21

pôle 3 Gestion administrative interne

>>> 3.4 Gestion du temps

situation
de travail
3.4.1

Gestions
des agendas
elle
compétence professionn
Mettre à jour des agendas personnels et partagés

L’entreprise RTM souhaite participer au prochain Salon nautique

international de Paris.
Vous aidez M. Dunas, dans l’organisation de ce déplacement. Pour cela,
vous devrez :

Activité 1 Planifier un déplacement professionnel

Activité 2 Planifier des tâches professionnelles
Activité 3 Gérer un agenda interactif Texteur, Outil
collaboratif, Doodle
© Éditions Foucher

243
 Activité 1 Planifier un déplacement
professionnel
M. Dunas participe au 58e Salon nautique international de Paris-Porte de Versailles qui
doit avoir lieu du 8 au 16 décembre 20N prochain. Il vous sollicite pour prendre en charge
l’organisation de ce déplacement.
1. Concevez un outil de contrôle pour suivre l’organisation de la participation au Salon nautique
(documents 1 à 3, ANNEXE A).

doc. 1 Entretien avec M. Dunas

Pourriez-vous organiser notre participation au Salon nautique

de Paris pour 20N ? Il s’agit d’un salon international de l’équipement
nautique. C’est le rendez-vous annuel pour découvrir les nouveautés Avez-vous déjà
nautiques de la saison à venir. Il nous permet de nous faire avancé sur
connaître, d’échanger des cartes de visites, de nouer des relations le dossier ?
commerciales avec de nouveaux clients ou fournisseurs.

Oui, j’ai appelé le responsable commercial du Nautic

la semaine dernière afin de collecter les premières
informations. J’ai déposé sur votre bureau les informations Très bien,
communiquées ainsi que le dossier envoyé par Nautic, et pour
ce qui aidera à constituer notre dossier de participation au les repas ?
Salon. J’ai également préparé sur un brouillon les éléments Qu’avez-
de notre déplacement. vous
prévu ?

Nous n’avons pas trop de temps. Commandez-nous

des plateaux-repas pour les déjeuners à 15 € maximum.
Et pour les dîners ?

Nous nous débrouillerons sur place.

Je pense
vous préparer
Très bien. C’est une bonne idée. Dans l’immédiat, un dossier
pourriez-vous me préparer un outil de contrôle pour complet du
suivre l’organisation de la participation à ce salon ? déplacement.
Je souhaite le présenter à la réunion de travail aux
collaborateurs qui m’accompagneront.
Très bien. J’ai pris
note de ces indications.

doc. 2 Consignes de M. Dunas pour l’organisation du déplacement

Le 15/04/20N. Pour notre participation au Salon du 8/12 au 11/12/20N,

j’ai recensé les tâches à réaliser : départ la veille, collecter les informations
sur le Salon dès aujourd’hui, réserver les voitures de location 2 mois avant
notre départ, compléter le formulaire de participation en tant qu’exposant
qui doit être retourné avant le 1/10, commander les badges avant le 15/10,
Infos réserver les plateaux-repas au plus tard le 1/12, commander les documents
commerciaux (catalogues, contrat, fiches) au plus tôt, les cadeaux et totems
nts
chez notre imprimeur avant le 1/09, réceptionner la commande des docume
LA LISTE
DE CONTRÔLE 1
Elle permet commerciaux, confirmer la réservation de l’hôtel, réserver l’hôtel au moins
départ, prépare r les dossiers pour les salariés particip ant au
de faire le point mois avant notre
e les dossiers aux particip ants, contact er Claire Bernard ,
sur les tâches à déplacement, remettr
réaliser, dans l’ordre la responsable des canoës-kayak chez Nautic avant l’envoi du formulaire
re
d’exécution afin d’inscription, lister le matériel à transporter, préparer le matériel nécessai
d’éviter oublis et au déplacement, établir l’itinéra ire, récupér er la voiture de location , départ
ure
retards. pour Paris, agencer le stand au Salon Porte de Versailles la veille de l’ouvert
12/12, rendre la voiture de location le lendema in
© Éditions Foucher

du Salon, retour à RTM le

de notre retour. Je vous laisse programmer les échéances pour chacune
des tâches que je viens de lister en fonction de leur priorité.
Merci de votre aide.
244
 Gestions des agendas
21

