qu’on aimerait bien ne pas fournir systématiquement, je dirai: quand cest indispen- sable. Comment savoir si c'est indispensable? C’est simple: si yous répondez « oui» a la question qui suit, vous avez tout inté- rét a écrire consciencieusement et 4 passer le temps nécessaire sur votre texte: «Si mon lecteur, aprés m/avoir Iu, me considére comme un imbécile, cela aura-t-il un impact sur ma carriére ou sur le développement de ma société? » Pimagine facilement que vous n’aimeriez pas qu'on vous prenne pour un imbécile (méme si cela vous parait peu probable), mais répondez a cette question sans prendre en compte des considérations d’amour-propre. Ainsi, des lors que le jugement d’autrui est important pour vous, faites des efforts dans votre communication. Pour qui bien écrire? Pour toutes les personnes qui peuvent avoir une influence sur votre progression professionnelle ou sur votre réputation: clients, collaborateurs, associés, hiérarchie, fournis- seurs, actionnaires... (en fait, quasiment pour tout le monde). #) A noter On ne contréle jamais totalement sa communication. Par exemple, imaginons que vous recherchiez de l'argent pour un projet que vous voulez développer. Vous rédigez un plan d'affaires que vous soumet- tez a des investisseurs. Il suffit que votre plan d’affaires soit surchargé en superlatifs (tels que «merveilleux», «phénoménal>, etc) et en 14Convaincre: la base pour atteindre ses objectifs noms indéfinis (tels que «un peu», «beaucoup», «souvent»...) pour que les investisseurs aient l’impression que vous essayez de leur men- tir en évitant de donner des éléments concrets et des détails. Dans ce cas, la fagon dont a été rédigé plan d'affaires décrédibilise son auteur. Tlexiste un paralléle direct entre la perception qu'un lecteur a de vos compétences professionnelles et la qualité de votre communication écrite ou orale. Une personne qui ne s‘exprime pas clairement est toujours suspecte (est-elle vraiment aussi compétente quelle le dit?). Dans le cas ot vous ne maitriseriez pas votre communication écrite (ou pire, si vous pensez la maitriser alors que ce n'est pas le cas), les conséquences sont trés négatives: si vous étes étudiant nouvellement embauché, vous prenez le risque d’étre considéré comme un débutant pendant des années; si vous étes cadre, votre hiérarchie aura du mal a vous faire confiance (comment faire confiance 4 une personne qui ne sait pas se faire com- prendre); si vous étes commercial, vos clients seront réticents et vous ne vendrez pas autant que vous le voudriez, etc. Dans toutes ces situations, ces problémes sont rarement attri- bués a la communication, mais plutét 4 des éléments extérieurs qui permettent de ne pas se remettre en question: «Mon chef niaime pas les jeunes diplémés», «On ne me fait pas confiance car je ne suis pas natif de la région », « Mes clients ne supportent plus les commerciaux»... £ A noter Quand votre avis vous est demandé dans le monde professionnel, c'est en réalité vos arguments qui intéressent. II vous sera donc plus facile de ‘ } produire une communication de qualité si vous travaillez en essayant ° de donner le moins possible votre avis, et davantage vos arguments. Sachez qu'un document écrit est finalement un produit comme un autre: vous devez le «vendre», et a travers ce document, cest vous-méme que vous vendez. 15Optimisez vos écrits professionnels Faisons un paralléle avec un lecteur de DVD. Si vous achetez un lecteur de DVD et que vous r’arrivez pas 4 le faire fonctionner car vous ne comprenez rien au mode d’emploi, votre prochain achat (une minichaine hi-fi, par exemple) risque de se repor- ter sur une autre marque car vous serez méfiant et ne voudrez pas perdre des heures 4 comprendre comment fonctionne la machine. De la méme facon, si vos lecteurs sont mécontents car ils trouvent que vous n’étes pas clair, ils feront confiance 4 un autre auteur, un autre prestataire, un autre collaborateur... pour un prochain travail. A travers vos documents, vos lecteurs se feront une opinion sur votre capacité d’analyse, votre bon sens, votre capacité a étre dans laction et sur tout autre élément que vous ne contrélez pas. Zo Prin Quest-ce qu'un document professionnel? Quest-ce qu'un document professionnel? Un document qu’on vous impose d’écrire? Un document dans lequel vous devez prouver vos compétences? Une arme de dissuasion permettant de créer une bar- rigre de compréhension infranchissable? Plutét que de parler de document professionnel, il me semble plus judicieux de parler de communication professionnelle. Une communi- cation professionnelle se définit par deux objectifs uniques: « Informer. + Convaincre. Ces deux objectifs se retrouvent systématiquement dans tous les docu- ments écrits professionnels, quil s'agisse d'un «flyer» pour une soirée techno (convaincre les gens de venir), d'un courriel (convaincre d’ache- ter un produit quelconque sur Internet), d'un article scientifique (infor- mer sur les recherches de son laboratoire), d'une plaquette commerciale {informer et convaincre d’acheter), etc. Cet ouvrage va donc se focaliser sur les moyens diinformer et de convaincre efficacement. 16Convaincre: la base pour atteindre ses objectifs Quand votre interlocuteur ne vous comprend pas, vous étes le fautif Quelle est votre réaction quand vous ne comprenez pas ce que vous lisez? Vous dites-vous que vous étes trop béte pour com- prendre? Pas du tout: soit vous survolez distraitement et vous oubliez aussitét ce que vous avez lu (cest la majorité des cas et cest comme si vous n’aviez rien lu), soit, si les informations que vous recherchez dans ce document sont importantes, vous vous énervez de ne pas comprendre (et surtout d’avoir & four- nir un effort pour comprendre). Finalement, si vous avez eu des difficultés 4 comprendre et a trouver les informations qui vous étaient nécessaires, la conclusion peut tomber comme un cou- peret: l’auteur qui rest pas arrivé a se faire comprendre a for- cément des lacunes majeures dans ses compétences (d’ailleurs, Sila des difficultés a aligner quelques phrases compréhensibles, est-il réellement aussi compétent qu’il l’affirme?). Et vous avez raison. Paradoxalement, quand c'est vous qui écrivez et que votre lec- teur ne réagit pas comme vous l’attendez ou ne comprend pas ce que vous voulez expliquer, vous estimez généralement qu’il n’est pas bien futé puisqu’il ne vous comprend pas. II y a la deux poids deux mesures: la contradiction est flagrante entre ce que nous percevons des autres et ce que nous percevons de nous-mémes. Ainsi, quand votre lecteur ne vous comprend pas, il vous juge comme n’étant pas trés malin, ce que vous faites également. Seule exception, la catégorie des personnes qui se disent: «Si je ne comprends rien, c'est que l’auteur est vraiment trés bon! Ga doit étre un génie», ce qui arrive assez souvent lorsque nous lisons des documents d’un niveau trop élevé pour nous ou sur une thématique mal maitrisée (par exemple, un article écrit par un chercheur en biologie moléculaire lu par le grand public). 17Optimisez vos écrits professionnels Sachez que vos lecteurs ne font vraisemblablement pas partie de cette catégorie et qu’ils ne sextasieront pas devant un texte qu’ils ont du mal A comprendre. Si vous comptiez sur cela pour convaincre (et de nombreuses personnes y croient!), vous allez étre décu! £) Principe Un probléme de communication vient toujours de la personne qui communique. C’est toujours de votre faute si votre lecteur ou votre interlocuteur ne vous comprend pas (quill ne vous comprenne pas du tout, partiellement ou quil comprenne autre chose que ce que vous pensiez dire!) Limpact des difficultés de communication est important dans la vie professionnelle. Voici quelques exemples: * Vous étes cadre, en concurrence avec d'autres cadres dans la société. Vos rapports dactivité sont difficilement lisibles et vos supérieurs sont obligés de vous appeler pour avoir des explication. Que pensez-vous de lopinion quils ont de vous? Est-elle positive? Ils doivent gérer une personne qui les oblige a faire des efforts et qui doit étre sollicitée régu- ligrement pour des explications complémentaires. Ainsi, méme avec les meilleures compétences du monde, un cadre qui ne sait pas communiquer est voué a stagner dans sa carriére professionnelle, laissant ses collégues briguer les meilleures places. * Vous étes une société et vous prospectez pour trouver de nouveaux clients, de nouveaux marchés. Probléme: ca ne marche pas si bien que ¢a. Vos prospects ne franchissent pas le pas: ils n’achétent pas. Vous marrivez pas vraiment & comprendre pourquoi vos prospects ne veulent pas chan- ger de fournisseur car votre produit est bien supérieur 4 celui des concurrents. Et si vos prospects n’avaient pas compris les avantages de votre produit? Et si votre com- munication était mauvaise au point que les prospects 18Convaincre: la base pour atteindre ses objectifs rarrivent pas a vous faire confiance? On appelle cela de la publicité ou encore du marketing: mais est avant tout un probléme de contenu et d’organisation de l'information. Histoire vEcuE Récemment, je me suis rendu sur le stand «vidéo et musique nu- mérique» d'une enseigne de matériel électronique. Une démons- tratrice m’a abordé pour me présenter le nouveau produit d'une marque connue qui avait été mis sur le marché pour concurrencer une société spécialisée dans les disques durs portables permettant de lire des fichiers vidéo et des fichiers audio (la société leader). Durant environ deux minutes, la démonstratrice me présente ce nouveau modéle. Je lui demande alors quelle est la difference entre son produit et le produit leader sur le marché. Voici la réponse et le petit dialogue qui a suivi «= IIn'yaabsolument aucune différence sauf la marque et le design, méme le prix est identique. = Mais pourquoi jachéterais votre produit et non le produit que tout le monde achéte et apprécie? — Je ne sais pas..., car vous préférerez la couleur ou le design? — Mais il n'y a donc strictement aucune différence entre les deux appareils? ~ Eh bien, le nétre peut se brancher comme un magnétoscope sur la cele. ~ Cela veut-il dire qu’il est possible de visionner des films sur une télévision? - Oui. — Et est-ce que votre produit permet denregistrer des émissions télévisées comme un magnétoscope? ~ Oui. = Done, en gros, cest comme un magnétoscope numérique por- table? — Oui. — Et le produit concurrent fait-il la méme chose? — Non! Seul notre produit est capable de faire cela. ~ Mais c'est une grande difference!» 