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ÉCRITE
PROFESSIONNELLE
LES DIFFÉRENTS TYPES DE MESSAGES
1. La lettre ou circulaire
2. La télécopie
3. La note : note d’information, note de service,
mémo
4. Le compte-rendu – Le rapport
5. La note de synthèse
6. Le courrier électronique
Autres messages : le dépliant, le tract, l’affiche, le
diaporama, etc.….
La rédaction professionnelle
Les caractéristiques du langage commercial : (se faire
comprendre sans ambiguïté )
Construire des phrases courtes (20 à 25 mots) (un sujet,
un verbe, un ou des compléments)
Adopter un style direct et dynamique
(s’adresser directement au destinataire ; phrases à la forme
active, rédiger de façon positive et verbes conjugués au présent,
imparfait, futur ou passé composé + parfois le présent du
conditionnel, et du subjonctif)
Exprimez-vous avec simplicité et précision
(mots courts et concrets, verbes actifs et utiliser le sujet « nous »)
LES CRITÈRES DE CHOIX (quel type de
message pour la situation donnée ?)
A - Présentation normalisée :
normelettre.ppt
Présentation des lettres
B - Les formules de politesse :
formules générales
formules de politesse
II - La télécopie
Exemple de télécopie
III - Le courrier électronique
la note d’information
Objectif : transmet une information sans ordre
Circule dans le sens hiérarchique latéral, ascendant, plus rarement descendant
Caractère informatif : peuvent être détruites
la note de service
Objectif : transmet un ordre à un ou plusieurs destinataires qui devront exécuter
l’action demandée
Circule dans le sens hiérarchique descendant
Caractère obligatoire donc conservées et classées et comportant un certain nombre
de mentions
les consignes
Objectif : transmet des consignes précises, démarches, procédures…
Circule dans le sens descendant
Caractère obligatoire
V - Le rapport
Le rapport est un document interne qui circule de façon ascendante. Il communique le résultat
d’une étude et débouche sur un avis motivé ou sur des propositions susceptibles d’améliorer la
situation examinée. Il a pour but d’aider à prendre une décision. Il peut être rédigé à la demande
d’un supérieur hiérarchique ou à l’initiative d’un collaborateur. Sa longueur peut aller de deux à
quelques dizaines de pages.
Le rapport d’opportunité : justifie une demande importante : investissement , création de poste.
Le rapport de synthèse : fait le point sur un sujet déterminé
LE RAPPORT.doc
VI - La note de synthèse
LA NOTE DE SYNTHESE.doc
V - Le compte-rendu
analytique : plus formel, plus officiel , adopté pour les réunions institutionnelles. Il
relate les débats dans l’ordre chronologique en citant le nom (éventuellement la
fonction) de chaque intervenant. Les interventions sont reformulées.
synthétique récapitule l’essentiel des débats menés autour des différents points de
l’ordre du jour. Le plan suivi est souvent thématique et structuré par des sous-titres.
pas de norme de présentation du compte-rendu.
Mais des éléments à trouver : le titre « compte-rendu », la date – éventuellement le
lieu- de la réunion et son objet principal. Ces informations constituent le titre du
document ; la liste des personnes présentes, excusées, absentes ; l’heure de début
de séance, les différents points traités (en fonction de l’ordre du jour) et l’essentiel
des débats, interventions et décision concernant chacun de ses points ; l’heure de fin
de séance et éventuellement la date et le lieu de la prochaine réunion.
Un compte-rendu
La valorisation des messages
Mise en forme des documents écrits
Erreurs à éviter
Manipulation des entités en fonction du média
utilisé
Veiller :
au nombre de caractères par ligne (entre 50 et 60 maximum,
espaces compris), pour éviter la fatigue de l’œil
à la longueur des mots, privilégier les mots de 2 à 3 syllabes
au repérage des paragraphes (emploi d’énumérations :
adjonction d’interlignes, de retraits de première ligne, centrage
de paragraphes essentiels)
À mettre en valeur les informations essentielles (graissage,
italique, couleur, etc…)
Eviter le soulignement (perturbe la lecture)