doc. 3 Entretien avec M. Dunas

pôle 3
ANNEXE A Liste de contrôle à compléter
Urgence
N° Intitulé des tâches
Durée Échéance
1 Collecter les informations sur le Salon 1 jour 30/04/20N
2 Commander les cadeaux et totems chez notre imprimeur avant le 1/09 1 jour 01/08/20N
3 Commander les documents commerciaux (catalogues, contrats, fiches) au plus tôt 1 jour 03/09/20N
4 Confirmer la réservation de l’hôtel 1 jour 20/09/20N
5 Contacter Claire Bernard la responsable des canoës-kayak chez Nautic avant l’envoi du formulaire d’inscription 1 jour 23/09/20N
6 Compléter le formulaire de participation en tant qu’exposant au Salon qui doit être retourné avant le 1/10 2 jours 24/09/20N
7 Réceptionner la commande des documents commerciaux 1 jour 03/10/20N
8 Commander les badges avant le 15/10 1 jour 07/10/20N
9 Réserver les voitures de location deux mois avant notre départ 1 jour 8/10/20N
10 Réserver l’hôtel au moins 1 mois avant notre départ 1 jour 01/11/20N
11 Lister le matériel à transporter 1 jour 06/11/20N
12 Réserver les plateaux-repas au plus tard le 1/12 1 jour 26/11/20N
13 Préparer les dossiers pour les salariés participant au déplacement 1 jour 30/11/20N
14 Préparer le matériel nécessaire au déplacement 2 jours 30/11/20N
15 Remettre les dossiers aux participants 1 jour 06/12/20N
16 Établir l’itinéraire, récupérer la voiture de location 1 jour 06/12/20N
17 Départ pour Paris 1 jour 07/12/20N
© Éditions Foucher

18 Agencer le stand au Salon Porte de Versailles la veille de l’ouverture du Salon 1 jour 07/12/20N
19 Retour à RTM le 12/12 1 jour 12/12/20N
20 Rendre la voiture de location 1 jour 13/12/20N
245
 Activité 2 Planifier des tâches professionnelles
M. Dunas souhaite mettre en place une formation interne sur les nouvelles techniques
de vente avant le départ pour le Salon nautique de décembre. Il part à Paris avec Valérie
Faure et David Vernet. Il vous sollicite afin de trouver une date commune dans les agendas.
2. Recherchez un ou des créneaux possibles pour la formation interne
(document 4, ANNEXE B).
3. Faites parvenir à M. Dunas, par SMS, les suggestions de dates pour cette formation (document 4,
ANNEXE B à consulter et ANNEXE C).
4. Procédez à la mise à jour des agendas du personnel concerné par la formation interne
(document 4, ANNEXE B).
5. Informez les salariés de la date de la formation Techniques de vente (document 4, ANNEXE B à
consulter, ANNEXE D).
6. Préparez l’appel téléphonique (document 4, ANNEXE B à consulter, ANNEXE E).
doc. 4 Instructions de M. Dunas

Bonjour,
J’ai eu au téléphone ce matin la responsable de la formation Techniques
de vente, elle peut venir la semaine du 3 au 7 décembre 20N. Elle a besoin
d’une plage horaire de 6 heures au moins pour nous former rapidement.
Elle souhaite commencer à 9 h. Comme je suis en déplacement, faites-moi
parvenir par sms vos suggestions, afin de pouvoir ensuite mettre à jour
rapidement les agendas personnels de chacun.
Si il y des modifications éventuelles sur les agendas personnels,
je vous remercie d’informer par mél les collègues.
Ensuite, appelez Mme Dufour, la responsable de la formation, pour
l’informer de la date choisie et voir avec elle si elle souhaite avoir une salle
avec un poste informatique et un vidéoprojecteur.
Voici son numéro : 04 34 25 32 12. Merci d’avance. À plus tard.

