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Audit Interne Du Processus de Traitement
Audit Interne Du Processus de Traitement
INTERNE.
I. GENERALITES.
La complexité de la notion d'audit interne suggère que l'on s'arrête tout d'abord sur le sens que
l'on voudrait lui donner, par la suite sur ce qui la distingue de certaines notions voisines et
enfin sur la démarche à adopter pour la réalisation d'une mission d'audit interne.
Il sera question dans cette partie d'aborder quelques définitions proposées sur la notion d'audit
interne et sur l'évolution qu'a subi la notion d'audit.
1. Definitions:
Audit vient du mot latin « audire » qui signifie « écouter ». Les Romains employaient ce
terme pour désigner un contrôle au nom de l'empereur sur la gestion des provinces.
C'est une démarche permettant de recueillir des informations objectives pour déterminer dans
quelle mesure les éléments du système cible satisfont aux exigences des référentiels du
domaine considéré. Il s'attache notamment à détecter les anomalies et les risques dans les
organismes et secteurs d'activités qu'il examine.
C'est en tenant compte de cette assertion que le conseil d'administration de L'IFACI a traduit
la définition internationale de l'audit interne approuvée par l'IIA le 19 juin 1999 le 21 mars
2000 comme «....une activité indépendante et objective qui donne à une organisation une
assurance sur le degré de maîtrise de ses opérations, lui apporte ses conseils pour les
améliorer, et contribue à créer de la valeur ajoutée. Il aide cette organisation à atteindre
ses objectifs en évaluant, par une approche systématique et méthodique, ses processus de
management des risques de contrôle, et de gouvernement d'entreprise, et en faisant des
propositions pour renforcer leur efficacité. »
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La notion d'audit connue à l'époque des Romains n'est plus la même qui sévit de nos jours. En
réalité, elle a subi de nombreuses mutations au cours de son histoire.
Il est possible d'évoquer les différentes phases d'évolutions de l'audit dans un tableau
synthétique :
Etant en cours d'évolution permanente, la notion d'audit, en particulier celle de l'audit interne
fait face à plusieurs confusions avec certaines notions dont il conviendrait de clarifier les
contours.
INTRODUCTION :
CHAP I: LA NOTION D'AUDIT
INTERNE.
o I. GENERALITES.
A. ESSAIS
DEFINITIONNELS ET
HISTORIQUE DE LA
NOTION D'AUDIT
INTERNE.
B. CONCEPTS VOISINS
ET QUELQUES
DOMAINES DE L'AUDIT
INTERNE.
o II. Approche normative et
méthodologie d'une mission d'audit
interne.
A. Approche normative de
l'audit interne.
B. DEMARCHE D'UNE
MISSION D'AUDIT
INTERNE.
3. Phase de finalisation de
la mission.
4. Techniques et outils Les
auditeurs mettront en
oeuvre :
CHAP II : LE PROCESSUS DE
TRAITEMENT DE
L'INFORMATION COMPTABLE
RELATIVE AUX ACHATS DE
SERVICES.
o I. GENERALITES
A. Définitions des termes :
B. Critères de qualité et
objectifs de l'information
comptable
1. Critères de qualités de
l'information.
2. Objectifs de
l'information comptable :
o II. ENVIRONNEMENT
COMPTABLE, FLUX
INFORMATIONNELS ET
PRINCIPES D'ORGANISATION.
A. Environnement
comptable et flux
informationnels :
B. Principes d'organisation
et étapes clés du processus
de traitement de
l'information comptable :
CHAPIII: PRESENTATION DE
WORDL WIDE FUND FOR
NATURE.
o I. ORGANISATION GENERALE
DE WWF-CARPO
A. Présentation de WWF-
CARPO
B. Organisation et
fonctionnement du WWF.
o II. Organisation du CCPO.
(annexe3)
o I. Processus de traitement de
l'information comptable relative
aux achats.
B. La pratique interne au
sein de WWF
o II. Finalisation de la mission d'audit
du processus de traitement de
l'information comptable relative
aux opérations d'achats de service.
B. Recommandations :
CONCLUSION GENERALE
Table des matières
Bibliographie
WWFCCPO
DRH: Directeur des ressources humaines et Opérations IIA : Institute of Internal Auditors
Page 3
Titres pages
N° annexe
1 Situation WWF-CARPO en 21
Afrique
2 Organigramme WWF-CARPO 24
3 Organigramme WWF-CCPO 25
4 Purchase requisition 29
5 Bon de commande 30
6 Receiving report 31
Titres PAGES
N°
I Tableau historique de l'audit 3
ii Tableau comparatif audit : interne, égal et contractuel 5
iii Tableau comparatif audit : conformité, efficacité et régularité 6
Schéma de la démarche 11
iv Carte d'identité de WWF 23
Tableau de traitements primaires 32
Tableau du Processus de traitement proprement dit 33
Tableau de test de conformité aux standards de la fonction d'audit interne 37
Tableau de test de permanence de la conformité à la norme de la pratique 39
interne dans le cadre du processus de traitement de l'information comptable lié
aux opérations d'achat
Page 5
INTRODUCTION :
La création de la valeur est l'objectif principal de nombreuses organisations. Celles-ci mettent
en oeuvre de nombreuses stratégies et tactiques afin d'accroître leurs performances et
répondre ainsi aux exigences des propriétaires de l'entité. Face à l'augmentation des risques
nés des mutations diverses externes à l'organisation (législation, progrès technologiques,
normes professionnelles et éthiques etc.) et des changements internes conséquents, les
organisations comprennent mieux la nécessité de disposer d'un outil qui permettrait une
meilleure maîtrise des opérations, une gestion optimale du risque et un meilleur reporting au
gouvernement d'entreprise. Ceci justifie l'importance sans cesse accrue de l'audit interne.
L'audit interne vise à donner une assurance raisonnable aux utilisateurs de l'information qui
leur est destiné est fiable et ne comporte pas d'anomalies significatives.
