3 « Les différents écrits professionnels © dentferles station impliquant un éxit, ~~ Repérer les objectfs de la communication écrite et les destinataires. Presenter les eae, des productions écrites. ~~ Identifier les critéres d'efficacité d'une communication écrite, Mise en situation professionnelle Vous étes agent communal de proximité du quartier «Les moulins». Vous participez & organisation de la féte du quartier quia lieu chaque année vers la fin du printemps. Votre responsable du service vous demande de Uaider & rédiger deux écrits professionnels: ~ une note informant le personnel des dates et du déroulement de ces journées festives; ~ une lettre destinée aux partenaires habituels de cet événement [équipe enseignante, association des parents d'éléves, croix rouge, police municipalel. fim Importance de écrit professionnel Les écrits profes: et médico-sociaux rit professionnel regroupe les écrits lestinés aux usagers dans les insti- tutions, rédigé intégralement ou partiel- lement par les travailleurs sociaux dans Texercice de leurs fonctions, et en contact direct avec le public concerne. LES ECRITS PERSONNELS DU PROFESSIONNEL : ECRITURE INFORMATIVE ET REFLEXIVE Le travail social est un travail dont Pécri- ture constitue l'une des dimensions essen- tielles et quotidiennes. La relation est objet ecriture. Ecrire permet activer et de for- maliser une réflexivité qui approfondit la connaissance de la relation humaine et, par Ta méme, génére une action plus réfléchie [..-]. Lécriture initie un dialogue avec soi- meme, siimplique dans histoire person- nelle autant que professionnelle, déclenche la reflexion [..] nnels en établissement sociaux LES ECRITS INSTITUTIONNELS : UTILS FONCTIONNELS: AU SERVICE DE LA PERSONNE ET DE LINSTITUTION ‘Comptes rendus de réunion, notes de syn- these, rapports de comportement, projets individualisés, dossiers des usagers, éva- uations, cahiers de liaison, notes d'infor- mation, courriers divers, écrits collectils, protocoles de travail, rapports semes- triels, bilans..., autant d'écrits adaptés & ‘un but, nombreux écrits que les travail- leurs sociaux sont amenés a rédiger. Pro- ductions du quotidien, langage sur le vif, écriture fonctionnelle prenant en compte les cadres complexes dans lesquels elle est produite (plusieurs destinataires, sources dinformations multiples, effets du dis- cours rapporté et des catégorisations...), visant Varticulation avec les partenaires du social, telles sont les caractéristiques de Tecriture dans institution, Ferire pour étre compris, écrire pour trans- mettre, l'écriture professionnelle institu- tionnelle est bien aussi affaire de position- nement ; elle nécessite de se préoccuper des effets qu'elle produit sur les collegues, institution, l'usager lui-eméme. Car écrire a des conséquences, laisse des traces, produit des effets propres, ce qui engage la respon- sabilité professionnelle et institutionnelle. >> 23,LES ECRITS DECISIONNELS : ECRIRE POUR CONVAINCRE Les professionnels du secteur social, médico-social et socio-éducatif, doivent produire reguliérement et de plus en plus des écrits qui ont de multiples consequences pour les personnes ou les familles concer- nées. Ces actes importants aboutissent a une decision institutionnelle, administrative ou judiciaire, permettent d'instruire des dos- siers et de prendre des decisions. Les travailleurs sociaux sont appelés de plus en plusa répondre de leurs écrits, soutenir leurs choix, non seulement en tant que pro- fessionnels mais aussi en tant que sujets. Or, ces écrits ont un processus complexe dont chaque phase comporte des difficultés écriture contrainte, écriture subordonnée dont l'auteur na pas la mattrise complete. Plusieurs exemples le montrent. Lécrit a la justice est au service de celle- ci, s'inserit dans son systéme procédural et a une fonction de communication. Ces écrits sont une piéce incontournable du dossier judiciaire et en constituent un élé- ‘ment permanent et réglementé. IIs doivent convaincre par lorganisation des idées, Var- gumentation pertinente, le sens tactique, afin qu’une solution légale et juste, la plus satisfaisante pour l'usager, s'adjoigne au mieux a la verité judiciaire. Le travailleur social évalue la situation familiale pour en faire un écrit que le juge interprétera a son