19Optimisez vos écrits professionnels Plusieurs points sont a noter. Il existait bien une différence entre le produit présenté et son concurrent, C’est par mes questions que j'ai réussi a identifier cette différence (car jétais un peu étonné qu’un produit plus récent soit Texacte copie d'un produit antérieur). La démonstratrice m’a ensuite affirmé avoir déja donné cet argument, mais (si cst vrai) je ne 'avais pas assimilé, perdu dans la masse d’infor- mation sans intérét dont elle m/a inondée durant les deux minutes de présentation. Il aurait pourtant été simple, durant argumentation, de dire «j/aimerais attirer votre attention sur un point particulier. I niexiste qu'une différence entre notre produit et les produits concur- rents, mais elle est de taille: cest le seul produit qui fonctionne comme un magnétoscope numérique portable: vous pouvez enregistrer des emissions télévisées et les visionner plus tard. » Or la démonstratrice n’a jamais évoqué les produits concurrents, oubliant que les clients cherchent 4 comparer les spécificités des produits, tout particuliérement sur un point de vente. Ainsi, quand on doit vendre un produit dans un espace de vente proposant des produits concurrents, il est plus efficace d’argumenter sur les avan- tages de son produit en le comparant aux autres plutét que d’en décrire exhaustivement toutes les caractéristiques. Pour faire de bons documents professionnels, il n’existe malheu- reusement pas de formule miracle unique. Par contre, des écrits de qualité peuvent étre obtenus dés lors que l’on est vigilant sur une multitude de points a vérifier systématiquement et que nous allons aborder dans la suite de louvrage. Ces différents éléments peuvent sembler anodins pris séparé- ment, mais ils permettent d’obtenir des écrits professionnels de qualité capables de convaincre (car est bien le but, non?). 3. Sherlock Holmes est a cété de la plaque Tlest passionnant de lire un bon roman policier et de découvrir, petit & petit, les éléments qui vont permettre de comprendre comment a agi le meurtrier. 20Convaincre: la base pour atteindre ses objectifs En revanche, il est difficile, voire parfois trés pénible, de devoir découvrir, petit a petit, les éléments et arguments dans un docu- ment professionnel devant vous permettre de décider ou censé vous informer, Le document professionnel n’est pas un roman policier! Et Cest pourtant une erreur de communication fré- quente. Généralement, cela se traduit, dans l’introduction par exemple, par un paragraphe du genre: [...] est la question qui nous a été posée. Pour y répondre, nous ferons une analyse basée sur la technique X dans laquelle vous dé- couvrirez les éléments de réponse qui nous permettent d’émettre suggestions et conseils, abordés dans la partie suivante. Nombreux sont ceux qui pensent que tenir le lecteur en haleine est une bonne idée, que cela va « émoustiller» son imaginaire et quil va alors se passionner pour sa lecture. En lecture profession nelle, le lecteur ne se passione généralement pas: il est obligé de lire. Si vous lisez cet ouvrage, ce n’est siirement pas pour vous distraire ou pour son style littéraire (si c'est ce dernier point que vous recherchez, lisez plutét les nouvelles de Tchekhoy), mais bien parce que vous comptez en tirer quelque chose! wt San cats Sherlock Holmes me tape ot. cial Sener put LY os a Og 21Optimisez vos écrits professionnels Le style de présentation a la « Sherlock Holmes» est une des rai- sons majeures qui expliquent pourquoi la majorité des lecteurs commencent lire les rapports par la fin (et osez dire que vous navez jamais sauté directement sur une conclusion!). Ce qui intéresse votre lecteur, cest le résultat et les moyens d’arriver a ce résultat. Encore une fois, le document professionnel n’est pas un roman policier, il est nécessaire de donner la solution immédia- tement. N’oubliez jamais que le lecteur ne vous lit pas par plaisir, mais car il y est contraint, soit pour s’informer, soit pour décider. Soyez donc clair et direct. Evitez, par exemple: Le marché des jeux de plateau peut sembler étre segmenté en trois grandes zones économiques: Europe, Amérique du Nord et Asie. Mais, en fait, les jeux de société, tout comme les films ou les livres, sont des produits culturels. Il ne faut donc pas considérer les zones d'influence économique, mais les zones d’influence culturelle. Dans notre secteur des jeux de plateau, on ne retrouve plus que deux zones distinctes: la zone de culture occidentale et celle de culture asiatique. Ce texte nous permet d’apprendre une seule chose: que le sec- teur des jeux de plateau est segmenté selon la zone d’influence culturelle: occidentale ou asiatique. La totalité du paragraphe aurait pu étre remplacée par: Le marché des jeux de plateau se segmente en deux zones d'in- fluence culturelle: la zone occidentale et la zone asiatique. Ce texte est trois fois plus court que précédemment et le lecteur pressé obtient immédiatement l’information qu'il recherche. Autre avantage dans ce cas précis, le texte étant plus court, le lecteur retient l'information plus facilement. Si vous pensez qu’il est important d’ajouter les détails contenus dans la premiere version, vous pouvez facilement les inclure a la suite de la phrase précédente. Cela vous donne le paragraphe suivant: 22Convaincre: la base pour atteindre ses objectifs Le marché des jeux de plateau se segmente en deuxzones d'influence culturelle: la zone occidentale et la zone asiatique. Cela peut sem- bler en contradiction avec la segmentation quion est tenté de faire naturellement, a savoir celle des trois grandes zones économiques: Europe, Amérique du Nord et Asie. Mais, en fait, les jeux de société, tout comme les films ou les livres, sont des produits culturels. I! ne faut donc pas considérer les zones d'influence économique mais les zones diinfluence culturelle. Cette version du paragraphe est plus longue que la premiére ver- sion, mais elle a un avantage majeur: elle r’entretient pas le sus- pense, donnant immédiatement le résultat final: la segmentation se fait selon les zones d’influence culturelle. Répétez trois fois les idées que vous voulez 4. i que votre lecteur retienne Vous voulez que votre lecteur retienne quelque chose de précis (sinon, pourquoi écrire?). Insistez, insistez et insistez encore. Contrairement a vous, il ne connait encore rien sur le sujet que vous traitez et il oublie facilement ce quil vient de lire. Seule la répétition permettra d’atteindre 4 coup stir votre objectif. Attention, bien entendu, il ne s'agit pas de répéter la méme chose a tous les paragraphes ou a toutes les pages, mais de préparer la lec- ture dans l’introduction (l’introduction r’est pas optionnelle, cest une obligation absolue et elle doit étre particuligrement soignée), de présenter les informations dans le corps du document, puis de résumer et commenter les informations dans la conclusion. Par exemple, si A, B, C sont les idées phares du document, et D, E des idées annexes moins importantes, organisez le texte selon la structure suivante: * Dans Pintroduction: «Je vais vous dire que A, B et C.» Donnez les conclusions dés l’introduction. Le lecteur doit déja imaginer et comprendre partiellement ce qu'il sera 23Optimisez vos écrits professionnels f § § 5 ’ Q 5 amené lire. Lidéal serait qu'il puisse comprendre et rete- nir ce que vous voudriez, rien quen lisant l’introduction. Si est le cas, il vous sera reconnaissant (inconsciemment), car il se sentira intelligent (Comprenant tout rapidement) et qu il gagnera du temps. + Dans le corps du document: «Je vous dis que A, B, C, D et E.» Le lecteur s’attend déja a A, B et C puisqu’il a lu l'in- troduction. Pour D et E, il les découvre en route, mais peu importe puisque D et E sont des idées secondaires. + Dans la conclusion: «Je vous ai dit que A, B, C.» Ne par- lez pas de D et E dans la conclusion, car seuls les éléments importants sont résumés, ceux que le lecteur doit retenir. A ce stade, cest déja la troisitme fois que le lecteur lit A, Bet Cet, a force de répétition, il n'a aucune difficulté a les retenir. Votre objectif est atteint. ) Principe Répétez les idées importantes Répétez trois fois les informations (ici A, B et C) que vous voulez que ) votre lecteur retienne: + Introduction : je vais vous dire que A, B et C. + Corps du document: je vous dis que A, B,C, D et E (D et E étant des idées secondaires). + Conclusion : je vous ai dit que A, B et C. Vous pensez que votre lecteur sera géné de relire trois fois la méme chose? Ce ne sera pas le cas pour trois raisons: 1. Vous avez impression que le lecteur va s’ennuyer car vous connaissez par coeur votre document et vous avez donc Vimpression de relire la méme chose en permanence (ce que vous faites en réalité, a force de corrections). 2. Votre lecteur lit votre texte pour la premiere fois et, selon sa concentration, il oubliera plus ou moins vite le texte au 24Convaincre: la base pour atteindre ses objectifs fur et 4 mesure. I] ne vous en voudra donc pas de lui facili- ter la tache en lui rappelant ce qu’il y a 4 retenir. 3. A chaque fois que vous les répétez, vous formulez généra- lement différemment les différentes informations, appor- tant un éclairage différent, ce qui est utile pour le lecteur. A noter | La conclusion est similaire a introduction. Toutes deux résument le | document. La différence la plus importante est que Introduction ( replace le document dans son contexte. La conclusion et l’introduction ( sécrivent en dernier, et de préférence dans cet ordre. La présentation de l'information sur le principe inverse a celui de la structure a la «Sherlock Holmes» (on supprime les effets de suspense) est trés avantageuse, permettant au lecteur de com- prendre de suite, dés l’introduction, le contexte, la méthodologie utilisée, mais aussi les conclusions obtenues. Par conséquent, la lecture du document lui sera grandement facilitée car il aura peu d’efforts de lecture a faire (puisqu’il aura déja compris ott vous voulez en venir avant d’avoir commencé a lire le document proprement dit). Et a Voral? Dans le cas d'une présentation orale (méme informelle), les principes sont les mémes qu’a l'écrit, Par contre, essayez de vous limiter & une ( seule idée forte par présentation (peut-étre deux) sous peine de ) perdre votre auditoire. 