Aussi, est-il important pour les dirigeants et les bailleurs de fonds du bureau Cameroun du
World Wide Fund For Nature d'avoir cette assurance que les reporting financiers qui leurs
sont adressés ont été établis dans les règles de l'art. Raison pour laquelle nous avons opté pour
l' « audit interne du processus de traitement de l'information comptable relative aux
opérations d'achat : cas de WWF-CCPO » dans le cadre de notre stage académique qui s'est
déroulé du 1 juillet 2008 au 30 Août 2008 au sein de l'unité Comptable et financière de
WWF-CCPO.
Ledit travail sera subdivisé en deux grandes parties la première portera sur une revue littéraire
de l'audit interne du processus de traitement de l'information comptable, et la seconde sur la
mise en oeuvre de cet audit uniquement sur les opérations d'achats.
I. GENERALITES.
La complexité de la notion d'audit interne suggère que l'on s'arrête tout d'abord sur le sens que
l'on voudrait lui donner, par la suite sur ce qui la distingue de certaines notions voisines et
enfin sur la démarche à adopter pour la réalisation d'une mission d'audit interne.
Il sera question dans cette partie d'aborder quelques définitions proposées sur la notion d'audit
interne et sur l'évolution qu'a subie la notion d'audit.
1. Definitions:
Audit vient du mot latin « audire » qui signifie « écouter ». Les Romains employaient ce
terme pour désigner un contrôle au nom de l'empereur sur la gestion des provinces.
C'est une démarche permettant de recueillir des informations objectives pour déterminer dans
quelle mesure les éléments du système cible satisfont aux exigences des référentiels du
domaine considéré. Il s'attache notamment à détecter les anomalies et les risques dans les
organismes et secteurs d'activités qu'il examine.
C'est en tenant compte de cette assertion que le conseil d'administration de L'IFACI a traduit
la définition internationale de l'audit interne approuvée par l'IIA le 19 juin 1999 le 21 mars
2000 comme «....une activité indépendante et objective qui donne à une organisation une
assurance sur le degré de maîtrise de ses opérations, lui apporte ses conseils pour les
améliorer, et contribue à créer de la valeur ajoutée. Il aide cette organisation à atteindre
ses objectifs en évaluant, par une approche systématique et méthodique, ses processus de
management des risques de contrôle, et de gouvernement d'entreprise, et en faisant des
propositions pour renforcer leur efficacité. »
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La notion d'audit connue à l'époque des Romains n'est plus la même qui sévit de nos jours. En
réalité, elle a subi de nombreuses mutations au cours de son histoire.
Il est possible d'évoquer les différentes phases d'évolutions de l'audit dans un tableau
synthétique :
Etant en cours d'évolution permanente, la notion d'audit, en particulier celle de l'audit interne
fait face à plusieurs confusions avec certaines notions dont il conviendrait de clarifier les
contours.
Comme tout audit, l'audit interne doit être fait en référence aux normes internationales en la
matière et suivre une méthodologie propre.
En règle générale, une organisation n'est pas tenue de respecter certaines normes. Toutefois, le
respect de celles-ci peut lui être imposé dans le cadre de ses relations d'affaire avec un tiers.
Par ailleurs certaines dispositions légales peuvent contraindre un type d'entité donnée de
respecter un certain nombre de textes.
L'exercice des activités peut être soumis, selon que l'on appartient à une circonscription
territoriale aux normes règlementaires ou, selon que l'on appartient à un corps de métier aux
normes professionnelles.
3
t Directives ISO/CEI - partie 2 : Règles de structure et de rédaction des Nomes internationales, cinquième
édition, 2004 (§ 3.1.)
Page 13
· Normes règlementaires :
Si l'exercice de certaines activités est libre dans certains pays, l'exercice d'autres est par contre
soumis au respect de la législation territoriale en vigueur. Par ailleurs, chaque entreprise étant
unique, il peut arriver, et il arrive même très souvent que celle- ci définisse ses propres
standards en matière d'audit interne. Aussi, l'auditeur interne dans sa mission, devra veiller
d'une part à l'application des directives de l'administration, et d'autre part à la mise en oeuvre
de la loi du pays.
Ce sont des normes reconnues comme tel sur le plan mondial par des organismes de renom
comme l'IIA. Il s'agit :
La conduite d'une mission d'audit interne se structure en trois grandes étapes : la préparation
de la mission (A), le déroulement de ladite mission (B) et sa conclusion (C). Au cours de cette
mission, l'auditeur utilise plusieurs méthodes et outils (D).
La mission d'audit interne commence par un ordre de mission, lequel ouvre officiellement la
phase de préparation de la mission qui est notamment axée sur la détermination du risque
d'audit. Le risque d'audit étant défini comme le risque que l'opinion donnée par l'auditeur soit
biaisée du fait d'une anomalie significative contenue dans les états financiers.
Par ailleurs lors de cette phase, seront définis aussi les objectifs de la mission. Cette dernière
peut avoir des objectifs généraux et des objectifs spécifiques. Ces objectifs sont consignés
dans le rapport d'orientation de la mission.
Les objectifs généraux s'assureront que les principes liés à la sécurité des actifs, à la fiabilité
des informations, au respect des règles et directives et voir à l'optimisation des ressources sont
respectés.
Quant aux objectifs spécifiques, il faudra préciser de façon concrète la manière dont les
auditeurs réaliseront un certain type de diligences.
Il importe de préciser lors de l'analyse du risque d'audit que l'auditeur doit avoir la maîtrise de
l'environnement de l'entité à auditer avant de procéder à la mission proprement dite.
2. Phase de déroulement de la mission.
Cette phase débute par une réunion d'ouverture ; cette réunion présente à l'audité les objectifs
assignés à la mission : c'est l'examen du rapport d'orientation.
Ensuite, de commun accord avec l'audité, il sera établi un chronogramme des diligences à
effectuer par l'auditeur : c'est le planning de travail. Par la suite, c'est l'entrée dans la phase
pratique. Ici les auditeurs mettront en exergue leur expertise, pour entre autre évaluer le
contrôle interne et procéder à des travaux de révision.