tour. Les contraintes sur la réalisation de cet écrit nécessitent le développement de stratégies raisonnées décriture pour pré- server la relation d'aide avec les familles et ont, de ce fait, des conséquences sur la formulation et la transmission du contenu L.L Une vigilance est done & appliquer sur le contenu de Vécrit, avec le désir d'etre clair vis- a-vis des parents dans le cadre de leur acces au dossier, avec le souci de conserver une relation de confiance avec la famille, meme toujours relative, avec la volonté que Teécrit devienne un outil de la mesure éducative. Les écrits sont également rendus néces- saires par la « nouvelle donne » du tra- vail social, par les exigences des tutelles publiques, par le contexte législatif et réglementaire du secteur social, notam- ‘ment la loi 2002-2 rénovant Vaction sociale et médico-sociale. ensemble des profes- sionnels des établissements et des services ont une obligation accrue de recours a Pécrit dans tous les domaines d'activité projets d’établissements et de services, projets individuels, rapports... Lobliga- tion de communication, de transparence des établissements et services améne & produire des écrits explicitant les activi- ts, De meme, la politique de contractuali- sation oblige institutions, établissements, professionnels, a faire des projets, a passer contrat. Se développent donc de plus en plus des écritures obligatoires et formelles du travailleur social, des équipes, des ins- titutions et des organisations. 8.8, Rewe Ve sociale ~CEDIAS Q soutigner dans le HOBGUMENFAD Les différentes sortes d'écrits professionnel. a Indiquer les raisons pour lesquelles les écrits professionnels demandent une grande vigilance. @ Enoncer tes différents destinataires des écrits professionnels rédigés par les travailleurs sociaux. Q Arzide du CGBEOHENFAM et de vos connaissances, donner trois intéréts des écrits professionnels. ‘Thame 2: La communicaQ. sustifier tobligation de Uécrit professionnel. @ A taide de votre bon sens, distinguer « communication écrite interne » et « communication écrite externe ». © Communication écrite interne : ¢ Communication écrite externe : [esti erie ne spcrom pagne pas d'oral ou de visuel pour expliciter le massage. Les mots doivent donc se suffire a eux-mémes. La commu- nication écrite demande une tres grande rigueur pour la compréhension du mes- sage. Les fautes dorthographe, de style, de présentation peuvent fausser le contenu duu message » S'informer sur le destinataire Le document écrit atteint son objectif, sil tient compte des caractéristiques du desti- nataire et de son contexte. » Adopter un plan pertinent Le plan permet d'exprimer de maniére cohérente la pensée, de structurer les. idées essentielles selon un ordre logique. Le plan est enrichi de blocs de textes ow paragraphes. Chaque paragraphe est com- pose d'une ou de plusieurs phrases traitant une seule idee cle. » Ponctuer correctement La ponctuation permet de marquer des pauses et de structurer l’écrit. Chaque signe a une fonction précise et peut chan- ger le sens de la phrase. N’hésitez pas a couper le texte et a metire des points. » Rédiger des phrases courtes et fluides Le style professionnel se caractérise par des, phrases courtes, sobres, non redondantes, sans ornements syntaxiques et lexicaux. La concision est Pune des qualités premigres “a de toute rédaction. Voici quelques conseils pour élaborer un style plus fluide : ~ Construire des phrases simples, c'est-2- dire composées d'un seul verbe. — Juxtaposer deux phrases a aide d'un point-virgule (;), de deux points (:) ow une conjonction de coordination (et, ‘ou, mais, car, donc, puis, ainsi, cependant, aussi) ; ~ Supprimer les répétitions. » Choisir un vocabulaire précis et concret Cesont les mots simples courants, concrets, connus du destinataire qui frappent le plus plutot que les expressions vagues. » Nuancer Pexpression Pour faire passer un message, il est néces- saire de sexprimer avec finesse, souplesse et empathie. Proscrire les mots & conno- tation négative et atténuer les propos sus- ceptibles de provoquer Vinquiétude ou de heurter la sensibilité du destinataire. Dittéronséerits protessionnels >Seefforcer d'utiliser um style courtois et adop- ter une attitude positive. Veiller a utiliser un vocabulaire objectif, neutre et