12251_Excel_FauxTitre 12/12/07 14:09 Page 1

Ivana Taylor
Bill Jelen

Analyse
marketing
et reporting

avec Excel

© Groupe Eyrolles, 2008, pour la présente édition

ISBN : 978-2-212-12251-0

01_pdt_blaess.indd 3 13/12/07 10:39:55

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Formules

Entrer une formule

Les données du problème
Pour obtenir les valeurs des ventes futures fondées sur une certaine
hypothèse de taux de croissance, vous devez utiliser une formule.

Comment s’y prendre

Observez la feuille de calcul présentée ci-dessous. Le montant des
ventes pour l’année 2006 s’élève à 1 774 000. Ce montant apparaît
en B3, et le taux de croissance pour 2007 a été saisi en B5. En B7, la for-
mule =B3*B5 fait le produit de la valeur saisie en B3 par celle saisie en B5.

EN COULISSES Des calculs dynamiques

Dans un classeur, dès qu’un changement survient, toutes les formules sont recalculées instanta-
nément.
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CHAPITRE 3

Figure 3–1 Dans cette cellule, on a fait appel à une simple multiplication
pour calculer le montant des ventes prévisionnelles.

Si vous entrez un nouveau taux en B5, Excel recalcule immédiate-

ment la cellule B7 pour adapter son résultat au nouveau taux.

Figure 3–2 Excel recalcule le montant des ventes prévisionnelles

dès que le taux de croissance est modifié.

Plus en détail
Il y a trois façons d’entrer cette formule.
• Si vous êtes un fanatique du clavier, vous pouvez directement
taper =B3*B5 dans la cellule B7.
• Si vous préférez la souris, commencez par taper le signe =, puis,
utilisez la souris pour cliquer sur B3, tapez *, et enfin, utilisez à
nouveau la souris pour cliquer sur B5.
• Mais la méthode la plus rapide est sans doute d’utiliser les touches
de direction. C’est la méthode de prédilection de ceux qui ont
connu la préhistoire du tableur avec Lotus 1-2-3.
1. Tapez =.
2. Pressez quatre fois la touche de direction vers le haut pour
atteindre la cellule B3.
3. Tapez *.
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CHAPITRE 3

4. Pressez deux fois la touche de direction vers le haut pour attein-

dre la cellule B5.
5. Pressez la touche Retour.

Opérateurs
Voici les principaux opérateurs :
• Signe Plus (+) Addition
• Signe Moins (-) Soustraction
• Astérisque (*) Multiplication
• Barre de division (/) Division
• Accent circonflexe (^) Exposant
• Esperluette (&) Concaténation
• Parenthèses () Agir sur l’ordre des opérations
Voyons à présent quelques exemples d’utilisation :
Tableau 3–1 Principaux opérateurs et leur utilisation pour construire les formules

Pour additionner deux cellules Signe + =A1+A2

Pour soustraire une cellule d’une autre Signe - =A2-A1
Pour multiplier deux cellules Astérisque =A1*A2
Pour diviser une cellule par une autre Barre de division =A2/A1
Pour élever une cellule à une certaine Accent circonflexe =A1^3
puissance
Pour calculer une racine Accent circonflexe, mais avec une puissance =256^(1/4)
inférieure à 1. Cette formule calcule la racine
quatrième de 256
Pour concaténer du texte Esperluette =A1&A2

Ordre des opérations

Le moteur de calcul d’Excel exécute les opérations dans un ordre
précis.
• Exposants
• Multiplications et divisions de la gauche vers la droite
• Additions et soustractions de la gauche vers la droite
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CHAPITRE 3

Si vous considérez la formule =A2+B2*C2^D2, Excel commence par

calculer C2^D2. Puis il multiplie B2 par le résultat qu’il vient de
trouver. Et enfin, il finit par ajouter A2 avant de renvoyer le résultat
final dans la cellule.
Vous pouvez intervenir sur cet ordre en ajoutant des
parenthèses : =(A2+B2)*C2^D2.