Elle permet à l'auditeur d'apporter un jugement de qualité sur l'ensemble de sécurités mises en
oeuvre pour maîtriser le fonctionnement des activités et par voie de conséquence, d'apporter
des améliorations susceptibles de rendre le contrôle interne plus performant. Chaque
dysfonctionnement, chaque anomalie constatée lors de l'analyse du contrôle interne donne lieu
à l'établissement d'une feuille de révélation des problèmes apparents (FRAP).
. Cette analyse va se faire à plusieurs niveaux. Nous les résumerons sur le tableau synthétique
proposé par Antoine MERCIER et Philippe MERLE dans « Mémento pratique Francis
Lefebvre, audit et commissariat aux comptes ». A la fin de l'évaluation du contrôle interne, où
seront évalués les points forts et les points faibles de l'entité auditée, l'auditeur ressortira les
points de non compétitivité et proposera des solutions susceptibles de renverser la tendance
Page 15
Test de conformité ou de
compréhension
Tests de permanence
La révision des comptes en ce qui la concerne portera sur la conciliation entre les données
recueillies des différents centres de l'entité auditée pour vérifier leur similitude. La
vérification des pièces probantes n'en sera pas des restes.
Audit interne du processus de traitement de l'information comptable relative aux operations
d'achats: Cas de World Wide Fund For Nature - Cameroon Country Program Office.
A la suite de la mise en oeuvre de toutes les diligences par l'auditeur pour remplir son cahier
de charges, il sera établi un rapport de mission. Ce dernier est établi à partir des différentes
FRAP. Ledit rapport contiendra les problèmes rencontrés, leurs causes et les
recommandations faites par les auditeurs. Il devra respecter un certain nombre de principes :
- Il doit avant sa phase de finalisation être présenté aux responsables audités pour
amendement;
- Il doit être établi de manière claire, objective, convaincante et diffusé le plus rapidement
possible ;
- Il doit être conçu pour les besoins de ses utilisateurs et doit donc être compréhensible par
eux. Il sera subdivisé en deux parties dont l'une est la synthèse de l'autre : le détail.
Pour clôturer leur mission, les professionnels d'audit tiendront une réunion de clôture ù seront
présentés les conclusions de la mission qui leur a été assigné. Ils présenteront lors de cette
réunion les techniques et les outils dont ils ont utilisé.
- L'observation physique : L'objectif ici est de s'assurer de l'existence réelle des actifs acquis
par l'organisation auditée ;
- Les sondages : L'étendue des opérations effectuées par l'organisation rend très fastidieuse
une analyse exhaustive de toutes les informations. A cet effet, le sondage permet de
déterminer les comptes, opérations ayant un caractère significatif et sur la base desquels les
opérations d'audit interne seront effectuées.
Parmi les outils qu'utiliseront les auditeurs pour arriver à leurs fins, l'on peut citer l'outil
informatique, les questionnaires.
4
ANTOINE MERCIER, PHILIPPE MERLE, « Mémento pratique Francis Lefebvre, audit et commissariat aux
comptes », Editions Francis Lefebvre, Paris, 2002, Page 413
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CHAP II : LE PROCESSUS DE
TRAITEMENT DE
L'INFORMATION COMPTABLE
RELATIVE AUX ACHATS DE
SERVICES.
I. GENERALITES
Les mots étant polysémiques, il importe de s'arrêter sur la signification que l'on veut tout
d'abord les donner (1), puis nous nous attarderons sur les objectifs et les critères de qualité
d'une information.
Etymologiquement « processus » vient du mot latin « pro » qui signifie « pour », « dans le
sens de » et du mot « cedere » qui veut dire « aller vers l'avant », « avancer ».
D'après le dictionnaire Larousse le processus est une « Suite continue d'opérations, d'actions
constituant la manière de faire, de fabriquer quelque chose ».
Le mot processus peut alors être vu comme un ensemble d'actions conduisant à un but défini ;
c'est une suite d'opérations normalisées effectuées par le personnel pour arriver au résultat
attendu. D'après la norme ISO 9001 relativement à la gestion de la qualité, le processus est
un système organisé d'activités qui utilise des ressources (personnel, équipement, matériels
et machines, matière premières et informations) pour transformer des éléments entrants en
éléments de sortie dont le résultat est un produit. Ce processus peut être celui de traitement
de l'information.
Selon le dictionnaire Larousse, le traitement est l' « ensemble des opérations que l'on fait
subir à des matières premières, à des substances ou à des matériaux pour les transformer ».
Tandis que l'information est une donnée qui augmente notre connaissance. De manière
générale elle est un : «élément de connaissance susceptible d'être représenté à l'aide de
conventions pour être conservé, traité ou communiqué »5.
Pour ce qui est de l'information comptable particulièrement, elle est appréhendée comme la
transcription comptable des faits économiques ; lesquels sont définis comme «tout
phénomène juridique, économique, ou simplement matériel modifiant ou susceptible de
modifier, dans leur nature ou dans leur valeur, les éléments du patrimoine de
l'entreprise »6.
- la donnée : ici il s'agit de la matière première ; en elle seule elle n'a aucun sens et n'en prend
un qu'après traitement ;
- l'information : elle a un sens et permet de prendre des décisions. Elle renseigne son
destinataire sur une situation donnée.
On pourrait voir le traitement de l'information comme l'ensemble des opérations que l'on fait
subir à une donnée (information brute) pour la transformer en information (produit fini) ayant
un sens et susceptible de servir les utilisateurs.
Toutefois, toute information issue d'un tel processus de traitement n'est pas toujours utile aux
yeux de ceux à qui elle est destinée. D'où l'importance d'apprécier les critères de qualité de
l'information.
B. Critères de qualité et
objectifs de l'information
comptable
1. Critères de qualités de
l'information.
6
Gore, Dupouy, op. cit., p. 291.
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2. Objectifs de l'information
comptable :
Pour s'assurer du degré de fiabilité des informations fournies par une entité, il est judicieux
avant tout de déterminer les échanges qu'elle a avec les composantes de son environnement.