confirmé » Enrichir le style Le style de Técrit professionnel est caracté- ris€ par la sobriété, la clarté et la concision. Eutilisation de verbes d'action dans le récit rend les phrases dynamiques. Eliminerle verbe « polysémique » («faire », «avoir», « mettre») et traquez les repetitions, Argumenter de facon. logique afin damener lusager a comprendre et A accepter ce qui est écrit. » Soigner la mise en page Avant de sattacher a lire, le lecteur percoit le document dans sa globalité. Il faut done quiil ait envie de découvrir le message. Une présentation aérée facilitera Videnti- fication de écrit, le repérage des points essentiels, Délimiter bien les paragraphes et privilégier des titres motivants. Dans les longs documents, introduire des éléments visuels (tableaux, schémas, graphiques, photos) : les faits concrets, chiffrés sont plus convaincants et plus parlants que du texte. Personnaliser les en-tetes et les pieds de page. Veiller au choix des cou- leurs, au nombre de polices et a la taille des caracteres. QA taide de vos connaissances, énoncer deux conséquences d'un écrit professionnel négligé ou mal présenté. Q corriger tes écrits négatits et/ou restrictifs et/ou lourds par des phrases simples et positives. 11 Enconséquence, je ne peux que... 2 Nous pourrons peut-étre alors donner ‘compte, 4. Nous avons étudié votre proposition. 5 Nous sommes absolument navrés... ‘Nous avons constaté qu'il y avait une erreur au niveau de la facturation, dossier est incomplet. 8 Nous nous excusons. 9 Envous remerciant par avance. 10 En attendant la réponse qui sera positive, 11 Avant regu notre commande en retard. 12. Votre calcul est faux. Nous vous prions de nous retourner ce document ‘Nous vous écrivons pour vous informer que votre © Ponctuer tes phrases suivantes et supprimer les mots superflus. 26 ‘Thame 2: La communion dete4 _ Monsieur Durand quia été récemment roma directeur du CCAS est invité & particper la reunion. ‘Nous allons collaborer ensemble pour avancer de fagon ceffcace note projet communal « Quarter propre». Vaction est financée par plusieurs partenaires locaux {ui sont e ple emplo, la mission locale et la CAF. e ‘Nous vous remercions de votre collaboration qui a été tres ule. = Les compétences professionnelle, dont elle fat 5 etéronce corespandent exactementau prof du poste. © Choisir ‘expression convenable dans chaque groupe de phrase. \ Adresser la lettre a attention de Monsieur Ourand. © Adresser la lettre & Uintention de Monsieur Durand. Ala suite de notre entretien téléphonique, nous sommes heureux de vous rencontrer. | Suite 8 notre entretien téléphonique, nous sommes heureux de vous rencontrer. | Larrivée du nouveau Directeur est imminente, “ Larrivée du nouveau Directeur est éminente. “Nous avons décidé de collaborer ensemble “Nous avons décidé de collaborer. ©) Mettre tout en ceuvre pour pallier & ces inconvénients par une organisation plus rigoureuse. ©) Mettre tout en ceuvre pour pallier ces inconvénients par une organisation plus rigoureuse. | Nous sommes convenus d'un rendez-vous pour le 6 mai prochi | Nous avons convenu d'un rendez-vous pour le 6 mai prochain. () Nous avons eu affaire & des jeunes impolis et agressifs. | Nous avons eu & faire & des jeunes impolis et agressifs. || Les entretiens seront réalisés de suite dans notre bureau. (Les entretiens seront réalisés tout de suite dans notre bureau, oma La lettre professionnelle Méthodologie de constructiond’une lettre La lettre professionnelle est un document crit, par lequel Yentreprise vehicule ses contexte : « pourquoi écrit-on la lettre ? » Cest le cadte de référence de la lettre. informations ou en demande. La lettre repré- sente donc l'un des canaux de la communi- cation professionnelle externe. Afin de rédiger une lettre, il faut au préalable reéaliser un plan. Celui-ci est constitué de ~ Tintroduction dans laquelle on rappelle le ~ Le développement dans lequel on expose le(s) motif(s) de la lettre. Cest Tidée centrale de la letre. Le développement doit toujours etre argumenté, cest-a-dire justifiant Tidée annoncée. ~ La conclusion représente leet retour de Ditérens ders protessionnels > 2728 la letire (le feed-back). On rappelle au récep- teur ce que Ton attend de lui. REGLES DE REDACTION Afin de rédiger au mieux une lettre, obser- ver