10 astuces pour devenir la secrétaire

idéale!
Vous vous êtes vous toujours demandé pourquoi telle ou telle adjointe connaissait du
succès dans son travail? Nous avons la réponse.
Arti Patel vous dévoile les 10 techniques qu’adoptent les meilleures secrétaires dans
une entreprise.
Elles font preuve d’introspection. En d’autres termes, les meilleures employées ont
la capacité d’analyser leur travail et leur attitude professionnelle. Leur but étant de se
perfectionner davantage.

Elles sont ouvertes d’esprit. Aussi bien dans le cadre strict du travail que pour de
simples conversations de tous les jours, les meilleures employées savent s’intéresser
aux autres et à leurs expériences.

Elles sont proactives. En d’autres termes, elles ont le souci de rendre leur travail «
vite fait bien fait » tout en sachant anticiper les résultats.

Elles se tiennent au courant du monde extérieur. Dès qu’elles ont un moment de

libre, les meilleures secrétaires n’hésitent pas à s’informer sur les nouvelles reliées à
leur domaine et ainsi être source de propositions, de suggestions et d’anticipation.
Elles ont toujours une réponse à apporter. Si vous demandez à une très bonne
employée son avis sur un sujet, elle vous apportera des réponses pertinentes. Mieux
que cela, elle saura vous donner les pour et les contre sur le sujet.

Elles prennent position pour leurs collègues. Les bons employés ne savent pas
seulement défendre leurs propres intérêts mais aussi ceux de leurs collègues.

Elles sont honnêtes. Quand vient le temps où un travail doit être remis, les meilleures
secrétaires le rendent en temps et en heure. Dans le pire des cas, elles ont l’honnêteté
de dire les choses telles qu’elles se sont réellement produites.

Elles sont passionnées. Produire un travail de qualité exige d’être avant tout

passionné par ce que l’on fait. Le reste, à savoir l’attitude professionnelle et
l’assiduité, suivent. Ainsi, les meilleures employées vivent avant tout pour leur travail.

Elles font preuve d’audace. Autrement dit, les meilleures employées vont au-delà de
ce qui leur est demandé. Elles n’hésitent donc pas à faire une liste de choses
ambitieuses qu’elles pourraient accomplir dans un tel laps de temps.
Elles savent motiver les troupes. Les meilleures secrétaires savent aussi jouer le rôle
de « coach ». Elles ont le don pour apporter joie et bonne humeur au sein de l’équipe
de travail.
Et vous ? Quelles sont vos techniques pour devenir la meilleure employée dans votre
entreprise ?

Quelles compétences pour être une

bonne secrétaire ?
Une secrétaire ou assistante administrative a pour rôle de venir en aide à
une entreprise, une équipe ou un Top Manager d’une grande entreprise. Il
existe une idée commune selon laquelle c’est un travail facile que tout le
monde peut faire. Au contraire ! Ces personnes sont bien souvent des
éléments moteurs de la plupart des entreprises.
Par exemple, lorsque l’entreprise est en mauvaise posture, elle est souvent
contrainte de réduire ses effectifs… C’est souvent dans ces moments-là,
quand une société est à effectif réduit, que l’on se rend compte de
l’importance des secrétaires.
Des qualités spécifiques distinguent une bonne secrétaire d’une excellente
secrétaire. Poursuivez votre lecture pour en savoir plus sur les qualités qui
sont très recherchées par les recruteurs et employeurs et qui distinguent une
excellente assistante administrative !

1. Communication

La communication, l’écoute et la gestion des relations

professionnelles sont des qualités recherchées par toutes les entreprises qui
recherchent une secrétaire. L’une des raisons est que celle-ci sera
probablement le premier point de contact des clients ou des utilisateurs. Afin
de débarrasser la direction de toute pression inutile, l’assistant peut aussi
répondre aux appels téléphoniques, accueillir les visiteurs et apporter les
premiers éléments de réponses aux clients. Ceci permet aux cadres
supérieurs de diriger l’entreprise sans avoir à se charger de ces missions qui
peuvent se révéler très chronophages.
Cependant, ce n’est pas non plus une mission qui est simple à effectuer. Les
clients peuvent être très compliqués à gérer, surtout lorsqu’ils sont insatisfaits,
mécontents ou bien complètement perdus. La secrétaire se doit donc d’avoir
une très bonne capacité d’écoute, de compréhension et de réaction. De plus,
les assistantes doivent être en mesure de relayer avec précision les
messages et les informations. De ce fait, des compétences excellentes en
communication sont essentielles pour pouvoir assurer la mission.