Puis par la suite, il faudra déterminer les préalables en termes d'organisation pour assurer le
meilleur traitement des données.
1. Environnement comptable
L'environnement comptable est constitué de l'ensemble des personnes qui échangent avec le
département en charge des questions comptable et financières des documents comptables. Ces
personnes peuvent être membres de l'organisation à laquelle est rattachée ledit département ou
non. En dépit du caractère interne ou externe de ces personnes à l'organisation, l'on distingue
au niveau de la comptabilité des flux entrants et des flux sortants.
« Les flux entrants sont les documents comptables qui proviennent des différentes
directions de l'organisation et qui matérialisent leurs activités. Ces documents sont
Page 21
- La DRH, comme les bulletins de calcul de la paie, les supports de conventions de prêts et
autres documents matérialisant les opérations spécifiques effectuées avec le personnel et
ayant des incidences financières ;
- La caisse, comme les arrêtés journaliers de caisse, les brouillards de saisie, les fiches de
contrôle et d'inventaire de caisse ;
- La DAF, comme les ordres de dépenses approuvées et ordre de recettes, les doubles de
chèque de règlement émis, les copies des chèques reçus ;
- La direction des ventes, comme les factures de vente, les bons de commandes reçus des
clients, les bordereaux de livraison signés des clients ;
- La Direction générale, comme les documents émis par la direction et devant être traduits en
terme de comptes (projet d'affectation des résultats) ;
- Direction de la production, comme les fiches de suivi de stock de produits finis, les fiches
de coût de production des produits manufacturés.
Quant aux flux sortants, il s'agit des documents émis par le département comptable et
financier pour l'information des tiers. Il peut s'agir:
1. Principes d'organisation
Si le traitement comptable des opérations n'exige pas une structuration particulière du service
comptable et financier, il paraît assez évident que par mesure de
7
Confère, cours d'organisation des services comptables et financiers, LICOFI-UCAC, 2007-2008
Audit interne du processus de traitement de l'information comptable relative aux opérations
d'achats : cas de
WWF-CCPO
précaution, certaines dispositions soient prises pour anticiper sur certaines erreurs ou fraudes
susceptibles de se produire dans le temps. Or, dans un environnement comptable et financier
non organisé, il est difficile, voire même impossible d'apprécier la réalité de l'information
comptable. D'où la nécessité d'édicter un certain nombre de règles qui, non pas qu'ils
garantissent la régularité et la conformité des traitements comptables, mais offre de sécurités
permettant d'avoir un commencement de confiance sur les états financiers qui seront édités.
On peut aborder entre autre la séparation des pouvoirs, l'existence d'un manuel de procédures,
l'auto-contrôle des fonctions, lequel peut être fait aux travers les agents qui interviennent
durant les étapes clés du processus de traitement de l'information comptable relative aux
achats.
- Collecte des données et pièces comptables : elle doit être exhaustive afin de respecter le
principe de l'exhaustivité de l'information comptable. Tri ou classement des données et
documents précédemment collectés par type de journal comptable : il s'agira ici
d'identifier pour chaque pièce comptable les journaux auxiliaires qui seront utilisés;
8
Confère, cours d'organisation des services comptables et financiers, LICOFI-UCAC, 2007-2008
Page 23
- Contrôle des pièces comptables : ce tout premier contrôle permet de vérifier : la qualité des
pièces justificatives fournies, la conformité de ses pièces par rapport à la procédure mise en
place (bons de commande, signatures des personnes dûment autorisées) ; permet d'effectuer le
contrôle arithmétique et le rapprochement par rapport aux sommes décaissées ;
Les opérations ci-dessus sont en générale effectuées par le comptable ou l'assistant comptable.
- Contrôle de cohérences : ledit contrôle est effectué pour vérifier la cohérence entre tous ces
états imprimés ;
- Clôture des comptes : c'est l'opération par laquelle les comptes de l'organisation sont
bloqués ; aucunes modifications, ni suppression ne pouvant à partir de ce moment intervenir.
Page 25
CHAPIII: PRESENTATION DE
WORDL WIDE FUND FOR
NATURE.
Ce chapitre sera abordé sur deux plans: tout d'abord une présentation de l'organisation
générale de WWF-CARPO, puis celle du CCPO.
A. Présentation de WWF-CARPO
Cette partie s'articulera autours de deux idées majeures : le WWF en bref et sa carte d'identité.
1. Origine de l'organisation
En 1961, date de la création de WWF, celles-ci (les initiales WWF) renvoyaient à «World
Wildlife Fund». En effet, l'objectif principal du WWF se résumait en la recherche de
ressources pour la protection des espèces en voie de disparition ou en danger du fait de
l'action de l'homme principalement. Cependant, étant donné le caractère interdépendant de la
flore, de la faune et de tout les éléments constitutifs de l'environnement, le WWF a revu son
objectif et s'est attelé à la protection de la nature dans son ensemble d'où sa nouvelle
dénomination « World Wide Fund for Nature » à savoir Fonds mondial pour la nature depuis
2001. Cette structure est de nos jours représentée dans tous les continents.
WWF est implantée dans plus de cent (100) pays et oeuvre en vue de la construction d`un
avenir où il existerait davantage d'harmonie entre l'Homme et son environnement.
Toutes les actions de WWF sont guidées par la volonté de protéger l'environnement. Ainsi ses
missions sont relatives entre autres à :
· La sauvegarde de la biodiversité ;
· La promotion d'une attitude responsable dans le cadre de la lutte contre les changements
climatiques ;
L'atteinte de ces missions suppose une attitude responsable, une éducation des populations
dans le monde entier. A cet effet, WWF a entre autres objectifs la vulgarisation de
comportements responsables qui incluent :
· Le respect d'autrui et de ses spécificités d'ordre culturelles. Ceci induit la lutte contre les
discriminations et préjugés basés sur la religion, l'ethnie, la culture, ou les convictions
politiques ;
· L'utilisation prioritaire d'articles non polluants, recyclés et la lutte contre le gaspillage des
ressources ;
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Méthode
Non-violence, Lobbying, Recherche, Innovation
Financement
120 910 695$ USD (2005)
Volontaires
Approximativement. 4 700 000 dans le monde entier
Site internet
http://www.wwf.org ou http://www.panda.org
Slogan
For a living planet Missions
Stopper la dégradation de l'environnement dans le monde et construire un avenir où les êtres
humains pourront vivre en harmonie avec la nature : en préservant la biodiversité du globe,
en garantissant une utilisation durable des ressources naturelles renouvelables; en
encourageant les mesures destinées à réduire la pollution et la surconsommation.
