Formation Assistante médicale

Techniques d’Archivage

Réalisé et Animé par:

Mr. BOUDAOUD BRAHIM

Février 2019
 TECHNIQUES D’ARCHIVAGE [2 jours (5h/j)]
Objectif du Thème
A l'issue du thème chaque formé devra être capable de
déterminer les techniques de classement et d’archivage des
documents médicales, et comprendre les enjeux de l'archivage
et du classement pour mieux gérer l'information au sein de
l’organisation.
Les sous objectifs
• Analyser les informations à traiter pour bien archiver.
• Choisir une méthode de classement et d'archivage adaptée.
• Assurer un accès collectif rapide aux informations.
• Identifier les bonnes pratiques et les critères d’élimination et
de destruction des archives.
• Suivi du classement en utilisant les outils bureautiques.
 TECHNIQUES D’ARCHIVAGE [2 jours (5h/j)]
Programme
 La prise de contact (Accueil et présentation du thème)
1) Les Archives : un passage obligé pour une secrétaire médicale.
Importance et Intérêt de l’archivage des documents.
2) Le classement et l’archivage : Notions et terminologie.
Classement / Archive / Records management / GED / Archivage électronique
3) Les modes de classement.
Classement Alphabétique/ Classement Numérique/ Classement Chronologique/
Classement Thématique / Classement géographique.
4) Typologie des archives (La théorie des âges)
Archives courantes / Archives intermédiaires / Archives définitives.
5) Traitement des archives
a) Traitement intellectuel des documents.
- Le tri et l’élimination.
- Les outils de travail
b) Traitement matériel des documents.
- Les procédées de classement.
- Accessoires et mobilier de classement.
6) La communication des Archives.
7) L’Archivage électronique.
La prise de congé (Test et évaluation de la formation)
 1) Les archives, un passage obligé pour une secrétaire médicale
 Le métier de secrétaire médicale est un métier à la fois
technique et relationnel.
 La secrétaire médicale s'occupe
tout particulièrement des dossiers
médicaux des patients, à la fois les
dossiers papiers, et de plus en plus
les dossiers informatisés ; elle les classe et les archive.
 C'est un acteur essentiel dans le respect des droits des patients,
en particulier le droit au respect de la confidentialité et du
secret médical, mais aussi le droit pour le patient d'accéder aux
informations médicales qui le concernent.
L’archivage des documents est une activité qui concerne toutes
les entreprises et qui doit être strictement encadrée.
 1) Les archives, un passage obligé pour une secrétaire médicale
Pourquoi archiver les dossiers médicaux ?
• Assurer la continuité des soins
aux passions.
• un moyen de preuve en cas
d’action de recherche en
responsabilité civile:
voir, rechercher la responsabilité, en cas de
suspicion d’erreur médicale.
• Permettre à chacun d’avoir accès à son dossier
médical . exp.: répondre à une demande de
communication du dossier formulée par le patient
ou ses ayants droit.
 2) Le classement et l’archivage : Notions et terminologie
Le classement
 Le dictionnaire « Petit Larousse Illustré, édition 1976 »
définit le verbe « Classer » comme suit : «Ranger par
classes, par catégories » ou encore: «Placer, mettre dans un
certain ordre»: classer des documents.
Les mots importants dans cette définition sont «classes»,
«ordre» et «catégories»
 Le Classement est l’action de distribuer en classes, des
objets ou ensembles d’objets de les répartir selon un ordre:
par ordre de matières, ou par catégories.
 Le classement d’un document est le fait de le mettre à sa
place en fonction du système de classement en usage.
 2) Le classement et l’archivage : Notions et terminologie
Les qualités d’un bon classement
 Efficacité et accessibilité,
 Clarté et visibilité,
 Fiabilité et rapidité,
 Souplesse et simplicité et mise à jour régulière,
 Sécurité et stabilité ( un lieu stable et sur pour le
document),
 Economique (coût de temps de recherche)
 Épuration et développement du système de classement.
 2) Le classement et l’archivage : Notions et terminologie
Archive
Le Dictionnaire «Le Robert Electronique» définît les
«archives» comme suit:
 «Ensemble de documents qui ne sont plus d'usage
actuel, et sont rassemblés et classés à des fins
historiques».
 Ces archives peuvent être des «Archives des hôpitaux»,
« Archives des services publics», ou «Archives privées,
notariales, familiales, ou personnelles»
 Le mot «archives» peut servir également à désigner:
Le «Lieu» où les archives sont déposées, conservées;
voir, le bâtiment ou le local abritant les archives, ainsi
que le service ou l'institution chargée de leur gestion.
2) Le classement et l’archivage : Notions et terminologie
Définition des archives selon la loi algérienne
Selon la loi n°88-09 du 26/01/1988 relative aux archives
nationales
Les documents d’archives sont des documents
contenant une information, quels que soient leur
date, leur forme ou leur support matériel,
produits ou reçus par toute personne physique
ou morale et par tout service ou organisme
public ou privé dans l’exercice de leur activité.
2) Le classement et l’archivage : Notions et terminologie
Archivage
L'archivage est défini par l'ensemble des actions qui
ont pour objectif de gérer les archives, à savoir :
 ranger ;
 trier, organiser, classer ;
 conserver, sécuriser.
La gestion des archives inclut donc :
 le traitement des documents, de leur émission à
leur destruction ;
 le choix du support d'archivage ;
 la traçabilité et la mise en sécurité des archives.
 2) Le classement et l’archivage : Notions et terminologie
Record management
 Le records management (RM) est un processus
d’organisation et de gestion de l’ensemble des documents
de leur création à leur sort final : conservation selon les
durées légales et élimination des archives.
 Le Records management est un système de gestion des
archives - documents ou données - prouvant une activité
professionnelle, sous n'importe quel format.
Le terme «record», qu’on traduit littéralement par
enregistrement, recouvre toute information (donnée ou
document) qui trace l’activité de l’entreprise ; mais dans
le contexte archivistique , Le terme « Records » désigne
les document considéré dan leur dimension de preuve.
 2) Le classement et l’archivage : Notions et terminologie
Objectif du RM
 L’objectif du records management (RM) consiste a mettre
les informations a la disposition des collaborateurs
concernés de manière rationnelle et au moment opportun.
 Une politique du RM vise a produire, recevoir, enregistrer,
classer et retrouver l’ensemble des documents
conventionnels (classiques) et électroniques des services.
2) Le classement et l’archivage : Notions et terminologie
Archives et Records
Archives
Ensemble des documents quels que soient leur date, leur
forme et leur support matériel, produits ou reçus par toute
personne physique ou morale ou par tout service ou organisme
public ou privé, dans l'exercice de leur activité.