scrupuleusement ces quelques regles 1) construire des phrases simples et courtes (sujet, verbe et complement) ; 2) rédiger dans un registre de langue adapté a son interlocuteut ; 3) bannir toute faute d'ortho- ‘graphe, de ponctuation ou de style ; 4) faire un paragraphe par information ; 5) écrire la premiére personne du singulier ou du pluriel. REDACTION D'UNE LETTRE Larédaction d'une lettre débute toujours par objet, suit le titre de eivilit, le corps de la leure (introduction, développement, conclu- sion) et pour finir une formule de politesse. »Lobjet Cest le sujet de la lettre, il doit etre tres bref et doit résumer en quelques mots le fond de lalewre. Mentions bligatoires Destination exadresse du destinataire © < o -Mentions obligatoire: cetauties mentions Sane tetas eas » Le titre de civilite Autrement nommé la formule d'appel, il est obligatoirement placé avant le corps de ‘Thame 2: La communiation dete la lettre. 1 est différentselon la personne & laquelle on s'adresse. Le titre de civilité doit toujours etre adapté a son interlocuteur. En voici quelques exemples : « Monsiewr/ Madame/Mademoiselle »; « Messieurs » « Monsieur/Madame le (a) Directeur (rice) » ; « Cher collegue » ; « Cher client » « Cher Mattre » Le corps de Ia lettre Cest la rédaction du plan réalisé au préa- lable, Les idées sont rédigées en paragraphes et par ordre importance. Il existe quelques phrases clefs pour rédiger le corps de la lewre. Votre lettre en date du. attention Nous accusons réception de votre lettre en date du. Dans votre courrier du. de. Aa suite de notre entretientéléphonique du. nous 4 retenu toute notre ‘ous nous informez Par la présente, nous vous confirmons. Nous regrettons de ne powoir. Nous avons le plaisir de. Nous espérons vous donner entiere satisfaction. Nous vous remercions de a confiance que vous nous accoriez et. ‘Nous vous prions de now faire parvenir dans les plus brefs délais » La formule de politesse La lettre se termine par une formule de poli- tesse, une signature et éventuellement par un listing des piéces jointes. La formule de politesse vient ponctuer la lettre. Elle est obligatoire méme sil ex:ste un conflit. Voici quelques exemples : Je vous prie @agréer, M..., [Nous vous prions agree, M..., Recevez, M. ~ expression de mes sentiments respectueux! expression de mes sentiments les meilleurs. — mes condiales salutations/mes sinceres salu- tations/mes salutations distinguées. Condialement/Bien cordialement. LA MISE EN PAGE DE LA LETTRE CChaque entreprise choisit la présentation de son courrier selon l'image qu'elle souhaite vehiculer. Cependant pour étre conforme ‘un courier doit suivre les régles de présen- >>tation de la norme AFNOR NF Z 11-001. | figurent les references bancaires ou postales. Cette norme de qualité présente la norma- Dans la zone 3 figurent ladresse complete et lisation des courtiers. Elle se compose de j¢ nom du destinataire, Dans la zone 4 figure ing zones. Dans la zone I figurent les men- 3 tions obligaotres, comme la raison sociale, 1# redaction de la lettre (de Fobjet ala for Vadresse complete ainsi que le numéro de | mule de politesse). Dans la zone 5 figure le telephone. Dans la zone 2 (zone facultative) | signe de bas de page. @ Anatyser ta tettre page suivante et répondre aux questions suivantes. 41. Repérer et nommer dans ordre «du haut vers le bas» neuf rubriques constituant cette lettre. 4.2. Relever un élément manquant a la lettre. 1.3. Souligner Vintroduction, la conclusion la formule de politesse par des couleurs différentes. ‘4, Rechercher la signification des sigles PJ, PS et NB accompagnant certaines lettres et donner leur sens. o Pd: o PS: « NB: 1.5. Rechercher le sens d'une « lettre type » ainsi que le « publipostage ». © Lettre type : © Publipostage ou mailing : © Traduire chaque action du corps de la lettre en phrase type. Préciser la réception d'une lettre 1 (date et objen. 