Les fonctions préprogrammées

Parallèlement aux opérateurs de base, Excel offre plus de 350 fonc-
tions préprogrammées très puissantes. Certaines fonctions comme
SOMME sont d’un accès immédiat, mais la découverte des autres fonc-
tions ne pose pas de réel problème.
Si vous devez faire la somme de valeurs saisies dans des cellules conti-
guës, il est plus simple et plus rapide d’utiliser =SOMME(A2:A5) que de
mettre en œuvre l’addition de base pour écrire =A2+A3+A4+A5. Plus
vous avez de données à additionner, plus le choix de la fonction SOMME
devient crucial. Il est bien évident qu’entrer une formule comme
=SOMME(A2:A999) est beaucoup plus rapide que de saisir quelque
chose comme =A2+A3+A4+…+A999.

Figure 3–3 Excel ne peut même pas calculer une formule comme celle qui apparaît ici.
Aussi, par pitié, n’essayez pas de saisir une chose aussi monstrueuse.
Utilisez plutôt la fonction SOMME comme cela est décrit ci-dessus.
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CHAPITRE 3

Entrer une fonction depuis le ruban

Au niveau de l’onglet Formules du ruban, vous pouvez voir la lettre
grecque Σ. Ce bouton correspond à l’insertion automatique de la
fonction SOMME. Si, au lieu de cliquer directement sur le bouton, vous
utilisez la liste déroulante, vous avez un accès direct aux fonctions
MOYENNE, MAX, MIN, etc.

Dans la figure ci-dessous apparaissent les chiffres de vente

pour 999 modèles sur 5 ans. Or, vous souhaitez obtenir en ligne 1000
les totaux pour chaque année. Il vous suffit de :
1 Sélectionner la plage de cellules B1000:F1000.
2 Cliquer sur le bouton Σ. Excel entre automatiquement la somme
dans les cinq colonnes.

Figure 3–4 Sélectionnez les cellules devant afficher

le total des chiffres de ventes pour chaque année.

Le résultat apparaît dans la figure ci-dessous.

Figure 3–5 Dès que le bouton de somme automatique est pressé,

Excel entre la formule dans les cinq colonnes.
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CHAPITRE 3

Vérifiez les formules de manière à vous assurer que la référence de la

plage de cellules entrée automatiquement par Excel correspond bien
à ce que vous souhaitez.
Dans cet exemple, les années saisies en ligne 1 sont précédées d’une
apostrophe (invisible dans la cellule), ce qui leur confère une nature
de texte. Sans cette précaution, la somme automatique aurait intégré
cette première ligne à la référence de la plage de cellules à addi-
tionner. Excel introduit dans sa référence toutes les valeurs numéri-
ques qu’il rencontre sur son passage, jusqu’à ce qu’il tombe sur une
valeur de texte ou une autre formule.
En utilisant le bouton Σ à partir d’une cellule unique, Excel ne valide
pas automatiquement la formule. Il se contente de vous la suggérer, et
attend que vous appuyez Entrée pour valider cette formule.

Figure 3–6 Pressez la touche Entrée pour valider votre formule.

Immédiatement à droite du bouton Somme automatique, vous trouvez

une flèche. Utilisez-la pour choisir une autre fonction comme
Moyenne, Max ou Min. Sélectionnez la plage B1000:F1000, cliquez
sur la flèche et choisissez Moyenne afin d’entrer une formule capable
de calculer la moyenne des ventes par modèle.

Figure 3–7 Sélection de la fonction Moyenne à partir de la flèche liée au bouton Somme automatique.
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CHAPITRE 3

Figure 3–8 Excel calcule la moyenne à partir des données de chacune des colonnes.

Découvrir de nouvelles fonctions

Comment procéder pour calculer la médiane pour chacune des
colonnes ? Vous pouvez soit cliquer sur le bouton fx qui se trouve à
l’extrême gauche du ruban, sous l’onglet Formules, soit choisir cette
fonction à partir de la liste déroulante attachée à l’un des boutons
présentant ces fonctions par thème, à partir du même onglet.