Records
Documents créés, reçus et préservés à titre de preuve et
d’information par une personne physique ou morale dans
l’exercice de ses obligations légales ou la conduite de son
activité (extrait Norme ISO 15489)
2) Le classement et l’archivage : Notions et terminologie
Gestion Electronique des Documents «GED»
La GED
(en anglais DMS pour Document Management
Système, ou EDM pour Electronique Document
Management)
désigne un procédé informatisé visant à
organiser et gérer des informations et des
documents électroniques au sein d’une
organisation.
Le terme GED désigne également les logiciels
permettant la gestion de ces contenus
documentaires.
 2) Le classement et l’archivage : Notions et terminologie
Gestion Electronique des Documents (suite)
 La Gestion Électronique des Documents «GED»
est un système informatisé d'acquisition,
classement, stockage, archivage des documents
(exemple d’utilisation : la numérisation de masse
de documents papiers). Elle permet l'indexation
des documents et surtout la numérisation qui
permet de remplacer le « volume papier ».
 Il existe 4 étapes majeures dans la GED :
 L'acquisition des documents,
 Le classement des documents,
 Le stockage des documents,
 La diffusion des documents.
 2) Le classement et l’archivage : Notions et terminologie
Gestion Electronique des Documents (suite)
 La GED – Gestion Électronique des Documents –
s’intéresse donc aux documents et aux données
associées, et permet d’optimiser leur gestion et leur
exploitation par des moyens électroniques spécialisés
et performants.
 La GED est un procédé faisant intervenir des moyens
électroniques – typiquement des logiciels et/ou des
matériels – pour prendre en charge la gestion des
documents, à savoir les opérations et actions
destinées à traiter et à exploiter les documents, par
exemple la capture, l’acquisition, la numérisation, la
validation, la diffusion, le classement, l’indexation,
l’archivage, Etc.
 2) Le classement et l’archivage : Notions et terminologie
Archivage Electronique
 L'archivage électronique
désigne le stockage à long
terme de documents et
données numériques.
L'archivage électronique commence dès la création
des documents et permet à l'organisation
productrice de l'information de les exploiter pour
toute la durée de leur cycle de vie. C'est un
processus qui fait appel à de multiples domaines du
management de l’information .
2) Le classement et l’archivage : Notions et terminologie
Qu’est ce que l’archivage électronique (ou numérique) ?