2 Préciser la réception d'une ‘commande d'un client par téléphone. Dittéronte rite protessionnle 230 Ville de Lille & Lille, le 20 septembre 2013. Mairie de Lille Ferme Dupire 59000 LILLE Service Jeunesse et Sport Tel. : 032067 2840 Fax : 0320672841 Mail : jeunesseetsports@villedelille.fr Lettre aux parents. Ref : 201187 Objet : Organisation de animation périscolaire Dans un premier temps, toute l'équipe d'animation vous souhaite, ainsi qu’a vos enfants une bonne rentrée scolaire 2013. Vous avez inscrit votre enfant a l'animation périscolaire: temps du matin, de res- tauration, du soir apres Vécole, ou encore dans le cadre des mercredis éducatifs, petites et grandes vacances. .nous vous en remercions et mettrons tout en ceuvre pour que celui-ci passe des moments agréables et conformes a ses attentes, Pour cela, le dialogue avec les acteurs et les familles sera permanent. Je joins d’ail- leurs a ce courrier une copie du projet pédagogique, dans lequel nos conceptions et valeurs sont detaillées. Je me tiens a votre disposition pour des questions, re- marques, suggestions éventuelles Afin dassurer une continuité dans le travail réalisé, V'animation sera portée par un fil rouge, consistant a l'élaboration intégrale par les enfants d'un spectacle de danse, chant et théatre. Chaque parent désirant siinvestir de quelques manires que ce soit dans ce projet annuel (pour la réalisation des costumes, préparation de gateaux...) seta le bienvenu et pourra me contacter aux numéros et adresse préci- sés dans ce courrier. En espérant vous retrouver bientt, veuillez agréer, Madame, Monsieur, mes salu- tations respectueuses. Jeunesse et Sport PJ : Projet pédagogique 2013, Hotel de Ville BP 88 - 59000 Lille Cédex - Tel. 032067 2828 - Fax : (320672829 Mail : accueil@villedelille.tr Thame 2: La communication rite1g. Fale référence & une conversation ‘éléphonique. Précser envi de documents joints ala lettre. 5 Demander une réponse rapide. Demander au destinataire de faire le © écessaire rapidement. 7, Setenir la dspostin du destinataire, 3 Remercier le destinataire de son intérét pour le projet. © disposer tes textes des situations suivantes selon la disposition normalisée d'une lettre professionnelle en effectuant la décomposition en paragraphes, en complétant les éléments manquants et en respectant la présentation suivante : marges :2,5cm en haut, en bas, 3 gauche et & droite ; police : Times new roman ou Arial ; taille police : 12 ; texte aligné & gauche ou justifié ; possibilité de faire un retrait de texte au début de chaque paragraphe ; interligne 1 ; support : papier blanc format A4. » Situation 1 Monsieur, Par la présente, je me permets de vous rappeler notre événement qui se déroulera au Domaine des Grottes de Han le week-end de la Pentecote. En effet, les 3, 4 et 5 juin prochain, !Office des Produits Wallons organise « Les journées de la qualité des produits wallons ». Une fois de plus, je compte sur votre présence pour rehausser cet événement. Je ‘yous remercie de limteret que vous avez porté & nos manifestations du Centenaire. Recevez, Monsieur, mes meilleures salutations » Situation 2 Monsieur, La féte des PRODUITS DU TERROIR qui devait avoir liew a Vise les 20 et 21 juillet, a été avancée aux 6 et 7 juillet. Je viens d'etre informée de ce changement et je mempresse de vous communiquer cette modification. ‘Vous recevrez prochainement le programme complet de ces journées. Veuillez prendre note {que la participation aux diverses manifestations doit étre confirmée avant le 31 mai. Jespére avoir le plaisir de vous rencontrer lors de ces festivités gastronomiques et culturelles. Je ‘vous prie d'agréer, Monsieur, 'expression de mes meilleurs sentiments. Ditérente ders protessionnls aQ Vous ates agent communal de proximité du quartier « Les moulins ». Vous participez 4 organisation de la féte du quartier quia lieu chaque année au printemps. Dans le cadre de ces journées festives, de nombreuses animations sont prévues. Parmi ces animations, il y aura le carnaval des écoles le jeudi 30 avril. Parents d’éléves et enseignants seront présents au défilé qui dure une heure « départ de Uécole a 15 h en direction du centre-ville ». La police municipale, les équipes enseignantes, la croix rouge, les associations des parents d'éleves préparent événement. Votre responsable du service des fétes vous demande de rédiger une lettre au journal local « La tribune » leur demandant de couvrir le defilé. La lettre doit respecter la présentation suivante : marges : 2,5 cm en haut, en bas, gauche et a 32 droite ; polic ou justifi imes new roman ou Arial ; taille police : 1 ossibilité de faire un retrait de texte au début de chaque paragraphe ; ; texte