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Le World Wide Fund for Nature est doté d'une structure organisationnelle en réseau. La
glande, Suisse, est le siège de la maison de l'International de WWF : elle est son secrétariat.
Son rôle est de mener et de coordonner le réseau de WWF (network en anglais), constitué de
tous les bureaux WWF du monde. Cesdifférents bureaux relèvent de deux catégories :
· ceux qui peuvent soulever des fonds et mener à bien des travaux de manière autonomes ; ces
bureaux forment avec le secrétariat la BASE ; et
· ceux qui doivent fonctionner sous la direction d'un des bureaux indépendants de WWF ; ils
ont juste pour rôle d'implémenter les programmes définies par la BASE. En pareille
occurrence on peut citer le Central Africain Regional Program Office (CARPO), bureau
coordonnateur des programmes pays de la sous région Afrique.
2. Organisation WWF-CARPO
S'agissant de ce dernier programme, son siège, depuis le 25 mars 20049 se trouve à Yaoundé,
sise au quartier Bastos, au lieu communément appelé « derrière usine BAT », à la rue « les
Rochelles ».
Le Central African Regional Program Office s'implémente dans quatre pays au travers de
quatre grands programmes. Chacun desdits pays dispose d'un bureau pays, lequel est sous la
coordination du bureau régional dont l'organigramme est fourni en annexe 2.
Page 29
Chacun de ces bureaux pays (Country Program Office), dans la phase de la mise en oeuvre du
programme pour lequel il a été mis sur pied, dispose de nombreux projets.
C'est ainsi que le bureau pays du Cameroun :Cameroon Country Program Office (CCPO) a à
son sein plus d'une quarantaine de projets. Ces différents projets s'implémentent sur tout le
territoire camerounais au travers de quatre sites (fields office en anglais) dont au Nord, à
Limbé, à Campo et à Yokadouma ; et d'un bureau administratif situé à yaoundé. Le CARPO
et le CCPO partagent les mêmes locaux.
Comme la plupart des bureaux WWF en Afrique Centrale, le CCPO est en pleine phase de
restructuration. Il nous a été donc impossible d'avoir un organigramme présentant de manière
claire et formelle la répartition des tâches qui y est faite. Aussi, l'organigramme que nous vous
proposons en annexe n'est qu'une ossature de ce que nous avons pu faire le constat durant
notre stage académique.
Le représentant régional comme son nom l'indique représente l'organisation non seulement au
Cameroun mais également en République centrafricaine, au Congo- Kinshasa et au Gabon. Il
est responsable de la coordination des diverses actions menées par les diverses représentations
de WWF sous sa responsabilité. Il rend compte à WWF international.
B. Le département de la conservation
dans un site donné. La réalisation des diverses opérations est possible grâce à des ressources
allouées par des bailleurs de fonds pour un projet particulier.
Le département financier a pour mission essentielle la gestion des ressources financières qui
devrait aboutir entre autres à l'établissement d'états financiers représentant l'image fidèle des
actions entreprises par WWF-CCPO. Il est sous la charge d'in directeur financier et est
organisé autour de deux unités avec à leur tête des chefs d'unités:
Elle est responsable de la collecte des documents comptables ( factures, chèques émis et reçus
etc.). Grâce à l'analyse de ceux-ci, elle effectue des enregistrements comptables pour
l'établissement des divers états financiers de synthèse et des livres comptables. Elle est aussi
responsable du suivi des relations bancaires et des fournisseurs. Elle effectuera ainsi le
paiement des factures à terme échu.
L'unité BIC effectue notamment les opérations liées à la gestion de la partie financière du
contrat. Elle opèrera à cet effet des activités suivantes :
· Le contrôle visant à s'assurer que les procédures internes sont respectées lors de la
réalisation des diverses opérations.
· Le suivi budgétaire : il vise à réguler les dépenses en fonction des lignes budgétaires y
relatives. Les écarts constatés doivent être analysées et expliqués.
· Le suivi des projets : en effet, chaque dépense et chaque recette doit être affectée au projet
correspondant. Un rapport détaillé doit ensuite être effectué au bailleur de fond.
Page 31
Le plus jeune de tous les départements au WWF-CCPO, il est fondé pour s'intéresser aux
aspects liés à la gestion des ressources humaines et du personnel d'appui. Il est composé de
plusieurs services dont le service de la logistique.
Le département comptable et financier est au coeur des activités du Fonds mondiaL pour la
nature. Il est un département support à tous les autres et jouent le rôle d'interface entre les
acteurs du terrain et les décideurs, entre les bailleurs de fonds et WWF-CCPO pour ce qui est
du reporting financier.
Pour mener à bien ses activités, il recense les informations issues de toutes les autres entités
de l'organisation, pouvant être traduites dans les comptes de l'organisation.
Tout commence par un proposal. Un proposal est une proposition de work-plan que l'on envoi
à un ou plusieurs bailleurs de fonds en vue d'obtenir de celui ou de ceux-ci le financement
d'une activité ou d'un projet donné. C'est une invitation à contracter. Ce work-plan contient de
nombreux volets dont les volets technique, juridique et financier. Il est établi à la base par les
chefs de projets, en collaboration avec l'unité de Budget and Internal Control. Il est à noter
que le volet financier du proposal doit être suffisamment exhaustif, car une fois qu'il est
accepté par le potentiel financeur, il n'est plus modifiable sans son accord exprès.