ANNEXE B Agendas du personnel concerné par la formation à mettre à jour

> Décembre 20N
LUN.
3 MAR.
4 MER.
5 JEU.
6 VEN.
7 SAM.
8
En formation En déplacement Salon nautique Paris
Accueil du stagiaire RDV BNP
Dadolle P. – 9 h - 10 h 9 h – 10 h RDV client Dufour
9 h – 11 h
RDV bilan annuel éval.
avec M. Dunas
10 h – 12 h
Formation Agenda
de Valérie
Techniques de Faure
RDV client Pontet
13 h – 14 h vente 9 h – 16 h

LUN.
3 MAR.
4 MER.
5 JEU.
6 VEN.
7 SAM.
8
En formation En déplacement Salon nautique Paris
Accueil du stagiaire RDV BNP
Dadolle P. – 9 h - 10 h 9 h – 10 h RDV client Dufour
9 h – 11 h
RDV bilan annuel éval. Agenda
avec M. Dunas de David
Formation 10 h – 12 h Vernet
Techniques de
© Éditions Foucher

vente 9 h – 16 h

246
 Gestions des agendas
21
ANNEXE C Agendas du personnel concerné par la formation à mettre à jour (suite)

pôle 3
> Décembre 20N
LUN.
3 MAR.
4 MER.
5 JEU.
6 VEN.
7 SAM.
8
En formation En déplacement Salon nautique Paris
Départ pour Paris 7 h
Accueil du stagiaire RDV BNP Programme de 30 – 8 h 30
Dadolle P. – 9 h - 10 h 9 h – 10 h RDV client Dufour formation 8 h – 9 h Agenda
9 h – 11 h de M. Dunas
RDV bilan annuel éval.
Formation avec M. Dunas
10 h – 12 h
Techniques de
RDV client Pontet
13 h – 14 h vente 9 h – 16 h

ANNEXE D SMS à transmettre à M. Dunas

M. Dunas
Formation possible le 5/12/20N, mais il faut prévenir le client Dufour pour annuler son RDV.

ANNEXE E Courriel d’information à l’attention des salariés concernés

De : sportous@sportous.fr
À : Valérie Faure ; David Vernet ; M. Dunas
Objet : Formation
P.-J. : Date du jour

Bonjour,
Avant notre départ au Salon nautique à Paris, il me semble pertinent d’approfondir nos connaissances sur les techniques de vente.
Mme Dufour, formatrice, viendra le mercredi 5 décembre pour nous former aux nouvelles techniques de vente.
Cette formation débutera à 9 h et durera toute la journée.
Je vous remercie de votre participation à cette formation.
Cordialement.
La stagiaire

ANNEXE F Fiche de préparation d’appel téléphonique

Préparation d’appel téléphonique
Société : Sportous  : 04 34 25 32 12
Nom du contact : Mme Dufour Motif de l’appel : Formation Techniques de vente
Plan du message
Prise de contact :
Saluer
Se présenter
Demander de parler à Mme Dufour
Contenu de l’appel :
Rappeler la formation du 5/12/20N • Demander si elle souhaite avoir une salle avec un poste informatique et un vidéoprojecteur
© Éditions Foucher

Conclusion et prise de congé :

Reformuler la réponse • Remercier • Prendre congé
247
 Activité 3 Créer un agenda interactif
M. Dunas souhaite optimiser les moyens de communication. Il préconise l’utilisation
de Doodle pour déterminer et planifier les réunions. Il vous sollicite afin de mettre en place
ce nouveau dispositif au sein de l’entreprise.
7. Créez un compte sur Doodle (document 5).
8. Lancez un sondage afin de planifier une réunion (document 5).
9. Informez par mél les personnes concernées par le sondage sur Doodle (document 5, ANNEXE F).
doc. 5 Instructions de M. Dunas

Je compte planifier nos événements avec l’outil Doodle. Merci de créer

un compte sur https://doodle.com/fr/. Il suffit d’une adresse mél pour se
connecter. J’ai programmé une réunion avec le service fabrication. Créez
l’événement sur Doodle. Je souhaite convier Valérie, Pierre et Bernard.
Pourriez-vous leur proposer les 3 dates suivantes :
> le 12 mars de 9 h – 11 h 30 ou 14 h-16 h 30
> le 13 mars de 8 h 30 – 11 h ou 13 h 30 – 16 h
> le 16 mars de 10 h – 12 h 30 ou 14 h 15 – 16 h 45.
Je vous remercie d’envoyer par
mél le lien permettant à ces
collègues de se connecter afin
de choisir le créneau souhaité.
M. Dunas

