SS DIRECTION DE L*ENSEIGNEWENT. PUBLIQUE RABAT, LE 16 Novenbre 1953 AU MAROC CABINET DU DIRECTEUR CIRCULAIRE N* 2050 MM. Les Chefm d’Etabliasement d’Eneeignement du Second degré européen musulman et technique UBJET /- Reglementation relative & la comptabilité matiére, & 1a tenue dew inventaires de mobilier et de matériel dans les établisse- ments de l’enseignement du second dégré et av fonctionnerent des ateliers dans les établissenents de 1’enseignement technique. Len inetruetiona contenues dane la présente circulaire ont pour but de mettre au point les principes & appliquer dans 1’administration finan- cigre et 1a comptabilité des établissenents d’enseigneent du second degré du MAROC. L'Intendant ov 1‘Econome est personnellement responsable, sous le controle du Chef d’Etabliesement de tout ce qui concerne la gestion finan ciére et matérielle de 1’établisnenent. 11 rémvite de ce fa 5) que lui seul peut manier lee deniers de 1’établiacenent, b) qu’aucune commande ne peut @tre faite eans qu'il en ait été aviee et qu’il mit donné son accord aur la ponaibilitée de régler cette conmande, ©) qu’aucune livraison ne peut @tre prise en charge par d’autre que par lui. Il est evident que 1’application stricte des principes ci-dessus rendrait, dans de nombreux cas, presqu’impossible le fonctionnement normal de 1’Eteblissement, 1a vie de celui-ci riequait d’étre paralysée & la moindre ‘absence de 1’ Intendant. Pour pallier cet inconvénient, il est indispensable d’apporter quelques anénagements particuliers, étant entendu que les principes de base énoncés ci-deseus doivent étre respectér COMPTABILITE DE oute commande doit @tre faite aprés accord avec 1" Intendant. Elle donne lieu @ 1’établissement d'un bon de commande d’achat établi en 2 exemplaires : l'un destiné 4 1’Intendant, l'autre reatant en por- seesion de celui qui effectue 1a commande (Chef de travaux -responsable de bibliothéques -responsable des laboratoires, ect....)ce bon de commande d’achat doit @tre auasi détaillé que possible, indiquanten particulier, le nom du fourniaseur -le prix unitaire -la desti~ nation de objet -pour permettre & 1'Intendant d’en déterminer 1’imputation. Cotte demande d’achat eat soumiae & L’autorisation du Chef d’étab linsement et remise 4 1’Intendant, qui n’a pas A jdger de l’opportunité de 1a dépense, mais vérifie ei celle-ci n’excéde pas lea crédite dieponibles. L'intendant @tablit le "bon de commande’ en triple exemplaire: l'un destiné au fourntageur, le second au reaponaable ayant fait la demande dvachat et le troisiéme reatant en possession de 1’ Intendant. _ Lore de la recéption des marchandises, le responsable vérifie si la Livrgison est conforme 4 1a commande et tranamet le "bon de livraison* avec son approbation ou éventuellement ses remarques 4 1’Intendant, dans ce dernier cas 1'Intendant convoque le fournisseur et peut refuser le paiement Je la marchandise, tant que celle-ci n’est pas conforme 4 1a commande. La facture est adreasée par le fournisseur directement 4 1’ Inten dant qui, aprés en avoir vérifié le décompte, porte en regard de chaque objet le numéro d’inscription au registre d’inventaire. vr le 3e exemplaire de la facture qui est présenté au responsab le velui-ci certifie la prise en charge des marchandises et leur inscription A son inventaire particulier. Au retour de ce 3e exemplaire, 1'Intendant se charge de l’enga- genent ou du paiement. COMPTABILITE MATIERE :-INTENTAIRES GENERAUX ET PARTICULIERS : \'Intendant reste responsable directement du mobilier usvel, pour le matériel ou le mobilier destiné @ des ueages particuliers bien définie, fa responsabilité se trouve dégagée par la prise en charge des objets indi- qués, par des fonctionnaires de 1’Etablieserent spécialement désignés. Crest le can: a) pour les bibliothéques (bibliothéque générale- bibliothéque cla rique- bibliothéque de quartier) confiées & un fonctionnaire dési- gné par le chef d’établiasenent. b) pour le matériel de laboratoire confié & un responsable pour chacun de ceux-ci (physique, chimie, mécanique, technologie et dessin, etc....) ©) pour lee divers matériels d’enseignenent confiés également & un responsable pour chaque ordre d’engeignement, d) pour lee ateliers dont Loutillage et le matériel sont confi ay chef de travaux. Il eet done néceeeaire que chaque responsable ait en sa porses- sion un inventaire précie, reproduiaant exactement, en ce qui le concerne, le registre général d’entrée et de sortie que 1’Intendant, en sa qualité de de responeable de L'encemble, doit établir.INVENTAIRE GENERAL - FICHIER : + Lore de In reception d'une facture, 1’kntendant ingcrit & un liv- re général d'entrées