LES FORMULAIRES

LES FORMULAIRES

1. PRESENTATION
Le formulaire est un écran personnalisé permettant de créer, modifier, imprimer ou consulter des
données issues des tables de la base de données en cours d'utilisation.
Très utile pour ajouter ou modifier fréquemment les données dans une table, il offre un espace de
travail plus convivial que la feuille de données.
Simples d’utilisation et pratiques, les formulaires incorporent également la possibilité d'inclure des
images, des graphiques, des calculs, des messages, des dessins, des couleurs et des effets d'ombre.

Il existe trois méthodes à votre disposition, pour créer des formulaires :

- L'Assistant : Guide permettant de définir son formulaire à partir d'exemples et de
questions.
- Les formulaires instantanés : Créés directement sur le style défini dans l’Assistant.
- Les outils : Permettant de définir personnellement le type et les caractéristiques
des objets à intégrer.

Les informations apparaissant dans un formulaire, sont en fait placées dans des contrôles.
Ceux-ci sont associés aux champs de la table ou de la requête source du formulaire ou indépendant
(Texte, graphismes ou contrôles calculés).

2. CREATION D’UN FORMULAIRE

- Afficher la boîte de dialogue « Base de données »,
- Activer les objets Formulaires,
- Cliquer sur le bouton Nouveau,

La boîte de dialogue « Nouveau formulaire » s’affiche,

- Sélectionner
l'option voulue,
- Sélectionner
la table ou la
requête sur
laquelle sera
basé le
formulaire,
- Cliquer sur le
bouton OK.

- Le Mode
création affiche
un formulaire
vierge qui sera
entièrement mis
en forme par
l’utilisateur. Il est utilisé pour construire des formulaires de menus ou servant de base à
l'exécution de requêtes,

- Les Assistants guident l’utilisateur dans la définition et la mise en forme des formulaires,
- Les Formulaires instantanés sont générés à partir de la totalité des champs de la table ou de
la requête et suivant la dernière mise en forme utilisée dans l’Assistant.

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2.1. ASSISTANT FORMULAIRE

Dans la boîte de dialogue « Nouveau formulaire »,
- Sélectionner l’option Assistant formulaire,
Ou
- Double-cliquer sur dans la liste des objets,
- Sélectionner la table ou la requête servant de base pour le formulaire,

2.1.1. ETAPE 1 : SELECTION DES CHAMPS

- Dans la zone
« Tables/Requête
s »,
- Sélectionner la
table ou la
requête
contenant les
champs à afficher
dans le
formulaire,

- Dans la liste
« Champs
disponibles »
- Double-cliquer
sur les champs
qui seront
affichés dans le
formulaire,
Ou
- Utiliser les boutons de la partie centrale.

- Procéder de même si vous désirez ajouter des champs provenant de plusieurs tables liées.
Si vous avez sélectionné des champs provenant de plusieurs tables, Access demande la façon dont il
doit présenter les données.

- Choisir par Catégories pour

visualiser pour chaque catégorie,
le détail des produits sous forme
de sous-formulaire (interne) ou
de formulaire attaché (accessible
depuis un bouton).

- Choisir par Produits pour

visualiser les données
demandées dans un formulaire
simple.

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2.1.2. ETAPE 2 : PRESENTATION DU FORMULAIRE

Sélectionner une des options de présentation proposées, certaines ne sont pas disponibles si le
formulaire contient des données provenant de plusieurs tables ou requêtes.

2.1.2.1. COLONNE SIMPLE

Les champs sont présentés les uns en dessous des autres. On ne visualise qu'un enregistrement

2.1.2.2. TABULAIRE

Les champs sont présentés les uns à côté des autres. On visualise les enregistrements en ligne, les uns à la suite
des autres.

2.1.2.3. FEUILLE DE DONNEES

Le formulaire à l'aspect d'une feuille de données avec les colonnes et les lignes.

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2.1.2.4. JUSTIFIE

Les champs et leur étiquette sont affichés les uns à la suite des autres de façon à remplir le formulaire dans sa
largeur et sa hauteur.

2.1.3. ETAPE 3 : STYLE DU FORMULAIRE

- Sélectionner une des options de mise en forme proposées,

Le style de mise en forme retenu devient le

style de base pour les formulaires
instantanés créés par la suite.