Figure 3–9 Utilisez le bouton fx pour partir à la recherche de nouvelles fonctions.

Les fonctions d’Excel sont proposées à travers sept catégories, dont

une divisée en quatre sous-catégories. Elles apparaissent sous la
forme de sept boutons :
• Financier
• Logique
• Texte
• Date et heure
• Recherche et référence
• Maths et trigonométrie
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CHAPITRE 3

• Plus de fonctions
– Statistiques
– Ingénierie
– Cube
– Information
Vous trouvez également les deux boutons suivants qui reprennent
certaines des fonctions présentées dans les catégories ci-dessus :
• Utilisées récemment
• Somme automatique
Retrouver une fonction au sein de sa catégorie n’est pas nécessaire-
ment une tâche facile car la fonction SOMME, par exemple, est rangée
dans les fonctions Maths et trigonométrie, alors que MOYENNE se trouve
dans la catégorie Statistiques qui est elle-même une sous-catégorie du
bouton Plus de fonctions.

Figure 3–10 Déroulez la liste des fonctions appartenant à une catégorie

à partir de la boîte de dialogue Insérer une fonction.

Au lieu de vous perdre dans les méandres des diverses catégories, cli-
quez sur le bouton fx. À partir de la boîte de dialogue qui apparaît,
tapez quelques mots dans la case de recherche et cliquez sur OK. Si vous
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CHAPITRE 3

tapez Moyenne, Excel vous suggère d’utiliser non seulement la fonction

MOYENNE, mais également la fonction MOYENNE.SI ou encore
MOYENNE.HARMONIQUE et bien d’autres fonctions encore.

Figure 3–11 À partir d’un mot, Excel ne vous suggère pas une fonction unique,
mais il vous propose de nombreuses alternatives.

En tapant Médiane dans la case de recherche, Excel renvoie une liste

de fonctions comprenant MEDIANE mais également MODE, QUARTILE et
bien d’autres encore.

BON À SAVOIR Découvrez la macro complémentaire Analysis Toolpak

Environ un tiers des fonctions ne sont disponibles qu’après l’activation préalable de la macro
complémentaire Analysis Toolpak. Si les fonctions que vous devez utiliser ne se limitent pas à
SOMME et MOYENNE, prenez le temps d’explorer la liste des fonctions et activez la macro com-
plémentaire Analysis Toolpak. Pour cela :
1. Cliquez sur le bouton Office.
2. Cliquez sur le bouton Options Excel (dans le coin inférieur droit du grand menu Office).
3. Faites votre choix dans la fenêtre correspondant à la section Compléments.

Parfois vous connaissez le nom de la fonction, mais vous avez oublié

celui des arguments nécessaires à son calcul. Excel vous aide, puisque
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CHAPITRE 3

dès la saisie de la parenthèse d’ouverture, il vous indique le nom et

l’ordre des arguments au sein d’un petit cartouche jaune qui apparaît
juste sous votre saisie.

Figure 3–12 Un petit cartouche jaune apparaît automatiquement et vous indique la syntaxe
correcte pour saisir votre formule.

Quoi qu’il en soit, vous avez toujours la possibilité d’utiliser le raccourci

clavier Ctrl+A juste après avoir tapé la parenthèse d’ouverture. Ce rac-
courci affiche la boîte de dialogue de l’Assistant fonction qui vous aide
à saisir vos arguments. Pour chaque argument, elle affiche une petite
explication. Par exemple, dans la figure suivante, Excel suggère la solu-
tion à adopter pour travailler avec des versements trimestriels.

Figure 3–13 Taper Ctrl+A immédiatement après la parenthèse d’ouverture d’une fonction affiche
l’assistant fonction, au niveau de l’écran de saisie des arguments.
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CHAPITRE 3

Si votre modèle prévoit des remboursements mensuels, vous pouvez

utiliser B2/12, mais mieux vaut utiliser la formule (1+B2)^(1/12)-1.