5. Ecrivez un texte «lisible» (c’est-a-dire?) Un texte doit étre lisible. Cela semble étre une évidence, mais quest-ce que la lisibilité ? Non, ce rrest pas le fait d’imprimer un texte en gros caractéres pour pouvoir étre lu par des personnes 25Optimisez vos écrits professionnels trés myopes. Un texte lisible est un texte facile 4 comprendre. Par ailleurs, un texte est lisible si le lecteur a compris lessentiel aprés l’avoir lu une seule et unique fois. Ce dernier critére est le plus important pour mesurer la lisibilité d’un texte. En effet, lire demande des efforts de concentration, et le temps que vous accorde le lecteur est précieux (le dicton ne dit-il pas « Le temps cest de l'argent»?). Si votre lecteur lit une premiére fois sans comprendre, il va trés rarement relire une deuxiéme fois, sauf si les informations sont importantes pour lui: il est alors obligé de relire et vous fera payer son effort de lecture. Cela peut prendre diverses formes: par exemple, un consultant intervient sur un dossier précis, mais son rapport est a la limite du compréhen- sible (cela arrive plus souvent que vous ne le croyez), la sanction sera de ne plus faire appel a lui. Autre exemple: dans une grande entreprise, trois cadres sont en compétition pour un avancement; si l'une des trois personnes écrit de fagon lisible alors que ses collegues baclent leurs écrits, elle sera mieux appréciée et aura plus de chances de progresser. Un texte lisible apporte deux avantages majeurs: * Votre image et la perception de vos compétences profes- sionnelles sont trés positives. * Par votre clarté, vous supprimez les ambiguités et les inco- hérences que lon rencontre souvent dans les documents professionnels. Cela vous permet d’éviter par avance les questions a venir, En effet, quand un écrit est mal struc- turé, le lecteur se pose de nombreuses questions, certaines sont fondamentales, d’autres sont des questions de détail. Dés lors que le lecteur vous appelle (par exemple votre supérieur hiérarchique) pour poser des questions fonda- mentales, il en profite en outre pour poser des questions annexes moins importantes, ce qui vous oblige 4 accepter une discussion parfois longue. A lopposé, avec un texte structuré et «lisible», les questions dues aux ambiguités 26Convaincre: la base pour atteindre ses objectifs sur la compréhension du fond sont inexistantes car le lec- teur a tout compris rapidement, dés la premiére lecture (évidemment, si votre lecteur est en désaccord avec vous sur le fond, vous n’échapperez pas a une discussion, méme si votre texte est trés bon). Le fond étant parfaitement clair, les questions que votre lecteur pourrait se poser (il y en a toujours) sont des questions généralement peu importantes. Tl ne vous les posera donc pas (loi du moindre effort). Par conséquent, non seulement vous ne serez pas questionné sur le fond (grace a la clarté et la lisibilité de votre document), mais vous ne serez pas non plus questionné sur des détails annexes: d’ou un gain de temps maximum (en plus de la réputation de sérieux que vous vous forgerez). 27UagINA ZT0z @ wyBUAdo>Chapitre 2 VOTRE LECTEUR DOIT ETRE VOTRE PRIORITE Un écrit est un produit comme un autre: vous devez le vendre. Préoccupez-vous done de votre client, 4 savoir votre lecteur, et donnez-lui ce qu’il veut. Que veut-il? Systématiquement et sans exception les quatre éléments suivants: * Comprendre rapidement. * Ne pas faire d’effort (il veut un texte facile a lire). + Ne pas avoir a relire pour comprendre. * Trouver les informations qui vont lui servir 4 décider ou a s'informer. Il va falloir se focaliser sur ces quatre éléments pour étre effi- cace: cest-i-dire qu'il va falloir faciliter la vie de votre lecteur. 29Optimisez vos écrits professionnels Le transfert d’information: un processus Al a énergie constante Comment fonctionne un échange d’information? Pour com- prendre les relations entre un rédacteur et son lecteur, il faut intro- duire la notion de double effort lecteur/rédacteur. Deux facteurs influent sur lefficacité du transfert d’information: — la capacité de concentration du lecteur; — la qualité de la communication écrite. Malheureusement, vous ne pouvez pas influencer la capacité de concentration d'un lecteur: pensez-vous qu'il sera trés concentré sur votre texte s’i] entame sa lecture aprés un déjeuner d’affaires copieux et un peu arrosé? Ou bien 4 17 h 45 alors qu’il doit aller chercher ses enfants l’école? Ou encore aprés avoir appris que sa banque ne lui accorderait pas de crédit pour ’achat de la voi- ture de ses réves? Si vous n’avez pas d’influence sur la qualité de la lecture, vous avez en revanche la possibilité de contrdler la qualité de vos documents. Pour mettre toutes les chances de votre cété, vous Vavez compris, cest a vous de faire le plus d’effort. Lecteur a8 co Energie dépensée | Energie dépensée Rédacteur 30Votre lecteur doit étre votre priorité Faire passer une information demande une quantité d’énergie globale dépensée par le lecteur comme par le rédacteur (représen- tée par la barre verticale en A sur le schéma qui suit). Le rédacteur (vous) peut décider de dépenser plus ou moins d’énergie, cest-a- dire de produire un texte de qualité ou un texte médiocre. Imaginons que vous produisiez un bon texte. L’énergie que vous y avez consacrée est importante: elle est représentée par la barre noire en B et C. Deux possibilités se présentent: * Le lecteur fait peu d’efforts de comprehension (barre grise en B), mais cet effort cumulé au votre est suffisant pour faire passer le message. * Le lecteur fait un important effort de compréhension (barre grise en C) qui, cumulé au votre, dépasse largement énergie nécessaire au transfert de l'information. C’est un double succés car, d’une part, le message est bien passé et, dautre part, le lecteur a fourni un effort moins important que ce qu'il avait prévu. Il vous en sera inconsciemment reconnaissant. Imaginons que vous mettiez peu d’entrain a la rédaction et que votre texte soit médiocre. L’énergie que vous y avez dépensée est faible (vous ne vous étes pas trop foulé): elle est représentée par la barre noire en D et E. Deux possibilités se présentent: * Le lecteur fait peu d’efforts de compréhension (barre grise en D) et cet effort cumulé au faible effort de rédaction que vous avez fourni est trés insuffisant pour faire passer le message: Cest un échec. * Le lecteur décide de faire un important effort de compré- hension (barre grise en EF) mais qui, cumulé au votre, reste insuffisant pour assurer le transfert de l'information. C'est un double échec car, d’une part, le message n'est pas passé et, d’autre part, le lecteur a fourni un effort important et donné de son temps sans pour autant comprendre. II vous jugera trés négativement, trouvant que le texte est «mal 31Optimisez vos écrits professionnels écrit», et doutera de vos compétences. Leffet est 1a encore plus destructeur que s'il n/avait pas fait d’effort de compré- hension, car il aurait pu expliquer son incompréhension par son manque de concentration ou de motivation. Ainsi, pour conclure, cest vous et 4 vous seul de faire l’essentiel du travail pour faire passer votre message. Principe Un document ne se juge pas en heures de travail, mais & la qualité de l'écrit. Focalisez-vous sur ce dernier point, car cest le résultat final qui compte: arriverez-vous a convaincre? Inutile de venir vous plaindre que vous n’avez pas le résultat espéré alors que vous avez passé tant d’heures a écrire si vous ne vous étes pas posé les bonnes questions. 2. Ne surestimez pas votre lecteur On a naturellement tendance a surestimer ses lecteurs. Votre lecteur en connait moins que vous sur votre sujet, évidemment puisque vous étes censé étre la personne la plus renseignée a ce propos (ce nest pas systématiquement le cas, mais Cest vrai la plupart du temps). Facilitez-lui la tache et commencez toujours par replacer votre document dans son contexte. II est difficile pour un lecteur de se plonger directement au coeur d’un sujet qui rest pas sa priorité, d’autant qu’il a mille autres choses 4 faire, 4 commencer par son propre travail. Tu as de la chance : comme Mais je ne parle pas lon sait que tu es passionné du tout japonais | du Japon, c'est toi qui ; meneras les discussions _||La direction te avec les prospects japonais. || fait confiance : poe tuas toute la nuit. 32Votre lecteur doit étre votre priorité Redéfinissez des lieux communs (peut-étre pas si communs que ¢a pour le lecteur) et replacez le document dans son contexte: cela permettra au lecteur de s'imprégner du sujet avant d’atta- quer les informations importantes que vous voulez qu'il retienne et comprenne. Histoire VECUE Ily a quelques années, jassistais au congrés international d’immu- nologie uniquement destiné aux immunologistes. On peut imaginer que, tous les participants étant des immunologistes, il était inutile pour les conférenciers de faire des efforts de communication sur les thématiques d'immunologie. En fait, 'immunologie est tellement complexe et il y a tant de spécialités que les interventions les plus appréciées étaient aussi les plus pédagogiques: les conférenciers pre- naient le temps de poser les bases et les généralités, ce qui permet- tait de se raccrocher aux concepts déja connus pour comprendre la suite de l'intervention. Les conférenciers n’ayant pas réussi a faire passer leur message étaient ceux qui avaient surestimé les connais- sances de leurs confréres sur leur spécialité, ce qui a inévitablement posé des problémes de compréhension. 3. Définissez votre lecteur Que de rédacteurs nombrilistes qui s’autocongratulent pour eur style et qui oublient qu’ils écrivent pour des lecteurs! Par exemple, une maison d’édition qui propose un ouvrage juri- dique pour des non-juristes mais dont le contenu ne peut étre compris que par des juristes... En fait, les auteurs, juristes, ont utilisé leur langage habituel sans l’adapter au public pour lequel ils écrivaient. La premiére étape de la rédaction est de définir son lecteur. Est-ce une personne bien ciblée, un large public, des spécialistes dans un domaine particulier? Conséquence: il est nécessaire d’adapter son vocabulaire et son style au type de lecteur. Par exemple, vous ne pouvez pas écrire 33Optimisez vos écrits professionnels un document publicitaire de la méme fagon pour une clientéle de particuliers que pour une clientéle de professionnels. N’oubliez pas qu'un écrit est un document publicitaire pour vous ou votre société. Un texte difficilement lisible, qui demande des efforts de compréhension (si on finit par le comprendre...), va induire une des réactions suivantes: * Votre lecteur arréte de lire. * Tlsurvole le texte par acquit de conscience, mais ne lit pas vraiment (il oublie instantanément). * Si le lecteur est obligé de lire, il va devoir relire le texte, se concentrer et perdre du temps: quelle est votre propre réac- tion lorsque vous étes obligé de relire un texte pour le com- prendre? Vous avez l’impression qu’on vous fait perdre votre temps? Cela vous énerve? Rassurez-vous, cest nor- mal, vos lecteurs aussi s’énervent pour les mémes raisons. En conclusion, déterminez. précisément quel sera votre lecteur pour pouvoir vous adapter & lui. Pour séduire votre lecteur, mettez-vous a sa place Faites preuve d’empathie, projetez-vous dans la téte de votre lecteur et recherchez ses objectifs: c’est au moins aussi impor- tant que d’identifier son lecteur. Votre lecteur vous accorde du temps. Il ne vous aime pas particuligrement et méme, parfois, il ne vous connait pas. Ce n'est donc pas de gaieté de coeur qu'il vous lit: il y est obligé! Pourquoi? Car il a besoin: — d’apprendre; — de s’informer; — détre capable de décider d’une action suite 4 la lecture de votre document. 