et de sorties les objete & inventorier. Ce livre se pré pente sous la forme d’une série compléte de tous les livres d’inventaire par- ticuliers tenus par Téé fonctionnaires responsables. Chaque livre est affecté d'une lettre indice correspondant 4 cha cune des categories particuliéres t A~ correnpondant. au mobilier usuel w aux bibliotheques t aux Laboratoires v = -aux ateliers. -aux matériels d’enseignenent divers. E G - Les objets 4 inventorier sont inscrite au livre dans la catégorie esa sen ieee Seo aT ae aae calorie cate teense Rare steer tee GaSe OnT Tadeo etame Tees pansion ooLintaoerecroe Ci agee Seer coeelseriaredserionapint etavrcicta onpaceerss Cet ensemble tlettre-nombre* constitue le numéro valable pour l'inventaire général. Lrinventaire général est constitué par un ensemble de fichiers correepondant & chacune des catégories A,B,C,D,E @tablie de la facon suivante + uF bes inecription au livre général d’entrée et de sortie, 1’objet pris en charge eat inscrit sur une fiche @tablie en double exemplaire. Ces deux exemplaires sont envoyés av fonctionnaire responsable du fichier en cause qui fait retour de l’une d’entr’elles, aprés émargement, & 1’Intendant. Lorequ’il s’agit d'un groupe d’objete identiques, il sera établi une seule fiche, mais le nunéro sera remplacé par une suite de numéros cor- respondant au nombre.d’objets & inventorier. L'Intendant est donc en possession d'un fichier complet qui forme I'inventaire général. Loraqu’un objet doit tre réformé parce que hora d’usage ou die paru, le responsable rend compte 4 1’Intendant et lui remet éventuellement L'objet indiqué; il lui adresse en méme temps la fiche correspondante que I'Intendant lui retourne, aprés 1’avoir émargée, lui donnant ainsi décharge. L'Intendant sort également 1a fiche de son fichier personnel; l'ensemble de fiches ainsi sorties lui permet en fin d’année d’établir les procén-verhaux reglementaires de perte ou de déterioration. Ltoraqu'il s'agit d’un certain nombre d’objets identiques faisant, partie d'un groupe figurant sur une fiche unique, la fiche compléte sera en- levée en y annongant le nonbre d’objet & réformer, une nouvelle fiche sera etablie pour lee objete restant:en’ gervice.' Les nunéros de ces objets, bien entendu sont ceux sous lesquele ile figuraient sur 1’ancienne fiche. En ce qui concerne le catalogue "AY qui correspond au mobilier vevel, 1‘Intendant étant le seul responsable, 1'établissenent d’une fiche—— 1) rn double exemplaire n‘est pas néceasaire. Dautre part dans chacun des fichiers désignés ci-dessus, il peut etre établi, par le fonctionnaire responsable, des pubdiveions en particulier Fi ce fonctionnaire doit lui méme confier une partie de ces objets dont il a In responsabilité & d'autres responsables. Crest le can par exemple, du tatalogue *C*, collection acientifi- ne pour lequel le responeable général sera anené 4 séparer les objets en divernen noun-catéaorien confiées A divern autres reaponenbles (1aboratoire de physique, Laboratoire de chimie, Laboratoire de sciences naturelles, etc. > I1_y aura liev dane ce can d’établir une Je fiche qui restera & In disposition du responsable réel, qui devra émarger, pour prise en charge, la fiche étant en possession du responsable général. Fn ca de mutation d’un fonctionnaire chargé d'une section d’ in ventaire, le successeur vérifie 1’inventaire qui lui est présenté par 1'ancien renponsable (de préférence en présence de 1’Intendant) et il contresigne cha- que fiche, Un délai d’un mois, & compter de eon installation est accordé nouvel agent responaable pour procéder @ 1a vérification du matériel qu'il doit prendre en charge et éventuellement formuler des réserves. En cas de difficultés, il informe 1’Intendant qui doit en rendre compte au chef d’établiseement, lequel informe le Directeur de 1’ Instruction publique. Les régles ci-dessus, sont valables pour le matériel des ateliers. En ce qui concerne les mati¢res premiéres et le petit outillage qui ne figurent pas au livre général d’entrée et de cortie ni av registre d'inventatre, In responsabilité eat confiée au chef de travaux qui doit tenir povr cela des livres de comptabilité matiére annexes: cernets dee ordres de commande qui doit obligatoirement @tre viet par le Chef d'Eteblissenent, relevés des dépenses de fabrication et bulletin de fabrication, livre général d'entrée et de sortie des objets confectionnés, inventaire des matiéres pre- niéres et du petit outillage. Les objets vendus doivent obligatoirement, aprés autorieation du Chef d’Etablissement, @tre payés & 1’Intendant seul habilité au maniement des deniers. Le chef de travaux pourra obtenir une avance en