Figure 3–14 Entrer l’argument Taux au sein de la boîte de dialogue de l’assistant fonction.

La saisie de tous les arguments affichés en gras est obligatoire. La

saisie des arguments qui apparaissent en caractères non gras est
optionnelle.
Une fois l’ensemble des arguments saisis, Excel vous indique le
résultat et construit parallèlement la formule dans la cellule dans
laquelle vous avez commencé votre saisie.

Figure 3–15 Les résultats apparaissent instantanément dans la boîte de dialogue.

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CHAPITRE 3

Si l’aide dispensée au sein de cette boîte de dialogue s’avère insuffi-

sante, vous avez toujours la possibilité de cliquer sur le bouton Aide
sur cette fonction. Vous disposez alors d’une page complète d’explica-
tions avec quelques exemples d’utilisation.

Figure 3–16 Accédez à une aide complète pendant la saisie de votre formule.

Recopier une formule

Si vous entrez une somme en passant par le bouton Somme automa-
tique, vous pouvez sélectionner au préalable une plage de plusieurs
cellules. Votre somme sera entrée dans toutes les cellules de la plage
sélectionnée. En revanche, si vous choisissez Autres fonctions à partir
du menu déroulant Somme automatique, lors de la validation de votre
fonction, Excel ne l’entrera que dans la première cellule de votre
sélection (à moins que vous ne mainteniez la touche Ctrl appuyée
pendant la validation de votre formule).
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CHAPITRE 3

Dans ce cas, vous pouvez faire appel à la poignée de recopie.

1 Sélectionnez la cellule contenant la formule.

B.A.-BA La poignée de recopie

Vous remarquerez que dans le coin inférieur droit du cadre épais qui signale la cellule sélection-
née, apparaît un carré noir. C’est ce que l’on appelle la poignée de recopie. Lorsque vous ame-
nez le curseur de votre souris au dessus de cette poignée, il se transforme en signe plus.

2 Cliquez sur la poignée de recopie et glissez vers la droite pour

recopier la formule dans les cellules voisines.

Figure 3–17 Le signe plus indique que vous êtes prêt à utiliser la poignée de recopie.

Excel recopie la formule dans toutes les cellules balayées par votre cliquer-
glisser.

Figure 3–18 Les résultats des diverses formules apparaissent au fur et à mesure du cliquer-glisser.

ASTUCE Recopie express

Si vous devez recopier une formule dans une colonne et que celle qui est située immédiatement
à gauche n’est pas vide, vous pouvez tenter un double-clic sur la poignée de recopie (au lieu du
cliquer-glisser). Excel observe le comportement de la colonne de gauche et recopie la formule
tant qu’il trouve des valeurs, et dès qu’il rencontre une cellule vide, il interrompt la recopie.
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CHAPITRE 3

Afficher les formules

Les données du problème

Imaginons qu’un collaborateur vous envoie une feuille de calcul vrai-
ment confuse. Comment pouvez-vous repérer rapidement les cellules
contenant une formule ?

Figure 3–19 Voici l’exemple d’une feuille dans laquelle la visualisation des formules
pourrait être utile pour mieux comprendre son fonctionnement.

Comment s’y prendre

Excel propose un mode d’affichage dans lequel on peut visualiser
toutes les formules simultanément.
1 Utilisez le raccourci clavier Ctrl+".
Ce raccourci correspond à la commande Afficher les formules,
disponible à partir de l’onglet Formules du ruban.
Dans ce mode d’affichage, Excel élargit toutes les colonnes car il
estime qu’il faut davantage de place pour afficher les formules que
pour afficher leur résultat.
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CHAPITRE 3

Figure 3–20 Affichage des formules.

2 Utilisez à nouveau le raccourci clavier Ctrl+" pour revenir au mode

d’affichage normal.