34Votre lecteur doit étre votre priorité Qu’attend-il en dehors de ces trois aspects fondamentaux qui le poussent a vous lire (attention, un lecteur qui ne voit pas l’intérét de lire un texte ne le lira pas) ? Il veut: + Tout comprendre ds la premiere lecture: il vous accorde déja du temps pour vous lire, c’est beaucoup, il ne va pas quand méme vous lire deux fois! * Il ne veut pas avoir d’efforts 4 fournir, cest tellement plus facile quand tout est déja prémaché. Il vous semble avoir déja lu ces remarques dans cet ouvrage, quelques pages auparavant? C'est vrai, mais cest tellement impor- tant que je me permets de répéter et répéter encore... f Principe Répétez trois fois l'information que vous voulez que vos lecteurs ( tetiennent. Il existe une petite astuce pour se mettre dans le bon état d’esprit lors de la rédaction: ne vous posez. pas la question «dans quel but j’écris» mais plutét la question « pourquoi mon lecteur m/ac- corderait de son temps pour me lire et qu/attend-il de moi?». La démarche est trés différente. La question «dans quel but j’écris?» répond a une problématique nombriliste: vous cherchez votre propre intérét et vous oubliez celui du lecteur. A Fopposé, «pourquoi mon lecteur m'accorde- rait de son temps pour me lire et quattend-il de moi?» est une approche trés orientée vers le besoin de votre lecteur. Se mettre a la place du lecteur est également trés utile pour la communication commerciale. On peut s’amuser a identifier les sociétés qui s’intéressent a leurs clients a la fagon dont elles com- muniquent sur leurs produits. Les sociétés centrées sur leurs propres besoins communiquent sur les produits fabriqués par lentreprise: description des aspects techniques, physiques, etc. 35Optimisez vos écrits professionnels Les sociétés qui s’intéressent a leurs clients proposent des solu- tions a leurs besoins. Z) Principe Pour se mettre dans un état d’esprit adéquat a une bonne rédaction, ne vous posez pas la question «dans quel but cris», mais demandez- vous « pourquoi mon lecteur m’accorderait de son temps pour me lire et quiattend-il de moi?». EXEMPLE Quand une femme achéte des sous-vétements sexy, laquelle de ces deux accroches commerciales la séduit le plus? « Aubade, Legon de séduction N"X» accompagnée de la photographie d’une esthétique poitrine (ou fesse) féminine, ou bien « Aubade, des sous-vétements contenant 74 % de polyester», accompagnée de la photographie d'un soutien-gorge posé sur un buste en plastique? La réponse vous parait évidente: cst la premiére version. En effet, une femme qui achéte des sous-vétements sexy veut se sentir belle et séduisante, et slintéresse beaucoup moins 4 la composition de ses dessous. Voici une illustration de importance de se mettre la place de son lecteur. Les start-up innovantes a la recherche de capitaux doivent présenter un plan d'affaires a des investisseurs. Souvent, ces sociétés sont créées par des scientifiques passion- nés par leur métier. Pour développer leurs sociétés, ils doivent trouver des capitaux extérieurs (le cofit de développement est important) et donc rédiger des plans d'affaires afin d’expliquer leur projet 4 des investisseurs. Dans la majorité des cas, ces plans daffaires ressemblent a des fiches techniques. La partie scienti- fique et technique est trés élaborée et les auteurs se font plaisir car ils parlent de choses qu’ils aiment et apprécient (évidem- ment, les aspects scientifiques et techniques). Mais souvent, ils ne se préoccupent pas des besoins des investisseurs. Quels pro- duits allez-vous vendre? Comment allez-vous les distribuer? A quel prix? Quelle sera votre stratégie de développement?... Ces 36Votre lecteur doit étre votre priorité questions intéressent les investisseurs, mais beaucoup moins les scientifiques, ne faisant pas partie de leurs centres d’intérét. Cest pourquoi ces derniers font peu d’efforts dans ce sens (par- fois, cest juste qu’ils n'y pensent pas), négligeant les attentes de leurs lecteurs. Jai également pu constater que de nombreux plans d'affaires nont pas de partie dédiée a la future stratégie de l’entreprise, parfois appelée «business model», ou ne se contentent, pour la décrire, que d’un paragraphe, parfois une page ou deux, ce qui indique la légéreté avec laquelle est traitée cette thématique, pourtant importante aux yeux de leurs lecteurs. Dans ces mémes plans d’afiaires, parfois, au-dela méme de l’ab- sence de la prise en compte des préoccupations du lecteur, le style est pompeux, plein d’emphase, des adjectifs frénétiquement utili- sés pour «faire monter la mayonnaise» et masquer le manque de fond. Lutilisation systématique des adjectifs et superlatifs n’est pas le meilleur moyen pour communiquer et on peut d’ailleurs noter qu'il est possible d’écrire un document professionnel en n’utilisant presque aucun adjectif qualificatif (difficile a faire, mais faisable). #) En pratique {, Placez-vous toujours du point de vue du lecteur et tachez de trouver { pourquoi il devrait vous lire. A vous de jouer maintenant: mettez-vous a la place de votre lecteur. EXERCICE Imaginez que vous écrivez une note a la présidence de votre holding européenne qui posséde plusieurs filiales & travers I'Europe, note qui sera redistribuée dans les filiales. Voici une premiére version du texte que vous pourriez écrire: Le document nécessaire pour obtenir une subvention fiscale est: = un formulaire 112 (pour les sociétés établies en France); 37Optimisez vos écrits professionnels = uncertificat R26 (pour les sociétés établies en France et en Italie); = un formulaire NT6 (pour les sociétés établies dans les pays nor- diques et ltalie); = un formulaire NT6b (pour les sociétés établies dans les pays nor- diques et I'italie). Dans cette version, les possibilités d’exonération sont proposées en fonction du type de document 4 fournir. Le lecteur est ainsi obligé de tout lire pour trouver ce qui le concerne. Proposez donc une version du texte qui prendra le point de vue du lecteur. Solution possible Le document nécessaire pour obtenir une exonération fiscale est: = pour les sociétés établies en France: un formulaire 112 et un cer- tificat R26; = pour les sociétés établies dans les pays nordiques: un formulaire NT6 et un formulaire NT6b; — pour les sociétés établies en Italie: un certificat R26, un formu- aire NT6 et un formulaire NT6b. Ici, le classement des documents a produire est concu d’aprés la ca- tégorie de filiales concernées. Ainsi, le lecteur ne doit lire que la ligne qui le concerne. Le point de vue adopté est celui du lecteur. EXERCICE Modifiez la phrase suivante, qui concerne la notification d'un paie- ment: Le service comptabilité est chargé du paiement de votre prestation. Ceci est le point de vue du rédacteur car focalisé sur la structure de Ventreprise concernée. Reformulez pour vous placer du point de vue du lecteur (ce qui intéresse le lecteur, ce nest pas le service payeur, Cest le paiement lui-méme). Solution possible Votre prestation vous sera payée par le service comptabilité. Les modifications proposées pour les exemples vous semblent minimes? Crest vrai, mais elles refletent un état d’esprit du 38Votre lecteur doit étre votre priorité rédacteur différent et viennent s’ajouter 4 d’autres petites modifi- cations qui permettent d’obtenir un document de qualité. 5. Comment vous adresser a votre lecteur Comment vous adresser a votre lecteur? En général, le type de document et le contexte apportent naturellement la réponse sans avoir vraiment a se questionner. Dans cet ouvrage, je vous parle directement, a la premiére per- sonne, comme je le ferais lors d’une conversation informelle. Cest un choix délibéré car il me permet une plus grande sou- plesse, une plus grande rapidité d’écriture et un ton de type «conversation informelle» adapté a Pobjectif de ce livre. Et vous, comment allez-vous vous adresser au lecteur? Par exemple: * «Je» est a utiliser lorsque l’auteur est clairement identifié et que le texte est signé de son auteur. Cela convient par- faitement a la rédaction de notes, de lettres, mais trés peu pour des documents officiels émis par votre société. + «Nous» est a utiliser comme «je», mais quand vous voulez créer une impression dynamique en donnant au lecteur le sentiment d’un esprit d’équipe. Par contre, i] est nécessaire d@étre sir que le lecteur comprend bien ce que regroupe ce «nous»: sagit-il de Vauteur et de ses collegues? De ensemble de la société? Du nous majestif"? Si le doute est possible, évitez lemploi du «nous». Le «nous» s‘utilise bien en interne, par exemple quand vous vous adressez a toute l’entreprise au nom d’un service. 