TP SA – CCP 1 - ETUDE DE CAS EVALUATIVE

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Votre situation

Vous êtes en stage au sein de cette entreprise. Vous assistez Valentine Lapeyre,
secrétaire au service administratif.

L’évolution des nouvelles technologies remet en question le système d’information et

de communication existant... Pour répondre au souhait de la Présidente, Patricia
Robert, désireuse de connaître les besoins de chaque service, une réunion de
résolution de problèmes avec tous les chefs de services est envisagée.

Vous avez à votre disposition un bureau équipé d’un ordinateur avec une suite
bureautique (Microsoft Office, Open Office...), un accès à Internet, une imprimante
laser couleur, un scanneur et un poste téléphonique.

Mission 1 : Rédiger et diffuser un courriel à plusieurs personnes de la structure

Valentine Lapeyre vous charge de contacter par messagerie électronique interne

tous les chefs de service pour connaître leurs disponibilités afin de fixer la date de la
réunion.
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Rédigez en vous inspirant du formulaire ci-dessous le courriel demandé.

Vous ferez apparaître clairement tous les destinataires.

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Mission 2 : Déterminer la date de la réunion et la notifier sur un agenda

Valentine Lapeyre vous informe qu’elle a reçu les réponses de chacun des chefs de
service. Elle vous demande de dépouiller les courriels et de fixer la date de la
réunion. Ceux qui n’ont pas répondu par courriel ont téléphoné pour informer qu’ils
étaient disponibles durant toute la semaine, sauf M. Val (absent vendredi matin). Elle
vous signale qu’elle participera aussi à la réunion, étant disponible toute la semaine.

Reproduisez l’agenda de la semaine du lundi 16 janvier au vendredi 20 janvier

et positionnez-y la réunion
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Mission 3 : Rédiger une note de service et préparer l’organisation

La date étant fixée, vous devez organiser la logistique administrative de la réunion à

laquelle vous participerez. Aujourd’hui 4 janvier, Valentine Lapeyre vous transmet la
liste des tâches à réaliser.

Rédigez une note de service (la première de l’année civile) pour convoquer les
participants (date, lieu, ordre du jour).

Faites des recherches pour trouver le restaurant qui va pouvoir vous accueillir
à proximité : notez ses coordonnées complètes.

Mission 4 : La mise en forme du compte-rendu sous texteur

La réunion a eu lieu, Valentine Lapeyre a pris des notes et vous demande de

présenter le compte-rendu puisque vous avez participé en tant qu’observateur à
cette réunion.
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Relisez votre travail et vérifiez que votre document est bien divisé en quatre
parties : mission 1, mission 2, mission 3, mission 4. Puis envoyez-le à votre
formateur dans les délais impartis.

Mission 5 : Faire des recherches et produire un document structuré

Suite à cette journée de travail et aux préconisations de M. Laclos, la Présidente

décide d’explorer la mise en place de la GED.

Votre tutrice vous demande de saisir et de présenter la note de synthèse concernant

la GED à l’attention de la Présidente de la société.
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Pour cela, elle vous demande de faire des recherches sur le net pour trouver :

- la définition complète de la GED, la signification du sigle en français et en

anglais

- un schéma représentant l’organisation d’une GED.

Par ailleurs, elle vous laisse la charte graphique de la société pour les notes de
synthèse, le brouillon de la note élaboré avec M. Laclos ainsi qu’un tableau
comparatif des solutions à reproduire dans la note.
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Réalisez cette note de synthèse sur un second document en respectant

l’ensemble des consignes.

Relisez-vous puis envoyez votre document à votre formateur dans les délais
impartis.