L’archivage électronique ou numérique désigne l’ensemble des

actions, dispositifs et procédés mis en œuvre pour rassembler,
identifier, sélectionner, classer et conserver des contenus
électroniques, sur un support sécurisé, ceci dans le but de les
exploiter et de les rendre accessibles dans le temps, que ce soit
à titre de preuve (en cas d’obligations légales notamment ou de
litiges) ou à titre informatif.
Le contenu archivé est considéré comme figé et ne peut donc
être modifié. La durée de l’archivage est en fonction de la valeur
du contenu et porte le plus souvent sur moyen ou long terme.
 2) Le classement et l’archivage : Notions et terminologie
Conclusion
 L'archivage est l'action de mettre en archive,
d'archiver. Employé surtout à l'origine pour les seuls
documents électroniques, comme un synonyme de
«Stockage» ou de «Sauvegarde», il tend de plus en
plus à être utilisé pour tous les documents, quels
qu'en soient la nature et le support, et à remplacer
le concept «Conservation».
 Les archives sont l’ensemble des documents, quels que
soient:
 leur date,
 leur forme,
 et leur support matériel,
produits ou reçus par toute personne physique ou morale et
par tout service ou organisme public ou privé, dans l’exercice
de leur activité.
2) Le classement et l’archivage : Notions et terminologie

A partir des définitions précédentes

relatives au classement, archives et
archivage nous pouvons dire que le
classement et l’archivage sont finalement
liées, depuis la création d’un document
jusqu’à sa conservation (ou non) comme
nous le verrons par la suite.
3) Les modes de classement
Le classement