Plus en détail
Vous pouvez aussi passer par la commande Sélectionner les cellules
pour sélectionner simultanément toutes les cellules contenant une
formule :
1 À partir du ruban, activez l’onglet Accueil et choisissez Rechercher
et sélectionner > Sélectionner les cellules.
2 Dans la boîte de dialogue qui apparaît, cliquez sur Formules, puis
sur OK.

Figure 3–21 Cliquer sur l’option Formules pour sélectionner simultanément

toutes les cellules contenant des formules.
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CHAPITRE 3

3 Une fois les cellules sélectionnées, vous pouvez leur appliquer une
couleur de fond afin de les repérer plus facilement, ou même don-
ner un nom à cette sélection, afin de pouvoir la sélectionner par la
suite, plus directement.

Figure 3–22 Appliquer une couleur de fond à la sélection.

Grâce à la couleur, il est plus facile de repérer les cellules contenant

une formule, ce qui constitue un premier pas vers une meilleure com-
préhension du modèle.

Références absolues
N’avez-vous jamais été plongé dans des abîmes de perplexité par des
valeurs d’erreur récalcitrantes apparues à l’occasion de la recopie de
formules ? L’expérience prouve que certaines approximations surve-
nues lors de la manipulation des références en sont souvent la cause.
En fait, une référence absolue désigne précisément l’adresse d’une
cellule, et non pas le parcours à suivre pour atteindre cette cellule
depuis la formule (parcours qui, par définition, désignera une autre
cellule lorsque la formule sera recopiée).
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CHAPITRE 3

Les données du problème

Le tableau ci-dessous présente les chiffres de ventes pour divers
modèles.

Figure 3–23 Un tableau présentant des chiffres de ventes.

Pour calculer les prévisions pour les années suivantes, entrez en C4 la

formule =B4*1,05 et recopiez-la dans les autres cellules (en colonne
et en ligne).

Figure 3–24 Calculez les ventes prévisionnelles en recopiant une formule construite
à partir d’une référence relative et d’une constante.

Cela ne vous surprend peut-être pas, mais il est quand même très
étonnant qu’Excel décline les références pendant la recopie des for-
mules, et fasse par exemple passer B4 à C5 lorsque la formule est reco-
piée de C4 en D5.
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CHAPITRE 3

Maintenant, au lieu d’entrer 1,05 « en dur » dans la formule, entrez

plutôt cette valeur en D1 (D1 a été formatée pour afficher un pourcen-
tage), et en C4, modifiez la formule pour qu’elle devienne =B4*D1.
Vous obtenez le même résultat.

Figure 3–25 Calculer un chiffre de ventes prévisionnelles à l’aide d’une formule mettant en
œuvre deux références relatives.

Mais hélas, lorsque vous recopiez cette formule dans les autres cel-
lules, ça ne va pas. Toutes les prévisions sont à zéro !

Figure 3–26 Recopier la formule précédente produit des résultats désastreux.

Lorsque vous recopiez la formule de C4 vers C5, B4 se transforme

en B5 (ce qui est parfait), mais D1 se transforme en D2, ce qui ne cor-
respond absolument pas à vos attentes !
Comment faire pour que D1 reste inchangée pendant la copie de la
formule ?

Comment s’y prendre

Les références comme B4 ou D1 sont appelées références relatives.
Lorsque vous copiez une formule utilisant ce type de références, elles se
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59
CHAPITRE 3

déclinent. Dans la plupart des situations, ce comportement vous con-

vient, mais parfois, vous voulez qu’une référence désigne toujours la
même cellule. C’est le cas dans l’exemple traité ici pour lequel vous sou-
haitez que votre formule pointe toujours sur la cellule D1 qui contient le
taux de croissance que vous souhaitez appliquer à toutes vos prévisions.
Pour figer cette référence, il faut la transformer en référence absolue.
On opère cette transformation en ajoutant le symbole dollar ($)
devant la lettre de la colonne et devant le numéro de la ligne. Dans
notre exemple, il faut que la formule de la cellule C4 ressemble
à =B4*$D$1. Dès lors, la recopie de la formule continue de
transformer B4 en B5, B6, etc. alors que D1 demeure inchangée. Rien
ne vous empêche de modifier la valeur de D1 et de vérifier l’impact de
ce changement sur toutes vos prévisions.

