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Communication et présentation orale

Introduction

La communication orale est l’action, le fait de communiquer, d’établir une relation orale avec
autrui, d’échanger des paroles avec quelqu’un, un groupe d’individus ou un auditoire. Celle-ci
peut se dérouler en face à face ou par l’utilisation de moyens techniques comme le téléphone.
Contrairement à ce qui se passe lors d’une conversation normale, s’adresser à un public
demande un effort pour convaincre et maintenir l’attention de chaque auditeur. Car la seule
connaissance du sujet ne suffit pas; vous devez aussi pouvoir l’exposer de manière captivante.

Dans le domaine professionnel, les situations de communication orale sont nombreuses (un
entretien d’embauche, une négociation, un exposé...). Dans ce contexte, nous proposons, au
niveau de ce chapitre, d’envisager l’examen de l’élaboration d’une présentation orale à deux
niveaux : avant et pendant la présentation.

1- Avant la présentation

Avant toute présentation, il est important de se pencher tout d’abord sur le contexte. Réfléchir
au type de présentation, à son objectif ainsi qu’au public ciblé. Pour entamer ensuite la
préparation pratique et la préparation du contenu. Une bonne préparation commence plusieurs
semaines avant la présentation et prend du temps.

• Analyse du contexte

Le contexte de la présentation

• Lors d’un discours ou d’une présentation devant un large public (ex : dans une
conférence), la personne doit être perçue avant tout comme étant sûr d’elle et doit
utiliser son attitude et sa voix de manière optimale.
• Lors d’une présentation devant un petit groupe (ex : au cours d’une réunion),
l’interaction aura beaucoup plus d’importance.
• Dans le cas d’une présentation collective (exposé, soutenance…), il est essentiel de se
mettre d’accord pour ne pas empiéter sur les domaines respectifs et ne pas se
contredire mutuellement.
L’objectif de la présentation

Il s’agit de s’arrêter sur les questions suivantes :


- Quelle est la raison d'être de l’exposé ?
- Quel est le but de la présentation ?
L’objectif est-il d’attirer l’attention, de motiver ou de convaincre, d’informer ou encore de
susciter l’action ou un changement de comportement ?
Il est essentiel de décrire l’objectif spécifique de la présentation en quelques phrases. Qu’est-
ce que les auditeurs doivent comprendre, savoir, croire ou faire ? Vous pouvez utiliser le
principe SMART pour résumer votre objectif :
- Spécifique – L’objectif est clair et net (sans équivoque)
- Mesurable – Les résultats à atteindre sont quantifiables ou observables
- Acceptable – L’objectif est acceptable pour le public cible
- Réaliste – L’objectif est réalisable
- Déterminé dans le Temps – L’objectif est délimité dans le temps.

Le public

S’agit-il :
- d’un public professionnel (ex : des collègues, des directeurs du personnel) ou les participants
viennent-ils par intérêt personnel (ex : à un salon, une soirée d’information)?
- S’agit-il de jeunes, de pensionnés… ?
- Les participants se connaissent-ils ?
- Viennent-ils de leur plein gré ou leur présence est-elle obligatoire ?
- Quelles sont leurs attentes ? Y a-t-il des résistances ?
- Ont-ils des connaissances préalables ?
- Combien sont-ils ?

Le style de communication

Chacun a son propre style de communication: la manière dont la personne transmette


l’information et dont elle la traite. En général, on peut répartir les styles de communication en
quatre types :

• Analyste : comme les experts, universitaires, documentalistes, gestionnaires de dossiers…


• Directif: comme les managers, dirigeants, chefs d’équipe…
• Participatif : comme les personnes dans le secteur social, assistants, accompagnateurs…
• Expressif: comme les experts en communication, acteurs, journalistes…

Chaque orateur a son propre style de communication, mais le public a aussi le sien. En tant
qu’intervenant, il faut tenir compte du style du public auquel on s’adresse, et adapter son
propre style à celui de son public.