!?
 3) Les modes de classement
Avant d’entamer l’étude des différents modes de classement, il
est nécessaire de définir les mots suivants :
 Classer c’est stocker un document suivant une méthode qui
permette de le retrouver ultérieurement.
- On distingue:
 La méthode (l’ordre) de classement: c’est un choix intellectuel
du critère suivant lequel les documents seront classés.
 Le procédé du classement: façon matérielle de stocker les
documents.
 Rubrique : mot ou groupe de mots constituant l’intitulé du
document à classer.
 Mot directeur : façon de présenter une rubrique pour son
classement retenu, lorsqu’il y a hésitation sur le choix de celui-
ci.
 3) Les modes de classement
3.1. Le classement Alphabétique
 Le principe fondamental consiste à ranger les mots
d’après l’ordre des lettres dans l’alphabet.
 Le classement selon cet ordre est souvent délicat
pour les dénominations comportant plusieurs
mots.
En effet, il faut choisir dans chaque dénomination ou
chaque rubrique le mot directeur. Puis pour faciliter
les recherches, il faut mettre le mot directeur en
évidence en indexant la dénomination.
 3) Les modes de classement
3.1- Le classement Alphabétique
 Utilisations du classement alphabétique:
Le classement alphabétique s’adapte particulièrement au classement
des noms de personnes,
 des raisons sociales de société, clients, fournisseurs,
personnel d’une entreprise, usagers
 d’électricité ou du téléphone, abonnés à un service, ou à un
journal, élèves des écoles etc.
 Avantages et inconvénients du classement alphabétique
 Simple dans son principe, le classement de noms et de mots
n’offre pas de difficultés.
 Rapide lorsqu’il porte sur un nombre limité de documents.
 Extensible à l’infini, il est toujours possible d’insérer de
nouvelles dénominations ou un nouveau dossier entre deux
dénominations ou deux dossiers déjà existants.
 3) Les modes de classement
3.1. Le classement Alphabétique (suite)
 Inconvénients du classement alphabétique:
 Compliqué lorsqu’il s’agit de classer des dénominations.
 Lent lorsqu’il porte sur un nombre important de
documents dont les mots directeurs de classement
peuvent être composés de lettre identiques.
 Peu sûr : sauf précautions particulières, il est difficile de
déceler le déclassement ou l’absence d’un dossier.
 Limité : dans son développement par des problèmes
matériels (listes à modifier ou à refaire, dossier à
déplacer etc.)
 3) Les modes de classement
3.2- Le classement Numérique
 Il s’agit de classer les documents selon la suite des nombres
entiers. Son utilisation nécessite la consultation d’un répertoire
alphabétique pour retrouver l’indicatif de classement.
 Il consiste simplement à placer les documents les uns à la suite
des autres dans leur ordre d'entrée. L'inconvénient, c'est qu'il
faut connaître le numéro du document pour y accéder, c'est à
dire qu'il faut sans cesse consulter le catalogue. Ce répertoire
permet de connaitre le nom du dossier, de retrouver
rapidement le numéro correspondant.
Exemple :
CIM dossier 72841
HAMIDI dossier 71355.
 3) Les modes de classement
3.2- Le classement Numérique (suite)
 Utilisations du classement numérique
Il est utilisé dans les bibliothèques et les entreprises
importantes pour le classement des dossiers des tiers.
 Avantages du classement numérique
 Extensible à l’infini : l’insertion des nouveaux documents ne modifie pas
le rangement des documents déjà classés.
 Sécurité : il est facile de déceler immédiatement une absence du
dossier.
 Discrétion : les indices numériques ne signifient rien pour les personnes
qui ne disposent pas de répertoire.
 Inconvénients du classement numérique
 Nécessite la consultation d’un répertoire alphabétique.
 Lent : la recherche d’un dossier nécessite la consultation du répertoire
alphabétique.
 Rupture de classement provoquée par l’annulation (ou la sortie)
définitive d’un document.
 3) Les modes de classement
3.3. Le classement Chronologique
 Le classement chronologique consiste à classer les
documents dans l’ordre de la suite naturelle des
dates : années, mois, jours.
 Dans ce mode de classement, le document le plus
récent doit toujours être placé sur le dessus.
Exemple :
05/04/2018 Laboratoires MERINAL
27/02/2018 GROUPE SAIDAL.