ANNEXE G Courriel à l’attention des collègues du service fabrication

Infos De : Sportous
DOODLE À : Valérie ; Pierre ; Bernard
C’est un système
Objet : Date du jour
de planification
qui peut être utilisé P.-J. : Sondage Doodle
dans le cadre Bonjour,
professionnel pour
prévoir et coordonner Je prévois de planifier une réunion de travail du service fabrication. Afin de trouver une date qui convienne à tous, je vous
une réunion. Pas remercie de bien vouloir compléter le sondage Doodle via le lien ci -dessous :
besoin de compte
pour utiliser Doodle,
Adresse du lien
c’est gratuit et sans Je vous remercie de votre collaboration.
inscription.
Cordialement.
© Éditions Foucher

M. Dunas

248
 Gestions des agendas
21
Les collègues ont répondu au sondage sur Doodle. Il faut, à présent, choisir la date de la réunion et mettre à jour
l’agenda de M. Dunas.

pôle 3
10. Choisissez la date de la réunion de travail (documents 6 à 7).
11. Mettez à jour l’agenda de M. Dunas (documents 6 à 7, ANNEXE G).
12. Convoquez les collègues pour la réunion de travail (documents 6 à 7, ANNEXE H).
doc. 6 Instructions de M. Dunas doc. 7 Résultat du sondage

Suite au retour des collègues du

sondage Doodle, faites-moi part
de la date choisie.
Ensuite, préparez le plan
de la convocation pour cette réunion
que je validerai à mon retour cet
après-midi.
Pour la convocation, pensez à
leur préciser qu’elle aura lieu en salle
B, car le vidéoprojecteur de la salle
de réunion ne fonctionne plus.
Demandez-leur de préparer un état
des lieux des productions en cours.
J’oubliais, remerciez-les pour avoir
renseigné le Doodle.
À cet après-midi.
M. Dunas

ANNEXE H Choix de la date de la réunion de travail du service fabrication

mars 12 – 18, 20N
12 13 14 15 17 18
LUN. MAR. MER. JEU. VEN. SAM.
08 : 00
09 : 00 08 : 30 – 11 : 00
09 : 00 – 11 : 30
10 : 00
10 : 00 – 12 : 30
11 : 00
12 : 00
13 : 00
14 : 00 13 : 30 – 16 : 00
14 : 30 – 16 : 30
15 : 00
16 : 00
✓ 14 : 15 – 16 : 45

17 : 00

ANNEXE I Plan de la convocation à la réunion de travail

– Remercier les collaborateurs pour avoir renseigné le sondage sur Doodle
– Annoncer la prochaine réunion de travail du service fabrication
– Donner la date (lundi 12 mars de 14 h à 16 h 30) en salle B
© Éditions Foucher

– Leur demander de préparer un état des lieux des fabrications en cours

– Les remercier de leur présence
– Formule de politesse
249
 entraînement
Planifier un projet
M. Dunas lance avec le service fabrication un nouveau prototype de canoë-kayak en
bois. Il envisage de le présenter au prochain salon nautique de Paris en décembre 20N.
Il faut planifier l’ordonnancement des tâches effectuées sur ce nouveau produit pour
mettre en œuvre son lancement. Il vous demande de l’assister dans cette démarche.
> 1. Complétez le tableau des tâches à effectuer pour la réalisation du nouveau produit
(documents 1 et 2, ANNEXE A).
> 2. Réalisez le planning d’ordonnancement des tâches du nouveau produit (documents
1 et 2, ANNEXE A).

doc. 1 Consignes de M. Dunas

Pour réaliser le planning d’ordonnancement

des tâches effectuées par le service fabrication avant
le lancement du produit, voici la note réalisée par
le chef du service fabrication.
Dans un premier temps, établissez une liste
des tâches avec la durée effective pour chacune d’elles. Dans un second temps,
complétez le planning d’ordonnancement des tâches que j’ai préparé.
Merci de votre aide.
M. Dunas