Une fois le proposal validé par le potentiel bailleur de fond, naturellement avec quelques
amendements, il se transforme en contrat. Ce dernier doit être validé par le Représentant
Régional. Cette phase de validation du contrat par le leader de WWF en Afrique Centrale est
intitulé « secure funding » pour dire « financement sûr, certain ».
Dès cet instant, l'élaboration d'un plan comptable correspondant au projet est faite. Chaque
ligne budgétaire étant rattachée à un compte particulier. Lequel compte peut être lié à l'achat
d'un bien ou d'un service. Le processus lié à cet achat, bien que soumis à des normes internes
à WWF obéit à une pratique qui peut être quelque fois différente.
Page 33
Source: CARPO FIELD OPERATONS MANUAL, PART II: FINANCIAL POLICIES AND
PROCEDURES. (Traduction en français par l'auteur)
2. Présentation descriptive
Le schéma ci-dessus retrace le processus d'achat des biens et des services au sein de WWF
qui se formule en six étapes. A chacune de ces étapes, il est mis en place des sécurités visant
la responsabilisation de chaque opérateur.
Dans une optique de minimisation des coûts sous contrainte de l'obtention d'un produit de
qualité satisfaisante, la commande n'est effectuée qu'après une comparaison des prix relatifs à
trois factures pro format émises par des fournisseurs différents. Elle a comme document
support « a quotation form » (annexe)
Sécurité(s) requise(s) : Chaque facture pro format doit comporter l'adresse et l'identification
du fournisseur. Elle est analysée par au moins 3 responsables dont le responsable ayant
autorisé la dépense. Le choix est enfin effectué en fonction des besoins et des ressources dont
dispose le projet lié à l'opération d'achat.
Le bon de commande est le document de base du processus d'achat. Tout bon de commande
est établi sous la base d'une facture pro format sélectionnée. Il est établi en cinq (5)
exemplaires repartis comme suit :
~ un exemplaire est sauvegardée dans le fichier des bons de commandes avec la demande
d'achat et le mémo justifiant le choix du fournisseur retenu ;
Sécurité(s) requise(s): Le bon de commande doit être signé de tous les responsables ayant
autorisé la dépense (chef de projet ou représentant régional). Le service de la logistique le
contresigne également. Il est important que soient précisées les droits et les obligations de
WWF-CCPO et du fournisseur en cas d'importation.
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La réception des biens est assurée par un responsable du service de la logistique grâce à un
document appelé « receiving report » (annexe 4). Il a la charge de s'assurer de la conformité
du bien eu égard au besoin exprimé. Tout défaut doit être signalé au transporteur, au
fournisseur et éventuellement à l'assureur. Deux cas de figures peuvent se présenter :
· Si le projet d'affectation se trouve à Yaoundé, le bon de livraison devra être transmis au
Service de la comptabilité accompagné de la facture et du bon de commande ;
· Si le demandeur n'est pas situé à Yaoundé, alors 3 copies d'un « goods Issue note » (bon de
transfert) devront être établies par un responsable du projet ou son mandataire afin de
matérialiser l'affectation du bien au projet correspondant. Un exemplaire est transmis au
responsable du projet correspondant, le second est adjoint au bon de commande et classé par
le Service de la logistique et la souche est conservée dans le registre des « Goods Issued note
».
Sécurité(s) requise(s) : le bon de livraison doit être signé afin de matérialiser la réception
effective des biens par le responsable de la logistique ou un responsable de projet ou dans une
troisième mesure son mandataire.
Dès la réception de la facture, tous les documents relatifs au processus d'achat doivent être lis
ensemble (facture pro forma, bon de commande, bon de livraison, facture définitive) avant
toute demande et approbation éventuelle du paiement de ladite facture. Eu égard aux termes
du contrat passé avec le fournisseur, le paiement de la facture est effectué. Une liste des
fournisseurs locaux doit être établie et périodiquement mise à jour elle doit indiquer le nom
du fournisseur, son adresse, les services fournis. WWF-CCPO devra s'assurer de la régularité
de chaque fournisseur vis-à-vis du cadre règlementaire du secteur d'activité donné.
Sécurité(s) requise(s) : un cachet « PAYE » devrait être apposé sur chaque facture payée afin
d'éviter des paiements doubles préjudiciables à WWF-CCPO.
Opération Opérande
N° d'ord
re de
l'opér
ation
1 Emission du besoin par voie d'intranet (mail) et expédition de celui- Service
ci à la messagerie du DRH & Opérations. demandeur
2 Traitement de la demande par le DRH et expédition (forward du DRH &
mail) au service concerné : logistique pour toutes acquisitions, achat,
gestion des vehicules, et organisation des voyages opérations
3 Quotation (annexe7) de la demande pour toutes les dépenses Service de la
dépassant 500 CHF, soit 220 000 F.CFA. C'est le fait de recueillir
trois factures proformat des fournisseurs qui vendent le même Logistique
produit en vue de choisir celui qui offre le meilleur ratio qualité-
coût-.Une synthèse est faite sur un document intitulé :Quotation
Form, signé du responsable de la logistique.