20/02/2018 Institut Supérieur de la Formation et de la
Communication (INSC CHERAGA)
 3) Les modes de classement
3.3- Le classement Chronologique (suite)
 Utilisations du classement Chronologique
Classement des documents et de la correspondance dans
les dossiers pour le classement des doubles, des lettres,
des factures, des documents, des bordereaux bancaires,
des revues et des journaux…
Avantages du classement Chronologique
 simple.
 le document le plus récent est immédiatement visible.
 Permet de retrouver facilement les documents classés si on
connait sa date
 Inconvénients du classement Chronologique
 impossible de constater les absences de documents.
 difficile de retrouver un document dont on ne connaît pas la
date précise.
 3) Les modes de classement
3.4. Le classement Thématique
 Le classement thématique ou idéologique se fait à l’aide d’un
plan de classement, établi à partir des documents à classer.
Ceux-ci sont répartis par « sujet » ; chaque sujet est divisé en
sous-sujets, eux mêmes subdivisés, et ainsi de suite.
Exemple :
Cas de la tenue des Dossiers des Avancements du personnel
 Avancement de catégorie
 Avancement de catégorie Personnel Cadre
 Avancement de catégorie Personnel non cadre
- Avancement de catégorie Personnel Exécution
- Avancement de catégorie Personnel Maitrise
 Avancement de niveau
 Avancement de niveau Personnel Cadre
 Avancement de niveau Personnel non cadre
- Avancement de niveau Personnel Exécution
-Avancement de niveau Personnel Maitrise
 3) Les modes de classement
3.4- Le classement Thématique (suite)
 Utilisations du classement thématique
 Encore appelé classement idéologique, le classement thématique
consiste à ranger les dossiers d’après leur affinité. Il consiste en un
plan de classement qui comporte une division en différents sujets,
eux-mêmes en sous sujets et ainsi de suite.
 Les thèmes ou sujets et les sous sujets tout comme les rubriques
qui les composent sont classés alphabétiquement.
 Il est utilisé :
- dans des bibliothèques.
- pour le classement de la documentation.
 Avantages du classement thématique
 parfaitement adapté au classement et à la recherche de
documentation..
 extensible : il est toujours possible de créer de nouveaux groupes
ou de subdiviser ceux qui existent.
 peut se combiner fréquemment avec d’autres ordres de
classement.
 3) Les modes de classement
3.4- Le classement Thématique (suite)
 Inconvénients du classement thématique
Organisation longue : il exige une analyse
préliminaire très poussée pour établir le plan
de classement
Emploi délicat : toute erreur sur l’idée essentielle
du document prolonge la recherche.
Nécessite de renvois chaque fois qu’un même
document traite de plusieurs sujets ou d’idées
difficiles à analyser.
Ne présente aucune sécurité sauf s’il est combiné
avec un classement numérique.
 3) Les modes de classement
3.4. Le classement Géographique
 Le classement géographique consiste à classer les
éléments d’après un plan de classement comportant la
division d’un pays en régions, des régions en préfectures,
des préfectures en villes et ainsi de suite.
 Les différentes subdivisions étant classées dans l’ordre
alphabétique ou numérique ; il est donc une combinaison
du classement idéologique et du classement alphabétique.
Exemple :
Alger
Bouzarea
Cheraga
Hussein dey
Blida
Beni mared
Boufarik
Oued el-oulayeg
 3) Les modes de classement
3.4- Le classement Géographique (suite)
 Utilisations du classement Géographique
Ce classement est utilisé par :
Les services commerciaux des entreprises ; les
agences de transport ;
Les éditeurs ;
Les services de vente par correspondance ;
Les agences de publicité (prospection de la
clientèle) ;
Les services des abonnements : revues, journaux.
 3) Les modes de classement
3.4- Le classement Géographique (suite)
 Utilisations du classement Géographique
Simple dans son principe.
Précis.
Extensible puisqu’il se subdivise naturellement .
Répond parfaitement à son objet.
 Inconvénients du classement Géographique
Nécessite fréquemment l’emploi d’un dictionnaire
de commune.
Nécessite un répertoire alphabétique pour réduire
le temps de certaines recherches.
Impossibilité de déceler l’absence de documents.
 4) Typologie des archives
Du cycle de vie de l’information au records continuum