2.1.4. ETAPE 4 : TITRE DU FORMULAIRE

- Taper un titre pour le formulaire, ce
dernier apparaîtra dans l’en-tête du
formulaire,

- Sélectionner l’option Ouvrir le

formulaire pour visualiser le formulaire,
- Sélectionner l’option Modifier la
structure du formulaire pour le
personnaliser.

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2.2. FORMULAIRES INSTANTANES

Les formulaires instantanés sont constitués de tous les champs de la table ou de la requête source et
sont construits sur le dernier style utilisé dans l’assistant, style Standard par défaut.

- Dans la fenêtre « Base de données »

- Sélectionner la table ou la requête voulue,
- Cliquer sur le bouton pour générer un formulaire en colonne simple.
Ou
- Cliquer sur l’onglet « Formulaires »,
- Cliquer sur le bouton Nouveau,

Dans la boîte de dialogue « Nouveau formulaire »,

- Sélectionner une des options de Formulaire instantané,
- Sélectionner la table ou la requête servant de base pour le formulaire.

Les différents types de formulaires sont détaillés dans le chapitre consacré à la création de
formulaires à l'aide de l'Assistant.

2.3. FORMULAIRE GRAPHIQUE

L’assistant graphique permet de créer des formulaires contenant un graphique créé à partir des
données de la table ou de la requête spécifiée.

3. LES BARRES D’OUTILS ASSOCIEES AUX

FORMULAIRES

3.1. BARRE D’OUTILS DU MODE CREATION

Couper Lien hypertexte
Modes d’affichage Fenêtre Base de données
Copier Barre d’outils Web
Enregistrer Nouvel objet
Coller Format automatique

Aperçu avant impression Générateur d’expression

Annuler Boîte à outils
Imprimer Propriétés
Reproduire mise en forme Code
Liste des champs

3.2. BARRE D’OUTILS DU MODE FORMULAIRE

Orthographe Propriétés
Couper Filtre par formulaire Base de données
Modes d’affichage
Copier Barre d’outils Web Appliquer le filtre
Enregistrer Nouvel objet
Coller

Aperçu avant impression Filtre par sélection Supprimer

Annuler
Nouveau
Imprimer
Tri décroissant Rechercher
Tri croissant

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4. LE MODE CREATION
Que l'on ait utilisé l'Assistant ou créé un formulaire vierge, il est souvent nécessaire de modifier le
contenu ou l'aspect des éléments du formulaire.
Ces manipulations s'effectuent en mode Création.

4.1. MODE CREATION

Règles Grille Barre de sélection et de
dimensionnement de la section

Sélecteur du
formulaire

Sections
Contrôle actif

Contrôle étiquette

4.2. SELECTION DES CONTROLES

Avant de manipuler un contrôle ou un objet, il est impératif de le sélectionner en cliquant dessus.
Pour sélectionner plusieurs contrôles en même temps, cliquer à l'extérieur du groupe et faire glisser la
souris afin d'entourer tous les contrôles, puis lâcher le bouton de la souris.
Pour sélectionner des contrôles non adjacents ou se chevauchant, maintenir la touche
« MAJUSCULE » enfoncée et cliquer sur chacun des contrôles.
La touche « MAJUSCULE » peut aussi être utilisée pour désactiver la sélection.

4.3. LA GRILLE ET LES REGLES

4.3.1. LA GRILLE
Lorsqu’un formulaire est en mode Création, une grille est utilisée lors du déplacement ou de la
modification des dimensions d’un contrôle. Lorsque l’alignement de la grille est actif, le déplacement
de la souris amène le contrôle déplacé vers le point de la grille le plus proche. Pour des déplacements
précis, il est nécessaire de désactiver l’alignement sur la grille.

- Sélectionner dans le menu FORMAT la commande ALIGNER SUR LA GRILLE.

4.3.2. LES REGLES

Les règles permettent de positionner les différents éléments du formulaire et de régler la taille
(hauteur et largeur) du formulaire ou des différents contrôles. L’affichage ou le masquage des règles
se fait par la commande REGLE du menu AFFICHAGE.

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4.4. DEPLACEMENT DES CONTROLES

4.4.1. DEPLACEMENT DU CONTROLE ET DE L’ETIQUETTE
Activer le contrôle,
Positionner le pointeur au niveau du contrôle, lorsque le pointeur prend la forme d’une main ouverte,
faire glisser le contrôle jusqu'à la position finale.

4.4.2. DEPLACEMENT DU CONTROLE OU DE L’ETIQUETTE

Activer le contrôle,
Pour déplacer uniquement le contrôle ou l’étiquette, placer le pointeur de la souris sur la poignée dans
le coin supérieur gauche (le pointeur prend la forme d’une main avec un doigt pointé), faire glisser
jusqu'à la position finale.