Figure 3–27 Utiliser des références absolues pour appliquer simultanément

à plusieurs formules une nouvelle valeur de paramètre.

Vous n’êtes pas obligé de figer les deux dimensions d’une référence. Si
vous voulez utiliser une référence comme =C$1 (seule la ligne est
figée), vous utilisez une référence semi-relative. Cette semi-relativité
peut d’ailleurs être inversée, et vous pouvez utiliser une référence
comme =$C1 (seule la colonne est figée).

Plus en détail
Pour faciliter la transformation d’une référence relative en référence
absolue, vous pouvez utiliser la touche F4. Pendant la construction de
votre formule, appuyez la touche F4 immédiatement après avoir entré
la référence à modifier. En utilisant cette touche plusieurs fois de
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CHAPITRE 3

suite, vous faites passer votre référence par ses quatre états possibles
(D1, $D$1, D$1 et $D1).
Tableau 3–2 Cycle des divers états d’une référence transformée par la touche F4

Presser F4 Résultat Nom de la référence

État initial =D1 Relative
Presser F4 une fois =$D$1 Absolue
Presser F4 deux fois =D$1 Semi-relative en colonne
Presser F4 trois fois =$D1 Semi-relative en ligne
Presser F4 quatre fois =D1 Relative

Formules matricielles

Les données du problème

Vous vous retrouvez avec 5 000 enregistrements consignant à chaque
fois une quantité et un prix unitaire. Vous souhaitez calculer la
somme des produits de chaque quantité par chaque prix unitaire.

Figure 3–28 Un petit morceau des 5 000 enregistrements à partir desquels vous souhaitez calcu-
ler la somme des produits de chaque quantité par chaque prix unitaire.

Comment s’y prendre

Vous pouvez toujours entrer la formule =C2*D2 en E2, recopier cette
formule vers le bas, et faire la somme de l’ensemble.
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CHAPITRE 3

Figure 3–29 Procédure habituelle avec une simple fonction SOMME.

Mais si vous n’êtes intéressé que par le résultat final, il est inutile de
faire tous ces produits intermédiaires.
Vous pouvez alors mettre en œuvre une formule matricielle.
1 En D5001, entrez la formule =SOMME(C2:C5000*D2:D5000).
2 Cette formule peut paraître erronée, mais pour la valider, au lieu
de presser simplement la touche Entrée, maintenez les touches
Ctrl+Maj enfoncées pendant que vous actionnez la touche Entrée.

Figure 3–30 Validez une formule matricielle à l’aide des touches Ctrl+Maj+Entrée.
La formule, une fois validée, est encadrée d’accolades.

Au moment où vous pressez les touches Ctrl+Maj+Entrée, Excel réalise

les 5 000 produits, les additionne et renvoie le résultat dans la cellule
en encadrant la formule par des accolades.
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CHAPITRE 3

Figure 3–31 Utilisez une formule matricielle pour additionner les 5 000 produits.

MNÉMOTECHNIQUE CME
Si vous avez quelques difficultés à vous souvenir de la séquence de touches à presser pour vali-
der les formules matricielles, retenez le sigle CME pour Ctrl+Maj+Entrée.

Plus en détail
Mettre en œuvre quelques formules matricielles ne pose pas de pro-
blème particulier. En revanche, si vous en abusez au sein d’un même
classeur, le temps nécessaire au calcul de toutes ces formules risque de
vous paraître incroyablement long. Si c’était le cas, vous pourriez tou-
jours déconnecter le calcul automatique de votre classeur (en choisis-
sant, à partir du ruban, l’onglet Formules > Options de calcul > Manuel).