 Théorie des trois âges (Schellenberg) : archives courantes,

intermédiaires, définitives

 Cycle de vie du document : création, diffusion et usage,

gestion et maintenance, tri et élimination, préservation et
conservation permanente

 Records Continuum (Canada, Australie) : vision du

document dans sa continuité
 4) Typologie des archives
4.1- Théorie des trois âges
C'est au tournant des années
cinquante, que les bases de cette
théorie sont apparues avec
Schllenberg qui a révolutionné
l'archivistique moderne en Schllenberg (archiviste américain:
1903- 1970 )
introduisant les notions de «Valeur primaire» et «Valeur
secondaire» des documents;
 Yves Pérotin (archiviste et historien Français :1922- 1981)
développe cette théorie , selon laquelle les archives
franchissent trois stades de vie:
 4) Typologie des archives
3.1- Théorie des trois âges (suite)
 Archives courantes (ou vivantes, actives)
 Ce sont des documents qui sont d'utilisation
habituelle et fréquente pour l'activité des services
qui les ont produits et/ ou reçus, et qui sont
conservés pour le traitement des affaires.
Les documents courantes ont une forte valeur
primaire, sont actifs et bénéficient d'une fréquence
d'usage et d'une consultation élevée.
Elles sont de ce fait conservées dans les services
producteurs.
 4) Typologie des archives
3.1- Théorie des trois âges (suite)
 Archives intermédiaires (ou semi actives)
 Ce sont des documents, qui ne sont plus d'usage
courant, mais qui doivent être conservés pour des
besoins administratifs ou juridiques (y compris les
documents qui, après tri, seront conservés comme
des archives définitives).
 La valeur primaire du document et sa fréquence
de consultation diminue. Ces archives sont
conservées pour des raisons légales et/ou
techniques pendant une durée limitée et définie
au sein d'un dépôt de pré archivage.
 4) Typologie des archives
3.1- Théorie des trois âges (suite)
 Archives définitives (ou inactives)
 Ce sont des documents qui, ayant subi des tris, ne sont plus
susceptibles d'élimination, par opposition aux archives
courantes ou intermédiaires, et qui sont conservés pour des
besoins de la gestion et de la justification des droits des
personnes physiques ou morales, publiques ou privées, et
pour la documentation historique de la recherche.
 les documents ont une valeur secondaire maximale. Elles
sont conservées sans limitation de durée (ou pour une
durée très longue) en raison d'obligations légales ou parce
qu'elles présentent un intérêt à long terme: historique, de
témoignage ou autre. Elles représentent généralement 5 à
10 % des archives retenues après tri et élimination.
 4) Typologie des archives
Remarque

Il faut noter qu'il n'existe pas de règle ou de

norme précise pour délimiter de façon précise
la période d'activité d'un document, mais la
législation peut obliger l'administration à
conserver certains documents pour une période
déterminée.
 4) Typologie des archives
4.2- Cycle de vie du document
(selon le records management)
 Le cycle de vie d’un document engageant est organisé
autour de deux événements majeurs qui modifient son
statut ou sa valeur la validation qui lui donne son plein
effet engageant et l’événement qui déclenche le calcul de
la date de fin de conservation.
 Un système efficace et cohérent de records management a
pour objet de veiller d'abord à ce que tous les documents
essentiels au fonctionnement de l'organisation existent
(c'est-à-dire qu'ils soient bien créés à un moment donné,
par tel ou tel service) ; de conserver ensuite ces documents
comme trace des transactions de l'organisme et preuve de
ses activités ; de garantir enfin la restitution des documents
utiles dans des délais et des supports adaptés.
 4.2- Cycle de vie du document
 Ainsi du point de vue du records management les étapes
du cycle sont résumées comme suit :
1. Création (ou capture) du document ;
2. Validation du document (avec plusieurs itérations
possibles) ;
3. Utilisation (diffusion/publication) ;
4. Fin de l’usage courant ;
5. Échéance légale ou institutionnelle (déterminée par
une durée d’utilité administrative).
 4.2- Cycle de vie d’un document
 Pour chaque activité et sous-activité de l'organisme, le records
manager définit donc quels documents doivent être créés, quelles
informations doivent y figurer, sous quelle forme et quel support.
 Le but est :
 de faire respecter aux producteurs les exigences légales et
réglementaires de leur secteur de métier ;
 de réduire les risques (y compris financiers) attachés à la non
disponibilité de documents probants, en cas de sinistre ou de litige
notamment ;
 de garantir la production de documents fiables, c'est-à-dire
authentiques et intègres, et exploitables;
 de rentabiliser la gestion et le stockage des documents et des
données, autrement dit de gérer l'information au meilleur coût.
 4.2- Cycle de vie d’un document (RM)

