\ CONTROLE PAIE _ ___METHODE dite CONTROLE PAR REQUETAGE Responsable de l’action : bureau de la coordination paie Documents base de travail : ~ Extractions des cartes : 00 ;01 ;02 ;03 {04 ;05 ;20 ;22 ;40 ;80 ;90 ;91-92 ;9C ;9G ;AA ~ Extraction PEC ~ Extraction de tous les personnels de la base WINPAIE & la date du dernier jour de saisie ~ Extraction des historiques des codes indemnités versées en carte 22 Nota : pour le controle d’un 2nd fil de paie, borner les dates de saisies postérieure aux dates du 1° fil de paie. 1) POINT DE CONTROLE PAR TYPE DE CARTE 2), POINT DE CONTROLE PAR THEMATIQUE (selon actualité du calendrier paie. Exemple : 95% des titularisation rétroactive sont réalisées entre les paies mois d’octobre & février). POINT DE CONTROLE PAR TYPE DE CARTE 1. Etape préalable : Vérification de INSEE a. Doit commencer par 1 0u2 \Vérification avec le mois et l'année de naissance Codification INSEE provisoire : doit se terminer par 3 caractéres Alpla, vérification du code pays avec la calculette d._ INSEE comportant des 000000 ou 99999 consécutifs> non valides Verification du NJDOS des prises en charge (onglet « PEC ») fe. Identifier les NUDOS > & 00 (ajouter une colonne a droite du n* de dossier pour identifier par une formule le n° dossier 00,10,20...). Si 'agent a un dossier différent de 0, cela signifie que agent posséde plusieurs NUDOS (dossier) pour le ministére 923: © Verifier que les autres dossiers sont fermés ou a fermer, © Verifier que la PEC n’a pas été faite a tort, © Vérifier que les PEC des vacataires sont faites dans le cadre d’un changement de code sécurité sociale (vérification dans winpaie « régime sociaux » le code ss) f. Dossier de CFP NUDOS 90 : Sia création du dossier = 90 (congé formation professionnel), vérifier que le dossier principal est bien en REM 99, il doit y avoir une carte 02 avec REM 99) 2. CARTE OO ~ Cohérence du code Etat Civil avec Le ter chiffre de INSEE Pas de date de naissance vide CARTE 90 : OBLIGATOIRE pour toutes les PEC > vérification avec I’extraction PEC © Pourles femmes célibataires, concubinage et divorcée, le nom de la carte 90 soit bien le méme que celui qui est dans la PEC (il faut scinder le nom,prenom pour identifier le nom de la PEC et faire une formule (=si) \\sa/so.univ-amu.fr\DFS\Pharo\butt.d\Bureau\ PROCEDURE CONTROLE PAIE PAR REQUETAGE - le 15 05 17.docx3. CARTE 01: au maximum 10 cartes 01 a. Rappel de traitement (INM) vérification ancienne situation avec la nouvelle situation" historique a retracer si besoin b. Verifier le classement hiérarchique : maj des grilles antérieurement a la date de paie (exemple CAT. C et B grilles applicables en fév. 14 et janv. 15, grille infirmiére) c. Date deffet > Inférieure a 3 ans (les sommes dues pour la période antérieure & 3 ans doivent étre codées en carte 42) > Ne peut étre postérieure au 31 de mois de paie > Ne peut étre antérieure a la date de prise en charge 4d. Dans une méme paye et dans un méme passage : une seule carte 01 de méme date deffet fe. LaZone de Résidence >> Cohérence taux et codification avec de DEP POSTE > ZR incompatible avec les traitements forfaits (carte 40 et indemnité en carte 22.00 20) “Yaascule traitement indicé& traitement forfsitare, les zones INM, ZR doivent étre renseignés & 000 Un changement de grade CDD a CDI : modification IMPERATIVE de la SIT STAT en carte 02 h. Le libellé poste ne doit pas étre foreé i. Echelon 0 pour un ANT J. Echelon 01 en cas de maintien d’indice (hors grille) CARTE 02 : 7 A‘effet \ a Date d’effet ne peut étre postérieure au 31 de mois de pale {:\ {= ote 4 tt H Q\b. Date Utter ne peut étre antérieutWld Ia date de prise en charge pec bisl> fella 4 ¢ Date d'effet inférieure a 3 ans (les sommes dues pour la période antérieure & 3 ans doivent atte codéesenicarte 42) [illo s¢ chbe effet \d. Pour une PEC date d’effet carte 01 = date d'effet carte02 ale carke A | delta fe. SFT agent non indicé code 3. Code 1 réservé aux agents indicés. Vérifier les cartes gras A =D devent aver THN [d= -9CetSG-ef-comtrét $965 Wee dgack SET ~ “oe wolescaRnTEsses6 0 FN" ge PHS Etre code 3 verb geal Df. Incompatibilités code SS/RC/SSTAT —* 1 'aien ~8- Agents non titulaires de 65 ans et plus, code RC 14 - <2b-PEeP LEM rodec 6 650. (spa , h~ Verification VB lors dun changement de statut (exemple étudiant & BIATSS) %~* ' impossible “une aul fe cla colo ane oA — k, Renvoi carte 91-92 : code $S 20 ou 22 -> installation des cartes exclusions CSG , pola RDS et RAS + vérification