régie de faible importance eur les crédits ‘ateliers" de 1’établissement pour lui pernettre d’effectuer directement, en cae d’urgence, et en accord avec le chef d’étab- lissement des petits achate d’outillage ov de matiéres preniéres. I] sera tenu d’en justifier l'emploi vie & vie de 1'Intendant ou de 1’Econome res- ponsable dans les conditions prévues par les régles de comptabilité publique. I] eet évident qu’aucun objet destiné & la vente ou au service propre den ateliers ne peut étre confectionné sane ordre préalable de com- mande vieé par le Chef d’établissenent. Les objets doivent obligatoirement, aprés autorieation du Chef dEtabliesement, @tre payé 4 1'Intendant ‘seul habilité au maniement des deniers.. (9) Chaque fois qu'un objet aucceptible d’@tre vendu sera terminé, Jo Chef de travaux devra en aviser 1’Intendant, établir le prix de revient de Ivobjet et fixer, en accord avec 1'Intendant, “le prix de vente de cet objet. IL remettra alora A L'Intendant un double de l’ordre de commande de l'objet indiqué oo figurera 1a date de confection et le prix de vente fixé. Les sommes ainsi encaissées sont portées en recettes 4 1a mutuelle de 1’Eta- blissement A charge pour celle-ci, de regler en fin de chaque trimestre ou, an plus tard, en fin d’année scolaire, des factures de matiéres premiéres pour un montant senaiblement égal 4 celles utilisées pour son activité propre. e Pour rendre possible cette régularisation, le Chef de travaux rervira donc, quels que soient les travaux a effectuer, dea matiéres premiéres du magasin, mais il devra tenir un compte aussi précis que possible de celles utilinées pour lee travaux des mutuelles. RABAT, LE 16 NOVEMBRE 1953 SIGNE: THABAULT.MISE EN SERVICE D'UN JEU DE FICHES MOBILES 1°/ Tout objet inventoriable susceptible de changer daffectation doit faire l'objet d'une double inscription. a) @ l'inventaire général et affecté du premier numéro suivant le dernier inscrit dans une suite ininterrompue de n° de 1 & l’infini et cela quelle qu’en soit la destination. b) au catalogue spécial a chaque département ou discipline (A.B.C.D.E.F. et affecté du premier n° suivant le dernier n® inscrit dans une suite ininterrompue de n° de 1 a linfini. 2°/ Pour @tre inscrit & l’inventaire, 1’ objet inventoriable doit: = @tre durable, non fongible, non consomptible, conserver ou reprendre son état aprés le premier usage. Son prix doit @tre connu ou estimé, et dépasser 9,99 DH. 3°/ UN OBJET, UN NUMERO: Crest le principe, cependant, par mesure d’ économie dtespace et de temps, des objets de méme nom de ménes caractéristiques, de méme valeur et de méme provenance peuvent faire l'objet d?une prise & l’inventaire par série de dix objets & condition de pouvoir inscrire les numéros (du catalogue) sur chaque objet. 4°/ CLASSEMENT DES FICHES : Les fiches mobiles, établies en double exemplaire seront classées par catalogue et par ordre alphabétique avec agencement des trois premiéres lettres (la premiére étant majuscule et les 2 autres minuscules. L'une des deux fiches sera remise, dament renseignée, & la personne qui aura la garde de l'objet. Ltautre fiche sera conservée au bureau du chef des services économiques. 9°/ DESIGNATION Il stagit du nom usuel de l'objet pris en inventaire tel qu'il a été livré soit par achat direct soit par l’intermédiaire du ministére ou autres. Le nom de l'objet sera inscrit en caractéres latins majuscules & la main ou, mieux, & la machine.6°/ CARACTERISTIQUES Il stagit d’indiquer tout ce qui peut permettre la différenciation d'un objet quelconque d’un autre objet de néme nom. On indiquera 1'état de conservation de l'objet, sa couleur, la matiére dont il est fait, sa forme, ses dimensions, son type, son numéro de série, et, s*il stagit d'un animal son nom, son Age, sa robe, sa taille... Le fournisseur sera indiqué & titre subsidiaire. 7°/ LE PRIX + De son prix dépend l'objet & inventorier. I1 est donc indispensable d’en indiquer le prix méme s?il provient d'un don si le prix n’est pas connu, il sera évalué en Comparaison avec les articles de méme nature & la date de 1 inscription. 8°/ QEFECTATION : Lrindication de l’affection permet de situer, 4 tout moment, l'objet pris en inventaire. Elle doit changer autant de fois qu’il est nécessaire si l’abjet concerné change d affectation. 9°/ PRISES EN CHARGE : Il stagit d’indiquer expressément le nom de la personne qui a pris en charge l'objet avec précision de sa fonction de la faire émarger. Décharge sera donnée obligatoirement a cette personne lorsque 1’objet concerné aura rejoint les services économique par 1’indication sur les deux fiches mobiles de la prise en charge & 1" économat.