Cependant le débat demeure autour de la

légitimité du concept «Records Management»
au sein de la profession , en effet, il ne trouve
pas de place tout à fait adéquate dans la
tradition archivistique française, laquelle ne
s'habitue que depuis peu à prendre en charge
une archive dès son âge courant et néglige
encore majoritairement, a fortiori, le début du
processus (la création du document).
 4) Typologie des archives
3.3- Théorie du continuum
Cette théorie a été développée par les archivistes
canadiens dans les années 80, en réaction à la
séparation des fonctions de gestion de document et
d'archivage, conséquence de l'interprétation nord
américaine de la théorie des trois âges, puis, dans les
année 90, avec le travail des Australiens le «New
Australian Records Management Standard» a adopté
le Record Continuum Model qu’il décrit
« se rapporter à un régime cohérent et logique de
processus de gestion applicables dès la création des
documents (et même dès la conception des
systèmes de gestion) jusqu’a leur préservation et
leur utilisation en tant que documents d'archives ».
 4) Typologie des archives
3.3- Théorie du continuum (suite)
 En résumé, ce que propose le Records Continuum
Model, c’est une vision de la gestion des documents
d’archives en continuum, sans coupures et sans
distinctions entre les différentes phases des documents
et sans non plus de définition des responsabilités à chaque
étape du cycle de vie.
 Par conséquence ce modèle propulse les archivistes et
les fonctions archivistiques à l’avant-scène, au début du
processus de cycle de vie des documents pour intervenir
en amont de la chaîne documentaire, en mettant en
œuvre des stratégies et des méthodologies pour
l'évaluation, la description et la préservation des
documents dès la création des documents, et non pas à
la fin du cycle de vie.
 4) Typologie des archives
Conclusion
Tradition archivistique anglo-saxonne... :
Création - âge courant - âge intermédiaire : pris en
charge par le "records manager"
 Archive définitive : prise en charge par l'archiviste.

Tradition archivistique française... :

 Création : usuellement hors circuit de traitement ;
prise en charge récente mais encore peu
répandue.
 Age courant - âge intermédiaire : pris en charge
par l'administration / l'entreprise productrice.
 Archive définitive : prise en charge par l'archiviste.
4.3- Théorie de continum
 5) Traitement des archives
5.1- Traitement intellectuel des documents
A. Le tri et l’élimination
A.1- Le tri des archives:
 Opération consistant à regrouper et/ou séparer les unités
d’archives en vue d’en effectuer respectivement le
classement ou l’élimination.

 Toute opération consistant à séparer, dans une masse

documentaire organiquement et logiquement constituée, les
documents à conserver sur une période courte ou indéfinie
de ceux qui sont destinés à être détruits sur la base de
critères objectifs ou qualitatifs prédéfinis.

 Le tri se fait en fonction d’une politique de tri institutionnelle

qui regroupe des critères de tri pour les archives historiques.
 Le tri
Répartition des documents archivés (ou a archiver) en
catégories distinctes:

 Ceux qui peuvent être éliminés tout de suite;

 Ceux qui doivent être conservés pendant une

période plus ou moins longue;

 Ceux qui seront conservés indéfiniment.

 Le tri doit être exécutée périodiquement par le service
producteur au niveau de son bureau pour libérer de
l’espace et faciliter la recherche.
 5) Traitement des archives
5.1- Traitement intellectuel des documents
A. Le tri et l’élimination
A.2- L’élimination des archives:
 Opération de destruction de documents ou de dossiers
n’ayant plus d’utilité administrative (DUA) ni d’intérêt
historique ou patrimoniale.
 Prestation consistant à détruire à la demande d’un donneur
d’ordre celles de ses archives dont il a fourni la liste écrite.
L’élimination consiste à rendre inaccessible et impossible à
reconstituer le contenu des documents.
 Les documents éliminables seront détruits sur la foi d’un
bordereau d’élimination, instrument réglementaire,
énumérant les documents dont la destruction est proposée
avec la durée légale (textes réglementaires) ou la durée de
conservation déterminée dans le calendrier de conservation.
 Quels documents éliminer ?
Elimination ponctuel au sein d’un dossier :
Sans Bordereau
d’élimination - doublons;
- Photocopies de documents conservés
dans d’autres services (après vérification);
- documents envoyés au service pour
information (après vérification de la non-
pertinence des documents);
- documentation non importante;
- imprimés vierges.

Avec Bordereau Eliminations importantes au sein d’un service ou

d’élimination d’un centre:
- les documents n’ayant aucun intérêt juridique,
historique ou scientifique à la fin de leur durée
légale de conservation;
- des documentation portant des informations
confidentielles.