1. Le cnous majestif» consiste a utiliser «nous» a la place de «je». Cela ne veut pas dire que ce «nous» représente plusieurs personnes, cst juste une fagon plus littéraire de dire «je», et qui permet de ne pas se mettre trop en avant 39Optimisez vos écrits professionnels 40 + La structure impersonnelle «on» permet de ne pas s'im- pliquer personnellement dans l’écrit. Cela donne une connotation généraliste au message et permet par ailleurs aux personnes qui ont du mal a sexprimer a la premiere personne de rédiger avec plus de facilité. Rédiger a la troi- siéme personne est donc souvent plus facile, permettant de ne pas trop s’impliquer personnellement et, surtout, de donner une connotation universelle 4 information appor- tée: la formulation «Le marché de l'emploi est de X» a un impact plus fort que la formulation «J’affirme que le mar- ché de l'emploi est de X», En effet, la premiére formulation semble non discutable tandis que la deuxiéme n’engage que lavis de l’auteur. Dans ce dernier cas, le réflexe du lecteur peut étre de mettre sa parole en doute: qui est donc l’auteur pour affirmer quoi que ce soit? Bien stir, si vous avez des références, il est encore mieux d’indiquer « D’aprés Untel, le marché de l'emploi est de X», ce qui apporte un argument, basé sur la légitimité de la source d’information. * Utilisez «vous» lorsque le lecteur est identifiable ou le groupe de lecteur bien déterminé. Dans ce cas, il est bien- venu utiliser Pimpératif qui facilite la compréhension du message (faciliter la compréhension veut dire gagner du temps et gagner du temps, rendre le lecteur heureux car il finira de lire plus vite, c'est votre but, non 2). EXEMPLE Voici lexemple de deux versions différentes d'une méme informa- tion, dont la seule différence est la facon dont on s'adresse au lec- teur. Imaginons une affiche sur un tableau d’affichage dans le couloir d'une société. ly est inscrit: Les personnes intéressées par le poste de chef produit 4 pourvoir le mois prochain peuvent adresser leur candidature au service du per- sonnel.Votre lecteur doit étre votre priorité Dans cet exemple, « personnes » représente ici les membres du per- sonnel, ils sont tous identifiables car seuls les employés de l'entre- prise seront amenés & lire ce tableau d/affichage, On peut donc écrire de facon plus directe: Si vous étes intéressé(e) par le poste de chef de produit @ pourvoir le ‘mois prochain, vous pouvez envoyer votre candidature au service du personnel. Cette formulation est beaucoup plus directe et bien plus person- nelle. alUagINA ZT0z @ wyBUAdo>Chapitre 3 RESOLVEZ LE PROBLEME DE LA PAGE BLANCHE Qui ne sest jamais retrouvé devant le probléme de la page blanche? Certaines personnes sont méme paralysées a ’idée de devoir écrire, Par ot commencer? De quoi parler? Ce chapitre présente une méthode inédite et originale qui per- mettra 4 de nombreuses personnes de surmonter le probleme de la page blanche. Cest également une méthode intéressante pour ceux qui n’ont pas de probléme avec cette satanée page blanche, car elle permet d’améliorer la qualité du contenu et surtout d’accélérer la vitesse de rédaction. C’est une méthode originale, dont application mest pas forcément naturelle, et il convient de la travailler et de persévérer (un peu) pour modifier certaines habitudes de travail. Le probléme de la page blanche est en fait un probléme d’inspi- ration. Vous ne savez pas vraiment par ou commencer ni com- ment avancer. Souvent, au cours de la rédaction, vous modifiez de nombreuses fois une méme phrase car vous en étes mécontent ou car vous voulez ajouter des informations complémentaires. 43Optimisez vos écrits professionnels Dans ces conditions, I’écriture n’avance pas, ¢a traine et il vous semble quil faudra des semaines pour écrire les cinq malheu- reuses pages que vous étes censés produire. La solution réflexe est finalement de terminer un rapport le plus vite possible, et de ne surtout pas y revenir: ouf! Vous en étes débarrassé (on appelle cela «bacler»). Si vous pensez que vos lecteurs seront satisfaits d’un tel travail, vous vous trompez. En effet, ils ne se diront malheureusement pas «il est bon, mais il n’a pas pris le temps pour finaliser son rapport», mais plutot «il n’est vrai- ment pas brillant, on ne comprend pas ot il veut en venir ». Conclusion: vous n’avez pas le choix, pour progresser, vous navez, pas le droit de bacler votre travail. La réponse que jen- tends fréquemment est la suivante: « Mais Monsieur (petit ton offusqué), vous vous trompez, je ne bacle pas du tout mon tra- vail. La preuve est que j'ai toujours écrit comme ga et que per- sonne ne m’a jamais fait aucune remarque! Cela marche trés bien comme cela et je n’ai aucune raison de changer.» Pour ces personnes, cest plus embétant car, a force de bacler leurs écrits pendant des années, cela devient un standard d’écriture et elles ne se rendent méme plus compte de la qualité médiocre de leur travail. Mais ce n’est pas votre cas puisque vous étes en train de lire ces lignes, ce qui prouve que vous étes ouvert d’esprit et prét a changer certaines de vos (mauvaises) habitudes. 1. Mettez-vous en condition de travail Lors d'une journée de travail, une multitude d’événements viennent stimuler votre inconscient, et vous comme moi, nous pensons souvent, en fin de journée, a plein de détails a régler ou de choses a faire. Or, pour rédiger, il est nécessaire de vous pla- cer dans des conditions oi vous ne serez pas perturbé par vos propres réflexions, Vous conclurez donc de vous-méme que la période idéale & une bonne rédaction est le matin, tot, avant que les événements de la journée ne polluent votre réflexion. 44Résolvez le probléme de la page blanche Pour rédiger efficacement, il faut se placer dans les conditions de travail permettant d’étre efficace et de faciliter l’inspiration. Le principe fondamental est de ne pas étre dérangé ou parasité par des événements extérieurs physiques (courrier, e-mail, télé- phone, le chat qui vient se balader dans les bureaux, la secrétaire qui raconte sa vie au téléphone, etc.). Chef, votre femme veut savoir & quelle heure vous rentrez, Vous devez passer prendre le petit & I'école, faire les courses, penser & roppeler Jean-Paul, ramener la voiture de chez le (orogiste. N'oubliez pas que c'est votre jour denniversaire de mariage et que votre belle-mére vient diner I Perfoit, Je viens de finir mon rapport. ‘Te vois en profiter pour aller faire ‘de tennis Oubliez donc immédiatement la possibilité de travailler dans un environnement bruyant, avec des collégues qui discutent autour de vous, avec la fenétre ouverte sur la voie de chemin de fer ou encore en musique, comme cst souvent le cas (si des expé- riences ont montré que les tomates poussaient plus vite en écou- tant du Mozart, jusqu’a nouvel ordre vous n’étes pas une tomate et la musique ne fera pas pousser vos neurones). II est nécessaire de travailler dans le silence total car le moindre bruit, le moindre prétexte sont bons pour ne pas rédiger (cest dailleurs le plus souvent inconscient, mais comme la nature humaine a un pen- chant naturel pour la fainéantise, on se laisse facilement décon- centrer). C’est pourquoi je vous propose une astuce qui fera de vous la risée de vos collégues jusqu’a ce que vous montiez dans 45Optimisez vos écrits professionnels la hiérarchie ou doubliez vos ventes: utilisez des «bouchons de chantier» (des bouchons en mousse pour les oreilles, en général fluorescents et en vente dans les grandes surfaces) qui permettent de s’isoler dans un monde « paralléle » : le monde du silence et de Vinspiration. Lutilisation de ces bouchons améliorera fortement votre rendement, car vous pourrez étre trés concentré sur ce que vous faites (bon, c'est n’est pas toujours amusant d’étre dans le silence total, mais il faut savoir ce que l’on veut...). Sachez que le temps nécessaire pour écrire un document quand on est trés concentré et dans un silence total peut étre jusqu’a deux fois inférieur au temps nécessaire lorsque vous étes dans un environnement bruyant (oui, vous avez bien lu: jusqu’a deux fois moins de temps avec l’habitude). Vous devez beaucoup écrire et vous faites des journées de dix heures? Passez a la journée de cing heures! #) Principe § } Gardez toujours les conseils suivants a esprit d + Rédigez le matin. + Travaillez en silence. . Faites un plan «Faites un plan!» Votre professeur de frangais vous le répétait inlassablement déja au collége. Vous avez réussi a finir l’école et yous vous étes aussitét empressé d’oublier le concept de plan qui vous torturait tant. Pourquoi vous torturait-il? Car faire un plan, cest réfléchir au message que l'on veut faire passer et organiser ses idées. Cela demande un effort de réflexion, et cest pourquoi nous détestons tant en rédiger. Un peu par curiosité et beaucoup par fainéantise, j'ai recherché des ouvrages abordant la problématique du plan. Jai été trés étonné de ne pas en trouver un seul. En effet, on trouve des livres 46Résolvez le probléme de la page blanche traitant de grammaire, d’orthographe, de la maniére de rédi- ger un compte rendu, une lettre, etc., mais rien sur le plan. Le traumatisme subi au collége et au lycée est-il tel qu'une amnésie générale a fait oublier ce quest un plan? I faut croire que oui. Bon, alors qu’est-ce qu'un plan et 4 quoi sert-il? Le plan résume ce que vous avez. a rédiger et donne la structure générale du texte. En fait, il faut distinguer deux sortes de plans. Le plan de travail et le plan que vous serez amené 2 faire lire par d'autres, que jappellerai le plan «officiel » (qui correspond en fait au plan final et définitif). Votre plan de travail est 14 pour faciliter organisation générale de vos idées, alors que le plan «officiel» est la pour que le lecteur puisse comprendre ott vous Pamenez. Vous commencerez a travail- ler 4 Vaide d’un plan de travail et ce nest qu'une fois votre docu- ment achevé que vous obtiendrez votre plan officiel et définitif. Point trés important, un plan, comme un texte, évolue au cours du temps. Bizarrement, alors que ’on n’éprouve pas de difficultés Accorriger une phrase, un paragraphe, etc., on envisage beaucoup plus difficilement de remanier un plan, comme si cela remettait en question la totalité du travail effectué jusque-la. C’est une erreur importante qui conduit a l’un des défauts les plus cou- rants des textes qui ont été préparés avec un plan deétaillé: l’au- teur désire remplir les différents éléments du plan a tout prix, méme sil n’y a rien a dire. Pour cela, il inonde son texte dune soupe insipide qui n’a d’autre but que de faire du remplissage. Dailleurs, nous nous sommes tous retrouvés un jour dans la situation suivante: nous avions a écrire un paragraphe corres- pondant au titre d’une partie de notre plan et nous pensions, apres avoir écrit trois lignes: « Bon, j'ai écrit trois lignes, j'ai dit tout ce que j’avais 4 dire, comment remplir ce paragraphe pour qu'il ne soit pas trop squelettique. » 47Optimisez vos écrits professionnels Vous avez des difficultés 4 faire un plan? Voici une méthode dérivée de la méthode des schémas heuristiques. Lexplication est contenue dans le schéma lui-méme. Une version manuscrite accompagne la version dactylographiée pour que vous puissiez voir 4 quoi ressemble concrétement ce travail, sur le papier. Ss ny aque sous parti, ov ve Tinformation a pas 8 tre deveoppse, comme ferou au bowt oe a rige te contenu de que faire apres avole fat terents léments lites on plan? aurste 48Résolvez le probléme de la page blanche Version manuscrite Voici le plan obtenu aprés retranscription dans un traitement de texte: (COMMENT FAIRE UN PLAN? 1 Objectifs 1.1 Faciliter la compréhension du document 1.2 Préparer la rédaction 1.2.1 Déterminer les idées 4 faire passer 1.2.2 Fragmenter la réflexion pour permettre au rédacteur de se focaliser sur une thématique précise lorsquiil rédige 2. Comment faire sur le plan pratique? 