4 Validation du quotation form et expédition de celui-ci par mail au DRH &
demandeur après signature.
opérations
5 Approbation du choix du fournisseur Demandeur
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Edition bon de commande (le bon de commande ou BC est exigé pour Service de la
6 tous les achats exceptés ceux qui sont payés au comptant. Le BC est
signé par le responsable de la logistique et le demandeur. logistique
7 Appel du fournisseur pour livraison Service de la
logistique
8 Réception commande + bordereau de livraison Service de la
logistique+dema
ndeur
9 Réception de la facture et enregistrement dans le registre des courriers Réception
reçus et expédition au service de la logistique via le Program Assistant
10 Réception de la facture par le service de la logistique et acheminement Service de la
vers le Directeur financier
logistique
11 Contrôle de la facture et validation par l'inscription « Bon à Payer » Directeur financier
12 Saisi de la facture dans la base de données du logiciel de Gestion des Service de la
Fournisseurs : GFS et marquage du tampon pour préciser que la
facture a été enregistrée. logistique
13 Expédition des pièces constitutives de données au département Service de la
comptable et financier contre décharge dans un registre tenu à cet effet
: logistique
- Quotation form ;
- Bon de commande ;
- Bordereau de livraison ;
- Facture
Source : entretien avec le responsable de la logistique ;
Opération Opérande
N
°
A Réception des données en provenance du service de la logistique Unité Comptable
et
financière
B Vérification conformité des données, contrôle arithmétique des Unité Comptable
et
factures
financière
Etablissement de la facture si l'achat concerne un projet spécifique en Unité Comptable
dehors du projet « core » et
financière
C Classement des factures pour celles devant attendre trente (30) jours Unité Comptable
et
financière
Audit interne du processus de traitement de l'information comptable relative aux opérations
d'achats : cas de
WWF-CCPO
Sélection du fournisseur dont le terme est échu pour paiement. Ledit Unité Comptable et
D paiement est fonction de la situation nette de la trésorerie et des
situations prioritaires (voyages, transferts de fond pour projets, financière
salaires, impôts)
E Etablissement du chèque + imputation comptable et acheminement Unité Comptable et
pour approbation
financière
F Approbation imputation comptable et vérification de l'égalité Directeur financier
financière
J Etablissement de la liste des fournisseurs à régler, le mercredi, et Unité Comptable et
expédition de cette liste à la réception pour inviter lesdits fournisseurs
à venir encaisser leur paiement financière
K Remise des chèques le jeudi aux fournisseurs précédemment appelés Unité Comptable et
la veille contre leur signature sur la photocopie du chèque.
financière
L Classement des pièces dans les différents chronos de banques Unité Comptable et
financière
M Codification des pièces et saisie des écritures comptables sur le Unité Comptable et
logiciel comptable ACCPAC
financière
N Impression « check list » pour vérification des saisies Unité Comptable et
financière
O Edition du « badge » :c'est l'opération par laquelle les saisies, sans être Unité Comptable et
validées peuvent être consultées.
financière
P Validation du badge Responsable
comptable et
financier
Q postage des écritures Responsable
comptable et
financier
R Corrections des écritures (si besoin y est) Tout le monde
Notons que La nomenclature des comptes à WWF ne suit pas les prescriptions faites par le
droit Comptable OHADA, relatif au Droit des sociétés commerciales et du
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Audit interne du processus de traitement de l'information comptable relative aux opérations
d'achats : cas de
WWF-CCPO
Les quatre premières correspondent aux subdivisions du grand livre, les huit suivantes au
Code Projet (9F075401=projet du core), les quatre autres au Code du donneur, et les quatre
dernières au code de l'activité, objet de la dépense ou de la recette
Tous ces traitements n'ont pour seule objectif que la production des états financiers de
synthèse.
3. Les outputs:
Suite au traitement comptable ci-dessus opéré, il est établi de manière périodique des
documents d'information sur la situation financière de l'organisation en générale et de chacun
des projets implémentés pour la protection et la sauvegarde de la biodiversité. Ces documents
d'informations peuvent être standardisés ou établis suivant un format spécifique, répondant
aux exigences du pourvoyeur en capitaux.
- Over all results : document généré trimestriellement ; il reprend les montants globaux des
différents projets en terme de dépenses, de revenus, de soldes ;
L'étape actuelle du processus d'audit interne nous permettra de porter une appréciation
relative au système de contrôle du processus de traitement des opérations d'achat, notamment
ceux des services de WWF-CCPO. L'un des apports les plus importants de cet audit interne
sera sans nul doute les recommandations qui en découleront.
Le contrôle interne est une fonction récemment introduite au WWF-CCPO. Elle est assumée
par l'unité du BIC11. Cette unité effectue des missions d'audit interne suivant les normes mises
à cet effet par WWF international dans son document intitulé : AUDIT MANUAL WWF INT
FY 07.
La mission de cet audit interne étant de fournir une assurance objective au travers des
consultations des différents services de WWF-CCPO afin de les aider à atteindre leurs
objectifs respectifs et d'améliorer leur rendement en proposant des solutions susceptibles
d'accroître leur efficacité.
Comme précédemment précisé, l'audit interne est effectué par le service du BIC. Ce dernier,
nous l'avons vu au précédent chapitre est subordonné au département administratif à qui il
rend compte. Le premier risque encouru ici est la subordination du contrôle à un département
opérationnel ; qui, en principe, devrait aussi être contrôlé eu égard à son activité. Ce
positionnement hiérarchique pourrait avoir une mauvaise influence sur l'efficacité de l'action
du contrôleur interne. Ainsi, cet acteur, aussi compétent et expérimenté soit-il, ne saurait
donner une assurance objective et entièrement indépendante dans la mission qui lui est
assignée.
Le second risque que nous pouvons identifier peut être lié à la séparation des fonctions. La
séparation des fonctions est un principe de base et fondamental à toute organisation. Ce
principe institue la succession de fonctions indépendantes qui interviennent dans le traitement
de l'information comptable. Il garantie par ailleurs un minimum de contrôle des opérations
réalisées par chacun des agents de l'entité.
L'analyse qui suit a pour objectif de déceler les incompatibilités susceptibles d'exercer une
influence négative sur l'efficacité du système organisationnel. Pour déceler ces risques, nous
analyserons la pratique interne au vu de la non exhaustivité de la procédure comptable et
financière mise en place.
11
Source : entretien avec le responsable du « contrôle interne »
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Le risque lié à la séparation des pouvoirs que nous pouvons identifiés ici est notamment le cas
des traitements fait par des agents et dont le contrôle est exercé par eux-mêmes. Nous
prendrons le cas par exemple du cas de la saisie, de la validation et du postage des écritures
comptables.
Le postage est l'opération par laquelle les imputations comptables, précédemment saisies sont
non seulement rendues accessibles dans la base de données comptable, mais aussi prises en
comptes dans les soldes des comptes.