adresse a ’étranger -1_=Le-code-060% et 0602 ne doit plus étre utilisé wordelf OU 31/12/2015 — doth ps m. Le régime : REM 99 incompatible avec un code et date FS fen ts S.bna “fe penta a n._ Le code REM 02 exige un code fin de situation (03) et une date fin de situation future avin fi i Yee Code de fin série 31 4 39 a ne'pas renseigner {aucun impact pécuniaire)- 0. La REM 908 utiliser uniquement pour cessation définitive d’activité : ee me Up voir & brew code FS : oye — Bem 12 =S doth bouyourd avoir un code FS. 3 \\salsa.univ-amu.fr\DFS\Pharo\butt.d\Bureau\PROCEDURE CONTROLE PAIE PAR REQUETAGE - le 15 Ce i pag one’ cle date Dens. 132 =p le! > Fsp. REACTIVATION suite a un REM 90 : Suppression des zones Code et date fin de situation : avec des ZZ 22222222 et vigilance sur les indemnités codées en cartes 22 et SFT q. FOCUS situation des agents détachés 1. DATE FIN DE SITUATION : obligatoirement étre postérieure au dernier jour du mois deta paye © toler les 5, Fin de contrat 28 février > codification 31/02/AAAA {> °°) oo “—t. Sidate de FS antérieure au 31 du mois de paie, saisir 2 cartes 02 : 1 8 la date d’effet avec REM 01 et 1 avec date d’effet J+1 avec REM 90 code FS 96 u. si date d'effet < ou = au mois de la paye : REM = 90 date fin de situation non servie v._ sidate d'effet future : REM < 90 et dateYin de situation servie et future Corl F$04 uniquement pour es fins de contrat (deste Ies ANT) Pourles | / titulaires (détachés) utliser un code FS.96 (divers) Guz gC tes cosh rac lucls/ : 7 ahah Po Si arrét traitement avec effet rétroactif, verifier la rétroattivité des primes, y. Pour les titulaires saisir la restitution de la CS ‘ Ron 90; AD peo Sopa dat © de mors Uo faak udcpren, phere Ya corbe oF (en tark Zo). CARTE 03, Date d’effet ne peut étre postérieure au 31 du mois de paie b. Date d’effet ne peut étre antérieure a la date de prise en charge Date d’effet inférieure a 3 ans (les sommes dues pour la période antérieure a 3 ans doivent étre codées en carte 42) 4. Les temps incomplets ne sont que pour les ANT. e, Vérifier les surcotisations >) v kk f.Vérification des bons numérateurs entre temps incomplet et partiel & Focus proratisation des primes (15 4G) AS 4 par cx ample « rendre ) lewd) h. En-cas de suppression, toutes les zones doivent étre 222 ét én lien'avec les primes “ CARTE 04 a. Codification en BIC/IBAN pour le code 25 sinon 51 Verifier que les IBAN commence tous par FR sinon = paiement & étranger il faut alors verifier dans le fichier W8 que le BIC est bien connu ©. Sicode 51 focus étranger (cf cartes 22 et 20) 4d. Pas de paiement sur un compte épargne (identifier les code CNE a partir des 3 derniers caractéres du code BIC) CARTE 05 Pas plus de 8 cartes par mois Verification des indemnités payées en carte 05 Cohérence de la périodicité et indemnité Verification des primes et statut (1546 : ANT, 1547 : TIT....) avec les Verification du mode de calcul Si MC=B, le nbre d’unités est en centiémes La zone montant doit étre indiquée en centiémes Pour tout rappel, il faut la saisir en carte 20 PR-e ance \\saisa.univ-amu.fr\OFS\Pharo\butt.d\Bureau\ PROCEDURE CONTROLE PAIE PAR REQUETAGE - le 15 05 17.docxCARTE 20 a. Vérifier que les agents percevant des rémunérations accessoires ne sont pas payés par un virement a étranger » Faire une extraction dans winpaie des RIB de tous les agents connus dans la base (requétes - RIB + sélectionner « tous ») et intégrer V'onglet dans le fichier des contréles paies) > Ramener le code paiement et identifier les codes 51 > Siily ena, il faut vérifier dans les PJ que la gestion a bien complété le formulaire de demande de virement a I'étranger qui doit étre transmis 8 la DRFIP accompagnée du RIB et du justificatif de domicile ». Verification de la REM en fonction de Vndemnité ou retenue : on ne peut payer des indemnités que sur un dossier ouvert { > ramener dans Vonglet « carte 20 », le code f¥gime pour identifier les dossiers en REM 90 (fin de fonction) ainsi que la date de fin de situation > comparer (avec les filtres) & partir du libellé de la carte la période qui est ayée par rapport a la date de fin de situation. La date de paiement ne doit pas étre supérieure a la date de fin de situation (ex. si paiement HCC en 2017, le dossier ne doit pas étre fermé en 2016). Sila date de paiement (libellé carte 20) est postérieure & la date de fin de situation, il faut verifier que le dossier est bien réactivé (REM 01) + si’agent avait une rémunération indicié il faut