aligné a gauche interligne 1; support : papier blanc format Ad, (SA La note La note d'information ou de service est un document de communication écrite interne, circulant dans le sens descendant, qui a pour objectifs de transmetire une information, des recommandations ou des ordres se rappor- tant a T'activité d'un service, d'une adminis- tration ou d'une entreprise. Flle est transmise par voir hiérarchique descendante et elle Sadresse A une ou a plusieurs personnes, a un service ou a tensemble du personnel. LA NOTE DE SERVICE Il Sagit d'un document interne par lequel un supérieur adresse a ses subordonnés des consignes, des ordres ou instructions sur un probleme particulier relavant des activités ou. du fonctionnement du service. Elle peut etre permanente ou temporaire, selon les indica- tions données. Sa durée de validité est sou- vent limitée a la période qui la sépare de la suivante sur le meme sujet. Exemples de situation pouvant donner liew a une note de service : conduite a suivre en cas dincendie, regles de sécurité a observer dans la conduite du travail, nécessité de se rendre a une visite médicale dans le cadre de la médecine du travail. Le style de la note de service n'est pas obliga- toirement impersonnel, le signataire engage sa responsabilité LA NOTE D'INFORMATION ‘Comme son nom lindique, cest un mode de ‘communication écrite qui fait crculer Vinfor- ‘mation entre un destinateur informé et un ‘Thime2:La communiationderite Les différents types de notes destinataire a qui manque information. La note d'information peutrépondre a différents objectifs = Donner une information : Crest le cas le plus fréquent et le plus simple. Exemple : annoncer au personnel d'une entreprise des changements horaires, des consignes sur organisation des pauses dans le travail, les ‘modalites organisation des repas au res- taurant dentreprise, la mise en service d'un systéme de transport collectif des personnels. ~ Demander une information : Demander les ‘modifications intervenues dans la situation. familiale des employés, faire appel au volon- tariat pour participer a une formation. — Formuler des propositions : Susciter des pro- positions en vue d'une concertation au sein de Pentreprise sur une question donnée, Le style de la note d'information est toujours impersonnel, le signataire ne simplique pas dans la rédaction. LA NOTE DE SYNTHESE Une note de synthese est un écrit profes- sionnel ¢tabli @ partir de documents varies cet faisant le point sur un sujet précis, Elle doit aider le destinataire & prendre rapidement connaissance d'un dossier complexe, sans avoir a lire toutes les pitces, afin de prendre tune décision éclairée, repondre a une ques- tion précise, faire le point dune politique publique. Dans tous les cas, il s'agit de proposer une information breve, objective, directement >>utilisable, sur un sujet qui pose probleme, qui test pas traité dans un seul document exhaustif ou sur lequel information et les connaissances ont évolué. LA REDACTION D'UNE NOTE Sadressant & un public donné, la note doit tenir compte des caracteristiques de celui-c. Ensuite, il convient de faire preuve d'esprit, de synthese, Par définition, une note doit étre breve, claire, simple et précise. Il faut done éviter de multiplier les sujets dans la meme note et éviter d’employer une syntaxe lourde et confuse. I mexiste pas de présentation rigide et nor- ‘malisée de la note d'information et de la note de service. Elle peut se faire sur papier simple ou a en-téte. Elle peut utiliser un imprimé préalablement compose a cet effet. Le format du papier reste libre, Enfin, il ne faut écrire quiau recto ; si le texte nécessite plusieurs feuillets, il convient de les numéroter soi- gneusement et d’agrafer toutes les feuilles composant la note. Une note dinformation ou de service doit comporter différentes mentions ~ Lémetteur ou destinateur nécessaite pour connaitre la source du message. = Ladate et le lieu dentrée en application. ~ Le titre bien visible précisant la nature de la note, accompagné d'un numéro d'identifi- | cation pour la note de service. | = Le ou les destinataire(s) précédes des for- mules suivantes, selon le cas : « Pour infor- mation », « Pour exécution », « Pour affi- chage », « Pour vérification » ~ Lobjet peut figurer sous la forme d'un