2. Organisation

Si une société fait appel à une assistante administrative, c’est

probablement parce que son activité est dynamique et assez intense. Le rôle
d’une secrétaire est donc bien d’alléger l’administratif et les opérations
quotidiennes de l’entreprise. En revanche, cela peut s’avérer délicat lorsqu’il y
a un nombre incalculable de responsabilités à assumer.
Les compétences organisationnelles sont une autre qualité très importante
d’une bonne secrétaire. Si elle ne sait pas définir les priorités et garder une
trace de tout ce qui a été fait ou doit être fait, quelque chose peut glisser entre
les mailles du filet, ce qui risque d’aggraver la situation pour l’entreprise. Qu’il
s’agisse de classer des dossiers ou de planifier des réunions, une assistante
administrative doit pouvoir être en mesure d’organiser les éléments de son
environnement rapidement et efficacement !

3. Gestion du temps

Parallèlement aux compétences organisationnelles, la gestion du

temps est cruciale pour les secrétaires. Bien que vous ne disposiez peut-être
pas de suffisamment de temps dans la journée pour régler tout ce qui doit être
fait, votre travail en tant qu’assistante administrative, est d’y parvenir ! La
hiérarchisation des priorités et la capacité de gérer les éventuelles distractions
vous aident à rester concentrée. Vous devez être capable de décider quand il
est temps de passer d’une tâche à l’autre. C’est une compétence dont chaque
entreprise a besoin lorsqu’elle fait appel à une secrétaire afin que son
organisation soit optimale.
De plus, il est très important que les secrétaires soient bien conscientes des
horaires de travail. Leur ponctualité doit être irréprochable, surtout en tant que
bras droit de la direction. Même quelques minutes, ici et là, peuvent causer
confusion, désordre ou mécontentement.

4. Fiabilité

En raison de la quantité de responsabilités qui incombent à la plupart

des secrétaires, une qualité primordiale que recherchent les employeurs est
leur niveau de fiabilité. Les responsabilités et les heures de travail ne sont
pas toujours bien définies pour ceux qui travaillent dans un bureau très
occupé. Les employeurs veulent s’assurer que leurs assistants sont prêts à
aller au-delà de leur fonction sans être submergés lors des situations
d’urgence.
Les assistantes administratives doivent être fiables au quotidien, les
managers doivent pouvoir leur faire confiance et être assurés que les
missions sont correctement effectuées sans avoir à faire de la micro-gestion.

5. Confidentialité

Les secrétaires sont également au cœur de toutes les conversations,

transactions et autres communications qui circulent au bureau. Bien sûr, être
au courant d’une abondance d’informations, possiblement confidentielles,
implique de grandes responsabilités. Une bonne secrétaire sait qu’il ne
faut pas divulguer d’informations concernant les clients, l’entreprise ou son
employeur. Ce dernier se tournera plutôt vers une personne qui évite les
commérages avec d’autres personnes au bureau.

6. Service client

Savoir comment orienter la clientèle est une qualité souhaitable

dans pratiquement toutes les professions. Toutefois, pour les secrétaires, cela
est particulièrement important car il se peut qu’elles traitent quotidiennement
avec les clients. Quel que soit le niveau de qualification d’un assistant, s’il ne
s’investit pas personnellement pour aider afin de garantir une réelle
satisfaction, l’entreprise n’en tirera que très peu d’avantages.
Un assistant administratif doit savoir comment travailler et traiter avec les
clients, comprendre leurs besoins afin de pouvoir y répondre
convenablement. Une expérience positive avec la secrétaire ne pourra avoir
qu’une incidence positive sur la réputation et l’image de l’entreprise.