2.1 Materiel 2.1.1 Papier 2.1.2 Crayon 2.1.3 Ordinateur 2.1.3.1 Traitement de texte 2.1.3.2 Imprimante 2.2 Conditions de travail 49Optimisez vos écrits professionnels 2.2.1 Environnement silencieux 2.2.2 De préférence en début de journée 2.3 Premier jet 2.3.1 Ecrire la thématique générale au centre d'une feuille 2.3.2 Ecrire les idées comme elles vous viennent en les liant par des liens de subordination 2.3.2.1 Plus une idée est générale, plus elle sera proche du centre du graphique (voir exemple sur le présent graphique) 23.2.2 Les idées secondaires sont liées d lidée principale dont elles dépendent 2.4 Transcrire sur un traitement de texte 2.4.1 Ecrire les idées telles qu’écrites sur le papier dans le traitement de texte 242 Numéroter les idées en fonction de l’éloignement du centre de la feuille 2.4.2.1 Idée directement liée au centre de la feuille: titre 1 24.2.2 Idée liée au centre de Ia feuille par un intermédiaire: titre 2 2.4.2.3 Idée liée au centre de la feuille par deux intermédiaires: titre 3 2.4.2.4 Idée lige au centre de la feuille par trois intermédiaires: titre 4 2.4.25 Sil ny a qu'une sous-partie, ou que l'information n'a pas 4 étre développée, comme ici ou au bout de la ‘leche, fusionner au sein d'un méme titre avec 'échelon supérieur Voir aussi: rédiger le contenu des différents éléments listés dans le plan 2.5 Remanier le plan si nécessaire 2.5.1 Pour rendre les idées plus logiques 2.5.2 Pour faciliter la lecture 2.5.3 Pour éviter d'avoir des parties trop déséquilibrées 3 Que faire aprés avoir fait son plan? 3.1 Rédiger le contenu des différents éléments listés dans le plan 50Résolvez le probléme de la page blanche La direction nous a imposé | [Mais pas de panique, j'ai de joindre un plana tous || trouvé un site Internet nos rapports d'activité. od on peut trouver des plans Elle dit ne rien comprendre || déja tout faits télécharger Tume rassures. Comme ca, | [Bonne nouvelle \J'al trouve un onn’aura pas besoin d'étre | [site Internet od on trouve des Formés et'en plus ils vont | ftepPerts dé tout fais !Le seu ; plus, léger probléme est qu’ils sont en etre épatés [danois. Vous pensez que ca peut [passer quand méme ? Si votre plan est correctement élaboré, vous n/aurez pas trop de mal a en remplir les différentes parties. Si vous avez du mal, cest qu'il n'est pas bon et que vous devez le reprendre. En effet, le plan doit étre le squelette de vos idées, leur ossature. Par consequent, il existe parce que vous avez des choses a dire et non l’inverse. Il devrait donc étre impossible de ne pas trouver que dire. Astuce d'avoir mis sur le papier les grandes idées que vous désirez faire passer. Réfléchir avant d’écrire doit étre votre credo (et ce nest pas si évident que cela et nous aimerions tous pouvoir écrire sans avoir & réfléchir). En fait, la rédaction d'un plan est trés proche de la rédaction d’un Evitez lerreur la plus courante qui consiste a écrire un plan avant 2 schéma heuristique dont lobjectif est d’organiser vos idées. 51Optimisez vos écrits professionnels Le plan est plus particuligrement utile lorsque vous avez, de trés gros volumes de texte 4 rédiger: des rapports volumineux, des comptes rendus a ren plus finir... II vous permet de troncon- ner votre rédaction par thématique homogéne, ce qui facilite la rédaction. Dans le cas oi le texte est court, vous pouvez essayer l'approche «contournement de la page blanche» décrite dans le paragraphe suivant sans rédiger de plan au préalable. Personnellement, j'uti- lise approche «contournement de la page blanche » méme pour des écrits trés longs et je ne rédige un plan qu’aprés cette phase. 3. Méthode de contournement de la page blanche Avez-vous remarqué qu'il est assez facile de corriger un docu- ment écrit par une tierce personne? Généralement, la personne vous soumet le document et, en quelques minutes vous lui indi- quez les points qui semblent ne pas fonctionner. Quand vous relisez le texte d’une autre personne, il peut vous arriver de vous dire qu'elle n’est pas trés douée; vous vous per- mettez peut-étre parfois de lui conseiller de faire des efforts car vous jugez la qualité de son document insuffisante. Mais rap- pelez-vous: quand c'est vous qui faites relire vos textes, cest le méme scénario qui se produit, sauf que c'est vous qui étes criti- qué: votre réaction est alors de pester en vous disant que votre lecteur rest pas suffisamment bon pour comprendre votre mer- veilleuse prose (bref, c'est toujours la faute des autres). Un texte est de loin beaucoup plus facile 4 corriger qu’ rédiger. Lidéal serait finalement de corriger en permanence sans jamais avoir § rédiger. Avant d’expliquer cette méthode, je vous propose une analogie qui en facilitera la compréhension. Parlons d’une chose qui va vous sembler trés lointaine: le phénoméne biologique appelé 52Résolvez le probleme de la page blanche «mort cellulaire programmée». D’accord, il vous semble que cest mal parti pour vous et que vous n’allez rien comprendre: il ren est rien, concentrez-vous juste pendant une minute ou deux. Lors du développement d’un embryon, et quel que soit l’ani- mal, les différents organes et parties du corps se mettent lente- ment en place. Dans le cas particulier de la main, la croissance de doigts ne seffectue pas tels des tiges qui grandiraient en sor- tant de terre, mais on observe, au contraire, la création dune masse importante de cellules semblable 4 un gant de boxe. Puis, comme un sculpteur qui sculpte dans du bois, les cellules «en trop» sont supprimées par lorganisme. Petit a petit, les doigts apparaissent, ressemblant d’abord a une patte de canard avec des doigts palmés, jusqu’a ce que la chair entre les doigts disparaisse (par suicide des cellules, aussi appelé « mort cellulaire program- mée») pour laisser place a une main. Schéma de la mort cellulaire programmée d'une patte de souris La patte de la souris ressemble d’abord a un gant de boxe, puis les cellules inutiles se suicident pour laisser apparaitre la forme de la patte, a la maniére d’un sculpteur. Le principe de la méthode de rédaction permettant de contour- ner le probléme de la page blanche est similaire: vous allez créer une grande quantité de texte sans vous préoccuper du style, de Yorthographe, de ordre des phrases. Les idées peuvent se mélanger, s’entrechoquer, ne pas suivre de progression logique. Peu importe. Ensuite, vous modifierez et corrigerez le texte. 53Optimisez vos écrits professionnels La chose la plus difficile est d’obtenir cette mati¢re premiére, le «gant de boxe» de texte, avant de le corriger pour obtenir une «main» avec des doigts bien individualisés, et donc un écrit abouti. Premiére étape dans la rédaction, écrivez toutes vos idées comme elles viennent sans vous soucier de la mise en forme, de la gram- maire, de Porthographe... Vous obtiendrez un bloc d’informa- tions relativement compact. Ecrivez tout ce qui vous passe par la téte et, surtout, écrivez-le tel que vous étes en train de le pen- ser: ne tentez pas de reformuler, ne réfléchissez pas a la structure des phrases, leur formulation, etc., ce qui s'apparenterait déja a corriger. Non, il faut mettre toutes les idées qui viennent, méme celles qui paraissent hors sujet, car si vous y pensez a ce moment précis, cest que cette idée apporte quelque chose a la réflexion. Le principe est de faire passer directement les idées de votre cer- veau sur le papier (pardon, sur Vordinateur), sans passer par la case «rédaction». II ne faut pas hésiter a réécrire la méme idée plusieurs fois si vous y repensez au bout de quelques minutes ou de quelques heures. En effet, la facon de la formuler sera diffé- rente et des nuances pourront apparaitre, ce qui sera utile dans les corrections futures. #) Principe § ( Travaillez toujours sur un traitement de texte pour pouvoir ensuite ¢ facilement modifier votre texte Pendant que vous rédigez sur votre traitement de texte, allez a la ligne dés que vous changez d’idée de fagon a toutes les sépa- rer, Tant que vous restez sur la méme idée, écrivez tout & la suite dans le méme paragraphe. Cela vous permettra d’avoir des blocs de texte (parfois une ligne ou deux seulement) correspondant chacun a des idées. Si des idées vous viennent a Vesprit mais qu’elles vous semblent trop éloignées de la thématique sur laquelle vous travaillez, 54Résolvez le probleme de la page blanche inscrivez-les quand méme, entre parenthéses pour indiquer cette différence, car si vous y avez pensé, ce rest pas par hasard. Linformation pourra servir plus tard. Une fois la matiére premiere créée (le « gant de boxe» de texte), le plus difficile est fait. Les idées, bien que non structurées et non organisées, sont sur le papier. II ne vous reste plus qu’a les sculp- ter (les corriger et les réorganiser), Cest la deuxiéme phase, bien plus facile: la phase de correction. La suite du processus est répé- tition du cycle suivant: — impression papier; — correction sur le papier; — report des modifications dans le traitement de texte. Dans le schéma ci-aprés, je vous donne le déroulement concret des opérations. Peu importe le texte, que vous ne pouvez d’ail- leurs pas lire ici: cest la méthode qui compte. + Etape1 La premiére correction sur papier consiste 4 regrouper les idées. Vous avez pu en effet penser plusieurs fois au méme sujet a des moments différents et vous avez noté vos idées a divers endroits de votre texte. C’est pourquoi il est nécessaire d’attribuer un numéro. ou tout autre signe distinctif aux idées correspondantes 4 une méme thématique. Concrétement, vous annotez dans la marge de votre feuille 4 quelle idée ou concept correspond votre phrase ou votre paragraphe. Ici, une lettre est attribuée a chaque idée: A,B, C, D, E et F. Une fois les idées annotées (ici, par des lettres), regroupez-les par juxtaposition des blocs de texte grace au trai- tement de texte: imprimez et passez al’étape 2 (schéma suivant). Astuce Pour faciliter la recherche et le regroupement des idées sur le papier, imprimez en (tout) petits caractéres. Cela vous permet d'avoir beau- coup de texte sur une méme page et donc une vision globale de “ lensemble. 55Optimisez vos écrits professionnels + Etape2Résolvez le probleme de la page blanche Les idées sont regroupées de maniére homogéne par blocs. Il est 4 noter quil existe un paralléle entre la quantité de texte cor- respondant a une idée et l' importance de cette idée dans votre document professionnel. En effet, si la quantité de texte est importante, cest que vous y avez pensé souvent; et si vous y avez pensé souvent, c'est que c’est une idée importante. Corrigez ensuite Vorthographe et la grammaire, cela uniquement pour rendre le texte plus facile a relire et donc ne pas buter sur la com- préhension, ce qui diminuerait lefficacité du processus. Donnez ensuite un titre 4 chacun des blocs d’idée et recherchez les liens entre les différents concepts: cest alors le moment de passer a Pétape 3. + Etape 3 Une fois les idées regroupées par thématique, elles sont pla- cées dans un ordre logique, sans pour autant encore modifier la structure des phrases ni en corriger quoi que ce soit. Mettre les phrases dans un ordre logique permet ensuite de faciliter la cor- rection et la structuration du texte. Ici, par exemple, ’idée D est en fait a inclure dans C, dont elle constituera un sous-paragraphe (D est appelé C’ dans le prochain graphique). De méme, F est a insérer dans le paragraphe C (et sera appelé C” dans le prochain graphique). Une fois ces corrections faites, vous pouvez. passer Pétape 4. 