4.5. ALIGNEMENT
Pour aligner plusieurs contrôles les uns par rapport aux autres,

- Sélectionner les contrôles à aligner,

- Sélectionner dans le menu FORMAT le sous-menu ALIGNER puis sélectionner une des
commandes suivantes,

- GAUCHE aligne l’ensemble des contrôles sélectionnés sur celui placé le plus à gauche.
- DROITE aligne l’ensemble des contrôles sélectionnés sur celui placé le plus à droite.
- HAUT aligne l’ensemble des contrôles sélectionnés sur celui placé le plus haut.
- BAS aligne l’ensemble des contrôles sélectionnés sur celui placé le plus bas.
- SUR LA GRILLE aligne l’ensemble des contrôles sélectionnés sur le point de la grille le plus
proche.

4.6. ESPACEMENT
Pour modifier l’espacement vertical ou horizontal entre plusieurs contrôles sélectionnés,

Sélectionner dans le menu FORMAT le sous-menu ESPACEMENT HORIZONTAL ou le sous-menu

ESPACEMENT VERTICAL puis sélectionner une des commandes suivantes,

EGALISER, l’espacement entre les contrôles est identique.

AUGMENTER, l’espacement entre les contrôles est augmenté.
DIMINUER, l’espacement entre les contrôles est réduit.

4.7. TAILLE
- Pour modifier la taille d’un contrôle, placer le pointeur sur une des poignées entourant le contrôle
sélectionné, puis faire glisser la souris jusqu'à obtention de la taille voulue.
Ou
- Sélectionner dans le menu FORMAT le sous-menu TAILLE puis sélectionner une des commandes
suivantes,
- AU CONTENU ajuste la taille des contrôles sélectionnés à leur contenu.
- A LA GRILLE ajuste la taille du contrôle sélectionné au point de la grille le plus proche.
- AU PLUS GRAND ajuste la taille (hauteur) des contrôles sélectionnés par rapport au plus grand.
- AU PLUS PETIT ajuste la taille (hauteur) des contrôles sélectionnés par rapport au plus petit.
- AU PLUS LARGE ajuste la taille (largeur) des contrôles sélectionnés par rapport au plus large.
- AU PLUS ETROIT ajuste la taille (largeur) des contrôles sélectionnés par rapport au plus étroit.

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4.8. COPIE
- Sélectionner le contrôle à copier,
- Ouvrir le menu EDITION et choisir la commande DUPLIQUER,
- Placer le contrôle dupliqué à l'endroit voulu.

4.9. MISE EN FORME

La mise en forme d’un contrôle concerne l’aspect du contrôle lui-même mais aussi l’aspect du
texte ou des données qu’il affiche.

La mise en forme peut être réalisée globalement par les formats automatiques ou
individuellement par l’intermédiaire de la barre d’outils de mise en forme associée au mode
Création des formulaires.

Aligner à gauche Epaisseur du trait

Police de Taille des
Liste des contrôles caractères caractères Centrer Apparence
Aligner à droite

Souligné Couleur du trait

Couleur des caractères
Italique
Gras Couleur de fond

4.10. PROPRIETES DES FORMULAIRES

4.10.1. AFFICHER LES PROPRIETES
Ouvrir le formulaire en mode Création,
Activer l'élément voulu,
Cliquer sur le bouton de la barre d'outils,
Ou
Sélectionner la commande PROPRIETES du menu AFFICHAGE ou du menu contextuel,

Sélecteur de formulaire
ou d'état

Vous pouvez afficher les propriétés avec un

double-clic sur le contrôle ou sur le sélecteur de
formulaire ou d'état.

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4.10.2. PROPRIETES D'

AFFICHAGE
Boîte contrôle Bouton MinMax
Légende
Bouton Fermer

Il y a quatre types de En-tête du formulaire

propriétés dans un formulaire
(Format , Données ,
Sélecteur Section Détail
Evénement , Autres)

Séparateur d'
enregistrements

Pied de formulaire

Boutons de déplacement Barre de défilement

4.10.2.1.FOR
MAT
4.10.2.1.1. LEGENDE
Entrer le texte qui s'affichera dans la barre de titre du formulaire.