1.2. La préparation pratique

Le temps ?

Parfois, on nous assigne un temps déterminé. Ne jamais prévoir un exposé trop long pour le
temps dont on dispose. Il faut faire en sorte que le discours soit fini avant que le public ait
arrêté d’écouter. Il faut Répéter la présentation à haute voix en déposant une montre à un
endroit bien visible.

La salle ou le local

Pour éviter les (mauvaises) surprises, il est recommandé de visiter à l’avance la salle/le local
où aura lieu la présentation. Parfois une visite virtuelle peut suffire (photos sur le site
internet).

Le matériel
Certains orateurs savent captiver un public et maintenir son attention uniquement grâce à leur
manière de présenter. La plupart des conférenciers professionnels et scientifiques utilisent
cependant un support visuel : une présentation projetée sur écran (PowerPoint). L’utilisation
d’un support visuel est pratique pour clarifier la structure de votre histoire et pour maintenir
l’attention de votre public. Ainsi, il est important de vérifier à l’avance l’équipement de la
salle : ordinateur portable, connexion internet, pointeur (télécommande de présentation)…

1.3. La préparation du contenu

Délimitation du sujet

Si l’objectif de la présentation est bien défini, il ne sera pas difficile de délimiter clairement le
sujet de l’exposé. Il faut déterminer ce qui va être abordé. Il est recommandé d’être concis et
de ne pas tenter de tout dire sur le sujet. Le message dépend du public.

Détermination du message clé

La personne doit formuler par elle-même, en une seule phrase, ce qu’elle veut que son
auditoire retienne à l’issue de son exposé. Il s’agit de son message clé. Elle doit pouvoir faire
passer son message de manière claire, simple et concise (sans détails sans superflue). (KISS:
Keep it short and simple!)

Les caractéristiques principales d’un message :


• Concret : il est difficile de se représenter des notions abstraites
• Actif : les gens aiment le mouvement; un exposé dynamique est plus attrayant qu’un exposé
statique; utilisez des verbes actifs
• Positif : ne dites pas ce que ce n’est pas, mais ce que c’est; au plus simple la structure, au
mieux !
• Jargon : évitez l’usage du jargon si vous n’êtes pas sûr que tout le public vous comprenne;
expliquez les notions dont vous ne savez pas avec certitude si elles sont connues; langage
parlé vs langage écrit, langage administratif
• Exemples : citez des exemples que vous connaissez personnellement et préparez-les;
adaptez-les au public;
• Illustrations : les photos, vidéos, objets, graphiques, citations… qui permettent de renforcer
votre message
• Répétition : la meilleure façon d’insister sur votre message.

Structuration de l’histoire et développement de l’exposé

En général, une présentation comporte une introduction, un développement et une conclusion.

• Dans l’introduction, il s’agit surtout de capter l'attention des participants et de les


mettre dans de bonnes dispositions. La première phrase donne le ton. Elle doit être
accrocheuse (sur le plan visuel ou auditif). La personne peut se présenter, exposer
brièvement ce qui est au programme et donner un aperçu de ce qu’elle va raconter.

• Il existe plusieurs techniques pour développer un exposé. Il est possible, par exemple
d’ordonner ses idées au moyen d’un mindmap, d’un organigramme ou d’une
arborescence… Une construction claire et logique est nécessaire pour maintenir
l’attention de votre public. Il faut que l’histoire comme la structure servent votre
message clé. A ce stade-ci, il faut mettre clairement les idées sur papier.

• Dans la conclusion, il faut résumer le message et imaginer une phrase de clôture dont
les participants se souviendront.

Exemples, histoire et illustrations adéquats

Pour renforcer le message, il est conseillé d’utiliser des exemples, histoires et images. Notre
cerveau comporte en effet deux hémisphères, le gauche et le droit. L’hémisphère gauche est
plus spécialement consacré aux mots, chiffres, analyses, faits, détails… L’hémisphère droit
traite plutôt les images, les sentiments, les émotions, la fantaisie, la perception globale… c’est
important de stimuler les deux hémisphères dans une présentation.