titre ou apparattre, comme dans une lettre, apres la mention « Objet ». = La formule dappel ou ta formule de poli- tesse | Attention ! Les notes ne comportent ni Tune, ni Yautre. ~ Le corps de la note doit etre bref, simple, lair, direct et objectif, Seul compte Fefficacité du texte. = La signature précédée du nom et fonction du signataire si celui-ci ne figure pas dans Ten-téte. = La mention pieces jointes précisant le titre des documents joints ou leur nombre total silyena. La diffusion de la note peut étre effectuée de diverses facons : par distribution indivi- duelle, par affichage, par circulation dans les services avec émargement, par courrier. ‘O indiquer te sens de circulation de l'information d'une note. © comparer tes trois notes suivantes rédigées par la directrice du centre communal d'action sociale de la ville de R. Note n? 4 CCAS de R Emilio, ‘Noublie pas de contacter la maire avant ce vendredi « demier délal » pour demander fa salle de réunion. Nathalie Note n° 2 CCAS de R Ladirection Note n* 3 Post-it ‘Ne pas oublier le ROV avec DUVAL & 11 h 00 Le 29 avril 2012. A tout e personne! Note de service n° 19 Objet: Sécurité des documents administratits. Des pertes de documents confidentiols ont été constatées cette semaine. ‘Nous vous demandons de bien vouloir fermer les bureaux & clé lors de votre absence et de faire preuve de plus de vigilance. Ladirectrice ‘Nathalie Durand Ditérenséerits professionnel34 2.1 Indiquer les particularités de chaque note en completant le tableau. fmettur du message ? Récepteur du message ? Date de création, objet, n° diordre ? Objeotit 2 Ton et style do rédaction 2 Titre de civilité ot formule de politesse ? Signatalre 2.2 Indiquer deux éléments rencontrés dans une lettre professionnelle mais ne figurant pas dans une note. 2.3. Entourer le type de note correspondant. Note personnelle Note personnelle Note personnelie Note informelle Note informelie Note informelle Note formelle Note formelle Note formelle © Voici une note d'information rédigée par une stagiaire au secrétariat du CCAS. La directrice, voyant quatre erreurs de forme dans cette note, n’a pas pu la signer. Relever ces quatre erreurs, ‘Thame? La communiaton genteCCAS de R Ladirection le 30 avril 2012, Objet : Note d'information. hers employés, A roceasion des fétes de fin d'année, la direction autorise le personne! & quiter fa structure & 16 heures les 24 et 31 décembre 2012, Bien cordialement, ‘Nathalie Durand © Rédiger tes notes de service ou d'information a Laide des éléments suivants. » Situation 1 Stagiaire au CCAS de R, vous etes chargé de rédiger une note d'information destinée aux usagers afin de les sensibiliser sur Tin- térét de présenter leur dossier aide sociale ‘complet, avec toutes les piéces demandées, ayant toute instruction, fm Le compte rendu (ee eat piace alee avec fidélite et objectivité une réu- nion, une activité ou un événement vécu. Le compte rendu de réunion répond & un double objectif: garder la trace des débats, » Situation 2 Stagiaire au CCAS de R, vous étes charge de reédiger la cinquiéme note de service rela- tive aux régles de sécurité observer dans la conduite du travail, destinée a Yensemble du personnel. Dorénavant, la porte de sortie de secours en cas dincendie n'est plus Ventrée principale mais la nouvelle porte de l'escalier externe opposé a la porte principale. Caractéristiques des comptes rendu des décisions prises et informer avec fidé- lite de ce qui a été dit et décidé, ceux qui niont pas pu assister a la réunion. Le compte rendu de réunion doit étre a la fois complet et explicite mais aussi court et facile lire, I doit comporter lordre du jour, >> Dittéronséerits professionnel 3536 la date et le lieu de la réunion, la liste des participants et leurs fonctions/les excusés/es absents, les différentes étapes de la réflexion, les solutions retenues, le plan d'action et la date de la prochaine réunion. Le compte rendu est transmis a tous les participants de la réunion, dans un premier temps pour validation. Ils pourront, le cas. écheant, lenrichir et le rectifier. Ensuite, une version definitive est diffusée a Vensemble de Vequipe Le compte rendu d’événement est un récit permettant de diffuser l'information sur le déroulement d'un événement. Le compte rendu de travail informe la