doc. 2 Note réalisée par le chef du service fabrication

s ; cela
On commencera lundi 1/10/20N par l’assemblage des lisses et des traverse
prendra 2 jours.
Le lestage du bâti et de l’écorce sur un lit de sable se fait tout de suite après
l’assemblage des lisses. Cela durera environ 3 jours.
se
Après le lestage du bâti, nous procéderons au façonnage des côtés, cela devrait
faire en 2 jours maximum.
suffira.
La pose des lisses avec découpage et laçage suivra le lestage du bâti, 1 journée
poseron s l’allonge pour ensuite procéde r au
Le lendemain de la pose des lisses, nous
mesurage, au cintrage et au séchage des varangu es, tout cela prendra 2 jours.
finition
Une fois le mesurage, le cintrage et le séchage des varangues terminés, la
des pinces et la consolidation de l’armatu re nous prendra 1 journée .
varangues
Le calfatage de l’intérieur du canot se fera avant la pose des bordés et des
et un jour après le séchage des varangu es.
e et
La pose des bordés et des varangues se fera la même journée que le calfatag
extérieu rs et des pinces, une journée suffira.
nous finirons par le calfatage des joints

Nous tiendrons les délais afin que le canoë soit prêt pour le Salon nautique.
© Éditions Foucher

Je me tiens à votre disposition pour tout complément d’information.

Le chef du service fabrication – M. Vernet

250
 Gestions des agendas 21
ANNEXE A Fabrication du nouveau produit – Liste des tâches
Urgence
N° Intitulé des tâches

pôle 3
Durée Échéance
1 Assemblage des lisses et des traverses 2 jours 03/10/20N
2 Lestage du bâti et de l’écorce 3 jours 06/10/20N
3 Pose des lisses avec découpage et laçage 1 jour 07/10/20N
4 Façonnage des côtés 2 jours maximum 09/10/20N
5 Allonge + mesurage + cintrage + séchage des varangues 2 jours francs 11/10/20N
6 Calfatage de l’intérieur du canot 1 jour 12/10/20N
7 Pose des bordés et des varangues 1 jour 13/10/20N
8 Finition des pinces et consolidation de l’armature. 1 jour 14/10/20N
9 Calfatage des joints extérieurs et des pinces 1 jour 15/10/20N

ANNEXE B Planning d’ordonnancement des tâches

OCTOBRE 20N
Tâches
1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11 12 13 14 15 16 17 18 19 20 21 22 23 24 25 26 27 28 29 30
Assemblage
des lisses et
des traverses
Lestage du bâti
et de l’écorce
Pose des lisses
avec découpage
et laçage
Façonnage
des côtés
Allonge +
mesurage +
cintrage +
séchage des
varangues
Calfatage
de l’intérieur
du canot
Pose des bordés
et des varangues
Finition des
pinces et
consolidation
de l’armature
© Éditions Foucher

Calfatage des
joints extérieurs
et des pinces
251
21

l'essentiel Gestion
des agendas
pôle 3

1 J’agis en professionnel
Au sein des organisations, il est important d’optimiser le temps de travail. Pour cela, certaines étapes sont
incontournables.

GÉRER LE TEMPS DÉTERMINER LES PRIORITÉS

Définir leur urgence

La durée des tâches Les contraintes externes Lister les tâches
et leur importance

Répartir les tâches et

Prévisibles : Non prévisibles : organiser les activités
Évaluer le temps
nécessaire qui peuvent être qui ne peuvent
anticipées et être anticipées
planifiées ni planifiées

Utiliser un agenda Utiliser des plannings qui

qui sert permettent de visualiser
d’aide-mémoire l’ordonnancement
des tâches

Afin d’optimiser la réalisation des différentes activités au sein d’une organisation, l’utilisation d’agendas partagés
ou de plateforme collaborative facilitera la gestion des réunions, par exemple. Les agendas sont des outils
de planification et de suivi. Ils permettent à tout moment de visualiser les activités en cours et à venir.

2 Je m’exprime en professionnel
Pourquoi est-il important de gérer son temps au sein d’une organisation ?
Gérer son temps est d’une importance capitale au sein d’une organisation. Cela permet de planifier les processus et les différentes tâches au sein d’une équipe
et aide à identifier les priorités et les cas d’urgence.

De quel outils une organisation peut-elle disposer pour planifier les activités de service ?
Afin de planifier ses activités, une organisation peut utiliser différents outils facilitateurs comme :
– une liste de contrôle ;
– des agendas personnels ou partagés ;
© Éditions Foucher

– des outils en ligne pour planifier des événements comme Doodle.

252