4.10.2.1.2. AFFICHAGE PAR DEFAUT

Permet de spécifier le mode d'affichage à l'ouverture par défaut du formulaire.
Mode simple
Les enregistrements sont affichés un par un grâce aux boutons de déplacement.
Mode continu
Les enregistrements sont affichés les uns en dessous des autres (en fonction de la hauteur de
la section détail), séparés par la ligne du séparateur d'enregistrement.
Feuille de données
Les enregistrements sont affichés sous forme de feuille de données, en ligne et en colonne. Le
menu AFFICHAGE permet de basculer sur le mode Formulaire.

4.10.2.1.3. AFFICHAGE AUTORISE

Définit les modes d'affichage pouvant être utilisé avec le formulaire (par le menu ou le bouton
Affichage).
Les deux
Le formulaire peut être affiché en mode Formulaire ou en mode Feuille de données.
Formulaire
Seul l'affichage en mode Formulaire est possible.
Feuille de données
Seul l'affichage en mode Feuille de données.

4.10.2.1.4. BARRE DEFILEMENT

Lorsque la taille du formulaire est figée ou que toutes les données sont visibles à l'écran, les barres de
défilement peuvent devenir inutiles.
Sélectionner une des options proposées : Aucune, Les deux, Verticale, Horizontale.

4.10.2.1.5. AFFICHER SELECTEUR

Sélectionner Non pour ne pas afficher le sélecteur.

Le sélecteur est la barre grise verticale située à gauche d'un formulaire en colonne, le carré
gris à gauche d'un enregistrement dans un formulaire tabulaire. Elle permet de sélectionner un
enregistrement.

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4.10.2.1.6. BOUTONS DE DEPLACEMENT

Sélectionner Non pour supprimer les boutons de déplacement.

Les boutons de déplacement permettent de se déplacer d'un enregistrement à un autre, de

créer de nouveaux enregistrements.

4.10.2.1.7. TAILLE AJUSTEE

Oui, la taille du formulaire s'ajuste de façon à afficher un enregistrement complet.
Non, la taille est celle qu'avait le formulaire à son dernier enregistrement.

4.10.2.1.8. AUTO CENTRER

Oui, lors de son ouverture le formulaire est automatiquement positionné au centre de l'écran.
Non, le formulaire s'ouvre à la position qu'il avait lors de son dernier enregistrement.

4.10.2.1.9. STYLE BORDURE

Aucun, le formulaire ne possède pas de bordure, ni de barre de titre. Il n'est pas possible de le
redimensionner.
Trait simple fixe, Trait double fixe, le formulaire comprend une bordure fine ou épaisse
suivant l'option choisie. Il ne possède pas de barre de titre et n'est pas dimensionnable.
Dimensionnable, le formulaire possède une bordure et une barre de titre. Il peut être
redimensionné et déplacé.

4.10.2.1.10. IMAGE
Permet d'utiliser un fichier graphique en fond de formulaire.
Cliquer sur les 3 points à droite de la zone de saisie,
Sélectionner le fichier graphique dans l'arborescence.

4.10.2.1.11. TYPE IMAGE

Permet de définir le mode de stockage de l'image dans la base de données.
Intégré, l'image est enregistrée dans la base de données. L'augmentation de taille varie en
fonction du type de fichiers image.
Attaché, seul un pointeur vers l'image est enregistré et la taille de la base de données
n'augmente pas. Le fichier image ne doit pas être déplacé ni supprimé.

4.10.2.1.12. GRILLE X, GRILLE Y

La grille est un quadrillage qui peut être affiché ou non. La grille est utilisée lors de l'alignement et du
positionnement des objets dans le formulaire. Elle peut être affichée par le menu AFFICHAGE,
commande GRILLE.
Les propriétés Grille X et Grille Y permettent d'obtenir une précision plus ou moins grande.

Taper un entier compris entre 1 et 64 pour définir le nombre de subdivisions.

4.10.2.2.DONNEES
Pour modifier les données affichées ou le comportement du formulaire
Dans la boîte de dialogue « Propriétés »,
Cliquer sur l'onglet « Données »,

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4.10.2.2.1. SOURCE
La propriété Source permet de spécifier les données qui seront disponibles pour le formulaire actif.
Cette propriété peut contenir le nom d'une table, le nom d'une requête ou une instruction SQL.
La propriété est mise à jour automatiquement lors de la création du formulaire :
- Table ou Requête pour les formulaires instantanés,
- Instruction SQL pour les formulaires créés à partir de l'assistant sur plusieurs tables.