• Une histoire rend le message accessible et concret. Le storytelling, ou « l’art de


raconter des histoires », a pour but de marquer les esprits en donnant du sens et en
faisant appel aux émotions. Cela permet de faire passer des messages complexes (pour
atteindre la raison, il faut d’abord faire appel aux émotions). L’histoire doit être
simple, inattendue, concrète, crédible et émouvante (favorise l’adhésion du public).

• Une image dit plus que 1000 mots. Les images doivent être adéquates et utilisées de
manière fonctionnelle et originale. Pour la présentation de chiffres, les graphiques sont
préférés aux tableaux.

A ce niveau, la personne doit s’assurer qu’il a bien cerner son public. Exemple : s’il s’agit
d’un public d’analystes ou de penseurs (ex : experts, universitaires, scientifiques), mieux vaut
prévoir suffisamment de statistiques et de tableaux clairs et univoques.

1.4 La préparation d’un support visuel

L’élaboration d’un support visuel n’est pas synonyme de reproduction intégrale du contenu de
la présentation. Le public entend ce qui est raconté. Le but de la présentation PowerPoint de
rendre la présentation vivante. Quel que soit l’outil choisi, il faut viser la simplicité.

Le PowerPoint 

PowerPoint est prévu pour soutenir la structure linéaire d’un exposé. Toutefois, il convient de
faire attention aux pièges suivants :

• Structure figée qui rend difficile la navigation à travers la présentation


• Utilisation excessive de templates (gabarit) et de fonctionnalités
• Ajout excessif d’animations.

Ci-après quelques consignes lors de l’utilisation de powerPoint

• Les titres et les sous-titres doivent être assez grands et surtout clairs et concis.
• Choisir une police adéquate, Arial convient pour la présentation d’un rapport.
• éviter de mettre de longs blocs de texte. Il faut penser ‘visuel’, un mélange d’images, de
schéma et de texte est plus facile à retenir.
• Choisir un fond sobre. Il est possible d’opter pour un texte clair sur fond sombre dans une
salle obscure, et pour un texte foncé sur fond clair dans une salle éclairée.
• Ne pas éviter les blancs. Le vide sur les slides apaise.
• Les illustrations et les graphiques doivent être clairs, il ne faut pas laisser de place à
l’interprétation ou à la fantaisie. Il faut éliminer le fatras visuel, les redondances et
l’information superflue.
• Les transitions et les animations doivent être cohérentes
• Pour naviguer facilement, il est préférable d’utiliser un pointeur (télécommande de
présentation)
• il reste possible de prévoir des slides cachées, pour les personnes qui demandent des détails,
des chiffres, des références…

2. Pendant la présentation

2.1. La parole et le corps

L’attitude, la voix et l’apparence sont des facteurs très importants dans la réussite d’une
présentation. La communication non verbale peut soutenir l’histoire ou au contraire la ruiner.
L’impression que la personne produise sur son public est déterminée pour 10% seulement par
les paroles, pour 40% par la voix et pour 50% par l’attitude.
« L’impression qu’on a d’une personne éclipse ce qu’elle dit.  »
Aristote (pour présentation)

Comment gérer le stress ?

Avoir les mains moites, la gorge sèche, le cœur qui s’emballe… Ce sont là des réactions tout à
fait normales. Tout le monde est plus ou moins nerveux avant de prendre la parole en public.
Tant que le stress reste positif, il donne juste assez d’adrénaline pour rester vigilant pendant la
présentation. La pression monte juste avant la présentation, mais celle-ci disparaît dès qu’on
commence à parler. Inspirer profondément et boire un peu d’eau avant de commencer à parler
peut aider. Les personnes souffrant réellement de stress peuvent pratiquer le yoga, les
techniques de méditation. Il est conseillé d’arriver bien à temps sur le lieu de la présentation
afin de pouvoir se préparer tranquillement.