hié- rarchie et lui permet de suivre et de controler tout travail Le compte rendu comporte les éléments permetiant de Tidentifer et de Tauthenti- fier (emetteur, destinataire, date, objet et signature). Crest un écrit objectif, sa rédac- tion doit etre neutre, cest-a-dire que celle- ci doit se limiter aux faits. En aucun cas le rédacteur ne doit faire de propositions ni faire intervenir ses idées personnelles qui modifient le sens duu message. © Enoncer pour chaque situation le réle du compte rendu. IM. René état absent la réunion des 1 copropritaires du 15 avril demir. apprécie donc de recevoir le compte rendu de séance. ‘A chaque réunion du conseil municipal, c'est 'M. Danie! qui rédige le comote rendu de la séance, le fait signer ensuite parle maire et'affiche sur le anneau d'affichage & la porte de la maire lly @ une manifestation de soutien au sans-logis ce ‘oir dans fa salle Marianne du cente-vile Catherine va rédiger quelques lignes & ce propos Pour le journal ical ‘Ala réunion du lundi des chets de service ot 'on indique les objects &atteindre, c'est Michalle qui prend des nates et établt le compte rendu qu'elle distribue ensuite @ chaque membre du personnel. Q Relever dans le (BBEUHENFED (3 définition du compte rendu. Comma Le rapport écrit Caractéristiques du rapport écrit TL cmppert est um grt ules dametiersiuation professionnel interne examinee. destiné au supérieur hierar ee On distingue : chique. Cest un document synthétique faisant Pana- lyse d'une situation donnée, accompagné d'un avis motive ou de propositions suscep- = le rapport d’étude qui analyse une situation et propose des solutions ; ~ le rapport dopportunite ‘Thime2: La communication derite >>ou de faisabilité, qui justifie tune demande ou un projet ; = le rapport de synthese qui fait le point sur un sujet. Le rapport suit obligatoi- rement un plan rigoureux et apparent. Sa lecture doit étre facilitée par des tableaux, des schémas et son écrit doit étre argumen- tée (ustifier le contenu). Le rapport peut etre rédigé ala demande d'un supé- rieur hiérarchique afin de V'aider a prendre une décision, en lui donnant connaissance de tous les éléments d'information du sujet abordé. Le rap- port peut étre a initiative de Yemploye, qui souhaite attirer Vattention de son supérieur hiérarchique sur un point précis. PRESENTATION La présentation des rap- ports écrits est libre, néan- moins certains éléments doivent figurer : Pémetteur (nom et fonction), Ie ow les destinataires, la date, le titre, Tindication des éven- tuelles pigces jointes, le titre de eivilité, la formule de politesse, Vindication du signataire (émetteur). Les rapports respectent le plan classique — Introduction : exposé de Ja situation, identification du probleme a étudier, annonce du plan, = Analyse de la situation, diagnostic : causes, raisons du probleme, contraintes a respecter, les objectifs. | = Propositions : actions possibles, comparaisons, justification du choix. = Conclusion : propose des solutions ow actions a mettre en ceuvre. Lemploi du conditionnel est a privilégier. Q indiquer te sens de circulation de Uinformation d'un rapport écrit. Q rechercher ta signification du rapport moral et financier d'une association. © Le rapport moral : © Le rapport financier : Q Lire te texte ci-dessous et dire de quel type de rapport il s'agit. M. est une jeune fille agréable, timide mais pas réservée, elle a su s'intégrer facilement ‘au groupe de jeune et n'a aucun probleme pour communiquer avec les éducateurs. Je dirais méme quelle a toujours beaucoup de {questions @ poser sur son organisation, ce qui peut parfois Vangoisser si tout ne se passe pas comme elle Pavait imagine. Avec un pew de recul, il est difficile pour Vequipe de pouvoir évaluer M. justement au vu de son temps de présence dans le groupe et des éléments a notre connaissance sur son parcours de vie. Malgré tout au quotidien dans le groupe M. s'est montré en difficultes sur le collectf. I est vrai quelle est tres vite entrée en relation avec les jeunes du groupe et y trowver une place, mais parallélement, elie a souvent montré son agacement quant 4 vivre sur le collectif. En effet chaque retour de week-end etait un drame pour M. qui le manifestait aussi bien avec les educateurs qutavec les jeunes. Dittronséerits professionnel 37