vérifier que indice majoré a bien été saisie a « 000 » et « zéder » (222) la fin de situation dans la carte 02 (sinon le risque est de réactiver la rémunération principale d’un agent) ©. Vérification des incompatibilités des paiements avec le statut de agent : © doctorant contractuels et ATER n’ont pas droit aux HCC (code 0204) © pas d’indemnité congés payés (code 0290) pour les titulaires > prime ANT (code 1546) ne peut étre payée qu’ des ANT © en général, la prime RCE (code 1547) n’est payée qu’ Cohérence entre indemnité et carte €. Verification des code origine avec libellés : tous les paiements relatifs a 'exercice en cours sont payés sur « année courante » sinon « année antérieure » Paie janvier : pas de code 1 (année courante) 8. Vérification code sens avec indemnité et retenue : si versement = sens normal (code 0) et si retenue = sens inverse (code 1) h. Vérification du taux du SMIC pour les vacataires et les contrats étudiants (9,76€ au 1* janvier 2017, les contrats étudiants sont payés en fonction de leurs activités sur 3 taux 1*SMIC, 1,5*SMIC, 2*SMIC) : filtrer sur le code indemnité 0125 + code grade = contractuel étudiant + taux (colonne montant), faire une vérification a partir du libellé de la carte i. Vérification si pas déja payée ou retenue : éditer historique des cartes a partir de winpaie, le seul moyen d’identifier des doublons est de vérifier les libellés j, Les montants doivent étre indiqués en centimes : contrairement a la carte 22, il faut, saisir les montants avec la virgule (22,35 et non pas 2235) k. Pas de caractéres spéciaux (ponctuation, /, tire...) dans les libellés (utiliser la fonction « RECHERCHER » |. Focus contrdle étudiant : vér et montant CP =10% m. Cohérence entre indemnité et carte fier que tous les agents ont bien 2 lignes (0125 et 0290) \\saisa.univ-amu.fr\DFS\Pharo\butt.d\Bureau\PROCEDURE CONTROLE PAIE PAR REQUETAGE - le 15 05 17.docxCARTE 22 a. Vérification REM et date de PEC b. Cohérence entre indemnité et carte ©. Cohérence entre indemnité et statut AGENT d. Attention aux historiques et numéro d’ordre fe. Pas de carte remontant & plus 2 ans et 11 mois (Rappel ne doit pas excéder ans et 11 mois) f. Date effet : 1542 et 1551 = 1" jour du mois de réalisation de la période & Date effet : attention aux date de création et suppressions de certaines indemnités h. Cohérence taux, statut et grade i. Numéro dordre : en cas de paiement d'indemnité avec mame date d’effet CARTE 40 . a. Pas de carte 41 en janvier ! b. Pas de carte 40 avec sens 1 ©. Une seule carte 40, 41 ou 42 sur le méme mois a. e. f. sifin de contrat pendant le mois, arréter carte 45 et prorata en carte 40. 8. Vérification du sens payer ou retenir ; h. Base SS pour les titulaires | pa Fe > ty ly a £ f CARTE 90/91 CARTE 9C @. Focus SFT lien carte 02, 9C et 96 (liste des enfants, G=GOSSE) : droit SFT s‘ouvre dans la carte 02 + 9C (« 0 » dans la zone « droit au PF fermé) © verifier sur la 9C que toutes les lignes contiennent bien le droit PF 8 0 "> croiser les agents qui ont une ouverture de SFT dans la carte 02 avec la carte 9C pour vérifier que la 9C est bien saisi © en cas de prolongation de contrat et si interruption de paiement pendant au moins un mois, il est indispensable de saisir la carte 9C pour réenclencher le droit au SFT. Si prolongation de contrat sans interruption de paiement, iln’est pas nécessaire de saisir cette carte. \\salsa.univ-amu fr\DFS\Pharo\butt.d\Bureau\ PROCEDURE CONTROLE PAIE PAR REQUETAGE - le 15 05 17.docx© La situation familiale doit étre complétée dans la carte 9C et identique a celle saisie dans la carte 01 ou connue a la DRFIP 9C : toutes les lignes doivent avoir « 0 droit au PF fermé » b. Date effet ne doit pas étre antérieure a la date de PEC Situation familiale doit étre la méme que carte 02 Droit PF:0 CARTE 9G. f Focus SFT lien carte 02, 9C et 9g uy Date effet ne doit pas étre antérieure a la date de PEC II faut seulement le prénom de l'enfant méme si le nom est différent de agent Verification de la cohérence entre les dates de naissance et du code de prise en charge Carte Acompte a. Vérification d’une rem 01 en carte 02 Avoir un chiffre arrondi Pour les agents indiciés > Date d'effet avec carte 02 > Verifier les temps partiels, d. Pour les agents non indiciés > Contréle avec les montants des traitements bruts > Vérifier que sur la C01 nous n’avons pas un nouvel indice \\saisa.univ-amu.fr\DFS\Pharo\butt.d\Bureau\PROCEDURE CONTROLE PAIE PAR REQUETAGE - le 15 05 17.docx