Dans l'unité comptable et financière coexiste deux agents dont le chef de cette unité. En
principe, comme les imputions, les saisies comptables devraient aussi être validées par les
personnes indépendantes ; c'est-à-dire par celles qui n'ont pas participé à leur saisie. Il arrive
très souvent que la personne qui devrait en principe être chargée d'effectuer les saisies soit
aussi entrain de les valider, voir même de les poster.
Le tableau suivant permet d'évaluer les procédures mises en place par le BIC lors des
missions d'audit.
d'intérêts.
1200- Compétence et conscience professionnelle: Aucun écart
Les missions doivent être remplies avec
compétence et conscience professionnelle
1300- Programme d'assurance et d'amélioration Un programme
d'assurance
qualité : Le responsable de l'audit interne doit
élaborer et tenir à jour un programme d'assurance. qualité n'est pas
Des évaluations internes et externes doivent être mis en place
effectuées et les rapports y relatifs rédigés.
NORMES DE FONCTIONNEMENT
2000- Gestion d'un audit interne : Le responsable Pas d'écart Les audits internes
doit rédiger cette activité de façon à garantir qu'elle significatif
apporte une valeur ajoutée à l'organisation sont effectués suivant
un canevas mis sur
International et
applicable dans toutes
les représentations de
l'organisme.
2100- Nature du travail- L'audit interne doit Les missions
évaluer les processus de management des risques, d'audit ne portent
de contrôle et de gouvernement d'entreprise et sur plusieurs
contribuer à leur amélioration sur la base d'une cycles à la fois.
approche systématique et méthodique.
2200- Planification de la mission : Les auditeurs Pas d'écart
significatif
internes doivent concevoir et formaliser un plan
pour chaque mission. Ce plan précise le champ
d'intervention, les objectifs, la date et la durée de la
mission ainsi que les ressources allouées.
2300- Accomplissement de la mission : Les Pas d'écart
auditeurs internes doivent identifier les significatif
informations nécessaires, fiables, pertinentes, utiles
pour atteindre les objectifs de la mission.
2400- Communication des résultats : Les Pas d'écart
auditeurs internes doivent communiquer les significatif
résultats de la mission.
2500 : Surveillance des actions de progrès : Le Non évoqué
générale
Source : IIA et auteur
La remarque majeure que l'on fait ici est que l'organisation de la structure fait en sorte que les
critères liés à la qualification de l'auditeur ne soient pas respectés du fait du rattachement de
cet auditeur à un département opérationnel.
Résult Observations
Opération ats
ONR A
i uo n S
Les besoins en termes d'achat sont-ils v Du fait que le demandeur peut
toujours validés par le DRH& opérations ? directement s'adresser à la
logistique
Existe-t-il toujours des quotations form pour v Certains types d'achat sont
tous les achats dont le montant est supérieur directement faits auprès des
à 500 CHF ? fournisseurs agréés.
Validation du quotation form et expédition v
de celui-ci par mail au demandeur après
signature.
Approbation du choix du fournisseur v Dès lors qu'il ya quotation form
Edite t-on toujours les bons de commande ? v
Réception commande + bordereau de v
livraison
Tous les bons de commande sont-ils v
toujours signés par les personnes
autorisées ?
Toutes les factures reçues proviennent-elles v Certains courriers sont directement
toujours de la réception ? acheminés à la logistique lors de la
livraison des biens.
Le directeur financier appose t-il toujours la v
mention de « bon à payer » sur la facture ?
Toutes les factures sont-elles toujours v
saisies sur GFS par la logistique ?
tous les chèques sont-ils signés par des v
personnes dûment autorisés et soumis à
l'approbation préalable du directeur
Financier ?
L'imputation comptable est-elle toujours v Nous avions dû faire signé toutes
validée par le directeur financier les pièces d'imputations
comptables des justifs de FY08
Source : auteur
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B. Recommandations :
Les recommandations que nous pouvons faire peuvent être soit liées aux traitements des
opérations
- Les « badges » fait par les sites doivent être scrupuleusement examinés avant le
- Les imputations et les saisies, ainsi que le postage ne doivent pas être fait par la même
personne pour réduire le risque d'erreur et d'éviter par la même occasion de faire l'opération
diverse de l'opération diverse de l'opération diverse de l'opération diverse d'une transaction
qui avait été mal imputée. Par ailleurs, toutes les imputations au vue de la pratique doivent
être impérativement validées par le responsable financier. L'on ne devrait par conséquent plus
attendre qu'une mission d'audit se présente pour le faire ;
facture tenue par la réception, la base de données des factures enregistrées par le service de la
logistique sur le logiciel GFS, les factures payées et celles comptabilisées.
- Il est à noter que pour parfaire le système de gestion des projets mis en place, il faudrait que
les informations relatives à un achat donné soient conciliées dans une seule base donnée qui
déterminera lequel des projets l'a supporté et s'il a été payé ou existe encore dans la liste des
factures à régulariser. Ceci permettra au responsable du contrôle interne d'avoir un état
détaillé des opérations d'achat par projet et de mieux faire le contrôle des imputations
comptables effectuées .
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La quête de cette maîtrise est la démarche permanente du personnel financier de World Wide
Fund For nature, au niveau de sa représentation camerounaise (CCPO), organisation mondiale
de protection de la biodiversité, où nous avons eu l'opportunité d'effectuer notre stage
académique. Plus qu'enrichissant, ce stage nous a permis entre autres d'appréhender la
manière dont est structurée une ONG, de côtoyer le milieu professionnel dans tous ses aspects
: humain et social, sympathique et conflictuel, de nous rendre compte de la teneur de notre
formation académique qui vise à nous donner des bases nécessaires pour comprendre toute
forme d'organisation, et faire quelques tests.
Parlant de tests, par références aux standards internationaux et à la norme interne, nous avons
effectué quelques tests qui nous ont permis de détecter quelques zones à risque qui, avec la
dynamique de perfection entreprise dans l'organisation de WWF, vont sans doute être
réduites.