57Copyright © 2012 Vuibert. Optimisez vos écrits professionnels + Etape 4 Corrigez le texte, organisez les idées, puis supprimez le superflu (nous verrons tout cela dans la suite de l’ouvrage). 58Résolvez le probléme de la page blanche + Etape 5 (le rendu final) Le résultat final est représenté dans le schéma suivant: le texte est beaucoup plus court car allégé des redondances, des phrases mal dites, etc. Dans cet exemple, le paragraphe F, rebaptisé C” car il faisait partie de la thématique C, a finalement été sup- primé, n’étant pas suffisamment intéressant ou pertinent au vu de la thématique développée. Ne vous étonnez pas si vous perdez jusqu’a 50 % de votre production faite «4 laveugle» (cela peut étre parfois plus). De toute facon, comme vous avez produit tout ce texte sans trop de difficultés (voir paragraphe suivant, «le tra- vail a laveugle»), vous ne devriez pas hésiter ni regretter de jeter la partie superflue. @) Principe Un peu de psychologie Plus vous travaillerez pour écrire un document (vous avez di vous forcer et avez dépensé un temps et une énergie considérable), et moins vous accepterez la critique. Vous vous accrocherez a votre texte comme un enfant a son jouet, et le défendrez envers et contre tout. Tachez de prendre du recul par rapport a votre travail: ne vaut-il pas mieux le reprendre, si nécessaire, que de persister dans l'erreur? Le travail 4 ’aveugle: un pas de plus vers le 4. contournement de la page blanche La concentration est un facteur clé de réussite dans la rédaction, et l’étape la plus difficile en est la production des idées et de la matiére brute 4 retravailler. utilisation d’un traitement de texte est indispensable pour étre efficace, car cela permet d’imprimer les écrits pour pouvoir les corriger. II est important que les cor- rections soient toujours faites sur papier, jamais sur un écran ordinateur (nous avons vu comment faire dans le paragraphe précédent). 59Optimisez vos écrits professionnels Un écran d’ordinateur peut étre source de déconcentration impor- tante: l'environnement graphique est riche et le regard constam- ment attiré par toutes les fonctions offertes par le logiciel. Pire, il est quasiment impossible de résister a la tentation de relire ce qui vient d’étre écrit. Or, une relecture, c'est déja de la correction, donc une source de perte de concentration importante. C’est tellement vrai que certaines personnes sont incapables d’écrire directement sur un traitement de texte, mais doivent au préa- lable rédiger sur papier, puis recopier dans le traitement de texte. Une méthode trés efficace consiste 4 rédiger directement sur un traitement de texte, mais en gardant I’écran de l’ordinateur éteint, ou, si l’écran ne peut pas étre déconnecté, en le masquant par une feuille cartonnée pour ne pas voir ce qui est écrit, Dans ces conditions, vous vous rapprochez des conditions d’écriture manuelle oti on ne relit pas ce que lon vient d’écrire. Le résultat en est un trés fort gain de temps et une améliora- tion de la qualité. Premier avantage, vous produirez facilement de grandes quantités de texte puisqu’il s’agit de faire passer vos idées directement sur le papier sans passer par le «iltre» de la relecture. Deuxiéme avantage, la seule chose a laquelle vous étes amené a réfléchir sont les idées et les informations car vous ne vous préoccupez pas des aspects grammaticaux, de syntaxe, de pré- sentation. Or, ce sont les idées qui sont importantes dans un document professionnel, ce sont elles qui apportent la valeur ajoutée. # A noter Attention, écrire avec un écran éteint est difficile car lenvie de relire son texte est trés forte. Il est nécessaire de s’habituer a cette démarche, ; 4 ¢ } ce qui peut prendre plusieurs séances. 60Résolvez le probléme de la page blanche Combinez travail a l’aveugle et plan structuré pour plus d’efficacité Dans les paragraphes précédents, vous avez vu, d’une part, pour- quoi il est important de faire un plan et, d’autre part, comment éviter le probléme de la page blanche, en particulier grace a la méthode de rédaction a laveugle. Ces méthodes fonctionnement sur des principes exactement a lopposé l'un de l’autre, mais elles se complétent bien, d’autant plus quelles doivent aboutir A un objectif commun. La méthode du plan a pour origine les grandes idées et vous oblige a rentrer dans le détail, petit a petit, pour finir par rédiger phrase par phrase ce que vous désirez faire passer. Linconvénient est qu’il faut ensuite remplir chacune des parties du plan, rem- plissage qui peut étre difficile. A Vinverse, la méthode de contournement de la page blanche (travail a l’aveugle) part du détail, du texte final (rédigé sous Yemprise de l’inspiration provoquée) pour regrouper tous ces détails par groupes d’idées homogénes, rassemblées a leur tour en idées générales homogénes. Ainsi, dans ce dernier cas, un plan est recréé a partir du contenu. Linconvénient est que la tache peut paraitre insurmontable s'il y a un rapport volumi- neux a produire. Alors, comment mixer ces deux méthodes? Quand vous avez un document complexe a produire: commen- cez par faire un plan général. Ensuite, appliquez la méthode de contournement de la page blanche séparément pour chacune des grandes parties de votre plan. Vous avez l’avantage de cette derniére méthode sans pour autant vous éparpiller sur la totalité des thématiques que vous aurez aborder dans votre document. 61Optimisez vos écrits professionnels Par exemple, vous avez. dressé le plan suivant: 1, Idée 1 1.1. Idée secondaire 1 1.1.1. Idée mineure 1 1.1.2. Idée mineure 2 1.1.3, Idée mineure 3 1.2, Idée secondaire 2 1.3, Idée secondaire 3 2. Idée 2 1.1. Idée secondaire 1 1.1.1 Idée mineure 1 1.1.2 Idée mineure 2 1.1.3 Idée mineure 3 1.2 Idée secondaire 2 Commencez par vous préoccuper uniquement de l’idée 1 (para- graphe 1) et appliquez la méthode de contournement de la page blanche pour cette seule thématique. Si cette idée 1 est trop vaste, vous pouvez vous focaliser sur la seule idée secondaire 1 (paragraphe 1.1). Une fois cette méthode appliquée, soit votre plan d’origine fonc- tionne, et vous pouvez l’appliquer tel quel, soit il ne fonctionne pas trés bien au vu de ce que vous avez effectivement rédigé. Dans ce dernier cas, vous devez retravailler le plan pour qu'il s’adapte au contenu réel. A noter Les deux méthodes sont complémentaires car elles suivent un chemi- nement opposé. Méthode du plan Plan (idées structurées) — Rédaction (remplissage) Méthode de contournement de la page blanche Rédaction (idées en vrac) —> Structuration du texte — Plan (pas de remplissage, tout est déja écrit) 62Résolvez le probleme de la page blanche Selon votre caractére et votre vécu, vous aurez une préférence pour une ou l'autre des méthodes. Cependant, dans tous les cas, leur asso- ciation est meilleure que l'utilisation d’une seule de ces méthodes. Vous serez naturellement amené a penser que pour vous, personnel- lement, la méthode du plan sera meilleure. C’est parce que vous avez impression quelle vous demandera moins d’efforts. Cest vrai car vous avez déja eu loccasion de l'expérimenter dans le passé (peut-étre 'uti- lisez-vous encore aujourd'hui). Tentez d/acquérir la méthode de contournement de la page blanche: d'une part, elle est rapide et facile a utiliser dans la vie courante (elle est applicable méme quand vous avez juste un courrier & envoyer) et, d’autre part, elle vous permet d'accélérer la rédaction. 63“uoqinn zr0z @ wUSUuKdoobert. © 20: Copyr Chapitre 4 FACILITEZ ET FLUIDIFIEZ LA COMPREHENSION Vous pensez que ce qui compte, avant tout, pour obtenir un bon texte, ce n'est pas le style, mais le contenu. Ah bon? Et quand vous achetez un camembert dans un supermarché, Vemballage n’a-t-il pas une importance? Allez-vous acheter un. camembert premier prix de marque de distributeur avec un emballage en carton ou le camembert de marque pour 0,80 € de plus? «Ce n’est pas pareil, me direz-vous, plus un camem- bert est cher, meilleur il est.» Pourtant, les marques des distri- buteurs sous-traitent la fabrication des camemberts aux plus grandes marques, et il est parfois difficile de faire une réelle différence de goat. Laissez tomber ce lieu commun qui veut que seul le contenu soit important. La communication est comme tout autre produit: l'emballage est important. Et pour un texte, Vemballage, cest le style et la structure. 65Optimisez vos écrits professionnels #) Astuce ; ¢ 5 4 ( 5 5 ( § 4 t Une mauvaise opinion est vite forgée. Soyez vigilant sur: - les premiers documents que vous allez écrire pour un nouveau type de lecteur; = le début de vos documents, en particulier introduction, pour les documents destinés a vos lecteurs habituels. Pour vous faire apprécier de vos lecteurs, prouvez que vous étes un professionnel. Bien stir, vous le prouvez grace a vos résultats, mais également par la qualité de vos documents écrits. #y Et a oral? A loral, soyez précis et vigilant durant les premiéres minutes de conversation. Pour prouver que vous étes un professionnel, vous devez vous faire apprécier et, pour ce faire, répondre aux attentes de vos lecteurs: vous allez leur proposer un texte formaté spécifique- ment pour eux (vous devez vous poser la question de savoir ce quils attendent avant de rédiger), dans lequel ils comprendront tout, du premier coup et 4 la premiere lecture Vous les guiderez a travers la lecture pour leur expliquer ce que vous voulez leur faire comprendre. Les outils et méthodes que vous allez découvrir dans la suite de cet ouvrage pourront avoir un impact direct sur votre vie professionnelle: mieux compris, mieux jugé, plus écouté, votre avis sera davantage pris en compte et vous vous donnerez ainsi les moyens d’atteindre vos objectifs. #0 Astuce § ¢ } } ( Donnez l'impression a vos lecteurs que vos documents sont écrits pour eux: si vous connaissez une anecdote qui les concerne, essayez de l'utiliser pour illustrer un propos ou pour donner un exemple. 