Pour modifier la source d'un formulaire :

Cliquer dans la propriété,
Sélectionner le nom de la table ou de la requête dans la liste proposée.
Ou
Cliquer sur le générateur ,
Une fenêtre de requête s'ouvre :
Modifier son contenu (ajout de tables, de champs, modification de tri, critères),
Fermer la fenêtre en enregistrant pour mettre à jour la propriété.

La liste des champs est mise à jour automatiquement en fonction des modifications apportées
à la propriété Source.

4.10.2.2.2. FILTRE
Permet de réduire le nombre d'enregistrements affichés en spécifiant un filtre.
La propriété Filtrage autorisé doit être à Oui pour que le filtre puisse être appliqué.

- Saisir l'expression du filtre : nom_du_champ = valeur

Par exemple :
[N° Client] = 1250
[date commande] = #1/1/99#
Ville = "Toulouse"

Lorsque cette propriété est modifiée directement, le filtre n'est appliqué qu'après un clic sur le
bouton ou par la commande APPLIQUER LE FILTRE/TRI du menu ENREGISTREMENTS.

4.10.2.2.3. TRI PAR

Permet de modifier l'ordre des enregistrements en spécifiant un tri sur un ou plusieurs champs.
La propriété Filtrage autorisé doit être à Oui pour que le filtre puisse être appliqué.

Saisir le nom des champs de tri.

Utiliser la virgule pour séparer les noms de champ lorsque l'on trie sur plusieurs clés.
L'ordre de tri par défaut est ascendant. Utiliser le mot-clé DESC pour spécifier un ordre de tri
décroissant.

Par exemple :

Pays,Ville - Tri d'abord sur le pays puis sur la ville.

[Date commande] DESC - Tri les dates de commande de la plus récente à la plus ancienne.

Lorsque cette propriété est modifiée directement, le tri est appliqué par la commande
APPLIQUER LE FILTRE/TRI du menu ENREGISTREMENTS.

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4.10.2.2.4. MODIF AUTORISEE, SUPPR AUTORISEE, AJOUT

AUTORISE, ENTREE DONNEES
Lorsque la source d'un formulaire est une table, ou une requête qui génère un jeu d'enregistrements
modifiables, les propriétés suivantes permettent d'agir sur les enregistrements :

Modif autorisée : Donne accès à la modification aux utilisateurs

Suppr autorisée : Donne accès à la suppression aux utilisateurs
Ajout autorisée : Donne accès à la création aux utilisateurs
Entrée données : Permet la saisie des données

4.10.2.3.PROPRIETES EVENEMENTIELLES
4.10.2.3.1. OUVERTURE DU FORMULAIRE
Se produit lors de l'ouverture d'un formulaire (affichage du premier
Sur activation enregistrement) et lorsque l'on passe d'un enregistrement à un
autre.
Se produit lors de l'ouverture d'un formulaire dans n'importe quel
Sur ouverture
mode.
Sur Chargement A l'ouverture du formulaire, lors du chargement des données.
Sur activé Lorsque la fenêtre du formulaire devient active.
Sur redimensionnement A l'ouverture, après le chargement.

4.10.2.3.2. FERMETURE
Sur libération Avant qu'il ne disparaisse de l'écran.
Sur fermeture A la fermeture réelle du formulaire.
Sur désactivé Lorsque la fenêtre est désactivée au profit d'une autre.

4.10.2.3.3. AJOUT, MODIFICATION

L'utilisateur saisit le premier caractère dans un nouvel
Avant insertion
enregistrement.
Après insertion L'enregistrement mis à jour est un nouvel enregistrement
L'utilisateur met à jour l'enregistrement (Enregistrement ou passage
Avant Maj
à un autre enregistrement)
Après MAJ L'enregistrement est mis à jour.
Lorsque le contenu d'un formulaire ou d'une zone de liste
Si modification
modifiable est modifié à l'aide du clavier.

4.10.2.3.4. SUPPRESSION D'ENREGISTREMENTS

Sur suppression Après appui sur la touche « SUPPR » ou un clic sur le bouton
Après le précédent et avant l'affichage de la boîte de dialogue de
Avant suppression
confirmation.
Après confirmation et donc la suppression réelle ou après
Après suppression
annulation de la suppression.
Si la case Modifications des enregistrements est décochée (Menu Outils/Options, onglet
« Editer/Rechercher »), les événements Avant Suppression et Après suppression ne se
produisent pas et la boîte de dialogue de confirmation ne s'affiche pas

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