Quelle attitude adopter ?

- Chercher une position stable.


- Poser les deux pieds à plat au sol.
- éviter de se balancer et de croiser les jambes.
- se promener dans la salle (selon le contexte), mais sans marcher de long en large.
- se tenir droit sans s’appuyer contre le mur ou la table.
- se pas se tenir trop éloigné, mais pas trop près non plus de son public.
- Ne pas se cacher derrière un bureau, une table ou une tribune.
- Rechercher le contact visuel avec les participants.
- Ne pas tourner le dos au public
- ne pas mettre les mains en poche et vider les poches: pas de portefeuille, de gsm ou de clés
qui détournent l’attention.
- Ne pas passer pas sans arrêt la main dans les cheveux.
- Eteindre complètement le téléphone portable

Comment utiliser la voix ?

La voix se travaille. Lorsqu’on raconte une bonne histoire, on utilise automatiquement la voix
pour maintenir le suspense.
- Avoir un verre d'eau à portée de main et boire régulièrement.
- Varier le rythme, le ton et le volume ; adapter le volume à la salle, mais sans crier.
- Intercaler des pauses pour faire monter la tension. Les auditeurs apprécient les pauses pour
reprendre leur souffle.
- Soigner l’intonation.
- Pendant toute la présentation, prendre le temps de respirer correctement, sinon les mots
resteront dans la gorge.
- Expirer est aussi important qu’inspirer.
- La voix aide à mettre l’accent sur les éléments importants.

Quelle tenue vestimentaire choisir ?

Veiller à avoir une tenue soignée lorsqu’on fait une présentation. Les vêtements sont aussi une
forme de communication non verbale. Tenir compte du code vestimentaire de l’organisation
ou du public auquel on s’adresse. Porter des vêtements dans lesquels on se sent à l’aise et qui
ne détournent pas l’attention.

Langage

Il faut utiliser un langage courant simple et certainement pas de dialectes. Il faut essayer de ne
pas paraître trop informel.
Ce qu’il faut éviter :
• Les tics de langage : euh, bon, oui, allez…
• Les adverbes tels que : éventuellement, peut-être, un peu… On dirait que la personne doute
de ce qu’elle dit.

2.2. L’interaction avec le public

Etablir le contact

Voici cinq choses que la personne peut faire pour améliorer la première impression auprès de
son public :
• Avancer : aller vers le public
• Accueillir : faire un geste d’ouverture
• Regarder : établir le contact (le contact visuel est en outre un élément important de
feedback pendant la présentation)
• Sourire : faire plaisir.

Maintenir l’attention du public est un art.

Il est primordial de manifester son passion pour ce qu’on vous fait, d’être sincère. Si la
personne n’est pas motivée par son sujet, le public le remarquera immédiatement.
Il faut éviter de :
- se tenir derrière une table
- rester scotché au portable.

Conclusion

La communication orale est basée sur le fait d’établir une relation orale avec autrui,
d’échanger des paroles avec quelqu’un, un groupe d’individus ou un auditoire. Dans le
domaine professionnel, les situations de communication orale sont nombreuses (un entretien
d’embauche, une négociation, un exposé...). L’élaboration d’une présentation orale se fait à
deux niveaux : avant et pendant la présentation

Avant toute présentation, il est important de se pencher tout d’abord sur le contexte. Réfléchir
au type de présentation, à son objectif ainsi qu’au public ciblé. Pour entamer ensuite la
préparation pratique et la préparation du contenu. Une bonne préparation commence plusieurs
semaines avant la présentation et prend du temps.

Pendant la présentation, l’attitude, la voix et l’apparence sont des facteurs très importants dans
la réussite d’une présentation. La communication non verbale peut soutenir l’histoire ou au
contraire la ruiner.