66Facilitez et fluidifiez la compréhension Rédigez de maniére 4 rendre 1. . . aes, les informations intéressantes Vos écrits professionnels sont globalement inintéressants Il ny a jamais de communication neutre. Que vous en soyez conscient ou non, quelle que soit la thématique et quel que soit le type de document, votre lecteur retiendra certaines informa- tions et d’autres moins (voire pas du tout). Cette hiérarchie dans la perception de l'information du lecteur dépend de la facon dont on a voulu (ou pas) rendre sa lecture intéressante ou pas. Au-dela de la qualité de écrit (syntaxe, grammaire, orthographe, structure...) il existe une raison majeure pour laquelle de nom- breux lecteurs interprétent mal le document: ils n'arrivent pas 4 s'y intéresser, car le document n’est tout simplement pas inté- ressant! Et pourquoi rvest-il pas intéressant? Parce que, géné- ralement, le rédacteur lui-méme, cest-d-dire vous, ne le trouvez pas intéressant. Quand vous rédigez, vous vous demandez rarement quel mes- sage vous voulez que les gens retiennent. Lors de mes formations, a la question « Qu’avez-vous raconté d’intéressant et d’important dans votre document?», le premier réflexe des participants est de se plonger le nez dans le document qu’ils ont pourtant eux- mémes écrit. Maitrisent-ils donc si mal ce texte quil leur faut le relire? Non, mais quasiment aucune des personnes testées ne sétait jamais posé cette question fondamentale « Qwest-ce que je raconte d’intéressant et/ou d’important? ». Commencer a rédiger avant d’avoir pu répondre & cette ques- tion a de fortes chances d’aboutir 4 un document insipide. Pour «accrocher » le lecteur, il est nécessaire de lui raconter des choses intéressantes, et cest 4 vous d’identifier ce qui doit intéresser le plus votre interlocuteur. 67Optimisez vos écrits professionnels Technique de recherche et de formulation des choses intéressantes et importantes Parfois, en fonction de la thématique de l’écrit, il peut paraitre A certains qu’ils n’ont rien de particuli¢rement intéressant ni important a écrire, la rédaction de ce document ayant été impo- sée par son entreprise. Croire ainsi, cest ne pas avoir fait leffort de rechercher ce qu'il y a d’intéressant dans son document, Quel que soit le document a produire, il y a forcément quelque chose d’intéressant (sinon, pourquoi Vavez-vous rédigé?), Pour étre stir de mettre en évidence les éléments importants et/ou intéres- sants, il faut étre capable de les rechercher puis de les formuler de facon simple et claire. Rechercher et formuler les éléments intéressants et importants peut s’avérer un exercice difficile (surtout si vous pensez a priori que vous navez rien de passionnant a raconter). Voici donc une technique qui vous aidera a identifier ces éléments importants. Imaginez-vous dans la situation suivante: Vous participez 4 un colloque (ou tout autre événement de ce type), et vous faites la queue a la machine a café. Devant vous, deux personnes attendent. Vous vous rendez subitement compte que la personne juste devant est justement celle 4 laquelle vous aviez quelque chose a raconter. Comme cette personne ne fait rien de particulier 4 ce moment précis (elle attend que la per- sonne qui la précéde choisisse et prenne son café), vous pouvez considérer qu’elle vous écoutera sans opposer de résistance pen- dant les 20 secondes qui suivent. Vous avez donc 20 secondes pour la convaincre en lui racontant quelque chose de suffisam- ment intéressant pour qu’elle désire, une fois son café en main, en savoir plus et soit méme préte a patienter le temps que vous récupériez votre café!, La conversation que vous pourrez lui 1. Cest important des lors que vous devez «vendre» quelque chose: un produit, un projet, une idée... car vous narriverez a convaincre vos interlocuteurs que si vous les intéressez. 68Facilitez et fluidifiez la compréhension tenir durant ces 20 secondes contiendra toutes les idées les plus importantes et les plus intéressantes. C’est la méme chose quand vous commence a rédiger, référez-vous au discours des 20 secondes pour savoir ce qu’il vous semble important et/ou inté- ressant 4 raconter. * La seule chose intéressante est ce qui intéresse votre lecteur Ce qui est intéressant, c'est ce qui intéresse votre lecteur. Pour illustrer ce propos, voici une anecdote qui eut lieu lors dun salon professionnel sur la thématique de l’industrie plastique. ANECDOTE Une société allemande présente son produit phare: un cube en acier de 1,50 m de c6té avec 2 trappes et une vitre. Laspect de lobjet ne permet en rien de deviner sa fonction. Curieux, je demande au tech- nico-commercial de mexpliquer & quoi sert cette machine. «= Cette machine est une grande innovation pour l'industrie auto- mobile. Elle pése seulement 350 kg et permet de passer plusieurs milliers de pigces de moteur l'heure. En effet, la technologie bre- vetée que nous avons développée, basée sur une combinaison de rayons X et de micro-ondes permet un débit d’analyse trés élevé. Bien entendu, tous les éléments de sécurité nécessaires au confine- ment de telles ondes sont présents et vous pouvez voir une fenétre aidant a visualiser lavancement de piéce: elle est fabriquée a partir de...» Vient alors une explication incompréhensible concernant la vitre et encore une minute d'explications dont je ne connais pas la teneur car je n’écoutais déja plus... «= Pardon, mais je n’ai pas bien compris, a quoi sert cette machine. — Eh bien, comme je vous le disai haut débit! =» /érifier toutes les piéces a trés Il me fallut poser quelques questions supplémentaires pour com- prendre lenjeu. Le commercial n’aurait-il pas mieux fait de présenter les choses de la facon suivante? 69Optimisez vos écrits professionnels «— Notre machine, destinée A des entreprises fabricantes de piéces de moteur, fait gagner en sécurité et en coiit dans la fabrication de ces piéces de moteur. En effet, la égislation oblige a vérifier que ces pices de moteur sont en conformité avec le cahier des charges. Jusqu’a présent, industriel devait vérifier cette conformité en préle- vant un échantillon (une piéce) et le scier pour le mesurer manuelle- ment: une pice sur cent par exemple. Il y avait deux inconvénients: dabord cela coattait cher car cela nécessitait du temps et le sacri- fice d'une pice, ensuite il pouvait arriver que certaines piéces non testées ne soient pas conformes au cahier des charges. Nous avons donc développé cette machine, qui permet de mesurer chacune des pices de moteur individuellement, et ce sans les scier, ce qui fait ainsi économiser du temps et évite le sacrifice de pieces pour effec- tuer le test. Cela peut-il vous intéresser?» Pourquoi est la 2° version est-elle plus intéressante? Car on n’y présente pas les informations de fagon neutre. Un parti pris est décidé par le vendeur: celui d’articuler son discours autour de la stireté et du gain de temps. A l’opposé, la premiére version est une présentation technique et froide de la machine, au travers de laquelle il faut deviner l'utilisation qui peut en étre faite. Si Pon reprend la premiére situation & la machine & café, et si vous n/avez pas adopté la bonne stratégie — Cest-a-dire articu- ler votre conversation autour d’un sujet qui peut intéresser votre interlocuteur -, celui-ci, une fois son café pris, n’aura pas envie de vous écouter et partira sans vous attendre. La plupart du temps, il n’aura ni la patience de vous écouter jusqu’au bout, ni Venvie de faire les efforts nécessaires pour comprendre en quoi il devrait étre intéressé. Tl est donc nécessaire que vous sachiez en quoi votre message peut intéresser et/ou étre important pour votre interlocuteur, avant méme de commencer la rédaction de votre texte. 70Facilitez et fluidifiez la compréhension #) Astuce Essayez toujours de structurer votre message des 20 secondes de la maniére suivante: sujet + verbe d’action + complément dobjet direct + détails annexes. Par exemple, plutét quécrire: «La modification des étapes de fabri- cation de notre module électronique de navigation pour les voitures de rallye a induit une augmentation des marges sur la vente de ce produit». Ecrivez plutot: «Nous avons augmenté les marges de vente de notre module électrique de navigation pour les voitures de rallyes grace a la modification des étapes de sa fabrication.». Rendez la lecture logique, structurez Vos propos 2. Respectez la linéarité de la lecture La lecture se fait de facon linéaire, cest-a-dire qu’elle commence en haut & gauche d'une page, et se poursuit linéairement, ligne par ligne, jusqu’en bas a droite de la page (en tout cas en fran- cais). Alors que vous lisez cette phrase, vous ne connaissez pas encore le contenu des phrases a venir & droite, ni en bas de votre point de lecture. Une erreur commune consiste 4 donner des arguments qui ne seront expliqués que plus tard dans le texte. Or, si cela parait logique au rédacteur qui connait déja tous les éléments, le lec- teur, lui, n’a pas les moyens de deviner. Pour qu’il puisse comprendre, il faut Ini fournir les informa- tions dans lordre chronologique (et logique): partez toujours du connu pour expliquer le non-connu. nOptimisez vos écrits professionnels Imaginons que A, B, C, D et E soient des informations. Seul A est connu, comment structurer le texte? II existe trois possibilités. ité 1 Phrase 1; A (connu) ~ lien explicatif —+ B (B devient connu) Phrase 2: A (connu) — lien explicatif —> C (C devient connu) Phrase 3: A (connu) ~ lien explicatif —* D (D devient connu) Phrase 4: A (connu) ~> lien explicatif —» E (E devient connu). Etc. Au final, A, B, C, D, E... sont compris et connus. * Possil Exemple de possibilité 1 La langue du fourmilier (A) est un cylindre long et gluant (B) contenu dans une téte de forme allongée. La langue (A) est expulsée a travers une bouche circulaire lorsque le fourmilier se nourrit (C). Cette langue (A) permet de saisir des fourmis & l'intérieur de leur nid (D), mais de plus, elle (A) contient des substances chimiques qui bloquent l'effet des toxines sécrétées par ses proies (E). + Possibilité 2 Phrase 1: A (connu) — lien explicatif + B (B devient connu) Phrase 2: B (connu) ~ lien explicatif —* C (C devient connu) Phrase 3: C (connu) ~ lien explicatif —* D (D devient connu) Phrase 4: D (connu) — lien explicatif + E (E devient connu). Ete. Au final, A, B, C, D, E... sont compris et connus. Exemple de possibilité 2 Les fourmiliers (A) se nourrissent en utilisant leur langue (B). Cette langue (B) trés allongée de forme cylindrique est enduite d'une subs- tance (C) gluante dont (C) le contact immobilise instantanément ses proies favorites: les fourmis (D). Les fourmis (D) se défendent en sécré- tant des toxines (E), mais en vain, ces toxines (E) étant bloquées par des substances chimiques (F) sécrétées par la langue des fourmiliers. 72